Custos de Pedidos e Estoques na Gestão Empresarial

CUSTOS DE PEDIDOS GERADOS PELO ESTOQUE Os custos de pedido são todos os custos que estão relacionados à reposição dos estoques ou seja tudo aquilo que é gasto em recursos financeiros para que possa se fazer a reposição dos estoques Dessa maneira estão incluídos nesse tipo de custos os contatos telefônicos com os fornecedores o uso de softwares para se fazer pedidos automáticos a impressão de ordens de compra a remuneração das pessoas envolvidas com os pedidos entregas e organização dos produtos entre outros Cabe ao almoxarife e a toda a empresa determinar a melhor maneira de se fazer os pedidos de reposição de mercadorias a fim de reduzir os custos Custos dos estoques O termo estoque é utilizado para designar o agregado de itens de propriedade tangível que são estocados para venda no curso do negócio Os estoques têm a função de funcionar como reguladores do fluxo do negócio Dependendo da intensidade de como os pedidos de compra são realizados o custo pode ser alto e impactar negativamente a empresa nos seus resultados Francischini e Gurgel 2002 p 162 salientam que os Administradores de Materiais preocupamse em saber quais são os custos relacionados ao estoque O custo de estoque se compõe de diversos elementos que precisam ser controlados que auxiliarão na determinação do nível de estoque a ser mantido pela empresa Destacamse o custo de pedido custo de aquisição custo de armazenagem e custo de falta de estoque a Custo de pedido O custo de pedido é o valor em moeda corrente dos custos incorridos no processamento de cada pedido de compra Horngren Foster e Datar 2000 p 533 explicam que os custos do pedido consistem nos custos de preparação e emissão de uma ordem de compra É o valor gasto pela empresa para que determinado lote de compra possa ser solicitado ao fornecedor e entregue na empresa compradora O custo de pedido referese aos custos administrativos e operacionais da área de compras Para calcular o custo do pedido partese do custo anual de todos os custos envolvidos no processamento dos pedidos de compra divididos pelo número de pedidos processados no período Dias 2005 p 48 descreve que para calcular o custo unitário é só dividir o CTP pelo número total anual de pedidos Custo do Pedido CP Custo total anual dos pedidos CTP Número anual de pedidos N a Custo de aquisição O custo de aquisição é o valor pago pela empresa compradora na aquisição das mercadorias Esse custo está relacionado com o poder de negociação da área de compras que buscará minimizar o preço pago por unidade adquirida O custo de aquisição implicará diretamente no valor do material em estoque Quanto maior o preço unitário pago maior o valor do estoque para uma mesma quantidade estocada O custo de aquisição conforme Francischini e Gurgel 2002 p 162 é calculado pela seguinte fórmula CAq Pu x Q ou seja Custo de Aquisição Preço unitário versus Quantidade Adquirida Custo de armazenagem O custo de armazenagem de uma empresa comercial deve ser o mínimo possível pois se trata de um dos itens que tem relevância dentro da empresa no momento de calcular sua lucratividade Segundo Francischini e Gurgel 2002 o custo de armazenagem de determinado item em estoque pode ser calculado pela fórmula CAmi EM x PM x TE x Camu onde CAmi custo de armazenagem EM estoque médio PM preço médio TE tempo em estoque CAmu custo de armazenagem unitário Custo de falta de estoque Em relação ao custo de falta de estoques destacase que existem certos componentes de custo que não podem ser calculados com precisão mas que ocorrem quando um pedido atrasa ou não pode ser entregue ao fornecedor Esta situação muitas vezes resulta em prejuízos à empresa compradora Para Ballou 1993 p 212 são aqueles que ocorrem caso haja demanda por itens em falta no estoque Maher 2001 p 817 ressalta que o conhecimento da taxa de utilização desse estoque e do tempo de atendimento de pedido tempo entre colocação de um pedido e chegada dos materiais nele incluídos simplifica a administração de estoques A definição de quais custos devem ser considerados é função das características operacionais de cada empresa devendo sempre ser identificados seus impactos na