Atividade de Informação

PASSO 1 Leia com atenção a situação abaixo A TechSecret é uma pequena empresa que está crescendo rapidamente Com o aumento do volume de documentos a empresa enfrenta desafios na organização e gestão de seus arquivos A diretoria decidiu implementar um sistema de arquivamento eficiente para melhorar a acessibilidade e a segurança dos seus documentos Apesar de já possuir um sistema básico de arquivamento este sistema não está dando conta do volume crescente de arquivos e da grande variedade de documentos incluindo contratos com clientes relatórios de projetos correspondências e documentos financeiros Atualmente os documentos estão armazenados de forma desorganizada em pastas físicas e digitais Dentre os documentos existentes existem alguns que precisam ser preservados a longo prazo como os registros financeiros da empresa e contratos A TechSecret ainda não possui políticas e procedimentos claros para a gestão de arquivos o que leva a inconsistências e problemas de organização PASSO 2 Preencha as etapas que devem ser seguidas na organização do arquivo da TechSecret Netto 2022 p 71 diz O profissional de secretariado deverá participar desse projeto e buscar influenciar nas questões estratégicas pois será um dos profissionais que mais contribuirão no seu gerenciamento Grosso modo as etapas que deverão ser seguidas para a organização do arquivo da TechSecret são PASSO 3 Responda às questões abaixo A A empresa possui arquivos que precisam ser organizados a longo prazo Que arquivos são estes B A teoria das três idades ou também chamada de ciclo de vida dos documentos apresenta três fases que um documento pode percorrer em um arquivo Que fases são estas PASSO 4 Cite pelo menos 4 itens que não podem deixar de ser mencionados na Política de Gestão de Arquivos A empresa TechSecret não possui uma política de gestão de arquivos e você como profissional do secretariado vai ajudar na elaboração desta política Netto 2022 p 72 diz O primeiro passo então é criar essa política documental com seu estatuto seus regulamentos e seus atos administrativos que estabelecem o início das atividades e primeiras metas No documento de Política de Gestão de Arquivos da TechSecret quais itens não podem faltar Cite pelo menos 4 PASSO 5 Descreva com suas palavras a importância da Gestão de Arquivos de acordo com os benefícios abaixo 1 Quanto à organização 2 Quanto à eficiência 3 Quanto à segurança Caso utilize citações e fontes para responder a atividade não se esqueça de inserir as referências no formato ABNT ao final do template Lembrese de que só podemos aceitar referências de fontes confiáveis Disciplina Gerenciamento de Informações e Arquivamento Aluno ADRIANA FERREIRA DA SILVA Desafio Disciplina Gerenciamento de Informações e Arquivamento Aluno ADRIANA FERREIRA DA SILVA Desafio PASSO 2 Primeiramente devese identificar os tipos de documentos existentes mapear os principais passos de tramitação separar e digitalizar os documentos implementar políticas de retenção criar normas de acesso e delegar responsabilidades PASSO 3 Os arquivos que devem ser organizados a longo prazo são os registros financeiros e contratos Já as fases de vida são idade corrente idade intermediária e idade permamente PASSO 4 Classificação e categorização dos documentos Prazos de retenção e descarte de documentos Segurança e acesso aos arquivos Preservação e backup de documentos PASSO 5 Quanto à organização Com uma boa gestão de arquivos tudo fica no lugar certo e fácil de achar Isso não só acaba com o caos mas também deixa o dia a dia muito mais ágil e organizado para todos na empresa Quanto à eficiência Um sistema de arquivos bem feito faz com que o trabalho flua muito mais rápido Ninguém mais precisa gastar horas procurando por uma informação porque tudo está acessível de forma rápida e simples Com isso as decisões podem ser tomadas de maneira mais ágil e com base em dados corretos o que aumenta a produtividade e deixa as coisas rodando de forma mais suave Quanto à segurança Cuidar bem dos arquivos significa proteger informações valiosas da empresa como dados financeiros e contratos Isso evita que esses documentos caiam em mãos erradas ou sejam perdidos Além disso seguir as regras e leis de armazenamento é essencial para evitar problemas legais e garantir que tudo esteja seguro e sob controle Disciplina Gerenciamento de Informações e Arquivamento Aluno ADRIANA FERREIRA DA SILVA Desafio PASSO 2 Primeiramente devese identificar os tipos de documentos existentes mapear os principais passos de tramitação separar e digitalizar os documentos implementar políticas de retenção criar normas de acesso e delegar responsabilidades PASSO 3 Os arquivos que devem ser organizados a longo prazo são os registros financeiros e contratos Já as fases de vida são idade corrente idade intermediária e idade permamente PASSO 4 Classificação e categorização dos documentos Prazos de retenção e descarte de documentos Segurança e acesso aos arquivos Preservação e backup de documentos PASSO 5 Quanto à organização Com uma boa gestão de arquivos tudo fica no lugar certo e fácil de achar Isso não só acaba com o caos mas também deixa o dia a dia muito mais ágil e organizado para todos na empresa Quanto à eficiência Um sistema de arquivos bem feito faz com que o trabalho flua muito mais rápido Ninguém mais precisa gastar horas procurando por uma informação porque tudo está acessível de forma rápida e simples Com isso as decisões podem ser tomadas de maneira mais ágil e com base em dados corretos o que aumenta a produtividade e deixa as coisas rodando de forma mais suave Quanto à segurança Cuidar bem dos arquivos significa proteger informações valiosas da empresa como dados financeiros e contratos Isso evita que esses documentos caiam em mãos erradas ou sejam perdidos Além disso seguir as regras e leis de armazenamento é essencial para evitar problemas legais e garantir que tudo esteja seguro e sob controle 1