Desafio de Informação

Disciplina Gerenciamento da informação e arquivamento Unidade Nº 2 Arquivologia empresarial Aluno ADRIANA FERREIRA DA SILVA Desafio 1 Preencha a tabela abaixo inserindo os dados adequados Documento contratual em folhas grampeadas assinado pela diretoria durante a reunião de alugamento de um prédio para a filial da empresa Desenho da planta da loja de fábrica a ser inaugurada Ata em folhas soltas rascunhadas a mão com as decisões tomadas na reunião Espécie Tipo Forma Formato Gênero 2 Foi pedido também que uma cópia da ata fosse colada na pasta de cada um dos participantes da reunião Para tanto você precisará fazer uma lista com os nomes do jeito que devem ser arquivados para facilitar a identificação São eles Oseas Barroso e Mariana Tremembé de São Paulo Carolina Santos Silva e Juliano Costa Júnior do Rio de Janeiro Tiago VilasBoas do Paraná e Yen Zi Kim de Santa Catarina a Sabendo que o arquivo é ordenado por nomes alfabeticamente como ficaria essa lista b Por fim foi solicitada uma lista dos mesmos indivíduos ordenada pelo método geográfico seguindo o seguinte padrão nome do estado nome do membro da reunião De acordo com as regras de ordenação alfabética como seria essa lista GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Hermenérico S M Netto 1ª Edição 2022 EAD Reitor e Diretor Campus Engenheiro Coelho Martin Kuhn Vicereitor para a Educação Básica e Diretor Campus Hortolândia Douglas Jefferson Menslin Vicereitor para a Educação Superior e Diretor Campus São Paulo Afonso Cardoso Ligório Vicereitor administrativo Telson Bombassaro Vargas Próreitor de graduação Afonso Cardoso Ligório Próreitor de pesquisa e desenvolvimento institucional Allan Macedo de Novaes Próreitor de educação à distância Fabiano Leichsenring Silva Próreitor de desenvolvimento espiritual e comunitário Henrique Melo Gonçalves Próreitor de Desenvolvimento Estudantil Carlos Alberto Ferri Próreitor de Gestão Integrada Claudio Knoener Educação Adventista a Distância Conselho editorial e artístico Dr Adolfo Suárez Dr Afonso Cardoso Dr Allan Novaes Me Diogo Cavalcanti Dr Douglas Menslin Pr Eber Liesse Me Edilson Valiante Dr Fabiano Leichsenring Dr Fabio Alfieri Pr Gilberto Damasceno Dra Gildene Silva Pr Henrique Gonçalves Pr José Prudêncio Júnior Pr Luis Strumiello Dr Martin Kuhn Dr Reinaldo Siqueira Dr Rodrigo Follis Esp Telson Vargas Editorchefe Rodrigo Follis Gerente administrativo Bruno Sales Ferreira Editor associado Werter Gouveia Responsável editorial pelo EaD Luiza Simões Editora Universitária Adventista Presidente Divisão SulAmericana Stanley Arco Diretor do Departamento de Educação para a Divisão SulAmericana Antônio Marcos Presidente Mantenedora Unasp IAE Maurício Lima 1ª Edição 2022 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Editora Universitária Adventista Engenheiro Coelho SP Hermenérico Siqueira de Morais Netto Biblioteconomia PUCCampinas Teologia UNASPEC Mestrado em Ciência da Religião PUCSão Paulo Campagnoni Mariana dos Santos Diego Henrique Moreira Formação da identidade profissional do contador livro eletrônico Mariana Campagnoni 1 ed Engenheiro Coelho SP Unaspress 2020 1 Mb PDF ISBN 9788584631728 1 Carreira profissional 2 Contabilidade 3 Contabilidade como profissão 4 Contabilidade como profissão Leis e legislação 5 Formação profissional 6 Negócios I Título 2033026 CDD370113 Dados Internacionais da Catalogação na Publicação CIP Ficha catalográfica elaborada por Hermenérico Siqueira de Morais Netto CRB 7370 Gerenciamento de Informações e Arquivamento 1ª edição 2022 ebook pdf OP 00123170 Coordenação editorial Késia Santos Conteudista Hermenérico S de Morais Netto Preparador Alessandra Guapindaia Projeto gráfico Ana Paula Pirani Capa e Diagramação William Nunes Caixa Postal 88 Reitoria Unasp Engenheiro Coelho SP CEP 13448900 Tel 19 38585171 38585172 wwwunaspresscombr Editora Universitária Adventista Validação editorial científica ad hoc Antonia Gizelle T Holanda Cavalcante Vieira Gestão de Pessoas Faculdade Adventista da Bahia Editora associada Todos