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Introdução à OSM Apresentação A área de Organização Sistemas e Métodos OSM na administração de empresas é um grande desafio pois trabalha com o processo de compreensão dos problemas administrativos buscando suas causas e propondo soluções de forma planejada É fundamental que o profissional tenha sempre uma visão de melhoria contínua Partindo dessa premissa nesta Unidade de Aprendizagem estudaremos os conceitos que irão fundamentar o entendimento das demais Unidades de Aprendizagem Bons estudos Ao final desta Unidade de Aprendizagem você deve apresentar os seguintes aprendizados Identificar os conceitos de organização sistemas e métodos Reconhecer a relação entre os conceitos Analisar situações que envolvam os conceitos com uma visão sistêmica Infográfico Neste infográfico são apresentados os principais conceitos de Organização Sistema Método e Visão Sistêmica Conteúdo do Livro Leia agora o capítulo Introdução à OSM parte integrante da obra Organização sistemas e métodos Boa leitura ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS Fernanda Rocha de Aguiar Organização sistemas e métodos Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto você deve apresentar os seguintes aprendizados Conceituar organização sistemas e métodos Reconhecer a relação entre os conceitos de organização sistemas e métodos Analisar situações que envolvam os conceitos de organização sistemas e métodos em uma visão sistêmica Introdução As empresas necessitam de estratégias e ferramentas eficazes para tornar os seus processos cada vez mais sustentáveis em ambientes altamente competitivos A gestão de uma organização não é tarefa simples pois os desafios se apresentam grandiosos quando se trata de organizar as pessoas e os processos em busca dos objetivos almejados Neste capítulo você vai encontrar os conceitos relacionados à parte da administração denominada organização sistemas e métodos e vai entender como essa tríade de elementos pode promover mudanças expressivas nos resultados das empresas Você vai verificar algumas técnicas e ferramentas para otimização de processos eliminação de desperdícios e identificação de desvios em relação às metas estabelecidas e por fim vai compreender o impacto da implementação de uma visão sistêmica nas organizações Conceitos fundamentais As técnicas de organização sistemas e métodos OSM permitem uma de fi nição clara dos procedimentos a serem desenvolvidos por empresas para o aprimoramento dos seus processos nas mais diversas áreas A OSM proporciona às organizações a melhoria da sua capacidade de adaptação às mudanças do mercado que ocorrem cada vez com mais rapidez e exigem fl exibilidade e constante aprimoramento dos métodos organizacionais Conforme Andreoli e Rossini 2015 as técnicas de OSM devem ser considera das pelas empresas como uma maneira de elas mergulharem nos seus processos e se autoconhecerem Os autores mencionam que na prática a partir da integração desses três elementos todos os sistemas da empresa passam a ser interligados atuando em conjunto em prol dos objetivos da organização Isso ocorre por meio de um método uma espécie de caminho que permite à organização atingir os objetivos definidos e ter os seus recursos devidamente organizados Tratase de um tripé que sem dúvidas pode trazer bons resultados a uma empresa Nos anos 1970 os estudos de OSM definiram uma nova abordagem para essa disciplina dando mais relevância aos processos de estratégia do que à administra ção clássica da época A partir dessa evolução a prática de OSM passou a significar um trabalho de desenvolvimento de atuação sistêmica em que as empresas são vistas como sistemas complexos e abertos pois afetam e são afetadas pelo seu meio externo Para Cury 2006 os elementos da tríade OSM atuam para modelar a empresa reorganizando métodos e procedimentos e levando em consideração o todo da empresa as suas relações e o seu método de trabalho Roldan 2010 explica que a ciência da administração passou por grandes transformações nesse período foram desenvolvidas várias teorias sobre a estrutura organizacional abrangendo a forma de atuação da OSM A escola clássica da administração enfatizava a forma de realizar o trabalho e os atributos da forma final dos produtos Atualmente a teoria administrativa com base na abordagem OSM está muito mais voltada para os processos e as pessoas com ênfase na estratégia visando alcançar os objetivos da organização e a melhoria dos procedimentos A responsabilidade básica da tríade OSM é diagnosticar ou seja analisar as estruturas e os processos das organizações para a elaboração e a implementação de métodos de trabalho que possam agilizar a execução das atividades por exemplo eliminar atividades em duplicidade padronizar melhorar o controle fazer o gerenciamento de processos e solucionar problemas Segundo Maximiano 2008 organização é um sistema de recursos que procura alcançar algum tipo de objetivo Quando o termo organização se refere às empresas e à forma como se estruturam podemos entender que elas variam em termos de tamanho objetivos e características evidenciadas por variáveis humanas como padrões de liderança comunicação e procedimentos para tomadas de decisões A organização apresenta os elementos capazes de formar um conjunto integrado de recursos que inclui equipamentos máquinas e pessoas atuando de forma cooperativa para o alcance de um objetivo esta belecido com o intuito de realizar o trabalho com o menor dispêndio possível Organização sistemas e métodos 2 A organização no sentido da OSM consiste em um sistema funcional capaz de de senvolver técnicas e atividades que possam gerar maior produtividade eliminação de desperdícios e racionalização do trabalho Os modelos de organização podem ser classificados como mecanicistas ou orgânicos O modelo mecanicista opera com base nos processos das máquinas e nas operações de produção Nesse tipo de organização as regras são bem definidas e as tarefas são especializadas com grande ênfase na hierarquia e nas gestões formais Elas apresentam acentuada estrutura burocrática divisão de trabalho e decisões centralizadas As organizações que aplicam o modelo orgânico são mais voltadas para serviços A ênfase está na eficiência e na adaptabilidade com amplitude de hierarquias flexibilidade pouca divisão de trabalho decisões descentralizadas e atuação em ambientes dinâmicos Esse tipo de empresa contempla outros objetivos como os de transferência de