gestão de estoques MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES A avaliação dos custos dos estoques implica inicialmente em identificar o seu custo de aquisição que é o valor pago pela empresa compradora na aquisição das mercadorias Os métodos de avaliação de estoques englobam procedimentos necessários ao registro da movimentação dos estoques Têm por objetivo separar os custos dos produtos entre os que foram vendidos e os que permaneceram em estoque Entre os critérios de avaliação mais utilizados no Brasil destacamse avaliação pelo método PEPS FIFO avaliação pelo método UEPS LIFO avaliação pelo custo médio e avaliação pelo custo de reposição A sigla PEPS é a abreviação de primeiro que entra primeiro a sair em inglês FIFO first in first out Adotando esse critério para avaliar seus estoques a empresa sempre atribuirá aos materiais em estoque os custos mais recentes É um dos critérios que pode ser utilizado pelas empresas para fins fiscais pois é permitido pela Legislação do Imposto de Renda Brasileiro A sigla UEPS é a abreviação de último a entrar primeiro a sair em inglês LIFO last in first out De acordo com Martins 2003 p 120 adotando o UEPS há tendência de se apropriar custos mais recentes aos produtos feitos o que provoca normalmente redução do lucro contábil Provavelmente por essa razão essa forma de apropriação apesar de aceita pelos princípios contábeis não é admitida pelo Imposto de Renda brasileiro UEPS CMV Lucro Imposto a pagar NÃO ACEITO PELO FISCO PEPS CMV Lucro Imposto a pagar O custo médio é o mais comumente utilizado sendo calculado conforme Francischini e Gurgel 2002 pela seguinte fórmula Custo Médio Valor total em estoque do item Número de itens em estoque Neste contexto calcula se a média entre o somatório do custo total dos estoques e o somatório das quantidades chegando a um valor médio de cada unidade Cada valor médio de unidade em estoque se altera pela compra de outras unidades por um preço diferente A avaliação dos estoques pelo preço de reposição é feita considerando a situação do preço dos produtos comprados ou fabricados no momento da avaliação Assim as variações de curto prazo no preço de custo ou de mercado devem ser introduzidas no cálculo do preço unitário do item para eventuais reposições de estoque NECESSIDADE E CONTROLE DE ESTOCAGEM Nas empresas comerciais a compra e venda de mercadorias são as atividades operacionais mais relevantes É preciso dispor de um nível de estoque adequado para atender seus clientes na hora certa com a quantidade certa e requerida Para tanto devese observar os itens que seguem a Controle de estoques O controle de estoques é fundamental uma vez que não basta que os produtos entrem adequadamente no armazém de materiais a empresa precisa prever situações para que não haja excessos faltas nem deterioração dos materiais estocados Francischini e Gurgel 2002 p 146 descrevem que a função de controle é definida como um fluxo de informações que permite comparar o resultado real de determinada atividade com seu resultado planejado É recomendado que o fluxo de informações seja documentado para que possa ser analisado arquivado e recuperado quando necessário A finalidade básica do controle de estoques é evitar a falta de material sem que resulte em estoques excessivos às reais necessidades da empresa É necessário manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e o custo corrente da manutenção dos estoques b Sistema de reposição periódica Para determinar o quanto deve ser comprado antes de efetuar a emissão do pedido devese verificar a quantidade disponível em estoque comprando apenas o que está faltando para atingir o estoque máximo É importante determinar um período de reposição e quantidade de estoque máxima e mínima para evitar a falta ou excesso de estoque De acordo com Martins e Campos Alt 2003 p 100 no sistema de reposição periódica depois de decorrido um intervalo de tempo preestabelecido um novo pedido de compra para certo item de estoque é emitido Sendo Quantidade a ser pedida Estoque máximo Estoque atual c Estoque de segurança De acordo com Assaf Neto e Silva 1997 p 160 tradicionalmente importância maior tem sido dada à eventual falta do estoque