Case-Estudo-Produtividade-e-Capacidade-Operacional-Ipiranga

Case 1 Performance de Operações Produtividade e capacidade operacional Coord Performance de Operações Maio2021 Versão 3 13052021 INTRODUÇÃO 2 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Introdução Este case estudo de caso é parte do processo seletivo para a Coordenadoria Performance de Operações da Ipiranga A seguir serão apresentadas as informações necessárias para desenvolvimento do material a ser entregue prazo das entregas e critérios de avaliação A segunda seção página 6 apresenta informações relacionadas ao tema do case para apoiar na análise dos dados e resolução do problema Além deste material com orientações também foi disponibilizado um arquivo Excel com a base de dados a ser analisada Etapas do processo seletivo O processo seletivo possui as seguintes etapas 1 Seleção de currículos e entrevista inicial da área de atração de talentos 2 Entrevista com gestor direto coordenador 3 Resolução de case 4 Apresentação do case e entrevista final com gestora indireta gerente 5 Contratação PRAZO DE ENTREGA E DATA DE APRESENTAÇÃO 3 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Envio do material da apresentação resolução O material de apresentação representa a resolução do case e será avaliado como a entrega final desta etapa A data de entrega será informada pela Ipiranga no envio destas orientações Email para envio do material amferreiraipirangacombr As referências eou bases de cálculo devem ser enviadas em material a parte ou como complemento da apresentação indicando o racional utilizado e quando aplicável as ferramentas e técnicas adotadas na resolução Atenção É essencial que o material possa ser lido e avaliado pela Ipiranga então busque um formato de arquivo ou ambiente web que garanta o acesso e compatibilidade Data de apresentação Em caso de aprovação da resolução do case será agendada a entrevista final que contará com a apresentação do material A data de apresentação será informada pela Ipiranga e pode sofrer alterações a depender da agenda dos gestores APRESENTAÇÃO 4 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Formato de apresentação O material a ser usado na apresentação é livre e pode ser desenvolvido na plataforma de sua preferência A apresentação será em reunião online através do software Microsoft Teams que permite compartilhamento de tela A apresentação do case deve ser realizada em até 15 minutos e na sequência haverá um tempo para perguntas por parte dos gestores da Ipiranga Sugerimos praticar a apresentação e testar a ferramenta com antecedência para garantir o sucesso no dia CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO 5 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Critérios de avaliação Os critérios de avaliação da resolução do case são Capacidade de análise crítica de dados para tomada de decisão Habilidade de apresentação e storytelling Qualidade do material Cumprimento do tempo de apresentação Cumprimento do prazo de entrega Informações para resolução do case RESUMO CASE 1 PRODUTIVIDADE E CAPACIDADE OPERACIONAL 7 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Resumo Um dos indicadores mais importantes na operação é o tempo total de carregamento usado para representar a produtividade da unidade operacional Este case simula a avaliação deste indicador para verificar o impacto de uma mudança na operação e reporte à gerência As informações e os dados disponíveis são reais e foram descaracterizados para preservar a confidencialidade da unidade operacional e de nossos clientes Questões a serem respondidas mais detalhes na página 9 Qual foi o comportamento do indicador tempo total de carregamento no período analisado Houve melhoria redução do indicador a partir de agosto reflexo da mudança implementada na operação Há outras conclusões possíveis com base nos dados disponíveis Desafio não obrigatório mais detalhes na página 16 É possível estimar a capacidade da unidade operacional a partir dos dados disponíveis Capacidade quantidade máxima de carregamentos que podem ser realizados por dia CONTEXTUALIZAÇÃO OPERAÇÃO DA IPIRANGA 8 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Contextualização A Ipiranga atua na cadeia do petróleo como distribuidora de combustíveis Antes de chegar ao posto o combustível fica armazenado em locais estratégicos nossas unidades operacionais A partir dessas unidades os produtos são distribuídos para todo o Brasil Unidade operacional estrutura operacional eou administrativa responsável pela gestão de recebimento armazenagem e expedição de derivados de petróleo e biocombustíveis em terminais de distribuição próprios ou terceiros Principais tipos de unidade operacional Bases unidade operacional onde a propriedade dos ativos e a administração são 100 da Ipiranga assim como as despesas e os investimentos Pools unidade compartilhada em esquema de condomínio junto a outras distribuidoras ocorrendo rateio de despesas e investimentos administrada por uma das condôminas Escritórios unidade administrativa da Ipiranga gestora de um contrato de armazenagem que permite a movimentação de produtos em terminais de terceiros onde a empresa não possui participação em ativos ou investimentos Unidades operacionais Ipiranga 2020 SITUAÇÃO A SER ANALISADA 9 Tomada de decisão A tomada de decisão sobre melhorias na performance das unidades operacionais é essencial para o atingimento dos objetivos estratégicos da companhia As análises de performance atuam principalmente em 4 quatro frentes Segurança e qualidade Produtividade e capacidade operacional Atendimento ao cliente Custos Situação a ser analisada A unidade operacional BETA implementou um novo sistema em seu processo de carregamento de caminhõestanque e precisamos informar a gerência sobre os efeitos observados no indicador tempo total de carregamento Sua análise deve mensurar o impacto neste indicador para concluir se houve ganho de eficiência no local e seu parecer apoiará a decisão de implementar a mesma melhoria em outras unidades operacionais Para isso é necessário preparar um material para apresentar suas conclusões à gerência e informar se indica ou não a implementação dessa melhoria em outras unidades Há espaço para sinalizar