Cerimonial e Protocolo: Normas e Aplicações em Eventos Públicos e Privados

eBook 4 Jessica De Cássia Rossi CERIMONIAL E PROTOCOLO Sumário 3 INTRODUÇÃO Olá estudante Aqui você poderá aprender sobre como funcionam o protocolo e cerimonial em eventos públicos e privados As regras de proto colo são definidas na área pública para conduzir as cerimônias dos eventos oficiais e são usadas como referência para eventos particulares Desse modo inicialmente é discutido quais são as normas que orientam o protocolo que conduz os cerimoniais públicos dos eventos nas áreas municipal governamental e federal São apontados alguns aspectos como precedência tratamentos uso de símbolos nacionais como bandeira e hino etc Na sequência abordase como ocorre a aplicação das regras do cerimonial público na condução dos eventos governamentais e os cuidados que precisam ser observados nesse processo Lembrando que a área pública conta com autoridades funções e distinções que precisam ser respeitadas Outro ponto abordado é a forma como devem ser organizados os eventos na área pública obser vandose as regras e aplicação do protocolo em cerimônias oficiais É necessário que seja planejado todos as etapas que envolvem o evento para evitar erros e imprevistos FAM ONLINE 4 Ademais debatese como as regras de protocolo e cerimonial particulares se fundamentam no protocolo e cerimonial público para a condução dos eventos privados Esse segmento também aplica uma série de noções como precedência tratamentos hierarquias símbolos rituais etc Nessa perspectiva discutese também como devem ser aplicadas as noções de cerimonial e protocolo na área privada e as recomendações que são indicadas para a boa condução dos even tos particulares Tendo isso em vista discorrese também sobre como deve ser a organização dos eventos privados a partir das normas do protocolo e cerimônia particulares 5 REGRAS DO PROTOCOLO PÚBLICO O protocolo público tem um papel de determinar as regras que conduzem o cerimonial em even tos públicos tendo em vista que se trata de um contexto em que as hierarquias e os cargos pre cisam receber o tratamento devido Dadas essas preocupações nesse item você irá compreender um pouco mais sobre as regras que envolvem o protocolo e cerimonial público As regras do protocolo e cerimonial servem para nortear a organização de eventos nos níveis federal estadual e municipal da área pública De acordo com Luz 2005 p 7 cerimonial público normatiza o trato que as Nações devem observar em suas relações formais e o trato entre as autoridades de seu próprio território nacional Seu papel é padro nizar a forma como os eventos públicos ocorrem uma vez que há muitas autoridades e posições hierárquicas que precisam ser consideradas pela importância do cargo que ocupam a fim de evitar constrangimentos entre os participantes O protocolo e cerimonial público norteiam as condutas que devem ser adotadas nos eventos a partir de legislações que levam em consideração as características culturais do país Tratase de 6 uma linguagem que se caracteriza como formal Internacional e diplomática em um contexto de sociedade e equivale as condutas de cortesia e bom senso que permeiam as expressões oficiais TOMELIN 2003 A aplicação das normas e regras do cerimonial e protocolo público iniciamse antes da data do evento começam quando se define o objetivo o público e o tamanho esperado do acontecimen to a ser organizado Neste momento definese quais serão as autoridades convidadas e de que forma o evento será planejado O cerimonialista responsável pela organização precisa atentarse para algumas questões do evento como o espaço físico a recepção a composição da mesa de honra o script que será utilizado pelo mestre de cerimônia cronograma de atividades implantação checklist condução da cerimônia e avaliar a execução do cerimonial MEIRELES 2003 O cerimonialista é o responsável pelo planejamen to organização execução e avaliação do evento enquanto o mestre de cerimônias é responsável por conduzir as solenidades mas não menos relevante pois tem o papel de apresentar as ativi dades para o público O cerimonial e protocolo é muito abrangente por isso há uma série de regras e delimitações sendo que na área pública isso é essencial 7 Para compreender um pouco mais sobre as diferenças do cerimonialista e do mestre de cerimônias assista ao vídeo Qual a diferença entre Mestre de Cerimônias e Cerimonialista disponível em httpswwwyoutube comwatch vtVAFm9U2ms O cerimonial público envolve o respeito a um conjunto de normas que são seguidas nos eventos oficiais das instituições públicas e regulamentadas pelo Decreto nº 70274 de 02 de março de 1972 BRASIL 1972 que aborda a execução