Teorias Administrativas: Um Estudo de Caso no Setor Têxtil de Maringá

TEORIAS ADMINSTRATIVAS um estudo de caso em uma empresa do setor têxtil de Maringá Weberton Domingos Risso FANPUNIESP Ricardo Dantas Lopes FANPUNIESP RESUMO Pautado no objetivo de identificar os aspectos relevantes de algumas teorias administrativas na realidade organizacional o presente trabalho constituise em estudo de caso em uma empresa do setor têxtil de Maringá Paraná e sua estrutura administrativa Para tanto selecionouse as teorias clássica comportamental de sistemas e contingencial sendo que estas serviram de base para a pesquisa de campo por meio do referencial teórico Após a aplicação do roteiro de entrevista foram observados os pontos de convergência entre as teorias e a prática organizacional Como resultado notouse alguns aspectos das teorias administrativas na organização no entanto não houve indicativos de predominância de uma escola em si o que se percebeu são aspectos complementares dessas teorias na realidade percebida Palavraschave Teorias Administrativas Teoria Clássica Teoria Comportamental Teoria dos Sistemas Teoria Contingencial Setor Têxtil 2 1 INTRODUÇÃO O presente trabalho reúne algumas das muitas teorias da administração apresentadas de forma resumida e com intuito de dar base ao estudo de caso realizado Procurouse utilizar os conceitos mais importantes e seguir os eixos norteadores de cada uma das teorias Além da revisão bibliográfica sobre as teorias da administração também será apresentado um estudo de caso em que procuramos identificar em uma determinada empresa características que mostrem na realidade os conceitos apresentados anteriormente A organização estudada é uma micro empresa que atua na área de confecção de uniformes e que tem como principal característica os anseios de seu gerente proprietário de crescer no mercado de uniformes em Maringá O objetivo deste trabalho foi verificar na empresa estudada marcas das teorias administrativas identificando os pontos em que as ações da organização vão de encontro às idéias defendidas pelas teorias bem como os pontos que ela converge ou diverge do que é apresentado O trabalho apresenta primeiramente a revisão da literatura contendo as informações sobre a Teoria Clássica a Teoria Comportamental a Teoria dos Sistemas e a Teoria Contingencial A seguir mostra como foi desenvolvida a pesquisa caracterizando a empresa apresentando seu histórico e descrevendo como as políticas gerais estão estruturadas de acordo ou não com as teorias já vistas E por último concluemse a partir da análise dos dados apresentados quais os aspectos das teorias administrativas encontramse na prática do administrador fornecendo desta forma possíveis recomendações à empresa estudada 2 REFERENCIAL TEÓRICO 21 TEORIA CLÁSSICA Segundo Lacombe 2009 a Teoria Clássica da Administração teve seu surgimento na França em 1961 caracterizando a ênfase na estrutura da organização e nas funções do administrador para que a mesma possa ser eficiente Fayol um engenheiro francês fundador da Teoria Clássica da Administração partiu de uma abordagem sintética global e universal da empresa inaugurando uma 3 abordagem anatômica e estrutural que rapidamente suplantou a abordagem analítica e concreta de Taylor CHIAVENATO 2003 p80 Segundo Motta e Vasconcelos 2006 a Escola Clássica considerava a administração como ciência com princípios próprios baseandose de um lado na experimentação científica e no trabalho e de outro lado o método lógicodedutivo Para Chiavenato 2003 visava o envolvimento de cada parte da organização no todo tanto as seções e departamentos como ocupadores e executores das tarefas Enfatizava ainda que toda empresa apresentasse seis funções técnicas comerciais financeiras de segurança contábeis e a última e mais importante englobando todas as demais as funções administrativas Esta composta por prever organizar comandar coordenar e controlar A proporcionalidade das funções administrativas não é privilégio dos diretores e gerentes entretanto distribuída proporcionalmente entre os níveis hierárquicos na medida em que se decresce na escala aumenta a proporção das outras funções da empresa e quando cresce na escala aumenta consequentemente a