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BALLOU R H Logística empresarial transportes administração de materiais e distribuição física 1 ed 29 reimpr São Paulo Atlas 2014 A entrada e o processamento de pedidos referemse àquelas atividades envolvidas na coleta verificação e transmissão de informações de vendas realizadas Englobam todo trabalho burocrático associado à venda dos produtos ou serviços da firma Estas atividades podem ser facilmente identificadas pelo exame de um ciclo do fluxo típico de informações A Figura 121 mostra um fluxo normal de produtos e informações para um bem final Esta empresa uma indústria química mantém mais de 100 depósitos nos Estados Unidos com registro de estoque e cobrança centralizados Neste exemplo pedidos da região de Chicago são atendidos a partir da central de distribuição situada naquela cidade A cobrança é feita a partir do quartelgeneral da empresa em Akron Ohio O ressuprimento dos armazéns e a produção são feitas na planta industrial de Indianápolis Indiana Vamos seguir o caminho percorrido por um pedido de vendas Em primeiro lugar os pedidos chegam aos depósitos e escritórios de vendas por intermédio de 1 telefonemas de clientes 2 telefonemas de vendedores 3 correspondência de clientes ou vendedores ou 4 pessoalmente com os vendedores trazendo as ordens Estas ordens de venda são atendidas a partir dos estoques dos depósitos assim que o preenchimento da ordem e o crédito do cliente são verificados Um manifesto de carga é então preparado para entregar a mercadoria Em seguida os documentos referentes ao pedido de vendas e o manifesto são agrupados e enviados pelo correio para a matriz em Akron Ohio onde as informações de vendas servem para atualizar os registros computadorizados de estoques As faturas são preparadas ao mesmo tempo Caso o computador indique que algum item está com estoque baixo e deve ser reposto no depósito ordens de ressuprimento são emitidas e transmitidas para a fábrica de Indianápolis Esta transmissão é feita por telefone A seguir um recibo da ordem de reposição é enviado do armazém por correio assim que a entrega do material é feita O comprovante de recepção é usado para atualizar os registros de estoque O fluxo de produtos corre entre a fábrica e os depósitos e entre os depósitos e os clientes Repare que o fluxo de informação não corre exatamente em paralelo com o fluxo de produto Portanto o tempo do processamento do pedido é adicionado ao tempo de fluxo do produto A atividade específica de entrada e processamento do pedido do cliente ocorre no armazém O preenchimento dos formulários de solicitação de vendas pelos vendedores ou pelos clientes e sua transmissão até o armazém constitui a fase de entrada dos pedidos A preparação do manifesto a verificação do crédito e a transcrição das informações das ordens de venda em informações computadorizadas representam a fase de processamento do pedido Naturalmente a formação do pedido a partir dos estoques do depósito e sua entrega ao cliente completam seu ciclo As outras atividades descritas estão associadas aos fluxos de informação de pedidos relacionados com o ressuprimento dos estoques do armazém ELEMENTOS DO SISTEMA QUE CAUSAM RETARDAMENTO 1 Transmissão do pedido pelo vendedor e preparação do manifesto de carga 2 Transmissão do pedido à matriz 3 Preparação e atualização de dados 4 Revisão e transmissão da ordem de reposição 5 Preparação do pedido de reposição na fábrica 6 Entrega da ordem no depósito 7 Transmissão do recebimento da ordem do depósito para o computador PEDIDOS DOS CLIENTES Região de Chicago Pedido de Vendas Chicago Depósito Pedido de vendas Manifesto Pedido de vendas Manifesto Pedido de vendas FÁBRICA Indianapolis Recebo do pedido de reposição COMPUTADOR Akron a Previsão de vendas b Registro dos níveis de estoque c Estoquesbase d Relatórios gerenciais e Pedidos de reposição Um componente do tempo do ciclo de pedido A entrada e o processamento de pedidos são fatoreschave no tempo total do ciclo de pedido Lembrese que um dos elementos do nível de serviço logístico é justamente este tempo e sua variabilidade medidos desde o instante em que o cliente coloca a ordem de compra até o momento em que recebe o pedido As atividades de processamento do pedido e fluxo de informação podem facilmente tomar mais de 50 do tempo de ciclo Por