de atos públicos O artigo 1º do instrumento jurídico aponta que são aprovadas as normas do cerimonial públi co e a ordem de precedência anexas ao presente decreto que se deverão observar nas solenidades oficiais realizadas na Capital da República nos Estados nos Territórios Federais e nas Missões diplomáticas do Brasil BRASIL 1972 p 1 O instrumento normatiza a precedência e hierar quia entre autoridades de acordo com a cerimônia realizada Entre as definições estão as formas de tratamento para o cerimonial público a composi ção da mesa uso da palavra registro de presença SAIBA MAIS 8 O Decreto também define o uso de símbolos nacionais como a bandeira e o hino nacional nas solenidades A bandeira pode ser usada em eventos oficiais e particulares ocupando um lugar de honra em todo o território nacional Sua utilização deve seguir os padrões indicados e que esteja em bom estado de conservação O hino nacional por sua vez representa a música da nação que deve ser executada conforme a letra e a melodia definida pela lei em cerimônias oficiais esportivas e cívicas As regras de protocolo e cerimonial público tornam os eventos oficiais mais agradáveis e respeitosos em relação a todos os participantes É necessário levar em conta essas orientações para respeitar todas as precedências tratamentos símbolos e rituais utilizados oficialmente e pela cultura brasileira 9 APLICAÇÃO DO PROTOCOLO PÚBLICO A aplicação do protocolo e cerimonial público nos eventos oficiais embora compreendam todos os órgãos oficiais é bastante complexo pois em cada esfera do poder é necessário verificar quais regras são aplicadas ou não Por exemplo a área militar também conhecida como castrense tem as suas próprias regulamentações de cerimonial e protocolo público Tendo isso em vista nesse item você vai conhecer um pouco melhor como que é a aplicação dessas normas no âmbito público O cerimonial e protocolo são recursos que evitam situações embaraçosas em eventos mas atualmente a tendência é pela simplificação delas Boa parte das regras caíram em desuso enquanto outras tendem a ser ignoradas por conta da massificação de costumes e do consumo O Decreto nº 70274 de 9 de março de 1972 BRASIL 1972 regulamenta as regras do cerimonial público e a ordem geral de precedência Embora sirva como referência para muitos eventos tanto públicos quanto privados o instrumento jurídico faculta a cada estado e a cada município a elaboração da sua própria legislação de cerimonial público No entanto observa que as regras locais devem estar 10 em consonância com a legislação federal para a condução do protocolo e cerimonial público Para compreender um pouco mais sobre o protocolo cerimonial e etiqueta aplicada aos eventos públicos assista ao vídeo Eventos Cerimonial e Protocolo Ce rimonial Público disponível em httpswwwyoutube comwatchvqrB8EcwS34 O protocolo e cerimonial público são empregados pelas instituições governamentais nas seguintes esferas Diplomática na representação entre países é comum o uso das regras para os contatos e con dutas entre os envolvidos em jantares eventos almoços etc Um exemplo é o uso da carta creden cial que é enviada de um chefe de estado a outro para designar o embaixador do país de origem no país de acolhimento Elas são apresentadas pelos embaixadores em uma cerimônia o documento também é conhecido como credencial para validar sua presença em um ato diplomático Executiva as diretrizes aplicamse a Presidência da República Governos de Estado e Prefeituras Municipais O protocolo e cerimonial público são bastante recorrentes nessa esfera como na posse SAIBA MAIS 11 de novos cargos na Transmissão de cargos em eventos de inauguração etc Jurídica para a dimensão jurídica as normas de protocolo e cerimonial se aplicam ao Supremo Tribunal Federal Supremo Tribunal de Justiça fe deral Tribunal de Justiça do Estado estadual e Fórum do Município municipal Neste caso uso das regras se aplicam em por exemplo posse de novos membros como juízes diretores ministros etc Castrense referese ao conjunto de formalidades utilizadas em atos solene de rotina das organizações militares Seguem instruções normativas próprias para regulamentação das regras de protocolo e cerimonial público à dimensão militar Alguns exemplos de situações para as quais são aplicadas é a troca de comando nos órgãos das forças atos de posse honras militares etc Legislativa o uso também é comum na dimen são legislativa que envolve o Senado e a Câmara federal nível federal Assembleia Legislativa nível estadual e as Câmaras Municipais Um exemplo de situação em que as regras de protocolo e cerimonial são utilizadas nessa área é no ato de posse dos novos senadores