Ciclo Contábil e Plano de Contas: Estrutura e Classificação

15 CUSTOS PARA CONTROLE CUSTOPADRÃO 214 16 Entendendo o Ciclo Contábil 1611 Importância do Plano de Contas O Plano de Contas proposto foi codificado da seguinte maneira Iniciase com a unidade 1 para todas as contas do Ativo com a unidade 2 para todas as contas do Passivo com a unidade 3 para todas as contas do Patrimônio Líquido 4 para todas as contas Receita e Deduções das Receitas e 5 para as contas Dedutivas no Resultado Custo Despesas Participações etc Em seguida adicionase um segundo número que representa o grupo de contas do Ativo do Passivo e assim por diante Desse modo observandose o código 11 temse o Ativo Circulante o primeiro 1 é Ativo o segundo 1 é Circulante 12 Ativo Não Circulante 21 Passivo Circulante 22 Passivo Exigível a Longo Prazo Não Circulante O terceiro dígito significa a conta do grupo Assim observandose o código 111 temse 1 Ativo 11 Ativo Circulante 111 Ativo Circulante Caixa 112 Ativo Circulante Bancos etc ANEXO 1 Balanço Patrimonial 1 ATIVO 11 Circulante 111 Caixa 112 Bancos 113 Duplicatas a Receber 114 Provisão para Devedores Duvidosos 115 Duplicatas Descontadas 116 Estoques 117 Despesas do Exercício Seguinte 12 Não Circulante 121 Realizável a Longo Prazo 1211 Empréstimos a Empresas Coligadas e Controladas 1212 Empréstimos a Diretores 122 Investimentos 1221 Aplicações em Cias Coligadas e Controladas 1222 Imóveis para Renda 1223 Terrenos 123 Imobilizado 1231 Imóveis em uso 1232 Depreciação Acumulada de Imóveis em Uso 1233 Veículos 1234 Depreciação Acumulada de Veículos 1235 Móveis e Utensílios 1236 Depreciação Acumulada de Móveis e Utensílios 124 Intangível 1241 Marcas 1242 Amortização Acumulada ANEXO 2 Demonstração do Resultado do Exercício 41 Vendas Brutas 42 Deduções 421 IPI 422 ICMS 423 ISS 424 Devoluções 425 Abatimentos 51 Custos dos Produtos Vendidos 511 Matériaprima 512 Mão de obra Direta 513 Aluguel da Fábrica 514 Energia Elétrica 515 Depreciação de Equipamentos 52 Despesas de Vendas 521 Comissão de Vendedores 522 Propaganda 523 Salários do Pessoal de Vendas 524 Devedores Duvidosos 53 Despesas Administrativas 531 Aluguel de Escritório 532 Honorários da Diretoria 533 Material de Escritório 534 Salário do Pessoal Administrativo 535 Encargos Sociais 54 Despesas Financeiras 541 Juros 542 Correição Monetária da Dívida 543 Variação Cambial 544 Receita Financeira 545 Ganhos Extraordinários 546 Provisão para Imposto de Renda 547 Participações 162 Utilização do Plano de Contas na Contabilidade e os Lançamentos Contábeis 1621 Vamos admitir a constituição de uma empresa Normalmente na constituição de uma empresa os proprietários se reúnem para estruturar um contrato que regerá as regras da sociedade Numa empresa Ltda esse contrato é denominado contrato social numa SA chamase estatuto Uma das regras fundamentais referese ao valor do capital que os proprietários se responsabilizam em conceder à empresa O compromisso assumido pelos proprietários é real pois assinam subscrevem o contrato Por isso o montante de capital assumido por todos os proprietários de conceder à empresa denominase Capital Subscrito capital prometido Dessa forma se os sócios se comprometerem a dar 900000 em dinheiro ou em bens para a empresa esta tem direito de receber dos proprietários esse valor Contabilmente ocorre a seguinte situação ATIVO PASSIVO E PL Direito a Receber 900000 Obrigações Capital subscrito 900000 uma promessa Capital a Receber pode ser chamado também Capital a Integralizar ou Capital a Realizar significa cumprir a promessa integralizar realizar em bens ou dinheiro Em uma SA os acionistas precisam depositar no Banco do Brasil pelo menos 10 