exemplo veja o padrão de distribuição mostrado na Figura 122 nas quais as atividades de transmissão documentação e comunicação do pedido são diretamente relacionadas com a entrada e processamento de pedidos Como estas atividades devem ser finalizadas antes de iniciar a coleta de material no depósito e a entrega da ordem reduções no seu tempo ou em sua variabilidade podem ter efeitos dramáticos no nível de serviço global Existem outras atividades de comunicação de pedidos que devem ser levadas em conta apesar de não fazerem necessariamente parte do ciclo de pedido Verificam o crédito do cliente avisam clientes sobre o andamento de seus pedidos e fazem a cobrança Essas atividades geralmente executadas simultaneamente não aumentam o tempo de ciclo total e ainda contribuem no pacote total de serviço oferecido ao cliente Impacto de atrasos no tempo de ciclo O tempo de processamento do pedido representa um atraso no fluxo de mercado de sistema logístico e como acontece com outras atividades rotineiras ultimamente temse rendido à automação Diferentemente das operações do fluxo de material composição do pedido no armazém transporte e produção o processamento do pedido pode ser realizado quase instantaneamente com o uso de transmissão eletrônica de dados e informatização das tarefas administrativas Conforme a duração do processamento do pedido o tempo de resposta do sistema logístico pode ser bastante afetado Como o tempo de processamento de pedido pode ser reduzido mais facilmente e com menos investimentos do que o tempo do fluxo físico ele é um alvo atraente para melhoria no tempo total de resposta Para exemplificar o impacto da duração do tempo de processamento considere o resultado de duas pesquisas realizadas Simulação de um sistema de produção e distribuição O professor Jay Forrester do MIT descreveu com auxílio de computadores o fluxo de um produto desde o estoque da fábrica até os estoques dos varejistas Nesta simulação ele conseguiu explorar alterações no canal de distribuição sem experimentar o fluxo real do produto Os efeitos numa alteração de estoques são mostrados na Figura 123 Neste caso há um incremento de 10 nas vendas em nível de varejo O que acontece com os estoques no canal de distribuição e no nível de produção da fábrica Os tempos para processamento de pedidos e circulação de mercadorias criam um efeito de agitação por todo o canal logístico Ou seja um aumento de 10 nas vendas em nível de varejo ocasiona incremento de 28 nas vendas em nível de varejo TEMPO DE RECEPÇÃO PELO CLIENTE 1 Dia 10 Dias TEMPO DE TRANSPORTE 1 Dia 2 Dias 2 Dias 9 Dias 8 Dias 7 Dias 6 Dias 2 Dias 2 Dias 6 Dias TEMPO de pedido no depósito TEMPO para entrega no depósito 2 Dias 6 Dias 1 Dia 4 Dias 1 Dia 3 Dias 2 Dias 1 Dia 7 Dias 1 Dia 1 Dia 2 Dias 2 Dias 1 Dia 1 Dia 2 Dias 1 Dia 1 Dia Pedidos dos consumidores nos varejistas Pedidos dos varejistas nos distribuidores Pedidos dos distribuidores no depósito da fábrica Nível de produção na fábrica Estoque no depósito da fábrica Pedidos atrasados no depósito da fábrica O processamento de pedidos ou mais genericamente o fluxo de informações de ordens de vendas é uma das principais atividades logísticas juntamente com transporte e manutenção de estoques A entrada de pedidos é formada pelas atividades que estão na interface entre o cliente e a organização fornecedora Se eu entendi o computador da outra empresa quer falar com o nosso computador Tratamento dos pedidos Depois de realizada a entrada de dados temos uma série de atividades que devem ser feitas antes de o pedido ser montado e despachado Os pedidos podem ser recebidos numa forma incompatível com os procedimentos de produção armazenamento ou transporte Pode ser necessário datilografálos caso o original tenha sido preenchido à mão ou transcritos por exemplo de formulários escritos para fita perfurada O relatório de andamento pode não diminuir o tempo total de ciclo do pedido mas pode ser importante elemento do composto de serviços oferecidos ao cliente Sequência de processamento do pedido para a SamsonPeckard Company 1 A informação da ordem do cliente é introduzida no sistema de processamento de pedidos de duas maneiras Na primeira delas vendedores coletam pedidos no campo e então telefonam ou enviam as ordens para a matriz Na segunda os próprios clientes tomam a iniciativa de