deputados federais e estaduais vereadores eleitos no último pleito eleitoral e que vão tomar posse dos seus cargos Há uma série de 12 regras de precedência e tratamento que precisam ser observados na condução do evento Todas essas dimensões de alguma forma ou de outra seguem os preceitos do protocolo e cerimo nial público para a condução de atos que precisam respeitar precedências e tratamentos o uso de símbolos nacionais etc É necessário ter bom senso para adaptar o uso delas uma vez que em algumas situações o nível de formalidades não precisa ser extremo enquanto outros isso se faz necessário Enfim neste tópico você pôde compreender um pouco melhor como ocorre a aplicação das regras de protocolo e cerimonial público em diferentes dimensões da área pública Elas não são uniformes e precisam ser observadas em cada instância e cada situação para a sua boa condução o impor tante é ter flexibilidade para que sejam aplicadas de forma correta 13 13 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS COM REGRAS DO PROTOCOLO PÚBLICO As regras do protocolo e do cerimonial público auxiliam no bom planejamento e condução dos eventos oficiais governamentais Porém para que sejam organizados com sucesso é necessário adaptar essas normas ao processo de organiza ção de um evento Desse modo nesse item você irá entender um pouco melhor como as regras do cerimonial público devem ser aplicadas na orga nização de eventos Algumas considerações devem ser levadas em conta no protocolo e cerimonial público no que se refere a precedência devese observar a ordem de precedência como nas cerimônias em que o Presidente da República estiver presente porque é ele quem presidirá o evento Porém quando não estiver presente será feita pelo VicePresidente da República já nos Ministérios os Ministros de Estado são responsáveis por conduzir as cerimônias públicas no entanto quando houver personalidades estran geiras a cerimônia deve ser presidida pelo Ministro de Estado das Relações Exteriores Considerase 14 14 também que o Consultor Geral da República deve receber tratamento protocolar e de correspondência ao status de Ministro de Estado a nível estadual os Governadores são responsáveis por conduzir as solenidades em que comparecerem exceto nos poderes legislativo e judiciário e da área militar em que deve ser observado a respectiva cerimônia Entretanto quando um governador for convidado para acontecimentos militares deve ser concedido o lugar de honra a ele em cerimônias estaduais ainda os Governa dores os ViceGovernadores e os Presidentes da Assembleia Legislativa e do Tribunal de Justiça têm prioridade em relação às autoridades federais salvo para alguns cargos como Presidentes do Congresso Nacional da Câmara dos Deputados e do Supremo Tribunal Federal Ministros de Estado Chefes de Gabinete etc que serão conduzidos após os Governadores já entre governadores dos estados e do Distrito Federal a precedência é definida pela ordem da Constituição histórica dessas entidades sendo os primeiros Bahia Rio de Janeiro Maranhão Pará Pernambuco São Paulo Minas Gerais Goiás etc na dimensão municipal os prefeitos são respon sáveis por conduzir as solenidades nos municípios Para tanto seguese a ordem do Prefeito VicePre 15 15 feito Presidente da Câmara Municipal e Diretor do Fórum Em situações omissas o cerimonialista deve esclarecer a natureza protocolar e determinar a colocação das autoridades e personalidades conforme a ordem geral de precedência Quanto às representações em cerimônias oficiais verificase que em eventos como almoços e jan tares não é aceito a representação de nenhum convidado quando o Presidente da República for representado em cerimônias o representante deve ocupar o lugar a direita da autoridade que preside o evento No que se refere à execução do hino nacional deve ter início depois que o Presidente da República tiver ocupado seu lugar com exceção em cerimônias especiais Em situações em que houver a neces sidade da execução de hino nacional estrangeiro ele deve ter prioridade em relação ao hino nacional brasileiro dado princípio de cortesia No entanto esse princípio não se aplica à Bandeira Nacional a qual não cede seu lugar de honra nenhuma outra exceto em embaixadas e consulados os quais são considerados extensões de territórios estrangeiros Quanto à Bandeira Nacional em si ela deve ser usada em todas as situações de sentimento pa triótico dos brasileiros seja de caráter público ou privado Porém a Bandeira deve estar em boas 16 16 condições não deve estar suja e nem rasgada para ser colocada até o topo do mastro A bandeira deve ser hasteada obrigatoriamente nos dias de festa ou de luto nacional em instituições