Caderno de Estudos e Pesquisa sobre o Mercado de Eventos

O MERCADO de EVENTOS Elaboração Érica de Matos Severino Produção Equipe Técnica de Avaliação Revisão Linguística e Editoração Sumário APRESENTAÇÃO 4 ORGANIZAÇÃO DO CADERNO DE ESTUDOS E PESQUISA 5 INTRODUÇÃO 7 UNIDADE I EVENTOS 9 CAPÍTULO 1 DEFINIÇÃO 9 CAPÍTULO 2 EVENTO E TURISMO 11 CAPÍTULO 3 CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS 12 UNIDADE II MERCADO DE EVENTOS 26 CAPÍTULO 1 CARACTERÍSTICAS 26 CAPÍTULO 2 ASPECTOS SOCIAIS E HISTÓRICOS DO MERCADO DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 32 CAPÍTULO 3 ASPECTOS GERAIS DA ECONOMIA DO MERCADO DE EVENTOS E A POSIÇÃO DO BRASIL 33 CAPÍTULO 4 CARACTERÍSTICAS DO MERCADO NACIONAL E INTERNACIONAL DE EVENTOS 34 UNIDADE III SEGMENTAÇÃO QUALIFICAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE EVENTOS 36 CAPÍTULO 1 PLANEJAMENTO GERAÇÃO CAPTAÇÃO E MARKETING DE EVENTOS 36 PARA NÃO FINALIZAR 41 REFERÊNCIAS 42 ANEXOS 44 ANEXO I ESTATUTO DA ABEOC 44 ANEXO II 56 4 Apresentação Caro aluno A proposta editorial deste Caderno de Estudos e Pesquisa reúne elementos que se entendem necessários para o desenvolvimento do estudo com segurança e qualidade Caracterizase pela atualidade dinâmica e pertinência de seu conteúdo bem como pela interatividade e modernidade de sua estrutura formal adequadas à metodologia da Educação a Distância EaD Pretendese com este material leválo à reflexão e à compreensão da pluralidade dos conhecimentos a serem oferecidos possibilitandolhe ampliar conceitos específicos da área e atuar de forma competente e conscienciosa como convém ao profissional que busca a formação continuada para vencer os desafios que a evolução científicotecnológica impõe ao mundo contemporâneo Elaborouse a presente publicação com a intenção de tornála subsídio valioso de modo a facilitar sua caminhada na trajetória a ser percorrida tanto na vida pessoal quanto na profissional Utilizea como instrumento para seu sucesso na carreira Conselho Editorial 5 Organização do Caderno de Estudos e Pesquisa Para facilitar seu estudo os conteúdos são organizados em unidades subdivididas em capítulos de forma didática objetiva e coerente Eles serão abordados por meio de textos básicos com questões para reflexão entre outros recursos editoriais que visam a tornar sua leitura mais agradável Ao final serão indicadas também fontes de consulta para aprofundar os estudos com leituras e pesquisas complementares A seguir uma breve descrição dos ícones utilizados na organização dos Cadernos de Estudos e Pesquisa Provocação Textos que buscam instigar o aluno a refletir sobre determinado assunto antes mesmo de iniciar sua leitura ou após algum trecho pertinente para o autor conteudista Para refletir Questões inseridas no decorrer do estudo a fim de que o aluno faça uma pausa e reflita sobre o conteúdo estudado ou temas que o ajudem em seu raciocínio É importante que ele verifique seus conhecimentos suas experiências e seus sentimentos As reflexões são o ponto de partida para a construção de suas conclusões Sugestão de estudo complementar Sugestões de leituras adicionais filmes e sites para aprofundamento do estudo discussões em fóruns ou encontros presenciais quando for o caso Atenção Chamadas para alertar detalhestópicos importantes que contribuam para a sínteseconclusão do assunto abordado Saiba mais Informações complementares para elucidar a construção das síntesesconclusões sobre o assunto abordado 6 Sintetizando Trecho que busca resumir informações relevantes do conteúdo facilitando o entendimento pelo aluno sobre trechos mais complexos Exercício de fixação Atividades que buscam reforçar a assimilação e fixação dos períodos que o autor conteudista achar mais relevante em relação a aprendizagem de seu módulo não há registro de menção Avaliação Final Questionário com 10 questões objetivas baseadas nos objetivos do curso que visam verificar a aprendizagem do curso há registro de menção É a única atividade do curso que vale nota ou seja é a atividade que o aluno fará para saber se pode ou não receber a certificação Para não finalizar Texto integrador ao final do módulo que motiva o aluno a continuar a aprendizagem ou estimula ponderações complementares sobre o módulo estudado 7 Introdução Quando se inicia uma investigação do que permeia a realização de eventos e o seu impacto na economia local aquela pessoa mais desavisada certamente ficará surpresa pois o grau de desenvolvimento perpetrado por um evento bem estruturado é relevante Não é somente a mobilização social ou mais uma oportunidade de lazer para a população que se busca com a realização de um evento mas também o crescimento econômico por meio da geração de empregos e das oportunidades de negócio Nesse sentido Brito e Fontes 2002 afirmam que os eventos são o maior e o melhor meio de desenvolvimento nacional de fomento da economia e de geração de empregos Para Melo Neto 2004 p 37 evento é mais obra de arte do que oportunidade de fazer negócios Com isso o que se busca realçar é que a realização de um evento é muito mais do que a oportunidade de realizar um bom negócio mas sim a arte de captar a atenção de tornar algo atraente para a divulgação de produtos Enfim quando bem realizado o evento tem o condão de se autofinanciar podendo inclusive gerar riqueza excedente Desta forma conforme bem destaca Cesca 2008 o evento é a execução de um projeto planejado visando a manter a elevar ou a recuperar o conceito de uma organização junto a seu público de interesse No entanto muito embora a organização de um evento necessite de um número reduzido de pessoas seu sucesso está intimamente ligado a uma organização bem planejada e executada com esmero Sabese que o mercado de eventos cresceu significativamente nas últimas décadas e que esse crescimento criou oportunidades a diversos profissionais e ao mesmo tempo tornouos altamente competitivos exigindo dele uma maior qualificação profissional para se destacar no mercado OLIVEIRA JANUÁRIO 2007 No Brasil a atividade de eventos teve início na década de 1990 A primeira feira brasileira de negócios a Feira Nacional da Indústria Têxtil Fenit foi em 1958 GIACAGLIA 2004 Desde então os eventos ganharam força e se multiplicaram em nosso país de modo que se vem aperfeiçoando um calendário a fim de se evitar o conflito de datas entre dois ou mais eventos Cada vez mais os eventos têm finalidades financeiras indispensáveis aos negócios das empresas GIACAGLIA 2004 8 Objetivos Abordar as características do mercado de eventos Compreender os aspectos sociais e históricos do setor de organização de eventos Entender sobre os aspectos gerais da economia do mercado de eventos e a posição do Brasil Pesquisar sobre as características do mercado nacional e internacional de eventos Definir a tipologia de eventos bem como a segmentação de públicos em eventos Abordar eventos e desenvolvimento do mercado turístico 9 UNIDADE I EVENTOS CAPÍTULO 1 Definição A origem da palavra evento vem do termo eventual o mesmo que casual um acontecimento que foge à rotina e sempre é programado para reunir um grupo de pessoas CAMPOS WYSE ARAÚJO 2002 Logo um evento deve ser um acontecimento sazonal que deve ser aguardado por uma parte do mercado consumidor ou de uma região geográfica visando à promoção de produtos ao lazer e à distração da população local Evento é um instrumento que visa a desenvolver uma instituição ou a promover produtos utilizando uma comunicação dirigida com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de empresas produtos serviços ideias e pessoas por meio de um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes quer seja física quer seja por intermédio de recursos da tecnologia Diante disso verificase que os eventos são instrumentos preciosos de divulgação de um produto de uma pessoa ou de uma localidade Além disso aproxima as pessoas promove o diálogo cria sentimentos permite a guarda de lembranças marca presença Outro aspecto relevante é o impacto que esses acontecimentos geram na economia local Segundo Brito e Fontes 2002 os eventos são o maior e o melhor meio de desenvolvimento nacional de fomento da economia e de geração de empregos O evento é muito mais do que o planejamento a programação a execução e o monitoramento de uma sequência de atividades destinadas a um público específico e realizadas em local apropriado O evento deve ser pensado como uma atividade econômica e social que gera uma série de benefícios para os empreendedores para a cidade promotora para o comércio local e para a comunidade Para a realização de um evento há necessidade de um grande número de profissionais e de infraestrutura adequada OLIVEIRA JANUÁRIO 2007 Zanella afirma que por sua complexidade amplitude e importância a promoção de um evento exige alta especialização técnica experiência e especialização no tipo de evento que será realizado 10 UNIDADE I EVENTOS Segundo Cesca 2008 o evento é a execução de um projeto planejado visando a manter a elevar ou a recuperar o conceito de uma organização junto a seu público de interesse Para Melo Neto evento é mais obra de arte do que oportunidade de fazer negócios Segundo ele há uma sinergia entre eventos e negócios devido ao surgimento do marketing de eventos Graças a essa sinergia os investimentos privados no patrocínio aumentaram significativamente atraindo público mídia investidores governo e público em geral Cada vez mais os eventos têm finalidades financeiras indispensáveis aos negócios das empresas GIACAGLIA 2004 11 CAPÍTULO 2 Evento e Turismo É impossível desassociar o setor de eventos da atividade turística Tem se tornado cada vez mais comum os países elaborarem um calendário de eventos para atrair uma gama cada vez maior de turistas para o país O turismo de eventos vem se transformando em um potencial multiplicador turístico pois além do congressista muitas vezes gera o desembarque do acompanhante beneficiando assim nos seguintes aspectos redução do problema da sazonalidade geração de divisas para o país geração de empregos diretos e indiretos e renda reputação favorável da cidade sede em virtude da imagem positiva que a realização do evento proporciona mobilização do trade turístico mobilização dos prestadores de serviço Tendo em vista a potencialidade do mercado de eventos o Ministério do Turismo por meio do Instituto Brasileiro de Turismo Embratur vem incentivando a parceria com a iniciativa privada de modo que a sociedade civil organizada possa desenvolver os projetos envolvendo eventos com o apoio do poder público Nesse contexto um dos principais papéis do governo brasileiro é o de dotar os principais centros turísticos com condições de captar grandes eventos sejam eles periódicos ou únicos Essas condições estão intimamente ligadas com a infraestrutura da localidade Para receber um grande evento o país tem de dotar a localidade de condições adequadas de receber aquele evento Logo precisa investir em melhoria dos aeroportos dos outros meios de transporte entre os quais metrô trem e ônibus e tem de possibilitar que a iniciativa privada melhore a rede hoteleira 12 CAPÍTULO 3 Classificação dos Eventos A característica mais importante do evento é sua capacidade de reunir pessoas Isso abre múltiplas possibilidades para a localidade acolhedora sobretudo no turismo e no comércio Partindose portanto do princípio de que o evento tem essa capacidade de atrair multidões para o país outro importante aspecto do mercado de eventos é o fato de selecionar o público que se deseja atrair a partir do tipo de evento que se realiza Isso porque para cada tipo de evento existe uma espécie de público podendose assim fazer um planejamento do crescimento do turismo local Deste modo é necessário que se faça uma análise prévia E talvez seja justamente neste aspecto que esteja o maior ganho social com os eventos pois dificilmente o governo investe maciçamente nessas áreas sem uma perspectiva de retorno O ganho social fica de herança para a sociedade local Conferência Sua características encontramse relacionadas a seguir Envolve tema informativo geralmente técnico ou científico É apresentado por conferencista renomado Possui grande número de pessoas na plateia no mínimo 50 pessoas Exige presença de um presidente de mesa O número de participantes da mesa não pode exceder a dois o presidente de mesa é o conferencista Os locais ideais para o conferencista pronunciarse são o pódium ou a mesa diretora São permitidos recursos audiovisuais Tem duração ideal de uma hora podendo se prolongar para uma hora e quinze minutos O local ideal para este tipo de evento é um auditório amplo arejado com poltronas confortáveis A conferência tem alto retorno pois o tema é apresentado por expert no assunto e passado à plateia como verdade absoluta 13 EVENTOS UNIDADE I Palestra Suas características encontramse relacionadas a seguir Possui um tema predeterminado O palestrante deve dominar o assunto mas não precisa ser necessariamente um especialista Não é tão formal quanto a conferência Exige a presença de um coordenador São permitidas perguntas diretas da plateia O público é formado por no mínimo 50 pessoas A mesa diretora deve ser formada por duas pessoas o coordenador e o palestrante O palestrante poderá se utilizar do pódium ou da mesa diretora para se pronunciar São permitidos recursos audiovisuais Tem duração ideal de uma hora O local ideal para a realização deste evento é um auditório amplo arejado e com cadeiras confortáveis São permitidas fotos filmagens e gravações Brainstorming Suas características encotnramse relacionadas a seguir Reunião com objetivo de liberar ideias de seus participantes proporcionando livre curso da imaginação e da criatividade Mais empregada nas agências de publicidade pois é utilizada na elaboração de campanhas publicitárias em que o conjunto das ideias solto forma o contorno do que se pretende atingir Totalmente informal não seguindo regras preestabelecidas Acontece em ambiente descontraído Pela sua característica em não seguir regras predeterminadas tendo um planejamento mais solto não se inclui o brainstorming na categoria de eventos mas sim na de uma técnica de reunião É citado para que o leitor tenha conhecimento de sua existência 14 UNIDADE I EVENTOS Seminário Suas características encontramse relacionadas a seguir Evento geralmente acadêmico muito utilizado em escolas Um grupo de pessoas apresenta um tema anteriormente pesquisado para plateia com algum conhecimento sobre o assunto É necessário um coordenador que domine o assunto e um apresentador escolhido pelo grupo As perguntas são permitidas A organização é semelhante