enviar seus pedidos por correio ou telefonar diretamente para a matriz 1 O sistema está esquematizado na Figura 126 O primeiro passo é receber o produto proveniente do depósito ou distribuidor Digamos que este seja por exemplo um bule de café Uma máquina etiquetadora automática produz uma etiqueta que indica a cor preço código de item e do departamento do bule Quando um cliente leva o bule de café para a caixaregistradora a caixa entra com os dados na registradora e usa o leitor de etiquetas Item vendido Etiqueta do item Caixa Verificação do crédito do cliente Entrada manual pelo caixa Entrada do bastãoleitor de etiquetas Minicomputador da loja Transmissão noturna Dados de crédito Folha de pagamento Contabilidade Reposição Controle de estoques Fornecedor de bulés de café Revisão pelo gerente do departamento Relatório de vendas corporativas Ordem de compra Figura 126 Sistema de informações de venda de um grande varejista 273 Os dados de vendas também entram nos sistemas de controle de inventário do departamento de bulés de café Caso as vendas do dia tenham diminuído os estoques do departamento abaixo de um nível predeterminado o computador automaticamente imprime um pedido de compra para reposição que é enviado via mensagem para o gerente do departamento na manhã seguinte Se este decidir comprar mais bulés o pedido é encaminhado ao fornecedor Ao mesmo tempo os dados de vendas são enviados do centro regional ao centro de processamento da matriz onde informações nacionais de vendas por item são consolidadas Este exemplo levanta uma questão final Os sistemas de entrada e processamento de pedidos estão tão amarrados ao controle de estoques manufatura e transporte que eles não podem ser projetados isoladamente Vimos anteriormente neste capítulo que a entrada e o processamento de pedidos são fundamentais para sistemas de distribuição física controlados por computador Este varejista foi bastante sensato ao projetálos como um sistema integrado PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS O bom projeto do sistema de entrada e processamento de pedidos não assegura a velocidade e a precisão desejadas Uma pesquisa conduzida pelo Boletim de Serviço ao Consumidor mostra que a taxa média de erro é de 306 Conforme a indústria essa taxa varia entre 162 e 420 conforme mostra a tabela abaixo Indústria Taxa de erro no preenchimento de pedidos Bens de consumo 322 Gêneros alimentícios 364 Produtos farmacêuticos 179 Produtos químicos 271 Materiais de construção 162 Máquinas e equipamentos 334 Suprimentos industriais 420 Média de todas as indústrias 306 A indústria naturalmente não está satisfeita com este desempenho pois o padrão desejado é 139 Várias medidas podem ser tomadas para melhorar a precisão nas transações de vendas ou pedidos diminuir o tempo requerido para executálas e aumentar sua eficiência Algumas das medidas mais importantes estão identificadas aqui Elas servem para disciplinar o sistema logístico 274 Formação de lotes Formar lotes de pedidos é submeter mais de uma transação ao sistema de cada vez Este procedimento é geralmente associado a um instante preciso para submissão do lote Estas medidas servem para controlar a alocação de carga de trabalho ao sistema especialmente quando os pedidos são enviados de diversos pontos de coleta Por exemplo quando itens de mercadoria são vendidos para distribuidores situados em áreas formadas por quatro estados diferentes Outras regiões do país podem ser divididas de modo semelhante Uma série de regiões pode ser atendida a partir de um único ponto de distribuição Se os pedidos fossem enviados aleatoriamente os custos de comunicação poderiam ser elevados assim como o custo de transporte para entregas parceladas Portanto o vendedor foi instruído para coletar pedidos por uma semana e então despachálos por correio em um dia da semana predeterminado A mesma instrução foi dada para os outros vendedores tendo sido designados dias diferentes para despachar os lotes O resultado foi a redução do pico de processamento de pedidos e pelo menos teoricamente menores tempos totais de ciclo com menor custo total da distribuição Pedido mínimo Muitas companhias estabelecem uma política de tamanho mínimo de pedido para aceitar uma ordem O motivo básico é tentar atingir algumas economias de escala em transporte e adiantamento Além disso