Aula 3: Departamentalização e Ciclo Básico da Contabilidade de Custos

Aula 3 Esquema básico da Contabilidade de Custos Departamentalização Podemos definir Departamentalização como a unidade mínima administrativa para a Contabilidade de Custos Martins 2010 p 65 avalia como uma estrutura representada por pessoas e máquinas que desenvolvem atividades homogêneas Dizse unidade mínima administrativa porque sempre há um responsável para cada Departamento Entendemos portanto que a Departamentalização incorre como forma de controle já que cada departamento está sob a responsabilidade de alguém Para que aprendamos a departamentalização iremos ver a seguir como ocorre o ciclo básico da contabilidade de custos Ciclo Básico da Contabilidade de Custos O processo de apuração dos custos do produto incide na busca da identificação de todos os custos que serviram para a produção deste produto Por exemplo para produzir 100 unidades de sandálias de couro necessitamos no mínimo de couro linha mão de obra e estrutura física máquinas aluguel etc conforme demonstrado a seguir Para sabermos o preço de cada sandália dividiremos o valor total dos custos R 300000 pela quantidade produzida que foram 100 unidades conforme evidenciado anteriormente Ficando dessa forma R 300000 100 unidades R 30unidade Para produzir cada sandália temse um custo de R 3000 No exemplo a indústria produzia apenas um único tipo de produto que eram sandálias Assim a alocação dos custos diretos e indiretos fica mais fácil Contudo sabemos que hoje as organizações não produzem um só produto elas precisam diversificar a sua produção para poder ganhar competitividade no mercado por isso é necessário que tenham critérios mais precisos para a alocação dos custos aos produtos Deste modo para a alocação dos itens de custos com mais de um produto tornase necessário seguir uma sequência de atividades isto é um esquema básico O ciclo básico para alocação de custos consiste em três passos que são 1 Passo separação entre custos e despesas Vimos anteriormente que os gastos relativos ao processo de produção são custos e os relativos à administração às vendas e aos financiamentos são despesas De posse de todos os gastos da organização efetuase a separação entre custo e despesa Enquanto as despesas deverão ser classificadas diretamente no resultado do período os custos primeiramente são identificados com os produtos para cuja elaboração foram incorridos constituindo os custos dos produtos fabricados ou das matériasprimas e mercadorias adquiridas sendo depois ativados na forma de estoques de matériasprimas produtos em elaboração produtos acabados eou mercadorias para revenda para finalmente e apenas por ocasião da venda ou consumo ou ainda doação serem computados como despesas ou melhor no Custo do Produto Vendido Devese ficar atento na separação entre custos e despesas Valores irrelevantes devem ser considerados como despesas princípios do conservadorismo e materialidade Valores com rateio extremamente arbitrário também devem ser considerados como despesa do período Gastos com pesquisa e desenvolvimento de novos produtos podem ter dois tratamentos como despesas do período em que incorrem ou como investimento para amortização na forma de custo dos produtos a serem elaborados futuramente 2 Passo apropriação dos custos diretos aos produtos Como já sabemos os custos diretos os mais comuns são a mão de obra direta e os materiais diretos são mais fáceis de alocar aos produtos e serviços por isso é coerente que após a identificação dos custos os apropriemos para em seguida fazer o mesmo com os custos indiretos 3 Passo rateio dos custos indiretos Com os custos indiretos como o próprio nome já diz não são relacionados diretamente ao produto ou serviço faz com que se adotem critérios de rateio diversos para a sua apropriação Os custos indiretos podem ser rateados proporcionalmente à soma dos materiais diretos à mão de obra aos materiais diretos ao tempo de fabricação quando conhecido entre outros Podemos observar que o critério escolhido é arbitrário e depende da escolha do gestor de custos Departamentalização Departamentos e centro de custos Na contabilidade de custos para avaliação de Estoques interessa mais a visualização do Departamento como um conjunto que apesar de na maioria das vezes ser constituído de homens e máquinas pode também ocorrer sob a forma de apenas homens pelo menos teoricamente também só máquinas realizando tarefas homogêneas Ainda conforme Martins 2010 os departamentos podem ser divididos em dois grandes grupos os que promovem qualquer