novas oportunidades também Apenas a frente de produtividade e capacidade operacional será avaliada neste case Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações CAMINHÃOTANQUE 10 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Caminhãotanque Um caminhãotanque é um caminhão equipado com reservatório para transporte de combustíveis líquidos Imagem ilustrativa de um caminhãotanque PLATAFORMA DE CARREGAMENTO DE CAMINHÃOTANQUE 11 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Plataforma de carregamento de caminhãotanque A plataforma de carregamento de caminhãotanque é a instalação usada para enchimento dos reservatórios de caminhõestanque Imagem ilustrativa de uma plataforma de carregamento de caminhãotanque modelo toploading top loading carregamento pela parte de cima do caminhão PROCESSO DE CARREGAMENTO DE CAMINHÕESTANQUE 12 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Unidade operacional T1 T2 T3 T4 T5 Marcação de tempos ddmmaaaa hhmmss T1 Chegada no estacionamento externo T2 Entrada na unidade operacional T3 Entrada na plataforma de carregamento T4 Saída da plataforma de carregamento T5 Saída da unidade operacional Plataforma de carregamento Processo de carregamento de caminhõestanque Ao chegar no estacionamento externo o motorista do caminhãotanque registra o checkin T1 e aguarda ser chamado aproveitando para adiantar a coleta da nota fiscal e de outros documentos do carregamento Conforme ocorre a liberação de uma posição na plataforma de carregamento o motorista em espera é chamado para entrar na unidade Ao passar na portaria de entrada uma nova marcação é registrada T2 Dentro da unidade o motorista manobra para entrar na plataforma Ao entrar na plataforma T3 executa procedimentos de segurança e preparação do caminhãotanque e aguarda o término do carregamento para liberar a plataforma T4 Inspeções de segurança e qualidade são realizadas e o caminhãotanque sai da unidade pela portaria de saída T5 Entrada Saída INDICADOR TEMPO TOTAL DE CARREGAMENTO 13 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Indicador tempo total de carregamento O indicador tempo total de carregamento mensura o tempo desde a chegada do caminhãotanque na unidade vazio até sua saída cheio e é um dos principais indicadores de produtividade operacional Quanto menor o tempo de carregamento melhor a produtividade do local Fórmula de cálculo 𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑟𝑟𝑒𝑔𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑻𝟓 𝐻𝑜𝑟á𝑟𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑠𝑎í𝑑𝑎 𝑑𝑎 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒 𝑻𝟏 𝐻𝑜𝑟á𝑟𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑐ℎ𝑒𝑔𝑎𝑑𝑎 𝑛𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜 Critérios de melhoria As seguintes faixas de melhoria podem ser consideradas Não recomendada tempo igual ou maior que a referência Recomendada redução do tempo em até 5 Muito recomendada redução do tempo superior a 5 OBS O período de 01012020 a 29022020 será considerado como referência para a avaliação comparativa RELATOS DO GESTOR LOCAL 14 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Relatos do gestor local O gestor da unidade operacional BETA compartilhou os seguintes comentários sobre o tempo de carregamento Nosso tempo de carregamento melhorou muito depois da implantação do novo sistema Terminamos os testes em julho e no mês de agosto começamos a perceber os efeitos positivos A cadência de chegada dos caminhões está bem melhor agora graças ao sistema Durante o mês de abril tivemos uma forte redução da movimentação devido à pandemia COVID19 O número de carregamentos caiu bastante nesse mês mas depois recuperamos e ficamos relativamente estáveis até agora Não sei qual foi o impacto do novo sistema na nossa capacidade mas o sentimento é que estamos bem mais produtivos desde agosto Temos períodos de ociosidade na parte da tarde mas pela manhã estamos totalmente demandados Ah Em março fizemos uma obra na unidade Esse foi um mês bem atípico por aqui DESAFIO NÃO OBRIGATÓRIO 15 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Desafio não obrigatório O gestor local pediu sua ajuda para definir a capacidade operacional da unidade pois precisa enviar essa informação à Diretoria para um projeto estratégico em andamento A gerência pediu para incluir essa informação em sua apresentação A capacidade operacional é definida como a quantidade máxima de carregamentos que podem ser realizados por dia OBS É possível assumir que a disponibilidade de infraestrutura é igual ao longo de todo o dia Ou seja a capacidade máxima é constante em todas as horas do dia A intenção da Diretoria é avaliar o potencial da unidade operacional BETA para realizar mais carregamentos sem a necessidade de investir na expansão da infraestrutura local Sua estimativa de capacidade pode ser apresentada como carregamentos por dia carregamentosdia ou como uma média de carregamentos por hora de operação carregamentosHOP A solução deste desafio é recomendada mas não é obrigatória para a entrega do case INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES 16 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Informações complementares sobre a unidade operacional BETA Horário de operação Segunda a sexta 0130 às 2359 Sábado 0130 às 1700 Domingo fechado OBS A operação em horários excepcionais pode ocorrer ao longo do ano por motivos comerciais ou operacionais Tipos de carregamento informação na coluna B da base de dados em Excel Os carregamentos podem ser divididos em 4 quatro tipos A B C e D Todos os tipos seguem o mesmo processo explicado na página 12 mas possuem pequenas diferenças em relação ao procedimento operacional e por isso são segregados Plataforma de carregamento A unidade operacional possui 11 onze posições de carregamento de caminhõestanque Todas as posições podem ser ocupadas ao mesmo tempo durante a operação Apenas 1 um caminhãotanque pode ocupar a posição por vez precisando liberála completamente para a entrada do próximo caminhãotanque Todas as posições podem executar os tipos A B C e D de carregamento FIM 17 Case 1 Produtividade e capacidade operacional Performance de Operações Boa sorte Estamos ansiosos para conhecer suas conclusões