do capital subscrito Se isto ocorrer temse a seguinte situação ATIVO PASSIVO E PL Banco c Movimento 90000 Capital a Integralizar 810000 900000 900000 Quando os proprietários integralizarem todo o capital a conta Capital a Integralizar desaparecer Será considerada uma Companhia Transportadora como exemplo Na 1ª operação a seguir será considerado todo o capital já integralizado BALANÇO PATRIMONIAL EM 212X1 COMPANHIA TRANSPORTADORA ATIVO B D Aplicação PASSIVO E PL Obrigações Origem Circulante Bancos c Movimento 900000 Patrimônio Líquido Capital 900000 Total 900000 Total 900000 Nesta operação ocorre um aumento do PL que era zero e um aumento do Ativo e pelo plano de contas apresentado são utilizadas as contas 112 e 231 1623 Aquisição de bens a vista 2ª Operação em 1012X1 a empresa adquiriu à vista paga em cheque um veículo por 800000 BALANÇO PATRIMONIAL EM 1012X1 COMPANHIA TRANSPORTADORA ATIVO B D Aplicação PASSIVO E PL Origem Circulante Bancos c Movimento 100000 Patrimônio Líquido Capital 900000 Não Circulante Imobilizado Veículo 800000 Total 900000 Total 900000 Observese que o veículo adquirido foi pago a vista e o dinheiro obviamente foi tirado de bancos por isso o seu novo saldo passou para 100000 900000 800000 Por outro lado veículo é uma aplicação é um bem por isso classificado no Ativo É importante lembrar o conceito de Balanço que se origina de balança de equilíbrio nos dois lados devese pensar evidentemente em balança de dois pratos De fato os totais são 900000 tanto no Ativo como no Passivo PL Têmse então 900000 de origem e 900000 de Aplicação a Aplicação será sempre igual à Origem uma vez que a empresa não pode aplicar aquilo que não tem Observese ainda que o valor do Capital não se alterou com a compra de veículos pois o Capital representa o valor nominal aplicado pelos proprietários ou seja o valor da dívida não exigível da empresa para os sócios Nesta operação com veículos há aumento de uma conta do Ativo Veículos e a diminuição de outra conta do Ativo Bancos pelo mesmo valor Portanto houve apenas uma permuta entre duas contas do Ativo Pelo plano de contas apresentado foram utilizadas as contas 112 e 123 1624 Aquisição de bens a prazo 3ª Operação em 1212X1 a empresa adquiriu Móveis e Utensílios máquinas de escrever de calcular escrivaninhas etc a prazo com pagamento em seis parcelas iguais de 20000 mediante a emissão de uma Nota Promissória BALANÇO PATRIMONIAL EM 1212X1 COMPANHIA TRANSPORTADORA ATIVO PASSIVO E PL Circulante Bancos c Movimento 100000 Circulante Títulos a Pagar 120000 Não Circulante Imobilizado Patrimônio Líquido Capital 900000 Veículo 800000 Móveis e Utensílios 120000 Total Não Circulante 920000 Total do Ativo 1020000 Total Passivo e PL 1020000 Na aquisição de Móveis e Utensílios houve entrada de mais um bem Apliação de Recursos na empresa Por outro lado quem originou a aplicação foi uma dívida contraída com o fornecedor de Móveis e Utensílios Como a dívida terá o prazo de pagamento de seis meses foi classificada no Passivo Circulante Curto Prazo até 365 dias Observese que embora não houvesse ainda pagamento Móveis e Utensílios já era propriedade da empresa e na Contabilidade era registrado pelo seu custo total de aquisição Se por exemplo tivesse sido efetuada metade desta aquisição mesmo assim a conta Móveis e Utensílios seria registrada pelo valor total da aquisição É importante salientar que por ocasião do pagamento das parcelas restantes não mais se movimentará a conta Móveis e Utensílios No pagamento por exemplo da primeira parcela de 20000 o saldo da dívida será 100000 120 20 e o Caixa ou Bancos diminuirá 20000 Portanto haverá uma redução no Ativo e Passivo em 20000 mas o valor