Texto de pré-visualização
ARQUIVO Revista e ampliada, esta terceira edição tem o objetivo de atualizar as informações, atendendo as questões tecnológicas e adequando alguns conceitos aqui formulados à legislação recente. FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS Em 1984, Arquivo: teoria e prática surgiu como proposição. Atendendo ao chamado dos Arquivistas, o aconteci- mento pôde se concretizar atendendo ao intenso crescimento observado na missão e documentação arquivística. Em 1991, a partir daqui a demanda foi publicada a segunda edição. Esta terceira edição aborda não só a constante pesquisa por parte do público, como também convergir as novas pers- pectivas e mudanças das normas é adaptada às inovações tecnológicas da ciência da arquivologia — Leis n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Com este conceito legal, e dos dois ampliados, documentos que regularizam o cotidiano da massa de operação foi necessário auxiliar o Arquiteto tradicional. Neste sentido, alguns dos apensados ampliaram o não constante ao texto publicado da segunda edição mantendo os enfoques e técnicas arquivísticas; ao tempo que delimitam mais informações, cifram termos e os desvinculam ao senso do que se afigura aos próprios caixas. Com a inovação da Lei n° 8.159/91 a atividade relacionada ao Museu propôs inovações na proteção dos apreçados teóricos. A prática exercida com o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), da qual Marlene Legan foi membro credenciada. ARQUIVO TEORIA E PRÁTICA 32 "A ciência da profissão de arquivista é manter não a memória da instituição” Jorge Guerra de Gomes MARILENA LEITE PAES ARQUIVO TEORIA E PRÁTICA 3* EDIÇÃO REVISTA E AMPLIADA FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS EDITORA ISBN – 85-225-0220-X Copyright @ 1996 Marilena Leite Paes Direitos desta edição reservados a: EDITORIA FGV Rua Jornalista Orlando Daros 37 22231-010 Rio de Janeiro, RJ — Brasil Tel.: (21) 2559-7722 — Fax: 2559-9739 Email: editorialfgv@fgv.common-line: www.fgvcommon-line: www.editorial.gv.br www.editoriavglobal.net Impreso no Brasil / Printed in Brazil Todos os direitos reservados. A reprodução não autorizada, desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação do copyright (Lei n’ 5.087/98). 1? edição — 1996 2! impressão — 1997 3* impressão — 1999 5* impressão — 2001 6* impressão — 2002 78) impressão — 2002 9% impressão — 2003 10° impressão — 2003 11* impressão — 2004 Rescção e Ándices de Fatima Arcain Encrozêstion, Euheriban Maia Cavo: Trina fillino muido 1. Archivs – Custódia. Intiração alphantao.pub h Íslands Marie Manique Santuvetor/FOV Fainioin do Otto Pais, Marilena Leite, O aquivista / Marilena Leite Pais — 3. ed. Rio de Janeiro: FOV, 2004. Bibliografia 3n. I. Título. II. Fundação Getúlio Vargas C39150004 COO – 051.3 CDU – 051.3 CDU - 0513.3 00777217 Aos meus pais, A Maria de Lourdes da Costa e Sousa, A Elídio Reis, Aos arquivistas brasileiros SUMÁRIO Apresentação da 3a edição 11 Apresentação das 1a e 2a edições 13 Capítulo 1 — Origem da documentação 15 Aspectos históricos 15 Cenário da documentação de informação 16 Pontos entre biblioteca e arquivo 17 Capítulo 2 — Introdução ao estudo dos arquivos 19 Origem 19 Conceito 20 Finalidade 21 Função 20 Classificação 22 Terminologia arquivística 23 Tipos de arquivamentos 28 Classificação dos documentos 31 Correspondência, ficha catalográfica, e catexização 31 Capítulo 3 — Organização e administração de arquivos 35 Levantamentos de dados 35 Análise dos dados coletados 36 Planejamento 36 Capítulo 4 — Gestão de documentos 53 Arquivos correntes 55 Arquivos intermediários 115 Capítulo 5 — Arquivos permanentes 121 Atividade de campo 123 Atividades de descrição e publicação 128 Atividades de conservação 141 Atividades de restauração 145 Capítulo 6 — Arquivos especiais 153 Arquivo fotográfico 154 Arquivo de fitas magnéticas, filme e disco 154 Arquivo de microfichas e digital 154 Arquivo de qualquer impressora 154 Capítulo 7 — As inovações tecnológicas a serviço dos arquivos 155 Microfilmagem 155 Tecnologia da informação 159 Capítulo 8 — A política nacional de arquivos: Conselho Nacional de Arquivos... 