conhecimento e de adaptação às demandas Portanto a organização é dinâmica apresenta tipologias e integra sistemas e subsistemas cujos objetivos precisam ser alcançados por uma questão de sobrevivência Na organização manifestamse a cultura organizacional e as suas diferentes formas de atuação seja a partir de símbolos e precedentes físicos seja pela forma de comunicação entre as áreas ou a maneira como as relações estão dispostas Segundo Oliveira 2002 um sistema é composto por partes que possuem relação de interdependência e desempenham uma determinada função Um sistema pode estar inserido em um ambiente e ele próprio pode ser formador de um ambiente Para tanto temos os conceitos de sistemas abertos e sistemas fechados Os sistemas abertos afetam e são afetados pelo ambiente em que estão inseridos Por outro lado os sistemas fechados se isolam do seu ambiente externo A sobrevivência o crescimento as interações e o desenvolvimento de uma organização são aspectos que interagem com o ambiente em que a empresa está inserida A organização recebe influência externa e influencia o ambiente de que faz parte na medida em que pertence a esse contexto e opera nesse mercado Por isso as organizações são consideradas como um sistema aberto e dinâmico O ambiente interno da empresa também conhecido como ambiente de tarefa representa suas atividades e suas ligações com clientes e fornecedores Ele abrange as condições que têm relevância imediata para a organização clientes 3 Organização sistemas e métodos fornecedores sindicatos concorrentes sistemas bancários entre outros elementos que variam de empresa para empresa conforme o setor em que está inserida O ambiente geral apresenta todas as variáveis políticas econômicas so ciais tecnológicas e legais e os fatores geográficos e ecológicos que interferem no sistema empresa Essa influência faz com que as organizações necessitem de alternativas de planejamento e gestão mais constantes pois as variáveis do ambiente geral trazem contingência e cenários nem sempre favoráveis ao negócio da empresa Essa condição exige preparo e utilização de ferramen tas adequadas para o contorno de objeções do ambiente geral Na Figura 1 podemos observar como os ambientes da empresa compõem o seu sistema Figura 1 Ambientes da organização no sistema aberto Fonte Lima 2014 documento online O último elemento da tríade OSM é o método que deve ser entendido como sendo o melhor caminho ou seja a escolha da melhor estratégia para operações mais eficientes visando a atingir um determinado objetivo Oli veira 2002 relaciona o método às regras às operações e aos procedimentos necessários para o atingimento de uma meta ou seja as ações são realizadas intencionalmente sendo direcionadas para o exercício de uma tarefa Métodos revelam caminhos que indicam a melhor maneira de execução de um processo e podem representar pontos de sucesso ou de fracasso na estratégia de uma Organização sistemas e métodos 4 empresa Na abordagem OSM métodos representam a forma de executar os referidos sistemas com o menor dispêndio de energia possível e a maior eficácia do executante Os sistemas podem ser conceituados como um conjunto de métodos que se devi damente organizados trabalham para gerar as informações necessárias ao processo decisório da empresa Relação entre os conceitos de organização sistemas e métodos Os conceitos de organização sistemas e métodos se relacionam na medida em que servem para entender o que pode ser melhorado na empresa para que o trabalho seja racionalizado e os resultados sejam atingidos com maior agilidade Organizações que lançam mão de um trabalho sistematizado por meio da abordagem OSM podem ter melhoria em diversos aspectos como a defi nição de fl uxos operacionais a eliminação de retrabalhos a diminuição de custos a modelagem de processos e a reformatação de organogramas Para Oliveira 2002 a OSM deve diagnosticar situações da empresa que podem ser problemáticas por meio de levantamento análise elaboração e implementação de processos aprimorados A abordagem OSM entra em ação no ambiente empresarial diante de pro blemas e inconformidades para que sejam apresentadas as soluções viáveis Os problemas têm as mais diferentes origens assim surge a necessidade de fazer o estudo da organização como um todo por meio do levantamento da situação atual da análise e de propostas objetivas para serem implantadas objetivando o alcance dos resultados esperados No entanto para que um problema seja estudado e alternativas sejam apresentadas é essencial que haja a análise crítica das formas de organização da empresa dos impactos em seus ambientes e de como essas interferências acontecem em seus sistemas para que novos métodos e caminhos sejam estruturados Existem algumas técnicas e ferramentas para que a OSM seja aplicada uma delas é a análise organizacional 5 Organização sistemas e métodos Análise organizacional A análise organizacional é reconhecida como um processo de trabalho dinâmico e contínuo que busca fazer um estudo dos problemas administrativos por meio de um planejamento abrangendo uma sequência de eventos e ações Essa visão possibilita um tratamento analítico e crítico sobre os problemas indicando as possíveis falhas na realização dos processos e na estrutura organizacional A análise organizacional consiste na realização de um diagnóstico completo dos processos que são executados dentro da empresa com o objetivo de entender a performance dos gestores para indicar quais áreas apresentam melhor desempenho e quais podem ter urgência de aprimoramento É importante que se estabeleçam algumas diretrizes para que um problema seja criticamente avaliado sob a perspectiva da organização dos sistemas e dos métodos da empresa As etapas da análise organizacional são diagnós tico análise do problema proposta de soluções implementação da solução e acompanhamento descritas a seguir com base em Rocha 2015 Diagnóstico o diagnóstico é a fase de identificação do problema para que ele possa ser avaliado Muitas vezes as organizações investem tempo e trabalho em problemas errados que não são significativos para os resultados da empresa Nessa etapa é importante realizar o devido levantamento de dados sobre o problema apresentado incluindo entrevistas informações quantitativas e principalmente a ênfase no impacto do problema para a organização Análise do problema o problema deve ser analisado para que se busque qual é a causaraiz para que ele ocorra Ao eliminar a fonte do problema a tendência