à da palestra mas o seminário pode acontecer durante um dia inteiro Quando acontecer durante um dia é seminário se durar mais de um dia é jornada O nome seminário é comumente utilizado de modo errado no lugar de simpósio ou até de congresso Isso está fazendo com que o termo deixe de designar somente eventos acadêmicos e entre para a ala empresarial Assim podemos conceituar seminário como um evento que se caracteriza pela discussão de um tema dividido em subtemas apresentado sob forma de palestras de painel de debate ou de mesa redonda em período predeterminado O seminário tem a seu favor além do nome que é muito simpático aos empresários a possibilidade de analisar de discutir e de estudar determinado assunto sob todos os ângulos O retorno é semelhante ao da palestra 68 de captação e de memorização Simpósio Suas características encontramse relacionadas a seguir Apresentação de tema geral de grande interesse geralmente técnico ou científico por especialista de renome que é escalonado em subtemas É permitida a apresentação de eventos demonstrativosexpositivos É mais eclético que o congresso podese fazer um simpósio sobre medicina alternativa esoterismo jardinagem etc no qual todas as pessoas podem participar Já o congresso é para classes específicas Perguntas só são aceitas no final do evento por escrito e identificadas sem intuito muito polêmico Necessita de um coordenador Os expositores devem entregar seus trabalhos anteriormente por escrito para reprodução que será distribuída aos participantes Tem duração de 1 a 3 dias 15 EVENTOS UNIDADE I O simpósio tem a seu favor a possibilidade de permitir que determinado assunto seja analisado discutido e estudado sob todos os ângulos Além disso favorece a ocorrência de eventos expositivos paralelos que permitem melhor visualização e compreensão do que foi explanado Retorno de 90 Congresso Suas características encontramse relacionadas a seguir É mais complexo e destinase a um público específico Reunião formal e periódica de pessoas objetivando estudar debater e chegar a conclusões sobre tema geral O tema geral é escalonado em subtemas que são apresentados sob diferentes tipos de eventos tais como painéis conferências palestras debates mesas redondas mostras exposições feiras podendo inclusive acontecer um evento maior no plenário e outros menores em diversas outras salas Todo congresso deve ter comissão organizadora que elaborará e aprovará o regulamento No regulamento ficam concentradas todas as informações dirigidas aos congressistas programa com o temário e o horário das apresentações duração do congresso forma de inscrições hospedagem como participar com trabalhos etc O regimento traz todas as informações destinadas ao público interno ou aos apresentadores formação da comissão organizadora funções de cada membro escolha das palestras temário regras de apresentações tempo horário perguntas respostas réplicatréplica etc Apresentam ainda comissões técnicas formadas por 1 presidente 1 relator e 20 participantes que têm a finalidade de analisar os trabalhos apresentados ou de debater os temas propostos que serão depois apresentados no plenário de acordo com o regulamento Não é eclético tendo como tema central o assunto da área dos participantes Tem duração de até 5 dias Convenção Suas características encontramse relacionadas a seguir Reunião de pessoas de determinados departamentos ou seções de uma empresa objetivando conhecer novas diretrizes da empresa treinamento reciclagem entrosamento troca de experiências e informações É um evento da empresa Ex Convenção do Departamento de Vendas salvo se for realizado por segmento específico Ex Convenção dos Revendedores da Shell 16 UNIDADE I EVENTOS É realizada anualmente com duração de 3 a 5 dias em local fora da cidade onde está sediada a empresa para melhor rendimento dos trabalhos Na convenção são empregados vários tipos de eventos tais como mesas redondas palestras conferências debates workshops inclusive entretenimentos e lazer com o objetivo de entrosar os participantes Brindes e prêmios também fazem parte do programa Evento excelente para o público interno pois permite o entrosamento o treinamento e a reciclagem dos participantes É essencial que todos tenham o mesmo grau de conhecimento ou o mesmo nível de atuação naquele setor Por todas as ações de uma convenção serem atos determinados de cima para baixo o grau de captação e de memorização é dos mais altos 90 Ótimo retorno para a empresa que o utiliza Workshop Termo estrangeiro usado para definir uma oficina de trabalho Por ser um termo novo tem sido utilizado abusivamente Suas características encontramse relacionadas a seguir Reunião de pessoas de um mesmo setor de uma empresa de um mesmo segmento de mercado ou que tenham os mesmos interesses para juntas debaterem e encontrarem soluções para o tema proposto É implantado após um evento como parte prática não sendo nada mais do que o antigo laboratório Como todo evento que tem sua parte prática após a explanação o workshop alcança alto retorno de captação e de memorização entre os participantes cerca de 80 Esse tipo de evento é indicado sempre que se quer que os participantes se familiarizem com o tema que foi apresentado tendo um contato tátil Ex Palestra sobre odontologia novo tipo de resina para os dentes Após a apresentação os odontologistas têm oportunidade de constatarem eles mesmos a eficiência do novo produto em laboratório é o workshop Debate Suas características encontramse relacionadas a seguir Discussão entre duas pessoas cada uma defendendo um ponto de vista sempre antagônicos de interesse da plateia e polêmicos Necessita de um moderador para sua coordenação Pode ser aberto ao público ou transmitido por veículos da mídia debate público entretanto nunca a plateia participa com perguntas 17 EVENTOS UNIDADE I Empresarialmente o debate está em desuso sendo substituído por eventos que tenham retorno maior para o organizador como a mesa redonda e o painel Mesa Redonda Suas características encontramse relacionadas a seguir Reunião de 4 a 8 pessoas que sentadas em semicírculo debatem sobre um assunto polêmico controvertido e de interesse público Pode ser aberta ou fechada A primeira modalidade permite a intervenção da plateia com perguntas A segunda restringe a apresentação entre os apresentadores Um moderador coordena os trabalhos ditando as regras do evento O tempo inicial para que cada apresentador apresente seu tema é de 7 a 10 minutos Após a apresentação os apresentadores debatem entre si utilizandose de 2 minutos para cada pergunta ou resposta sendo admitidas perguntas respostas e réplicas nunca tréplica O tempo ideal global de uma mesa redonda é de 1 hora podendo chegar a 1 hora e 30 minutos caso o tema seja de grande interesse Quando se trata de mesa aberta a plateia ou os telespectadores no caso do evento ser transmitido pela televisão podem participar com perguntas que são triadas por equipe especializada As perguntas podem ser entregues na hora ao vivo ou por questão de falta de tempo também é comum podem serem enviadas ao questionador posteriormente via correio ou fax ou email Tipo de evento que permite ao assistente receber vários ângulos de informações sobre o assunto Estimula o raciocínio cria opções próprias e seu retorno chega a 80 em captação e em memorização do tema substituindo com vantagem o debate Fórum Suas características encontramse relacionadas a seguir Permuta de informações e livre debate de ideias e de argumentos como grandes audiências É um tipo menos técnico de reunião cujo objetivo é o de conseguir efetiva participação de um público numeroso que deve ser motivado Está se tornando popular pela necessidade crescente de sensibilizar a opinião pública para certos problemas sociais Ex Fórum de Proteção ao Menor Abandonado Os temas são apresentados por um orador de determinado grupo escolhido entre os demais ou levantado pelo moderador A plateia é estimulada a participar com perguntas com colocações com depoimentos 18 UNIDADE I EVENTOS É necessário um moderador para cada apresentação para coordenar os trabalhos e evitar tumulto no evento como excesso de opiniões O ideal é que cada grupo que deseje opinar sobre o assunto do dia se inscreva antes As regras para a organização do fórum são determinadas pelo moderador O ideal é tempo de apresentação do tema 10 minutos para cada apresentador tempo de participação da audiência sobre aquele tema 40 minutos O fórum alcança grande retorno quando aborda problemas públicos menor abandonado AIDS fome etc Muito utilizado pelo governo Painel Suas características encontramse relacionadas a seguir Um quadro de apresentações no qual um orador e até quatro painelistas explanam sua visão sobre um tema predeterminado Isso permite a grandes audiências conhecer todos os ângulos de uma questão comum numa linha de pensamento reflexivo Coordenado por um moderador é dividido em 2 partes Na primeira parte os painelistas apresentam o tema individualmente obedecendo às regras da conferência tendo o orador principal maior tempo 15 minutos do que os painelistas 10 minutos cada O orador principal aborda o tema principal e os painelistas enfocam os subtemas Na segunda parte são obedecidas as regras da mesa redonda em que os painelistas debatem e respondem as perguntas da plateia que devem ser feitas por escrito e devem estar identificadas Como analisamos na mesa redonda todo tipo de evento que permite ao assistente receber vários ângulos de informações sobre um determinado assunto estimula o raciocínio cria opiniões próprias e seu retorno chega a 80 em captação e em memorização do tema Deve ser utilizado em congresso com vantagem Entrevista Coletiva Suas características encontramse relacionadas a seguir Evento empresarial caracterizado pela presença de um especialista em determinado assunto ou de um representante de empresa de entidade ou do governo que será questionado sobre tema de seu conhecimento Os questionadores são a imprensa geralmente especializada no assunto que será alvo das perguntas Se houver somente um questionador ela se chamará entrevista exclusiva Evento de difícil organização 19 EVENTOS UNIDADE I Evento muito utilizado empresarialmente Alcança alto retorno quando utilizado com seriedade e transparência fazendo da imprensa sua parceira e não vendoa somente como o lado contrário Informações corretas entrevistado conhecedor do assunto horários adequados para sua realização são alguns dos itens que irão pesar no desfecho final positivo Reuniões Coloquiais Brunch Breakfast e Lunch Suas características encontramse relacionadas a seguir Tipo de evento importado dos Estados Unidos e hoje já adotado no Brasil Por ser um evento social café da manhãalmoço servido em estilo buffet mas com objetivo de vender uma ideia ou um produto a um grupo de pessoas predeterminado públicoalvo da empresa não estando todas elas necessariamente reunidas ao mesmo tempo Horário ideal das 9 às 15h Evento de longa duração utilizado principalmente por hotéis por agências de viagens e por empresas em lançamento de produtos que possam ficar expostos e não necessitem de explanação conjunta Não exige contiguidade física entre participantes Caso o evento objetive confraternizar e entreter pessoas conjuntamente o brunch é inadequado Não há limite quanto ao número convidados para um brunch verificar cardápio e espaço adequado O sucesso do brunch está no bom planejamento e além disso está no equilíbrio entre os doces e os salgados entre os sucos e as bebidas alcoólicas Deve ser lembrado de que se trata de um café da manhãalmoço horário em que os estômagos estão vazios Tortas salgadas sanduíches empadas coxinhas bolo inglês pãezinhos pães de queijo frios e queijos são bem vindos Sucos café chá leite podem estar lado a lado com coquetéis de frutas e vinho branco principalmente o espumante Não abusar de cremes chocolates e bebidas com alto teor alcoólico que não caem bem sobretudo no primeiro horário do evento até as 12h Bem planejado com definição de público correta o brunch tem retorno positivo Entretanto devese lembrar que seu objetivo não é entreter e confraternizar as pessoas mas demonstrar produtos e ideias O buffet é só um recurso utilizado CoffeeBreak Suas características encontramse relacionadas a seguir Lanche tradicional parada para o café que pode ser pela manhã ou à tarde 20 UNIDADE I EVENTOS Horário ideal 10h 30 pela manhã intervalo de 15 minutos eou 16h 30 à tarde intervalo de 15 minutos Não se trata propriamente de um evento mas definese por estar inserido em um evento fazendo parte de sua pausa para descanso Deve ser servido café leite chá sucos pães brioches bolos manteiga geleia e frios Coquetel Suas características encontramse relacionadas a seguir Tem como objetivo a confraternização a comemoração de alguma data ou de algum acontecimento Devemse servir bebidas diversas canapés O sucesso do coquetel depende de sua organização da adequação ao público e do equilíbrio entre as bebidas e os canapés O número de participantes é livre A utilização de cadeiras é dispensável entretanto é interessante colocálas lembrando que nem todos aguentam ficar horas em pé A utilização de mesas de apoio também é essencial para colocação de copos de guardanapos de cinzeiros e outros O evento é de curta duração tendo como horário ideal das 19h às 21h Tornouse comum oferecer um coquetel antes do almoço quando a ocasião é mais formal Entretanto nesse caso o evento é somente um apoio para o almoço evento maior não se inserindo na categoria que queremos abordar Evento leve atraente se bem planejado alcança seu objetivo Como se trata de um evento rápido não deve ser prolongado Happy Hour Suas características encontramse relacionadas a seguir Coqueteldrink sempre no final de tarde Utilizado para promover determinado local ou como política de entrosamento da empresa Dirigese a um número pequeno de participantes geralmente até 25 que são acomodados em poltronascadeiras bem confortáveis É ideal para entrosamento entre funcionários ou entre diretores e clientes Por ser evento de pequeno porte o happy hour facilita o contato entre as pessoas 21 EVENTOS UNIDADE I Pode haver entretenimento como sorteios de drinks de aperitivos disputas palitinho dado dominó e outras brincadeiras que aproximam as pessoas e facilitam o relacionamento Horário ideal das 17h 30 às 19h O happy hour deve ser utilizado como política de entrosamento da empresa atritos entre colegas melhoram com a sua implantação mas não é milagre Muitas vezes é preciso que seja implantado mais de uma vez tornandose até um evento habitual Café da Manhã Suas