Cerimonial e Protocolo: Aprendendo as Regras e sua Aplicação em Eventos Corporativos

eBook 3 Jessica De Cássia Rossi CERIMONIAL E PROTOCOLO Sumário 3 INTRODUÇÃO Olá estudante Aqui você poderá aprender sobre as principais definições e formas que o cerimonial é aplicado na atualidade Será discutido como as regras de cerimonial precisam ser adequadas para cada tipo de evento no ambiente corporativo Desse modo será discutido inicialmente os diver sos tipos de cerimoniais que existem e em quais situações eles devem ser aplicados As reflexões mostrarão a relevância do uso das regras do ceri monial para a boa condução dos acontecimentos empresariais Na sequência será abordado quais são as ferra mentas e os instrumentos que auxiliam no pro cesso de implementação do cerimonial em um acontecimento especial Você irá compreender que esses mecanismos auxiliam na boa execução do cerimonial e organiza os papéis de todos os membros envolvidos Ademais se discutirá a importância do planeja mento para a condução do cerimonial em eventos corporativos e quais as formas que o ele pode ser aplicado Será mostrado também como que deve ser feito o desenvolvimento do cerimonial durante o acontecimento quando as regras forem aplicadas FAM ONLINE 4 Uso de símbolos nacionais também é um recurso muito utilizado nos processos de cerimonial em eventos corporativos assim será abordado em que situações eles devem ser utilizados e o seu papel em um evento Será observado também a quais tipos de evento a aplicação do uso de símbolos nacionais deve ser implantada A fim de esclarecer quando o organiza dor do evento deve aplicar os símbolos nacionais mais significativos para cada acontecimento Neste ebook você conhecerá e entenderá quais são os diferentes tipos de cerimoniais que existem na atualidade quais são as ferramentas implemen tadas em um cerimonial quais são as maneiras de se planejar e desenvolver um cerimonial quais são os símbolos nacionais utilizados e quando se aplicam ao cerimonial e protocolo e ainda os principais tradições e rituais que são aplicadas em cerimoniais internacionais 5 OS DIFERENTES TIPOS DE CERIMONIAIS Os cerimoniais são recursos importantes para a boa condução de um evento juntamente com o protocolo e a etiqueta e das relações sociais No entanto os eventos podem ocorrer em diferentes áreas e contextos os quais exigem adequação das regras do cerimonial para as situações em que irão ocorrer Por isso nesse tópico você irá compreender os diferentes tipos de cerimoniais existentes que são empresarial social universitário e esportivo O cerimonial empresarial é aplicado quando as organizações promovem eventos com a presença de autoridades oficiais nos espaços corporativos e quando elas participam de eventos públicos É bastante recorrente as organizações participarem tanto de eventos públicos como privados e ainda organizar os seus próprios eventos de acordo com as demandas dos seus funcionários e clientes Há também outras situações em que o cerimo nial empresarial é utilizado como em eventos para acompanhar inovações tecnológicas obter insumos com mais qualidade lançar estratégias de distribuição dos seus produtos e serviços e capacitar seus empregados 6 Alguns eventos comuns na trajetória de uma or ganização são reunião de diretoria festas de final de ano aniversário da empresa lançamento de produtos ou serviços inaugurações etc De acordo com Luz 2005 apud OLIVEIRA 2011 p 88 Atualmente existem atos oficiais com presença de personalidades do setor privado e atos organi zados por empresas ou instituições privadas a que assistem autoridades oficiais A estes eventos de caráter misto deve ser aplicado o cerimonial oficial adaptado à natureza específica do ato em questão O cerimonial empresarial deve ter o mesmo direcionamento de um cerimonial oficial com princípios de hierarquia critérios de precedência mesas diretivas etc A organização inadequada de um cerimonial ou o tratamento inadequado de uma autoridade podem ser motivos para compro meter a reputação da organização Desse modo independentemente do tamanho e segmento da empresa o uso do cerimonial é um pressuposto para a boa condução dos eventos que não deve ser visto como algo acessório Entre as características do cerimonial empresarial que devem ser consideradas estão a motivação tácita e a motivação expressa Sobre elas podese dizer que 7 motivação tácita tratase de situações em que se aproveita para conquistar a atenção do público e da imprensa sobre instituição pode ser criado diretamente para essa finalidade ou pode ocorrer de modo espontâneo Segundo Cesca 1997 p 14 se trata de um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação organizaçãopúblico em face das necessidades observadas Ou seja a empresa cria uma comu nicação próxima com o seu público estratégico motivação expressa referese à realização de eventos com uma motivação muito clara por meio de palavras gestos ou sentimentos Alguns tipos de eventos realizados nessa situação são aniversários da empresa premiação alcance de metas e projetos etc Como você pôde observar o cerimonial empresarial tem bastante similaridade com outras formas de cerimonial em sua execução Outro tipo de cerimonial é o social cujas regras estão relacionadas às boas normas de convivência entre as pessoas em ocasiões sociais como nos relacionamentos domésticos no trabalho na es cola etc A convivência exige respeito às normas e regras para que se possa ter um relacionamento agradável e satisfatório pois devemos considerar 8 também a vontade do outro e a sua forma de