extensão e o volume das funções administrativas A organização ainda pode ser entendida como entidade social na qual as pessoas interagem para alcançar objetivos específicos e como função administrativa que está inserida para organizar estruturar recursos e por fim definir os órgãos incumbidos de sua administração Tudo em administração é questão de medida ponderação e bom senso CHIAVENATO 2003 p 83 Fayol ainda definiu os 14 Princípios Gerais da Administração são eles divisão do trabalho autoridade e responsabilidade disciplina unidade de comando unidade de direção subordinação dos interesses individuais aos gerais remuneração do pessoal centralização cadeia escalar ordem equidade estabilidade do pessoal iniciativa e espírito de equipe LACOMBE 2009 Segundo Maximiano 2006 após Fayol muitos outros autores começaram a pesquisar a respeito desse processo de administração e o papel dos gerentes Urwick 1937 como citado por Maximiano 2006 amplia a idéia de Fayol quanto ao papel do gerente sendo as funções deste Planejamento Organização Pessoas Direção Coordenação Informação e controle Orçamentação sendo estas conhecidas pela sigla POSDCORB Para Chiavenato 2003 e Motta e Vasconcelos 2006 os autores clássicos pretendiam criar uma teoria da administração baseada em divisão do trabalho especialização coordenação centralização e impessoalidade das decisões e atividades de linha e staff 4 22 TEORIA COMPORTAMENTAL A Teoria Comportamental da administração tem seu surgimento marcado em 1947 com a obra O comportamento administrativo de Herbert A Simon A nova teoria faz uma redefinição dos conceitos administrativos não só criticando as teorias anteriores como dando um novo enfoque aos estudos e diversificando sua natureza Têmse o abandono das posições normativas e prescritivas das teorias anteriores e a adoção de posições explicativas e descritivas Podese dizer que a Teoria Comportamental está baseada em três grandes pilares a motivação o processo decisório e a liderança De acordo com Chiavenato 2003 a Teoria Comportamental fundamentase no comportamento individual das pessoas sendo que apenas um estudo da motivação humana pode explicar como as pessoas se comportam O autor Abraham H Maslow é um dos maiores ícones desse estudo e defende que o homem é motivado por necessidades fundamentais que estão organizadas hierarquicamente fisiológicas de segurança de amor de estima e de autorrealização sendo que estas estão relacionadas entre si Sabese que segundo o autor cada pessoa possui sempre mais de uma motivação e que esses níveis atuam conjuntamente no organismo Já o autor Frederick Herzberg formulou uma teoria que propõe dois fatores de explicação do comportamento humano fatores higiênicos e fatores motivacionais Os primeiros relacionados ao ambiente de trabalho tais como salário diretrizes da empresa políticas relacionamento com superiores benefícios etc E o segundo ligado aos sentimentos ao crescimento individual e a autorrealização Dentro do estudo dos estilos de administrar encontrase um continum entre o líder autocrático e o líder democrático sendo que cada organização deve procurar o ponto certo de sua liderança Ainda dentro desses estudos Chiavenato 2003 apresenta a Teoria X e a Teoria Y desenvolvida por McGregor que mostram duas concepções opostas A teoria X é a concepção tradicional de administração baseiase na idéia de que o ser humano é indolente preguiçoso faltalhe ambição e que é incapaz de autocontrole e autodisciplina o que gera uma administração dura e rígida pedindo um líder autocrático Já a teoria Y é uma concepção moderna que acredita que as pessoas não são passivas e dependentes elas são motivadas e que podem sentir muito prazer em trabalhar Dessa forma o líder é aberto dinâmico e democrático Observase assim que a Teoria Comportamental marcou definitivamente a transferência da ênfase na estrutura organizacional para a ênfase nas pessoas mostrando que 5 uma organização é formada por seres humanos que têm vida própria e que agem de acordo com uma série de fatores tendo não só motivações como capacidade de liderança e poder de decisão 23 TEORIA DE SISTEMAS A Teoria Geral de Sistemas surgiu e foi popularizada após o fim da Segunda Guerra Mundial MOTTA