características encontramse relacionadas a seguir Evento social que tem maior retorno do que os outro justificado pelo seu horário que é no qual os participantes têm maior capacidade de assimilação Os convites devem ser feitos entre as 7h 30 e as 8 h Devese aguardar a chegada da maioria dos convidados dar tolerância de 15 minutos Os convidados devem participar sentados em mesas ovais de 6 a 8 lugares Serviços estilo buffet com mesas de apoio para pães frios e sucos O café e o leite devem ser servidos pelos garçons assim que todos se sentarem repor se necessário Dar o prazo de 45 minutos para o café após esse tempo suspender o serviço de café Iniciar o evento que não deve durar mais de 2 horas Entregar material promocional na saída se não for de consulta para ser utilizado durante o evento Se bem planejado tratase de evento que atinge maior retorno Ideal para apresentação de nova filosofia de empresas mudanças gerenciais novos produtos comunicados de fusão Para atingir o sucesso não pode ultrapassar 300 participantes AlmoçoJantar Evento utilizado para comemorações maiores e para confraternizações em empresas O planejamento e o cerimonial de implantação têm de ser precisos para que o objetivo final seja alcançado O tipo de serviço forma de servir do evento deve ser determinado de acordo com o protocolo da ocasião Quatro tipos de serviços são os mais habituais no Brasil Serviço à francesa mais difícil mais requintado exige que todos os convidados estejam sentados em mesas de até 12 pessoas 22 UNIDADE I EVENTOS Serviço à inglesa muito parecido com o serviço à francesa Difere deste pelo prato que já vem pronto da cozinha geralmente bem desenhado e servido É mais prático do que o serviço à francesa embora aquele seja mais requintado e solene Muito utilizado em eventos empresariais Serviço francoamericano muito parecido com o serviço americano diferindo somente por haver mesas para as pessoas se sentarem É o mais utilizado mais prático o nome é confundido pelas pessoas que usam esse tipo como serviço americano Serviço americano estilo buffet com os convidados em pé mais prático versátil se adapta à vida moderna Caracterizase por uma mesa grande central bem arrumada com os pratos de entrada outra mesa ou a sequência desta com os pratos quentes a terceira com a sobremesa os pratos os talheres e os guardanapos podem estar numa quarta mesa a própria pessoa se serve e utiliza mesas redondas como apoio sempre em pé Tipo de evento que só alcança seu retorno se todos os itens do planejamento correrem paralelos adequação de públicolocalrefeição Serviços de apoio treinados Qualquer falha logo é percebida pelos convidados melhor não realizar o evento se todos os dados não estiverem de acordo porque sempre se gravam os imprevistos e os percalços Ao abordar os variados tipos de eventos Dias 2005 destaca os critérios que são usados para classificálos Um deles referese à finalidade e outro referese às áreas de interesses que se dividem em artística científica empresarial cultural folclórica educativa informativa cívica política social entre outros Os eventos devido à tamanha diversidade dos elementos que os compõem podem ser agrupados de acordo com suas características específicas Segundo Matias 2004 podem ser assim classificados Em relação ao público Eventos fechados ocorrem dentro de determinadas situações específicas e com públicoalvo definido que é convocado eou convidado a participar Eventos abertos propostos a um público podem ser divididos em evento aberto por adesão e evento aberto em geral O evento aberto por adesão é aquele apresentado e sujeito a um determinado segmento de público que tem a opção de aderir mediante inscrição gratuita eou pagamento de taxa de participação O evento aberto em geral é aquele que atinge todas as classes de público 23 EVENTOS UNIDADE I Em relação à área de interesse Artístico relacionase a qualquer espécie de arte música dança pintura poesia literatura Científico trata de assuntos referentes às ciências naturais e biológicas como por exemplo medicina botânica e outros Cívico trata de assuntos ligados à pátria Cultural tem por objetivo ressaltar os aspectos de cultura Desportivo ligase a qualquer tipo de evento do setor esportivo Educativo tem como objetivo final a educação Empresarial realizado pelas organizações Folclórico trata de manifestações de culturas regionais de um país abordando lendas tradições hábitos e costumes típicos Governamental trata de realizações do governo em qualquer esfera Lazer proporciona entretenimento ao seu participante Político relacionase a política a partidos a associações a entidades sindicais etc Promocional promove um produto uma pessoa uma entidade ou um governo quer seja promoção de imagem ou apoio de marketing Religioso trata de assuntos religiosos seja qual for o credo Social visa à confraternização entre pessoas Turístico explora os recursos turísticos de uma região ou de um país por meio de viagens de conhecimento profissional ou lazer Britto além de classificar os eventos por área de interesse como os autores descritos acima afirma que eles também podem ser classificados por categoria por localização por características estruturais e ainda por tipologia Em relação à categoria Institucional quando visa a criar ou afirmar o conceito e a imagem de uma empresa de uma entidade de um governo ou de uma pessoa Promocional ou mercadológico quando objetiva a promoção de um produto ou serviço de uma empresa de um governo de uma entidade de uma pessoa ou de um local no caso de turismo em apoio ao marketing visando portanto a fins mercadológicos 24 UNIDADE I EVENTOS Em relação à localização A classificação por localização como o próprio nome diz distingue os eventos por sua localização de ocorrência e por conseguinte estabelece seu porte e seus intervenientes Podem ser locais de bairro distritais municipais regionais estaduais nacionais internacionais Dependendo de sua localização deverão ser apresentados por meio de projetos de planejamento e de organização relativamente complexos e relacionar o envolvimento de serviços de terceirização e de órgãos públicos referentes Em relação às características estruturais à dimensão e ao porte Micro eventos até 100 pessoas Pequenos eventos de 101 a 500 pessoas abrange normalmente apenas um segmento ou setor Médios eventos de 501 a 2500 pessoas Grandes eventos de 2501 a 5000 pessoas Megaeventos acima de 5000 pessoas normalmente operado por entidade pública ou com apoio desta ex Olimpíadas Copa do Mundo Criança Esperança Caráter do evento de acordo com o perfil dos participantes Geral evento organizado para uma clientela em aberto limitada apenas em função da capacidade do local de realização Algumas vezes pode haver algum fator de restrição como por exemplo a idade Dirigido evento restrito a um público que possui afinidades com o tema De modo geral esse público subdividese em grupos de interesses diversificados Um salão do automóvel por exemplo agrupa produtores comerciantes usuários colecionadores etc Outros exemplos exposições agropecuárias feiras de calçado de moda etc 25 EVENTOS UNIDADE I Específico evento realizado para público claramente definido pela identidade de interesse pelo assunto Exemplos congressos da área médica seminários de educação encontros de filatelia etc Os eventos impulsionam o desenvolvimento do mercado turístico Muitos são os motivos que impulsionaram a atividade turística como cultural ambiental de lazer etc A prática desse fenômeno atualmente está diretamente ligada ao cotidiano frenético de muitos cidadãos principalmente nos grandes centros urbanos As pessoas veem no turismo uma opção de fuga da realidade Segundo Krippendorf ALEPH 2000 hoje as pessoas viajam porque não se sentem mais à vontade onde se encontram seja nos locais de trabalho seja onde moram Por mais que essa fuga seja momentânea já se configura como uma alternativa para que os indivíduos possam relaxar física e psicologicamente Viajar significa desligarse das dependências sociais libertarse do cotidiano E isso tornase algo complexo pois era por meio do trabalho fruto do próprio homem que os indivíduos procuravam externar suas sensações Com o advento da revolução industrial e agora com a globalização o trabalho é cada vez mais mecanizado compartimentado e determinado fora da esfera da vontade O que antes era discriminado isto é o aproveitamento do tempo livre tornase um fator de extrema importância principalmente se for aliado ao turismo O crescimento do mercado turístico no Brasil dáse juntamente com o desenvolvimento socioeconômico que está surgindo devido ao reconhecimento à implementação e à intensificação da atividade turística no país A criação do Ministério do Turismo em 2003 já representa por si só o reconhecimento da importância do setor para a economia nacional O turismo temse tornando uma atividade de grande importância para o desenvolvimento de muitos países nas áreas sociais culturais e principalmente econômicas mas por outro lado é considerado uma atividade bastante sensível devido aos fatores que exercem influências em seu ramo como fatores psicológicos políticos culturais ambientais e ecológicos Toda essa particularidade do setor aliada ao tradicional efeito de sazonalidade que provoca uma demanda elástica faz com que o turismo careça de atenção bastante especial no âmbito do seu planejamento e de constante monitoramento por parte não só de órgãos públicos mas também da iniciativa privada e da comunidade O turismo é hoje considerado por muitos autores como uma das principais atividades econômicas no mundo todo Dias 2005 afirma que em 2010 serão mais de 1 bilhão de turistas internacionais movimentando se pelo mundo todo provocando impactos em todos os setores da economia A Lei no 11771 de 17 de setembro de 2008 dispõe sobre a Política Nacional de Turismo define as atribuições do Governo Federal no planejamento no desenvolvimento e no estímulo ao setor turístico 26 UNIDADE II MERCADO DE EVENTOS CAPÍTULO 1 Características Segundo Watt 1998 o mercado de eventos nas áreas de lazer e turismo é extremamente diversificado Eles cita os tipos a seguir Apresentações artísticas Carnavais Festivais Ensaios Exposições artísticas Datas dedicadas ao meio ambiente Festivais no interior Recepções Aparições de celebridades Feiras agrícolas Visitações a instituições e a propriedades Jardins para visitação Garden Displays Concursos de bandas Excursões de trailers Viagens de barco Roteiros históricos Mostras em museus Feiras profissionais Festivais de música 27 MERCADO DE EVENTOS UNIDADE II Seminários educacionais Desfiles Feiras comerciais Comemorações Competições torneios e apresentações esportivas Jogos de guerra Espetáculos de fogos de artifício Maratonas Apresentações aéreas Festivais étnicos Caminhadas patrocinadas Feiras de animais Corridas ao redor do mundo Concursos de beleza Apresentações teatrais Passeios ecológicos Ralis motorizados Competições militares Festas de rua Recepções ao ar livre Feiras Esse mesmo autor afirma que a lista omite muitas coisas pois o campo é tão amplo que seria impossível relacionar todas as possibilidades Em seguida descreve 14 passos para um evento bemsucedido 1 Faça as perguntas iniciais sobre o evento 2 Esclareça e estabeleça os objetivos e as metas do evento 3 Desenvolva um estudo de viabilidade e avalie seus resultados produza um relatório escrito e um resumo quando for necessário 4 Estabeleça metodologias de planejamento e de implementação e elabore um cronograma 28 UNIDADE II MERCADO DE EVENTOS 5 Garanta o financiamento e quaisquer aprovações necessárias 6 Faça o lançamento público do evento 7 Estabeleça estruturas operacionais e contrate o pessoal necessário 8 Desenvolva todo o préplanejamento e estabeleça sistemas de controle adequados 9 Desenvolva a preparação anterior ao evento por meio de uma força de trabalho eficaz e treinada e de um bom sistema de comunicação 10 Divulgue o evento 11 Faça a última verificação detalhada e abrangente de todos os preparativos 12 Realize o evento de acordo com o plano e com a estratégia de contingência 13 Analise e avalie o evento após o encerramento e finalize a contabilidade 14 Prepare um relatório detalhado para o pessoal encarregado para futura utilização O crescimento do mercado de eventos cria oportunidades a diversos profissionais e ao mesmo tempo tornaos altamente competitivos exigindolhes uma maior qualificação para que se destaquem no mercado O profissional deve atentarse para o exercício continuado de sua criatividade e inteligência além de ter uma especialização na área OLIVEIRA JANUÁRIO 2007 De acordo com dados do Sebrae acontecem anualmente no país mais de 330 mil eventos envolvendo 80 milhões de participantes o que resulta na geração de cerca de 3 milhões de empregos diretos terceirizados e indiretos Nos últimos 10 anos o setor cresceu cerca de 300 no país GONÇALVES 2003 e a tendência é que esse crescimento perdure por mais algum tempo uma vez que a globalização encurtou distâncias e aproximou povos e culturas de modo que os eventos são a concretização desse encontro de culturas O destaque para o desenvolvimento do setor não é sem fundamento pois de acordo com Oliveira 2000 o turismo de eventos é o segmento mais disputado pelos países porque nessas ocasiões os produtos turísticos são vendidos por atacado já que o turista de eventos hospedase por longas estadas devido à duração do acontecimento e contribui para a arrecadação local frequenta shoppings cinemas teatros bares restaurantes etc Além de ser um bom negócio para os locais receptivos esse tipo de turismo independe dos fatores climáticos Portanto a economia local movimentase de tal maneira que os ganhos indiretos com a movimentação gerada no comércio local acaba sendo até maior do que o ganho com o evento Sem falar que o evento pode se autofinanciar bastando apenas que se crie uma alternativa de marketing para se divulgar produtos no evento Caso o evento tenha apelo popular não faltarão interessados em expor seus produtos O mercado para os profissionais da área mostrase promissor já que eventos são realizados com as mais diversas finalidades para comemorar expor divulgar produtos como estratégia para o desenvolvimento turístico de um município ou para minimizar a sazonalidade nos estabelecimentos de hospedagem 29 MERCADO DE EVENTOS UNIDADE II Para comprovar tais benefícios reportamonos a alguns municípios que já o constataram Segundo a Associação Internacional de Congressos e Convenções o Rio de Janeiro ocupou no ano de 2000 o quarto lugar no ranking mundial de eventos como feiras e exposições