Orçamento Empresarial: Planejamento, Controle e Estudo de Caso

Orçamento Empresarial Ronaldo Miranda Pontes Fluxo Orçamentário Planejamento Estratégico Orçamento Operacional Orçamento Financeiro Estudo de Caso Orçamento Empresarial Definição de Orçamento Evolução do Orçamento Vantagens e Desvantagens Estudo de Caso Processo Orçamentário Orçamento Operacional Formulação do Orçamento Orçamento Financeiro Estudo de Caso Controle Orçamentário Controle de Resultado Atividade Padrão Atividade Discricionária Estudo de Caso Conteúdo Programático Planejamento Orçamento e Controle Financeiro 84 Orçamento Empresarial Importância do gestor orçamentário Para os grandes desafios empresariais é fundamental que haja um profissional capaz de elaborar o orçamento anual analisar e controlar a sua execução preparando relatórios e destacando os indicadores e as ações de melhoria Todo empreendimento necessita de Planejamento e controle Nenhum empreendimento pode ser considerado tão pequeno que não se beneficie do planejamento empresarial e do orçamento Adaptado Sunny Baker Orçamento e controle 85 Orçamento Empresarial Planejamento não é sobre tomada de decisão futura É sobre os resultados obtidos no futuro pela tomada de decisões no presente Peter Drucker 2002 Pag 86 DRUCKER P F Administração na próxima sociedade São Paulo Nobel 2002 Planejamento Empresarial base de dados do desempenho passado missão objetivos estratégias e políticas planos de médio e longo prazos orçamento controle orçamentári o sistema de informações gerenciais realizado estratégico tático Planejamento empresarial relacionamento entre os elementos expectativas dos interesses internos expectativas dos interesses externos riscos forças oportunidades e ameaças 86 Orçamento Empresarial Planejar é decidir antecipadamente Decidir antecipadamente é controlar o próprio futuro Controlar o próprio futuro é garantir que as decisões tomadas realmente ocorram Planejamento empresarial Decisões T I P O Estratégicas PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO tudo que se refere as relações entre a empresa e seu meio ambiente Mais especificamente relacionadas com a escolha do composto de produtos e dos mercados em que produtosserviços serão colocados Táticas estruturação dos recursos da empresa de modo a obter melhores resultados desempenho otimizado Planejamento De Mercado Planejamento Financeiro Planejamento De Produção Planejamento RH Planejamento Organizac Operacionais estão ligadas a obtenção dos indicadores desejados São as políticas da empresa de marketing de PD de controle etc Plano de lançamento de novos produtos Plano de promoção Plano de vendas Plano de Pesquisas de Mercado Plano de investimento em AP Plano de Fluxo de Caixa Demonstrações Contábeis Projetadas Plano de capacidade de produção Plano de controle da qualidade Plano de estoques Plano de utilização da MOB Plano de recrutamento e seleção Plano de treinamento Plano de cargos e sal Plano de sucessões Plano de diretor de sistemas Plano de estrutura organizacional Plano de rotinas adm Plano de informações gerenciais Planejamento empresarial 87 Orçamento Empresarial decisões antecipadas coordenação de atividades comprometimento da equipe transparência entre as áreas melhora do entendimento mútuo definição das responsabilidades destaque da eficiência força a autoanálise e permite a avaliação do progresso Planejamento vantagens baseiase em estimativas deve estar adaptado às circunstâncias a sua execução não é automática e o plano não deve tomar o lugar da administração Planejamento limitações 88 Orçamento Empresarial Necessidade intrínseca como o alimentarse Não alimentar significa enfraquecimento e o mesmo ocorre com a organização caso o planejamento não afete positivamente o seu diaadia dentro de um horizonte de longo prazo Importância do planejamento 89 Orçamento Empresarial Instrumentos O orçamento deixa de ser exercido mecanicamente concentrado em números financeiros de curto prazo e se transforma em ferramenta gerencial que converge à atenção e os recursos para projetos estratégicos críticos Segundo Kaplan O sistema gerencial estratégico de loop duplo fornece as bases para a conversão da estratégia em processo contínuo Controladoria Comitê de Planejamento Estratégico Planejamento Estratégico Orçamento Empresarial Controle Orçamentário Pesquisa com empresas brasileiras sobre nível de sucesso na implementação das estratégias das empresas falharam devido às barreiras de Visão só 5 do nível operacional compreendem as estratégias Pessoas só 25 do nível gerencial possuem incentivos vinculados ao alcance da estratégia Recursos 78 das empresas não vinculam o orçamento à estratégia Gestão só 32 das empresas possuem mecanismos eficazes de monitoramento e controle Fonte Symnetics Consultoria Falhas estratégicas 90 Orçamento Empresarial Alinhamento estratégico dos instrumentos Primeiro elemento planejamento estratégico base de dados do desempenho passado expectativas dos interesses internos expectativas dos interesses externos riscos forças oportunidades e ameaças missão objetivos estratégias e políticas planos de médio e longo