é que os efeitos que ele promove deixem de acontecer Uma boa técnica para determinar a fonte do problema é o brainstorming também chamado de tempestade de ideias Tratase de uma técnica muito interessante para buscar o engajamento de pessoas pois as equipes são convidadas a apresentar seu ponto de vista sobre o problema geralmente as proposições são assertivas pois quem vive a realidade empresarial tem muito a contribuir sobre o que precisa ser melhorado Vale lembrar que existem outras ferramentas que são utilizadas na análise do problema dentro das técnicas de OSM como o mapeamento de fluxo de valor para estabelecer o estado atual do problema o diagrama de Ishikawa para verificar a causaraiz e o fluxograma para desenho e mapeamento dos processos Organização sistemas e métodos 6 O significado literal de brainstorming é tempestade de ideias que remete a uma técnica de deixar fluir pensamentos sem julgamentos entre uma equipe As pessoas se sentem mais confortáveis para participar da interação quando o fluxo da apresentação de ideias é realizado de forma livre sem julgamentos Essa técnica foi criada em 1942 e pode ser utilizada em diversos ambientes e situações Porém cabe salientar que o brainstorming não deve ser realizado como um batepapo É importante ter um ambiente propício para que as contribuições dos participantes aconteçam sendo mais bem executado quando há um roteiro mediado por um coordenador e uma divisão do processo por etapas Para saber mais sobre a técnica de brainstorming acesse o link a seguir httpsqrgopagelinkJ6ZYz Proposta de soluções após a análise do problema devem ser apon tadas contramedidas que possam ser transformadas em ações para a eliminação do que está impedindo o êxito dos processos da orga nização Nesse aspecto é extremamente importante que as áreas da organização especialmente as que estão diretamente envolvidas no processo que está sob análise sejam sensibilizadas e direcio nadas para que as ações sejam efetivamente realizadas O patrocínio da gestão estratégica nessa etapa é fundamental pois as práticas anteriormente estabelecidas para realização dos processos podem estar cristalizadas na rotina da empresa dificultando a implantação de mudanças A modelagem de soluções pode ser um grande passo para a melhoria de um processo mas para tanto as ações estabele cidas precisam estar devidamente alinhadas à execução das rotinas A melhor ferramenta para se estabelecer uma proposta de ações é a matriz 5W2H que consiste em mapear cada ação para que sejam definidas as devidas justificativas e se estabeleçam os responsáveis por elas além da importante indicação de prazo para conclusão das ações bem como se haverá custo para sua implantação 7 Organização sistemas e métodos A matriz 5W2H é uma espécie de checklist de ações que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa Nesse mapeamento será estabelecido quem fará o que em qual período em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais essa atividade deve ser feita O nome dessa ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes em inglês das diretrizes utilizadas no processo what o quê who quem where onde why por quê when quando how como e how much quanto NAKAGAWA 20 Implementação e acompanhamento toda implantação requer grande investimento em acompanhamento Essa é uma das principais etapas que podem garantir a eficácia da análise organizacional Para que haja efetivi dade nas diretrizes estabelecidas é de extrema importância que as ações sejam devidamente implementadas para que se estabeleçam prioridades e ocorra o desenvolvimento das novas rotinas Infelizmente é comum que algumas empresas deixem de prestar a devida atenção nessa fase que é determinante para a constância de propósito das mudanças estabelecidas Mas se a alta gestão se propôs a acompanhar e apoiar o trabalho desde o início a tendência de êxito nessa etapa é muito maior Como ferramentas de acompanhamento algumas empresas utilizam programas de software outras trabalham com a ferramenta 5W2H para dar a devida relevância aos prazos e às ações estabelecidas É aí que se aproveita o who quem dessa matriz quando houver pendências não se trata do setor específico mas do colaborador que não entregou o que foi acordado Assim estabelecese uma forma de comprometimento com a análise organizacional Uma ferramenta comumente utilizada para análise organizacional é o PDCA do inglês plan do check e act Tratase de desenhar uma análise organizacional por meio de etapas que definem o planejamento da melhoria as ações necessárias a fase de ação e posteriormente a checagem das ações para garantir que tudo o que foi planejado efetivamente tenha sido aplicado Saiba mais sobre essa ferramenta acessando o link a seguir httpsqrgopagelink1wA5w Organização sistemas e métodos 8 Visão sistêmica na abordagem de organização sistemas e métodos A visão sistêmica é suportada pela teoria de sistemas por meio da qual as organizações passaram a ser interpretadas como um conjunto de partes inte grantes e interdependentes com objetivos comuns Nesse caso a teoria traz uma analogia muito relevante às organizações quando ressalta que a soma das partes é maior do que a simples soma das ações de cada componente in dividualmente Isso compõe o que a literatura chama de sinergia implicando o quanto a cooperação pode produzir efeitos importantes nas empresas Os componentes dos sistemas são os inputs ou entradas o processamento os outputs ou saídas e a retroalimentação ou feedback Em uma organiza ção as entradas podem ser entendidas como o conjunto de todos os insumos utilizados para a produção de um bem ou a prestação de um serviço A junção dessas entradas com os recursos presentes como mão de obra materiais e máquinas promove o processamento para gerar um produto ou serviço final na saída A informação que retorna desse processo que pode ser a reação do cliente uma pesquisa de satisfação o defeito de um produto o crescimento de vendas é o feedback que alimenta esse sistema e produz novas tomadas de decisão conforme leciona Oliveira 2002 No conceito de visão sistêmica a interdependência aparece como um elemento muito forte para os processos promovendo a percepção do todo assim as pessoas passam a compreender que suas ações influenciam o tra balho de outras pessoas áreas ou departamentos Nesse caso a organização passa a compor um corpo único formando uma equipe com alto grau de interdependência entre os componentes direcionada para a realização de uma