e depois de anos de estagnação a hotelaria da cidade operou com uma taxa média de ocupação de 75 durante todo aquele ano1 Na Região Metropolitana de Campinas a situação não é diferente Setenta por cento da ocupação dos hotéis devemse aos eventos de acordo com o Campinas e Região Convention Visitors Bearau motivo pelo qual está ocorrendo um boom hoteleiro na localidade A Capital paulista também não fica de fora A Prefeitura de São Paulo deve investir cerca de R 11 milhão para melhorar a infraestrutura de receptivo da cidade e atrair os visitantes de feiras e negócios buscando ainda fazer com que esse turista permaneça no município durante o fim de semana após o evento2 Além disso o setor de eventos responde por grande parte dos fluxos turísticos para uma infinidade de destinações Multidões viajam para eventos religiosos como o Círio de Nazaré em Belém ou a Paixão de Cristo em Nova Jerusalém ou para eventos esportivos como a Corrida de Fórmula 1 em São Paulo ou para eventos culturais como a Festa do Boi Bumbá em Parintins no Amazonas ou para eventos agropecuários como a Festa do Vinho em Caxias no Rio Grande do Sul ou a Festa do Peão Boiadeiro em Barretos em São Paulo ou eventos comerciais como o Salão do Automóvel ou a Feira de Utilidades Domésticas em São Paulo ou para eventos técnicos e científicos que ocorrem pelo Brasil todo Tal setor tem sua importância ainda mais ampliada se considerarmos que por meio deles os negócios são alavancados as ciências e as tecnologias evoluem as informações são socializadas o entendimento é atingido3 Os benefícios não param por aí Ainda segundo os dados do Sebrae 2001 somando os gastos dos participantes a receita das locações e das empresas organizadoras chegase a uma renda total de R 37 bilhões por ano o que representa 31 do PIB brasileiro A arrecadação de tributos gerada é estimada em R 42 bilhões Portanto o mercado de eventos movimenta a economia local como ganhos diretos e indiretos Os ganhos diretos são representados pela arrecadação de tributos e os ganhos indiretos advêm da movimentação do turismo e do comércio local Existem no país diversas entidades ligadas ao mercado de eventos A Associação Brasileira de Empresas de Evento ABEOC é uma entidade de classe fundada em 15 de janeiro de 1977 com jurisdição em todo o território nacional Constitui uma entidade civil sem fins lucrativos sem caráter políticopartidário Como entidade associativa a ABEOC tem por objetivo congregar as empresas organizadoras e prestadoras de serviços especializados em eventos cadastradas no Ministério do Turismo Os principais objetivos desta entidade são 1 CAIXETA Nely A explosão do turismo Exame São Paulo março 2001 pp 4059 2 PRANDI Daniela Em Campinas eventos garantem 70 da ocupação Correio Popular Campinas Caderno Hotéis e Convenções 20 de março de 2003 p 2 3 Sebrae Serviço Brasileiro de Apoio as Micro e Pequenas Empresas I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil São Paulo SP Revista dos eventos 2001 30 UNIDADE II MERCADO DE EVENTOS defender os interesses das associadas tornando as atividades de organização e de prestação de serviços em eventos conhecidas valorizadas e respeitadas perante o mercado e as entidades institucionais e os órgãos públicos promover e incentivar as relações entre suas associadas no sentido de possibilitar intercâmbio técnico e comercial por meio da promoção da realização e do apoio de encontros de reuniões de eventos de cursos de projetos e de similares realizar um congresso e uma exposição anual independente ou em parceria com outras entidades orientar interessados em como proceder para atuar na área de eventos de acordo com a legislação estímular a pratica das atividades com um elevado sentido ético nas relações entre as associadas e entre essas e o mercado 16A O Estatuto e o Código de Ética da ABEOC podem ser vistos nos Anexos O Sindiprom é o Sindicato de Empresas de Promoção Organização e Montagem de Feiras Congressos e Eventos do Estado de São Paulo Foi fundado no dia 17 de dezembro de 1992 com sede e foro na cidade de São Paulo para atender as empresas e os profissionais autônomos tais como organizadores e promotores de eventos em geral marketing promocional montadoras locadoras de equipamentos prestadoras de serviços para o segmento além dos profissionais autônomos com atividades afins O objetivo deste sindicato é o de elaborar estudos coordenar orientar proteger representar os interesses da categoria representada bem como celebrar convenções acordos contratos coletivos de trabalho instaurar dissídios criar serviços de assessoria e consultoria técnica para assuntos jurídicos econômicos de comunicação e de treinamento e aperfeiçoamento profissional O Sindiprom congrega cerca de 140 empresas associadas e mais de 3400 contribuintes Enfim tais dados comprovam o constante desenvolvimento do mercado de eventos que a cada dia atrai novos investimentos Assim cresce consideravelmente o campo profissional para o organizador de eventos eou as empresas Os eventos indubitavelmente vêm se transformando no maior e no melhor meio de desenvolvimento nacional de fomento da economia e de geração de empregos BRITTO FONTES 2002 Autoridades governamentais empresas privadas e diversos profissionais já estão cientes dos benefícios causados por tal atividade de forma que o setor já conta com inúmeros investimentos O setor é responsável pela geração de uma quantidade considerável de empregos todavia encontramos no mercado inúmeros profissionais se aventurando sem conhecimento sobre as peculiaridades do setor Muitas vezes tal situação acarreta desilusões aos participantese e aos clientes e pode ainda não trazer os resultados esperados No entanto o crescimento do mercado de eventos ao mesmo tempo em que cria oportunidades para diversos profissionais acaba tornandoos altamente competitivos Por isso o profissional 31 MERCADO DE EVENTOS UNIDADE II que pretenda lidar com o mercado de eventos deve se preocupar em exercer sua atividade com criatividade e inteligência aliando a isso um estudo do campo de atividade a fim de demonstrar uma especialização na área para que assim consiga destaque no mercado e mostre que a qualificação profissional traz resultados surpreendentes Além disso o profissional deve estar sempre se atualizando para não estar em pouco tempo ultrapassado Em recente pesquisa feita pelo Sebrae constatouse que a maioria dos empregos na área de eventos são terceirizados conforme se pode observar no gráfico a seguir Empregos gerados pelo setor de eventos Fonte Pesquisa FBCVBSEBRAECTI novembro2001 Esse número de terceirizados corresponde a serviços como buffet audiovisual transporte segurança recepção e informação limpeza entre outros o que sinaliza que o mercado requer certa especialização com certas empresas e mão de obra explorando apenas seu nicho de mercado 32 CAPÍTULO 2 Aspectos Sociais e Históricos do Mercado de Organização de Eventos Analisando a história da humanidade notase que os eventos sempre fizeram parte da vida do ser humano Os rituais e as cerimoniais existem há milhares de anos Os homens primitivos iniciaram as tradições de cerimonial e de precedência para as refeições mais importantes Também foram eles que vincularam todos os rituais e cerimoniais à religião Os primeiros registros de rituais e cerimoniais são chineses Chou Kung realizou a primeira compilação de cerimoniais em XII aC Na China os cerimoniais faziam parte da formação do indivíduo apesar do peso religioso não ser tão forte como no Egito em Roma e na Grécia Na Roma antiga os cerimoniais também estão incorporados ao cotidiano do povo Independentemente de nível social todos tinham não só o conhecimento dos cerimoniais como também os praticavam de forma corriqueira No Brasil durante o I e II Reinados por influência portuguesa o cerimonial contou com boas performances de nossos governantes D João VI em sua estada no país colaborou para a consolidação das práticas de cerimonial LUKOWER 2003 Atualmente o mercado de eventos é amplo e diversificado contando com um grande número de profissionais o que o torna cada vez mais concorrido Antes com finalidades predominantemente institucionais os eventos passaram a ter também finalidades financeiras Isso ocorreu com mais intensidade a partir do agravamento da disputa de mercado marcada pela concorrência e pela crescente dependência das empresas com relação à opinião pública obrigandoas a realizar eventos mais ligados à finalidade principal delas ou seja a geração de lucro Com isso hoje em dia as empresas não podem deixar de participar ou de promover eventos sob pena de ficarem fora do mercado 33 CAPÍTULO 3 Aspectos Gerais da Economia do Mercado de Eventos e a Posição do Brasil A organização de eventos é uma atividade que vem apresentando crescimento constante em todo o mundo tornandose uma importante fonte econômica e geradora de benefícios sociais Assim surge a necessidade de profissionalização e de estudos especializados na área MATIAS 2004 Apesar de recente no Brasil o evento com finalidade lucrativa tem mostrado um crescimento extraordinário assumindo grande importância dentro da área de comunicação e em muitas empresas passou inclusive a ganhar espaço dentro de seu organograma A primeira feira brasileira de negócios foi a Feira Nacional da Indústria Têxtil Fenit em 1958 GIACAGLIA 2004 As feiras representam um meio de negócios tão importante que alguns órgãos oficiais ligados a ministérios e a secretarias estaduais e municipais oferecem incentivos para sua realização dando apoio financeiro infraestrutura etc Os custos para a montagem e a manutenção das feiras são muito altos porém as empresas veem isso como um investimento pois a feira atinge vasta clientela em um curto espaço de tempo Considerando que o número de visitantes das feiras tende a aumentar cada vez que é realizada esse tipo de evento também apresenta vantagens a longo prazo para expositores e promotores SENAC 2005 Entre os tipos de eventos as feiras exposições destacamse São definidas como evento de caráter itinerante ou fixado em um espaço físico em que a proposta é exibir ou apresentar a um públicoalvo bens ou serviços como maneira de divulgálos promovêlos e vendêlos Segundo Nassaralla 2006 a feira até por sua consistência histórica é a ferramenta de maior utilização quando a empresa resolve realizar uma exposição A captação e a promoção de eventos vêm sendo consideradas o setor que proporciona mais retorno econômico e social ao país e à cidade que sedia determinado evento Assim o poder público e os empresários do setor privado de cidades consideradas grandes polos industriais despertam para o desenvolvimento da atividade Atualmente a promoção de eventos além de alimentar culturalmente uma cidade supre as necessidades de verdadeiros polos turísticos que possuem um amplo potencial com boa infraestrutura de serviços e de equipamentos mas que no entanto não possuem nenhuma tradição na prática do turismo Assim os investimentos no turismo de eventos parecem ser a melhor opção para impulsionar o desenvolvimento do setor 34 CAPÍTULO 4 Características do Mercado Nacional e Internacional de Eventos Na maioria dos mercados o destino Brasil ainda ocupa um nicho específico o que representa uma vantagem já que ainda existe um número considerável de pessoas que buscam novas experiências e têm interesse portanto em visitar o país O país deveria se concentrar em aumentar o número de eventos internacionais sediados no país assim como estimular a indústria de viagens de incentivo a considerar o Brasil como um destino atrativo Os escritórios de turismo podem ter um papel fundamental nessa decisão já que é importante para os organizadores de eventos ter uma fonte de informação para obter dados sobre o destino durante o planejamento de um evento Esse setor é dirigido em muitos mercados por companhias especializadas na organização de eventos e de viagens de incentivo das quais a maioria tem pouco ou nenhum conhecimento sobre o que o Brasil oferece No Reino Unido o escritório de turismo tem sido muito bemsucedido nesse sentido colocando as companhias de incentive tourism em contato direto com os operadores brasileiros e sugerindolhes roteiros no Brasil com potencial para a atração de clientes Mas é preciso entender que os grandes eventos como conferências e congressos internacionais são planejados com anos de antecedência A captação desses eventos não terá resultados imediatos e deveria ser parte de uma estratégia de longo prazo do governo brasileiro Para obter resultados imediatos no entanto o Brasil deveria pesquisar os calendários de eventos no mundo e tentar captar para si aqueles já planejados para os próximos anos que tenham escolhido como sede locais afetados por problemas de saúdesegurança e estejam em busca de um novo local Para que eventos internacionais e programas de incentivo sejam bemsucedidos todos os detalhes precisam ser pensados voos diretos opções de hospedagem infraestrutura para eventos etc No mercado internacional de eventos o Rio de Janeiro é sem dúvida o destino mais fácil de vender Os demais destinos precisam ser realistas e saber o que podem oferecer ao mercado de eventos antes de entrarem numa concorrência que não irão ganhar Dentro do Brasil São Paulo é frequentemente citada como uma opção viável para sediar eventos e congressos internacionais De fato São Paulo é uma ótima opção para conferências nacionais ou aquelas que envolvem o Mercosul mas não tem charme ou glamour suficiente para ser considerado um destino para o turismo de incentivo europeu norteamericano e asiático Não há dúvidas de que São Paulo é uma grande cidade mas é apenas uma entre as opções existentes no mundo Na verdade muitas outras cidades têm uma localização mais estratégica por estarem na Europa ou na América do Norte e por isso tornamse mais atrativas para sediarem um evento mundial São Paulo devido às conhecidas circunstâncias atrai a maior parte do tráfego internacional de negócios para o Brasil mas ao contrário do Rio de Janeiro não é uma atração mundial por si só Isso significa que para sediar grandes eventos internacionais é preciso que ofereça vantagens em 35 MERCADO DE EVENTOS UNIDADE II termos de custos A experiência do escritório mostra que São Paulo não é um destino fácil de vender e tende a ser ainda mais difícil com os crescentes problemas urbanos como é o caso do trânsito Todavia o mercado internacional para congressos e eventos sofreu o impacto negativo dos ataques de 11 de setembro de 2001 e o mercado ainda não havia se recuperado quando foi novamente afetado pela guerra no Iraque e o