prazos orçamento controle orçamentário sistema de informações gerenciais realizado Missão e Visão Ambiente Externo Estratégias Objetivos de Longo Prazo Ambiente Interno Negócio da Organização Filosofia Empresarial Planejamento estratégico 91 Orçamento Empresarial Explicita porque a empresa existe e qual a sua contribuição para o ambiente 1 ser imposta pelos acionistas 2 ser simples e clara para ser entendida pelos stakeholders 3 deve ter vida útil de longo prazo Deve responder a algumas questões Quais produtos e serviços Que atividades se propõe a desenvolver Quem é o seu cliente Em que mercado atua Qual o benefício auferido pelos acionistas Missão da empresa Declaração da Visão Onde a empresa quer chegar Qual a direção que pretende seguir O que ela quer ser O que é que estamos tentando fazer e nos tornar Ser coerente com a Missão Consolidação das percepções da organização sobre o futuro desejado num horizonte de longo prazo à luz de sua missão Visão da empresa 92 Orçamento Empresarial Resolver problemas ainda não solucionados de forma inovadora 3M Dar oportunidades ilimitadas às mulheres Mary Kay Cosmetics Ajudar empresas e governos a terem mais sucesso McKinsey Company Preservar e melhorar a vida humana Merck Sharp Experimentar a emoção da competição vencer e derrotar competidores Nike Dar às pessoas comuns a chance de comprarem as mesmas coisas que os ricos WalMart Fazer as pessoas felizes Walt Disney Exemplos clássicos de missão Tornarse uma cia de 125 bilhões de dólares em 2000 WalMart 1990 Democratizar o automóvel Ford 1900 Tornarse a cia mais conhecida por mudar a imagem negativa dos produtos japoneses Sony 1950 Derrotar a Adidas Nike 1960 Nós vamos destruir a Yamaha Honda 1970 Exemplos clássicos de visão 93 Orçamento Empresarial Missão e Visão da Empresa Missão Transformar recursos naturais em prosperidade e desenvolvimento sustentável Podemos ver que em momento algum a empresa coloca em sua missão os produtos que produz como ferro alumínio bauxita e outros mas sim a razão da existência da empresa Vale que é a mineração Também não é o lucro seu principal objetivo mas é transformar em riqueza os seus produtos para um desenvolvimento continuo e sustentável da organização Visão Ser a empresa de recursos naturais global número um em criação de valor de longo prazo com excelência paixão pelas pessoas e pelo planeta Empresa multinacional necessita de uma visão globalizada por isso ser a maior mineradora do mundo pode ser um objetivo tangível Ser a maior não é o bastante Com a concorrência de grandes empresas ela precisa investir em novos projetos e desenvolvimento de novas pesquisas para não se tornar ultrapassada perante suas concorrentes Estabelecer objetivos é converter a declaração geral da missão e visão da empresa em objetivos de desempenho específicos por meio dos quais o progresso da organização pode ser medido se você quiser ter resultados medíocres estabeleça objetivos medíocres Objetivos de longo prazo 94 Orçamento Empresarial O objetivo é o de estabelecerconstruir uma visão da situação atual e perspectivas de evolução provável dos ambientes externo e interno à organização Buscar antecipar oportunidades e ameaças à organização bem como seus pontos fortes e fracos Análise dos ambientes externo e interno Como os objetivos podem ser atingidos Especificam as ações a serem desenvolvidas Para identificar as estratégias a executar é fundamental Análise dos pontos fortes e fracos Análise das ameaças e oportunidades Pontos Fortes o que a empresa faz bem preservação Pontos Fracos o que a empresa não faz bem eliminação Ameaças tentar reduzir seus impactos Oportunidades aproveitálas ao máximo tentando ser o primeiro Estratégias 95 Orçamento Empresarial Quadro Modelo de análise de estratégias Estratégias Fr x 0 Aumento da produtividade com capacitação do pessoal de produção Projeto para troca das máquinas em 3 anos Pontos fortes Imagem institucional sólida Top of Mind 5 anos consecutivos Pontos fracos Pessoal de produção causando muitas perdas de matéria prima Maquinário precisando frequente manutenção Estratégias Fo x 0 Novos produtos destinados ao segmento em crescimento Crescimento do volume de vendas do produto atual Oportunidades Crescimento do mercado potencial por causa do aumento da renda do públicoalvo Ameaças Entrada de novos concorrente Fornecimento de matériasprimas com poucos fornecedores Estratégias Fo x A Campanha publicitária com base na imagem institucional suportando os novos produtos Estratégias Fr x A Desenvolvimento de novos fornecedores Projeto de manutenção preventiva Estratégias Planejamento empresarial instrumentos planejamento estratégico orçamento anual controle orçamentário 96 Orçamento Empresarial Antigamente controles das empresas eram simples observação pessoal Com o crescimento começam a medir desempenho comparação atual passado Ambientes internos e externos das empresas em períodos distintos não são iguais Então como avaliar o desempenho Orçamento empresarial O orçamento é a expressão de um plano de ação futuro da administração para um determinado período Ele pode abranger aspectos financeiros