ser OLIVEIRA 2011 p 93 Esse estilo de cerimônia acompanha as relações sociais há alguns séculos desde a época das monarquias no século XVI na Europa em que os reis eram associados ao sagrado As festas eram os eventos em que os súditos se aproximavam da figura divina do rei Com o tempo as festas assumiram funções sociais que expressam os valores da comunidade e reafirmam o papel das instituições de poder como acontece na atualidade nos eventos sociais Fazer festa é transformar a vida social em vida pú blica Tratase de atividade disputadíssima em toda a sociedade um território pelo qual distintos grupos sociais se enfrentam É coisa de quem tem muito o que fazer dos que desejam promover ou influen ciar a produção da identidade de um grupo social FERNANDES 2004 apud OLIVEIRA 2011 p 93 Um dos eventos sociais mais antigos é o casamento em que as regras de cerimonial são desenvolvidas com bastante cuidado As regras de cerimonial são aplicadas em eventos sociais como batizados primeira comunhão festa de 15 anos jantares e demais ritos de passagem 9 Além disso há o cerimonial universitário que auxilia na organização de itens simbólicos e históricos para a execução de um acontecimento no ambiente universitário Dado que o papel de uma instituição de ensino superior é promover o desenvolvimento científico e tecnológico de uma sociedade a rea lização de eventos é bastante recorrente para o compartilhamento do saber produzido ensinado e aplicado no contexto educacional O cerimonial tem o papel de definir a pauta a sin cronização o tempo de duração e o ritmo como serão os procedimentos adotados durante um evento acadêmico Desse modo as regras pro movem precisam e rigor na condução do evento e nas boas práticas de convivência universitária As regras de cerimonial acadêmico são aplicadas principalmente em eventos públicos em suas carac terísticas formais em que se observa a precedência entre reitor próreitores chefias professores etc É usado também para definir o tipo de vestimenta e a sequência de um ritual quando por exemplo a posse de reitores chefes de departamento com concessão de títulos etc Os cerimoniais universitários existem desde o século XI quando surgiram as universidades sendo a primeira delas em Bolonha onde alguns mestres começaram se dedicar aos estudos do 10 10 direito No caso das universidades brasileiras a origem do cerimonial está nas regras adotadas pela Universidade de Coimbra uma vez que segundo Viana 1998 as instituições nacionais herdaram destacadamente os rituais acadêmicos dessa prestigiada universidade portuguesa Alguns tipos de cerimoniais universitários de acor do com Rizzardi 2005 apud OLIVEIRA 2011 são Outorga de Grau de Cursos como graduação especialização mestrado e doutorado Transmissão de Cargos tais como reitor vice reitor diretores de unidades acadêmicas órgãos complementares etc Atribuição de cargos como professor emérito mérito universitário doutor honoris causa etc Podese observar que o cerimonial universitário está presente em diversas situações importantes da comunidade acadêmica na atualidade Portanto para que esses momentos ocorram da melhor for ma possível o cerimonial auxilia na boa condução desses acontecimentos Por fim é preciso também abordar o cerimonial em eventos esportivos os quais são recorrentemente realizados em sociedade Os esportes estão pre sentes na história humana desde a o período da Grécia antiga quando se há registros de realização 11 11 de competições olímpicas Há relatos também de que o esporte já estava presente na sociedade egípcia em que havia alguns jogos praticados pelos indivíduos da época O cerimonial esportivo está presente nas seguintes situações abertura de evento esportivo premiação de esportistas e encerramento de eventos Nas cerimônias de abertura esportiva a sequência dos acontecimentos de acordo com Oliveira 2011 p 112 é a seguinte 1 Concentração das seleções em ordem alfabética 2 Concentração das autoridades em área VIP 3 Entrada da banda fanfarra ou orquestra 4 Entrada das delegações em ordem alfabética 5 Entrada da delegação anfitriã 6 Entrada dos árbitros do evento ou partida 7 Composição da mesa ou palanque 8 Entrada da Bandeira 9 Hasteamento da Bandeira 10 Execução do Hino Nacional 11 Entrada e hasteamento da bandeira do evento se houver 12 12 12 Entrada do fogo simbólico se houver ou de acordo com o tipo de evento tais como olimpíadas jogos panamericanos etc 13 Acendimento da Pira 14 Declaração de abertura 15 Juramento do atleta 16 Juramento do árbitro 17 Saudação aos participantes 18 Saída das delegações 19 Apresentação artística 20 Encerramento do cerimonial e início da competição A sequência em questão organiza e orienta na boa condução de aberturas esportivas Já a premiação de esportistas é um dos momen tos mais relevantes de um evento esportivo uma vez que o atleta recebe a medalha de ouro prata e bronze em relação a sua vitória em determinada modalidade esportiva O cerimonial nesse caso devese atentar a OLIVEIRA 2011 como será feita a distribuição de prêmios planejar executar e monitorar todas as premiações realizar o checklist para cada evento promover ensaios de cerimônia verificar as bandeiras e hinos de cada localidade 13 13 participante do evento organizar o tempo de exe cução dos hinos observar a estrutura do pódio e os atletas que receberam a premiação e preparar os colaboradores que apitaram para sinalizar o final da competição Nas cerimônias de encerramento ocorre o agrade cimento a todas as pessoas e organizações que apoiaram a realização do evento Nesse