públicas de ensino e sindicatos Em cerimônias envolvendo o Mercosul a bandeira do bloco econômico deve ser hasteada ao lado da Bandeira Nacional E por se tratar de um organismo internacional de Estados Independentes deve ter prioridade em relação às bandeiras estaduais e municipais as quais representam partes internas de um Estado No que se refere às honras militares podese prestar dessa homenagem além das autoridades já previstas pelo cerimonial militar os Embaixado res e Ministros Plenipotenciários que faleçam no exercício de suas funções no exterior É possível também o governo conceder honras militares a outras autoridades em situações excepcionais As considerações apresentadas são exemplos de orientações que precisam ser observadas nos eventos públicos em quais as regras sejam aplicá veis Por se tratar da dimensão pública sempre é recomendável consultar a legislação pertinente para se manter atualizado quanto as normas indicadas É válido também observar a esfera pública na qual o evento será realizado pois as instituições execu tivas e militares se diferem entre si por exemplo 17 17 Para compreender um pouco mais sobre o processo de organização de um evento como os públicos assista ao vídeo Organização de Eventos CHECKLIST PASSO A PASSO disponível em httpswwwyoutubecom watchvdaUcUcoNoU Tendo isso claro a organização do evento deve ser feita conforme as etapas indicadas nessa área Inicialmente o acontecimento precisa ser planejado pensandose em todos os aspectos que envolveram o evento como objetivo geral público alvo tipo de evento data local autoridades que irão participar do evento recursos necessários financeiros humanos e materiais Após isso passasse a organizar o evento momen to em que precisa se observar todos os passos e todas as regras do protocolo e cerimonial público a fim de atender as suas especificações Nesse momento ainda devese verificar todas as neces sidades e providências necessárias para evitar imprevistos e equívocos Mais adiante ocorre o evento em si ou seja o momento de sua implementação em que ocorre o evento de acordo com o que foi estipulado Tratase de um momento em que é preciso acompanhar SAIBA MAIS 18 18 todo o processo para verificar se está transcorrendo adequadamente Por fim há a necessidade de verificar os resultados do evento quando se usa uma série de métricas que auxiliam na avaliação do processo tais como número de participantes pesquisa sobre a satisfa ção dos participantes erros imprevistos verificados número de notícias sobre o evento processo de organização etc Tendo em vista essas etapas que levam ao pro cesso de organização de um evento tornase mais claro como as normas do cerimonial e protocolo público devem ser utilizadas nos acontecimen tos da área Verificase que há muitas regras as quais podem ser atualizadas ou até mesmo cair em desuso Desse modo recomendase sempre ter o bom senso e a disposição em pesquisar as adequações que forem necessárias para cada acontecimento público 19 REGRAS DO PROTOCOLO PRIVADO As empresas compreendem uma série de relacio namentos aos negócios nacionais e internacionais e com instituições oficiais Nessas interações muitos acontecimentos relevantes precisam da aplicação das regras de protocolo e cerimonial público para que haja o respeito a precedência as hierarquias os tratamentos etc Tendo isso em vista neste tópico você irá compreender um pouco melhor como se aplicam tais orientações nas organizações privadas No contexto contemporâneo cada vez mais as pessoas se reúnem para trocar conhecimentos se relacionar fazer acordos e negócios em dife rentes níveis internacional nacional e regional As facilidades de transporte também colaboram para essas interações e um vínculo maior entre os países Além disso as tecnologias de informação e comunicação digitais aumentam o intercâmbio comercial interações entre empresas nacionais e multinacionais 20 Conheça um pouco mais sobre o universo dos eventos empresariais por meio do artigo O universo dos eventos empresariais a realização de eventos nas organizações de grande porte de Balneário Camboriú disponível em httpwwwintercomorgbr papersregionaissul2010 resumosR2009611pdf De acordo com Meirelles os eventos são ferra mentas institucionais e promocionais para as organizações utilizado na comunicação dirigida com a finali dade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações produtos serviços ideias e pessoas por meio de um acontecimento previamente plane jado a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes quer seja física quer seja por meio de recursos da tecnologia MEIRELES 1999 p 21 A intensidade de negócios e atividades públicas como visita de