e nãofinanceiros desses planos e funciona como um projeto para a empresa seguir no período vindouro Charles T Horngren et al 1997 Orçamento é um conjunto de previsões quantitativas apresentadas de forma estruturada uma materialização em valores dos projetos e dos planos Ele é composto por dados financeiros e não financeiros Boisvert1999 Orçamento conceitos iniciais 97 Orçamento Empresarial Expressão quantitativa dos planos da empresa Resume os objetivos e metas estratégicas de todos os centros de responsabilidade Manifestação formal do planejamento das atividades da empresa como um todo Orçamento instrumento de comparação dos desempenhos ocorridos com desempenhos esperados Orçamento empresarial e Controle sistemático Etapas de implantação do orçamento 98 Orçamento Empresarial Cada organização deve adotar as etapas que considerar mais adequadas à sua realidade e às suas necessidades específicas As etapas representam uma ordenação que pode ser alterada de acordo com as particularidades da organização Cultura organizacional orçament o execução avaliação e controle planejam ento feedback metas 1919 1930 1940 1950 1960 1970 1980 1990 20001919 Beyond Budgeting 1998 Orçamento Matricial 1990 Orçamento por Atividades ABB 1980 Orçamento Flexível GPK 1970 e Ajustado Orçamento de Base Zero 1960 Orçamento Rolling ou Contínuo Orçamento Empresarial ou Estático 1920 Projeção dos recursos baseado na estrutura organizacional e acompanhamento pelos departamentos Renovação do período concluído e acréscimo do mesmo período no futuro Projeção dos recursos baseada em pacotes de decisão da estaca zero e com justificativa para todos os novos gastos Projeção dos recursos para vários níveis de atividade Um segundo orçamento Passa a vigorar quando se modifica o volume ou nível de atividade inicialmente planejado Orçamento através de linhas e colunas para assim estar mais preparada para o mercado competitivo Projeção dos recursos de forma descentralizada e flexível guiado por um conjunto de princípios Projeção dos recursos nas atividades por meio de direciona dores de custos Relação com o ABC Evolução dos processos orçamentários EVOLUÇÃO DOS PROCESSOS ORÇAMENTÁRIOS 99 Orçamento Empresarial O orçamento é uma característica principal da maioria dos sistemas de controle Quando se gerencia corretamente o orçamento ele Obriga a administração a pensar no futuro Estabelece os padrões de desempenho esperados para os setores da empresa Possibilita o controle gerencial Real X Orçado Determina os pontos vulneráveis da empresa destaca áreas de eficiência e ineficiência Planejamento e controle sistemático do caixa da empresa situação financeira e planos de investimento fracasso Estabelece alvos a atingir e oferece os meios para mensurar o desempenho metas Benefícios Quando se gerencia corretamente o orçamento ele Exige da administração a quantificação do que é necessário para um desempenho satisfatório Permite a verificação de progresso em relação aos objetivos da empresa Força autoanálise periódica Integra departamentos X Interrelação Fortalece o hábito de estudar antes todos os aspectos envolvidos antes de tomar decisões Benefícios 100 Orçamento Empresarial O orçamento é uma característica principal da maioria dos sistemas de controle Quando se gerencia incorretamente o orçamento ele Baseiase em estimativas e previsões Depende do apoio da administração e da cultura organizacional Não é uma panacéia¹ não transforma prejuízos em lucros ¹ Remédio para todos os males Limitações O orçamento é composto de duas partes orçamento operacional receitas custos e despesas orçamento financeiro projeção da DRE fluxo de caixa e balanço patrimonial Partes do orçamento empresarial 101 Orçamento Empresarial Estrutura básica do orçamento no comércio orçamento de vendas orçamento de compras orçamento de despesa com marketing orçamento de despesas administrativas orçamento de investimentos fluxo de caixa projetado DRE projetada balanço patrimonial projetado orçamento operacional orçamento financeira Planejamento Estratégico Orçamento Operacional Orçamento Financeiro Processo Orçamentário Exit 102 Orçamento Empresarial Fluxo de caixa projetado DRE projetada Balanço patrimonial projetado ORÇAMENTO FINANCEIRO Orçamento de vendas Orçamento de produção Orçamento de Material Direto Orçamento de despesas administrativas Orçamento de compras Orçamento de MOD Orçamento de PD Orçamento dos Custo e despesas indiretas Orçamento de despesa c Marketing Orçamento de investimentos ORÇAMENTO OPERACIONAL Exit Processo Orçamentário Orçamento de vendas Objetivo estimar a natureza qualidades e quantidades de produtos a ser comercializado pela empresa Importância ponto inicial do processo orçamentário Dificuldades na elaboração Falta de estatística Flutuações do Mercado Diversidade de produtos Métodos Estatístico e Discricionário Responsabilidade Departamento Comercial Comitê de estimativa da receita Exit 103 Orçamento Empresarial Métodos Estatísticos Ferramentas estatísticas como correlação e análise vetorial análise de tendências como regressão linear pesquisa de mercado e marketshare Empresas que vendem para