Estudo de Caso Gestao de Projetos - Projeto Rosalina e o Piano

Gestão de Projetos Projeto Rosalina e o Piano Rosalina é gerente de projetos da empresa JJJSA e possui uma vasta experiência na aplicação de projetos considerados complexos Numa manhã de segundafeira Rosalina decidiu chegar um pouco mais cedo ao trabalho para finalizar uma tarefa pendente Chegou por volta das 06h30min da manhã na empresa Ao entrar no elevador se deparou com o presidente da empresa o senhor Agenor Rubens homem sisudo e de aparência bastante reservada Rosalina hesitou em entrar no elevador mas acabou entrando em seguida Para a surpresa de Rosalina o senhor Agenor Rubens abriu um belo sorriso e a cumprimentou pelo nome O botão do 15º que é o andar da presidência já estava acionado Rosalina apertou o botão do quarto andar onde ficava o setor dela No trajeto até o quarto andar o senhor Agenor Rubens conduziu a conversa Rosalina eu estava mesmo precisando falar com você Rosalina pensou Lá vem bomba O presidente da empresa então perguntou Você está muito ocupada hoje durante o dia Rosalina responde Sim estou um pouco ocupada finalizando um projeto de um novo produto da empresa mas o senhor precisa de alguma coisa urgente O presidente da empresa então relata o problema Hoje por volta das 17 horas eu convidei um grupo de acionistas e clientes muito importante para um happyhour aqui na empresa e a minha esposa me convenceu a contratar um pianista para tornar o encontro mais agradável O pianista já foi contratado e é preciso assegurar que o piano estará no local do evento e em excelente estado de afinação Rosalina então pergunta O que o senhor deseja que eu faça O presidente responde Segundo o diretor administrativo o piano está um tanto quanto sem uso ultimamente e que se encontrava encostado no terceiro subsolo do prédio na área de zeladoria O que eu preciso é que alguém pegue a incumbência de planejar e organizar esforços para levar esse piano até o nosso auditório no 18º andar e ainda contrate um afinador para dar os ajustes necessários ao piano Tudo isso tem que acontecer até às 17 horas quando os convidados e o pianista deverão chegar Rosalina você aceita coordenar esse projeto Caso concorde enviarei um email memorando ao seu gerente designandoa para esse projeto Rosalina naturalmente pensou rápido nos prós e contras de uma solicitação vinda direto do presidente da empresa para atuar num projeto eventual e aceitou a tarefa de carregar o piano para o respectivo andar Ao chegar em seu andar despediuse do presidente Sentandose em sua estação de trabalho Rosalina pensou que a primeira coisa a fazer era verificar o estado real do piano Então desceu ao terceiro subsolo e encontrou o piano num canto aparentemente em bom estado Ligou então para o gerente de instalações e contoulhe que estava responsável pelo respetivo projeto O gerente lhe disse que estaria no prédio em menos de 30 minutos para ajudála Enquanto isso Rosalina procurou o zelador do prédio para levantar algumas informações preliminares Então ficou sabendo que da última vez que o piano esteve no auditório foram necessários 10 colaboradores e dois dias para levar o piano pelas escadas e mais dois dias para trazêlo de volta Obviamente Rosalina precisaria de um plano de ação diferente dessa vez tendo em vista a limitação de tempo Nesse instante o gerente de instalações chega e já levanta a hipótese de tentar içar o piano por fora do prédio contratando uma empresa especializada Rosalina achou a ideia boa e pediu para entrarem em contato com a empresa O zelador que ouvia a conversa então comentou que seria necessário nesse caso de um alvará do Corpo de Bombeiros para içar o piano por fora da empresa Rosalina então pede que o zelador faça contato com o Corpo de Bombeiros Tomada as devidas providencias 01 hora depois em volta de uma mesa de reunião estavam Rosalina o zelador o gerente de instalações um representante da empresa contratada e um capitão do Corpo de Bombeiros No decorrer da reunião o representante da empresa responsável por içar o piano disse que o escopo de seus serviços não incluía a retirada e a colocação de janelas e que isso deveria ser feito por outra empresa especializada Então Rosalina solicitou à secretária que procurasse uma empresa para retirada e colocação de janelas Ficou incialmente combinado que a empresa contratada faria o içamento a partir do andar térreo e que do subsolo até o térreo era responsabilidade da empresa de Rosalina Então Rosalina concluiu que precisaria do gerente de RH para auxiliála na identificação de 04 especialistas em carregamento de piano na empresa que pudessem se incumbir de fazer o piano chegar até o térreo Cerca de 1 hora depois se juntaram à reunião o gerente de recursos humanos o afinador de piano contratado um representante da empresa de