Orçamento Empresarial e Planejamento Estratégico: Uma Análise da Cultura Organizacional

Orçamento empresarial e sua relação com o planejamento estratégico O orçamento é um instrumento fundamental para a empresa independente de seu porte e ramo de atividade pois é um plano estratégico que estabelece metas para um determinado período conduzindo a empresa aos seus objetivos Quando uma empresa opta por elaborar um orçamento além do levantamento dos dados e agrupamento dos mesmos é necessário um acompanhamento mensal das variações dos orçamentos O orçamento é uma prévia de despesas e investimentos dentro de uma organização Em um cenário de restrição generalizada de recursos a definição prévia de despesas e investimentos evita dispêndios desordenados e sem critérios assegurando assim o emprego mais eficiente desses recursos Decidir implica optar por uma alternativa de ação em detrimento de outras disponíveis em função de preferências disponibilidades grau de aceitação do risco Nessa visão decidir antecipadamente constituise em controlar o seu próprio futuro Essa é uma visão bastante proativa no que se refere ao processo de gestão de certa organização Impacto da cultura organizacional no orçamento Mas isto gera conflito E carece de uma cultura organizacional favorável para que o processo seja bem sucedido Considerando as organizações como sistemas socialmente instituídos compartilhados e apoiados por seus membros temse um padrão de integração que revela algo profundamente enraizado ou seja a cultura organizacional Uma definição muito conhecida de cultura organizacional é a apresentada por SCHEIN 1984 O conjunto de pressupostos básicos que um grupo inventou descobriu ou desenvolveu ao aprender como lidar com os problemas de adaptação externa e integração interna e que funcionaram bem o suficiente para serem considerados válidos e ensinados a novos membros como a forma correta de perceber pensar e sentir em relação a esses problemas A perspectiva cultural abarca as variáveis internas da organização seu sistema de autoridade incluindo as estruturas de autoridade formal sistemas de controle estruturas de tarefas e regras da organização O processo de controle orçamentário proporciona o feedback para orientar os gestores sobre estar ou não sendo percebidos como tendo adequado desempenho e também para a reorientação de suas atividades e prioridades alimentando o próprio processo de planejamento Sendo assim um bom controle orçamentário requer o O orçamento é uma prévia de despesas e investimentos dentro de uma organização Os sistemas de controle gerencial influenciam o comportamento das pessoas e a cultura organizacional é o fator interno mais importante que influência a congruência de objetivos estabelecimento de sistemas e rotinas para assegurar uma clara distinção entre os objetivos dos diversos gestores e dos diversos centros de responsabilidade da organização Nesse sentido as variações de como o orçamento é utilizado pelas empresas podem ser explicadas pelo exame de influências externas à organização e que explicam o comportamento de um grupo como também pelo exame dos aspectos do contexto corporativo ou seja ao ambiente de trabalho interno da corporação Nessa perspectiva a cultura influência as organizações por meio das estruturas sociais tais como leis e sistemas políticos e também por meio dos valores atitudes comportamento objetivos e preferências dos participantes Assim a visão sobre a realidade dos membros de um grupo deverá afetar a sua percepção do processo orçamentário e os valores sobre a participação nesse processo Por exemplo empresas multinacionais podem modificar os seus sistemas de controle de gestão incluindo sistemas de orçamento para melhor atender as culturas nacionais em que operam Quando uma técnica de gestão como a participação na elaboração do orçamento é introduzida em um novo ambiente cultural a aplicação é mais bemsucedida quando introduzida por gestor local Ao examinar a influência da cultura sobre as práticas de controle orçamentário principalmente em empresas multinacionais os gestores poderiam compreender como os processos e as práticas do orçamento diferem entre os países em função das diferenças de normas compartilhadas entre os indivíduos de um grupo já que as normas culturais são uma precondição para a predisposição humana comportamentos e práticas Planejamento Devido à complexidade