meta ou tarefa O primeiro aspecto a ser desenvolvido para que uma organização apresente visão sistêmica em seus métodos é fazer com que as pessoas conheçam bem a empresa onde trabalham Não se trata de conhecer apenas as técnicas e definições de um produto ou serviço mas sim de mitigar barreiras entre áreas e fazer com que as pessoas entendam quais são os departamentos que formam a corporação para que compreendam as responsabilidades de cada um Isso proporciona um aumento na conexão entre as pessoas e passa a ser mais fácil entender que as diferentes áreas nesse caso as partes se afetam e têm grande influência na empresa que representa o todo A visão sistêmica pode ser implementada e praticada na gestão de equipes Ter visão sistêmica é ser capaz de entender o comportamento das pessoas ob servando os componentes de contexto as causas as variáveis não controláveis 9 Organização sistemas e métodos e as consequências para os casos de escolhas conflitantes Quando a visão sistêmica não é desenvolvida emitimos julgamentos frios sobre as percepções limitadas que estamos tendo na ausência de outros elementos Quando não a temos apenas observamos fatos e pessoas e os julgamos frequentemente com rapidez sem darmos o tempo necessário para apreender outras informações Isso pode causar uma decisão precipitada conforme aponta Araújo 2007 Ganhos da visão sistêmica Uma empresa que atua de forma sistêmica permite que suas diversas áreas atuem juntas A comunicação melhora a saúde fi nanceira estabiliza e mais clientes são captados porque todas as partes entendem o signifi cado das políticas e diretrizes estabelecidas Há portanto um ganho expressivo em alinhamento com as estratégias Podemos entender essa teoria pelo clássico exemplo da relação entre duas áreas bastante complexas de uma organização mas que podem ser uma dor de cabeça enorme para a gestão quando não andam juntas vendas e produção Se você observar na maioria das empresas a área de negócios atua com a sua força de vendas para captar clientes e bater metas financeiras desafiadoras a fim de que haja equilíbrio econômico para a organização Todos os meses há um grande controle sobre o quanto cada um tem que vender para que a meta seja atingida Nesse caso o subsistema vendas está funcionando muito bem Cada vendedor sabe exatamente o seu papel As vitórias são comemoradas e tudo anda bem naquele nicho de atuação A área de produção também atua muito bem em seu subsistema Metas são validadas para maior produtividade a matériaprima comprada é a mais barata e o centro de controle de produção programa a entrega de produtos conforme seus recursos disponíveis de mão de obra e matériaprima No entanto quando as duas áreas se encontram a área de vendas deixa claro que é mais importante do que as demais porque é ela quem lida com o cliente Ou seja na percepção das vendas essa área está em evidência nos negócios e não fará esforços para nivelar suas negociações pela perspectiva da área de produção Esta por sua vez entende que não há produtos para ofertar ao cliente se ela não operar e tem a ideia de que a área de vendas só pensa em bater as metas financeiras mas não pensa em quanto sai mais caro produzir com foco no prazo do cliente comprando matériaprima mais cara para atender aos pedidos e deixando de ter flexibilidade em alguns prazos Qual área tem razão Nenhuma delas Uma precisa da outra e ambas devem desenvolver a relação de interdependência pois o sistema organização precisa do melhor resultado com custos que atendam à produção e vendas que aten dam ao negócio Mas nem sempre essas questões são tão simples de resolver Organização sistemas e métodos 10 Assim como na vida pessoal na vida organizacional temos a tendência de ver apenas uma parte do processo julgando demasiadamente o processo alheio e frequentemente entendendo que o nosso problema é sempre muito maior Para o melhor entendimento dessa questão observe a Figura 2 O que você vê primeiro o sapo ou o cavalo Figura 2 Desenvolvimento da visão sistêmica ampliando a percepção Fonte Percepção 2018 documento online À primeira vista é mais difícil enxergar as duas figuras para analisálas é preciso trocar de posição de perspectiva Com a visão na vertical vemos o cavalo e na horizontal vemos o sapo Ou seja é necessária uma visão sistêmica para enxergar o todo Se usarmos essa analogia das imagens representadas podemos entender ainda mais como a atuação sistêmica ocorre A partir do desenvolvimento desse comportamento de troca de perspectiva em gestores e equipes é possível buscar outras possibilidades ampliando a percepção resultando em outras formas de resolver problemas ou tomar decisões Por isso a competência de atuação sistêmica é cada vez mais exigida de gestores estratégicos Uma tomada de decisão com essa perspectiva tende a 11 Organização sistemas e métodos ser muito mais assertiva bem como a reconfiguração de um desenho orga nizacional a proposta de uma nova forma de trabalho ou a implementação de novas estruturas A visão sistêmica traz ganhos expressivos aos processos e necessariamente deve ser desenvolvida na liderança e nas equipes para que a empresa possa ter os resultados potencializados Da mesma forma a organização pode desenvolver uma visão sistêmica em relação aos seus clientes aos fornecedores à economia às leis e às relações com parceiros Por meio dessa visão tornase possível identificar falhas mais rapidamente pois a análise crítica estará sempre presente Na entrevista disponível no link a seguir Vicente Falconi um dos ícones de gestão da qualidade no Brasil fala sobre o que é método na excelência e no princípio de gestão httpsqrgopagelinkEisyA ANDREOLI T P ROSSINI F Organização sistemas e métodos 1 ed Curitiba Intersaberes 2015 ARAÚJO L C G Organização sistemas e métodos e as tecnologias de gestão organizacional São Paulo Editora Atlas 2007 2 v CURY A Organização e métodos uma visão holística 8 ed São Paulo Editora Atlas 2006 LIMA R G Macro ambiente Blog Administração em foco 2014 Disponível em http tendenciasdaadministracaoblogspotcom201409macroambientehtml Acesso em 18 set 2019 MAXIMIANO A C A Introdução à administração 7 ed São Paulo Editora Atlas 2008 NAKAGAWA M Ferramenta 5W2H plano de ação para empreendedores Rio de Janeiro Editora Globo 20 Disponível em httpsmsebraecombrSebraePortal20Sebrae Anexos5W2Hpdf Acesso em 18 set 2019 OLIVEIRA D P R Sistemas organização métodos uma abordagem gerencial 13 ed São Paulo Editora Atlas 2002 Organização sistemas e métodos 