e VASCONCELOS 2006 e se desenvolveu a partir de trabalhos do biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy O autor faz crítica à visão de mundo fragmentada buscando um estudo dos sistemas globalmente envolvendo todas as interdependências de suas partes Para Bertalanffy 1968 a teoria de sistemas pode ser compreendida como uma nova visão da realidade que transcende os problemas tecnológicos exige um reorientação das ciências atinge uma ampla gama de ciências desde a física até as ciências sociais e é operativa com vários graus de sucesso apud LODI 1977 p 199 A Teoria Geral de Sistemas fundamentase sobre três premissas básicas a primeira é que os sistemas existem dentro de sistemas ou seja são constituídos de subsistemas e fazem parte de um macrosistema A segunda é que os sistemas são abertos caracterizados por um processo infinito de intercâmbio com seu ambiente para trocar energia e informação E a terceira é que a função de um sistema depende de sua estrutura CHIAVENATO 2003 Essa teoria apresenta noções importantes para a administração como totalidade crescimento diferenciação controle entropia sistema equifinalidade homeostase competição e feedback LODI 1977 Segundo Bertalanffly 1968 apud LODI 1977 um sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação p84 onde a expressão o todo é maior que a soma das partes consiste de acordo com o autor que as características construtivas não são explicáveis a partir das características das partes isoladas p83 Dentro dessa teoria os sistemas são trabalhados como sistemas abertos que nas palavras de Gillin e Gillin 1942 todos os organismos vivos reagem aos estímulos ambientais aos quais são sensíveis e essas reações são consideradas adaptativas se têm o efeito de continuar a sobrevivência do indivíduo ou da espécie ou de ambos apud MOTTA e VASCONCELOS 2006 p 163 assim sendo as organizações também são vistas como sistemas abertos Para Katz e Kahn 1970 os sistemas são ciclos que se repetem apud CHIAVENATO 2003 E ainda a organização é considerada eficaz quando ela é capaz de 6 manter a negentropia ou seja importação sob todas as formas de quantidades maiores de energia do que elas devolvem no ambiente como produto isso porque a organização gasta energia no processo de transformação 24 TEORIA CONTINGENCIAL Segundo Chiavenato 2003 e Motta e Vasconcelos 2004 a Teoria Contingencial surgiu a partir de pesquisas feitas por Lawrence e Lorsch Woodward Chandler e Burns e Stalker para verificar quais os modelos de estruturas organizacionais eram mais eficazes em certos tipos de indústrias Com essa teoria o foco da gestão muda de dentro para fora da organização ou seja a ênfase está no ambiente Para ela não existe a melhor maneira de se organizar nada é absoluto tudo é relativo pois tudo depende das características ambientais que influenciam a organização Diferentes ambientes exigem diferentes relações organizacionais um modelo próprio para cada situação não há um único conjunto de princípios de boa organização um tipo ideal de sistema gerencial que sirva de modelo para que a prática administrativa imite ou deva mesmo imitar O que também decorre é a necessidade de parte da gerência de em primeiro lugar interpretar a situação de mercado e tecnológica em termos de sua instabilidade ou da velocidade em que as condições externas estão mudando e só então fazêlo funcionar SCOTT e MITCHELL 1986 apud CARAVANTES 1998 p125 Paul R Lawrence e Jay W Lorsch 1973 apud CHIAVENATO 2003 pesquisaram dez empresas diferentes para poderem analisar o defrontamento entre organização e ambiente Eles estudaram as características que as organizações devem ter para enfrentarem com eficiência as diferentes condições externas tecnológicas e de mercado e chegaram à conclusão de que o principal problema é a questão da diferenciação seguida da integração ou seja ao mesmo tempo em que a empresa é diferenciada dividida em subsistemas ou departamentos especializados ela deve ter suas partes integradas deve existir uma colaboração entre elas Os estudos de Woodward 1965 apud CHIAVENATO 2003 estabeleceram uma relação entre sistemas de produção tecnologia e gerenciamento Através da análise de 100 empresas a socióloga industrial pôde classificar