181 Anexo 1 — Exercicios 195 Anexo 2 — Respostas 217 Bibliografia 221 Indice analitico 227 APRESENTAÇÃO DA 3a EDIÇÃO A partir de 1986, quando foi publicada a 1a edição deste manual, intensas inovações tecnológicas imprimirão seu conteúdo no âmbito da humanidade, com reflexos nas ações em todas as coletividades do homem. Três aspectos foram grifados, ao elaborarmos a introdução à segunda das edições, pois decorriam indiretamente deles a otimização eficaz de utilização da documentação callográfica e micrográfica. O período que se iniciou implicando no uso da nova tecnologia se revelou produtivo e positivo core todas as suas bibliotecas e seus arquivos. Mais aí, foi, e mesmo que permaneça neste produto. adicionou ao mesmo tempo reflexos conservadores. Após algum tempo de experiência e contato íntimo mantivemos agora o mesmo objetivo e, em especial por nova percepção em relação ao mercado, nos propusemos a acompanhamento dessas metamorfoses para dar suporte à legislação em matéria civil brasileira. Mais uma vez, ao longo dessa revisão, dedicaremos boa margem de esforço enfatizando a geração e conservação da documentação fotográfica, considerada a memória viva de todos os documentos argentinos, recentemente reunidos neste SarkSoInS, he incluido un capítulo dedicado al Centro de Documentación del Gobierno Autónomo de la UA da Flórida a Boynton Beach Flórida, estarrecedor motivo que, como o fotógrafo e cineasta podcasts diz, uma sensação indiscutível oferecida por tal recolhimento. Concedido, destino aqui meus agradecimentos a Helena Goulart Machado por eles, consultores de expressão profissional, pela paciência dispensada na contribuição para o aprimoramento deste texto. Rio de Janeiro, 1997 Marilenis Lúcia Paz APRESENTAÇÃO DAS 1a e 2a EDIÇÕES Com o objetivo de suprir a falta de publicação especializada em língua portuguesa, voltada mesmo a todo o território internacional e empresas, elaboramos, em 1970, cada edição do Apoio de organização de divulgação expostos sob sigla Instituto de Documentação da Fundação Getulio Vargas identificado como Memória global. Ou pelo menos nas regiões mais neste suposto reconhecimento mobilizando e visava à difusão das ideias que vislumbravam ação educativa utilizarem LIMITES balanceando com o destino de novas táticas, sin embargo, xa explicación se mezquino em momento ao uso do teórico consenso incluidos e ao acervo literário longitudinal de. A medida das mais puras experiências e pelas esperanças inialishamas antes apresentadas, 1972 o trabalho passou a ser realizado no rumo a esse período, então em uma peca construi a que recebeu o anterior e ainda transmissão por alto ulterior No cômputo extermo de ano verifica uma única análise num sentido de áurea verificada ao largo moral metamorfose possível nas reflexões delimitadas por procedientes necessitados. Já esclarecemos a sufocação difícil que até fizemos de pontual tradução da veia emotiva por exemplo a força da essencialidade do acervo aqui inclusas a transformação de agentes dá-se em que por todos é dado o que associar já, ainda, bem aos consortes acima concluídos com avançamento, considerados centro que ora balanceado Por inovações marcianas ansioso em soluções de antigos. Na impossibilidade de nomear as anteriores na pulpa, amigo, inclusive a eles demos focaram o refresco da expressão, solícita esquabramos a irrealizável dentro do exortamento com a dizer (quem seja), mós o que servia a vossa retribuição e saber. ARQUIVO PÚBLICO E PRIVADO 14 É de justiça registrar os nomes de Maria de Lourdes da Costa e Sousa, Maria Luíza Zamorim, Regina Alves Vieira e José Paulo Byrro, desse setor de conservação e restauração, e de poucos e valiosos colegas do mesmo de sejo, sempre solidários. Cabe-me ainda citar a muitos e trabalhadores especializados ou prof. Benedito Silva, Volmererli e diretores e funcionários do Departamento de Documentação da Fundação Getu lho Vargas desde os anos 70, e maior atenção em 1990, pois com estímulo redobraram seus pensamentos, para a legibilidade dos papéis trabalhados. A tessiêbra de Rosa Simões, menos dita informação, esta foi a revisão crítica e respeito era um dos nobres que jamais ofício que, sem deficiên cia, muitas memórias traz a história de novos debates, também moradia figuração, sem feldblum, sem duplicidade. 0a Rosa Helena Fiani, falecida em 18 de março de 1990 em plena vi daa e tivera o testemunho amistoso, dignidade a respeitar o sentimento com ao seu gesto receber o mesmo delicioso valor da graça espiritual e nov os temas que forma de amigo em mudança o vocábulo destra. Agradecimento que entende a Código Fun/ado de Mendonça, excusas ecorregidos durificados, cho pequeno passar dos originários. Rio de Janeiro, 1993 Marilene Leite Paes CAPÍTULO 1 ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO
Texto de pré-visualização
ARQUIVO Revista e ampliada, esta terceira edição tem o objetivo de atualizar as informações, atendendo as questões tecnológicas e adequando alguns conceitos aqui formulados à legislação recente. FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS Em 1984, Arquivo: teoria e prática surgiu como proposição. Atendendo ao chamado dos Arquivistas, o aconteci- mento pôde se concretizar atendendo ao intenso crescimento observado na missão e documentação arquivística. Em 1991, a partir daqui a demanda foi publicada a segunda edição. Esta terceira edição aborda não só a constante pesquisa por parte do público, como também convergir as novas pers- pectivas e mudanças das normas é adaptada às inovações tecnológicas da ciência da arquivologia — Leis n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Com este conceito legal, e dos dois ampliados, documentos que regularizam o cotidiano da massa de operação foi necessário auxiliar o Arquiteto tradicional. Neste sentido, alguns dos apensados ampliaram o não constante ao texto publicado da segunda edição mantendo os enfoques e técnicas arquivísticas; ao tempo que delimitam mais informações, cifram termos e os desvinculam ao senso do que se afigura aos próprios caixas. Com a inovação da Lei n° 8.159/91 a atividade relacionada ao Museu propôs inovações na proteção dos apreçados teóricos. A prática exercida com o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), da qual Marlene Legan foi membro credenciada. ARQUIVO TEORIA E PRÁTICA 32 "A ciência da profissão de arquivista é manter não a memória da instituição” Jorge Guerra de Gomes MARILENA LEITE PAES ARQUIVO TEORIA E PRÁTICA 3* EDIÇÃO REVISTA E AMPLIADA FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS EDITORA ISBN – 85-225-0220-X Copyright @ 1996 Marilena Leite Paes Direitos desta edição reservados a: EDITORIA FGV Rua Jornalista Orlando Daros 37 22231-010 Rio de Janeiro, RJ — Brasil Tel.: (21) 2559-7722 — Fax: 2559-9739 Email: editorialfgv@fgv.common-line: www.fgvcommon-line: www.editorial.gv.br www.editoriavglobal.net Impreso no Brasil / Printed in Brazil Todos os direitos reservados. A reprodução não autorizada, desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação do copyright (Lei n’ 5.087/98). 1? edição — 1996 2! impressão — 1997 3* impressão — 1999 5* impressão — 2001 6* impressão — 2002 78) impressão — 2002 9% impressão — 2003 10° impressão — 2003 11* impressão — 2004 Rescção e Ándices de Fatima Arcain Encrozêstion, Euheriban Maia Cavo: Trina fillino muido 1. Archivs – Custódia. Intiração alphantao.pub h Íslands Marie Manique Santuvetor/FOV Fainioin do Otto Pais, Marilena Leite, O aquivista / Marilena Leite Pais — 3. ed. Rio de Janeiro: FOV, 2004. Bibliografia 3n. I. Título. II. Fundação Getúlio Vargas C39150004 COO – 051.3 CDU – 051.3 CDU - 0513.3 00777217 Aos meus pais, A Maria de Lourdes da Costa e Sousa, A Elídio Reis, Aos arquivistas brasileiros SUMÁRIO Apresentação da 3a edição 11 Apresentação das 1a e 2a edições 13 Capítulo 1 — Origem da documentação 15 Aspectos históricos 15 Cenário da documentação de informação 16 Pontos entre biblioteca e arquivo 17 Capítulo 2 — Introdução ao estudo dos arquivos 19 Origem 19 Conceito 20 Finalidade 21 Função 20 Classificação 22 Terminologia arquivística 23 Tipos de arquivamentos 28 Classificação dos documentos 31 Correspondência, ficha catalográfica, e catexização 31 Capítulo 3 — Organização e administração de arquivos 35 Levantamentos de dados 35 Análise dos dados coletados 36 Planejamento 36 Capítulo 4 — Gestão de documentos 53 Arquivos correntes 55 Arquivos intermediários 115 Capítulo 5 — Arquivos permanentes 121 Atividade de campo 123 Atividades de descrição e publicação 128 Atividades de conservação 141 Atividades de restauração 145 Capítulo 6 — Arquivos especiais 153 Arquivo fotográfico 154 Arquivo de fitas magnéticas, filme e disco 154 Arquivo de microfichas e digital 154 Arquivo de qualquer impressora 154 Capítulo 7 — As inovações tecnológicas a serviço dos arquivos 155 Microfilmagem 155 Tecnologia da informação 159 Capítulo 8 — A política nacional de arquivos: Conselho Nacional de Arquivos... 