12 PERCEPÇÃO Blog a Mente Humana 2018 Disponível em httpamentehumana blogspotcom200805percepohtml Acesso em 18 set 2019 ROCHA M Análise organizacional Rio de Janeiro SESES 2015 ROLDAN L B Caderno de organização sistemas e métodos Dom Alberto Santa Cruz do Sul Faculdade Dom Alberto 2010 Leituras recomendadas BUCHELE G T et al Métodos técnicas e ferramentas para inovação brainstorming no contexto da inovação In SEMINÁRIO DE PESQUISA INTERDISCIPLINAR 7 2014 Florianópolis Anais Santa Catarina UNISUL 2014 MARTINS R O que é PDCA Blog da Qualidade 2018 Disponível em httpsblogda qualidadecombroqueepdca Acesso em 18 set 2019 NEMOTO M C M O Organização sistemas e métodos São Paulo Unisa Digital 2014 SILVA M A SILVA A S B A organização sistemas e métodos um estudo acerca de sua aplicabilidade em uma empresa do setor de saúde In SIMPÓSIO DE EXELÊNCIA EM GESTÃO E TECNOLOGIA 13 2016 Resende Anais Rio de Janeiro AEDB 2016 Disponível em wwwaedbbrsegetarquivosartigos1625024303pdf Acesso em 18 set 2019 13 Organização sistemas e métodos Dica do Professor O vídeo a seguir apresenta a atuação do profissional de OSM na empresa destacando os principais objetivos e as áreas de atuação na organização Confira Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Na prática Em uma organização o departamento financeiro trabalha com contas a pagar e contas a receber entre outras atividades De que forma o departamento pode cumprir o seu objetivo Franciana foi contratada para trabalhar no departamento financeiro de uma editora Este é o primeiro emprego dela Ao chegar foi levada pelo seu gestor ao setor e recebeu orientações preciosas sobre os processos Saiba mais Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto veja abaixo as sugestões do professor Visão Sistêmica Metodologias e Aplicações Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar OBRIEN JA MARAKAS GM Administração de sistemas de informação Conteúdo interativo disponível na plataforma de ensino
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algumas técnicas e ferramentas para otimização de processos eliminação de desperdícios e identificação de desvios em relação às metas estabelecidas e por fim vai compreender o impacto da implementação de uma visão sistêmica nas organizações Conceitos fundamentais As técnicas de organização sistemas e métodos OSM permitem uma de fi nição clara dos procedimentos a serem desenvolvidos por empresas para o aprimoramento dos seus processos nas mais diversas áreas A OSM proporciona às organizações a melhoria da sua capacidade de adaptação às mudanças do mercado que ocorrem cada vez com mais rapidez e exigem fl exibilidade e constante aprimoramento dos métodos organizacionais Conforme Andreoli e Rossini 2015 as técnicas de OSM devem ser considera das pelas empresas como uma maneira de elas mergulharem nos seus processos e se autoconhecerem Os autores mencionam que na prática a partir da integração desses três elementos todos os sistemas da empresa passam a ser interligados atuando em conjunto em prol dos objetivos da organização Isso ocorre por meio de um método uma espécie de caminho que permite à organização atingir os objetivos definidos e ter os seus recursos devidamente organizados Tratase de um tripé que sem dúvidas pode trazer bons resultados a uma empresa Nos anos 1970 os estudos de OSM definiram uma nova abordagem para essa disciplina dando mais relevância aos processos de estratégia do que à administra ção clássica da época A partir dessa evolução a prática de OSM passou a significar um trabalho de desenvolvimento de atuação sistêmica em que as empresas são vistas como sistemas complexos e abertos pois afetam e são afetadas pelo seu meio externo Para Cury 2006 os elementos da tríade OSM atuam para modelar a empresa reorganizando métodos e procedimentos e levando em consideração o todo da empresa as suas relações e o seu método de trabalho Roldan 2010 explica que a ciência da administração passou por grandes transformações nesse período foram desenvolvidas várias teorias sobre a estrutura organizacional abrangendo a forma de atuação da OSM A escola clássica da administração enfatizava a forma de realizar o trabalho e os atributos da forma final dos produtos Atualmente a teoria administrativa com base na abordagem OSM está muito mais voltada para os processos e as pessoas com ênfase na estratégia visando alcançar os objetivos da organização e a melhoria dos procedimentos A responsabilidade básica da tríade OSM é diagnosticar ou seja analisar as estruturas e os processos das organizações para a elaboração e a implementação de métodos de trabalho que possam agilizar a execução das atividades por exemplo eliminar atividades em duplicidade padronizar melhorar o controle fazer o gerenciamento de processos e solucionar problemas Segundo Maximiano 2008 organização é um sistema de recursos que procura alcançar algum tipo de objetivo Quando o termo organização se refere às empresas e à forma como se estruturam podemos entender que elas variam em termos 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ambiente e ele próprio pode ser formador de um ambiente Para tanto temos os conceitos de sistemas abertos e sistemas fechados Os sistemas abertos afetam e são afetados pelo ambiente em que estão inseridos Por outro lado os sistemas fechados se isolam do seu ambiente externo A sobrevivência o crescimento as interações e o desenvolvimento de uma organização são aspectos que interagem com o ambiente em que a empresa está inserida A organização recebe influência externa e influencia o ambiente de que faz parte na medida em que pertence a esse contexto e opera nesse mercado Por isso as organizações são consideradas como um sistema aberto e dinâmico O ambiente interno da empresa também conhecido como ambiente de tarefa representa suas atividades e suas ligações com clientes e fornecedores Ele abrange as condições que têm relevância imediata para a organização clientes 3 Organização sistemas e métodos fornecedores sindicatos concorrentes sistemas bancários entre outros elementos que variam de empresa para empresa conforme o setor em que está inserida O ambiente geral apresenta todas as variáveis políticas econômicas so ciais tecnológicas e legais e os fatores geográficos e ecológicos que interferem no sistema empresa Essa influência faz com que as organizações necessitem de alternativas de planejamento e gestão mais constantes pois as variáveis do ambiente geral trazem contingência e cenários