Sistema Integrado de Gestao: Filosofia, Analise e Selecao - Resumo

Gestão Integrada da Produção UNIDADE 07 Sistema Integrado de Gestão 1 Filosofia análise e seleção de sistemas Esta é uma das tarefas mais difíceis da alta gerência atual em qualquer empresa escolher qual sistema adotar para conduzir a organização e desde a primeira análise preocuparse com a integração que o sistema escolhido pode proporcionar A Revolução Industrial iniciada na segunda metade do século XVIII na Inglaterra foi em grande parte responsável pelos movimentos que levariam ao crescimento populacional e ao desenvolvimento das Tecnologias da Informação Foi também a Revolução Industrial que iniciou grandes mudanças na esfera política econômica ambiental e social resultando no aumento considerável no consumo de bens e serviços A velocidade de mudança em certas áreas faz com que os processos e produtos produzidos envelheçam rapidamente e estejam sendo substituídos a um ritmo cada vez maior Por exemplo nas décadas de 1960 1970 e 1980 os mainframes assim chamados os grandes computadores tinham uma vida útil inferior a cinco anos As empresas que os usavam não os compravam mas os alugavam dado o preço dessas máquinas Atualmente a vida útil dos computadores e outros produtos tecnológicos é no máximo de um ano e isso é muito tempo Isto levou a uma concorrência mais intensa entre organizações e à multiplicação de mercados e negócios como resultado de um fenômeno chamado globalização Esta globalização como outras no passado só foi possível graças ao incrível avanço das Tecnologias de Informação e Comunicação No início desenfreada e atropelando vários conceitos e preocupações como a sustentabilidade a globalização ignorou certas condições para sua existência e crescimento Os direitos do consumidor a qualidade dos produtos o meio ambiente e o desenvolvimento sustentável entraram gradualmente nas agendas dos fóruns internacionais de discussão Assim as organizações da atualidade sabem que precisam mais competitivas a cada dia ou seja precisam ser mais eficientes a cada dia e entregar mais valor agregado a seus clientes de forma sustentável sendo melhores que seus concorrentes o que lhes dará uma vantagem no mercado globalizado O gerenciamento total da melhoria contínua é a nova geração da melhoria de desempenho Quando as organizações começaram a tentar atender às necessidades de cada cliente perceberam que precisavam mudar a maneira como faziam negócios Atenção Fontestockadobe A velocidade da mudança em certas áreas da economia significa que os processos e os produtos produzidos estão envelhecendo e estão sendo substituídos a um ritmo cada vez maior Entretanto não será fácil para as organizações descobrir o que precisam mudar na forma como planejam produzem e entregam seus produtos a seus clientes Tratase da complexidade que as organizações encontram ao implantar um sistema de gestão integrada Cada um dos influenciadores externos precisa ser identificado e suas demandas devem ser corretamente atendidas Muitas vezes estas necessidades são antagônicas entre os influenciadores mesmo dentro do mesmo tipo por isso é tomado cuidado no mapeamento destas necessidades para que todas elas sejam corretamente atendidas EXEMPLO Na prática caso da transportadora Fonte stockadobe Em uma consultoria recente para uma transportadora em busca de certificação de acordo com a norma embarca um carregamento de madeira no porto seco de Cuiabá com todas as certificações e autorizações necessárias O porto seco é uma área alfandegada e portanto sujeita às mesmas regras que qualquer porto marítimo ou fluvial Bem a carga foi levada para Rondonópolis de onde via intermodal foi carregada em um trem para o porto de Santos Quando chegou o Ibama de Santos não aceitou o certificado emitido pelo Ibama de Cuiabá quis fazer todo o trabalho novamente para emitir uma nova licença Resultado o carregamento foi retido e perdeu o embarque no navio que iria transportálo para a Tailândia Isso gerou muitos transtornos prejuízos desgastes com o armador e o exportador Por isso é preciso verificar sempre e com antecedência as exigências de cada influenciador para que elas não sejam conflitantes e possam impactar no dia a dia das operações 11 Sistemas das organizações e sua integração A adoção do Sistema Integrado de Gestão tem despertado cada vez mais o interesse das organizações que desejam estabelecer uma relação ética e transparente com acionistas clientes comunidade fornecedores e funcionários adotando práticas que maximizem o desempenho organizacional e financeiro reduzindo desperdícios retrabalhos e refugos durante todas as etapas de seus processos Além disso essas organizações buscam adotar práticas que as auxiliem a controlar e mitigar os aspectos e