essa política reduz o número de pedidos necessários para um dado volume de negócios diminuindo portanto os custos do processamento de pedidos Prioridades no atendimento de pedidos A sequência na qual os pedidos são manipulados pode afetar bastante os tempos de ciclo observados pelos clientes A sequenciação dos pedidos pode ser controlada mediante o uso de prioridades específicas para atendimento das ordens ou pode ser deixada simplesmente a cargo do julgamento do pessoal operacional Esta última alternativa pode resultar em procedimentos pouco satisfatórios Exemplo O atendimento dos pedidos na Springfield Furniture Manufacturing Company geralmente demora poucos dias mas em épocas de alta demanda este tempo é excedido por larga margem À medida que os funcionários do atendimento não conseguem dar conta da grande quantidade de pedidos e a administração pressiona para acelerar o processamento os próprios funcionários passam a preencher primeiro os ordens menores e mais simples pois assim liberam mais pedidos por unidade de tempo As ordens maiores e mais complicadas eram colocadas de lado mais tarde Entretanto esses pedidos maiores geralmente vinham dos melhores clientes da Springfield 275 Estabelecer regras de priorização para rotinas de processamento de pedidos significa reconhecer que alguns pedidos são mais importantes que outros para a empresa A Springfield estava tratando os clientes menores como se fossem mais importantes que os maiores e mais lucrativos Mesmo tratar as ordens com uma regra simples como o FIFO o primeiro que chega é o primeiro a ser atendido teria sido melhor Uma regra mais sofisticada poderia identificar clientes com um índice de priorização que indicasse sua importância e exigir a obediência estrita a este esquema durante o processamento RESUMO Este capítulo tratou com o terceiro elementochave das atividades logísticas primárias ou seja a entrada e processamento de pedidos É uma atividade importante pois sua duração faz parte do tempo de ciclo total que é elementochave do nível de serviço oferecido aos clientes Sua velocidade e precisão são itens importantes para a administração desta função Vimos que o fluxo de informações de pedidos é fator a ser considerado no projeto e operação do sistema logístico O processamento de pedidos subdividese em tarefas como a entrada de pedidos tratamento verificação de crédito relatórios de andamento e cobrança Nem todos estes processos afetam a duração do tempo de ciclo O bom projeto do sistema minimiza o número destas tarefas a serem completadas em sequência de forma a abreviar o tempo de ciclo o máximo possível O projeto e a operação do sistema de entrada e processamento de pedidos têm sido afetados pela moderna tecnologia mecânica e eletrônica A decisão de optar pela automação deve ser cuidadosamente avaliada em função do volume de ordens a serem processadas e da flexibilidade necessária QUESTÕES E PROBLEMAS 1 Identifique as atividades de processamento de pedido nas seguintes situações de compras a Comprar roupa numa loja de departamentos b Comprar alimentos num supermercado c Um distribuidor de material de escritório comprando material de reposição de um fornecedor d Ser atendido num restaurante e Comprar gás de cozinha 5 Com relação ao exemplo retirado do trabalho de Jay Forrester e mostrado na Figura 123 explique como um incremento de 10 nos pedidos da ponta de varejo pode causar a Uma diminuição de 13 nos estoques da fábrica três meses depois b Um aumento de 16 nos pedidos dos varejistas aos distribuidores c Um aumento de 28 nos pedidos dos distribuidores à fábrica 6 O leitmotiv etéreo parece que veio para ficar pois o atendimento mais rápido nos caixas é benefício óbvio Que vantagem pode oferecer ao controle de estoques 7 Com relação ao exemplo da SamsonPackard Company dê algumas sugestões para melhorar os procedimentos de processar pedidos 8 Quais seriam as prioridades para atendimento nos seguintes casos a Entrada em um hospital b Uma fábrica da Ford atendendo pedidos de novos automóveis c Atendimentos de reparos telefônicos d Um fornecedor de aço atendendo pedidos quando a demanda é maior que o suprimento disponível 9 Identifique algumas situações de compra onde você no papel de um consumidor já tenha encontrado lotes mínimos de aquisição Especule se eles foram impostos por razões logísticas