nem sempre favoráveis ao negócio da empresa Essa condição exige preparo e utilização de ferramen tas adequadas para o contorno de objeções do ambiente geral Na Figura 1 podemos observar como os ambientes da empresa compõem o seu sistema Figura 1 Ambientes da organização no sistema aberto Fonte Lima 2014 documento online O último elemento da tríade OSM é o método que deve ser entendido como sendo o melhor caminho ou seja a escolha da melhor estratégia para operações mais eficientes visando a atingir um determinado objetivo Oli veira 2002 relaciona o método às regras às operações e aos procedimentos necessários para o atingimento de uma meta ou seja as ações são realizadas intencionalmente sendo direcionadas para o exercício de uma tarefa Métodos revelam caminhos que indicam a melhor maneira de execução de um processo e podem representar pontos de sucesso ou de fracasso na estratégia de uma Organização sistemas e métodos 4 empresa Na abordagem OSM métodos representam a forma de executar os referidos sistemas com o menor dispêndio de energia possível e a maior eficácia do executante Os sistemas podem ser conceituados como um conjunto de métodos que se devi damente organizados trabalham para gerar as informações necessárias ao processo decisório da empresa Relação entre os conceitos de organização sistemas e métodos Os conceitos de organização sistemas e métodos se relacionam na medida em que servem para entender o que pode ser melhorado na empresa para que o trabalho seja racionalizado e os resultados sejam atingidos com maior agilidade Organizações que lançam mão de um trabalho sistematizado por meio da abordagem OSM podem ter melhoria em diversos aspectos como a defi nição de fl uxos operacionais a eliminação de retrabalhos a diminuição de custos a modelagem de processos e a reformatação de organogramas Para Oliveira 2002 a OSM deve diagnosticar situações da empresa que podem ser problemáticas por meio de levantamento análise elaboração e implementação de processos aprimorados A abordagem OSM entra em ação no ambiente empresarial diante de pro blemas e inconformidades para que sejam apresentadas as soluções viáveis Os problemas têm as mais diferentes origens assim surge a necessidade de fazer o estudo da organização como um todo por meio do levantamento da situação atual da análise e de propostas objetivas para serem implantadas objetivando o alcance dos resultados esperados No entanto para que um problema seja estudado e alternativas sejam apresentadas é essencial que haja a análise crítica das formas de organização da empresa dos impactos em seus ambientes e de como essas interferências acontecem em seus sistemas para que novos métodos e caminhos sejam estruturados Existem algumas técnicas e ferramentas para que a OSM seja aplicada uma delas é a análise organizacional 5 Organização sistemas e métodos Análise organizacional A análise organizacional é reconhecida como um processo de trabalho dinâmico e contínuo que busca fazer um estudo dos problemas administrativos por meio de um planejamento abrangendo uma sequência de eventos e ações Essa visão possibilita um tratamento analítico e crítico sobre os problemas indicando as possíveis falhas na realização dos processos e na estrutura organizacional A análise organizacional consiste na realização de um diagnóstico completo dos processos que são executados dentro da empresa com o objetivo de entender a performance dos gestores para indicar quais áreas apresentam melhor desempenho e quais podem ter urgência de aprimoramento É importante que se estabeleçam algumas diretrizes para que um problema seja criticamente avaliado sob a perspectiva da organização dos sistemas e dos métodos da empresa As etapas da análise organizacional são diagnós tico análise do problema proposta de soluções implementação da solução e acompanhamento descritas a seguir com base em Rocha 2015 Diagnóstico o diagnóstico é a fase de identificação do problema para que ele possa ser avaliado Muitas vezes as organizações investem tempo e trabalho em problemas errados que não são significativos para os resultados da empresa Nessa etapa é importante realizar o devido levantamento de dados sobre o problema apresentado incluindo entrevistas informações quantitativas e principalmente a ênfase no impacto do problema para a organização Análise do problema o problema deve ser analisado para que se busque qual é a causaraiz para que ele ocorra Ao eliminar a fonte do problema a tendência é que os efeitos que ele promove deixem de acontecer Uma boa técnica para determinar a fonte do problema é o brainstorming também chamado de tempestade de ideias Tratase de uma técnica muito interessante para buscar o engajamento de pessoas pois as equipes são convidadas a apresentar seu ponto de vista sobre o problema geralmente as proposições são assertivas pois quem vive a realidade empresarial tem muito a contribuir sobre o que precisa ser melhorado Vale lembrar que existem outras ferramentas que são utilizadas na análise do problema dentro das técnicas de OSM como o mapeamento de fluxo de valor para estabelecer o estado atual do problema o diagrama de Ishikawa para verificar a causaraiz e o fluxograma para desenho e mapeamento dos processos Organização sistemas e métodos 6 O significado literal de brainstorming é tempestade de ideias que remete a uma técnica de deixar fluir pensamentos sem julgamentos entre uma equipe As pessoas se sentem mais confortáveis para participar da interação quando o fluxo da apresentação de ideias é realizado de forma livre sem julgamentos Essa técnica foi criada em 1942 e pode ser utilizada em diversos ambientes e situações Porém cabe salientar que o brainstorming não deve ser realizado como um batepapo É importante ter um ambiente propício para que as contribuições dos participantes aconteçam sendo mais bem executado quando há um roteiro mediado por um coordenador e uma divisão do processo por etapas Para saber mais sobre a técnica de brainstorming acesse o link a seguir httpsqrgopagelinkJ6ZYz Proposta de soluções após a análise do problema devem ser apon tadas contramedidas que possam ser transformadas em ações para a eliminação do que está impedindo o êxito dos processos da orga nização Nesse aspecto é extremamente importante que as áreas da organização especialmente as que estão diretamente envolvidas no processo que está sob análise sejam sensibilizadas e direcio nadas para que as ações sejam efetivamente realizadas O patrocínio