Melhoria de Layout em Laboratório de Análises Clínicas com Fluxograma e Diagrama de Spaghetti

The Journal of Engineering and Exact Sciences jCEC Vol 06 N 01 2020 journal homepage httpsperiodicosufvbrojsjcec doi 1018540jcecvl6iss1pp00230028 OPEN ACCESS ISSN 25271075 PROPOSTA DE MELHORIA NO LAYOUT DE UM LABORATÓRIO DE ANÁLISES CLÍNICAS UTILIZANDO O FLUXOGRAMA DE PROCESSO E O DIAGRAMA DE SPAGHETTI PROPOSAL FOR IMPROVEMENT IN THE LAYOUT OF A CLINICAL ANALYSIS LABORATORY USING THE PROCESS FLOWCHART AND THE SPAGHETTI DIAGRAM E L VIEIRA1 1 Pontifícia Universidade Católica do Paraná Departamento de Engenharia de Produção Curitiba Paraná Brasil Autor Correspondente Pontifícia Universidade Católica do Paraná Departamento de Engenharia de Produção Curitiba Paraná Brasil Phone 55 41 3271 1513 Endereço de email vieiraevertongmailcom E L Vieira A R T I C L E I N F O R E S U M O Article history Received 20191126 Accepted 20200103 Available online 20200215 Este estudo teve origem na necessidade de um laboratório de análises clínicas em priorizar e aperfeiçoar sua vantagem competitiva Para isso foram utilizadas as ferramentas de fluxograma de processos e diagrama de spaghetti para estudar o melhor layout para o processo de coleta de exames de sangue visando a redução de desperdícios Foram realizados mapeamentos dos processos e identificação dos atores envolvidos para desenho da situação atual esse levantamento foi realizado através de observações e com uso de fluxograma de processo e diagrama de spaghetti onde foram identificadas as atividades que agregam valor AV e não agregam valor NAV Após isso foram propostas melhorias no layout para redução das movimentações realizadas no processo Com essas propostas foi possível reduzir 45 metros de deslocamento da função do laboratorista também a redução de 100 das atividades que não agregam valor da recepcionista O uso dessas ferramentas foi muito útil para identificação e eliminação dos desperdícios do processo na empresa estudada p a l a v r a s c h a v e Layout Diagrama de Spaghetti Fluxograma de Processo Desperdícios k e y w o r d s Layout Spaghetti chart Process Flow Wastes A B S T R A C T This study originated in the need of a clinical analysis laboratory to prioritize and improve its competitive advantage For this we used the process flowchart and spaghetti diagram tools to study the best layout for the blood collection process aiming at the reduction of waste Processes mapping and identification of the actors involved in the design of the current situation were carried out This survey was carried out through observations and using a process flowchart and spaghetti diagram which identified activities that add value AV and do not add value NAV After this improvements were proposed in the layout to reduce the movements carried out in the process With these proposals it was possible to reduce 45 meters of displacement of the function of the laboratory also the reduction of 100 of activities that do not add value of the receptionist The use of these tools was very useful for identifying and eliminating the waste of the process in the company studied jCEC jCEC ISSN 25271075 1 INTRODUÇÃO Dentro das empresas os processos e atividades são os meios de agregação de valor aos produtos e serviços para atendimento aos clientes realizando o gerenciamento destes processos com a finalidade de melhoralos necessita uma avaliação crítica das práticas da organização produtiva como um todo CORRÉA et al 2001 De acordo com Johansson 1995 realizar o mapeamento de processos seja qual for a técnica empregada e uma ferramenta de visualização completa e de compreensão imediata das atividades executadas tornandose a estrutura básica para a análise dos pontos possíveis de melhorar a fim de reduzir os recursos empregados nos processos O mapeamento de processos com as ferramentas de fluxograma de processos e diagrama de spaghetti auxiliam o desenvolvimento do layout nas empresas Segundo Peinado e Graeml 2007 o layout e a parte mais visível e exposta de qualquer empresa e a necessidade de estudalo existe sempre que se pretende a implantação de um novo processo ou quando estiver promovendo a reformulação do layout atual das empresas O objetivo deste estudo de caso