existente no ambiente onde estão inseridas as empresas necessitam elaborar um planejamento financeiro Este se faz necessário para que a empresa possa visualizar antecipadamente as atividades que deverão ser desenvolvidas no período projetado bem como o caminho que será percorrido pela empresa É o planejamento que traça as diretrizes que orientam as decisões empresariais objetivando obter sucesso em um meio altamente dinâmico O planejamento financeiro é de grande importância para o sucesso empresarial É através dele que os gestores adquirem informações para implementar e coordenar as iniciativas da empresa sempre na busca de sustentar sua vantagem competitiva e sobreviver às forças do mercado O planejamento pode ser dividido em três tipos distintos i Planejamento Estratégico Definido para um longo período normalmente cinco anos ou mais ele indica o curso que a empresa irá seguir analisando o ambiente em que ela operará e desenvolvendo metas e estratégias buscando alcançar o objetivo pretendido ii Planejamento Tático É um conjunto de diretrizes que proporcionam aos gestores objetivos quantitativos mensuráveis proporcionando assim as condições necessárias para a elaboração do planejamento operacional iii Planejamento Operacional Plano elaborado detalhadamente para administrar as operações cotidianas da empresa O planejamento financeiro operacional tem prazo não superior a 1 ano e especifica as ações financeiras de curto prazo e o impacto antecipado provocado na empresa por estas ações Seu objetivo é preparar o orçamento operacional as projeções do fluxo de caixa e os balanços patrimoniais projetados de modo a fornecer informações para que os gestores possam avaliar os prováveis resultados financeiros gerados pela organização Etapas para preparação do plano orçamentário As etapas para a preparação do plano orçamentário procedem pelo estabelecimento da missão e dos objetivos corporativos que a partir das premissas ambientais e da determinação do fator limitante geralmente as vendas fornecem informações para a elaboração do orçamento Com a elaboração dos outros orçamentos compõemse o orçamento mestre e o revisa levando em conta os objetivos corporativos O acompanhamento consiste em monitorar os resultados reais considerando os resultados orçados e respostar as variações Sendo necessário os gestores devem tomar ações corretivas para eliminar as variações ou revisar o orçamento mestre ou os orçamentos subsidiários para acomodálas O Orçamento é decorrente do plano estratégico cuja finalidade é pôr em prática as decisões a serem tomadas focando e identificando os pontos de maior importância sendo esse o principal benefício da implementação do orçamento empresarial O orçamento é um plano financeiro que estabelece da forma mais precisa possível como se espera que transcorram os negócios de um departamento ou de uma empresa Elaboração do orçamento A elaboração do orçamento é de acordo com o exercício contábil que pode ser qualquer período de doze meses escolhido pela empresa Porém esse período deve ser mantido pois mudálo dificultaria a comparação dos resultados entre um ano e outro A preparação dos detalhes para o próximo exercício deve começar de dois a três meses antes do seu início pois é um processo complexo e deve haver um entrosamento entre os departamentos porque ajustes feitos no orçamento de um departamento alteram os demais Elaborar um orçamento mais que uma tarefa matemática é uma tarefa gerencial Os gerentes dos departamentos devem encontrar maneiras de como trabalhar melhor em conjunto visando atingir bons resultados para a empresa seus funcionários e clientes Isso requer muita habilidade e criatividade nos negócios entendimento das metas e política da empresa além do conhecimento do trabalho realizado A empresa deve procurar atingir todos os objetivos de forma direta e coordenada e para isso é preciso em primeiro lugar que os orçamentos estejam os mais corretos possíveis e também acompanhar detalhadamente o andamento de suas atividades durante o ano para verificar se tudo está dentro da meta e se necessário fazer ajustes O ORÇAMENTO DEMONSTRA OS RESULTADOS QUE UM DEPARTAMENTO DEVE ATINGIR E OS RECURSOS FORNECIDOS PARA ATINGILOS Na dinâmica da atividade diária muitas coisas acontecerão que podem não ter sido previstas no momento da preparação orçamentária E mesmo que um objetivo seja atingido o lucro por