momento se entrega também os últimos prêmios e os desta ques dos principais atletas A sequência cerimonial executada nessa situação é OLIVIERA 2011 as delegações entram em ordem alfabética premia se os destaques e outros atletas que ainda não foram premiados agradecimento aos parceiros do evento arreamento de bandeiras passagem do símbolo nacional aos organizadores da próxima edição do evento saudação e agradecimento se for um evento olímpico apagase o fogo as delegações se retiram e há a confraternização e show de fogos Cada momento do cerimonial esportivo requer uma sequência de acontecimentos que tornam cada momento agradável e inesquecível para os seus participantes Esses cuidados devem ser aplicados em qualquer evento independentemente do porte adequandoos a cada situação 14 14 Neste item você pôde conhecer um pouco melhor os tipos de cerimoniais existentes Cada qual tem as suas especificidades e relevância de acordo com sua natureza porém o que há em comum entre eles é que as regras de cerimonial auxiliam na boa condução e na boa convivência das pessoas envolvidas para que esse momento seja o melhor possível Portanto sempre que você for organizar um evento não se esqueça de verificar quais são as regras de cerimonial mais adequadas para esse acontecimento 15 FERRAMENTAS DE EXECUÇÃO DE CERIMONIAL Para que a sucessão de acontecimentos de um cerimonial ocorra da melhor forma possível devese conhecer as ferramentas que são utilizadas nesse processo para organizálo e planejálo Por isso neste item você vai conhecer alguns instrumentos que facilitam esse processo como roteiro formas de tratamento precedência etc O cerimonial tem um papel de organizar o ambiente e os participantes de um evento respeitando a hie rarquia das autoridades participantes a ordem de precedência e formas de tratamento Tais normas conduzem o planejamento e a organização do evento por meio de um roteiro que orienta a sequência das formalidades e atos do acontecimento as quais devem ser seguidas por todos os presentes Já o protocolo apesar de às vezes ser confundido com cerimonial compreende o conjunto de regras códigos e normas que conduzem o cerimonial 16 É reconhecido internacionalmente como um siste ma de cortesia que garante as prerrogativas dos participantes Referese tanto às práticas adotadas por um país no relacionamento com as nações es trangeiras quanto às práticas internas do governo SENADO FEDERAL 20132014 p 160 Já a etiqueta referese ao conjunto de normas para o comportamento social e convívio agradável entre as pessoas em uma situação É um recurso que indica de maneira adequada como pensar e como se comportar perante outras pessoas no que se refere a vestuário como convidar alguém usa alimentação gestual etc Inicialmente recomendase o uso de um roteiro com todas as etapas do evento os veículos de comuni cação que farão a cobertura do evento quem será o mestre de cerimônias a equipe organizadora do evento e a equipe de segurança Segundo o Senado Federal 20132014 o roteiro deve conter o título um motivo ou tema do evento as autoridades ou pessoas que farão o pronunciamento e informações sobre o encerramento do evento Quanto as formas de tratamento tratamse de expressões para o tratamento adequado de uma autoridade ou um profissional sendo muito utili zado como referência o Manual de Redação da Presidência da República 2018 Observe quais 17 são as expressões mais utilizadas e para quais autoridades elas são correspondentes na tabela a seguir Tabela 1 Expressões comuns para tratamento Vossa excelência Em comunicações dirigidas a algumas autoridades utilizase o termo Vossa Excelência No caso do poder executivo para o Presidente da República Vicepresidente da República Minis tros de Estado Secretário Geral da Presidência da República Chefe do Estado Maior das Forças Armadas Chefes de Gabi nete Secretários da Presidência da República Governadores e Vicegovernadores de Estado e do Distrito Federal etc Em relação ao poder legislativo o termo é utilizado para se referir ao Presidente e Vicepresidente da Câmara dos Deputados e do Senado Presidente e Membros do Tribunal de Contas da União e das Assembleias Legislativas e para os presidentes das Câmaras Municipais Na dimensão do poder judiciário o termo é utilizado para se referir a Presidente e Membros do Supremo Tribunal Federal Superior Tribunal de Justiça Su perior Tribunal Militar Tribunal Superior Eleitoral Tribunais de Justiça Tribunais Regionais Federais Eleitorais e do Trabalho juízes e desembargadores e auditores da justiça militar Excelentíssimo senhor A expressão é utilizada em correspondências diretas para os chefes de poder acompanhado do respectivo cargo como Excelentíssimo Senhor Presidente da República Presidente do Congresso Nacional Presidente do Supremo Tribunal Federal etc Senhor Autoridades que não exerçam o cargo de chefe de poder podemse utilizar apenas a expressão Senhor acompanhada do respectivo cargo exemplo Senhor Ministro Senhor Juiz Senhor Senador etc 18 Vossa senhoria A expressão é usada para se referir às demais autoridades e particulares assim como o uso do termo senhor acompanha do do cargo do destinatário Exemplo Vossa Senhoria ou Senhor Chefe do Setor de Marketing da Empresa X Doutor A expressão não deve ser usada de forma indiscriminada já que se trata de um título acadêmico o qual é obtido apenas por aqueles que concluíram o curso universitário de doutora do Nos demais casos a menção deve ser por meio da expres são senhor para se conferir a formalidade desejada Magnífico O vocativo é