e realizar o mapeamento dos processos de um laboratório de análises clínicas para a atividade de coleta de exames de sangue utilizando o layout da empresa fluxograma de processos e diagrama de spaghetti para identificação das atividades que agregam valor e não agregam valor após isso propor melhorias ao processo 2 LAYOUT Segundo Camarotto e Menegon 2006 o layout pode ser definido de forma simplificada e por definições como O layout e a representação espacial dos fatores que concorrem para a produção envolvendo homens equipamentos materiais e suas interações Slack et al 2009 cita que o layout se preocupa com a localização física dos recursos de transformação ou seja seria decidir onde colocar todas as instalações máquinas equipamentos e pessoal envolvidos no processo De acordo com Vieira 2017 um bom layout permite que mãodeobra materiais e informações tenham um fluxo eficiente e seguro durante a execução dos processos nas empresas 21 Diagrama de Spaghetti De acordo com Womack e Jones 1998 o diagrama de Spaghetti serve para ilustrar os desperdícios relativos ao deslocamento dos funcionários pois tratase de uma ferramenta que mostra o deslocamento de um produto ou o deslocamento de um operador O diagrama de Spaghetti proporciona a identificação de movimentos desnecessários e o planejamento do layout futuro MARIZ e PICCHI 2013 22 Fluxograma de Processo De acordo com Peinado e Graeml 2007 os fluxogramas são formas de representar por meio de símbolos gráficos a sequência das etapas de um trabalho para facilitar sua análise Barnes 1977 cita que o mapeamento de processos representa os diversos passos ou eventos que ocorrem durante a execução de uma tarefa específica ou durante uma série de ações Os símbolos utilizados para fluxogramas de processos são representados na figura 1 Figura 1 Simbologia Fluxograma de Processos Adaptado de Peinado e Graeml 2007 Em geral o mapeamento das atividades pode melhorar o foco da organização no cliente auxiliar na eliminação das operações que agregam valor ao produto e reduzir a complexidade do processo AGUIAR E WESTON 1993 Para Barnes 1982 existem quatro enfoques principais que se devem considerar diante o desenvolvimento a partir do mapeamento de processos a eliminação de todo trabalho desnecessário a combinação de operações ou elementos a modificação das sequências das operações e a simplificação das operações essenciais 23 Manufatura Enxuta Segundo Shingo 1996 o conceito do pensamento enxuto é a eliminação dos desperdícios dentro das empresas Ohno 1997 cita que desperdício se refere a todos os elementos de produção que só aumentam os custos sem agregar valor ou seja são atividades que não agregam valor ao produto do ponto de vista do cliente mas são realizadas dentro dos processos nas empresas Shingo 1981 considera que os sete desperdícios para o Sistema Toyota de Produção são Espera longos períodos de ociosidade de peças pessoas e informações resultando em um fluxo pobre bem como em lead times longos Produção em excesso produzir excessivamente ou cedo demais resultando em um fluxo pobre de peças e informações ou excesso de estoques Transporte movimento excessivo de pessoas informações ou peças resultando em disponibilidade desnecessária de capital tempo e energia Processamento em excesso utilização do jogo errado de ferramentas sistemas ou procedimentos geralmente quando uma aproximação mais simples pode ser mais efetiva Estoques armazenamento excessivo e falta de informações ou produtos resultando em custos excessivos e baixo desempenho do serviço prestado ao cliente jCEC jCEC ISSN 25271075 Movimentação em excesso desorganização do ambiente de trabalho resultando em baixo desempenho dos aspectos ergonômicos e perda frequente de itens Defeito problemas frequentes de qualidade nos produtos ou baixo desempenho na entrega Todos estes desperdícios acabam gerando atividades que não agregam valor aos processos fazendo com que as empresas gastem muitos recursos por não saberem identificalos e eliminálos 3 METODOLOGIA Com a intenção de esclarecer a situação atual do laboratório e buscar melhorias para alavancar a produtividade foi inicialmente elaborado o fluxograma de processo da situação atual dos 03 atores envolvidos no processo que são