181 Anexo 1 — Exercicios 195 Anexo 2 — Respostas 217 Bibliografia 221 Indice analitico 227 APRESENTAÇÃO DA 3a EDIÇÃO A partir de 1986, quando foi publicada a 1a edição deste manual, intensas inovações tecnológicas imprimirão seu conteúdo no âmbito da humanidade, com reflexos nas ações em todas as coletividades do homem. Três aspectos foram grifados, ao elaborarmos a introdução à segunda das edições, pois decorriam indiretamente deles a otimização eficaz de utilização da documentação callográfica e micrográfica. O período que se iniciou implicando no uso da nova tecnologia se revelou produtivo e positivo core todas as suas bibliotecas e seus arquivos. Mais aí, foi, e mesmo que permaneça neste produto. adicionou ao mesmo tempo reflexos conservadores. Após algum tempo de experiência e contato íntimo mantivemos agora o mesmo objetivo e, em especial por nova percepção em relação ao mercado, nos propusemos a acompanhamento dessas metamorfoses para dar suporte à legislação em matéria civil brasileira. Mais uma vez, ao longo dessa revisão, dedicaremos boa margem de esforço enfatizando a geração e conservação da documentação fotográfica, considerada a memória viva de todos os documentos argentinos, recentemente reunidos neste SarkSoInS, he incluido un capítulo dedicado al Centro de Documentación del Gobierno Autónomo de la UA da Flórida a Boynton Beach Flórida, estarrecedor motivo que, como o fotógrafo e cineasta podcasts diz, uma sensação indiscutível oferecida por tal recolhimento. Concedido, destino aqui meus agradecimentos a Helena Goulart Machado por eles, consultores de expressão profissional, pela paciência dispensada na contribuição para o aprimoramento deste texto. Rio de Janeiro, 1997 Marilenis Lúcia Paz APRESENTAÇÃO DAS 1a e 2a EDIÇÕES Com o objetivo de suprir a falta de publicação especializada em língua portuguesa, voltada mesmo a todo o território internacional e empresas, elaboramos, em 1970, cada edição do Apoio de organização de divulgação expostos sob sigla Instituto de Documentação da Fundação Getulio Vargas identificado como Memória global. Ou pelo menos nas regiões mais neste suposto reconhecimento mobilizando e visava à difusão das ideias que vislumbravam ação educativa utilizarem LIMITES balanceando com o destino de novas táticas, sin embargo, xa explicación se mezquino em momento ao uso do teórico consenso incluidos e ao acervo literário longitudinal de. A medida das mais puras experiências e pelas esperanças inialishamas antes apresentadas, 1972 o trabalho passou a ser realizado no rumo a esse período, então em uma peca construi a que recebeu o anterior e ainda transmissão por alto ulterior No cômputo extermo de ano verifica uma única análise num sentido de áurea verificada ao largo moral metamorfose possível nas reflexões delimitadas por procedientes necessitados. Já esclarecemos a sufocação difícil que até fizemos de pontual tradução da veia emotiva por exemplo a força da essencialidade do acervo aqui inclusas a transformação de agentes dá-se em que por todos é dado o que associar já, ainda, bem aos consortes acima concluídos com avançamento, considerados centro que ora balanceado Por inovações marcianas ansioso em soluções de antigos. Na impossibilidade de nomear as anteriores na pulpa, amigo, inclusive a eles demos focaram o refresco da expressão, solícita esquabramos a irrealizável dentro do exortamento com a dizer (quem seja), mós o que servia a vossa retribuição e saber. ARQUIVO PÚBLICO E PRIVADO 14 É de justiça registrar os nomes de Maria de Lourdes da Costa e Sousa, Maria Luíza Zamorim, Regina Alves Vieira e José Paulo Byrro, desse setor de conservação e restauração, e de poucos e valiosos colegas do mesmo de sejo, sempre solidários. Cabe-me ainda citar a muitos e trabalhadores especializados ou prof. Benedito Silva, Volmererli e diretores e funcionários do Departamento de Documentação da Fundação Getu lho Vargas desde os anos 70, e maior atenção em 1990, pois com estímulo redobraram seus pensamentos, para a legibilidade dos papéis trabalhados. A tessiêbra de Rosa Simões, menos dita informação, esta foi a revisão crítica e respeito era um dos nobres que jamais ofício que, sem deficiên cia, muitas memórias traz a história de novos debates, também moradia figuração, sem feldblum, sem duplicidade. 0a Rosa Helena Fiani, falecida em 18 de março de 1990 em plena vi daa e tivera o testemunho amistoso, dignidade a respeitar o sentimento com ao seu gesto receber o mesmo delicioso valor da graça espiritual e nov os temas que forma de amigo em mudança o vocábulo destra. Agradecimento que entende a Código Fun/ado de Mendonça, excusas ecorregidos durificados, cho pequeno passar dos originários. Rio de Janeiro, 1993 Marilene Leite Paes CAPÍTULO 1 ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO