Secretariado Executivo: A Função Gerencial do Profissional no Mercado de Trabalho

O Profissional de Secretariado Executivo como gestor estratégico Fátima Soares O mercado de trabalho hoje é dinâmico extremamente competitivo e seletivo fazendo com que o crescimento e os resultados de uma organização sejam obtidos através das competências pessoais e não só de habilidades técnicas Portantoo Profissional para competir e sobreviver no mercado de trabalho deve verse como um líder inovador e criativo um empreendedor que desafia os obstáculos do diaadia de trabalho um profissional em que os outros possam se espelharpor isso deve estar sempre atento ao negócio da organização e aos movimentos econômicos e sociais do cenário onde se insere Quanto maior o conhecimento adquirido maiores serão as exigências para um profissional bem como as possibilidades de atingir metas audaciosas Outro aspecto a considerar é a tecnologia que possibilita ao profissional sair do operacional do fazer somente técnica pura e simples do trabalho para focar nas funções gerenciais onde o conhecimento é vital Analisando os avanços da função do Profissional de Secretariado Executivo podese inferir que esta se tornou Gerencial considerando os contornos delineados na profissão nas últimas décadas Desde os anos de 1990 até a atualidade vem ocorrendo mudanças significativas no perfil da profissional de secretariado O mercado tem exigido profissionais de formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em Secretariado que devem ser aptos a atuarem como a Assessora Executiva sendo o agente executor e multiplicador mais próximo dos executivos nas organizações b Gestora veicular a prática do exercício de atribuições e responsabilidades das funções de Secretariado Executivo exercendo as funções gerenciais como capacidade de planejar organizar implantar e gerir programas de desenvolvimento c Empreendedora promover as idéias e as práticas inovadoras com competência para implantar resoluções alternativas e inovadoras bem como capacidade crítica reflexiva e criativas d Consultora estender à empresa e à sua cadeia produtiva seus objetivos e políticas trabalhar com a cultura da organização transformandoas em oportunidades Assim podese inferir que a profissão de Secretariado a cada dia exige mais conhecimento pois quanto maior o nível de informação fundamentada de um profissional maior serão as possibilidades de atingir suas metasA tecnologia permite um trabalho mais centrado nas funções gerenciais onde o conhecimento é vital logo podese afirmar que a função do Profissional de Secretariado Executivo é Gerencial e Estratégica Diante desse cenário e de acordo com Medeiros e Hernandes 2005 percebese que as empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade de gerenciamento habilidade para tomar decisões relacionarse com todos os níveis hierárquicos bem como capacidade para entender o negócio e as estratégias da organização O profissional de hoje é um solucionador de problemas que tem a missão de utilizar com competência os recursos existentes para prover a equipe de informações confiáveis em tempo hábil integrando as variáveis organizacionais e humanas valorizando assim a diversidade de conhecimentos e habilidades do profissional para gerar resultados com recursos escassos Para atuar na atividade gerencial ou seja como Gestor Estratégico Drucker 1999 cita algumas habilidades necessárias como Desenvolver competências Tomar decisões administrativas Ter conhecimentos técnicos específicos Conhecer as funções gerenciais Entender a empresa sua razão de ser e seus objetivos Entender a cultura da organização Ser um agente de mudança Estar mais próximo do centro de deliberação do processo decisório Estar apto para trabalhar em equipe Descentralizar as funções e coletivizar os serviços Desenvolver uma visão estratégica Tornarse um gestor estratégico Dentre as competências citadas por Druker 1999 tornarse um Gestor estratégico é o grande desafio do Profissional de Secretariado Executivo considerando as características demandadas para a função tais como capacidade de elaborar e implementar estratégias de médio e longo prazo para a empresa ou para a sua área de trabalho estabelecendo objetivos e metas bem como elegendo eficazmente os caminhos e os meios que conduzem aos mesmos ou seja é aquele que define necessidades prioridades planeja a intervenção coordena a execução e gerencia segundo uma visão estratégica os processos organizacionais Com a finalidade de entender melhor os conceitos sobre estratégia consultouse Chiavenato Sapiro 2004 que informam O termo estratégia vem de Strategos que tem suas origens na Grécia Antiga Estratégia empresarial significa um plano que integra as principais metas políticas e seqüenciais de ações de uma organização em um todo coerente Estratégia é um planomestre abrangente que estabelece como a organização alcançará sua missão e os seus objetivos Assim analisando os conceitos dos autores citados a criação de uma estratégia e sua implementação devem ser interpretados como um processo ou seja como um conjunto de atividades que transforma idéias em resultados Para isso fazse necessário através de uma cuidadosa seleção de idéias baseado em conhecimentos que desenvolvidos e aplicados de forma adequada levam o profissional a uma vantagem competitiva em suas atividades secretariais como Conhecer o Negócio da empresa em que atua Ter comprometimento com o aprendizado contínuo Desenvolver e prepararse para novos papéis Ter habilidade para atuar como incentivador e criador de valor para a empresa e seus clientes Ter flexibilidade para adaptarse à mudança de cultura organizacional adequandose ao novo mundo dos negócios Concentrar e ter foco em suas forças Manter sempre a iniciativa frente aos desafios organizacionais Ter determinação segurança e rapidez nas ações a serem tomadas Uma estratégia recomendada ao profissional de secretariado para se contextualizar na abordagem trazida pelos autores do presente estudo é estabelecer um vínculo com as competências citadas acima fazendo um diagnóstico de suas potencialidades dificuldades avanços e recuos necessários para atingir o plano de meta empresarial e da carreira profissional através dos questionamentos O que é estratégico no trabalho do Profissional de Secretariado O que é operacional no trabalho do Profissional de Secretariado Como o Profissional de Secretariado pode ser estratégico no seu trabalho contribuindo positivamente para os resultados da empresa e do meu setor Assim o Profissional de Secretariado Executivo necessita deter o conhecimento sobre gestão e finanças relações humanas e tecnologia linguística e mercadológica técnicas secretariais e ética direito e empreendedorismo dentre outras o que lhe possibilitará implementar através da seleção das idéias e conhecimentos o que pode ser aplicado no seu trabalho Como gestor estratégico o Profissional de Secretariado Executivo amplia a vantagem competitiva das atividades transformando os ativos intangíveis idéias e conhecimentos em tangíveissistemas e processos para que a prática se estabeleça de forma fundamentada oportunizando a conquista de espaço na organização e ganhando credibilidade profissional No atual cenário organizacional o principal papel do Profissional de Secretariado Executivo é saber relacionar suas competências e os recursos que as empresas detêm a fim de garantir a criação de uma vantagem competitiva sustentável Dentro dessa visão Hilsdorf 2003evidencia a importância da atitude e da mudança que parafraseamos a seguir Os homens são grandes na justa medida da vontade e do caráter que possuem o que determina o futuro pessoal e profissional é a vontade de cada um Pois a verdadeira vontade de mudar de fazer acontecer expressase pela ação imediata na direção da mudança porque não basta querer é necessário fazer por que são as atitudes que escrevem a nossa história e não as nossas expectativas Referências Bibliográficas CERTO Samuel C Administração moderna São Paulo Printice Hall 2005 Costa Eliezer Arantes da Gestão Estratégica Ed Saraiva São Paulo 2007 Chiavenato Idalberto Sapiro Arão Planejamento Estratégico Ed Campos RJ 2004 Drucker Peter Desafios Gerenciais para o Século XXI Ed Pioneira1999 Hilsdorf Carlos Atitudes Vencedoras Ed Senac São Paulo 2003 MEDEIROS João Bosco HERNANDES Sonia Manual da Secretária Editora Atlas São Paulo 2005 MOURA Maria Alice Competências individuais demandadas pela profissional de secretariado um estudo do grupo de melhorias das secretárias da Vallourec Mannesmann do Brasil SA 2006 Dissertação Mestrado Profissional em Administração de Empresas Faculdades Integradas de Pedro Leopoldo