de Móveis e Utensílios continuará sendo 120000 Nessa operação de aquisição de Móveis e Utensílios adicionase uma conta de Passivo e uma conta de Ativo Foram utilizadas aqui as contas 138 e 217 do plano de contas exposto 1626 Aquisição de bens metade a prazo metade a vista 5ª Operação em 3112X1 a empresa adquiriu Materiais de Escritório lápis clipes grampeadores e outros por 50000 Metade desse material foi pago à vista em cheque e metade será paga em 60 dias Com o pagamento de 25000 metade do valor da aquisição de Materiais para Escritório o depósito em bancos é diminuída aquela quantia A outra metade referese à promessa de pagamento no futuro A conta da dívida escolhida foi Fornecedores poderia no entanto ser Contas a Pagar Observese que o fato de ter pago apenas a metade é indiferente não seria para a contabilidade pelo regime de caixa por isso escriturase o gasto pelo total que será alocado transferido distribuído para despesa no momento do seu consumo Nesta operação movimentamse três contas Pela aquisição aplicação 50000 Materiais p Escritório 16 Pelo pagamento origem 25000 Bancos c Movimento 112 25000 Fornecedores 211 163 LANÇAMENTOS CONTÁBEIS 1631 Razonete É uma representação gráfica em forma de T bastante utilizada pelos contadores É um instrumento didático para desenvolver o raciocínio contábil Por meio do razonete são feitos os registros individuais por conta dispensandose o método por balanços sucessivos Como o balanço o razonete tem dois lados e na sua parte superior colocase o título da conta que será movimentada 2ª Operação a Companhia Transportadora adquiriu um veículo por 800000 e realiza o pagamento à vista utilizando dinheiro do Banco c Movimento Por muito tempo no Brasil conceitos de débito e crédito foram dados aos estudantes de Contabilidade de maneira complexa de forma tal que muitos contadores deixavam a faculdade sem saber debitar e creditar Apresentamse a seguir as operações da Companhia Transportadora utilizandose os termos débito e crédito 3ª Operação a Companhia Transportadora adquire móveis e utensílios a prazo por 120000 o comprovante da dívida serão notas promissórias Títulos a Pagar D Móveis e Utens 120000 Títulos a Pagar 120000 Móveis e Utensílios 120000 Nesta operação debitamse 120000 lançados no lado esquerdo e creditamse 120000 lançados no lado direito do razone Resumindo sempre que houver aumentos em conta de Ativo lançase no lado esquerdo debitase sempre que houver aumentos em conta do Passivo ou Patrimônio Líquido lançase no lado direito do razone creditase 4ª Operação a Companhia Transportadora contrai um financiamento cuja entrada de dinheiro seja lançada na conta Bancos c Moviment 200000 D Bancos c Moviment 200000 Financiamento 200000 Saldo anterior 100000 200000 saldo 300000 Aumenta a conta de Ativo Debitase O saldo de dinheiro no banco passa a ser 275000 ou seja 300000 25000 D Bancos c Moviment 300000 25000 C 275000 Esse saldo de 275000 que figura ao lado do débito é denominado saldo devedor Saldo devedor portanto ocorre sempre que o débito é maior que o crédito No caso de fornecedores há um saldo de 25000 no lado do crédito por isso é denominado saldo credor e ocorre sempre que o crédito é maior que o débito Periodicamente diária semanal quinzenal mensalmente os responsáveis pela contabilidade devem verificar se os lançamentos contábeis utilizados no período estão corretos Uma técnica bastante utilizada para atingir tal objetivo é o Balancete de Verificação Este instrumento embora de muita utilidade não detectará entretanto toda a amplitude de erros que possam existir nos lançamentos contábeis como será visto adiante O balancete não se presta exclusivamente para