tipo de modificação sobre o produto diretamente denominados de Departamentos de Produção os que nem recebem o produto denominados de Departamentos de Serviços Os Departamentos de Produção têm os seus custos apropriados aos produtos quando passam por eles e os Departamentos de Serviços como os produtos não passam por ele os custos são rateados aos produtos que deles se beneficiam Na maioria das vezes um Departamento é também denominado Centro de Custos ou seja uma unidade mínima de acumulação de custo indireto de fabricação que serão rateados aos produtos através de um critério de rateio Muitas vezes podemos dizer que um Departamento é ao mesmo tempo um Centro de Custos Isto porque nele são acumulados os custos indiretos para posterior alocação aos produtos chamados de Departamentos de Produção ou a Departamentos de Serviços Em determinados casos há existência de vários centros de Custos dentro de um Departamento Martins 2010 exemplifica um Departamento de Perfuração em que são realizados vários serviços da mesma natureza com a utilização de três máquinas em hipóteses Primeira Hipótese cada uma das três máquinas realiza todos os tipos de serviços Apesar dos três operadores destas máquinas receberem salários diferentes não haverá diferenciação na definição do conceito de departamento único de perfuração assim será um único Centro de Custos Na apuração dos custos estes serão distribuídos aos produtos em função do número de perfurações ou volume perfurado A base será o custo médio por máquina pois estas são iguais e realizam o mesmo tipo de serviço Segunda Hipótese existem três máquinas com capacidades diferentes e operadas por operários especializados no Departamento de Perfuração Existem produtos específicos para cada uma das máquinas Assim neste departamento o custo de funcionamento das máquinas é alto havendo a necessidade de criação de três Centros de Custos na apuração de cada máquina separadamente Então os valores para cada produto serão atribuídos em relação ao trabalho de cada máquina Terceira Hipótese existem três máquinas diferentes operadas por três operários distintos seus salários são diferentes também Os produtos passam individualmente e sequenciados da mesma forma e compreendendo o mesmo nível de utilização das máquinas Neste caso se fossem atribuídos custos por máquina ou se fosse aplicada uma média geral por departamento Os departamentos são tidos como unidade administrativa pois se pressupõe que os mesmos têm uma pessoa responsável Normalmente os departamentos são formados por pessoas e máquinas mas pelo menos teoricamente podem ser formados apenas por máquinas Podemos citar como exemplos de departamentos montagem administração geral almoxarifado pintura acabamento etc Percebemos nesses exemplos que alguns departamentos são relacionados ao produto diretamente e outros indiretamente daí a classificação dos departamentos em departamentos de produção e departamentos de serviços ou auxiliares Os departamentos de produção são aqueles que atuam diretamente sobre o produto promovendo qualquer tipo de modificação sobre o mesmo isto é esses departamentos são responsáveis diretamente pelo processo do produto Vamos ver alguns exemplos de departamento de produção Já os departamentos de serviços ou auxiliares não atuam diretamente sobre os produtos e sim dá suporte para que os departamentos de produção funcionem a contento Isto é têm como característica auxiliar os departamentos produtivos Existem para prestar serviços aos demais departamentos Neles não ocorre nenhuma ação direta sobre o produto Vamos ver alguns exemplos de departamentos de serviços ou auxiliares Cada departamento depende do outro para que tenham um funcionamento harmônico Vamos ver um exemplo que vai ajudar a diferenciar os tipos de departamentos Para fabricar camisas a Indústria Alpha tem entre os seus departamentos o departamento de corte e costura e o departamento de almoxarifado O departamento de corte e costura é um departamento de produção pois ele vai atuar diretamente na fabricação da camisa já o departamento de almoxarifado é um departamento de serviço ou auxiliar pois ele não vai promover nenhuma modificação na camisa mas vai auxiliar o departamento de corte e costura fornecendo os materiais necessários para a sua confecção Normalmente os departamentos são centros de custos nos quais são acumulados os custos indiretos para posterior alocação aos produtos mas podem haver casos em que os departamentos são divididos em vários centros de custos Os departamentos possibilitam um melhor controle apropriação e