empregado para se dirigir aos reitores de universidades Fonte Adaptado do Manual de Redação da Presidência da República A expressão Digníssimo não é aplicada como forma de tratamento a autoridades na atualidade Esse termo foi abolido porque a dignidade deve ser uma qualidade inerente a qualquer cargo público não sendo necessário repetir essa evocação O termo Ilustríssimo também não é empregado mais no tratamento de autoridades sendo que o tratamento de vossa senhoria ou senhor é suficiente para as autoridades que não se enquadram nos exemplos apontados anteriormente FIQUE ATENTO 19 Outra ferramenta importante para a condução do cerimonial é a precedência para a distribuição correta de lugares e nominata Na área pública ela é usada geralmente em cerimônias oficiais fede rais cerimônias com a presença de autoridades federais em estados da união e cerimônias oficiais estaduais SENADO FEDERAL 20132014 Os eventos onde há a presença do Presidente da República ou seu Vice são presididas por um deles e o Presidente do Senado Federal e da Câ mara dos Deputados presidem as cerimônias das suas instituições Em relação a precedência entre Ministros de Estado e Titulares de Secretarias de Estados com status de Ministério a ordem é defini da pelo critério histórico de criação da instituição aplicandose a mesma lógica para Governadores de Estado e do Distrito Federal Já quando há a presença de personalidades internacionais quem tem precedência sobre os demais é o Ministro de Estado das Relações Exteriores Algumas autoridades que também recebem o tra tamento como os Ministros de Estado são Chefe da Secretaria Geral da Presidência da República Chefe de Gabinete da Presidência da República Advogado Geral da União Chefe da Secretaria das Relações Institucionais da Presidência da República Presidente do Banco Central do Brasil etc 20 Em cerimônias federais personalidades e autorida des que tenham categoria igual terão a precedência estabelecida assim estrangeiros autoridades e funcionários da união e autoridades e funcionários estaduais e municipais No que se refere ao corpo diplomático a precedência segue o núncio apostólico em cerimônias oficiais e nas demais as regras de protocolo do Congresso de Viena apud SENADO FEDERAL 20132014 Em relação aos embaixadores estrangeiros que estão no Brasil a ordem segue a data de entrega das cartas credenciais à Presidência da República Já entre os embaixadores seguese o critério de antiguidade pela admissão no concurso e para embaixadores aposentados seguese a mesma lógica de precedência Na dimensão legislativa os senadores têm prefe rência em relação aos deputados federais sendo que a ordem é estabelecida conforme a data de criação da unidade federativa a que pertencem os representantes legislativos e dentro da mesma uni dade a data de diplomação no cargo ou pela idade da autoridade Por outro lado a critérios adicionais que podem ser utilizados para a precedência em um cerimonial conforme a ocasião a relevância da situação e personalidades presentes 21 Em outros ambientes sociais e políticos recomen dase o uso do bom senso mas em geral também podem ser adotados outros critérios como anti guidade histórico de criação de uma organização ou de unidades administrativas critério cultural de acordo com o grau de conhecimento acadêmico ou cultural da pessoa critério de idade de acordo com a idade do indivíduo do mais idoso para a mais jovem de gênero para cargos da mesma hierarquia mulheres precedem os homens critério mais simples como ordem alfabética As ferramentas apresentadas são alguns dos recursos que podem ser utilizados no cerimonial para facilitar a condução dos acontecimentos No entanto é sempre importante que você observe o contexto em que o evento será realizado por exem plo se é um cerimonial público ou privado quais as autoridades participarão do acontecimento a natureza do evento etc para definir as ferramentas mais adequadas na condução do cerimonial do seu evento 22 22 PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE CERIMONIAL A aplicação das regras de protocolo cerimonial e etiqueta precisa ser planejada antecipadamente para evitar erros e imprevistos Não é possível improvisar como será a condução desses recursos e nem que eles sejam feitos de forma precipitada sendo necessário em geral um profissional para auxiliar nesse processo Por isso neste tópico você irá compreender como deve ser feito o planejamento e desenvolvimento do cerimonial de um evento Planejar significa antecipar uma situação futura e definir qual é o objetivo quais as estratégias como que elas serão aplicadas e como que os resultados serão avaliados ao final de um pro cesso O planejamento auxilia no direcionamento dos esforços e atitudes da equipe envolvida para alcançar os objetivos almejados Porém para que haja o planejamento é necessário colocar no papel tudo que será essencial para a realização da cerimônia Neste caso identificar como será a abertura condução e encerramento do evento De acordo com Baseggio 2012 p 15 o planeja mento é um movimento de tomada de decisões que direciona esforços para o cumprimento de 23 23 metas ordenando ideias e estabelecendo métodos e prazos a fim de alcançar uma realidade preten dida Aplicálo é essencial para a condução do processo do evento Os eventos são acontecimentos especiais que per mitem a reunião de pessoas nas quais são muito esperadas É um momento em que se deve pensar em como promovêlo da melhor forma possível dado o valor que tem para os seus participantes Para que ele seja viabilizado é necessário pensar nos recursos necessários analisar a situação em que vai ocorrer escolher as estratégias de execu ção organização e divulgação do evento prever potenciais problemas e também formas de o avaliar no final ALLEN 2003 Para conhecer um pouco mais sobre como deve ser o planejamento de um evento usando as regras de ceri monial protocolo e etiqueta assista ao vídeo Eventos Cerimonial e Protocolo Etapas do planejamento e organização do evento disponível em httpswww youtubecomwatchvPtt8ly6jU0 As etapas de planejamento de um evento essencial são análise da situação definição dos objetivos SAIBA MAIS 24 24 e estratégias do evento execução do evento e avaliação Isso quer dizer que há uma série de itens que precisam ser conferidos para evitar problemas e imprevistos Nesse ponto uma equipe de cerimonial bem treinada é essencial para o planejamento e execução de um evento já que os itens acontecem simultaneamente O planejamento auxilia na redução das incertezas e das falhas que podem compro meter a imagem da organização do evento e da instituição que é responsável por sua promoção O papel do cerimonial é aplicar os protocolos do evento de forma indireta a fim de que tudo seja entregue conforme o que for planejado Desse modo é necessário todo cuidado na preparação dele e que se faça adaptações para o contexto em que ele será realizado As regras de cerimonial auxiliam de forma rápida e eficiente na resolução de uma situação quando ocorre um imprevisto ou um erro mas de forma discreta que nem sempre é percebida pelos participantes do acontecimento Com o planejamento do cerimonial os imprevis tos podem ser praticamente nulos no entanto é importante se preparar para eles caso algum problema aconteça Alguns recursos que auxiliam no planejamento e execução das normas de um evento é anotar e documentar o que será feito 25 25 em cada momento Isso resultará em um plano de ação com todas as providências que deverão ser tomadas ao longo do evento e servirá de norte para a condução do cerimonial e para possíveis adequações quando for o caso Em alguns tipos de eventos por exemplo há uma mesa diretiva ou de autoridades que fica no centro do palco e que se recomenda que se sirva água e que se atenda a solicitação da mesa Portanto é importante não se esquecer de pensar como serão os procedimentos para atender a demanda da mesa diretora nos eventos em que ela se aplica Enfim para boa condução de um cerimonial o uso do planejamento é essencial na aplicação de todas as regras necessárias para esses momen tos Embora seja um instrumento que minimiza significativamente erros imprevistos ainda assim ele precisa ser flexível para se preparar para esses imprevistos e buscar alternativas para a sua reso lução da forma mais discreta possível a fim de não atrapalhar o brilhantismo do evento 26 OS PRINCIPAIS SÍMBOLOS NACIONAIS Os símbolos nacionais são utilizados para represen tar um país ou um povo em momentos especiais e sua aplicação deve ser feita de forma planejada e cuidadosa a fim de evitar situações que gerem desrespeito em relação a nação representada Tendo isso em vista neste tópico você vai compreender um pouco mais quais são os principais símbolos nacionais na atualidade Os símbolos nacionais podem ser entendidos como qualquer entidade que se considere e se ma nifeste para o mundo como uma comunidade nacional nomeadamente estados soberanos e países mas também nações e países num estado de dependência colonial ou de outro tipo integração confederativa ou mesmo uma comunidade etnocul tural considerada como nacionalidade a despeito da ausência de autonomia política Símbolos nacionais pretendem unir pessoas criando representações visuais verbais ou icônicas do povo dos valores ou da história nacional OLIVEIRA 2011 p 71 Entre os símbolos nacionais existentes que são aplicados em eventos públicos e privados estão a bandeira nacional o hino nacional as armas 27 nacionais e o selo nacional A seguir você irá compreender um pouco melhor cada um desses símbolos Bandeira Nacional ela simboliza e representa um país assim como a sua soberania indepen dência e unidade nacional Além disso também remete há outras características nacionais como a língua de um país e é usada para demonstrar a posse de um território por uma nação em relação à outra Este símbolo é usado também pelo res pectivo governo e autoridades públicas de um país porém também é permitido o uso pelos cidadãos comuns A bandeira é construída com símbolos e cores com significados especiais para uma nação as quais são usadas pelo povo para demonstrar o seu patriotismo entre outros objetos feitos com os símbolos e cores desse instrumento Hino Nacional referese à composição musi cal patriótica que prestigia a história as lutas e tradições de um povo e são reconhecidas por um governo como a canção símbolo de um Estado ou por convenção pelo uso do povo Parte considerá vel dos hinos nacionais tem um estilo de marcha ou música orquestrada Países de algumas regi ões como Europa Ásia central e América Latina costumam aplicar peças mais elaboradas para a composição de suas músicas Por outro lado regiões como África Caribe Oceania e Oriente 28 médio costumam executar os seus hinos com uma fanfarra mais simples Armas Nacionais conhecidas também como brasão nacional são símbolos que representam alguns valores de uma nação Elas estão presentes em alguns momentos e objetos que de certa forma representam o Brasil com uma faixa presidencial nas instituições federais no Congresso Nacional em instituições estaduais e municipais