da gestão estratégica nessa etapa é fundamental pois as práticas anteriormente estabelecidas para realização dos processos podem estar cristalizadas na rotina da empresa dificultando a implantação de mudanças A modelagem de soluções pode ser um grande passo para a melhoria de um processo mas para tanto as ações estabele cidas precisam estar devidamente alinhadas à execução das rotinas A melhor ferramenta para se estabelecer uma proposta de ações é a matriz 5W2H que consiste em mapear cada ação para que sejam definidas as devidas justificativas e se estabeleçam os responsáveis por elas além da importante indicação de prazo para conclusão das ações bem como se haverá custo para sua implantação 7 Organização sistemas e métodos A matriz 5W2H é uma espécie de checklist de ações que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa Nesse mapeamento será estabelecido quem fará o que em qual período em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais essa atividade deve ser feita O nome dessa ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes em inglês das diretrizes utilizadas no processo what o quê who quem where onde why por quê when quando how como e how much quanto NAKAGAWA 20 Implementação e acompanhamento toda implantação requer grande investimento em acompanhamento Essa é uma das principais etapas que podem garantir a eficácia da análise organizacional Para que haja efetivi dade nas diretrizes estabelecidas é de extrema importância que as ações sejam devidamente implementadas para que se estabeleçam prioridades e ocorra o desenvolvimento das novas rotinas Infelizmente é comum que algumas empresas deixem de prestar a devida atenção nessa fase que é determinante para a constância de propósito das mudanças estabelecidas Mas se a alta gestão se propôs a acompanhar e apoiar o trabalho desde o início a tendência de êxito nessa etapa é muito maior Como ferramentas de acompanhamento algumas empresas utilizam programas de software outras trabalham com a ferramenta 5W2H para dar a devida relevância aos prazos e às ações estabelecidas É aí que se aproveita o who quem dessa matriz quando houver pendências não se trata do setor específico mas do colaborador que não entregou o que foi acordado Assim estabelecese uma forma de comprometimento com a análise organizacional Uma ferramenta comumente utilizada para análise organizacional é o PDCA do inglês plan do check e act Tratase de desenhar uma análise organizacional por meio de etapas que definem o planejamento da melhoria as ações necessárias a fase de ação e posteriormente a checagem das ações para garantir que tudo o que foi planejado efetivamente tenha sido aplicado Saiba mais sobre essa ferramenta acessando o link a seguir httpsqrgopagelink1wA5w Organização sistemas e métodos 8 Visão sistêmica na abordagem de organização sistemas e métodos A visão sistêmica é suportada pela teoria de sistemas por meio da qual as organizações passaram a ser interpretadas como um conjunto de partes inte grantes e interdependentes com objetivos comuns Nesse caso a teoria traz uma analogia muito relevante às organizações quando ressalta que a soma das partes é maior do que a simples soma das ações de cada componente in dividualmente Isso compõe o que a literatura chama de sinergia implicando o quanto a cooperação pode produzir efeitos importantes nas empresas Os componentes dos sistemas são os inputs ou entradas o processamento os outputs ou saídas e a retroalimentação ou feedback Em uma organiza ção as entradas podem ser entendidas como o conjunto de todos os insumos utilizados para a produção de um bem ou a prestação de um serviço A junção dessas entradas com os recursos presentes como mão de obra materiais e máquinas promove o processamento para gerar um produto ou serviço final na saída A informação que retorna desse processo que pode ser a reação do cliente uma pesquisa de satisfação o defeito de um produto o crescimento de vendas é o feedback que alimenta esse sistema e produz novas tomadas de decisão conforme leciona Oliveira 2002 No conceito de visão sistêmica a interdependência aparece como um elemento muito forte para os processos promovendo a percepção do todo assim as pessoas passam a compreender que suas ações influenciam o tra balho de outras pessoas áreas ou departamentos Nesse caso a organização passa a compor um corpo único formando uma equipe com alto grau de interdependência entre os componentes direcionada para a realização de uma meta ou tarefa O primeiro aspecto a ser desenvolvido para que uma organização apresente visão sistêmica em seus métodos é fazer com que as pessoas conheçam bem a empresa onde trabalham Não se trata de conhecer apenas as técnicas e definições de um produto ou serviço mas sim de mitigar barreiras entre áreas e fazer com que as pessoas entendam quais são os departamentos que formam a corporação para que compreendam as responsabilidades de cada um Isso proporciona um aumento na conexão entre as pessoas e passa a ser mais fácil entender que as diferentes áreas nesse caso as partes se afetam e têm grande influência na empresa que representa o todo A visão sistêmica pode ser implementada e praticada na gestão de equipes Ter visão sistêmica é ser capaz de entender o comportamento das pessoas ob servando os componentes de contexto as causas as variáveis não controláveis 9 Organização sistemas e métodos e as consequências para os casos de escolhas conflitantes Quando a visão sistêmica não é desenvolvida emitimos julgamentos frios sobre as percepções limitadas que estamos tendo na ausência de outros elementos Quando não a temos apenas observamos fatos e pessoas e os julgamos frequentemente com rapidez sem darmos o tempo necessário para apreender outras informações Isso pode causar uma decisão precipitada conforme aponta Araújo 2007 Ganhos da visão sistêmica Uma empresa que atua de forma sistêmica permite que suas diversas áreas atuem juntas A comunicação melhora a saúde fi nanceira estabiliza e mais clientes são captados porque todas as partes entendem o signifi cado das políticas e diretrizes estabelecidas Há portanto um ganho expressivo em alinhamento com as estratégias Podemos entender essa teoria pelo clássico exemplo da relação entre duas áreas bastante complexas de uma organização mas que podem ser uma dor de cabeça enorme para a gestão quando não andam juntas vendas e produção Se você observar na maioria das empresas a área de negócios atua com a sua força de vendas para captar