um número considerável de clientes A decisão isolada de um cliente não afete o resultado de uma empresa Exemplos supermercados empresas de transporte público lojas de shopping serviços de contabilidade odontologia hospitais Segundo estudos do Instituto Aço Brasil o consumo per capita de aço está correlacionado a indicadores internos crescimento econômico brasileiro e taxa de urbanização indicadores externos crescimento econômico chinês Exit Orçamento de vendas Método Discricionário Baseia no julgamento das pessoas Mais subjetivo e depende da experiência das pessoas envolvidas no processo de geração da receita Indicado para empresas que vendem para um número reduzido de clientes A decisão isolada de um cliente de deixar de comprar da empresa afeta o resultado Exemplos franqueadas concessionárias fornecedores de montadoras Método de coleta de dados das fontes de origem das vendas Coleta por meio de entrevistas com equipes de vendas e gerentes de cada filial cada ponto de venda do varejo e franqueadas concessionárias etc Método de usuário final do produto Busca maior integração com os clientes para saber como serão as suas vendas As montadoras fornecem previsão à indústria de cabos elétricos automotivos Exit Orçamento de vendas 104 Orçamento Empresarial Objetivo Determina as quantidades a produzir Dados Orçamento de vendas Estoques de PA e PE Capacidade de produção VENDAS PREVISTAS ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS PREVISTO PARA O INÍCIO DO PERÍODO ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS PREVISTO PARA O FIM DO PERÍODO PROJEÇÃO DO VOLUME DE PRODUÇÃO Orçamento de Produção Exit Responsabilidade Departamento de produção Orçamento de Material Direto X X QUANTIDADE PREVISTA DE UTILIZAÇÃO POR PRODUTO VOLUME PREVISTO A PRODUZIR QUANTIDA DE TOTAL A UTILIZAR NA PRODUÇÃO PREÇO UNITÁRIO CUSTO TOTAL PREVISTO DE MATERIAIS DIRETOS Todos materiais fisicamente identificados como parte dos produtos acabados Objetivo Determina as quantidades de utilização de cada material direto na produção prevista Dados Orçamento de produção quantidade prevista de utilização por produto Responsabilidade Departamento de produção Exit 105 Orçamento Empresarial Orçamento de Mão de Obra Direta Objetivo Determina a quantidade de mão de obra necessária na produção e auxilia o planejamento de férias contratação e demissão de pessoal Dados Orçamento de produção quantidade prevista de aplicação de MOD por produto Responsabilidade Departamento de produção X X QUANTIDADE PREVISTA DE APLICAÇÃO DE MOD POR PRODUTO VOLUME PREVISTO A PRODUZIR TAXA HORÁRIA CUSTO TOTAL PREVISTO DE MOD QUANTIDADE TOTAL DE MOD Exit Orçamento dos custos Indiretos de Fabricação Objetivo Determina todos os demais custos envolvidos na produção que não podem ser alocados diretamente ao produto Classificação Variáveis Energia elétrica parte variável Custos Variáveis VARIÁVEL TOTAL VARIÁVEL UNITÁRIO Valores em R Volume de produção Exit 106 Orçamento Empresarial Classificação Fixos O processo de distribuição dos custos indiretos no orçamento deve ser em relação à previsão de consumo de cada centro de custo Responsabilidade Departamento de produção Importância avaliar ociosidade de todos os gastos fixos Custos Fixas FIXOS UNITÁRIOS FIXOS TOTAIS Valores em R Volume de produção Exit Orçamento dos custos Indiretos de Fabricação Orçamento de Despesas Administrativas Objetivo Determinar o valor previsto para os gastos administrativos Dados Previsão de gastos com cada departamento de estafe Contabilidade Financeiro Jurídico diretorias etc Responsabilidade Cada departamento de estafe Deve conter Custos básicos do departamento Explicar todos os aumentos de verbas Importância avaliar a necessidade de todos os gastos dos departamentos Exit 107 Orçamento Empresarial Parte do Plano de desembolso de longo prazo Principal função planejamento de caixa Oportunidade Projetos já aprovados revisão do plano de pesquisa Controle de projetos específicos Avaliar a eficácia do grupo de pesquisa Escolha em que projetos investir Insensibilidade financeira dos pesquisadores Responsabilidade Departamento de pesquisa seguindo o plano de longo prazo aprovado Orçamento de Pesquisa e Desenvolvimento Exit Responsabilidade Departamento de Marketing Orçamento de Despesa de Marketing Referese a gastos com Embarque e expedição Comissão de vendedores Gastos internos salário telefone etc Verbas específicas Propaganda e publicidade Pesquisa publicitária Relacionar com faturamento Exit 108 Orçamento Empresarial Fatores a serem considerados Impactam a lucratividade e rentabilidade de vários exercícios Valores às vezes vultuosos Análise prévia do investimento Classificação Manutenção do nível de atividade Aumento da capacidade Função social da empresa Responsabilidade Diretoria Orçamento de Investimentos Orçamento de projetos incluindo os projetos de investimentos e financiamentos que serão ativados e outros projetos que serão gastos do período Os projetos são precedidos pelo planejamento e orçamento Esses projetos são preparados pelo PMO Project Management Office da empresa Exit Objetivo Prever o volume de compras