três grupos de tecnologia de produção produção unitária ou oficina produção em massa produção contínua 7 O autor Chandler 1962 apud CHIAVENATO 2003 realizou uma pesquisa sobre mudanças estruturais nas organizações e as suas relações com a estratégia de negócios utilizada em quatro empresas americanas e chegou à conclusão de que a estrutura organizacional ou o desenho da organização das empresas foi sendo continuamente adaptado para que ela pudesse sobreviver Sendo que a organização atravessa quatro fases durante seu ciclo de vida a acumulação de recursos através de um rápido crescimento b uso de recursos com foco no planejamento na organização e na coordenação c crescimento através da diversificação e da busca de novos mercados d Uso de recursos em expansões através da departamentalização Já a pesquisa de Burns e Stalker 1961 apud CHIAVENATO 2003 foi realizada em vinte indústrias inglesas com o objetivo de conhecer a relação entre as práticas administrativas e o ambiente externo e concluíram que existem dois tipos de organizações 1 Organizações mecanísticas que são mais apropriadas sob condições ambientais estáveis e possuem ênfase nos princípios da Teoria Clássica e 2 Organizações orgânicas que são mais apropriadas para condições ambientais de mudança e inovação com ênfase nos princípios da Teoria das Relações Humanas o modelo mecânico é mais freqüente em um contexto setorial estável pouca inovação tecnológica demanda regular e previsível O modelo orgânico seria uma opção mais freqüente em um meio ambiente turbulento ou seja com uma alta taxa de inovação e um mercado caracterizado por uma forte concorrência MOTTA e VASCONCELOS 2005 p214 3 METODOLOGIA A pesquisa é de caráter exploratório pois tem por objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema com vistas a tornálo mais explícito ou a construir hipóteses GIL 2002 p41 Tem como características uma estrutura mais frouxa e livre é mais flexível e generalizada MALHOTRA 2001 COOPER e SCHINDLER 2000 Esta pesquisa assim como a maioria das pesquisas de cunho exploratório procura criar um alicerce para futuras investigações mais profundas e mais consistentes Em um primeiro momento foi elaborado um referencial teórico que segundo Koche 1985 tem como objetivo conhecer e analisar as principais contribuições teóricas existentes sobre o assunto pesquisado proporcionando embasamento teórico para sustentar as análises posteriores 8 A metodologia utilizada para o levantamento de dados foi a de pesquisa qualitativa que é utilizada quando se busca descrever a complexidade de um determinado problema não envolvendo a manipulação de dados e variáveis GRESSLER 2003 Teve por instrumento um roteiro de entrevista padronizada ou estruturada que de acordo com Marconi e Lakatos 2006 p 93 é aquela em que o entrevistador segue um roteiro previamente estabelecido as perguntas feitas ao indivíduo são prédeterminadas Ela se realiza de acordo com um formulário elaborado e é efetuada de preferência com pessoas selecionadas de acordo com um plano Vale ressaltar que a abordagem qualitativa oferece três possibilidades diferentes de realização de um estudo sendo a mais apropriada para tal trabalho o estudo de caso Este consite em uma pesquisa cujo objeto é analisado profundamente sendo uma forma de desenvolvimento de pesquisa empírica que investiga fenômenos dentro de seu contexto de vida real onde as fronteiras entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidas Esse tipo de pesquisa permite responder a questões como e porque GIL 1999 4 APRESENTAÇÃO DOS DADOS 41 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA A empresa analisada neste trabalho é do setor ramo de vestuário e localizada na zona 07 da cidade de Maringá Paraná A produção de uniformes promocionais é o carro chefe estando sobre responsabilidade da empresa apenas o desenvolvimento dos modelos a modelagem corte das peças e por fim o controle de qualidade Tanto as atividades de costura como bordado e estamparia são terceirizados O espaço físico da empresa é constituído por 70 metros quadrados divididos ao meio onde os 35 metros quadrados da frente que têm vista pra rua são dedicados ao comércio e a outra metade é destinada à atividade de