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BALLOU R H Logística empresarial transportes administração de materiais e distribuição física 1 ed 29 reimpr São Paulo Atlas 2014 A entrada e o processamento de pedidos referemse àquelas atividades envolvidas na coleta verificação e transmissão de informações de vendas realizadas Englobam todo trabalho burocrático associado à venda dos produtos ou serviços da firma Estas atividades podem ser facilmente identificadas pelo exame de um ciclo do fluxo típico de informações A Figura 121 mostra um fluxo normal de produtos e informações para um bem final Esta empresa uma indústria química mantém mais de 100 depósitos nos Estados Unidos com registro de estoque e cobrança centralizados Neste exemplo pedidos da região de Chicago são atendidos a partir da central de distribuição situada naquela cidade A cobrança é feita a partir do quartelgeneral da empresa em Akron Ohio O ressuprimento dos armazéns e a produção são feitas na planta industrial de Indianápolis Indiana Vamos seguir o caminho percorrido por um pedido de vendas Em primeiro lugar os pedidos chegam aos depósitos e escritórios de vendas por intermédio de 1 telefonemas de clientes 2 telefonemas de vendedores 3 correspondência de clientes ou vendedores ou 4 pessoalmente com os vendedores trazendo as ordens Estas ordens de venda são atendidas a partir dos estoques dos depósitos assim que o preenchimento da ordem e o crédito do cliente são verificados Um manifesto de carga é então preparado para entregar a mercadoria Em seguida os documentos referentes ao pedido de vendas e o manifesto são agrupados e enviados pelo correio para a matriz em Akron Ohio onde as informações de vendas servem para atualizar os registros computadorizados de estoques As faturas são preparadas ao mesmo tempo Caso o computador indique que algum item está com estoque baixo e deve ser reposto no depósito ordens de ressuprimento são emitidas e transmitidas para a fábrica de Indianápolis Esta transmissão é feita por telefone A seguir um recibo da ordem de reposição é enviado do armazém por correio assim que a entrega do material é feita O comprovante de recepção é usado para atualizar os registros de estoque O fluxo de produtos corre entre a fábrica e os depósitos e entre os depósitos e os clientes Repare que o fluxo de informação não corre exatamente em paralelo com o fluxo de produto Portanto o tempo do processamento do pedido é adicionado ao tempo de fluxo do produto A atividade específica de entrada e processamento do pedido do cliente ocorre no armazém O preenchimento dos formulários de solicitação de vendas pelos vendedores ou pelos clientes e sua transmissão até o armazém constitui a fase de entrada dos pedidos A preparação do manifesto a verificação do crédito e a transcrição das informações das ordens de venda em informações computadorizadas representam a fase de processamento do pedido Naturalmente a formação do pedido a partir dos estoques do depósito e sua entrega ao cliente completam seu ciclo As outras atividades descritas estão associadas aos fluxos de informação de pedidos relacionados com o ressuprimento dos estoques do armazém ELEMENTOS DO SISTEMA QUE CAUSAM RETARDAMENTO 1 Transmissão do pedido pelo vendedor e preparação do manifesto de carga 2 Transmissão do pedido à matriz 3 Preparação e atualização de dados 4 Revisão e transmissão da ordem de reposição 5 Preparação do pedido de reposição na fábrica 6 Entrega da ordem no depósito 7 Transmissão do recebimento da ordem do depósito para o computador PEDIDOS DOS CLIENTES Região de Chicago Pedido de Vendas Chicago Depósito Pedido de vendas Manifesto Pedido de vendas Manifesto Pedido de vendas FÁBRICA Indianapolis Recebo do pedido de reposição COMPUTADOR Akron a Previsão de vendas b Registro dos níveis de estoque c Estoquesbase d Relatórios gerenciais e Pedidos de reposição Um componente do tempo do ciclo de pedido A entrada e o processamento de pedidos são fatoreschave no tempo total do ciclo de pedido Lembrese que um dos elementos do nível de serviço logístico é justamente este tempo e sua variabilidade medidos desde o instante em que o cliente coloca a ordem de compra até o momento em que recebe o pedido As atividades de processamento do pedido e fluxo de informação podem facilmente tomar mais de 50 do tempo de ciclo Por