para o ativo Prever os valores mensais de compras Disponibilizar materiais ao processo produtivo Base para fluxo de caixa projetado Considerar Política de estoque mínimo estoque final O que comprar Quanto comprar Quando comprar De quem comprar Como pagar Responsabilidade Departamento de Compras Orçamento de Compras Exit 109 Orçamento Empresarial Fluxo de caixa projetado DRE projetada Balanço patrimonial projetado ORÇAMENTO FINANCEIRO Orçamento de vendas Orçamento de produção Orçamento de Material Direto Orçamento de despesas administrativas Orçamento de compras Orçamento de MOD Orçamento de PD Orçamento dos Custo e despesas indiretas Orçamento de despesa c Marketing Orçamento de investimentos ORÇAMENTO OPERACIONAL Exit Processo Orçamentário Possibilita a projeção do resultado econômico da empresa Analisar previamente o desempenho operacional Adequar a estrutura de gastos da empresa Reestruturar o orçamento Demonstração de Resultado do Exercício Exit 110 Orçamento Empresarial Objetivos Prever o saldo de caixa ao término da cada período Prever recebimentos e desembolsos a cada período Informações Relevantes Dados financeiros operacionais da empresa Receitas despesas Dados de investimentos aquisição e venda de imóveis equipamentos e outros Prazos de recebimentos e pagamentos Previsão de devedores duvidosos em relação a receita de vendas Fluxo de Caixa Projetado Exit A projeção do balanço permite Conferência de outras partes do orçamento Análise econômica e financeira da empresa Análise da administração do capital de giro da empresa Balanço Patrimonial Projetado Exit 111 Orçamento Empresarial Beyond Budgeting Modelo de gestão sem orçamentos Nasceu uma nova organização conhecida como Beyond Budgeting Round Table BBRT os diretores eram o contador Jeremy Hope e o consultor Robin Fraser O modelo descentralizado de gestão Deixando o modelo tradicional hierarquia e liderança centralizada Permite tomada de decisão e o comprometimento de desempenho com base nos valores organizacionais Tornar a empresa mais maleável e adaptável Londres em 1998 Empresas questionam o sistema de fixar metas o custo do processo orçamentário efeitos disfuncionais Exit A Beyond Budget Round Table BBRT uma organização que congrega CFOs gestores e consultores de centenas de empresas a maior parte dos países nórdicos criou e mantém atualizada uma lista com os princípios que norteiam a gestão Beyond Budget São eles 1Propósito Envolver e inspirar as pessoas em torno de causas arrojadas e nobres não em torno de metas financeiras de curto prazo 2Valores Governar através de valores compartilhados e bom senso não através de regras e regulamentos detalhados 3Transparência Tornar as informações abertas para auto regulação inovação aprendizagem e controle não restrinja 4Organização Cultivar um forte senso de pertencimento e organizar por meio de times responsáveis evitar o controle hierárquico e a burocracia 5Autonomia Confie nas pessoas as dê liberdade para agir Não castigue todo mundo se alguém abusar da confiança 6Clientes Conecte o trabalho de todos com as necessidades do cliente evite conflitos de interesse 12 princípios do Beyond Budgeting Exit 112 Orçamento Empresarial São eles Continuação 7 Ritmo Organize os processos de gestão dinamicamente em torno de ritmos e eventos de negócios não apenas em relação ao calendário 8 Metas Definir metas direcionais ambiciosas e relativas Evite definir metas fixas e cascatear objetivos 9 Planos e previsões Fazer o planejamento e projeção usando processos enxutos e livre de vieses não exercícios rígidos e políticos 10 Alocação de recursos Promover uma mentalidade consciente de custo e disponibilizar recursos conforme necessário não através de orçamentos anuais detalhados 11 Avaliação de desempenho Avaliar o desempenho de forma holística e com feedback de pares para aprendizagem e desenvolvimento não se baseia apenas em medições e não use apenas para recompensas 12 Recompensas Recompensar o sucesso compartilhado contra a concorrência não em relação a contratos de desempenho fixo Exit 12 princípios do Beyond Budgeting Associados na rede global além do orçamento Estes são alguns membros da BBRT httpsbbrtorg Exit Beyond Budgeting 113 Orçamento Empresarial Orçamento Matricial Devido ao sucesso o INDG estruturou e formalizou Objetivo Otimização do resultado econômico global desdobrando em 3 ferramentas GMD Gerenciamento Matricial de Despesas GMR Gerenciamento Matricial de Receitas DDO Diagnóstico de Desempenho Operacional GMR GMD DDO O Orçamento Matricial metodologia que ganha cada vez mais adeptos Em 1999 a AMBEV aplicou o matricial com Resultados economia de R 152 milhões no orçamento dos gastos fixos em relação ao ano de 1998 Instituto de Desenvolvimento Gerencial Exit O matricial funciona como um instrumento auxiliar de alocação dos recursos na fase de elaboração e procura antecipar o erro na fase do controle orçamentário O método tem este nome exatamente por ser derivado de uma matriz onde temos dois eixos Pacotes neste eixo teremos os grupos de Receitas Despesas Custos ou Investimentos da empresa Responsabilidade do gestor de pacotes