os clientes laboratoristas e recepcionista Para isso foram executados os seguintes procedimentos Selecionar o tipo de exame que possui um volume maior de serviços que no caso foi o exame de sangue desenhar o processo atual através do fluxograma de processos e diagrama de spaghetti diagnóstico dos desperdícios elaboração de mapeamento com melhorias propostas diagrama de spaghetti e layout adaptado Para representar o fluxo das atividades do processo de coleta e análise de exames de sangue foi necessário seguir o caminho percorrido pelos atores envolvidos no processo levantamento de distâncias percorridas e atividades que agregam ou não agregam valor ao processo O Fluxograma de processo foi elaborado com a utilização do software Excel Para o desenvolvimento do mesmo foi necessário a observação de perto de todos os processos com coleta de informações in loco O diagrama de Spaghetti foi desenvolvido com auxílio do software Autocad onde o layout atual e o futuro foram desenhados Para identificação dos desperdícios presentes na coleta de exames de sangue foi realizada análise crítica sobre todo o fluxo de execução do serviço baseandose nos sete tipos de perdas previstos pelo pensamento enxuto Por fim foram determinadas as causas dos desperdícios e elaborado um fluxograma de processo diagrama de spaghetti e layout com as melhorias propostas Foram sugeridas melhorias para o laboratório ao final do trabalho 4 RESULTADOS 41 Situação Atual O laboratório de análises clínicas realiza atendimentos a pacientes que necessitam realizar a coleta de exames de sangue urina fezes toxicológico etc O processo avaliado foi o de coleta de exames de sangue pois representa o produto com maior volume de atendimentos Este processo possui três atores que participam diretamente das atividades recepcionista paciente e laboratorista As atividades do laboratorista estão descritas na figura 2 através de um fluxograma de processo Figura 2 Fluxograma de processo laboratorista situação atual A figura 2 descreve as atividades realizadas pelo laboratorista para o processo de coleta de sangue notase que a distância percorrida para essa atividade e de 79 metros possui 5 operações 8 transportes e 1 espera Para o ator recepcionista também foi desenvolvido um Fluxograma de processo que pode ser visualizado na figura 3 Figura 3 Fluxograma de processo recepcionista situação atual As atividades realizadas pela recepcionista consistem em 2 operações e 2 transportes totalizando 36 metros percorridos nos deslocamentos A figura 4 mostra as atividades realizadas pelos pacientes no processo de coleta de exames de sangue jCEC jCEC ISSN 25271075 Figura 4 Fluxograma de processo paciente situação atual As atividades realizadas pelo paciente consistem em 2 operações e 4 transportes totalizando 25 metros percorridos nos deslocamentos O layout do laboratório foi desenhado para analisar a disposição dos setores juntamente com o diagrama de spaghetti para verificar as movimentações realizadas por cada ator do processo conforme figura 5 Figura 5 Layout atual do processo e diagrama de spaghetti Notase que existem muitas atividades que não agregam valor NAV no processo principalmente no que diz respeito a movimentações e transportes para cada ator envolvido conforme a tabela 1 Tabela 1 Atividades AV NAV e distâncias percorridas Verificouse que o laboratorista e o ator do processo que mais gera desperdícios tendo apenas 357 de agregação de valor nas suas atividades pois e o que realiza mais movimentações na execução das suas atividades totalizando 79 metros 42 Situação Proposta Para analisar o processo foi realizada uma reunião informal com os colaboradores do laboratório onde foi possível visualizar a situação atual do processo e os desperdícios existentes durante a execução das atividades Foram sugeridas algumas práticas de gestão visual e organização das atividades que serão descritas na sequência Para o laboratorista foi desenhado um novo fluxograma de processo com as propostas de melhoria conforme figura 6 Figura 6 Proposta de fluxograma de processo laboratorista Com essa nova configuração das atividades foi proposto a eliminação da busca da impressão entrega da impressão na recepção e volta até o computador Tendo um total