distribuição dos custos aos produtos principalmente os indiretos que têm uma alocação mais difícil pelo fato de os departamentos tornaremse pequenas unidades o que facilita a administração dos custos Vamos alocar os custos aos produtos utilizando a departamentalização Vimos anteriormente como distribuir os custos aos produtos utilizando o esquema básico de custos no qual é feita a separação entre custos e despesas depois a apropriação dos custos diretos e por fim a apropriação dos custos indiretos aos produtos via bases de rateio para toda a empresa sem considerar os seus departamentos Já na departamentalização as empresas são divididas em unidades menores que são os departamentos o que possibilita um melhor acompanhamento dos custos Vamos ver agora um exemplo para ajudar a compreender porque a distribuição dos custos aos departamentos pode ser mais precisa que pelo esquema básico Exemplo A Indústria Beta SA tem um custo indireto de R 20000 para ser dividido aos produtos A B e C em função do volume produzido E a produção foi a seguinte O rateio dos R 20000 ficaria assim distribuído Sem departamentalização A 1667 R 3333 B 3333 R 6667 C 5000 R 10000 Agora imagine que a empresa tenha quatro 04 departamentos e que esses R 20000 estejam assim distribuídos pelos departamentos E que o produto A e B passam em todos os departamentos e o produto C passa apenas no departamento D4 Dessa forma o produto C que passa apenas em D4 não receberia nem R3000 pois esse valor seria rateado entre os três produtos e como o produto C só passa pelo D4 a ele não seria atribuído os custos dos demais departamentos Agora veja a diferença fazendo o rateio dos custos indiretos com base no volume produzido sem departamentalização atribuiríamos R 10000 de custos ao produto C Com Departamentalização este produto não receberia nem R 3000 Sem a departamentalização o produto C estaria absorvendo custos que não foram gastos para a sua fabricação pois os gastos do único departamento pelo qual ele percorreu não passam de R3000 Isso só vem confirmar que a departamentalização auxilia numa melhor distribuição dos custos Em uma indústria por exemplo existe uma gama muito grande de departamentos sendo que para a contabilidade de custos interessa apenas aqueles relacionados aos produtos fabricados e aos que prestam serviço para aqueles Esquema da Contabilidade de Custos com Departamentalização Quando da opção pelo cálculo com base na departamentalização devese seguir alguns passos básicos Fonte wwwgoogldhsXaEO exemplo abaixo descreve todos os passos partindo do levantamento dos dados até a contabilização 1 passo Separação entre custos e despesas 2 passo Apropriação dos custos diretos aos produtos 3 passo Apropriação dos custos indiretos que pertencem visivelmente aos departamentos agrupando à parte os comuns 4 passo Rateio dos custos indiretos comuns aos diversos departamentos quer de produção quer de serviços 5 passo Escolha da sequência de rateio dos custos acumulados nos departamentos de serviços e sua distribuição aos demais departamentos 6 passo Atribuição dos custos indiretos que agora só estão nos departamentos de produção aos produtos segundo critérios fixados Perceba que os dois primeiros passos são exatamente iguais ao do esquema básico sem departamentalização que vimos anteriormente O que muda nesse modelo é que a distribuição dos custos indiretos aos produtos segue um maior nível de detalhamento Ao invés de ratear diretamente todos os custos indiretos aos produtos o esquema com departamentalização vai atribuílos primeiramente aos departamentos e só depois que os custos indiretos estiverem somente nos departamentos de produção é que eles serão atribuídos aos produtos mediante critério de rateio estabelecido Fonte wwwgooglh5lvLP Vamos comentar exemplificando cada um dos passos da departamentalização para que você compreenda melhor Vamos lá 1 passo separação entre custos e despesas Este passo é simples e você já sabe é exatamente igual ao ciclo básico da contabilidade de custos sem departamentalização Você vai separar as despesas de custos Reservar as despesas pois só os custos vão compor o valor do produto 2 passo apropriação dos custos diretos aos produtos Esse passo é exatamente igual ao ciclo básico da contabilidade de custos sem departamentalização Os custos diretos são de fácil alocação pois você consegue identificálos a cada produto com facilidade Por exemplo você é capaz de identificar a quantidade e o valor da matériaprima utilizada na produção de qualquer produto 3 passo apropriação dos custos indiretos que