produção da empresa modelagem corte e controle de qualidade 42 DESCRIÇÃO DA EMPRESA Na organização estudada verificase uma preocupação apenas com o lucro o gerente proprietário não esta objetivando ao menos por enquanto a autorrealização ou crescimento 9 individual nem seu nem de seu funcionário A causa fundamental desse foco é a busca pela estabilidade financeira primeiramente como afirmado pelo proprietário Apresentase estruturada apenas com os departamentos de produção e vendas que ficam subordinadas ao poder de decisão da gerência A organização pode ser caracterizada como uma empresa centralizada ou seja enfatiza reações escalares isto é cadeia comando CHIAVENATO 2003 p 162 Ressaltase que cadeia de comando ou cadeias escalares é conceituada como linha de autoridade que interliga as posições da organização e especifica quem domina a quem Ilustração 1 Organograma da Organização Administração Vendas Produção Modelagem Corte Controle de Qualidade Devido ao seu pequeno porte a diferenciação não é tão evidente apresentandose somente como o setor de vendas e de produção Devido a essa simplicidade na sua estrutura acreditase que ela possui integração entre as suas partes CHIAVENATO 2003 Sendo assim o Departamento de Produção fica responsável pelo desenvolvimento das modelagens e pelo corte da peça trabalhando nele apenas um funcionário Suas instalações de produção encontramse ao fundo da loja e como instrumentos de trabalho possuem uma mesa e duas máquinas para corte O resto da produção é terceirizado em especial pela falta de capital para investimento em estrutura e instrumentos de trabalho conforme colocado pelo proprietário O departamento de vendas possui por função apenas a comercialização dos produtos onde trabalha apenas uma funcionária Com relação ao estilo de administrar podese perceber que a empresa estudada pode se encaixar dentro da Teoria X uma vez que segue um modelo tradicional de administração que visualiza as pessoas como meros recursos ou meios de produção Já no que diz respeito ao processo decisório percebese claramente o que Cyert e Simon afirmam em seus estudos as decisões são as possíveis dentro do conjunto de possibilidades que se tem Visto que as decisões tomadas pela organização dependem não só da vontade de seu líder mas também das condições dadas por seus fornecedores clientes e 10 parceiros Como se observou a empresa se utiliza de facção terceirizada e quando perguntado ao gerente quais critérios ele utilizava para a escolha da facção ele disse que escolhe a que está livre para poder pegar a encomenda MOTTA VASCONCELOS 2006 A estrutura organizacional pode ser classificada pelo Modelo A isto é apresenta centralização vertical do poder onde o indivíduo está voltado unicamente para atingir as metas de sua unidade ou departamento e ainda por privilegiar o curto prazo MOTTA VASCONCELOS 2006 A empresa é vista ainda como uma organização utilitária ou seja a remuneração é o principal meio de controle Nessas organizações o envolvimento calculista caracteriza a orientação da grande maioria dos participantes operacionais e mesmo dos membros da elite MAXIMIANO 2002 p 137 De acordo com o modelo de Peter Blau e Richard Scott 1970 apud MAXIMIANO 2006 que classifica as organizações segundo o tipo de beneficiário a empresa pode ser enquadrada na categoria de proprietário ou dirigentes ou seja que não possui como propósito prestar algum serviço mas apenas proporcionar um meio de vida ou de acumulação de capital Conforme a teoria contigencial a empresa pode ser caracterizada como uma organização orgânica isto porque os papéis organizacionais não são muito bem definidos já que o proprietário é também o contador o gerente atua como vendedor etc e o funcionário que trabalha com o corte das peças também atua como vendedor A produção pode ser caracterizada como sendo em massa segundo o critério de classificação de Woodward por apresentar meios para esse tipo de produção e mão de obra intensiva A empresa encontrase em um ambiente heterogêneo e instável pois se depara com vários tipos de clientes com diferentes fornecedores e concorrentes e também porque é um ambiente imprevisível incerto e dinâmico Baseado na tipologia de tecnologias de Thompsom