exemplo veja o padrão de distribuição mostrado na Figura 122 nas quais as atividades de transmissão documentação e comunicação do pedido são diretamente relacionadas com a entrada e processamento de pedidos Como estas atividades devem ser finalizadas antes de iniciar a coleta de material no depósito e a entrega da ordem reduções no seu tempo ou em sua variabilidade podem ter efeitos dramáticos no nível de serviço global Existem outras atividades de comunicação de pedidos que devem ser levadas em conta apesar de não fazerem necessariamente parte do ciclo de pedido Verificam o crédito do cliente avisam clientes sobre o andamento de seus pedidos e fazem a cobrança Essas atividades geralmente executadas simultaneamente não aumentam o tempo de ciclo total e ainda contribuem no pacote total de serviço oferecido ao cliente Impacto de atrasos no tempo de ciclo O tempo de processamento do pedido representa um atraso no fluxo de mercado de sistema logístico e como acontece com outras atividades rotineiras ultimamente temse rendido à automação Diferentemente das operações do fluxo de material composição do pedido no armazém transporte e produção o processamento do pedido pode ser realizado quase instantaneamente com o uso de transmissão eletrônica de dados e informatização das tarefas administrativas Conforme a duração do processamento do pedido o tempo de resposta do sistema logístico pode ser bastante afetado Como o tempo de processamento de pedido pode ser reduzido mais facilmente e com menos investimentos do que o tempo do fluxo físico ele é um alvo atraente para melhoria no tempo total de resposta Para exemplificar o impacto da duração do tempo de processamento considere o resultado de duas pesquisas realizadas Simulação de um sistema de produção e distribuição O professor Jay Forrester do MIT descreveu com auxílio de computadores o fluxo de um produto desde o estoque da fábrica até os estoques dos varejistas Nesta simulação ele conseguiu explorar alterações no canal de distribuição sem experimentar o fluxo real do produto Os efeitos numa alteração de estoques são mostrados na Figura 123 Neste caso há um incremento de 10 nas vendas em nível de varejo O que acontece com os estoques no canal de distribuição e no nível de produção da fábrica Os tempos para processamento de pedidos e circulação de mercadorias criam um efeito de agitação por todo o canal logístico Ou seja um aumento de 10 nas vendas em nível de varejo ocasiona incremento de 28 nas vendas em nível de varejo TEMPO DE RECEPÇÃO PELO CLIENTE 1 Dia 10 Dias TEMPO DE TRANSPORTE 1 Dia 2 Dias 2 Dias 9 Dias 8 Dias 7 Dias 6 Dias 2 Dias 2 Dias 6 Dias TEMPO de pedido no depósito TEMPO para entrega no depósito 2 Dias 6 Dias 1 Dia 4 Dias 1 Dia 3 Dias 2 Dias 1 Dia 7 Dias 1 Dia 1 Dia 2 Dias 2 Dias 1 Dia 1 Dia 2 Dias 1 Dia 1 Dia Pedidos dos consumidores nos varejistas Pedidos dos varejistas nos distribuidores Pedidos dos distribuidores no depósito da fábrica Nível de produção na fábrica Estoque no depósito da fábrica Pedidos atrasados no depósito da fábrica O processamento de pedidos ou mais genericamente o fluxo de informações de ordens de vendas é uma das principais atividades logísticas juntamente com transporte e manutenção de estoques A entrada de pedidos é formada pelas atividades que estão na interface entre o cliente e a organização fornecedora Se eu entendi o computador da outra empresa quer falar com o nosso computador Tratamento dos pedidos Depois de realizada a entrada de dados temos uma série de atividades que devem ser feitas antes de o pedido ser montado e despachado Os pedidos podem ser recebidos numa forma incompatível com os procedimentos de produção armazenamento ou transporte Pode ser necessário datilografálos caso o original tenha sido preenchido à mão ou transcritos por exemplo de formulários escritos para fita perfurada O relatório de andamento pode não diminuir o tempo total de ciclo do pedido mas pode ser importante elemento do composto de serviços oferecidos ao cliente Sequência de processamento do pedido para a SamsonPeckard Company 1 A informação da ordem do cliente é introduzida no sistema de processamento de pedidos de duas maneiras Na primeira delas vendedores coletam pedidos no campo e então telefonam ou enviam as ordens para a matriz Na segunda os próprios clientes tomam a iniciativa de