Projeto Integrador 1

AVALIAÇÃO 1 Atenção é importante que você realize a sua atividade avaliativa de forma autoral apresentando os autores utilizados conforme regra da ABNT Os trabalhos serão verificados e em caso de similaridades serão zerados O projeto deve conter cada prérequisito solicitado nesse documento elaborar sumário construção seguindo a norma ABNT introdução planejamento situação atual estudo de caso Contextualização Objetivos da disciplina A Prática de projeto onde o aluno colocará em prática conceitos estudados nas disciplinas do curso B Elaboração de textos acadêmicos Construção de um documento seguindo as normas da ABNT Seu projeto integrador será o desenvolvimento um documento trabalho acadêmico seguindo as regras de produção de trabalhos acadêmicos da ISP instituição de ensino superior ou da ABNT O projeto será composto por três partes que estão discriminadas abaixo 1 Introdução planejamento e situação atual Estudo de viabilidade 2 Levantamento de requisitos funcionais e não funcionais e diagrama de casos de uso 3 Descrição de casos de uso e diagrama de classe Neste primeiro momento você fará a primeira parte de seu projeto que é a introdução e planejamento referente ao estudo de caso abaixo Fique à vontade Disciplina Projeto Integrador I para montar sua estrutura de projeto abaixo deixo uma estrutura como exemplo e sugestão 1 Introdução 11 Contextualização 12 Objetivo 13 Justificativa 2 Planejamento 21 Metodologia aplicada 22 Recursos Necessários 23 Cronograma 3 Situação Atual 31 Descrição do negócio estudo de caso 32 Problemas No card Material Complementar você encontrará texto explicativo referente a estrutura acima e outros materiais de apoio para desenvolvimento do projeto que serão inseridos conforme o avanço da disciplina Proposta de Trabalho ESTUDO DE CASO Uma universidade organiza eventos durante o ano letivo de diversas modalidades A universidade é formada pela estrutura organizacional apresentada na Figura 1 Figura 1 Organograma A universidade deseja disponibilizar um sistema de Gestão de eventos Um evento pode ser realizado por qualquer setor e envolve também as áreas de Marketing Financeiro e também a área de recursos de equipamentos e materiais A gestão de eventos é um processo de negócio que envolve palestrantes conteúdo a ser aplicado e participantes A definição do evento é determinada pelo gestor do evento que deverá registrar a data do evento título tipo do evento e o custo O evento é formado por palestrantes O contato acontece por telefone pelo gestor do evento a partir de cadastro já existente ou interessados que se apresentam através de um email enviado ao gestor do evento informando CPF nome endereço email telefone e seus certificados O palestrante no momento do contato pode sugerir o tema da palestra Recebendo o email o gestor do evento realiza o contato telefônico para efetivar o convite e anotando com a concordância do palestrante os recursos do qual ele utilizará tecnológico material espaço e informações da palestra tem duração O Gestor de eventos estabelece um contrato com o palestrante e reserva os recursos O gestor de eventos envia um email a todos os alunos e exalunos solicitando o preenchimento de inscrição através do Formulário Google que gera uma planilha Excel com os inscritos No formulário o interessado preenche sua a inscrição informando CPF nome matrícula email telefone e data de nascimento O pagamento é realizado na tesouraria o que gera um conflito com outros pagamentos realizados no mesmo local e o comprovante é entregue na secretaria do setor que irá realizar o evento para baixa na planilha Caso ele não possa mais participar é possível cancelar a inscrição enviando um email para o gestor do evento Nas palestras são utilizadas listagens para registro de presença e ao final a partir da planilha de inscrições onde também constarão as presenças são emitidos os certificados e entregues na secretaria de realização do evento aos interessados A universidade vem tendo dificuldades em gerir o processo de eventos pois muitas vezes o gestor de eventos se perde na lista de emails e alguns palestrantes não são contactados Além disso o processo de inscrição é lento pois todo controle de participação é feito manualmente através das planilhas Excel e o acompanhamento dos pagamentos também Um outro ponto desejado pela universidade é a possibilidade dos participantes escolherem as palestras de maior interesse e otimizar a emissão dos certificados A universidade também deseja comunicar com os envolvidos palestrantes e participantes para lembrar do