detectar erros de lançamentos contábeis e também um importante instrumento contábil para tomada de decisões O Balancete de Verificação é um resumo ordenado de todas as contas utilizadas pela contabilidade 1641 Método das partidas dobradas Este método desenvolvido pelo Frà Luca Pacioli na Itália século XV hoje universalmente aceito dá início a uma nova fase para a Contabilidade como disciplina adulta além de desabrochar a Escola Contábil Italiana que iria dominar o cenário contábil até o início do século XX O método consiste no fato de que para qualquer operação há um débito e um crédito de igual valor ou um débito ou mais débitos de valor idêntico a um crédito ou mais créditos Portanto não há débitos sem créditos correspondentes Toda operação no mundo dos negócios é uma estrada de mão dupla Por exemplo quando se compra uma mercadoria recebese um bem a mercadoria Como contrapartida dáse outro bem dinheiro ou uma promessa de pagamento no futuro Todas as operações assim envolvem aspectos duplos D xxxx C D yyy C vw vw lançamentos duplos Débito 400000 Crédito 400000 A Cia Albertina adquire à vista uma máquina por 350000 Bancos c Movimento 400000 350000 Máquinas 350000 Débito 350000 Crédito 350000 1642 Balancete das partidas dobradas O Balancete de Verificação tem como base o método das partidas dobradas não haverá débito sem créditos correspondentes Portanto somandose todos os débitos por um lado e todos os créditos por outro lado o total de ambos será sempre o mesmo Assim devese verificar se os lançamentos a débito e a crédito foram realizados adequadamente ou não Será apresentado a seguir um exemplo em que se constatam o método das partidas dobradas por meio dos números indicativos 1 2 3 e em seguida a extatificação dos lançamentos por meio do Balancete de Verificação A Cia Universal foi formada em janeiro de 19X1 e foram verificadas as seguintes operações Formatação de capital aplicado no Caixa 1500000 Compra de estoque à vista 500000 Compra de móveis e utensílios à vista 300000 D Caixa C D Capital C 1 1500000 500000 2 300000 3 D Móveis e Utensílios C D Estoques C 3 300000 2 500000 BALANCETE DE VERIFICAÇÃO EM 311X1 Cia Universal Lançamentos de Débito Lançamentos de Crédito Contas Caixa 1500000 800000 Capital 1500000 Móveis e Utensílios 300000 Estoques 500000 Total 2300000 2300000 Balancete de duas colunas OU BALANCETE DE VERIFICAÇÃO EM 311X1 Cia Universal Lançamentos de Débito Lançamentos de Crédito Contas Caixa 700000 Capital 1500000 Móveis e Utensílios 300000 Estoques 500000 Total 1500000 1500000 1643 Balancete de várias colunas O balancete dependendo da necessidade da empresa pode ter forma simples de uma fita de máquina calculadora de duas colunas como estudado até o momento de quatro colunas seis e até oito colunas Quanto mais colunas existirem maior será a quantidade de dados oferecida ao usuário do balancete Por exemplo o balancete de seis colunas apresenta os saldos do balancete anterior os movimentos de débitos e créditos do período em análise e os saldos atuais BALANCETE DE VERIFICAÇÃO CIA J Mês Discriminação das Contas Saldo do mês anterior Movimentos do mês Saldo do final do mês Devedor Credor Débito Crédito Devedor Credor Caixa 100000 200000 50000 250000 165 REGRAS PARA CONTA DE RESULTADO RECEITADESPESA A contabilização das contas de resultados como será visto adiante é decorrente da própria contabilização das contas de balanço Daí a necessidade de rápida recordação BALANÇO PATRIMONIAL Contas de Ativo Contas de Passivo e PL Qualquer conta de Ativo Qualquer conta de Passivo e PL Débito Crédito Débito Crédito Aumento de conta de Ativo Diminuição de conta de Ativo Diminuição de conta de Passivo e PL