empresários e diretores de outros países potencializam o contato permanente com autoridades e entidades oficiais que estimulam na realização de eventos complexos Desse modo as empresas cada vez mais tem organizado eventos como recepções jantares inaugurações lançamento SAIBA MAIS 21 de produtos coquetéis congressos etc e portanto precisam se preocupar em como organizar esses acontecimentos LUZ 2008 p8 Nas interações entre as delegações de empresas almoços e jantares em reuniões de negócios de mandam a organização de mesas com presidência colocação de bandeiras ordem de precedência atenção e cortesias facilidade de comunicação entre os participantes respeito às tradições cul turais etc As regras de protocolo e etiqueta são necessárias nas relações que envolvem as nações empresas instituições ou entre pessoas desse modo é neces sário a organização dessas interações para evitar situações não desejáveis e para que tudo se realize com ordem harmonia e estética LUZ 2008 Tendo isso em vista é preciso desenvolver e esti mular as regras de protocolo cerimonial e etiqueta direcionadas a esses tipos de reuniões Nelas a grande quantidade de pessoas e distinções deman dam organização a fim de evitar inconvenientes durante o acontecimento 22 O cerimonial facilita o desenvolvimento harmônico nas manifestações externas da companhia e ajuda a apresentar uma imagem correta As cerimônias criam um profundo sentimento de solidariedade e otimismo nos conectam com os valores compartidos e renova o comportamento de todos com relação às metas empresa para o futuro LUZ 2008 p 8 Não observar os detalhes o modo de tratamento a uma autoridade ou a um estrangeiro ou a má organização de um evento certamente podem promover uma percepção negativa sobre a empre sa ou a instituição Como diria Luz 2008 p 8 O cerimonial ordena não complica O cerimonial empresarial é aquele criado pelas organizações privadas Sendo considerado criativo está sempre em busca de um resultado diferente do cerimonial público o qual é considerado um ato por si só Entre algumas propostas de realização de cerimonial empresarial aplicáveis estão pro moção de clima ideal que favoreçam os negócios e estimular relações entre os indivíduos gerando confiança LUZ 2008 Já no que se refere às motivações para a sua promoção podese citar a motivação expressa como comemoração de aniversário da empre sa e a motivação tácita qual registra objetivos principais como novos contatos e conhecimento 23 mais estreito entre as autoridades das empresas para intensificar os relacionamentos Além disso o cerimonial fortalece a formação da identidade da empresa ou seja constrói valores que definem seus símbolos Enfim você pôde compreender um pouco mais nesse tópico algumas considerações sobre as normas que regulamentam a realização de atos empresariais Tratase de uma área que tem dinâ mica própria na realização de eventos mas que não esquece das referências da área pública na sua organização quando necessário 24 24 UTILIZAÇÕES E POSSIBILIDADES DE APLICAÇÃO DO PROTOCOLO PRIVADO A aplicação das normas que envolvem o cerimonial e protocolo depende do tipo de organização privada e do contexto no qual será desenvolvida É neces sário também entender a estrutura da empresa e as relações que envolvem os participantes com a finalidade de organizar um ato que respeite as no ções de precedência de tratamento de hierarquias etc Por isso neste item você irá compreender um pouco mais as utilizações e possibilidades de aplicação do protocolo e cerimonial privado Cada organização privada precisa definir a maneira como quer realizar o seu protocolo e cerimonial Essa determinação é um aspecto muito importante para a atuação da empresa que pode ser escrita ou transmitida como herança entre os seus membros Porém acima de tudo ela deve ser uma caracte rística da identidade da organização porque está ligada aos seus valores e hábitos ou seja faz parte da sua cultura corporativa Entre as possibilidades de uso do protocolo e ce rimonial privado estão os atos oficiais realizados com a presença de membros do setor privado e 25 25 atos organizados por empresas com a presença de autoridades oficiais Tratase de acontecimentos de carácter misto em que o cerimonial oficial é adaptado à natureza do evento No setor empresarial o protocolo e o cerimonial têm o mesmo objetivo e essência do setor público O cerimonialista deve conhecer todos os estatutos e manuais os organogramas das sociedades e as normas do cerimonial público vigente Isso porque o cerimonial oficial é usado em analogia ao ceri monial que é aplicado em sua própria organização Para compreender um pouco mais sobre a organização de eventos empresariais