os direitos reservados à Unaspress Editora Universitária Adventista Proibida a reprodução por quaisquer meios sem prévia autorização escrita da editora salvo em breves citações com indicação da fonte SUMÁRIO O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E WA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES 11 Introdução 12 Organizações e sistemas 14 Dados informação e conhecimento 17 Papel da informação nas organizações 24 A informação e a tomada de decisão 32 Ferramentas de qualidade 38 O profissional de secretariado e a gestão da informação 48 OA secretárioa e a competência informacional 52 Considerações finais57 Referências 61 ARQUIVOLOGIA EMPRESARIAL 65 Introdução 66 Origem do secretariado e da arquivologia 68 Gestão de documentos 69 Fundamentos da arquivologia 75 Instalações e equipamentos 84 Classificação documental 86 Métodos de arquivamento 96 Método alfabético 99 Método geográfico 106 Método numérico 109 Considerações finais119 Referências 124 VOCÊ ESTÁ AQUI EMENTA Conceitos e utilização da informação no secretariado Gerenciamento da informação como ferramenta no processo de tomada de decisão Ferramentas de qualidade e sua aplicação no processo decisório Normas e legislações para a organização e gestão de arquivos Classificação e organização de arquivos e documentos Gestão eletrônica de documentos Estudo da temporalidade e preservação de documentos O processo de gestão documental através de sistemas e métodos de arquivamento O uso das competências informacionais na coleta processamento armazenamento e distribuição das informações CONHEÇA O CONTEÚDO Amigo leitor gostaria de convidálo para o conteúdo que está logo a frente que talvez possa parecer bastante técnico e não deixa de ser mas ao mesmo tempo com um po tencial de realmente fazer diferença na vida profissional de qualquer indivíduo Todos nós lidamos de uma forma ou de outra num grau maior ou menor com a in formação Ela percorre a nossa sociedade as nossas casas a nossa vida entra pelos apa relhos de televisão computadores celulares nos chama a atenção toma o nosso tempo e ainda assim não nos cansamos Estamos inundados de tantos dados E é por essa razão que o conteúdo des te ebook é importante para você pois as técnicas e estratégias arquivísticas podem ser utilizadas numa empresa para ordenar documentos e contratos que podem valer fortunas mas também podem ser utilizados para organizar as nossas fotos em nossos notebooks As orientações podem ser aplica das numa multinacional assim como num pequeno escritório E este é o meu convite que o desafio de tentar abordar um tema tão amplo que tem a pretensão de ser útil nesses vários âmbitos possa ser descoberto como algo prático para sua vida Nosso caminho é longo e temos muito o que aprender portanto seja meu companheiro ou companheira de viagem pelo mundo do gerenciamento da informação e arquivística Aplicar as técnicas da arquivologia a documentos físicos e eletrônicos OBJETIVOS ARQUIVOLOGIA EMPRESARIAL UNIDADE 2 66 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO INTRODUÇÃO Olá seja muito bemvindoa à segunda unidade do nosso material sobre gerenciamento de informações e arquivamento Gerenciar a informação constitui uma das funções doa profissional do secretariado Nesse sentido elea pode ser caracterizado pelo menos numa de suas dimensões como uma profissional da informação Nesta unidade abordaremos os pontos comuns entre oa secretárioa e oa arquivista e adotaremos as técnicas da arquivologia relativas à organização dos documentos Neste capítulo iremos abordar os pontos comuns entre o profissional do secretariado e o da arquivologia adotando as técnicas dessa área que auxiliarão na organização dos documentos Antes de avançarmos para as técnicas será interessante voltarmos rapidamente no tempo para percebermos a relação há muito existente entre o profissional de secretariado e o arquivista Os ancestrais do secretáriosecretária podem ser identificados ainda na antiguidade na pessoa do escriba indivíduo que sabia escrever e de intelectualidade