surgimento da SARS Por isso é necessário que o Brasil consiga aumentar o número de turistas estrangeiros no país se mirando no mercado de incentivo e de captação de eventos para assim impulsionar o mercado do turismo de lazer 36 UNIDADE III SEGMENTAÇÃO QUALIFICAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE EVENTOS CAPÍTULO 1 Planejamento Geração Captação e Marketing de Eventos Quando se trata de público encontrase uma gama enorme de possibilidades A um vernissage de um artista contemporâneo ou a uma noite de autógrafos de um autor vivo local normalmente comparecem os amigos e os penetras lembrando que estes são importantes no processo pois sinalizam se o evento foi bem divulgado ou não ZOBARAN 2004 Público é a quem se destina o evento podendo ser interno externo ou misto CESCA 2008 Mas para isso é necessário que o evento seja bem planejado e executado O planejamento de forma geral é a atividade pela qual o homem agindo em conjunto por intermédio do controle consciente do meio ambiente procura atingir certos fins já especificados anteriormente por ele próprio As etapas do planejamento não se seguem necessariamente em ordem cronológica Ao tratar de uma etapa o planejador frequentemente descobre fatos ou minúcias que o levam a rever as etapas anteriores As realidades e os fatos desvendados pela pesquisa podem em muitos casos indicar a inexequibilidade do plano inicialmente arquitetado ou a superioridade de um plano alternativo Entre os vários objetivos que lhe são interessantes o planejador opta por um ou por alguns Entre os vários locais para a sua realização o planejador opta por este ou por aquele Planejamento implica fazer certas coisas Isso resulta na formulação de planos de ação Daí a necessidade de distinção entre plano planejamento programa e projeto O planejamento é o meio de resolver problemas de maneira mais racional É uma atividade contínua em que não se pode dissociar uma etapa de outra Os planos são documentos que dão corpo ao planejamento têm características estáticas são impressos encadernados lidos e postos em prateleiras Já os programas são segmentos do plano que são formados por uma série de projetos Os projetos por sua vez são as várias operações que atingem os objetivos do planejamento 37 SEGMENTAÇÃO QUALIFICAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE EVENTOS UNIDADE III Critérios de Planejamento O plano deve ser politicamente aceitável Não significa que o plano deve refletir diretamente as preferências de partidos ou grupos políticos Deve ser também exequível De nada adianta um plano se ele não pode ser cumprido Um plano que não pode ser cumprido não é plano mas sim utopia Nas sociedades democráticas os planos devem levar em conta o bemestar geral Portanto são bons os planos quando levam em conta o bem estar do povo quando são sensíveis às necessidades e às aspirações dele A feição mais característica do planejamento é o fato de ele ser um modo de traçar o esboço de uma situação futura baseado em decisões atuais isto é tomadas em decisões presentes Todo plano diz respeito a uma área geográfica é indispensável à coordenação especial das atividades e dos projetos a serem levados a efeito O planejamento tem de levar em conta as realidades físicas dos espaços geográficos distância hidrografia topografia geologia vegetação e utilização da terra Cada projeto cada atividade representa uma exigência de recursos físicos de técnica humana de fundos disponíveis em dinheiro Não basta assim sendo preparar um plano material que apenas especifique os projetos por realizar Aos planos devemse acrescentar orçamentos Eles devem constituir a versão financeira do plano material O planejamento portanto é uma boa maneira de tomar decisões mais racionais do que as que não são planejadas Ao planejar devemos tomar alguns cuidados como escolher bem os objetivos gerais Além disso é necessário também examinar todas as alternativas de estratégia que possam conduzir à consecução dos objetos em mira e todas as consequências que poderão resultar da execução de cada uma das alternativas da estratégia Deve ser escolhida aquela alternativa de estratégia cujas consequências totais sejam preferíveis a qualquer outro conjunto de consequências derivado das demais alternativas É necessário medir os resultados da ação planejada e rever periodicamente os planos à luz das novas informações de dados mais recentes Eis algumas das muitas razões por que a aferição ou a medição a observação e a revisão constituem componentes indispensáveis do processo de planejamento a Consequências imprevistas e constantemente contrárias podem sobreviver b A situação que escapa ao controle da organização planejadora pode desviarse de modo ponderável das direções projetadas c Podem ocorrer transformações radicais tanto na política quanto na opinião popular d Podem vir a ser colhidos dados mais completos e mais exatos e O programa de ação parece não alcançar e pode ultrapassar os objetivos projetados 38 UNIDADE III SEGMENTAÇÃO QUALIFICAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE EVENTOS Geração de Eventos Como já foi visto anteriormente a geração de eventos é uma ferramenta fundamental para o desenvolvimento da atividade turística de um destino E uma maneira eficaz de a curtíssimo prazo possibilitar o incremento de renda em um município Porém como nos outros segmentos do turismo a geração de eventos deve ser tratada de modo profissional e por mão de obra especializada pois uma aventura custa muito caro Com o surgimento da ideia de se criar um evento tornase imprescindível ter um objetivo nada de aventuras ou de ações demagógicas É preciso ter uma meta central podendo ser a quebra da sazonalidade ou a motivação da população local ou ainda a finalidade filantrópica e financeira Portanto é preciso saber exatamente o porquê da criação do evento pois é com base nessa informação que será delineado todo o alicerce Na gestão do evento a ser gerado alguns passos são fundamentais a Identificar a melhor data para a realização buscando assim reduzir custos nos serviços utilizados e proporcionar aos participantes melhores tarifas b Realizar um estudo mercadológico no sentido de idealizar um produto que não esteja saturado no mercado procurando conhecer a concorrência e o públicoalvo c Elaborar o projeto do evento com etapas estruturais operacionais e comerciais O fundamental para a consolidação de um evento é sua realização e finalização Este é o termômetro que sinalizará para que haja consolidação do produto no mercado Portanto deve ser realizado por profissionais capacitados evitando aventureiros e jeitinhos que normalmente são sinônimos de problema Os tópicos citados constituem a estrutura da geração de qualquer evento mas para que tudo isso se concretize é primordial que haja muita criatividade envolvida no processo de criação do evento Captação de Eventos O consumidor de turismo de eventos é o que mais se aproxima do ideal tratase de um filão em que o consumidor utilizase de toda a estrutura do turismo hotéis centro de convenções restaurantes bares boates lojas de comércio transportes e outros sendo o seu poder aquisitivo em média maior do que o de outros segmentos Dentro desse contexto a captação de eventos tornase uma área em que a concorrência é muito acirrada Entendese por captação de eventos todo processo de concorrência para realizar um evento consolidado e que periodicamente acontece em destinos diferentes Temos como exemplos mais marcantes as Olimpíadas a Copa do Mundo de Futebol congressos científicos convenções etc 39 SEGMENTAÇÃO QUALIFICAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE EVENTOS UNIDADE III Podese estruturar o processo de captação de eventos da forma descuta a seguir a Análise do destino é importante realizar um diagnóstico da infraestrutura básica e turística do destino que pretende captar o evento Este passo é o alicerce para delinear o mercado a ser trabalhado pois não adianta concorrer na captação de um evento para 5000 pessoas se o destino não comporta essa demanda b Identificação do produto alvo com o levantamento do destino identificase a melhor oportunidade mercadológica para a captação de eventos visualizando pontualmente os eventos com potencial c Estratégia as estratégias e as parcerias são fundamentais no esforço para a captação de eventos Uma mobilização regional por exemplo pode ser decisiva no processo de concorrência e estrategicamente fortalece a proposta d Engenharia de corredor o que chamamos de engenharia de corredor é a articulação junto aos tomadores de decisão É importante envolver no processo pessoas que tenham influência junto aos que irão decidir o destino do evento Tratase de um processo de sensibilização de sedução ou de lobby e Projeto por fim é necessário estruturar uma proposta concreta objetiva profissional e atraente junto aos organizadores do evento alvo Como podemos perceber captar eventos é um processo meticuloso em que a transparência e a objetividade são fundamentais caso contrário podese queimar o destino com o fracasso do evento o que é popularmente conhecido por propaganda enganosa Devese trabalhar com o potencial disponível nunca tentar abraçar projetos maiores vender exatamente o que somos e o que podemos pois assim o destino crescerá e consolidarseá junto ao mercado de eventos Marketing de Eventos Quando nos referimos ao marketing turístico temos de ter plena consciência de que ele não difere do marketing utilizado para qualquer outro produto significando que os principais componentes que definem políticas e planos de marketing são produto preço ponto de venda e promoção O produto turístico é na verdade o consumo abstrato de bens e de serviços pois não podemos vêlo nem sentilo de maneira concreta antes do próprio consumo O cliente pode ter uma ideia ou uma amostra do que pode ser mas só saberá na hora de consumilo Neste momento poderá medir e comparar qualidade características serviços atendimento e todos os subprodutos embutidos tais como limpeza de hotéis alimentação localização da hospedagem transporte aéreo ferroviário terrestre cumprimento do pacote adquirido segurança apoio da operadora etc 40 UNIDADE III SEGMENTAÇÃO QUALIFICAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE EVENTOS A definição de uma política de preços deve levar em consideração aspectos que normalmente são relegados a uma micro visão do alcance do potencial do produto turístico ofertado como por exemplo a realização de um evento A percepção de mudanças e de variações de preços é um componente a mais a ser considerado não só pela concorrência existente mas principalmente pela sazonal idade de seu produto com relação à época e à estação do ano A venda de um evento ou de um produto turístico difere de um produto industrial pois possui dois canais de distribuição 1 direto quando o turista vai direto ao local de interesse e onde os serviços são prestados com a melhor qualidade possível Nesta situação temos o vendedor ou o promotor atuando diretamente com o consumidor final 2 indireto são os intermediários ou seja agentes de viagem operadoras turísticas organizadores de eventos representantes etc Hoje o que se leva em consideração é que os chamados pontos de vendas indiretos é que escolhem os seus fornecedores principalmente levandose em consideração a qualidade dos produtos oferecidos os descontos e as vantagens que serão repassados aos seus clientes Com relação à promoção a definição das estratégias de peças promocionais depende exclusivamente do perfil do cliente que se deseja atrair ou seja qual o nosso potencial a nossa capacidade de oferta e o melhor negócio ou o evento que pode ser realizado De posse desses prérequisitos é que devemos então definir os canais mais adequados de divulgação jornais revistas televisão rádio folheteria Internet email etc 41 PARA NÃO FINALIZAR Quando leio os jornais suas manchetes seus cadernos e suplementos de cultura vejo eventos em cascata Na televisão os eventos fazem parte das programações diárias As rádios tornaramse promotoras de eventos São eventos de moda científicos de negócios culturais esportivos ecológicos sociais religiosos gastronômicos com temas diversos É difícil imaginar um dia em nossas vidas sem eventos Eles constituem a mais nova mídia atuante em nosso meio Tornaramse estratégias de comunicação de produtos e de marcas de todos os tipos São eventos que mobilizam a opinião pública geram polêmica criam fatos tornamse acontecimentos despertam emoções nas pessoas e fazem do entretenimento a nova indústria do terceiro milênio Evento é um conceito de domínio amplo Na verdade tudo é evento De cursos e palestras até shows jogos e competições esportivas exposições festivais festas mostras de arte e mesmo campanhas publicitárias criativas Encontros reunindo pessoas para discutir e debater qualquer tema tornamse verdadeiros eventos Falas gestos e depoimentos são marcas de eventos A mídia não vive sem evento Cidades ganham novas vidas com eventos Turistas viajam o mundo para participar de eventos Por meio de sua participação em eventos o homem moderno aprende e reaprende a ter emoções desenvolve o seu senso crítico aprimora suas visões preza a liberdade e adquire maior sensibilidade E com isso aprimora a sua vida emotiva e social transpondo as fronteiras estreitas das emoções do erotismo da sensualidade e das aventuras amorosas além dos transes religiosos Por outro lado o evento surge como um novo campo experimental com novas oportunidades de criação e de recriação de temas aumentando os espaços de criatividade para leigos e para profissionais Os problemas e os desafios da vida moderna são apresentados analisados e debatidos por meio de eventos que utilizam diferentes estéticas e linguagens Participando de eventos as pessoas educam seus sentidos aprimoram seu olhar adquirem uma nova visão do mundo absorvem novos conhecimentos e vivem novas experiências Enfim ultrapassam os limites da vida particular MELO NETO 2004 42 REFERÊNCIAS BRITO J FONTES N Estratégias para eventos Uma ótica do marketing e do turismo São Paulo Aleph 2002 CESCA C G G Organização de eventos manual para planejamento e execução São Paulo Summus 2008 COUTINHO Hevellyn P M COUTINHO Helen RM Turismo de eventos como alternativa para o problema da sazonalidade turística Revista Eletrônica Aboré Edição no 32007 DIAS Reinaldo Introdução ao turismo São Paulo Atlas 2005 GIACAGLIA M C Organização de eventos teoria e prática São Paulo Pioneira Thomson Learning 2004 KRIPPENDORF Jost Sociologia do turismo para uma nova compreensão do lazer e das viagens São Paulo Aleph 2000 LUKOWER Ana