de 5 operações 6 transportes e 1 espera com uma distância percorrida de 34 metros Para o processo da recepcionista também foram sugeridas algumas adequações conforme fluxograma de processo da figura 7 Figura 7 Proposta de fluxograma de processo recepcionista Para a operação da recepcionista foi proposta a instalação de um interruptor para ser acionado quando o paciente estiver pronto para coleta de exames de sangue esse interruptor aciona uma lâmpada e um sinal sonoro que fica no laboratório dessa forma o laboratorista sabe que tem paciente para realização de coletas Também um protocolo com o número do exame que será realizado e entregue ao paciente no momento do atendimento na chegada ao laboratório Com isso a atividade da recepcionista tem 1 operação não gerando desperdícios Para a atividade do paciente foi desenvolvido um fluxograma de processo de acordo com a figura 8 Figura 8 Proposta de fluxograma de processo paciente jCEC jCEC ISSN 25271075 Para o atendimento ao paciente a distância percorrida será de 25 metros com 2 operações e 3 transportes foi eliminada a operação de sair da sala de coleta e retirar protocolo o mesmo será entregue na chegada do paciente Um novo layout foi proposto baseado nas informações dos fluxogramas de processo onde foi possível obter a configuração da figura 9 Figura 9 Proposta de layout para o laboratório No layout proposto foi elaborado do diagrama de Spaghetti para verificar as movimentações realizadas durante o processo com essa proposta notase que a quantidade de linhas reduziu em relação ao layout anterior para quantificar essa movimentação e as atividades AV e NAV foi desenvolvida a tabela 2 com os dados Tabela 2 Atividades AV NAV e distâncias percorridas Observase que a recepcionista ficou isenta de atividades NAV o laboratorista ficou com 416 de atividades AV e o paciente com 40 Para analisar o processo atual com o proposto serão realizados comparativos de distâncias percorridas atividades AV e NAV dos processos Na figura 10 observase as distâncias percorridas nas movimentações realizadas pelos atores do processo 43 Situação Proposta Para analisar o processo atual com o proposto serão realizados comparativos de distâncias percorridas atividades AV e NAV dos processos Na figura 10 observase as distâncias percorridas nas movimentações realizadas pelos atores do processo Figura 10 Comparativo de distâncias percorridas metros pelos atores Com a proposta de layout o laboratorista teve uma redução de 79 para 34 metros totalizando 45 metros a menos de distância percorrida durante a atividade de coleta de exames de sangue essa redução foi possível devido a eliminação das atividades de buscar impressão e levar até a recepcionista para isso foi proposto a instalação de uma impressora ao lado da mesa da recepcionista A recepcionista teve uma redução de 100 nas distâncias percorridas pois foi eliminada a atividade de chamar laboratorista quando os pacientes estiverem prontos para realização dos exames isso foi possível graças a proposta de instalação de um interruptor que ficará junto com a mesa da recepcionista que pode acionálo informando o laboratorista com uma luz e sinal sonoro que tem paciente na sala de espera Para o paciente houve uma redução de 5 metros de movimentações pois na situação atual o paciente necessitava retornar a mesa da recepcionista pegar o protocolo de atendimento após o exame como a proposta o protocolo podera ser entregue na chegada do paciente ao laboratório Em relação as atividades que agregam valor AV e não agregam valor NAV foi realizado um comparativo entre a situação atual e proposta conforme figura 11 Figura 11 Comparativo de atividades AV e NAV da situação atual e proposta O laboratorista foi de 357 para 416 de AV a recepcionista de 50 para 100 de atividades AV e o paciente de 333 para 40 de AV Esses ganhos foram possíveis utilizando as ferramentas de análise Spaghetti e Fluxograma de processo no layout da empresa e com a participação dos atores do processo dando sugestões de melhorias 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Ao final deste estudo ficou evidente que um layout mal distribuído pode causar muitos desperdícios no processo de coleta de exames de sangue estes desperdícios aumentam