evento pois assim supera as reclamações que acontecem por esquecimento das datas A universidade aceita sugestões adicionais que tornem seu processo de eventos mais eficiente Orientações Sua atividade deverá ser realizada obrigatoriamente através do documento Sumário Atividade 1 disponibilizado no card Material Complementar Fique à vontade para editar e incluir a estrutura definida por você Recomendase que a atividade seja feita em grupo de até 5 alunos Sua atividade deverá ser entregue em Word ou PDF Outros formatos não serão aceitos UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ CURSO DE CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO VICTOR HUGO DE BRITO DE PAULA Projeto Integrador I Gestão de Eventos Universitários Rio de Janeiro RJ 2025 UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ CURSO DE CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO VICTOR HUGO DE BRITO DE PAULA Projeto Integrador I Gestão de Eventos Universitários Trabalho apresentado à disciplina Projeto Integrador I ministrada pelo professor Thiago Alberto Ramos Ga briel como requisito parcial para a obtenção de nota na referida disciplina com o objetivo de desenvolver uma proposta de melhoria para o processo de gestão de even tos acadêmicos conforme estudo de caso proposto Rio de Janeiro RJ 2025 Sumário 1 Introdução 3 11 Contextualização 3 12 Objetivo 3 13 Justificativa 3 2 Planejamento 4 21 Metodologia Aplicada 4 22 Recursos Necessários 5 23 Cronograma 5 3 Situação Atual 6 31 Descrição do Negócio 7 32 Problemas Identificados 7 4 Referências 10 2 1 Introdução 11 Contextualização As instituições de ensino superior como universidades não são responsáveis apenas pelo ensino pesquisa e extensão Elas também realizam eventos acadêmicos culturais e científicos que ajudam a divulgar o conhecimento aproximar a comunidade e ofere cer novas oportunidades de aprendizado para alunos professores e o público em geral MINAYO 2021 No entanto organizar esses eventos exige muitas tarefas administrativas como con trole de inscrições contato com palestrantes e emissão de certificados Quando essas atividades são feitas de forma manual usando planilhas emails e telefonemas acabam acontecendo problemas como atrasos erros de comunicação perda de dados e insatisfação dos participantes MAXIMIANO 2017 Como mostrado no estudo de caso usado neste trabalho a universidade enfrenta exatamente essas dificuldades Os processos manuais tornam a gestão dos eventos con fusa e ineficiente o que afeta tanto os organizadores quanto os participantes Por isso modernizar essas atividades com o uso de sistemas informatizados pode melhorar bas tante o funcionamento dos eventos e a experiência de todos os envolvidos TURBAN VOLONINO 2015 12 Objetivo Este trabalho tem como objetivo analisar o processo atual de gestão de eventos da universidade apresentada no estudo de caso A partir dessa análise pretendese identificar os principais problemas e limitações do processo atual Além disso será feito um planejamento inicial que sirva de base para propor uma solução mais moderna e eficiente que ajude a automatizar as tarefas melhorar o controle e facilitar a comunicação entre todos os envolvidos Com isso esperase contribuir para que a gestão dos eventos se torne mais organizada rápida e confiável LAUDON LAUDON 2021 13 Justificativa Realizar este trabalho é importante porque as tecnologias digitais estão mudando a forma como as organizações administram seus processos Isso também se aplica às universidades que precisam acompanhar essas mudanças e buscar soluções que tornem suas atividades mais eficientes e modernas LAUDON LAUDON 2021 No caso da gestão de eventos acadêmicos usar processos manuais traz muitos pro blemas como retrabalho erros atrasos e dificuldades de comunicação TURBAN VO 3 LONINO 2015 Tudo isso acaba prejudicando a imagem da universidade e a qualidade dos eventos que ela oferece MAXIMIANO 2017 Por essas razões este trabalho é relevante tanto do ponto de vista prático pois busca melhorar um processo importante da universidade quanto acadêmico já que permite apli car conhecimentos de análise modelagem e gestão de processos Além disso os resultados do trabalho podem servir de base para projetos futuros que ajudem a modernizar ainda mais os processos internos da instituição 2 Planejamento Com base no estudo de caso apresentado pela disciplina foi feito um planejamento que irá orientar as atividades deste projeto integrador Esse planejamento tem como objetivo organizar as etapas de forma clara e sequencial facilitando o desenvolvimento do