EAP-Estrutura-Analitica-do-Projeto-Guia-e-Exemplo

AP2 1 Criar uma EAP para o projeto Leia o texto abaixo e utilize o software httpswwwlucidchartcompagesptexemploseaponline para criar sua EAP ou seja a estrutura analítica do projeto Segundo o PMI 2013 a partir da declaração de escopo devese fazer a decomposição em componentes menores e mais gerenciáveis Esta estrutura decomposta em fases ou etapas menores se chama estrutura analítica de projeto EAP A decomposição deve chegar até o nível de pacote de trabalho que é o mais baixo na EAP Os pacotes de trabalho são pedaços do projeto ou das atividades em que o custo e a duração das tarefas podem ser estimados e gerenciados com confiança Um pacote de trabalho portanto é um componente dentro de um projeto que pode ser facilmente delegado a um membro ou a um grupo específico de membros de uma equipe Imaginem por exemplo um engenheiro no canteiro de obras ou um produtor de um evento delegando pacotes de trabalho para seus fornecedores e operários A partir desta perspectiva visualizamse os pacotes de trabalho como sendo um projeto menor parte integrante de um projeto maior Dentro desse projeto maior vários pacotes menores podem ser alocados aos membros da equipe que concentrarão por sua vez suas energias para completar as tarefas contidas dentro do pacote de trabalho dentro dos prazos estipulados O conceito por trás dos pacotes de trabalho é o de garantir que os componentes específicos do projeto sejam executados seguindose um cronograma e gerenciando se minuciosamente o orçamento Mas vale ressaltar que composição exata de um pacote de trabalho poderá variar de acordo com a natureza do projeto Segundo alguns gerentes de projeto experientes como Ricardo Vargas o menor nível de detalhamento do projeto ou pacotes de trabalho não devem ultrapassar 40 horas devendo ser atribuídos a uma única pessoa Este nível de detalhes permitirá que os gerentes de projeto avaliem facilmente se o trabalho está concluído quem é responsável por executálo e quais as tarefas que estão em desacordo com o planejado na linha de base Outros autores falam da regra 880 que recomenda que os pacotes de trabalho tenham duração entre não menor do que oito horas e inferior a 80 horas Ao se definir esta duração ela deverá ser documentada Para definição de pacotes de trabalho devese pensar nos seguintes aspectos Ter apenas um membro ou um grupo de membros da equipe que sejam responsáveis por sua execução Ser claramente distintos dos demais pacotes de trabalho Ter duração com data de início e fim Ter duração subdividida em marcos que possam ser medidos de forma objetiva Ter um custo determinado e distribuído ao longo e sua duração Ter um critério de aceitação do pacote de trabalho Essa abordagem serve também para combinar os talentos e habilidades de cada membro da equipe do projeto com as tarefas necessárias uma estratégia que ajuda a aumentar a eficiência das equipes em completar as tarefas essenciais do projeto A sequência lógica das atividades com suas datas de entrega permite que o gerente avalie o progresso do projeto de forma mais efetiva Na prática para cada pacote de trabalho serão designados os recursos humanos financeiros e materiais que o executarão Isto incluirá definições de datas de início e término utilizadas para gerenciar o andamento destas tarefas inclusas no pacote de trabalho Será necessário também descrever com clareza as tarefas inclusas nestes pacotes de trabalho A evolução dos custos de execução deverá ser acompanhada por exemplo através de um sistema de centros de custo Os centros de custo com sistema de numeração para controle contábil são adotados na maioria dos projetos e organizações devido à sua simplicidade Do ponto de vista do gerenciamento do projeto no nível dos pacotes de trabalho é fundamental que os custos permaneçam dentro do valor orçado na fase do planejamento Algumas vantagens da abordagem de pacotes de trabalho destacamse abaixo A alocação de tarefas específicas para determinados membros da equipe maximiza a probabilidade do projeto ser finalizado dentro do cronograma Delegar a responsabilidade pela realização de tarefas a alguns membros da equipe de projeto permite seu desenvolvimento pessoal como gestores Os mesmos passam se sentirem parte integrante de etapas importantes do projeto e visualizam como seus esforços contribuem diretamente para o bom andamento do mesmo Isto também gera maior comprometimento e motivação A Estrutura Analítica de Projeto EAP ou em inglês Work Breakdown Structure WBS é uma espécie de organograma ou ferramenta que permite a estruturação e visualização de um projeto de forma simples contendo uma representação gráfica de todo o trabalho necessário para realização do projeto A EAP normalmente é construída a partir do Termo de Abertura do projeto na fase de Planejamento Pode também ser incluída na Declaração de Escopo A dinâmica de sua construção pode servir para Delimitar e demonstrar o escopo do projeto Identificar das fases do projeto Auxiliar na identificação dos responsáveis Ajudar a identificar e a descrever detalhadamente as entregas Identificar as atividades principais do projeto Facilitar a estimativa de esforço recursos tempo de duração e custos Servir como atividade de team building Facilitar o mapeamento de riscos A EAP pode ser organizada de diversas formas através de numeração por fases por entregas e por equipes Cada tipo apresenta vantagens e aplicações para determinados tipos de projetos como será visto a seguir TRENTIM 2015 A EAP numerada conforme a Figura 1 facilita a organização dos pacotes de trabalho que serão descritos na fase seguinte antes do cronograma além de facilitar também sua rastreabilidade bastando identificar o número da figura na linha do orçamento ou no cronograma Figura 1 EAP Numerada Fonte Blog Mundo PM TRENTIM 2015 A EAP organizada por fases coloca no primeiro nível e eventualmente no segundo nível as fases conforme a figura 2 Figura 2 EAP por Fases Fonte Blog Mundo PM TRENTIM 2015 Outras formas de se organizar conforme a Figura 3 é a EAP por entregas A EAP organizada por entregas tem como vantagens promover uma visualização clara das partes que compõem o projeto gerando uma facilidade para discussão de soluções técnicas e caminhos alternativos No entanto ela não oferece uma visão cronológica como na estrutura da EAP por fases Figura 3 EAP por entregas Fonte Blog Mundo PM TRENTIM 2015