Entidades já as entidades representam as subdivisões da empresa físicas ou virtuais como unidades de negócios centros de custos ou departamentos Responsabilidade do gestor do departamento GMD x Orçamento tradicional 114 Orçamento Empresarial Orçamento Matricial Exit Gerência ou Filial xxxx Pacotes Gestor de Pacotes Real Orçado Desvio Pessoal Rafael 12646 12050 596 49 Viagens e hospedagem Pedro 5680 6100 420 69 Fretes André 9652 7530 2122 282 Alugueis José 9250 8320 930 112 Informática e comunicação Calixto 15350 18600 3250 175 Total 52578 52600 22 00 Gestão Matricial de Despesas Redutor de despesas com negociação Exame detalhado das despesas Desafios compatíveis com o potencial de cada área Benefícios para todas as áreas Constantes auditorias contábeis Rápida identificação e correção de desvios Descentralização Formas Tradicionais de Orçamento Redução de despesas de cima para baixo Ausência de exame detalhado dos gastos Desafios desiguais para as áreas Beneficia maus gestores Reuniões somente na confecção do orçamento Difícil correção desvios Centralização Matricial x Orçamento tradicional Exit 115 Orçamento Empresarial Gestor de Pacote é o responsável direto pelo resultado de uma determinada Família de Despesa Suas principais atribuições são Analisar o conteúdo de sua Família de Gastos nos diversos Centros de Custo Definir parâmetros e agrupamentos para cada subitem de despesa de sua responsabilidade Definir metas preliminares com base nas comparações entre as unidades Estabelecer procedimentos de gasto das contas contábeis sob sua responsabilidade Negociar as metas junto aos Centros de Custo Elaborar e executar os planos de ação Identificar as unidades e despesas que apresentaram desvios Solicitar os relatórios detalhados de desvios das despesas à equipe e Realizar reuniões formais para apresentação dos Relatórios de Desvios verificando a correta identificação da causa e a consistência das contramedidas Orçamento Matricial Exit Forecast é utilizado pelos gestores financeiros para fazer a revisão periódica do orçamento anual para então poder realizar os ajustes necessários nos valores e assim não alterar o que foi determinado no planejamento financeiro Realizada a cada três meses ou semestralmente já agendada previamente durante o desenvolvimento do planejamento orçamentário Realiza a revisão para manter o orçamento dentro do planejamento financeiro anual Forecast 2022 Exit 116 Orçamento Empresarial A tendência é ter um ciclo anual Período muito longo para planejar dependendo da empresa produto e sua localização O orçamento contínuo é baseado em um prazo movente que se estende em função de um prazo fixo Quando um período termina outro é acrescentado ao final do ciclo Ele é elaborado geralmente em 12 meses Aplicabilidade Empresas que trabalham com produtos de ciclo de vida reduzido e processos que necessita de rapidez nas mudanças Rolling Forecast ou Contínuo Exit Só se gerencia aquilo que se controla questões do controle do orçamento O controle não aponta o motivo dos desvios Existe um custobenefício do controle Controle das variações podem promover revisões orçamentárias O controle e o acompanhamento das variações integram os gestores com o orçamento por meio da análise de desempenho Controle Orçamentário Exit 117 Orçamento Empresarial Para realizar as comparações do orçado versus realizado podemos utilizar orçamento estático compara o orçado geral com o realizado e orçamento flexível compara o orçado ao nível da atividade com o realizado Controle orçamentário No orçamento estático ao comparar os resultados e gastos efetivamente incorridos com os orçados consideramse os valores projetados e os realizados Exemplo A Lela Dreams Doceria produz bolos dreamslela O padrão de um bolo para os custos variáveis é A empresa está orçando gastar R 7000000 com custos fixos Orçamento estático componente quantidade preço valor farinha 1 kg R 380 R 380 manteiga 025 kg R 2400 R 600 mão de obra 05 h R 1000 R 500 total R 1480 A empresa está orçando gastar 7000000 de custos fixos 118 Orçamento Empresarial Orçamento estático A Lela Dreams Doceria projetou gastar para produzir 9000 bolos Total dos custos R 20320000 componente quantidade preço valor farinha 9000 kg R 380 R 3420000 manteiga 2250 kg R 2400 R 5400000 mão de obra 4500 h R 1000 R 4500000 total dos custos variáveis R 13320000 Custos Fixos 7000000 Lela Dreams Doceria orçamento geral 9000 unidades vendas 9000 x 2400 custos variáveis 9000 x 1480 R 21600000 R 13320000 margem de contribuição R 8280000 custos fixos R 7000000 lucro operacional R 1280000 Demonstrativo de resultados orçamento geral 119 Orçamento Empresarial Demonstrativo de resultados orçamento geral Durante o mês produziramse 7000 bolos e os gastos reais com os insumos foram componente quantidade valor R farinha 7300 kg 2920000 manteiga 1900 kg 4700000 mão de obra 3300h 3630000 custos variáveis 11250000 custos fixos 7030000 total 18280000 Custos variáveis R 11250000 7000 16071und Lela Dreams Doceria orçamento geral 7000 um vendas 7000 x 2350 custos variáveis 7000 x 16071 R 16450000 R 11250000 margem de contribuição R 5200000 custos