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Aula 2 Manuais Ao considerarmos o aspecto informal das estruturas organizacionais que advém em sua maioria das pessoas que nela desenvolvem atividades diversas percebese que a estrutura organizacional não é estática e que deve ser delineada de acordo com as funções administrativas Estas por sua vez são um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos e o planejamento organizacional e devem estar voltadas para os seguintes objetivos É importante proporcionar aos funcionários de todos os níveis informações e recursos necessários para o bom desempenho do seu trabalho feedback sobre o seu real desempenho e motivação Para delinear a estrutura organizacional em primeira instância é necessário identificar o alcance dos objetivos estabelecidos bem como a influências dos aspectos formais e informais na organização Os aspectos informais estão ligados em sua maioria as pessoas e o aspecto formal está relacionado aos Manuais administrativos Métodos de trabalho os quais permitem à organização um funcionamento mais ordenado de seus processos internos e externos envolvendo fornecedores funcionários diretores e comunidade em geral Ao longo de sua existência a organização passa por diversas mudanças nas suas regras e normas de serviços além de acumular instruções e ordens diversas para a realização de suas atividades As necessidades e exigências da empresa são comunicadas através de correspondências internas que são arquivadas caem no esquecimento ou são substituídas por outras novas O acúmulo dessas correspondências internas termina por dificultar o acesso a informações importantes a partir daí surge a necessidade dos manuais De acordo com Chiavenato 2010 p208 manual é um compêndio isto é uma coleção de textos catalogados e facilmente localizáveis Em administração um manual é uma coleção de instruções devidamente ordenadas e classificadas que proporcionam informação rápida e organizada sobre as práticas administrativas vigentes Contêm dados e informações a respeito de procedimentos instruções normas de serviço etc No manual estão todos os textos como regulamentos procedimentos normas de serviços circulares em vigor na empresa enquanto os textos ultrapassados são retirados ou expurgados Assim na medida em que as coisas mudam o manual passa por atualizações No fundo o manual constitui a oficialização aquilo que é decidido oficialmente pela empresa das práticas administrativas que devem ser obedecidas por todos Criar um manual POP procedimento de operação padrão pode ser um grande trabalho Por isso é necessário ter o suporte de cada departamento para o sucesso do projeto Você já parou para pensar quais as finalidades dos manuais administrativos Vamos elencálas Acompanhe comigo Funções dos manuais Dentro da função administrativa de organizar a empresa os manuais merecem destaque por possibilitar à empresa regras que facilitam o seu funcionamento As funções dos manuais são basicamente as seguintes Tipos de manuais e seus conteúdos Existe uma grande variedade de manuais dentro de uma organização Os principais tipos são Manual de normas e serviços ou rotina e procedimentos Manual de formulários Manual de organização Manual de Políticas e Diretrizes Manual de Padrões Manual de Instruções Especializadas Manual de Finalidade Múltipla Manual do Empregado Vamos entender cada um desses tipos A Manual de normas e serviços ou rotina e procedimentos é o manual que contém todas as instruções rotina ou procedimentos da empresa classificados de acordo com o assunto Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas B Manual de formulários este manual é destinado a catalogar e aqrquivar os formulários que estão sendo utilizados pela empresa Ele é um instrumento por demais útil quando da criação ou modificação de um sistema de trabalho administrativo e muito na instrução de novos formulários alterações de layout e fluxo de formulários C Manual de organização É o manual mais sofisticado da organização Geralmente é endereçado à alta direção da empresa Tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos ou unidades organizacionais da empresa bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa Principais aspectos que devem fazer parte integrante do manual de organização são Estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa Organograma geral e organogramas parciais por grande área ou divisão da empresa Relação das funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais Relações de linha e assessoria Níveis hierárquicos e amplitude de controle Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar Aspectos de centralização e descentralização Interação com o sistema de comunicações informações e decisões D Manual de Políticas e Diretrizes Uma política ou diretriz pode ser definida como um parâmetro para a tomada de decisão Esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo de tomada de decisões que levam aos objetivos estabelecidos E Manual de Padrões Determinam quais são as especificações prédeterminadas e que dizem respeito aos diferentes tipos padrões para as funções tais como compras controle de qualidade planejamento de produtos etc F Manual de Instruções Especializadas Agrupa normas e instruções de aplicações específicas a determinado tipo de atividade ou tarefa A representação deste tipo de manual é recomendável quando o número de funcionários que irão utilizálo é suficientemente grande para justificar sua preparaçãoOs conteúdos abordados são G Manual de Finalidade Múltipla O manual de finalidade múltipla tem como objetivo informar os empregados sobre os mais variados aspectos da empresa e servir como base de treinamento e avaliação dos planos organizacional