assista ao vídeo GV05 Pro dução de Eventos Documentário nos bastidores de um evento corporativo disponível em httpswwwyoutube comwatchvp7vVEkhdL0 Outras referências para o cerimonial empresarial podem ser de acordo com Luz 2008 as normas das sociedades comerciais manual de procedi mentos das sociedades organização e estatutos de sociedades e normas do cerimonial público BRASIL 1972 SAIBA MAIS 26 26 O manual da organização é uma estrutura formal determinada pelo estatuto e serve para determi nar as atribuições e deveres dos cargos nos mais diversos níveis e as suas posições hierárquicas Já o organograma geral e setorial diz respeito a hierarquia representativa da organização com diversos órgãos suas posições e as respectivas interdependência via hierárquica linhas de autori dade vinculação subordinação e demais relações de trabalho LUZ 2008 p 10 Esses documentos auxiliam na visualização da estrutura dos cargos as autoridades e os relacio namentos formais tanto de caráter hierárquico quanto funcional Já o organograma hierárquico tratase de uma representação da estrutura for mal da empresa e os elementos componentes da hierarquia na subordinação e demais relações existentes Observados esses documentos e a estrutura corpo rativa um ponto importante é o processo de organi zação do evento em si As fases que envolvem são planejamento organização implantação e avaliação no evento Para que o evento corporativo alcance os seus objetivos é necessário pensar em quais estratégias deverão ser aplicadas nesse sentido Algumas estratégias comuns para eventos em presariais de acordo com Meirelles 2009 são a 27 27 análise de variáveis socioambientais alocação de recursos financeiros definição de local definição de data e horário programação visual a definição do estilo do evento traje e divulgação A execução correta de um evento privado passa pelo conhecimento de todas as leis do protocolo e regras de cerimonial com o uso de Símbolos Nacionais tratamento e precedência lugares atrasos ausências e representantes de autorida des Embora o protocolo e o cerimonial tenham sido criados para eventos oficiais por meio de leis decretos regras e normas que precisam ser observadas eles também devem ser utilizados no cerimonial empresarial de maneira adaptada MEIRELLES 1999 É importante salientar que o protocolo e o ceri monial constituem a essência de um evento e auxiliam na otimização dos resultados por meio do estabelecimento da sequência e precedência assim como os tratamentos e lugares de cada participante Outro aspecto a ser observado em relação aos eventos empresariais são a aplicação das regras de etiqueta É necessário atentarse às normas de convivência pontualidade regras de apresentação saudação comportamento no trabalho comportamento em uma reunião social etiqueta ao falar ao telefone etc LUZ 2008 28 28 Esses acontecimentos compreendem uma série de benefícios para as empresas como aproxima as marcas dos clientes expõe produtos e serviços para um público rapidamente gera mailing de prospecção e ganho de novos clientes potencializa a imagem organizacional e para realização de parcerias De acordo com Lynch 1984 apud GIACAGLIA 2008 eles contribuem para o aumento da visibilidade de acesso e de apelo de conveniência para os clientes Os eventos corporativos movimentam as relações e os negócios contemporâneos por isso são ex tremamente relevantes para o setor e os agentes envolvidos Os tipos de eventos realizados são os mais diversos como almoço convenções confe rências coquetéis simpósios congressos entre outros Todos se pautam por um código que regula e facilita essas interrelações que tratam do proto colo e cerimonial privado orientando como fazer e como se comportar perante essas situações O uso desse código não deve se restringir apenas a acontecimentos especiais mas devem estar presentes nas relações corporativas cotidianas uma vez que demonstram respeito e bom senso em relação aos colegas e superiores Neste item você pôde compreender um pouco mais o uso das regras de protocolo e cerimonial priva do das organizações empresariais na atualidade 29 29 Há que se considerar uma série de aspectos que envolvem a área a fim de projetar precedências e condutas que representem a estrutura e a dinâmica corporativa Tais normas auxiliam na organização e planejamento dos eventos empresariais bem como a evitar equívocos e problemas de última hora 30 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS UTILIZANDO REGRAS DO PROTOCOLO PRIVADO Tendo em vista as regras de protocolo e cerimonial aplicadas a área privada especialmente usadas no setor empresarial tornase necessário discutir a organização de eventos nessa