etc Selo Nacional os selos são utilizados em docu mentos oficiais desde o período do Império no Brasil quando se usava carimbo em relevo no formato do brasão de armas imperiais com expressões em latim e em português sobre o imperador como Pe dro II Imperador Constitucional do Brasil ou Pedro II defensor perpétuo do Brasil Na atualidade o selo do Brasil faz referência à esfera da bandeira nacional que é representada por um círculo com as palavras República Federativa do Brasil no qual é usado em documentos oficiais nas interações entre governos diplomatas e certificados emitidos por escolas oficiais ou reconhecidas Tal lógica se aplica também aos selos de outros países para representar essas mediações públicas Os itens mostrados representam os símbolos nacionais mais recorrentes e são conhecidos e aplicados em diferentes países Cada qual é 29 feito e aplicado conforme o contexto em que são empregados mas de modo geral representam situações que envolvem uma nação Esses recursos têm um valor muito significa tivo para representar um povo ou um país sua aplicação requer cuidado e valorização a fim de representar uma sociedade Para um cerimonial seja ele público ou privado os símbolos nacionais são utilizados em algumas situações específicas portanto tal aplicação é explorada um pouco mais no próximo item 30 30 SÍMBOLOS NACIONAIS APLICADOS NO CERIMONIAL E PROTOCOLO Há diversos símbolos nacionais que representam uma nação ou um povo e que merecem ser tratados com respeito e cuidado No caso das regras de cerimonial e protocolo a aplicação desses itens precisa ser feita com bastante cuidado desse modo você irá verificar neste tópico como alguns símbolos são desenvolvidos nesse contexto Entre os símbolos nacionais que são utilizados no cerimonial e protocolo de eventos estão a ban deira o hino e o selo nacional No que se refere à bandeira nacional de acordo com a Lei Federal nº 570071 no artigo 11 BRASIL 1971 a Bandeira Nacional deve ser hasteada em mastro ou adri ças nos prédios públicos ou particulares igrejas escritórios quadras esportivas salas de aula etc Este símbolo também pode ser distendido e sem mastro ao ser conduzido por aeronaves ou presa na parede se reproduzir em tetos vidraças veículos etc pode também ser conduzida em formaturas e desfiles entre outros Quanto à precedência entre as bandeiras a bandeira nacional ocupa um lugar de destaque e de honra entre as demais bandeiras conforme aponta o 31 31 artigo 31 do Decreto nº 70274 de 1972 quando se trata do território nacional ocupando as seguintes posições Art 31 A Bandeira Nacional em todas as apresen tações no território nacional ocupa lugar de honra compreendido como uma posição I Central ou a mais próxima do centro e à direita deste quando com outras bandeiras pavilhões ou estandartes em linha de mastros panóplias escudos ou peças semelhantes II Destacada à frente de outras bandeiras quando conduzida em formaturas ou desfiles III À direita de tribunas púlpitos mesas de reuni ões ou de trabalho Parágrafo único Considerase direita de um disposi tivo de bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua para a plateia ou de modo geral para o público que observa o dispositivo BRASIL 1972 p 1 Cada evento demanda uma posição diferente para a bandeira nacional conforme instrui o decreto que regulamenta o cerimonial público no Brasil No que se refere às bandeiras estrangeiras a forma de precedência pode seguir as seguintes orientações ordem alfabética ordem de chegada do chefe da missão para eventos do Mercosul 32 32 segue a ordem de autoridades aplicadas para o bloco econômico Em geral a ordem alfabética é a mais usada para a precedência entre bandeiras estrangeira como pela ordem de chegada dos chefes de missão Nos eventos a orientação é que as bandeiras já estejam hasteadas ou quando houver hasteamen to ela deve ser feita ao som do hino nacional no começo da cerimônia e deve ser hasteada pela maior autoridade presente no evento Quanto ao hino nacional as regras de cerimonial para eventos públicos e privados conforme o Ar tigo 25 da Lei nº 5700 de 1971 deve ser feita da seguinte maneira I Em continência à Bandeira Nacional e ao Pre sidente da República ao Congresso Nacional e ao Supremo Tribunal Federal quando incorporados e nos demais casos expressamente determinados pelos regulamentos de continência ou cerimônias de cortesia internacional II Na ocasião do hasteamento da Bandeira Nacio nal previsto no parágrafo único do art 14 III na abertura das competições esportivas or ganizadas pelas entidades integrantes do Sistema Nacional do Desporto conforme definidas no art 13 da Lei no 9615 de 24 de março de 1998 Incluído pela Lei nº 13413 de 2016 33 33 1º A execução será instrumental ou vocal de acordo com o cerimonial previsto em cada caso 2º É vedada a execução do Hino Nacional em continência fora dos casos previstos no presente artigo 3º Será facultativa a execução do Hino Nacional na abertura de sessões cívicas nas cerimônias religiosas a que se associe sentido patriótico no início ou no encerramento das transmissões diárias das emissoras de rádio e televisão bem assim para exprimir regozijo público em ocasiões festivas 4º Nas cerimônias em que se tenha de executar um Hino Nacional Estrangeiro este deve por cortesia preceder o Hino Nacional Brasileiro 5º Em qualquer hipótese o Hino Nacional deverá ser executado integralmente e todos os presentes devem tomar atitude de respeito conforme descrita no caput do art 30 desta Lei Incluído pela Lei nº 13413 de 2016 BRASIL 1971 p 1 O hino nacional