trabalho O foco do planejamento é permitir que as atividades sejam realizadas de maneira prática e aplicada utilizando os conhecimentos adquiridos ao longo do curso Para isso as etapas foram organizadas de modo a iniciar com a análise do processo atual de gestão de eventos da universidade do estudo de caso passando pelo levantamento de requisitos e por fim chegando à modelagem inicial de soluções que possam ajudar a melhorar esse processo Esse planejamento também ajuda a manter o trabalho dentro dos prazos definidos pela disciplina garantindo que cada etapa seja realizada no tempo adequado e que todas as entregas previstas sejam cumpridas 21 Metodologia Aplicada Para desenvolver este projeto foi utilizada a metodologia de estudo de caso des critivo Essa abordagem foi escolhida porque permite entender melhor a situação apre sentada no estudo de caso da disciplina analisando os problemas e as dificuldades que existem no processo atual de gestão de eventos BEZERRA 2011 Além disso foi seguido o modelo de desenvolvimento incremental que organiza o trabalho em etapas Primeiro é feita a análise da situação atual Depois acontece o levantamento dos requisitos necessários para melhorar o processo Por fim é feita a modelagem de uma solução que ajude a informatizar e organizar melhor as atividades descritas no estudo de caso Essa metodologia facilita o andamento do projeto pois permite que cada etapa seja feita aos poucos respeitando o cronograma da disciplina e dando a oportunidade de melhorar as ideias com base no que for sendo construído ao longo do trabalho 4 22 Recursos Necessários Para realizar as atividades previstas neste projeto integrador foram escolhidos re cursos simples e acessíveis que permitiram simular e modelar o processo de gestão de eventos apresentado no estudo de caso Esses recursos ajudaram a organizar o trabalho de maneira prática e sem a necessidade de custos adicionais Entre os recursos utilizados estão Análise detalhada do cenário apresentado no estudo de caso buscando compreender todas as informações importantes sobre o processo atual Simulação de entrevistas com personagens fictícios do contexto para identificar melhor as necessidades e dificuldades que podem existir na gestão dos eventos Uso de ferramentas de modelagem UML como Lucidchart ou StarUML que facili taram a criação dos diagramas de casos de uso e de classe Ferramentas de edição e formatação de texto como Overleaf ou Microsoft Word para elaborar o relatório seguindo as normas ABNT exigidas pela disciplina Esses recursos foram escolhidos pensando na realidade acadêmica aproveitando fer ramentas gratuitas ou já disponíveis permitindo que todo o trabalho fosse feito de maneira prática e sem gerar custos extras 23 Cronograma Para manter o trabalho bem organizado e cumprir os prazos definidos pela disciplina foi elaborado um cronograma de execução com as principais etapas do projeto integrador Esse cronograma ajuda a dividir as atividades em partes menores facilitando o acompa nhamento do progresso do trabalho e garantindo que todas as etapas sejam realizadas no tempo correto 5 A Tabela 1 apresenta o cronograma proposto Tabela 1 Cronograma de execução do projeto Atividades Período Análise detalhada do estudo de caso e pro cessos atuais Semana 1 Elaboração das seções iniciais do relatório Introdução Planejamento e Situação Atual Semana 2 Levantamento de requisitos e elaboração do diagrama de casos de uso Semana 3 Modelagem dos diagramas de classe e descri ção dos casos de uso Semana 4 Revisão geral ajustes finais e entrega do pro jeto Semana 5 Esse cronograma foi pensado de maneira simples e prática permitindo que o de senvolvimento do projeto siga uma sequência lógica com tempo suficiente para revisar e corrigir o trabalho antes da entrega final 3 Situação Atual A partir da leitura do estudo de caso apresentado na disciplina foi realizada uma análise da situação atual do processo de gestão de eventos da universidade Essa etapa foi importante para entender como o processo funciona atualmente identificar as principais dificuldades enfrentadas e preparar as informações necessárias para as próximas etapas do projeto Ao compreender melhor o cenário descrito ficou mais fácil perceber as limitações do modelo atual e pensar em possíveis melhorias que possam ser propostas ao longo deste trabalho integrador De forma a ilustrar o processo descrito no estudo de caso a Figura 1 apresenta o fluxograma simplificado do processo atual de gestão de eventos evidenciando as etapas realizadas de maneira manual 6 Figura 1 Fluxograma do processo