impactos ambientais e os perigos e riscos de Segurança e Saúde no Trabalho SST preservar os recursos ambientais e culturais ar água solo flora fauna seres vivos e suas interrelações para as gerações futuras e fomentar o desenvolvimento sustentável da sociedade respeitando a diversidade e promovendo a redução das desigualdades sociais MCDONALD 2009 Um Sistema Integrado de Gestão passa necessariamente pela adoção de uma série de políticas diretrizes normas e compromissos com compliance Todo esse conjunto de documentos permitirá que a organização seja integrada de acordo com regras e normas universais Precisamente para que o que aconteceu entre o Ibama em Cuiabá e Santos não aconteça 2 Processos de negócios Um dos prérequisitos talvez o mais importante deles para qualquer organização implementar um sistema de gestão integrada é que seus processos tanto primários como secundários sejam devidamente documentados e gerenciados Não é sequer possível falar de gestão integrada com uma operação totalmente desintegrada embora todas as normas que devem necessariamente ser aplicadas para certificar a integração exijam que a organização seja estruturada operada e gerenciada com base em processos 21 Processos primários Processos de negócio primários são aqueles que produzem os produtos que a organização vende disponibiliza doa ou fornece a clientes externos Nem sempre os clientes externos têm contato com os processos primários embora eles produzam seus produtos De fato na manufatura o cliente final raramente tem contato com processos primários Os processos primários também são conhecidos como processos core business ou seja estão diretamente ligados ao objeto do seu contrato social e ao planejamento estratégico da organização Em outras palavras os processos primários são a razão de existir de qualquer organização porque produzem os produtos que a organização fabrica e vende a clientes externos EXEMPLO A linha de montagem de qualquer montadora produz produtos para clientes externos mas estes não adquirem os bens diretamente da montadora no final do processo Assim a linha de montagem é o processo primário por excelência de qualquer montadora e se ela deixar de existir a montadora deixará de ser uma planta de montagem e se tornará qualquer outra coisa 212 Processos secundários São processos que estão ligados indiretamente ao objetivo principal da organização isto é não estão associados ao core business da empresa instituição organismo Eles são também conhecidos como administrativos São processos que apoiam suportam todo e qualquer processo às vezes até eles mesmos Por exemplo o processo de recrutamento de funcionários contrata para todos os processos inclusive para si Não deve haver nenhum juízo de valor sobre se processos primários são mais importantes que processos secundários todos são importantes para a organização pois nenhuma organização pode viver e operar com apenas um tipo de processo Embora os processos secundários possam ter a operação terceirizada 22 Natureza dos processos de negócio Os processos de negócio têm as seguintes naturezas processos industriais e core business processes que estão ligados a processos primários e os de natureza administrativa que estão ligados a processos secundários Durante muito tempo os processos primários da indústria de serviços não foram incluídos como processos industriais Esta classificação só passou a ser feita a partir da década de 1990 quando a indústria de serviços ganhou força e projeção Hoje inúmeros setores desta indústria fazem parte do nosso dia a dia É o caso da chamada indústria do entretenimento com os parques de diversões como carrochefe a indústria do cinema com suas produções cinematográficas e televisivas etc Outra muito comum nos dias atuais é a indústria do turismo 23 Atividades Operacionais e Gerenciais São conjuntos de instruções procedimentos políticas leis normas regimentos e regras mãodeobra recursos e tecnologias cujo objetivo é processar insumos para produzir parte da produção de um processo a fim de atender os objetivos de sua função dentro do processo subprocesso rotina e consequentemente na organização Existem diversas definições de atividade mas a mais difundida e aceita por estudiosos e pesquisadores acadêmicos segundo o Dicionário Eletrônico Michaelis é Atividade é uma unidade operacional operacional relativo a uma operação ou procedimento existente em todo e qualquer processo seja de negócio seja de qualquer outra espécie Isso quer dizer que uma atividade é o conjunto dos meios para a consecução de um resultado As atividades são consideradas como o elemento mais importante em qualquer processo É através delas quando executadas que o processo produzirá o produto para o qual ele foi criado Tudo o que acontece em