Cerimonial e protocolo São Paulo Contexto 2003 MATIAS M Organização de eventos São Paulo Manole 2004 MELO NETO F P de Criatividade em eventos São Paulo Contexto 2004 NASSARALLA Álvaro Feiras setoriais em arranjos produtivos locais como um fenômeno de marketing Rio de Janeiro Universidade Estácio de Sá 2006 OLIVEIRA S T Januário M V C Os eventos como potencializadores do turismo regional o Festival de Inverno Bahia Revista de Cultura e Turismo Ano 1 n 1 outubro2007 SENAC D N Eventos oportunidades de novos negócios Luiz Cláudio de A M Campos Nely Wyse Maria Luiza M da S Araújo Rio de Janeiro Senac Nacional 2005 ZANELLA L C Manual de organização de eventos planejamento e operacionalização São Paulo Atlas 2003 ZOBARAN Sérgio Evento é assim mesmo Do conceito ao brinde Rio de Janeiro Senac Rio 2004 WATT D C Gestão de eventos em lazer e turismo São Paulo Bookman 1998 43 REFERÊNCIAS Sites ABEOC Associação Brasileira de Empresas de Eventos httpwwwabeocorgbr SINDIPROM Sindicato de Empresas de Promoção Organização e Montagem de Feiras Congressos e Eventos do Estado de São Paulo httpwwwsindipromorgbr httpwwwarmazemdedadosriorjgovbr httpwwwmercadoeeventoscombr httpwwwrevistaturismocombr httpwwwunimepbr 44 Anexos ANEXO I Estatuto da ABEOC Art 6 O quadro associativo da ABEOC composto por pessoas jurídicas regularmente constituídas no país e cadastradas no Ministério do Turismo que tenham por objeto social uma ou mais das atividades referidas no artigo 4º deste Estatuto são classificadas nas seguintes categorias I Organizadoras as que exercem atividades isoladas ou conjugadas de gestão planejamento organização promoção e coordenação de eventos II Fornecedores as prestadoras de serviços de infraestrutura e locadoras de equipamentos para eventos Parágrafo 1 A ABEOC terá ainda as seguintes categorias de associadas I Colaboradoras pessoas físicas ou jurídicas nomeadas pelo Conselho Diretor Nacional e ratificadas pela Assembleia Geral que contribuam com recursos financeiros técnicos ou científicos para a entidade II Honorárias pessoas físicas ou jurídicas que a juízo do Conselho Diretor Nacional e ratificadas pela Assembleia Geral prestem relevantes serviços à classe ou à entidade Parágrafo 2 As associadas pessoas jurídicas serão representadas por delegado expressamente designado para este fim Art 7 O pedido de ingresso e a permanência como associada Organizadora ou Fornecedor implica apresentação atualização e análise dos seguintes documentos comprobatórios de sua atividade como organizadora prestadora de serviços de infraestrutura ou locadora de equipamentos para eventos I dados cadastrais da empresa em formulário estabelecido pelo Conselho Diretor Nacional II contrato ou estatuto social devidamente registrado no grau próprio cujo objeto principal seja o exercício de uma ou mais das atividades referidas no caput deste artigo III Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica CNPJ em vigor com Código Nacional de Atividade Econômica CNAE apropriados das atividades referidas no caput deste artigo IV Certificado de cadastro no Ministério do Turismo como empresa organizadora ou prestadora de serviços de infraestrutura ou locadora de equipamentos para eventos V carta de aprovação da respectiva ABEOC estadual quando houver Parágrafo 1 Os pedidos de admissão poderão ser formulados por meio eletrônico com envio digital ou postal da documentação referida neste artigo Parágrafo 2 Compete ao Conselho Diretor Nacional solicitar esclarecimentos ou documentos adicionais e deliberar sobre os pedidos de ingresso cabendo recurso contra sua decisão ao Conselho de Presidentes Estaduais Parágrafo 3 Aprovada a filiação pelo Conselho Diretor Nacional o postulante deverá encaminhar para a ABEOC o comprovante de pagamento da filiação para efetivação da mesma Art 8 São direitos comuns das associadas quotas com suas obrigações sociais I usufruir os serviços oferecidos pela ABEOC com descontos quando pagos definidos pelo Conselho Diretor Nacional II usar em seu material institucional o nome e a logomarca da ABEOC observadas as regras definidas pelo Conselho Diretor Nacional III participar e fazer uso da palavra nas Assembleias Gerais Art 1 A Associação Brasileira de Empresas de Eventos doravante ABEOC fundada em 15 de janeiro de 1977 é uma pessoa jurídica de direito privado de caráter organizacional e promocional sem fins econômicos políticos ou partidários Art 2 A ABEOC tem sede e foro na cidade de São Paulo SP na Rua Teixeira de Silva nº 660 10º andar qj101 Paraíso CEP 04002033 podendo instalar unidades em todo o território nacional mediante aprovação da Diretoria Art 3 A ABEOC tem duração por prazo indeterminado Art 4 A ABEOC tem por objetivo a representação dos interesses de pessoas jurídicas que exercem as atividades econômicas de organização de eventos e de fornecimento de instalações e serviços especializados para tanto compreendendo I gestão planejamento organização promoção coordenação operacionalização produção e assessoria de congressos convenções e congêneres de caráter comercial técnicocientífico esportivo cultural promocional ou social de interesse profissional associativo ou institucional e de feiras de negócios exposições e congêneres II centros ou locais destinados a convenções eou a feiras e a exposições e similares III prestadores de serviços de infraestrutura locação de equipamentos e montadoras de feiras de negócios exposições e eventos Art 5 A ABEOC buscará seu objetivo com estrita observância dos princípios da legalidade impessoalidade moralidade publicidade economicidade e eficiência exercendo entre outras as seguintes atividades I representar os interesses gerais das empresas associadas II promover a valorização profissional do setor III estimular a participação e o desenvolvimento do sistema ABEOC como agente econômico da cadeia produtiva do turismo IV promover intercâmbio técnico científico e cultural entre suas associadas e instituições científicas culturais e acadêmicas V promover intercâmbio comercial entre as associadas e o mercado VI promover e divulgar estudos e pesquisas sobre as atividades de organização de eventos e divulgação de informações de interesse do setor VII formular encaminhar e acompanhar proposições junto aos poderes constituídos VIII incentivar práticas de responsabilidade sócioambiental e de sustentabilidade IX zelar pela ética no exercício das atividades das associadas entre si e perante o mercado particularmente na captação de clientes e na política de preços Parágrafo único A gestão da ABEOC adotará práticas que coíbam a obtenção individual ou coletiva de quaisquer benefícios ou vantagens lícitas ou ilícitas decorrentes de sua participação em processos decisórios e suas rendas serão integralmente aplicadas em território nacional na conseqüência e no desenvolvimento de seus objetivos sociais IV recorrer à Assembleia Geral contra atos dos Conselhos Diretor de Presidentes ou Fiscal V pedir demissão do quadro associativo por escrito e ao Conselho Diretor Nacional se quite com seus deveres associativos Parágrafo único É privativo das associadas Organizadoras e Fornecedoras o direito de votar e ser votada para os cargos elegíveis observados os requisitos estabelecidos no artigo 33 deste Estatuto sendo reservado às Organizadoras o cargo de Presidente do Conselho Diretor Nacional Art 9º São deveres das associadas I cumprir e fazer cumprir o presente Estatuto Social e demais normas associativas II pedir autorização para usar o nome e a logomarca da ABEOC nos eventos que organizarem III zelar pelo bom nome da ABEOC defendendo seu patrimônio e interesses IV pagar pontualmente as contribuições associativas V denunciar qualquer irregularidade praticada por dirigentes ou associadas da ABEOC VI fornecer à ABEOC as informações solicitadas para fins estatísticos Art 10 As associadas que descumprirem os deveres previstos neste estatuto e demais normas da ABEOC estarão sujeitas às seguintes penalidades I censura escrita II suspensão por até 6 seis meses III exclusão do quadro associativo Parágrafo 1º O não pagamento de 4 quatro contribuições associativas consecutivas ou não implicará na suspensão automática do quadro associativo até sua regularização pelo prazo máximo de 30 trinta dias sob pena de exclusão automática Parágrafo 2º Na hipótese de exclusão prevista no parágrafo anterior o reingresso no quadro associativo dependerá da regularização dos valores pendentes e do pagamento de nova taxa de filiação e enta vigente Parágrafo 3º Fica limitada a uma vez o reingresso de associadas excluídas a pedido ou não a cada período de 5 cinco anos Art 11 Cabe ao Conselho Diretor Nacional aplicar as penalidades referidas no artigo anterior observado o devido procedimento disciplinar com amplo direito de defesa Parágrafo 1º A penalidade de suspensão não exime a associada do cumprimento de suas obrigações associativas durante seu período inclusive do pagamento das contribuições financeiras estabelecidas Parágrafo 2º A penalidade de exclusão será aplicada quando houver justa causa reconhecida assim entendida toda aquela que prejudicar os objetivos a imagem ou o funcionamento da ABEOC Parágrafo 3º A associada punida poderá recorrer ao Conselho de Presidentes Estaduais no prazo máximo de 15 dias contados do recebimento da notificação de aplicação da penalidade Parágrafo 4º No caso de penalidade de exclusão imposta pelo Conselho de Presidentes caberá ainda recurso à Assembleia Geral no prazo máximo de 30 dias contados do recebimento da respectiva notificação sem efeito suspensivo Parágrafo 5º Confirmada a exclusão da associada qualquer que seja o motivo não terá ela direito de pleitear indenização ou compensação alguma a que título for Art 12 São órgãos da ABEOC I Assembleia Geral II Conselho de Presidentes Estaduais III Conselho Diretor Nacional IV Conselho Fiscal Art 13 A Assembleia Geral órgão máximo e soberano da ABEOC delibera pelo voto das associadas Organizadoras e Fornecedoras quites com suas obrigações associativas sobre as seguintes matérias I relatórios propostas de trabalho contas e previsões orçamentárias anuais II ratificação de associados honorários indicados pelo Conselho Diretor Nacional III eleição dos integrantes dos Conselhos Diretor e Fiscal IV edição de normas complementares ao Estatuto Social V alterações do Estatuto Social VI compra e venda de imóveis pela ABEOC VII dissolução da ABEOC VIII qualquer assunto de interesse social ou omisso no Estatuto Social e demais normas Parágrafo 1º A eleição dos integrantes dos Conselhos Diretor e Fiscal ocorrerá nas Assembleias Gerais Ordinárias dos anos pares e observará o processo eleitoral previsto nos artigos 33 a 36 deste Estatuto Parágrafo 2º Podem votar e ser votados para cargos elegíveis os delegados das associadas Organizadoras e Fornecedoras que integrem o quadro associativo da ABEOC há no mínimo dois anos da data de expedição do respectivo Aviso de Convocação Parágrafo 3º As deliberações sobre as matérias referidas nos incisos VI e VII deste artigo exigem o voto de 23 dois terços das associadas presentes à assembleia especialmente convocada para esse fim que não poderá deliberar em primeira convocação sem a maioria absoluta delas ou nas seguintes com menos de 13 um terço Art 14 As Assembleias Gerais serão convocadas pelo Presidente do Conselho Diretor Nacional ou a requerimento da maioria de seus membros ou de 15 um quinto das associadas Parágrafo único O Presidente do Conselho Diretor Nacional deverá convocar as assembleias que forem requeridas na forma deste artigo no prazo máximo de 60 sessenta dias contados da data do recebimento do requerimento Art 15 A Assembleia Geral Ordinária será realizada uma vez ao ano até o último dia útil do mês de abril para deliberar sobre os relatórios as contas as propostas de trabalho e as previsões orçamentárias da entidade Art 16 O Aviso de Convocação das Assembleias Gerais poderá ser feito por meio eletrônico e deverá atender aos seguintes requisitos I antecedência mínima de 30 trinta dias da data de sua realização II envio a todas as associadas III fixação na sede social em local visível Parágrafo único As Assembleias Gerais Extraordinárias poderão ser convocadas com antecedência mínima de 7 sete dias desde que devidamente justificada sua urgência Art 17 As Assembleias Gerais serão instaladas em primeira convocação com a maioria absoluta das associadas quites com suas obrigações sociais ou em segunda e última 30 trinta minutos após com qualquer número que deliberarão pela maioria simples dos presentes salvo nos casos prévios neste Estatuto Parágrafo único A votação de ausentes só será possível se prevista e especificada no respectivo Aviso de Convocação Art 18 As Assembleias Gerais serão instaladas e dirigidas pelo Presidente do Conselho Diretor Nacional que designará um dos presentes para secretariar os trabalhos salvo os eleitores em que ele seja candidato ou por impedimento em razão da matéria a deliberar casos em que os presentes escolherão o Presidente e o Secretário dos trabalhos Art 19 As matérias da Ordem do Dia do Aviso Convocação serão apresentadas debatidas e deliberadas na sequência ali prevista salvo inversão requerida e aprovada pelos presentes Parágrafo 1º As deliberações da Assembleia Geral serão adotadas por votação aberta ou secreta conforme for então decidido pelos presentes Parágrafo 2º Nas Assembleias eleitorais se poderá haver votação aberta ou por aclamação se houver apenas uma chapa inscrita Art 20 O Conselho de Presidentes Estaduais é composto pelos presidentes eleitos estatutariamente e em exercício nas Associações Estaduais que integram a Simples ABEOC Art 21 Compete ao Conselho de Presidentes Estaduais I deliberar sobre a inclusão manutenção e exclusão de Associações Estaduais no Sistema ABEOC e normas gerais estatutárias a serem por elas observadas II deliberar sobre outros assuntos submetidos pelo Conselho Diretor Nacional à sua apreciação que não sejam de competência da Assembleia Geral III opinar previamente à Assembleia Geral sobre os relatórios e propostas anuais de atividades do Conselho Diretor Nacional e outras matérias submetidas à sua apreciação e Parágrafo 1º O Conselho de Presidentes Estaduais se reunirá no mínimo uma vez por semestre mediante convocação do Presidente do Conselho Diretor Nacional Parágrafo 2º Cabe aos Presidentes Estaduais informar às associadas de seus estados as matérias de ordem geral decididas na reunião do Conselho de que trata este artigo Art 22 O Conselho Diretor Nacional composto por 6 seis integrantes eleitos pela Assembleia Geral e empregados no primeiro