a empresa pode ser caracterizada como possuidora de uma tecnologia de elos em seqüência ou seja as tarefas para a realização do produto são interdependentes para se confeccionar uma camiseta por exemplo primeiro é necessário o corte do tecido depois a costura e por fim a aplicação da estampa ou do bordado que já foram definidos pelos clientes nessa ordem É também caracterizada por possuir uma tecnologia fixa e um produto concreto já que nesse ramo ocorrem poucas mudanças tecnológicas para a confecção das peças CHIAVENATO 2003 Por ser uma organização caracterizada como um sistema aberto pela teoria de sistemas observado o processo produtivo podese identificar os inputs como os tecidos 11 aviamentos e desenhos do bordado e dos modelos das peças e o processo de transformação como a modelagem o corte a costura o bordado a estamparia o controle de qualidade ou seja todo o processo de produção Os outputs podem ser definidos como as peças prontas e entregues de acordo com o pedido ou dispostas na loja para comercialização Por fim têmse a resposta do meio que nada mais é que um feedback ou seja o que o consumidores acharam das peças da qualidade dos modelos a quantidade de vendas pode ser uma maneira embora apenas quantitativa de obter algumas dessas informações além de algumas pesquisas mesmo que informais com os clientes Com isso a empresa tem informações para realizar algumas modificações em seus processos de transformação dos inputs 5 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES Como resultado dessa análise podese concluir que nenhuma teoria predomina sobre uma organização mas sim uma sinergia de todas as teorias Observase que a empresa absorve alguns princípios de Taylor assim como alguns conceitos das teorias mais modernas como a Contingencial Devido a isso a caracterização da empresa é sempre resultado de um estudo das teorias o que possibilita a identificação do desenvolvimento dos princípios aplicados na organização Quando ao caráter gerencial percebese a necessidade de se trabalhar com o marketing da empresa A comunicação desta se encontra muito fraca quando a questão é divulgação de produto e também do nome da própria empresa Além disso o departamento de vendas também deve ser repensado quando se trata de funcionários Isso porque a vendedora deve ser treinada para passar todas as características da peça além de que como é uma empresa que trabalha principalmente com pedidos a funcionária tem que saber realizálos Observouse também que a produção é lenta pois são 25 dias para entrega de moletons e 10 dias para entrega de camisetas o que acaba afastando os consumidores A produção é terceirizada porém o corte é feito na empresa e como só tem um funcionário e uma mesa pequena acaba sendo demorada Formar parcerias com as facções com as quais ele trabalha também é interessante até porque assim podese exigir melhor qualidade em troca de fidelidade A criação de um departamento de finanças para controlar os gastos prever investimentos e realizar uma análise econômica da empresa tornase importante também 12 porque se percebe que esse controle financeiro não existe o que pode causar surpresas indesejáveis ao proprietário REFERÊNCIAS CARAVANTES G Teoria da administração pensando fazendo 3 ed Porto Alegre AGE 1998 CHIAVENATO I Introdução à teoria geral da administração 7 ed Rio de Janeiro Elsevier 2003 COOPER D R SCHINDLER P S Business research methods McGrawHill Irwuin 2000 GRESSLER L A Introdução à pesquisa projetos e relatórios São Paulo Edições Loyola 2003 GIL A C Como elaborar projetos de pesquisa 4 ed São Paulo Ed Atlas 2002 KOCHE J C Fundamentos de metodologia científica 7 ed Porto Alegre Ed Da Universidade de Caxias do Sul e Ed Vozes Ltda 1985 LACOMBE F Teoria geral da administração São Paulo Ed Saraiva 2009 LODI J B História da administração São Paulo Pioneia 1977 MALHOTA N K Pesquisa de marketing uma orientação aplicada Porto Alegre Bookman 2001 MARCONI M de A LAKATOS E M Técnicas de pesquisa 6 ed São Paulo Ed Atlas 2006 MAXIMIANO A C A Teoria Geral da Administração da revolução urbana à revolução digital 3 ed São Paulo Atlas 2006 MOTTA F C P VASCONCELOS I F G Teoria geral da administração 2 ed São Paulo Pioneira Thomson Learning 2006