um processo a rigor ocorre nas atividades do processo Embora falemos sempre dos tempos do processo eles são na verdade a soma dos tempos de todas as atividades do processo Em outras palavras os ajustes de tempos de processo acontecem nas atividades que compõem o processo O tempo de ciclo do processo é o resultado da soma dos tempos de ciclo de todas as atividades do processo O mesmo vale para os tempos de processamento e de espera ou retardo Este princípio vale para todo e qualquer cálculo que façamos sobre o processo como o custo do processo qualidade do processo tempo do processo etc Em outras palavras nada pode ser feito diretamente no processo mas apenas em cada uma das suas atividades de modo que seus resultados sejam refletidos no processo As atividades podem ser de dois tipos gerenciais e operacionais As atividades gerenciais são atividades de decisão e supervisão são as responsáveis pelas atividades operacionais e estão presentes em vários processos na organização Já as atividades operacionais são as que estão diretamente envolvidas com a produção de parte do produto do processo Nenhum processo é composto exclusivamente por um ou por outro tipo de atividade Processos operacionais têm uma parcela de atividades gerenciais e processos gerenciais têm uma parcela de atividades operacionais O segredo para o correto balanceamento da quantidade entre atividades gerenciais e atividades operacionais tanto nos processos operacionais quanto nos processos gerenciais está em como o processo foi desenhado Quanto mais amarrado cheio de controles cheio de verificações cheio de autorizações for o processo operacional mais atividades gerenciais existirão e menos ágil será esse processo Quanto menos interferência na gestão mais ágil será o processo Não é que não devam existir controles Não é isso Os controles devem servir para controlar os momentos críticos de qualquer processo não para inviabilizálo Como disse o segredo está em saber quais são estes pontos críticos e depois aplicar os controles Todas as não conformidades oportunidades de melhoria correções ajustes controle de custos gerenciamento de tempos ocorrem nas atividades que compõem o processo Por isso elas são tão importantes 231 Processos dinâmicos de gerência Nenhuma documentação de processo deve engessar a organização pelo contrário toda documentação deve servir para duas coisas orientar à execução de tarefas e proporcionar um gerenciamento dinâmico Quando falamos em documentar processos é justamente para que as mudanças possam ser feitas com segurança uma vez que o processo seja documentado Outro ponto que devo esclarecer é que ter processos dinâmicos de gerência não significa fazer tudo mas tornar os processos de gestão mais ágeis e flexíveis em todos os momentos processo ágil de gerência Outro exemplo muito interessante é quando pedimos um prato em um restaurante e perguntamos ao garçom Posso trocar tal item por outro O garçom tem duas possibilidades de resposta Sim o senhor pode pedir qualquer substituição o que denota um processo de gerência flexível Ou pode responder Não não pode trocar nada O prato vem exatamente como está no menu Assim é com todos os processos de gerência lembrando que gerência não é uma atribuição exclusiva dos gerentes um cargo e um papel funcional que tende a desaparecer em um futuro muito próximo Com o dinamismo da economia provocado pelas Tecnologias da Informação e Comunicações todos teremos que desenvolver a capacidade de gerenciar nossas atividades e para isto voltamos ao início do capítulo onde falamos de análise melhoria e gerência de processos de negócio 232 Seleção de sistemas e sua integração Segundo Jorgensen Remmen e Mellado 2006 há três níveis de integração dos sistemas possíveis a saber Correspondente maior compatibilidade com referências cruzadas entre sistemas paralelos Coordenado e coerente processos genéricos com foco em tarefas no ciclo de gestão Estratégico e inerente criação de uma cultura organizacional de aprendizagem com melhoria contínua de desempenho e participação das partes interessadas no que concerne aos desafios internos e externos Será Sempre necessário identificar as compatibilidades entre os requisitos de cada sistema a ser integrado e é aqui que entra a necessidade de promover uma cultura de aprendizagem contínua na organização treinamento contínuo e adoção da gestão da qualidade através da implantação das normas que regem o escopo de qualidade As organizações devem integrar os requisitos das normas em seu plano estratégico para serem bemsucedidas na implantação e adequação dos requisitos de qualidade A adoção das normas é de fundamental importância na integração de sistemas Entre elas destaco as principais para o processo de implantação do SGI Sistema