dia útil subsequente ao da eleição para mandato de 2 dois anos e permanência nos cargos até a posse dos respectivos sucessores terá a seguinte composição I Presidente II VicePresidente de Relações Institucionais III VicePresidente AdministrativoFinanceiro IV VicePresidente de Relações Internacionais V VicePresidente de Comunicação Marketing e VI VicePresidente de Projetos Parágrafo único Os integrantes do Conselho Diretor Nacional poderão ser reeleitos apenas uma vez consecutiva para o mesmo cargo Art 23 Cabe ao Conselho Diretor Nacional gerir a ABEOC exercendo as seguintes atividades I submeter à Assembléia Geral Ordinária a relatório de atividades balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício findo b proposta de trabalho e previsão orçamentária do exercício em curso II administrar o patrimônio social da entidade apresentando informações e documentos solicitados pelo Conselho Fiscal III fixar valor e forma de pagamento das contribuições associativas IV designar Diretores Adjuntos especificando suas funções V deliberar sobre procedimentos disciplinares e denúncias contra associadas VI propor ao Conselho de Presidentes Estaduais inclusão ou exclusão de Associações Estaduais no Sistema ABEOC e normas gerais estatutárias a serem por elas observadas VII designar associado para complementar mandato de cargo vago no Conselho Diretor Nacional há menos de seis meses da eleição observados os requisitos estatutários o qual não será computado para efeito de reeleição VIII designar associado local para representar a ABEOC onde não haja ABEOC Estadual Art 24 Ao Presidente compete I representar a ABEOC ativa e passivamente administrativa e judicialmente podendo para este fim nominar procuradores ou prepostos II abrir movimentar e encerrar contas bancárias e outros instrumentos que obriguem a ABEOC em conjunto com o VicePresidente Financeiro sendo permitida delegação III convocar reuniões do Conselho Diretor Nacional e Assembléias Gerais IV atribuir funções aos VicePresidentes além das especificadas neste Estatuto V ratificar a admissão e classificação de novas associadas Art 25 Ao VicePresidente de Relações Institucionais compete I substituir o Presidente nas faltas e impedimentos II representar a ABEOC em órgãos colegiados públicos ou privados no país III promover intercâmbio com instituições e entidades congêneres e IV comemorar e eventos de interesse da ABEOC Art 26 Ao VicePresidente AdministrativoFinanceiro compete I substituir o VicePresidente de Relações Institucionais em suas faltas e impedimentos II em conjunto com o Presidente abrir movimentar e encerrar contas bancárias e outros instrumentos que obriguem a ABEOC sendo permitida delegação III administrar o patrimônio da ABEOC e supervisionar os serviços de contabilidade e IV zelar pela regularidade da arrecadação e boa aplicação da receita Parágrafo único O VicePresidente AdministrativoFinanceiro deverá ser de preferência do mesmo estado da federação que o Presidente Art 27 Ao VicePresidente de Relações Internacionais compete I substituir o VicePresidente AdministrativoFinanceiro nas faltas e impedimentos II representar a ABEOC em órgãos colegiados públicos ou privados no exterior III promover intercâmbio com instituições e entidades congêneres no exterior e IV comparecer a eventos de interesse da ABEOC no exterior Parágrafo 2º A Comissão Eleitoral divulgará sua decisão inicial em até 5 cinco dias para eventuais impugnações parciais ou totais nos 5 cinco dias seguintes Parágrafo 3º A Comissão Eleitoral divulgará sua decisão final em até 5 cinco dias após o decurso do prazo previsto no parágrafo anterior Art 35 As Assembléias Gerais Eleitorais serão instaladas dirigidas e secretariadas pela Comissão Eleitoral a quem caberá resolver eventuais dúvidas ou questões que surgirem ao longo de sua realização e ao final redigir a ata correspondente Parágrafo 1º As votações serão secretas podendo cada chapa concorrente indicar um fiscal para acompanhar os atos do processo salvo no hipótese de haver uma única chapa inscripta em que a eleição poderá ser feita por votação aberta ou aclamação Parágrafo 2º O delegado de associada justificada em impossibilidade de comparecer à Assembléia Geral Eleitoral poderá enviar à Comissão Eleitoral voto postal ou eletrônico que implicam renúncia ao direito de sigilo de correspondência Parágrafo 3º A validade do posto ou eletrônico é sujeita a seu recebimento e autenticação pela Comissão Eleitoral com antecedência mínima de 24 vinte e quatro horas da designada para instalação da Assembléia Geral Eleitoral em primeira convocação que o imprimirá e o levará a ela Parágrafo 4º As associadas que exercerem validamente o direito de voto à distância deverão ser identificadas presentes para efeito da instalação da Assembléia Geral Eleitoral e do número de votantes Art 36 A Comissão Eleitoral adotará os seguintes procedimentos para votação I elaboração de cédulas com os nomes dos integrantes das chapas inscritas II instalação de local reservado para o exercício e depósito dos votos III chamada nominal das associadas presentes por ordem alfabética para assinarem a lista de votação e votarem IV verificação do número de votos incluindo os eletrônicos impressos em relação à lista de presenças e V contagem dos votos apuração e proclamação do resultado Parágrafo 1º A Comissão Eleitoral decidirá no ato de modo irrecorrível qualquer questão que seja levantada pelos presentes com relação aos procedimentos para votação Parágrafo 2º Os remanescente dos votos eletrônicos serão identificados na ordem de chamada nominal sem menção direta ou indireta a seu conteúdo Parágrafo 3º A Comissão Eleitoral será automaticamente dissolvida ao final da Assembléia Geral Eleitoral Parágrafo 4º Os votos inclusive os postais e os eletrônicos impressos serão mantidos na sede da entidade por 30 trinta dias após a data de realização da Assembléia Geral Eleitoral Art 37 Os recursos financeiros da ABEOC são constituídos por I taxas de filiação e contribuições associativas ordinárias e extraordinárias II resultados de eventos realizados e serviços prestados III convênios subvenções e doações IV remuneração e rendimentos de ativos e V outras rendas não especificadas Parágrafo 2º A Comissão Eleitoral divulgará sua decisão inicial em até 5 cinco dias para eventuais impugnações parciais ou totais nos 5 cinco dias seguintes Parágrafo 3º A Comissão Eleitoral divulgará sua decisão final em até 5 cinco dias após o decurso do prazo previsto no parágrafo anterior Art 35 As Assembléias Gerais Eleitorais serão instaladas dirigidas e secretariadas pela Comissão Eleitoral a quem caberá resolver eventuais dúvidas ou questões que surgirem ao longo de sua realização e ao final redigir a ata correspondente Parágrafo 1º As votações serão secretas podendo cada chapa concorrente indicar um fiscal para acompanhar os atos do processo salvo no hipótese de haver uma única chapa inscripta em que a eleição poderá ser feita por votação aberta ou aclamação Parágrafo 2º O delegado de associada justificada impossibilidade de comparecer à Assembléia Geral Eleitoral poderá enviar à Comissão Eleitoral voto postal ou eletrônico que implicam renúncia ao direito de sigilo de correspondência Parágrafo 3º A validade do posto ou eletrônico é sujeita a seu recebimento e autenticação pela Comissão Eleitoral com antecedência mínima de 24 vinte e quatro horas da designada para instalação da Assembléia Geral Eleitoral em primeira convocação que o imprimirá e o levará a ela Parágrafo 4º As associadas que exercerem validamente o direito de voto à distância deverão ser identificadas presentes para efeito da instalação da Assembléia Geral Eleitoral e do número de votantes Art 36 A Comissão Eleitoral adotará os seguintes procedimentos para votação I elaboração de cédulas com os nomes dos integrantes das chapas inscritas II instalação de local reservado para o exercício e depósito dos votos III chamada nominal das associadas presentes por ordem alfabética para assinarem a lista de votação e votarem IV verificação do número de votos incluindo os eletrônicos impressos em relação à lista de presenças e V contagem dos votos apuração e proclamação do resultado Parágrafo 1º A Comissão Eleitoral decidirá no ato de modo irrecorrível qualquer questão que seja levantada pelos presentes com relação aos procedimentos para votação Parágrafo 2º Os remanescente dos votos eletrônicos serão identificados na ordem de chamada nominal sem menção direta ou indireta a seu conteúdo Parágrafo 3º A Comissão Eleitoral será automaticamente dissolvida ao final da Assembléia Geral Eleitoral Parágrafo 4º Os votos inclusive os postais e os eletrônicos impressos serão mantidos na sede da entidade por 30 trinta dias após a data de realização da Assembléia Geral Eleitoral Art 37 Os recursos financeiros da ABEOC são constituídos por I taxas de filiação e contribuições associativas ordinárias e extraordinárias II resultados de eventos realizados e serviços prestados III convênios subvenções e doações IV remuneração e rendimentos de ativos e V outras rendas não especificadas Art 38 O valor apurado com a alienação de bens móveis e imóveis previamente autorizado por Assembleia Geral Extraordinária especialmente convocada para este fim deverá ser integralmente aplicado no desenvolvimento das atividades sociais ou no aumento do patrimônio social da ABEOC Art 39 O Sistema ABEOC é composto pela ABEOC e por Associações Estaduais que adotaram a mesma denominação seguida da sigla da respectiva unidade da Federação desde que possuam I no mínimo 10 dez associadas da ABEOC quites com suas contribuições sociais II Estatuto Social conforme as normas gerais definidas pela ABEOC Parágrafo 1 Não poderá haver mais de uma ABEOC por unidade da federação Parágrafo 2 A ABEOC Estadual que perder o número mínimo de associadas referido no inciso 1 deste artigo terá o prazo de 180 cento e oitenta dias para seu restabelecimento para ser mantida no Sistema ABEOC Parágrafo 3 A inclusão ou exclusão das Associações Estaduais no Sistema ABEOC serão analisadas pelo Conselho Diretor Nacional e deliberadas pelo Conselho de Presidentes Estaduais Art 40 As Associações Estaduais integrantes do Sistema ABEOC receberão da ABEOC parte da receita efetivamente recebida e identificada das associadas localizadas em suas unidades da federação na seguinte proporção I 50 cinquenta por cento da taxa de filiação e II conforme o quadro a seguir das contribuições associativas ordinárias Art 42 A ABEOC poderá ser dissolvida a qualquer tempo se constatada a impossibilidade da manutenção ou desvirtuamento de seus objetivos sociais ou finalidades estatutárias por deliberação de AGE especialmente convocada para este fim instalada com a presença mínima de 13 das associadas quites com suas obrigações sociais em 1ª ou 2ª convocação e deliberando pelo voto de 23 delas Parágrafo único Em caso de dissolução da ABEOC será nomeada Comissão Liquidadora composta por representantes de 3 associadas para apurar haveres e deveres e definir a entidade similar destinatária do eventual resultado positivo Art 43 O exercício social terminará em 3112 de cada ano quando serão elaboradas as demonstrações financeiras da entidade de conformidade com as disposições legais Art 44 A ABEOC não distribui resultados ou bonificações de qualquer espécie para diretores estatutários e associados sob nenhuma forma ou pretexto devendo suas rendas ser aplicadas exclusivamente no território nacional Art 45 Os casos omissos no presente Estatuto serão resolvidos pelo órgão administrativo da ABEOC competente na matéria cabendo à Assembleia Geral se houver dúvida a decisão final Art 46 Em caráter transitório o Conselho Diretor Nacional e o Conselho Fiscal serão eleitos em 2009 serão empossados no primeiro dia útil de 2010 para mandato até a Assembleia Geral Ordinária Eleitoral de 2012 55 ANEXOS Fonte Associação Brasileira de Empresas de Eventos httpwwwabeocorgbr 56 ANEXO II Código de Ética da ABEOC CAPÍTULO I Definições e Princípios Art 1o As atividades de organização promoção e prestação de serviços especializados para eventos são as exercidas por pessoas jurídicas ainda que em nome individual regular e legalmente constituídas que tenham por objeto social o desenvolvimento de atividades de assessoria planejamento organização promoção realização ou prestação de serviço especializado de eventos Art 2o A atividade de organização de eventos deverá ser exercida com estrita e obrigatória observância do disposto neste Código sem prejuízo do cumprimento da legislação pertinente sendo estas normas destinadas também ao uso subsidiário dos Tribunais na dirimência de eventuais conflitos do setor bem assim servirão de orientação legislativa em caso de regulamentação prevalecendo sobre a expressão literal os princípios gerais e a razão intrínseca de cada norma Art 3o O presente Código constitui o conjunto de regras atinentes às relações jurídicas de consumo de bens e de serviços envolvidos pela atividade principal de organização de eventos para vigir e serem aplicadas às associadas entre si entre estas e as empresas ou os organismos dos setores conexos bem assim com os contratantes de serviços Art 4o O exercício das atividades de organização promoção e prestação de serviço especializado para eventos deve envolver senso integral de responsabilidade negocial e social afastadas quaisquer discriminações ilegais bem assim conduta compatível com os padrões éticos mínimos fixados neste Código Art 5o O exercício da atividade deve envolver ainda atitudes e instrumental capazes de a evitar as fraudes e os enganos em geral bem assim as práticas que possam prejudicar a integridade e a dignidade profissional da categoria b propiciar a adequada identificação de forma clara fácil e imediata dos precisos dados sobre a oferta a divulgação a contratação e a execução dos bens e dos serviços contratados c preservar os princípios da leal concorrência eliminando a ilegal a predatória e a emulatória d evitar a propaganda enganosa os contratos leoninos ou de duvidosa interpretação e subordinar os princípios maiores de relacionamento ético em torno da Associação a aqueles pertinentes emanados da categoria econômica 57 ANEXOS Art 6o As empresas associadas devem procurar manter e desenvolver alto padrão técnico qualidade de bens e recursos humanos qualificados e capacitados Art 7o É obrigação das empresas associadas observar a mais absoluta lisura nos procedimentos econômicos financeiros fiscais previdenciários e comportamentais tanto no âmbito de sua empresa quanto nas relações com seus clientes