janelas e depois profissionais para carregar o piano ambos com experiência na atividade de carregamento Rosalina então liderava os debates na reunião com os gerentes especialistas e fornecedores na elaboração de um plano de projeto viável capaz de atingir o objetivo proposto ou seja disponibilizar o piano já afinado até às 17 h no auditório do prédio Antes do almoço Rosalina tinha em mãos um plano detalhado para execução do projeto contendo declaração de escopo uma WBS EAP um cronograma realístico um orçamento de custos uma matriz de responsabilidades e uma análise prévia de riscos Então ela levou ao presidente e explicou os detalhes O senhor Agenor aprovou o seguimento do projeto autorizando a liberação dos recursos Rosalina combinou que enviaria status do andamento do projeto a cada hora Ao meio dia Rosalina reuniu no pátio frontal do prédio todos os envolvidos na equipe do projeto Os especialistas em carregar o piano nessa hora já os quatro profissionais necessários O pessoal de içamento o pessoal das janelas o afinador e o capitão do corpo de bombeiros Rosalina então repassou com todo o plano na íntegra e ressaltou a importância do trabalho integrado Rosalina e alguns membros portavam rádios para se comunicarem Rosalina portava ainda um notebook aberto numa ferramenta de acompanhamento de cronograma de atividades Rosalina repassou com os carregadores de piano a rota e as paradas programadas entre os andares e ela foi observando de perto os profissionais durante a transposição do piano Pelo rádio Rosalina verificava como estava o trabalho do pessoal do içamento que naquele momento colocava as cordas e amarras no teto do edifício Soube então que uma das janelas que seriam retiradas emperrou e por orientação do gerente de instalações decidiu utilizar uma janela mais lateral o que implicada um reposicionamento das cordas no içamento Quando o piano chegou ao térreo o pessoal do içamento estava acabando de acertar a colocação das cordas Nesse momento Rosalina agradeceu aos carregadores e sugeriu que antes de subirem ao 18º andar para concluir a colocação do piano que passassem na lanchonete e descansassem um pouco Enquanto isso Rosalina checou com o capitão do Corpo de Bombeiros se a rua já estava cercada e deu o comando ao pessoal do içamento para iniciar a subida Entretanto só acompanhou o início do içamento pois havia outro problema com as janelas no 18º andar Ao chegar no 18º andar ela já sabia através do rádio que o problema já tinha disso resolvido com a substituição de um vidro Ela mesma autorizou desde que a empresa contratada se comprometesse a recolocar o novo vidro ainda dentro do prazo estipulado para o final do projeto Essa decisão não estava programada mas mesmo assim ele tomou sem consultar a diretoria pois sabia que mesmo representando um pequeno aumento de custos não poderia arriscar a não entrega do projeto dentro do prazo combinado o que poderia trazer insatisfação dos acionistas e clientes da empresa pela ausência do piano Somente durante o contato do outro feedback dado de hora em hora ao presidente é que Rosalina contou sobre a alternativa implementada O presidente aceitou os argumentos e o orçamento do projeto foi revisto durante a execução O piano foi içado e passou pelas janelas retiradas Então os carregadores pegaram novamente o piano e o levaram até o ponto extremo esquerdo do palco onde o afinador aguardava ansiosamente Rosalina agradeceu aos carregadores e acompanhou a finalização do trabalho da equipe de içamento retirando as cordas e a recolocação das janelas bem como a liberação da rua que estava isolada pelo Corpo de Bombeiros Esperou mais alguns minuto e o Afinador entregou o piano tinindo Chamou então a moça da limpeza e pediu para dar um lustro Faltavam 15 minutos para às 17 horas quando Rosalina entrou na sala do presidente e deu o projeto como encerrado Feito isso Rosalina passou pelo departamento de contas a pagar e deixou agendado o pagamento de todos os fornecedores Na sequência Rosalina visitou cada um dos gerentes funcionais dos profissionais envolvidos no projeto e deixou um feedback detalhado do trabalho de seus funcionários ressaltando pontos fortes e pontos a serem melhorados de cada um deles 1 Escolha três áreas de conhecimento dentre as consideradas fundamentais na gestão de um projeto Integração Escopo Prazo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Riscos Aquisições e Stakeholders que no seu entendimento foram as maiores responsáveis pelos resultados do projeto da Rosalina Explique porque as áreas escolhidas impactaram no resultado do projeto 2 Aponte alguns problemas ou falhas no projeto identificando as respectivas áreas de conhecimento e a sugestões de melhoria 3 Desenvolva a Estrutura Analítica do projeto EAP conduzido por Rosalina 4 Você consideraria que o