dimensão Desse modo você irá compreender um pouco melhor as características que envolvem os eventos no setor corporativo e a sua relevância para os negócios Verificará que os eventos nas áreas são mais di nâmicos e objetivos em sua realização No âmbito empresarial os eventos são considerados uma ferramenta de comunicação muito importante para os relacionamentos com os públicos estra tégicos Um evento é um acontecimento ou sucesso como característica principal propiciar uma ocasião extraordinária ao encontro de pessoas com a finalidade específica a qual constitui o tema principal do evento e justifica a sua realização GIACAGLIA 2008 p 3 Os eventos corporativos são realizados para que os participantes possam trocar experiências informa ções e atualizações promover negócios marcas produtos e serviços etc GIACAGLIA 2008 Os 31 eventos empresariais ocorrem tanto no âmbito interno quanto no externo que se caracterizam por Interno realizam eventos que visam promover a integração dos funcionários e destes com clientes e parceiros Externo organizam participam e promovem eventos ligados aos negócios como Feiras ro adshows evento itinerante convenções de vendas e congressos entre outros Os eventos realizados com a finalidade de co mercialização e promoção de vendas são mais recentes no Brasil passando a se desenvolver mais intensamente a partir da década de 1990 com a internacionalização da economia brasileira Embora seja um segmento recente tem crescido significativamente e é uma área muito relevante para a comunicação empresarial uma vez que pas saram a ter um papel relevante nas organizações GIACAGLIA 2008 Pesquisa realizada por Engel Warshaw e Kinnear 1991 apud GIACAGLIA 2008 já mostrava que 35 dos valores gastos com promoção de vendas eram provenientes dos eventos empresariais e que as empresas despendiam aproximadamente 32 bilhões de dólares com eventos Só no Brasil tratase de um mercado que tem crescido 7 ao ano e são realizados 330 mil eventos com negó 32 cios em torno de 45 milhões de reais e com quase 80 milhões de participantes GIACAGLIA 2008 Embora se trate de um mercado promissor com a crise sanitária da Covid19 o setor de eventos passou por um período muito restritivo tendo que se adaptar às limitações de saúde impostas no período Os organizadores de eventos corpo rativos precisaram buscar novas soluções como a realização de eventos virtuais que supriu parte da das demandas nesse sentido mas ainda há muitos desafios a serem superados Não se sabe ao certo como o setor irá atuar e retomar sua relevância econômica no futuro No entanto acreditase que as soluções buscadas du rante a pandemia auxiliaram no desenvolvimento de novos recursos para eventos virtuais e presenciais Atentese aos desafios que envolvem o setor de eventos corporativos por meio da leitura da notícia Viagens de negócios e eventos ganham novas formas no póspan demia disponível em httpsmercadoeconsumocom br20210802viagensdenegocioseeventosganham novasformasnopospandemia FIQUE ATENTO 33 Comparado a outras ações de comunicação os eventos demonstramse como estratégias mais eficazes e mais baratas para a comunicação das empresas Os contatos com produtos e serviços feitos durante eventos transmitem mais mensagens de vendas do que a publicidade e a propaganda Além disso ver os eventos promovem uma co municação mais pessoal em que se prevalece o diálogo sendo um diferencial em momentos em que as relações digitais e remotas têm sido muito comuns na sociedade Do ponto de vista do marketing os eventos são considerados muitas vezes como um instrumen to de promoção de vendas assim como outras ferramentas publicidade vendas merchandising relações públicas etc Alguns exemplos de evento empresariais realizados como promoção de ven das são GIACAGLIA 2008 feiras espetáculos de música exposições de produtos em eventos de determinadas profissões Um exemplo de evento empresarial com a intenção de promover vendas é o Salão do Automóvel que é uma feira que expõe as últimas novidades do mundo automotivo Na verdade os eventos podem ser realizados em conjunto com outras ferramentas de promoção de vendas do marketing como GIACAGLIA 2008 34 Tabela 1 Ferramentas de promoção de vendas no marketing Propaganda Podese promover o patrocínio de um evento como a corrida de São Silvestre a qual pode gerar uma comunicação interpes soal com o públicoalvo da empresa Relações públicas Apoiar uma campanha de arrecadação de agasalho por exem plo auxilia na promoção da imagem institucional Promoção de vendas Organização de uma feira de varejo com o objetivo de pro mover vendas imediatas a partir da utilização de preços promocionais Venda pessoal Organização de