enviar seus pedidos por correio ou telefonar diretamente para a matriz 1 O sistema está esquematizado na Figura 126 O primeiro passo é receber o produto proveniente do depósito ou distribuidor Digamos que este seja por exemplo um bule de café Uma máquina etiquetadora automática produz uma etiqueta que indica a cor preço código de item e do departamento do bule Quando um cliente leva o bule de café para a caixaregistradora a caixa entra com os dados na registradora e usa o leitor de etiquetas Item vendido Etiqueta do item Caixa Verificação do crédito do cliente Entrada manual pelo caixa Entrada do bastãoleitor de etiquetas Minicomputador da loja Transmissão noturna Dados de crédito Folha de pagamento Contabilidade Reposição Controle de estoques Fornecedor de bulés de café Revisão pelo gerente do departamento Relatório de vendas corporativas Ordem de compra Figura 126 Sistema de informações de venda de um grande varejista 273 Os dados de vendas também entram nos sistemas de controle de inventário do departamento de bulés de café Caso as vendas do dia tenham diminuído os estoques do departamento abaixo de um nível predeterminado o computador automaticamente imprime um pedido de compra para reposição que é enviado via mensagem para o gerente do departamento na manhã seguinte Se este decidir comprar mais bulés o pedido é encaminhado ao fornecedor Ao mesmo tempo os dados de vendas são enviados do centro regional ao centro de processamento da matriz onde informações nacionais de vendas por item são consolidadas Este exemplo levanta uma questão final Os sistemas de entrada e processamento de pedidos estão tão amarrados ao controle de estoques manufatura e transporte que eles não podem ser projetados isoladamente Vimos anteriormente neste capítulo que a entrada e o processamento de pedidos são fundamentais para sistemas de distribuição física controlados por computador Este varejista foi bastante sensato ao projetálos como um sistema integrado PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS O bom projeto do sistema de entrada e processamento de pedidos não assegura a velocidade e a precisão desejadas Uma pesquisa conduzida pelo Boletim de Serviço ao Consumidor mostra que a taxa média de erro é de 306 Conforme a indústria essa taxa varia entre 162 e 420 conforme mostra a tabela abaixo Indústria Taxa de erro no preenchimento de pedidos Bens de consumo 322 Gêneros alimentícios 364 Produtos farmacêuticos 179 Produtos químicos 271 Materiais de construção 162 Máquinas e equipamentos 334 Suprimentos industriais 420 Média de todas as indústrias 306 A indústria naturalmente não está satisfeita com este desempenho pois o padrão desejado é 139 Várias medidas podem ser tomadas para melhorar a precisão nas transações de vendas ou pedidos diminuir o tempo requerido para executálas e aumentar sua eficiência Algumas das medidas mais importantes estão identificadas aqui Elas servem para disciplinar o sistema logístico 274 Formação de lotes Formar lotes de pedidos é submeter mais de uma transação ao sistema de cada vez Este procedimento é geralmente associado a um instante preciso para submissão do lote Estas medidas servem para controlar a alocação de carga de trabalho ao sistema especialmente quando os pedidos são enviados de diversos pontos de coleta Por exemplo quando itens de mercadoria são vendidos para distribuidores situados em áreas formadas por quatro estados diferentes Outras regiões do país podem ser divididas de modo semelhante Uma série de regiões pode ser atendida a partir de um único ponto de distribuição Se os pedidos fossem enviados aleatoriamente os custos de comunicação poderiam ser elevados assim como o custo de transporte para entregas parceladas Portanto o vendedor foi instruído para coletar pedidos por uma semana e então despachálos por correio em um dia da semana predeterminado A mesma instrução foi dada para os outros vendedores tendo sido designados dias diferentes para despachar os lotes O resultado foi a redução do pico de processamento de pedidos e pelo menos teoricamente menores tempos totais de ciclo com menor custo total da distribuição Pedido mínimo Muitas companhias estabelecem uma política de tamanho mínimo de pedido para aceitar uma ordem O motivo básico é tentar atingir algumas economias de escala em transporte e adiantamento Além disso