exemplo é quase inevitável que não seja atingido exatamente da mesma forma que foi planejada e incorporada nos orçamentos Alguns departamentos respeitarão seus orçamentos outros os excederão e ainda outros poderão sair totalmente deles Os resultados atingidos em cada departamento serão registrados e comparados com o orçamento e se houver grande divergência será realizada uma espécie de investigação para decidir se é um incidente que será recuperado no próximo mês uma falha grave e todo orçamento será repensado ou se o orçamento original será mantido e algo será feito no restante do ano para superar a falha Os desvios do orçamento precisam ser considerados e todos os departamentos devem empenharse para ainda alcançar a meta E se mesmo assim ela não for alcançada se estabelecerá uma meta de desempenho revisada O sistema orçamentário não funciona sem habilidades e conhecimento dos gerentes de linha para identificar resultados estranhos e chegar à conclusão correta sobre as causas Esses gerentes são experientes e possuem uma percepção real da situação apontando resultados que precisam de atenção urgente Algumas variações acontecem de maneira regular e não causam alarmes se oscilarem dentro de um parâmetro determinado mas outras merecem atenção mesmo que ocorra uma mínima variação Cada departamento deve especificar quais variações são aceitáveis e quais mostram sinais de emergência Mesmo que a meta seja alcançada o processo orçamentário não estará finalizado A empresa precisa sempre aperfeiçoar e mudar sua forma de trabalho pois nenhum sistema orçamentário será seguro se for mantido ano após ano sem mudanças e aprimoramentos A alta administração deve desempenhar o incentivo de novas ideias os gerentes devem enxergar além de seus próprios departamentos pois todos eles estão interligados e a solução para um departamento pode estar em outro Através do planejamento a empresa poderá ter conhecimento do nível de financiamento necessário para se dar continuidade às operações de uma companhia oportunizando ao gestor decidir quando e como a necessidade de fundos será financiada Sem um planejamento para estimar as necessidades de financiamento a empresa poderá ter recursos insuficientes para arcar com seus compromissos como juros sobre empréstimos duplicatas a pagar despesas de aluguel e despesas de serviços públicos ou ainda um custo de oportunidade elevado gerado pela não aplicação de excessos de recursos temporários Portanto a falta de planejamento pode causar uma situação de falta de liquidez e consequentemente a falência O orçamento tem como objetivo prever os resultados a serem alcançados pela organização É com ele que a administração inicia o planejamento das metas tais como a participação no mercado comercialização de novos produtos ou serviços faturamento entre outros e define os limites de investimentos custos e despesas necessários para atingilas Para a elaboração todas as áreas devem participar sendo recomendada a discussão dos objetivos com todos os níveis hierárquicos da empresa buscando integrar e comprometer os colaboradores pois serão eles os responsáveis pelos resultados almejados Um orçamento tem por princípio prever os volumes de vendas e consequentemente as quantidades e o momento de adquirir as matériasprimas Isso permite um melhor planejamento da área de suprimentos que pode negociar contratos maiores com entregas parciais garantindo melhor preço e menos tempo de estocagem além de permitir o planejamento do volume de produção Cabe ressaltar que uma das maiores falhas dos orçamentos é que após um processo rigoroso de elaboração e implementação a administração não acompanha e nem cobra das áreas o seu cumprimento Quando bem controlado um orçamento pode gerar redução de despesas manutenção dos níveis de endividamento e em muitos casos a criação de uma cultura de controle sucesso de um planejamento orçamentário corporativo está baseado na flexibilidade e na capacidade para responder a mudanças na forma com que lida com os valores tangíveis e intangíveis no respeito as pessoas na tradução perfeita da estratégia da empresa e na capacidade de democratizar as informações da empresa convertendose numa ferramenta de negócios ágil e dinâmica que ajudará a empresa comunicar organizar e controlar todo o ambiente em sua volta aliando o pensamento estratégico da empresa através das pessoas competências e atitudes O