e técnico da empresa H Manual do Empregado Mais utilizado nas médias e grandes empresas pelos seus níveis intermediários e inferiores Para maior motivação deve ter boa diagramação e redação Os conteúdos são Atividades da empresa Breve resumo histórico da empresa Objetivos gerais perseguidos pela alta administração Explicação do sistema de autoridades Regime de incentivos Direitos e obrigações do empregado de forma geral Regime de sanções Normas de comportamento básico e de cumprimento obrigatório para todo o pessoal Serviços que a empresa proporciona a seus funcionários Pontuaremos agora a técnica de elaboração dos manuais Acompanhe A técnica para a elaboração de um Manual é composta por cinco etapas Verificação dos assuntos e itens importantes que serão bordados no manual Detalhamento de cada assunto Nessa etapa será realizada a coleta de dados através da observação do trabalho que está sendo executado ou mediante entrevistaquestionário com o executor Elaborar a norma do serviço que será incluído no manual Esta deverá ser redigida de forma clara e explicar o porquê do serviço como é feito e quem faz Informações óbvias também devem ser colocadas Distribuir o manual aos seus usuários com uma explicação detalhada Monitorar a utilização dos manuais avaliando continuamente a sua utilização pelos usuários as suas dificuldades e sugestões de melhoria Clique nos itens abaixo e acesse as informações Vantagens do uso de manuais Desvantagens do uso de manuais Concluise assim que os manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser adotados nas diversas áreas da organização Além de ser um ótimo instrumento de racionalização de métodos e aperfeiçoamento da comunicação que favorece a integração dos diversos subsistemas organizacionais No site locoporti você encontra o manual para curiosos Dentre algumas novidades está o Almanaque Científico com ensaios textuais e visuais sobre artistas da 9ª Bienal Um material que versa sobre muitos mundos e sobre um em especial a 9ª Bienal do MercosulPorto Alegre Atividade Os manuais administrativos métodos de trabalho permitem à organização um funcionamento mais ordenado de seus processos internos e externos envolvendo fornecedores funcionários diretores e comunidade em geral Nesse contexto o conceito de manual pode ser resumido na seguinte proposição I Manual é um compêndio isto é uma coleção de textos catalogados e facilmente localizáveis II Manual é uma orientação de como o serviço deve ser realizado III Manual é uma sequência de passos ou etapas de determinado serviço É a maneira lógica e racional de executar um serviço IV O manual é a indicação de quem executa ou pode executar pessoa ou unidade organizacional os diversos trabalhos do processo administrativo Estão corretas as afimativas a I III e IV apenas b I e III apenas c I e IV apenas d Apenas I e I e II apenas
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Aula 2 Manuais Ao considerarmos o aspecto informal das estruturas organizacionais que advém em sua maioria das pessoas que nela desenvolvem atividades diversas percebese que a estrutura organizacional não é estática e que deve ser delineada de acordo com as funções administrativas Estas por sua vez são um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos e o planejamento organizacional e devem estar voltadas para os seguintes objetivos É importante proporcionar aos funcionários de todos os níveis informações e recursos necessários para o bom desempenho do seu trabalho feedback sobre o seu real desempenho e motivação Para delinear a estrutura organizacional em primeira instância é necessário identificar o alcance dos objetivos estabelecidos bem como a influências dos aspectos formais e informais na organização Os aspectos informais estão ligados em sua maioria as pessoas e o aspecto formal está relacionado aos Manuais administrativos Métodos de trabalho os quais permitem à organização um funcionamento mais ordenado de seus processos internos e externos envolvendo fornecedores funcionários diretores e comunidade em geral Ao longo de sua existência a organização passa por diversas mudanças nas suas regras e normas de serviços além de acumular instruções e ordens diversas para a realização de suas atividades As necessidades e exigências da empresa são comunicadas através de correspondências internas que são arquivadas caem no esquecimento ou são substituídas por outras novas O acúmulo dessas correspondências internas termina por dificultar o acesso a informações importantes a partir daí surge a necessidade dos manuais De acordo com Chiavenato 2010 p208 manual é um compêndio isto é uma coleção de textos catalogados e facilmente localizáveis Em administração um manual é uma coleção de instruções devidamente ordenadas e classificadas que proporcionam informação rápida e organizada sobre as práticas administrativas vigentes Contêm dados e informações a respeito de procedimentos instruções normas de serviço etc No manual estão todos os textos como regulamentos procedimentos normas de serviços circulares em vigor na empresa enquanto os textos ultrapassados são retirados ou expurgados Assim na medida em que as coisas mudam o manual passa por atualizações No fundo o manual constitui a oficialização aquilo que é decidido oficialmente pela empresa das práticas administrativas que devem ser obedecidas por todos Criar um manual POP procedimento de operação padrão pode ser um grande trabalho Por isso é necessário ter o suporte de cada departamento para o sucesso do projeto Você já parou para pensar quais as finalidades dos manuais administrativos Vamos elencálas Acompanhe comigo Funções dos manuais Dentro da função administrativa de organizar a empresa os manuais