essa política reduz o número de pedidos necessários para um dado volume de negócios diminuindo portanto os custos do processamento de pedidos Prioridades no atendimento de pedidos A sequência na qual os pedidos são manipulados pode afetar bastante os tempos de ciclo observados pelos clientes A sequenciação dos pedidos pode ser controlada mediante o uso de prioridades específicas para atendimento das ordens ou pode ser deixada simplesmente a cargo do julgamento do pessoal operacional Esta última alternativa pode resultar em procedimentos pouco satisfatórios Exemplo O atendimento dos pedidos na Springfield Furniture Manufacturing Company geralmente demora poucos dias mas em épocas de alta demanda este tempo é excedido por larga margem À medida que os funcionários do atendimento não conseguem dar conta da grande quantidade de pedidos e a administração pressiona para acelerar o processamento os próprios funcionários passam a preencher primeiro os ordens menores e mais simples pois assim liberam mais pedidos por unidade de tempo As ordens maiores e mais complicadas eram colocadas de lado mais tarde Entretanto esses pedidos maiores geralmente vinham dos melhores clientes da Springfield 275 Estabelecer regras de priorização para rotinas de processamento de pedidos significa reconhecer que alguns pedidos são mais importantes que outros para a empresa A Springfield estava tratando os clientes menores como se fossem mais importantes que os maiores e mais lucrativos Mesmo tratar as ordens com uma regra simples como o FIFO o primeiro que chega é o primeiro a ser atendido teria sido melhor Uma regra mais sofisticada poderia identificar clientes com um índice de priorização que indicasse sua importância e exigir a obediência estrita a este esquema durante o processamento RESUMO Este capítulo tratou com o terceiro elementochave das atividades logísticas primárias ou seja a entrada e processamento de pedidos É uma atividade importante pois sua duração faz parte do tempo de ciclo total que é elementochave do nível de serviço oferecido aos clientes Sua velocidade e precisão são itens importantes para a administração desta função Vimos que o fluxo de informações de pedidos é fator a ser considerado no projeto e operação do sistema logístico O processamento de pedidos subdividese em tarefas como a entrada de pedidos tratamento verificação de crédito relatórios de andamento e cobrança Nem todos estes processos afetam a duração do tempo de ciclo O bom projeto do sistema minimiza o número destas tarefas a serem completadas em sequência de forma a abreviar o tempo de ciclo o máximo possível O projeto e a operação do sistema de entrada e processamento de pedidos têm sido afetados pela moderna tecnologia mecânica e eletrônica A decisão de optar pela automação deve ser cuidadosamente avaliada em função do volume de ordens a serem processadas e da flexibilidade necessária QUESTÕES E PROBLEMAS 1 Identifique as atividades de processamento de pedido nas seguintes situações de compras a Comprar roupa numa loja de departamentos b Comprar alimentos num supermercado c Um distribuidor de material de escritório comprando material de reposição de um fornecedor d Ser atendido num restaurante e Comprar gás de cozinha 5 Com relação ao exemplo retirado do trabalho de Jay Forrester e mostrado na Figura 123 explique como um incremento de 10 nos pedidos da ponta de varejo pode causar a Uma diminuição de 13 nos estoques da fábrica três meses depois b Um aumento de 16 nos pedidos dos varejistas aos distribuidores c Um aumento de 28 nos pedidos dos distribuidores à fábrica 6 O leitmotiv etéreo parece que veio para ficar pois o atendimento mais rápido nos caixas é benefício óbvio Que vantagem pode oferecer ao controle de estoques 7 Com relação ao exemplo da SamsonPackard Company dê algumas sugestões para melhorar os procedimentos de processar pedidos 8 Quais seriam as prioridades para atendimento nos seguintes casos a Entrada em um hospital b Uma fábrica da Ford atendendo pedidos de novos automóveis c Atendimentos de reparos telefônicos d Um fornecedor de aço atendendo pedidos quando a demanda é maior que o suprimento disponível 9 Identifique algumas situações de compra onde você no papel de um consumidor já tenha encontrado lotes mínimos de aquisição Especule se eles foram impostos por razões logísticas