clientes e bater metas financeiras desafiadoras a fim de que haja equilíbrio econômico para a organização Todos os meses há um grande controle sobre o quanto cada um tem que vender para que a meta seja atingida Nesse caso o subsistema vendas está funcionando muito bem Cada vendedor sabe exatamente o seu papel As vitórias são comemoradas e tudo anda bem naquele nicho de atuação A área de produção também atua muito bem em seu subsistema Metas são validadas para maior produtividade a matériaprima comprada é a mais barata e o centro de controle de produção programa a entrega de produtos conforme seus recursos disponíveis de mão de obra e matériaprima No entanto quando as duas áreas se encontram a área de vendas deixa claro que é mais importante do que as demais porque é ela quem lida com o cliente Ou seja na percepção das vendas essa área está em evidência nos negócios e não fará esforços para nivelar suas negociações pela perspectiva da área de produção Esta por sua vez entende que não há produtos para ofertar ao cliente se ela não operar e tem a ideia de que a área de vendas só pensa em bater as metas financeiras mas não pensa em quanto sai mais caro produzir com foco no prazo do cliente comprando matériaprima mais cara para atender aos pedidos e deixando de ter flexibilidade em alguns prazos Qual área tem razão Nenhuma delas Uma precisa da outra e ambas devem desenvolver a relação de interdependência pois o sistema organização precisa do melhor resultado com custos que atendam à produção e vendas que aten dam ao negócio Mas nem sempre essas questões são tão simples de resolver Organização sistemas e métodos 10 Assim como na vida pessoal na vida organizacional temos a tendência de ver apenas uma parte do processo julgando demasiadamente o processo alheio e frequentemente entendendo que o nosso problema é sempre muito maior Para o melhor entendimento dessa questão observe a Figura 2 O que você vê primeiro o sapo ou o cavalo Figura 2 Desenvolvimento da visão sistêmica ampliando a percepção Fonte Percepção 2018 documento online À primeira vista é mais difícil enxergar as duas figuras para analisálas é preciso trocar de posição de perspectiva Com a visão na vertical vemos o cavalo e na horizontal vemos o sapo Ou seja é necessária uma visão sistêmica para enxergar o todo Se usarmos essa analogia das imagens representadas podemos entender ainda mais como a atuação sistêmica ocorre A partir do desenvolvimento desse comportamento de troca de perspectiva em gestores e equipes é possível buscar outras possibilidades ampliando a percepção resultando em outras formas de resolver problemas ou tomar decisões Por isso a competência de atuação sistêmica é cada vez mais exigida de gestores estratégicos Uma tomada de decisão com essa perspectiva tende a 11 Organização sistemas e métodos ser muito mais assertiva bem como a reconfiguração de um desenho orga nizacional a proposta de uma nova forma de trabalho ou a implementação de novas estruturas A visão sistêmica traz ganhos expressivos aos processos e necessariamente deve ser desenvolvida na liderança e nas equipes para que a empresa possa ter os resultados potencializados Da mesma forma a organização pode desenvolver uma visão sistêmica em relação aos seus clientes aos fornecedores à economia às leis e às relações com parceiros Por meio dessa visão tornase possível identificar falhas mais rapidamente pois a análise crítica estará sempre presente Na entrevista disponível no link a seguir Vicente Falconi um dos ícones de gestão da qualidade no Brasil fala sobre o que é método na excelência e no princípio de gestão httpsqrgopagelinkEisyA ANDREOLI T P ROSSINI F Organização sistemas e métodos 1 ed Curitiba Intersaberes 2015 ARAÚJO L C G Organização sistemas e métodos e as tecnologias de gestão organizacional São Paulo Editora Atlas 2007 2 v CURY A Organização e métodos uma visão holística 8 ed São Paulo Editora Atlas 2006 LIMA R G Macro ambiente Blog Administração em foco 2014 Disponível em http tendenciasdaadministracaoblogspotcom201409macroambientehtml Acesso em 18 set 2019 MAXIMIANO A C A Introdução à administração 7 ed São Paulo Editora Atlas 2008 NAKAGAWA M Ferramenta 5W2H plano de ação para empreendedores Rio de Janeiro Editora Globo 20 Disponível em httpsmsebraecombrSebraePortal20Sebrae Anexos5W2Hpdf Acesso em 18 set 2019 OLIVEIRA D P R Sistemas organização métodos uma abordagem gerencial 13 ed São Paulo Editora Atlas 2002 Organização sistemas e métodos 12 PERCEPÇÃO Blog a Mente Humana 2018 Disponível em httpamentehumana blogspotcom200805percepohtml Acesso em 18 set 2019 ROCHA M Análise organizacional Rio de Janeiro SESES 2015 ROLDAN L B Caderno de organização sistemas e métodos Dom Alberto Santa Cruz do Sul Faculdade Dom Alberto 2010 Leituras recomendadas BUCHELE G T et al Métodos técnicas e ferramentas para inovação brainstorming no contexto da inovação In SEMINÁRIO DE PESQUISA INTERDISCIPLINAR 7 2014 Florianópolis Anais Santa Catarina UNISUL 2014 MARTINS R O que é PDCA Blog da Qualidade 2018 Disponível em httpsblogda qualidadecombroqueepdca Acesso em 18 set 2019 NEMOTO M C M O Organização sistemas e métodos São Paulo Unisa Digital 2014 SILVA M A SILVA A S B A organização sistemas e métodos um estudo acerca de sua aplicabilidade em uma empresa do setor de saúde In SIMPÓSIO DE EXELÊNCIA EM GESTÃO E TECNOLOGIA 13 2016 Resende Anais Rio de Janeiro AEDB 2016 Disponível em wwwaedbbrsegetarquivosartigos1625024303pdf Acesso em 18 set 2019 13 Organização sistemas e métodos Dica do Professor O vídeo a seguir apresenta a atuação do profissional de OSM na empresa destacando os principais objetivos e as áreas de atuação na organização Confira Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar Na prática Em uma organização o departamento financeiro trabalha com contas a pagar e contas a receber entre outras atividades De que forma o departamento pode cumprir o seu objetivo Franciana foi contratada para trabalhar no departamento financeiro de uma editora Este é o primeiro emprego dela Ao chegar foi levada pelo seu gestor ao setor e recebeu orientações preciosas sobre os processos Saiba mais Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto veja abaixo as sugestões do professor Visão Sistêmica Metodologias e Aplicações Aponte a câmera para o código e acesse o link do conteúdo ou clique no código para acessar OBRIEN JA MARAKAS GM Administração de sistemas de informação Conteúdo interativo disponível na plataforma de ensino