fixos R 7030000 prejuízo operacional R 1830000 Demonstrativo real de resultados 120 Orçamento Empresarial Relatório de controle com orçamento estático Se a empresa comparar o real e o orçado as seguintes variações ocorrerão As informações ajudam pouco a explicar o porquê da variação de R 3110000 entre o lucro de R 1280000 e o prejuízo de R 1830000 D Desfavorável F Favorável resultado real variações orçamento geral unidades 7000 2000 D 9000 vendas R 16450000 R 5150000 D R 21600000 custos variáveis R 11250000 R 2070000 F R 13320000 margem de contribuição R 5200000 R 3080000 D R 8280000 custos fixos R 7030000 R 30000 D R 7000000 resultado operacional R 1830000 R 3110000 D R 1280000 Será que a variação de R 3110000 foi causada pela variação no volume 2000 unidades variação no preço de venda variação no consumo de materiais variação no consumo de mão de obra variação no preço dos materiais variação no preço da mão de obra Para explicar isso precisaremos do orçamento flexível e do centro de custo padrão Variação 121 Orçamento Empresarial O orçamento flexível baseiase no padrão de comportamento dos custos Os insumos têm os seus valores reais comparados com os ajustados ao nível de atividade efetivamente incorrida Isso significa que os gastos são comparados com os valores que deveriam ter ocorrido caso o planejamento tivesse sido para 7000 bolos Dessa forma o primeiro passo é definir o comportamento dos custos para produzir bolos Orçamento flexível Orçamento flexível comportamento dos custos O padrão de um bolo para os custos variáveis é componente quantidade preço valor farinha 1 kg R 380 R 380 manteiga 025 kg R 2400 R 600 mão de obra 05 h R 1000 R 500 total R 1480 A empresa está orçando gastar 7000000 de custos fixos 122 Orçamento Empresarial 7000 un vendas 7000 x 2400 custos variáveis 7000 x 1480 R 16800000 R 10360000 margem de contribuição R 6440000 custos fixos R 7000000 prejuízo operacional R 560000 Orçamento flexível orçamento ajustado ao nível de atividade Orçamento flexível relatório das variações operacionais D Desfavorável F Favorável Se R 3110000 R1270000 R 1840000 a pergunta a ser respondida agora é A diferença no lucro dos R 1840000 restantes é devida a quê resultado real variações devido à operação interna orçamento ajustado ao nível real unidades 7000 0 7000 vendas R 16450000 R 350000 D R 16800000 custos variáveis R 11250000 R 890000 D R 10360000 margem de contribuição R 5200000 R 1240000 D R 6440000 custo fixo R 7030000 R 30000 D R 7000000 lucro operacional R 1830000 R 1270000 D R 560000 123 Orçamento Empresarial Orçamento flexível relatório das variações comerciais Comparando o Demonstrativo de Resultado ajustado a 7000 unidades com o volume projetado 9000 unidades temos a diferença no lucro gerada pela diminuição de 2000 unidades Dessa forma no nosso exemplo a diferença de R 1840000 é devida única e exclusivamente ao fato de o volume negociado ser menor que o projetado R 3110000 R 1270000 R 1840000 Orçamento flexível relatório das variações comerciais Diferença de volume de vendas R 1840000 orçamento ajustado ao nível real variações devido à comercialização orçamento geral unidades 7000 2000 D 9000 vendas R 16800000 R 48000 D R 21600000 custos variáveis 103600 29600 F 133200 margem de contribuição 64400 18400 D 82800 custo fixo 70000 70000 lucro operacional R 560000 R 18400 D R 1280000 124 Orçamento Empresarial Orçamento flexível relatório das variações comerciais e operacionais variação negativa do lucro 12700 18400 31100 resultado real variações em razão da operação interna orçamento ajustado ao nível real variações devido à comercialização orçamento geral unidades 7000 0 7000 2000 D 9000 vendas 164500 3500 D 168000 48000 D 216000 custos variáveis 112500 8900 D 103600 29600 F 133200 margem de contribuição 52000 12400 D 64400 18400 D 82800 custo fixo 70300 300 D 70000 70000 lucro operacional 18300 12700 D 5600 18400 D 12800 Estudo da variação da receita A receita de venda é composta de dois atributos volume de vendas e preço de cada unidade A variação é devida a 1 variação de preço preço do produto foi diferente do projetado e 2 variação de comercialização volume de venda real foi diferente do projetado resultado real variações devidas à operação interna orçamento ajustado ao nível real variações devidas à comercializaçã o orçamento geral unidades 7000 0 7000 2000 D 9000 vendas 164500 3500 D 168000 48000 D 216000 custos variáveis 112500 8900 D 103600 29600 F 133200 margem de contribuição 52000 12400 D 64400 18400 D 82800 custo fixo 70300 300 D 70000 70000 lucro operacional 18300 12700 D 5600 18400 D 12800 variação negativa do lucro 12700 18400 31100 125 Orçamento Empresarial Estudo da variação da receita receita orçada preço orçado x volume orçado e receita real preço real x volume real A diferença entre a receita orçada e a real é A variação entre a receita orçada e a real é preço orçado x volume orçado preço real x volume real preço orçado preço real x volume real volume orçado volume real x preço orçado Variação da receita variação em razão de o preço do produto ser diferente do projetado variação devido volume