de Gestão Integrada as normas NBR ISO 9001 e 14001 OHSAS 18001 e a ISO 31000 ou a ASNZS 4360 O sistema integrado de gestão deve demonstrar o compromisso da alta direção para assegurar o desempenho adequado baseado no conceito de sustentabilidade ambiental boa governança corporativa transparência para com os acionistas e um ambiente saudável para os colaboradores Os seguintes itens devem considerados atender as necessidades econômicofinanceiras dos acionistas satisfazer a necessidade do consumidor buscando a melhoria contínua da qualidade de seus produtos atender os requisitos legais de meio ambiente saúde e segurança estimular o aprimoramento profissional de seus funcionários garantir a integridade das pessoas instalações e do meio ambiente buscar a melhoria contínua nos processos e no sistema de gestão integrado desenvolver ações para prevenção de riscos ligados à saúde e à segurança ocupacional agir com transparência e respeito aos princípios éticos e promover práticas que contribuam com o desenvolvimento social CONCLUSÃO Esta unidade teve como finalidade fornecer uma visão geral do sistema integrado de gestão A integração é uma combinação que consolida as práticas de gestão interna em um sistema portanto o sistema está vinculado para formar uma parte integrante do sistema de gestão Uma organização precisa tomar medidas para compartilhar ferramentas metodologias e gestão sistemática de diferentes áreas e para atender às diferentes normas ou modelos que regem os sistemas de gestão A concorrência na indústria se tornou mais intensa devido à revolução industrial Atualmente o foco na sustentabilidade das empresas é integrar o sistema de gestão para ser mais flexível eficaz e competitivo no setor O sistema integrado de gestão pode ser aplicado a qualquer organização que envolva um sistema de gestão A integração é importante para melhorar a cultura organizacional e para se beneficiar das sinergias do sistema de gestão combinado Os tópicos principais abordados neste material são os seguintes Conhecer a filosofia análise e seleção de sistemas Identificar os sistemas das organizações e sua integração Entender processos operacionais e gerenciais O sistema integrado de gestão pode ser escrito em uma linguagem difícil de entender As organizações que implementam um sistema integrado de gestão pela primeira vez podem achar isso um pouco assustador mas contribui na orientação de sistemas de gerenciamento de meio ambiente qualidade segurança alimentar e segurança da informação Portanto devem explicar cada requisito em uma linguagem fácil de ler e fornecer exemplos de como devem ser implementados Um sistema integrado de gestão eficaz pode ser fundamental para a organização facilitar o comércio e promover o desenvolvimento sustentável bem como agregar valor ao negócio REFERÊNCIAS BATALHA M O Gestão da produção e operações abordagem integrada São Paulo Atlas 2019 CHAIB E B D Proposta para implementação de Sistema de Gestão Integrada de meio ambiente saúde e segurança do trabalho em empresas de pequeno e médio porte um estudo de caso da Indústria MetalMecânica 2005 Disponível em httpwwwppeufrjbrppeproductiontesisebdchaibpdf Acessado em 23 mar 2022 JORGENSEN T H REMMEM A MELLADO M D Integrated management systems three different levels of integration Journal of Cleaner Production vol 148 p 713722 2006 MCDONALD Mary F Integrating sustainability into your management system and ensuring a better future Quality Digest Disponível em httpwwwqualitydigestcominsidequalityinsiderarticleintegratingsustainabilityyourmanagementsystemhtml Acessado em 23 mar 2022 NETO B M R TAVARES J D C T HOFFMANN S C Sistemas de Gestão Integrados Qualidade meio ambiente responsabilidade social segurança e saúde no trabalho São Paulo Senac 2008 PUCPR Todos os direitos reservados TRANSFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL E EFICIÊNCIA OPERACIONAL OS BENEFÍCIOS DA IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA ERP NA MRV ENGENHARIA Introdução A MRV Engenharia é uma das maiores construtoras e incorporadoras do Brasil especializada no desenvolvimento de empreendimentos residenciais Para otimizar suas operações a empresa decidiu implementar um sistema de gestão integrada conhecido como ERP Enterprise Resource Planning Neste documento exploraremos o processo de evolução e implementação do sistema ERP na MRV Engenharia além dos benefícios observados após a estabilização e depuração do sistema Evolução do sistema ERP A MRV Engenharia iniciou seu processo de evolução para a implementação do sistema ERP com uma análise abrangente de suas necessidades e objetivos organizacionais Foi realizada uma avaliação criteriosa de diferentes soluções disponíveis no mercado considerando aspectos como funcionalidades