destacada exercendo a função de secretário copista contador historiador linguista e escritor entre outras NONATO JUNIOR 2009 67 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl Quanto ao arquivista ele também tem suas origens na antiga Mesopotâmia E já desde essa época esses documentos passavam por uma seleção classificação e conservação sistematizadas MORAES 2015 POSNER 2003 A arquivologia passa então muitos séculos exercendo sua função de organizar a informação em espaços arquivísticos No século 20 dois outros fatores irão marcar a ciência arquivística e impulsionar seu desenvolvimento o crescimento progressivo da produção de documentos depois da segunda guerra mundial e o aumento dos documentos eletrônicos a partir da década de 1980 REIS 2006 Já nessa época estava estabelecido o encontro entre os dois profissionais no contexto empresarial com o profissional de secretariado incorporando estratégias da classificação de documentos e métodos de arquivamento que será nosso material de estudo neste capítulo Dessa forma ao final esperamos que você tenha aprendido o que é gestão de documentos e os princípios dessa gestão os fundamentos da arquivologia 68 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO as estratégias de classificação de documentos os métodos de arquivamento Bom estudo ORIGEM DO SECRETARIADO E DA ARQUIVOLOGIA Os ancestrais doa secretárioa podem ser identificados ainda na antiguidade na pessoa do escriba indivíduo de intelectualidade destacada que sabia escrever e exercia a função de secretário copista contador historiador linguista e escritor entre outras NONATO JUNIOR 2009 De maneira semelhante a figura doa profissional arquivista também tem suas origens na antiga Mesopotâmia Desde aquela época os documentos eram selecionados classificados e conservados de forma sistematizada MORAES 2015 POSNER 2003 A arquivologia passou então centenas de anos exercendo sua função de organizar a informação em espaços arquivísticos Muito tempo depois no século 20 dois outros fatores marcaram a ciência arquivística e impulsionaram seu desenvolvimento o crescimento progressivo da produção de documentos depois 69 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl da segunda guerra mundial e o aumento dos documentos eletrônicos a partir da década de 1980 REIS 2006 Já nessa época estava estabelecido o encontro entre os dois profissionais no contexto empresarial com oa secretárioa incorporando estratégias da classificação de documentos e métodos de arquivamento GESTÃO DE DOCUMENTOS Como vimos no século 20 houve um crescimento na produção de documentos e consequentemente no volume de documentos criados Isso gerou a necessidade de se pensar mais a fundo sobre a sua gestão Dessa forma a partir da segunda metade daquele século a arquivologia viveu um período de acentuado desenvolvimento Mas o que seria a gestão de documentos No Brasil a lei 8159 de 1991 a conceitua como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes aos processos administrativos documentais ou seja uma série de decisões técnicas que devem ser tomadas para estabelecer a organização o arquivamento e o uso da informação BRASIL 1991 70 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Essas decisões são muito importantes para a organização e requerem a participação dos gestores e funcionários que utilizarão o arquivo Essa organização estabelecerá direcionamentos para o arquivo mas também para os documentos já que eles são os elementos constituintes dos arquivos A palavra documento deriva do latim docere ensina e da palavra documentum lição prova instância espécime Como conceito dentro da arquivística documento possui muitas definições geralmente relacionadas com as ideias de informação e de registro ou suporte ENCYCLOPEDIA OF ARCHIVAL SCIENCE 2015 p 184 Com o desenvolvimento da ciência arquivística esse conceito evoluiu e ficou definido como uma unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte ou formato ARQUIVO NACIONAL 2005 ou de forma mais simples e abrangente como uma informação