Aumento de conta de Passivo e PL Observe que conhecendo a regra de contabilização das contas do Ativo automaticamente sabese a regra das contas do Passivo e do PL que é exatamente o oposto Para conhecer a regra de contabilização das contas de Ativo basta lembrar que o Ativo é o lado esquerdo do balanço o débito é do lado esquerdo da conta razonete portanto aumentando o Ativo por coerência registrase o valor do acréscimo no lado esquerdo da conta debitase e assim sucessivamente É fácil compreender que toda receita aumenta o lucro quanto maior a receita maior o lucro que todo lucro não distribuído aumenta o Patrimônio Líquido quanto maior o lucro maior o reinvestimento pelos proprietários maior o PL Assim BALANÇO PATRIMONIAL Ativo Passivo e PL P Liquido Lucr Acumulados PL DRE Apuração do Resultado Receita Receita Despesa Lucro Lucro Ora foi visto no item anterior nas regras de contabilidade que o Passivo e o PL deveriam ser creditados pelos aumentos e debitados pelas diminuições Se toda receita aumenta o PL toda receita será creditada A regra primeira portanto é toda receita ou ganho deve ser creditado Inversamente à receita toda despesa reduz o lucro e consequentemente o Patrimônio Líquido Se toda despesa diminui o PL toda despesa deve ser debitada A segunda regra portanto é toda Despesa Custo Perda será debitado RESUMO GERAL Natureza das contas Débito Crédito Contas de Ativo Aumento Diminuição Contas de Passivo e PL Diminuição Aumento Contas de Resultado Despesa Receita 1651 Apuração contábil do resultado Em cada período exercício social se apura o resultado Lucro ou Prejuízo Dessa forma confrontase toda a Despesa que compete a determinado período com toda a Receita que igualmente compete a este determinado período Então não se pode confundir Despesas consumidas incorridas em 19X1 com Despesas consumidas incorridas em 19X2 Da mesma forma será tratada a Receita Em cada final de período contábil somamse todas as Despesas e as Receitas No ano seguinte próximo período contábil iniciase do zero o novo cômputo das Despesas e Receitas Por isso se fala em Independência Absoluta de Períodos Contábeis relacionada com o Princípio da Competência de Exercícios 1652 Encerramento das contas de resultado Conforme exigência legal pelo menos uma vez por ano as empresas estão obrigadas a encerrar todas as contas de resultado Esse encerramento ocorre no momento do confronto das despesas com as receitas para apurar o resultado Com o encerramento das contas de receita e despesa todas as contas de resultado ficam com saldo zero para início do próximo período contábil Assim começase a acumular receita e despesa do próximo período até o final do período em que novamente serão encerradas as contas de resultado apurandose o lucro ou prejuízo e assim sucessivamente 1653 Lançamentos de encerramento A técnica é bastante simples a abrese uma conta transitória com o título de Apuração do Resultado do Exercício ARE em que se realiza o confronto receita e despesa b transferese o saldo das contas de receitas e despesas para a conta de resultados ARE Notese que nesta transferência encerramse as contas de Receita e Despesa 1654 Exemplo de encerramento Tenhamse presentes as contas de resultado da Cia Magnelândia Desp Salários 16000000 Desp Mat Escritório 7000000 Receita 45000000 Encerramse agora essas contas igualandose o saldo a zero assim para o ano seguinte iniciase a acumulação de despesa e receita novamente Para encerrar as contas de despesas basta creditar idêntico valor a contrapartida será débito do ARE Apuração do Resultado do Exercício Para encerrar a conta receita basta debitar valor idêntico 45000000 a contrapartida será crédito do ARE