merecem destaque por possibilitar à empresa regras que facilitam o seu funcionamento As funções dos manuais são basicamente as seguintes Tipos de manuais e seus conteúdos Existe uma grande variedade de manuais dentro de uma organização Os principais tipos são Manual de normas e serviços ou rotina e procedimentos Manual de formulários Manual de organização Manual de Políticas e Diretrizes Manual de Padrões Manual de Instruções Especializadas Manual de Finalidade Múltipla Manual do Empregado Vamos entender cada um desses tipos A Manual de normas e serviços ou rotina e procedimentos é o manual que contém todas as instruções rotina ou procedimentos da empresa classificados de acordo com o assunto Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas B Manual de formulários este manual é destinado a catalogar e aqrquivar os formulários que estão sendo utilizados pela empresa Ele é um instrumento por demais útil quando da criação ou modificação de um sistema de trabalho administrativo e muito na instrução de novos formulários alterações de layout e fluxo de formulários C Manual de organização É o manual mais sofisticado da organização Geralmente é endereçado à alta direção da empresa Tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos ou unidades organizacionais da empresa bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa Principais aspectos que devem fazer parte integrante do manual de organização são Estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa Organograma geral e organogramas parciais por grande área ou divisão da empresa Relação das funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais Relações de linha e assessoria Níveis hierárquicos e amplitude de controle Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar Aspectos de centralização e descentralização Interação com o sistema de comunicações informações e decisões D Manual de Políticas e Diretrizes Uma política ou diretriz pode ser definida como um parâmetro para a tomada de decisão Esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo de tomada de decisões que levam aos objetivos estabelecidos E Manual de Padrões Determinam quais são as especificações prédeterminadas e que dizem respeito aos diferentes tipos padrões para as funções tais como compras controle de qualidade planejamento de produtos etc F Manual de Instruções Especializadas Agrupa normas e instruções de aplicações específicas a determinado tipo de atividade ou tarefa A representação deste tipo de manual é recomendável quando o número de funcionários que irão utilizálo é suficientemente grande para justificar sua preparaçãoOs conteúdos abordados são G Manual de Finalidade Múltipla O manual de finalidade múltipla tem como objetivo informar os empregados sobre os mais variados aspectos da empresa e servir como base de treinamento e avaliação dos planos organizacional e técnico da empresa H Manual do Empregado Mais utilizado nas médias e grandes empresas pelos seus níveis intermediários e inferiores Para maior motivação deve ter boa diagramação e redação Os conteúdos são Atividades da empresa Breve resumo histórico da empresa Objetivos gerais perseguidos pela alta administração Explicação do sistema de autoridades Regime de incentivos Direitos e obrigações do empregado de forma geral Regime de sanções Normas de comportamento básico e de cumprimento obrigatório para todo o pessoal Serviços que a empresa proporciona a seus funcionários Pontuaremos agora a técnica de elaboração dos manuais Acompanhe A técnica para a elaboração de um Manual é composta por cinco etapas Verificação dos assuntos e itens importantes que serão bordados no manual Detalhamento de cada assunto Nessa etapa será realizada a coleta de dados através da observação do trabalho que está sendo executado ou mediante entrevistaquestionário com o executor Elaborar a norma do serviço que será incluído no manual Esta deverá ser redigida de forma clara e explicar o porquê do serviço como é feito e quem faz Informações óbvias também devem ser colocadas Distribuir o manual aos seus usuários com uma explicação detalhada Monitorar a utilização dos manuais avaliando continuamente a sua utilização pelos usuários as suas dificuldades e sugestões de melhoria Clique nos itens abaixo e acesse as informações Vantagens do uso de manuais Desvantagens do uso de manuais Concluise assim que os manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser adotados nas diversas áreas da organização Além de ser um ótimo instrumento de racionalização de métodos e aperfeiçoamento da comunicação que favorece a integração dos diversos subsistemas organizacionais No site locoporti você encontra o manual para curiosos Dentre algumas novidades está o Almanaque Científico com ensaios textuais e visuais sobre artistas da 9ª Bienal Um material que versa sobre muitos mundos e sobre um em especial a 9ª Bienal do MercosulPorto Alegre Atividade Os manuais administrativos métodos de trabalho permitem à organização um funcionamento mais ordenado de seus processos internos e externos envolvendo fornecedores funcionários diretores e comunidade em geral Nesse contexto o conceito de manual pode ser resumido na seguinte proposição I Manual é um compêndio isto é uma coleção de textos catalogados e facilmente localizáveis II Manual é uma orientação de como o serviço deve ser realizado III Manual é uma sequência de passos ou etapas de determinado serviço É a maneira lógica e racional de executar um serviço IV O manual é a indicação de quem executa ou pode executar pessoa ou unidade organizacional os diversos trabalhos do processo administrativo Estão corretas as afimativas a I III e IV apenas b I e III apenas c I e IV apenas d Apenas I e I e II apenas