as movimentações e transportes durante a execução das atividades causando ineficiências no processo Através do fluxograma de processo e diagrama de Spaghetti foi possível realizar o mapeamento do processo dos atores envolvidos nas atividades e seus respectivos deslocamentos durante as etapas também a classificação das atividades que agregam valor AV e não agregam valor NAV Após o uso dessas ferramentas foi possível reunir os envolvidos no processo jCEC jCEC ISSN 25271075 para propor melhorias no layout e na realização das atividades através disso foi elaborada uma proposta de layout onde houveram reduções de movimentações no caso do laboratorista foram reduzidos 45 metros de deslocamento para coleta de exames de sangue Para reduzir movimentações do laboratorista e recepcionista foram propostas a utilização de sinalizadores luminosos e sonoros para informar que os pacientes estão prontos para realização de exames também a instalação de uma impressora para a recepcionista para eliminar a movimentação do laboratorista na impressão de exames Foi verificado que o fluxograma de processo e diagrama de spaghetti são ferramentas que podem trazer ótimos resultados para as empresas independente do porte ou atividades pois e possível visualizar todos os atores envolvidos atividades realizadas e suas movimentações durante os processos R E F E R E N C E S BARNES Ralph Mosser Estudo de movimentos e de tempos projeto e medida do trabalho Editora Edgard Blucher 1977 CAMAROTTO J A MENEGON N L Projeto de Unidades Produtivas Apostila São Carlos Departamento de Engenharia de Produção Centro de Ciências Exatas e de Tecnologia Universidade Federal de São Carlos 2006 CORRÊA H L GIANESI 1 G CAON M 2001 Planejamento programação e controle da produção São Paulo Atlas l JOHANSSON H J Processos de negócios São Paulo Pioneira 1995 MARIZ R N PICCHI F A 2013 Método para aplicação do trabalho padronizado Ambiente Construído OHNO T Sistema Toyota de Produção Além da Produção em Larga Escala Porto Alegre Bookman 1997 PEINADO J GRAEML A R 2007 Administração da produção Operações industriais e de serviços Unicenp SHINGO S O Sistema Toyota de Produção do ponto de vista da engenharia de produção Porto Alegre Bookman 1996 SHINGO Shigeo The Toyota production system Tokyo Japan Management Association 1981 SLACK N CHAMBERS S JOHNSTON R 2009 Administração da produção Vol 747 São Paulo Atlas VIEIRA Everton Luiz Signatures factory a dynamic alternative for teachinglearning layout concepts and waste disposal Production v 27 n SPE 2017 httpdxdoiorg10159001036513221716 WOMACK J P JONES D T A Mentalidade enxuta nas empresas elimine o desperdício e crie riquezas Rio de Janeiro Campus 1998 jCEC ANÁLISE CRÍTICA O artigo aborda a proposta de melhoria no layout de um laboratório de análises clínicas utilizando o fluxograma de processo e o diagrama de spaghetti A importância do mapeamento de processos layout eficiente e a aplicação de ferramentas como o diagrama de spaghetti são destacadas para identificar pontos de melhoria A abordagem dos desperdícios na manufatura enxuta com ênfase nos sete tipos de perdas contribui para a aplicação prática desses conceitos no laboratório com a elaboração de fluxogramas diagramas de spaghetti e propostas de melhorias reflete uma abordagem sistemática A avaliação da situação atual do laboratório com a representação gráfica das atividades dos atores envolvidos fornece uma base sólida com ênfase na coleta de exames de sangue como o processo mais frequente nesse contexto são pontos positivos Destaco a ênfase no mapeamento de processos e na aplicação de ferramentas visuais para identificar oportunidades de melhoria A integração dos princípios da manufatura enxuta com foco nos sete desperdícios traz uma abordagem prática No entanto seria benéfico explorar os desafios reais na implementação dessas melhorias e considerar potenciais resistências internas A representação visual por meio de fluxogramas e diagramas é eficaz usando softwares como Excel e Autocad É enriquecedor analisar os benefícios diretos para os clientes além da eficiência operacional A consideração de aspectos práticos desafios específicos do setor de análises clínicas e a perspectiva do paciente podem aprimorar o estudo