atual de gestão de eventos da universidade Fonte Elaborado pelo autor 2025 31 Descrição do Negócio De acordo com o estudo de caso analisado a universidade realiza vários eventos durante o ano letivo incluindo atividades acadêmicas culturais e institucionais Esses eventos são organizados por diferentes setores da universidade e envolvem áreas como marketing financeiro logística e recursos materiais o que exige uma boa coordenação para que tudo aconteça da forma correta Atualmente o controle desses eventos é feito de forma manual utilizando planilhas eletrônicas formulários online e comunicação por email e telefone Apesar desse método ainda atender às demandas básicas ele apresenta muitas dificuldades como atrasos falhas na comunicação confusão no controle das inscrições e problemas para acompanhar as etapas do processo de forma eficiente 32 Problemas Identificados Após a análise do estudo de caso foi possível identificar alguns dos principais pro blemas que acontecem no processo atual de gestão de eventos da universidade Esses problemas acabam afetando tanto a organização quanto a qualidade dos eventos reali zados trazendo dificuldades para os organizadores e participantes Os principais pontos observados foram Não existe um sistema integrado que organize de forma automática as informações dos palestrantes convidados e participantes As inscrições ainda são feitas manualmente por meio de planilhas o que pode gerar erros dados duplicados ou até informações incorretas 7 Há conflitos no setor financeiro especialmente quando os participantes precisam pagar as inscrições o que gera atrasos e confusão com outros tipos de pagamento A emissão e entrega dos certificados demora muito o que deixa os participantes insatisfeitos A comunicação com os palestrantes e participantes é falha o que faz com que algu mas pessoas esqueçam datas importantes ou não compareçam ao evento Não existe uma opção para que os participantes escolham as palestras ou atividades que mais interessam o que atrapalha o planejamento do evento e a participação efetiva Esses problemas mostram que o processo atual precisa ser modernizado pois do jeito que está traz muitas dificuldades para a organização dos eventos Essa identificação ajudou a entender melhor as limitações do processo e servirá de base para as próximas etapas do projeto como o levantamento de requisitos e a modelagem da solução proposta Para facilitar a visualização a Tabela 2 apresenta um resumo dos principais proble mas observados juntamente com seus impactos no processo de gestão de eventos Tabela 2 Resumo dos principais problemas identificados no processo atual de gestão de eventos Problema Impacto Falta de sistema integrado de gestão Dificuldade no controle de infor mações risco de falhas e perda de dados Inscrição manual via planilhas Possibilidade de erros dados in consistentes ou duplicados Conflitos no setor financeiro durante o paga mento Atrasos e dificuldades na concili ação dos pagamentos Demora na emissão e entrega de certificados Insatisfação dos participantes e impacto negativo na imagem da universidade Comunicação ineficiente com palestrantes e participantes Esquecimentos de datas baixa adesão e confusões na participa ção Ausência de mecanismo de escolha de pales tras pelos participantes Planejamento do evento prejudi cado e baixa participação nas ati vidades Fonte Elaborado pelo autor 2025 8 Com base na análise realizada até aqui foi possível compreender o funcionamento atual da gestão de eventos da universidade e identificar os principais problemas enfrenta dos Essas observações serão fundamentais para a próxima etapa do projeto integrador onde será feito o levantamento dos requisitos necessários para propor uma solução mais moderna eficiente e alinhada às necessidades da instituição 9 4 Referências BEZERRA Fernando José Metodologia científica fundamentos instrumentos e técni cas 3 ed São Paulo Atlas 2011 LAUDON Kenneth C LAUDON Jane P Sistemas de informação gerenciais geren ciando a empresa digital 14 ed São Paulo Pearson 2021 MAXIMIANO Antonio Cesar Amaru Teoria geral da administração da revolução ur bana à revolução digital 8 ed São Paulo Atlas 2017 MINAYO Maria Cecília de Souza Trabalho acadêmico como fazer apresentar e pu blicar 2 ed Rio de Janeiro Editora Fiocruz 2021 SEBRAE Guia de organização de eventos corporativos e acadêmicos Brasília 2020 Disponível em httpswwwsebraecombr Acesso em 15 maio 2025 TURBAN Efraim VOLONINO Linda Tecnologia da informação para gestão transfor mando os negócios na era digital São Paulo Cengage Learning 2015 10