escalabilidade custo e suporte técnico Após um período de pesquisa e seleção a MRV Engenharia optou por implementar um sistema ERP personalizado desenvolvido sob medida para atender às demandas específicas da empresa Esse processo envolveu a colaboração entre a equipe interna de TI e uma empresa especializada em desenvolvimento de software empresarial Implementação do sistema ERP A implementação do sistema ERP na MRV Engenharia foi dividida em fases para garantir uma transição suave e minimizar possíveis interrupções nas operações A primeira fase consistiu na análise e modelagem dos processos de negócios da empresa identificando as áreas que seriam impactadas pelo sistema ERP Em seguida foi realizado o desenvolvimento do sistema considerando as especificações e requisitos levantados na fase anterior Durante essa etapa foram realizados testes extensivos para garantir a funcionalidade e a integração adequada do sistema com os processos existentes da MRV Engenharia Após a conclusão do desenvolvimento o sistema ERP foi implantado gradualmente em diferentes setores e departamentos da organização Isso permitiu que a equipe responsável pela implementação acompanhasse de perto o processo de adoção do sistema fornecendo treinamento adequado aos usuários e realizando ajustes conforme necessário Estabilidade do sistema e benefícios observados Após um período de ajustes e depuração o sistema ERP da MRV Engenharia alcançou estabilidade e começou a fornecer os benefícios esperados Com a centralização das informações e a automação de processos a empresa obteve ganhos significativos em produtividade redução de gastos e diminuição de erros A produtividade foi aprimorada por meio da simplificação e integração dos fluxos de trabalho Com o ERP a MRV Engenharia conseguiu eliminar tarefas manuais repetitivas melhorar a comunicação entre os setores e agilizar a tomada de decisões Isso permitiu que os funcionários se concentrassem em atividades de maior valor agregado aumentando a eficiência operacional A diminuição de gastos foi alcançada por meio da otimização de recursos e da redução de desperdícios Com o sistema ERP a MRV Engenharia conseguiu identificar áreas de ineficiência e desperdício como estoques excessivos ou compras duplicadas permitindo uma melhor gestão dos recursos da empresa Além disso a integração do sistema ERP com os processos de compras e fornecedores possibilitou uma negociação mais eficiente e o estabelecimento de parcerias estratégicas resultando em redução de custos A diminuição de erros foi um dos benefícios mais significativos observados com a implementação do sistema ERP Com a automatização dos processos e a padronização das informações os erros de digitação retrabalho e falhas de comunicação foram minimizados Isso resultou em uma maior precisão nos dados evitando problemas como entregas erradas faturamentos incorretos e retrabalho desnecessário A confiabilidade das informações também foi aprimorada permitindo uma tomada de decisão mais assertiva e uma visão mais precisa da situação da empresa Além dos benefícios operacionais a implementação do sistema ERP trouxe melhorias na gestão estratégica da MRV Engenharia Com o acesso a informações mais completas e atualizadas os gestores puderam tomar decisões mais embasadas e acompanhar de forma mais efetiva o desempenho da empresa Relatórios e indicadores de desempenho passaram a ser gerados de forma automática fornecendo uma visão abrangente do negócio em tempo real Outro aspecto importante foi a melhoria na experiência dos clientes Com o sistema ERP a MRV Engenharia conseguiu oferecer um atendimento mais ágil e personalizado fornecendo informações precisas sobre prazos de entrega status de obras e condições contratuais Isso resultou em maior satisfação dos clientes e fortalecimento da reputação da empresa no mercado Conclusão A implementação do sistema ERP na MRV Engenharia representou um marco importante na otimização dos processos e na melhoria da gestão organizacional A evolução do sistema e sua correta implementação permitiram à empresa alcançar benefícios significativos em termos de produtividade redução de custos diminuição de erros e melhoria na gestão estratégica Além disso a satisfação dos clientes foi ampliada por meio de um atendimento mais ágil e personalizado A experiência da MRV Engenharia com a implementação do sistema ERP destaca a importância de uma análise criteriosa das necessidades da empresa a colaboração entre equipes internas e externas a realização de testes e ajustes adequados e a capacitação dos usuários Esses elementos são fundamentais para o sucesso de um projeto de implementação de ERP permitindo que a empresa alcance os resultados desejados e esteja preparada para os desafios do mercado