pertencem visivelmente aos departamentos agrupando à parte os comuns A partir desse ponto começaremos a alocação dos custos indiretos E o que você tem de fazer nessa etapa Veremos exemplos O custo de depreciação das máquinas de costura de uma fábrica de roupas pertence ao Departamento de Costura Portanto ele deve ser alocado somente ao departamento de costura Perceba que o custo é indireto em relação ao produto mas conseguiu ser identificado ao departamento Então ele é direto em relação ao departamento Já o custo do salário do supervisor geral da produção mão de obra indireta é um custo indireto associado a todos os departamentos visto que o supervisor gerencia todos os departamentos Portanto tem de ser rateado de acordo com algum critério a todos os departamentos Ficou claro Então vamos ao próximo passo 4 passo rateio dos custos indiretos comuns aos diversos departamentos tanto de produção como de serviços Continuando a alocação dos custos indiretos Lembrase dos custos indiretos comuns a todos os departamentos que você deixou agrupado à parte no passo anterior Então chegou a hora de utilizálos A alocação dos custos comuns a cada departamento será feito mediante um critério de rateio estabelecido Veja que ainda recorremos a rateio nesse modelo porém menos que nos outros modelos Vamos ver um exemplo de rateio de custos comuns Exemplo O aluguel do galpão da fábrica é um custo indireto comum a todos os departamentos visto que toda a fábrica está ali instalada Portanto precisamos de um critério para ratear o aluguel para os diversos departamentos que pode ser a área em metros quadrados que cada departamento ocupa Vamos supor que o galpão da fábrica tenha 1000 m² e esteja alugado por R 200000 O Departamento de Costura ocupa uma área de 150 m² qual é o valor do custo indireto do aluguel que será atribuído a este departamento Fácil Será um valor proporcional Então 150 m² 1000 m² x 100 15 então a área que o Departamento de Costura ocupa corresponde a 15 da área total alugada Se o valor do aluguel é R 200000 o valor que deverá ser atribuído a este departamento é 15 de R200000 que é igual a R30000 Então se o Departamento de Costura teve custos visivelmente identificados a ele no valor de R500000 e no rateio dos custos comuns foi destinado a esse departamento R30000 Portanto os custos indiretos totais desse departamento ficaram R530000 R500000 R30000 Partindo do pressuposto que não houve outros custos comuns porque se houvesse somavase todos que fossem destinados a esse departamento Vamos ao próximo passo 5 passo escolha da sequência de rateio dos custos acumulados nos departamentos de serviços e sua distribuição aos demais departamentos Já estamos com os custos indiretos distribuídos a todos os departamentos tanto aos de produção quanto aos de serviços Entretanto ainda não podemos fazer a distribuição aos produtos visto que só podemos distribuílos aos produtos quando os custos estiverem apenas nos departamentos de produção E é o que vamos fazer agora a seguir primeiro iremos escolher a sequência de rateio Como assim Iremos escolher a ordem em que os custos dos departamentos de serviços deverão ser rateados aos diversos departamentos até chegar um momento que só tenham departamentos de produção Vamos ver um exemplo a Indústria Gama possui os seguintes departamentos administração geral da produção almoxarifado corte costura e acabamento Os dois primeiros são de serviços e os três últimos de produção Como os custos da administração geral prestam serviços a todos os departamentos inclusive ao almoxarifado os custos indiretos dele devem ser os primeiros a serem rateados logo após os custos do almoxarifado deverão ser rateados para os departamentos de produção Agora só restam os departamentos de produção Então vamos ao próximo passo 6 passo atribuição dos custos indiretos que agora só estão nos departamentos de produção aos produtos segundo critérios fixados Agora ficou fácil não é Estamos com os custos indiretos todos nos departamentos de produção então só é estabelecer o critério de rateio e atribuílos aos produtos Por exemplo depois de fazer toda a distribuição dos custos diretos do terceiro ao quinto passo chegamos ao sexto passo com os seguintes custos indiretos nos departamentos de produção Estes custos deverão ser distribuídos aos produtos A e B utilizando como critério de rateio o valor total de mão de obra direta que foi R200000 para o produto A e R300000 para o produto B Portanto 40 dos custos para o Produto A e 60 para o Produto B Então ficam assim distribuídos os custos para os produtos