com consequente perda de vendas e por isto para fazer face a imprevistos da demanda usase formar um estoque de segurança Um estoque de segurança se faz necessário para dar segurança ao atendimento dos clientes evitando a interrupção a todo instante em decorrência da falta de materiais que deveria estar em estoque A certeza do melhor atendimento jamais será conseguida pois para essa realização todas as empresas necessitariam de altos estoques para atender a demanda Segundo Francischini e Gurgel 2002 p 154 uma maneira simples de cálculo para evitar a falta de estoque e criar um estoque de segurança é Estoque de segurança Eseg igual à demanda máxima histórica Dmáx demanda média x o tempo de reposição máximo TRmax menos o tempo de reposição médio TR ou Eseg Dmáx Dm x TRmáx TR d Estoque médio A empresa precisa delimitar um estoque de segurança para poder delimitar o estoque médio Segundo Dias 2005 p 59 o estoque médio é o nível de estoque em torno do qual as operações de compra e consumo se realizaram Calculase pela seguinte fórmula Estoque Médio Estoque inicial Estoque final 2 O estoque inicial referese ao valor das mercadorias no início do período e o estoque final é o saldo da conta estoque no final do período O controle médio dos estoques só poderá ser executado se no sistema da empresa estiverem registradas todas as compras e vendas de produtos e ambos possuírem notas fiscais e Giro de estoque O giro indica o número de vezes que os itens em estoque giram em um determinado intervalo de tempo Conforme Martins e Campos Alt 2003 p 159 o giro de estoques mede quantas vezes por unidade de tempo o estoque se renovou ou girou A fórmula é a segue Giro de Estoque Custo da mercadoria vendida Estoque médio Quanto maior o giro dos estoques menor será o prazo que as mercadorias permanecem estocadas em consequência maiores serão suas vendas Um prazo maior de estocagem forçará uma necessidade de maiores investimentos no ativo f Prazo médio de estocagem O prazo médio de estocagem indica quantos dias em média os produtos ficam armazenados até o momento de sua venda Martins e Campos Alt 2003 p 160 destacam que indica o número de unidades de tempo por exemplo dias que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média Este pode ser definido pela fórmula Prazo médio de estocagem Número de dias do período em estudo Giro de estoque Quanto maior o prazo médio de estocagem maior é o tempo de permanência dos estoques nos armazéns em que os estoques correm riscos de perder a validade e tornarse obsoletos g Custo das mercadorias vendidas Para identificar o custo das mercadorias vendidas em um determinado período é necessário saber o estoque inicial de um determinado período o valor das compras e o estoque final do período Souza 2002 p 170 cita que o custo das vendas será conhecido mediante a soma das compras ao estoque inicial e do total subtraímos o estoque final Portanto o custo das mercadorias é representado pela fórmula CMV EI Compras EF Essa fórmula é utilizada pelas empresas para evidenciar o custo das vendas Sendo que numa empresa comercial ocorre uma revenda de mercadorias e o seu custo é determinado pelo respectivo valor de aquisição das mesmas h Importação de mercadorias As importações desempenham papel vital na vida econômica de qualquer país desenvolvido subdesenvolvido ou em desenvolvimento pois nenhum país é totalmente autossuficiente Todos os países dependem de alguma forma do resto do mundo para suprir suas necessidades Souza 2002 p 313 menciona que os itens que normalmente integram o custo de aquisição de ativos importados por uma empresa comercial são os seguintes h Importação de mercadorias valor de aquisição negociado com o fornecedor externo transporte internacional armazenagem embalagens seguro despesas alfandegárias despachantes Imposto de Importação II Imposto sobre produtos industrializados IPI Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços ICMS Todas as operações de compra e venda com moedas estrangeiras realizadas entre uma pessoa física ou jurídica e um estabelecimento autorizado a operar em câmbio são formalizadas através de um Contrato de Câmbio conforme normas estabelecidas pelo Banco Central