é executado principalmente em situações em que há o hasteamento da bandeira na abertura de competições esportivas em algumas outras situações em que se faz cabível e facul tativa em outras ocasiões por exemplo eventos cívicos tomandose uma série de cuidados com este símbolo nacional 34 34 No que se refere ao selo é utilizado para auten ticar documentos governamentais e diplomas e certificados emitidos por instituições de ensino oficiais ou reconhecidas O selo é constituído de um círculo como se fosse uma esfera celeste da mesma forma que se encontra no centro da bandeira nacional com a expressão República federativa do Brasil Sua aplicação deve observar as seguintes caracterizações do Artigo 9 da Lei nº 5700 de 1971 BRASIL 1971 I Desenhamse 2 duas circunferências concên tricas havendo entre os seus raios a proporção de 3 três para 4 quatro II A colocação das estrelas da faixa e da legenda Ordem e Progresso no círculo interior obedecerão às mesmas regras estabelecidas para a feitura da Bandeira Nacional e III As letras das palavras República Federativa do Brasil terão de altura um sexto do raio do círculo interior e de largura um sétimo do mesmo raio A elaboração do selo nacional deve seguir as orien tações conforme regulamenta a lei mencionada respeitandose a proporção os itens as palavras e as dimensões apresentadas Os exemplos apresentados mostram aplicação dos símbolos nacionais conforme a regulamentação de cerimonial e protocolo para eventos públicos 35 35 e privados regulamentado em lei e decreto Há uma série de situações e cuidados que precisam ser observados em sua execução desse modo é importante observar as recomendações indicadas para cada caso 36 PRINCIPAIS TRADIÇÕES E RITUAIS DE CERIMONIAL INTERNACIONAL O evento internacional deve seguir as mesmas regras de cerimonial protocolo e etiqueta que são observadas em eventos nacionais no entan to respeitando algumas questões que envolvem precedência entre países tradições e rituais que de alguma forma precisam ser observados e res peitados nesse contexto O planejamento desses eventos é um dos primeiros pontos a ser observado Recomendase também projetar um orçamento das despesas realizar reser vas acompanhar o cronograma fazer contatos etc Importante seguir todos os passos que envolvem desde o préevento o evento em si e o pósevento Isso ajudará a evitar erros e imprevistos que pos sam ocorrer e antecipar situações que envolvem o ambiente intercultural dos eventos internacionais Nesse tipo de evento devese verificar as questões climáticas e a cultura local a fim de evitar situações indesejáveis Desse modo é recomendado conhe cer o lugar em que o evento será realizado para se situar quanto a alguns aspectos como fuso horário estação do ano costumes localização contato de hospitais pontos de emergência e farmácias 37 A situação fica ainda mais difícil quando o evento é organizado por outra equipe em que a empresa ou indivíduo é convidado para participar desse evento em outro país Neste caso não é possível intervir no período localização das reservas acomodação etc Nessa situação a equipe de suporte local precisa se adaptar ao organizador e oferecer o máximo de suporte para que o evento seja bemsucedido e que não haja imprevistos ou seja é necessário ter flexibilidade e saber quando se posicionar Algumas situações delicadas que os eventos inter nacionais podem proporcionar são voos atrasados o convidado passar mal hotel ficar longe do local do evento mudanças no clima etc Neste momento é necessário ter um planejamento e uma equipe de suporte para orientar da melhor forma possível os convidados e participantes do evento Por mais que seja difícil é necessário se preparar com antecedência sendo experiência um bom parâmetro para ter sensibilidade acerca do que pode acontecer e como agir diante de imprevistos conforme verifica se no exemplo abaixo Em janeiro deste ano 2018 levamos 55 médicos brasileiros para o UIT Updates In Infertility Treat ment em Madrid Começamos a pensar em todo o processo seis meses antes da data checando o ambiente préprodução e nos certificando de 38 que entraves como localização e transporte não afetassem os convidados conta A experiência foi tão bem assessorada que a equipe da agência presente no evento mesmo não sendo a organiza dora principal tornouse referência para convidados de outros países Estar na retaguarda significa ter todas as informações possíveis para oferecer aos presentes sejam ou não da sua responsabilidade No fim todo mundo se ajuda conclui Edilaine Ribeiro Diretora de Planejamento da Dlucca Jota sobre o ASRM 2014 Annual Meeting DLUCCAJOTA COMUNICAÇÃOES 2018 p 1 Para cada etapa do evento sugerese fazer um briefing para compreender as necessidades do evento e as intenções de quem irá organizálo de forma documentada É necessário compreender qual será o idioma os costumes as formas de tra tamento o uso de símbolos nacionais dos países envolvidos alimentação vestimenta etc É válido também pensar em como será a identidade do evento acomodação e o transporte dos convidados e demais envolvidos Realizar um checklist de todos os itens necessários e ferramentas é uma boa orientação pois assim se saberá em quais situações é necessária a aplicação das regras de cerimonial e protocolo e em quais os rituais e tradições precisam ser observados no 39 momento da organização do evento Internacional Outro ponto a ser observado é a contratação de uma agência especializada de comunicação que fica responsável pelos relacionamentos entre os envolvidos no evento facilitando