fornecedores e participantes dos eventos sob sua responsabilidade CAPÍTULO II Das Relações Éticas SEÇÃO I Das Relações com o Cliente Art 8o Toda a prestação de serviços por associada deve ser regida por um Contrato de Prestação de Serviços ou documento equivalente o qual defina necessariamente e com clareza pelo menos os seguintes pontos a os serviços específicos a serem prestados b o preço e a condição de pagamento c o prazo de execução do serviço e d a especificação das condições recíprocas de rescisão Art 9o É obrigatório pela associada conhecer seus direitos e suas obrigações contratuais bem como solicitar o mesmo de seu cliente Art 10 As associadas em seu relacionamento com os clientes devem adotar atitudes profissionais empenhandose ao máximo para prestar os serviços contratados com a melhor qualidade e desenvolvendo sempre os seus contatos de forma a assegurar em alto nível não só o seu conceito como empresa mas também o conceito de classe como um todo Art 11 No exercício das atividades são vedadas expressamente às associadas a praticar propaganda enganosa consoante a conceituação legal ou conforme caracterizada pela Comissão de Ética b manter e impor contratos e cláusulas manifestamente potestativas ou leoninas c induzir em erro os clientes não imprimindo clareza e transparência nas informações em especial as relativas ao Contrato de Prestação de Serviços d manter e ofertar serviços e recursos humanos desqualificados tecnicamente e impor e exigir ônus ao cliente não previsto em contrato ou que sejam incompatíveis com a natureza do negócio com ele pactuado 58 ANEXOS f furtarse sem justa causa ou força maior ao cumprimento dos compromissos assumidos com o cliente g expor o cliente a situações vexatórias ou humilhantes desrespeitando seus direitos e valores ou mesmo induzindoo à prática de ilícitos situações essas caracterizadas a critério da Comissão de Ética h divulgar dado falso ou que saiba incorreto ou mesmo estritamente confidencial sobre o cliente i deixar de observar toda e qualquer norma de conduta ética editada por organismos pertencentes à categoria econômica e que sejam adotadas pela ABEOC visando à preservação dos interesses dos clientes e do mercado SEÇÃO II Das Relações entre os Associados Art 12 Compete obrigatoriamente às associadas indistintamente observar no exercício de suas atividades específicas e nas relações com outras associadas o zelo pela imagem do setor da própria ABEOC e da categoria profissional não realizando direta ou indiretamente e não permitindo que se realize qualquer das situações a seguir a praticar concorrência desleal configurada como a adoção de métodos e de preços predatórios absolutamente incompatíveis com a prática do mercado regional ou local levadas em consideração a qualidade dos serviços ofertados consoante critérios aferidos pela Comissão de Ética b aliciar clientes tradicionais de outra empresa mediante a utilização de referências antiéticas e de depredação da imagem de suas concorrentes c não cumprir compromissos assumidos com outras empresas visando ao atendimento comum de clientes colocando em risco a imagem do setor d inibir por qualquer forma identificada como ilegal fraudatória ou coercitiva a atividade de organização ou de promoção de eventos por qualquer outra empresa filiada ou não à ABEOC e proibir a participação ou coagir a não participar das atividades associativas de qualquer outra associada bem assim dos organismos setoriais ligados à categoria f proibir ou inibir qualquer associada considerada lesada de valerse dos meios e dos instrumentos internos da ABEOC na preservação dos direitos outorgados por este Código g valerse de vantagens ilícitas ou de meios escusos para vencer concorrências públicas h frustrar ou proibir que a Comissão de Ética apure administrativamente em seus livros e assentamentos gerais os fatos que são imputados ou referidos em processo regular de apuração de conduta ética 59 ANEXOS i deteriorar e denegrir a imagem ou fazer referências inverídicas ou tendenciosas sobre a categoria econômica e a respeito da Associação de classe seus organismos internos e seus dirigentes não se utilizando dos meios e dos processos que lhe são conferidos pelos Estatutos Sociais e mantendo dentro do âmbito associativo as eventuais dissidências internas Art 13 Toda associada uma vez solicitada por outra para prestar serviço em determinado evento deverá empenharse em atender o pedido sempre com a melhor qualidade possível e mediante remuneração préconvencionada Art 14 É vedado a associada oferecer prestação de serviço a cliente já contratado com outra associada para o mesmo serviço Parágrafo único Sempre que por desinformação uma associada oferecer serviço a cliente já contratado com outra associada deverá adotar os seguintes procedimentos tão logo tome ciência do fato a solicitar ao cliente que desconsidere sua oferta de serviços b comunicar o fato imediatamente à associada contratada por escrito Art 15 Toda associada ao elaborar uma Proposta de Prestação de Serviços deverá solicitar ao contratante o detalhamento específico dos serviços a serem contratados enfatizando que na hipótese de serem convidadas outras empresas para a mesma licitação todas deverão receber idênticas informações SEÇÃO III Das Relações com Fornecedores Art 16 As associadas envidarão todos os esforços para que a contratação de fornecedores de bens e serviços necessários à realização de eventos atenda plenamente ao nível de qualidade e de complexidade técnica requerido desde que compatíveis com os recursos disponíveis para tanto Art 17 Em nenhuma hipótese a associada exigirá ou condicionará o recebimento de compensações ou de benefícios adicionais dos fornecedores para contratação dos serviços destes Art 18 A associada deverá sempre que possível realizar licitação para a contratação de fornecedores sugerindo sempre a contratação pelo cliente daqueles que na média ofereçam garantia no cumprimento dos contratos de fornecimento qualidade dos serviços prestados custos e preços adequados às disponibilidades do cliente e do evento SEÇÃO IV Das Relações com o Governo e com a Comunidade Art 19 A associada deverá manter com os órgãos governamentais atitude de colaboração e cumprimento de suas obrigações fiscais trabalhistas previdenciárias e legais 60 ANEXOS Art 20 Com a sociedade em geral a associada deverá manter atitude de colaboração sem prestar o concurso de sua especialidade profissional em atividades que contribuam para a degradação social ou ambiental CAPÍTULO III Da Exclusão da Responsabilidade Art 21 A associada poderá ser eximida de responsabilidade pela prática dos atos que lhe forem imputados desde que a critério da Comissão de Ética demonstre que a agiu com absoluta boafé b agiu em cumprimento a dever legal c agiu em cumprimento a determinação judicial d agiu mediante induzimento em erro ou uso de instrumentos falsos ou ainda mediante coação irresistível efetivada pela outra parte contratante ou denunciante e quando tiver antecipada e espontaneamente reparado o dano causado sendo cabível pelos meios e pelas formas usuais ou legais CAPÍTULO IV Infrações e Penalidades Art 22 Às infratoras das normas estabelecidas neste Código serão aplicadas alternada ou cumulativamente pelo Conselho Diretor da ABEOC ouvida a Comissão de Ética as seguintes penas a carta de advertência b suspensão temporária do quadro associativo por período não superior a 180 cento e oitenta dias c expulsão do quadro associativo d denúncia ao Instituto Brasileiro de Turismo EMBRATUR ou a outro organismo que venha a sucedêlo nas funções que lhe são inerentes e denúncia pública Art 23 Para a perfeita apuração dos fatos e documentos que indiquem infrações às normas supra em processo regularmente instaurado as associadas indistintamente desde logo autorizam a ABEOC por sua Comissão de Ética a proceder aos levantamentos internos que julgar necessários valendo se se necessário for de técnicos ou de auditorias externas Art 24 A negativa ou a oposição no cumprimento à autorização referida no artigo anterior importará em confissão dos fatos imputados e agravamento das sanções a serem impostas não 61 ANEXOS significando esta disposição como renúncia de lançar mão dos meios legais apropriados à obtenção dos resultados visados Art 25 Na aplicação cumulação e graduação das penas previstas neste Capítulo serão observados a a intenção do agente e os meios por ele empregados além de seus antecedentes e as circunstâncias da prática dos atos denunciados como lesivos b a reincidência assim considerado o cometimento pela mesma infratora de infração c a natureza consoante capitulação deste Código d a habitualidade não sendo admitida prova em contrário caracterizada pela associada que I deixar de cumprir com ressarcimento espontâneo dos danos que tiver provocado segundo as normas previstas neste Código ou na lei por mais de uma vez II empregar no ato imputado como infratora de meios ardilosos ou ilegais ou exercitar coação sobre as partes envolvidas CAPÍTULO V Da Comissão de Ética e do Processo de Representação SEÇÃO I Comissão de Ética Composição e Atribuições Art 26 Para zelar pela aplicação deste Código de Ética e para dirimir quaisquer questões que envolva associadas poderá ser instituída Comissão de Ética entre as componentes do quadro associativo da ABEOC instituída pelo Conselho Diretor composta por 5 cinco membros titulares e 3 três suplentes respectivamente primeiro segundo e terceiro suplentes os quais se necessário deverão ser convocados nesta ordem e cuja duração se estenderá até o julgamento da denúncia extinguindo se então automaticamente Parágrafo único Quando da nomeação dos membros da Comissão de Ética o Conselho Diretor designará um deles Presidente Art 27 Considerarseá impedido de participar da Comissão de Ética associadas que direta ou indiretamente tenham interesse na reclamação em apreciação Art 28 O Presidente da Comissão de Ética designará as datas de reuniões bem como será responsável por a registro do processo que lhe for encaminhado por ofício pelo Conselho Diretor b expedição e controle de recebimento das notificações às partes especialmente aquelas que importem em diligências 62 ANEXOS c fixação das datas de reuniões e de julgamento d organização das pautas e convocação dos membros para as reuniões f elaboração das atas das reuniões inclusive a de julgamento g envio por meio de ofício ao Conselho Diretor da deliberação final da Comissão de Ética com as recomendações das penalidades aplicáveis se for o caso Art 29 Ao julgar compete à Comissão de Ética a assegurar às partes igualdade de tratamento b assegurar aos representados o direito de ampla defesa c solucionar os litígios nos prazos e pelos modos especificados neste Código de Ética não se eximindo de decidir as questões que lhe forem apresentadas d fundamentar todas as decisões e preservar o absoluto sigilo das questões e dos documentos que lhe forem submetidos nos feitos em andamento Art 30 A Comissão de Ética terá o prazo máximo de 180 dias para o julgamento e o encaminhamento do resultado ao Conselho Diretor contado a partir de sua constituição Art 31 A Comissão de Ética para cada uma das suas reuniões lavrará a competente ata que fará parte integrante do processo SEÇÃO II Do Processo de Representação Art 32 Toda associada cliente de associada ou fornecedor de bens e serviços para associada de ofício têm legitimidade para representar perante o Conselho Diretor por infração tipificada no presente Código Art 33 A representação deverá ser endereçada ao Presidente do Conselho Diretor da ABEOC mediante petição escrita acompanhada de todos os documentos comprobatórios do alegado com indicação de outras provas a serem produzidas Art 34 Caberá ao Presidente do Conselho Diretor no prazo máximo de 15 quinze dias contados a partir do recebimento da denúncia convocar os demais membros deste Conselho para exame preliminar da matéria após o que oficiará os denunciantes sobre a falta de evidência que permita levar o processo adiante ou então constituirá uma Comissão de Ética que num prazo máximo de 15quinze dias deverá se instalar Art 35 A Comissão de Ética por meio de seu Presidente formalizará às partes por carta registrada intimação em que constarão necessariamente 63 ANEXOS a as indicações mínimas da reclamação tais como autor data da propositura tipo de reclamação e outras consideradas relevantes b a observação de que a requerida tem a faculdade de ter vistas do processo e de requerer cópias dos documentos que desejar às suas expensas c a advertência da existência de prazo improrrogável para apresentar defesa na forma e nos prazos fixados pela Comissão de Ética Art 36 decorrido o prazo de defesa com ou sem apresentação desta o processo será levado a julgamento devendo as partes serem notificadas por carta registrada com uma antecedência mínima de 10 dez dias da data de julgamento sendolhes facultado o direito de comparecer à sessão e querendo aduzir razões finais orais pelo tempo que o Presidente da Comissão de Ética arbitrar igualitariamente para cada uma das partes Art 37 Apreciadas as questões preliminares a Comissão de Ética apreciará o processo em seu mérito julgando a procedente b procedente em parte ou c improcedente Art 38 Da decisão proferida deverá dar conhecimento ao Conselho Diretor inclusive com indicação das eventuais penalidades aplicáveis pela lavratura da competente ata de julgamento Art 39 Caberá ao Presidente do Conselho Diretor no prazo máximo de 15 quinze dias da data do recebimento do processo julgado convocar reunião deste Conselho para deliberação final inclusive se for o caso para decisão sobre a penalidade aplicável devendo as partes serem notificadas da decisão mediante carta registrada Parágrafo único Constatada a ilegitimidade da denúncia e comprovada a boafé ou a inocência da acusada o Conselho Diretor emitirá declaração que permita a ela comprovar perante o mercado a lisura de sua conduta resguardandose de eventuais dificuldades no encaminhamento de futuros negócios Art 40 É expressamente assegurado à parte que houver sucumbido apresentar recurso ao Conselho Diretor no prazo máximo de 15 quinze dias da data do recebimento da notificação e à Assembleia Geral em última instância na primeira reunião desta após a decisão do Conselho Diretor CAPÍTULO VI Disposições Finais Vigência do Código de Ética Art 41 Estas disposições entrarão em vigor na data da publicação do extrato de arquivamento junto ao Cartório de Registro de Títulos e documentos competente Fonte Associação Brasileira de Empresas de Eventos httpwwwabeocorgbr