projeto de Rosalina foi um sucesso Justifique QUESTÃO 1 Escopo A área de conhecimento do escopo foi fundamental porque envolveu a definição clara do objetivo do projeto que era disponibilizar o piano já afinado até às 17 horas no auditório do prédio A definição do escopo permitiu a Rosalina identificar todas as atividades necessárias para atingir esse objetivo como o içamento do piano contratação de especialistas remoção e instalação de janelas entre outros O escopo bem definido permitiu que ela estabelecesse um plano detalhado e evitasse a inclusão de atividades desnecessárias garantindo o foco na entrega do resultado esperado Recursos Humanos A área de conhecimento de Recursos Humanos foi fundamental porque envolveu a identificação e alocação dos especialistas e profissionais necessários para executar as atividades do projeto Rosalina precisou contar com a equipe de carregadores de piano o afinador o pessoal de içamento entre outros Ela também teve que lidar com a coordenação e motivação desses profissionais garantindo que estivessem alinhados com os objetivos do projeto e trabalhassem de forma integrada A correta seleção e gerenciamento dos recursos humanos contribuíram para o sucesso do projeto Comunicações A área de conhecimento de Comunicações foi fundamental porque envolveu o estabelecimento de canais efetivos de comunicação entre todas as partes envolvidas no projeto Rosalina precisou se comunicar com o presidente da empresa o gerente de instalações o zelador representantes de empresas contratadas o capitão do Corpo de Bombeiros e outros stakeholders A comunicação clara e frequente permitiu o alinhamento das expectativas resolução de problemas e tomada de decisões rápidas durante a execução do projeto O bom gerenciamento das comunicações contribuiu para o bom andamento e sucesso do projeto QUESTÃO 2 Atraso na retirada e colocação de janelas Isso afetou principalmente a área de conhecimento de Aquisições e Escopo Uma sugestão de melhoria seria realizar uma verificação prévia das janelas e garantir que estivessem em bom estado de funcionamento antes do início do projeto Além disso poderia ter sido prevista uma ação alternativa caso ocorressem problemas com as janelas como ter uma empresa especializada disponível para realizar a substituição rapidamente Decisão não programada de substituição de um vidro Isso impactou principalmente a área de conhecimento de Escopo e Custo Embora a decisão tenha sido tomada visando garantir a entrega do projeto dentro do prazo seria recomendável que Rosalina consultasse a diretoria antes de autorizar a mudança especialmente considerando o aumento de custos Uma sugestão de melhoria seria estabelecer um processo claro para tomada de decisões não programadas envolvendo as partes interessadas relevantes Falta de controle de qualidade formal Isso afetou a área de conhecimento de Qualidade Embora o afinador de piano tenha verificado o estado do piano e realizado ajustes não foi mencionado um processo formal de controle de qualidade para garantir que o piano estivesse em excelente estado de afinação antes da chegada dos convidados Uma sugestão de melhoria seria incluir atividades de controle de qualidade como inspeções e testes para assegurar que o resultado final atendesse aos padrões estabelecidos QUESTÃO 3 Estrutura Analítica do Projeto EAP Projeto Rosalina e o Piano Planejamento e Organização do Projeto Execução do Projeto Encerramento do Projeto Escopo do Projeto Definição do objetivo Disponibilizar o piano já afinado no auditório do prédio até às 17h Atividades relacionadas ao escopo Recursos Humanos Identificação e alocação dos especialistas e profissionais envolvidos Comunicações Estabelecimento de canais efetivos de comunicação entre as partes envolvidas Riscos Identificação e análise dos riscos associados ao projeto Plano de mitigação e contingência Custo Orçamento de custos e controle financeiro do projeto Aquisições Contratação de empresas especializadas para o içamento e a substituição de janelas Stakeholders Identificação e gerenciamento dos stakeholders relevantes Qualidade Atividades de controle de qualidade para garantir o estado do piano e ajustes necessários QUESTÃO 4 Considerando os dados fornecidos podese dizer que o projeto de Rosalina foi um sucesso Ela conseguiu entregar o piano já afinado no auditório do prédio até às 17 horas que era o objetivo estabelecido Apesar dos desafios encontrados ao longo do caminho como atraso na retirada e colocação de janelas e a necessidade de substituição de um vidro Rosalina tomou ações rápidas e efetivas para resolver esses problemas garantindo a conclusão do projeto dentro do prazo Além disso ela demonstrou habilidades de liderança e coordenação reunindo os especialistas gerentes e fornecedores necessários para alcançar o objetivo