uma Feira de Negócios com a finalidade de atender clientes de forma direta e pessoal para promover vendas Fonte Adaptado de GIACAGLIA 2008 Em todas as situações mencionadas a organiza ção de eventos deve ser feita observandose as regras de protocolo e cerimonial empresariais É claro que nem todos os atos terão um grau de formalidade tão grande quanto em outros ou em comparação aos eventos oficiais No entanto é relevante conhecer essas regras para definir se elas são cabíveis ou não bem como se apenas uma parte delas são relevantes De qualquer modo protocolo e o cerimonial têm o objetivo de promover uma boa imagem de quem os organiza e a consideração que se tem pelo público do evento Esses aspectos auxiliam na 35 promoção da boa reputação das organizações e agentes envolvidos por isso é sempre necessário levar em conta essas orientações para construir um relacionamento de confiança e de respeito com as partes envolvidas 36 36 CONSIDERAÇÕES FINAIS As regras de protocolo e cerimonial variam confor me o contexto no qual são realizadas sendo que na dimensão pública segue orientações próprias e na área privada tem outras observações para a sua realização principalmente o que envolve as organizações em geral Sendo assim nesse ebook você pôde estudar quais são as regras que envolvem o cerimonial e o protocolo em eventos oficiais nas dimensões federal estadual e municipal e o papel dessas normas que é orientar a boa condução dos tra tos oficiais e excepcionais que dizem respeito às organizações públicas Foi discutido também como deve ocorrer a aplicação dessas regras para as situações em que elas são apropriadas Devese observar os acontecimentos e as autoridades que estarão presentes nos deter minados ambientes uma vez que a área pública é dotada de hierarquias funções e autoridades que precisam receber o tratamento adequado Ademais discorreuse algumas considerações e observações levadas em conta no processo de organização dos eventos públicos O profissional responsável pelo evento em geral o cerimonialista deve adaptar essas orientações já no planejamento 37 37 do evento a fim de que elas possam ser aplicadas adequadamente Na área privada ou particular muitas vezes as regras do cerimonial público são usadas como referência para a realização desses eventos No entanto essa aplicação não deve ocorrer de forma automática ou seja sem adaptações uma vez que cada contexto exige o seu direcionamento Tendo isso em vista abordouse também como as regras dos protocolos e cerimonial privado devem ser compreendidas aplicadas e utilizadas nos processos de organização de eventos particula res principalmente aqueles que dizem respeito a empresas e corporações Os conteúdos abordados nesse ebook auxiliam em sua compreensão de como esses recursos precisam ser observados nas solenidades públicas e particulares Entretanto é sempre importante que você se atualize em relação a essas normas e direcionamentos e que utilize o bom senso na organização de eventos para saber quais normas são pertinentes e adaptar as que forem necessárias para a situação Referências Bibliográficas Consultadas BRASIL Decreto n 70274 de 9 março de 1972 Aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência BrasíliaDF 1972 Disponível em httpwwwplanaltogovbr ccivil03decretod70274htm Acesso em 02 ago 2021 GIACAGLIA M C Organização de eventos teoria e prática São PauloCengage Learning 2008 KOPS D Hospitalidade saberes e fazeres culturais em diferentes espaços sociais Caxias do Sul EDUCS 2014 Biblioteca Virtual LUKOWER A Cerimonial e Protocolo 4 ed São Paulo Contexto 2015 Biblioteca Virtual LUZ O R Cerimonial empresarial São Paulo Editora Saraiva 2008 Minha Biblioteca LUZ O R Cerimonial protocolo e etiqueta Introdução ao Cerimonial do MERCOSUL Argentina e Brasil São Paulo Saraiva 2005 MATIAS M A arte de receber em eventos São Paulo Manole 2014 Minha Biblioteca MEIRELLES G F Eventos Seu negócio seu sucesso Santana de Parnaíba IBRADEP 2003 MEIRELLES G F Tudo sobre eventos o que você precisa saber para criar organizar e gerenciar eventos que promovem sua empresa e seus produtos São Paulo STS 1999 NAKANE A M Gestão e Organização de Eventos São Paulo Pearson 2017 Biblioteca Virtual PÉRSICO N BAGATINI S B Comportamento humano nas organizações Curitiba Intersaberes 2012 Biblioteca Virtual TOMELIN C A BATISTA M A Cerimonial público As prefeituras municipais do Estado de Santa Catarina em paralelo com a legislação vigente In Turismo Visão e Ação v 5 n 1 p 6783 janabr 2003 WERNER A Etiqueta Social e Empresarial 2 ed Curitiba Intersaberes 2014 Biblioteca Virtual YANES A F Cerimonial protocolo e etiqueta em Eventos São Paulo Saraiva 2014 Minha Biblioteca