a tradução das demandas e os valores culturais que envolvem os participantes do processo Alguns recursos que também são recomendados para eventos internacionais são tradutor simultâneo o qual acompanha e traduz a fala dos convidados ou palestrante videoconferência quando se utiliza a videoconferência recomendase colocar a tradu ção ao longo da fala para os participantes poderem acompanhar convidados internacionais opte por aqueles que podem participar presencialmente pois assim a experiência é mais enriquecedora para o público participante Hotel conveniado com o evento realizar o convênio com o hotel para que os participantes fiquem hospedados é conveniente para evitar gastar com translado e também para conseguir descontos para hospedagem e funcio nários bilíngues imprescindível que os funcionários compreendam uma língua estrangeira e que não falem apenas português assim poderão orientar melhor os participantes 40 40 CONSIDERAÇÕES FINAIS Neste ebook você pôde compreender um pouco melhor a natureza do cerimonial em cada área suas ferramentas como deve ser planejado e desenvolvido quais são os principais símbolos nacionais e aqueles que são aplicados no cerimo nial e protocolo e ainda quais são as tradições e rituais em um cerimonial internacional Foi apontado que há diferentes tipos de cerimoniais que se aplicam diversas situações e contextos Por isso discutiuse como ocorre o cerimonial empre sarial o social universitário e o esportivo para a boa sequência e orientação dos participantes dos eventos nessas áreas Os instrumentos utilizados para realização do cerimonial também foi outro aspecto discutido e demonstrou quando eles devem ser utilizados para facilitar a realização do cerimonial em diferentes tipos de eventos e em diferentes áreas em que o cerimonial é aplicado Porém para que essas ferramentas sejam aplicadas adequadamente é necessário também pensar no planejamento e execução de todo o processo de cerimonial a fim de evitar imprevistos e erros na realização dos eventos Desse modo também se 41 41 discorreu sobre como deve ser feito o planejamento e a execução de cerimonial em um evento Outro aspecto muito relevante para os cerimoniais são os símbolos nacionais desse modo você compreendeu um pouco melhor quais são esses símbolos e o significado que eles têm em nossa cultura contemporânea Pois nesse sentido tornase mais fácil compreender o seu valor e saber quando e como eles devem ser utilizados nas regras de cerimonial e protocolo de um evento Já em eventos internacionais as regras de ceri monial precisam levar em conta as tradições e rituais empregados nesses acontecimentos Neste aspecto discutiuse quais são esses procedimentos que precisam ser observados e aplicados depen dendo do tipo de evento internacional para a boa condução do cerimonial Enfim os pontos discutidos nesse material certa mente contribuíram para que você pudesse entender mais detalhadamente os tipos as ferramentas o planejamento e a execução os símbolos nacionais e os rituais e tradições que envolvem cerimoniais internacionais São alguns dos aspectos entre os diversos itens que explicam o cerimonial na atualidade e que te auxiliaram na organização de eventos Referências Bibliográficas Consultadas ALLEN J et al Organização e gestão de eventos Tradução por Marie Philbois Toledo Rio de Janeiro Elsevier 2003 BASEGGIO A Planejamento Estratégico da Comunicação In DORNELLES S M G Org Relações Públicas Planejamento e Comunicação Porto Alegre EDIPUCRS 2012 pp1526 BRASIL Decreto n 70274 de 9 março de 1972 Aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência BrasíliaDF 1972 Disponível em httpwwwplanaltogovbr ccivil03decretod70274htm Acesso em 02 ago 2021 BRASIL Lei n 5700 de 1 de setembro de 1971 Dispõe sobre a forma e a apresentação dos Símbolos Nacionais e dá outras providências BrasíliaDF 1971 Disponível em httpwww planaltogovbrccivil03leisl5700htm Acesso em 03 ago 2021 BRASIL Presidência da República Manual de Redação da Presidência da República 3 ed ampl e rev BrasíliaDF 2018 Disponível em httpwww4planaltogovbrcentrodeestudos assuntosmanualderedacaodapresidenciada republicamanualderedacaopdf Acesso em 03 ago 2021 BRASIL Senado Federal Manual de Organização de Eventos do Senado Federal BrasíliaDF 20132014 Disponível em https www12senadolegbrmanualdecomunicacao manualdeeventos Acesso em 03 ago2021 CESCA C G G Organização de Eventos São Paulo Summus 1997 KOPS D Hospitalidade saberes e fazeres culturais em diferentes espaços sociais Caxias do Sul EDUCS 2014 Biblioteca Virtual LUKOWER A Cerimonial e Protocolo 4 ed São Paulo Contexto 2015 Biblioteca Virtual LUZ O R Cerimonial empresarial São Paulo Editora Saraiva 2008 Minha Biblioteca MATIAS M A arte de receber em eventos São Paulo Manole 2014 Minha Biblioteca NAKANE A M Gestão e Organização de Eventos São Paulo Pearson 2017 Biblioteca Virtual ORGANIZANDO eventos corporativos internacionais do planejamento à execução bemsucedida Dluccajota comunicações 13 mar 2018 Disponível em httpsblog dluccajotacombrorganizandoeventos corporativosinternacionais Acesso em 03 ago 2021 OLIVEIRA M Cerimonial Protocolo e Etiqueta eTec Rede Instituto Federal do Paraná CuritibaPR 2011 PÉRSICO N BAGATINI S B Comportamento humano nas organizações Curitiba Intersaberes 2012 Biblioteca Virtual VIANA F B Universidade protocolo rito e cerimonial São Paulo Lúmen 1998 WERNER A Etiqueta Social e Empresarial 2 ed Curitiba Intersaberes 2014 Biblioteca Virtual YANES A F Cerimonial protocolo e etiqueta em Eventos São Paulo Saraiva 2014 Minha Biblioteca