comercializado ser diferente do projetado preço projetado preço real x volume real volume orçado volume real x preço projetado 126 Orçamento Empresarial Variação da receita preço real x volume real receita real preço projetado x volume real preço projetado x volume projetado receita projetada variação de receita variação devido ao preço variação devido ao volume Variação da receita 2350 x 7000 unid receita real 2400 x 7000 unid 2400 x 9000 unid receita projetada variação de receita variação devido ao preço R 3500 D variação devido ao volume R 48000 D 164500 168000 216000 R 51500 D 127 Orçamento Empresarial Centro de custo padrão relatório de desempenho dos custos orçado real variação quantidade 9000 unid 7000 unid 2000 unid D farinha R 3420000 R 2920000 R 500000 F manteiga R 5400000 R 4700000 R 700000 F MOD R 4500000 R 3630000 R 870000 F custos fixos R 7000000 R 7030000 R 30000 D total 203200 182800 20400 F D variação desfavorável F variação favorável O relatório de desempenho apresentado não nos permite constatar efetivamente a eficiência operacional Se a performance do supervisor estiver sendo avaliada e utilizarmos o conceito de que ela foi ineficiente certamente ele achará que foi injustiçado já que as variações dos insumos sob a sua responsabilidade foram favoráveis Centro de custo padrão 128 Orçamento Empresarial o gasto real com os insumos dos 7000 bolos foram componente quantidade valor farinha 7300 kg 2920000 manteiga 1900 kg 4700000 mão de obra 3300h 3630000 custos variáveis 11250000 custos fixos 7030000 total dos custos 18280000 Centro de custo padrão o orçamento ajustado para 7000 bolos é componente quantidade preço valor farinha 7000 kg R 380 R 2660000 manteiga 1750 kg R 2400 R 4200000 mão de obra 3500h R 1000 R 3500000 custos variáveis R 10360000 custos fixos R 7000000 total dos custos R 17360000 Centro de custo padrão 129 Orçamento Empresarial relatório de desempenho real ajustado ao nível de atividade variação quantidade 7000 un 7000 un farinha R 29200 R 26600 R 2600 D manteiga R 47000 R 42000 R 5000 D MOD R 36300 R 35000 R 1300 D custos variáveis R112500 R 103600 R 8900 D custos fixos R 70300 R 70000 R 300 D variação dos custos R 9200 D Centro de custo padrão Nesse relatório os valores orçados são ajustados ao nível real da atividade de 7000 bolos A base para comparação é mais justa O padrão é a eficiência operacional desejada para o supervisor Estimula a produzir conforme esse padrão A variação de R 920000 será que foi causada pela variação no consumo de materiais variação no consumo de mão de obra variação no preço dos materiais variação no preço da mão de obra Para explicar isso precisaremos do orçamento flexível e do centro de custo padrão Centro de custo padrão 130 Orçamento Empresarial devido ao preço o insumo não foi adquirido pelo preço planejado e devido à eficiência o insumo não foi usado conforme planejado Análise das variações Variações de preço e variações de quantidade ou eficiência Farinha R 260000 D consumo orçado 7000 kg preço orçado R 380kg custo orçado R 2660000 consumo real 7300 kg preço real 400kg custo real R 2920000 Análise das variações 131 Orçamento Empresarial Análise das variações da farinha 400 x 7300 kg gasto real 380 x 7300 kg 380 x 7000 kg padrão ajustado ao nível real de produção variação devido ao preço R 146000 D variação devido à quantidade R 114000 D 29200 27740 26600 insumo real x custo padrão 2600 D Análise das variações Farinha R 260000 D devido ao preço variação de preço x quantidade utilizada real 400kg 380kg x 7300 kg R 146000 D devido à eficiência variação de quantidade x preço orçado 7300 kg 7000 kg x 380kg R 114000 D total R 260000 D 132 Orçamento Empresarial Manteiga R 500000 D consumo orçado 1750 kg preço orçado R 2400kg custo orçado R 4200000 consumo real 1900 kg preço real R 2474kg custo real R 4700000 Análise das variações 2474 x 1900 kg gasto real 2400 x 1900 kg 2400 x 1750 kg padrão ajustado ao nível real de produção variação devido ao preço R 1400 D variação devido à quantidade R 3600 D 47000 45600 42000 5000 D insumo real x custo padrão Análise das variações da manteiga 133 Orçamento Empresarial Análise das variações Manteiga R 500000 D devido ao preço variação de preço x quantidade utilizada real 2400kg 2474kg x 1900kg R 140000 D devido à eficiência variação de quantidade x preço orçado 1900 kg 1750 kg x 2400kg R 360000 D total R 500000 D Mão de obra R 130000 D consumo orçado 3500h salário orçado R 1000h custo orçado R 3500000 consumo real 3300h salário real R 1100h custo real R 3630000 Análise das variações 134 Orçamento Empresarial 1100 x 3300h gasto real 1000 x 3300h 1000 x 3500h padrão ajustado ao nível real de produção variação devido ao preço R 330000 D variação devido à quantidade R 200000 F 36300 33000 35000 1300 D insumo real x custo padrão Análise das variações da mão de obra Análise das variações Mão de obra R 130000 D devido ao preço variação de preço x quantidade utilizada real R 1100h R 1000h x 3300h R 330000 D devido à eficiência variação de quantidade x preço orçado 3500h 3300h x R 1000h R 200000 F total R 130000 D 135 Orçamento Empresarial