ou dado fixado em um suporte PEARCEMOSES 2005 Suporte no caso é entendido como a base ou material sobre o qual se registra a informação papel pergaminho vídeo CDROM etc Mas além das características objetivas dos documentos relacionadas a seu suporte e seu conteúdo a produção e o uso deles precisam ser levados em conta quando esses documentos 71 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl são inseridos num arquivo E assim como o arquivo não será usado por somente uma pessoa as decisões quanto à gestão desses documentos também não devem ser tomadas por um único indivíduo É preciso que se faça um amplo estudo considerando as necessidades de cada indivíduo setor dos gestores e de toda a empresa para que as estratégias sejam adequadas a todos os envolvidos Testes também devem ser feitos com a participação do maior número possível de funcionários para que por fim o seu uso possa atender as necessidades de cada um O estudo que estabelece os parâmetros para a criação de um arquivo na empresa pode ser estruturado em etapas para facilitar a logística do processo O profissional de secretariado deverá participar desse projeto e buscar influenciar nas questões estratégicas pois será um dos profissionais que mais contribuirão no seu gerenciamento Grosso modo as etapas que deverão ser seguidas são a seleção organização controle armazenamento conservação acesso disseminação e destinação dos documentos VALENTIM 2012 Essas etapas precisam estar descritas e validadas pelos gestores Isso porque que envolvem não somente orientações mas também investimento em espaço em móveis e em material de uso quando o resultado for um arquivo físico ou 72 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO em equipamento eletrônico servidores e provedores quando se objetiva um sistema de informações digital ou híbrido Todos esses documentos constituem a política documental que precisará detalhar o processo determinando funções responsabilidades e procedimentos VALENTIM 2012 O primeiro passo então é criar essa política documental com seu estatuto seus regulamentos e seus atos administrativos que estabelecem o início das atividades e primeiras metas Depois disso passase a um levantamento e a uma análise documental Nessa etapa são identificados ou selecionados os documentos mapeados os processos de produção e fluxo documental além da função de cada um dos tipos de documentos e da relação desses documentos com a legislação Ainda no momento do levantamento documental podese fazer o estudo da produção utilizando fluxogramas para que se registre e se responsabilize os vários produtores de documentos Em seguida são elaborados os atos administrativos que explicitam a atividade esperada de cada colaborador ou usuário do arquivo por meio de normas administrativas de técnicas e de instruções de serviço Esses documentos indicarão qual é a parte de cada setor ou individuo em relação ao arquivo 73 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl O próximo passo é elaborar os documentos que regerão as atividades arquivísticas como o plano de classificação dos documentos a tabela de temporalidade o manual de procedimentos etc Esses documentos estabelecerão para os responsáveis pelo arquivo as decisões a serem tomadas quanto ao tratamento da informação ou seja a resposta às perguntas como Quais documentos serão arquivados Como serão arquivados Como serão classificarão os documentos Quanto ao espaço que será utilizado deverão ser observadas as condições que permitam a preservação dos documentos indicando os cuidados com a climatização higiene manipulação dos documentos etc Com relação as questões tecnológicas será preciso determinar o sistema de gerenciamento dos documentos Software onde os dados de registro dos documentos serão armazenados servidor na empresa ou provedor terceirizado quais serão as políticas de acesso e como garantir a autenticidade e integridade dos documentos Por fim devese gerenciar a massa documental desde o seu recebimento até sua destinação final seguindo as orientações das normas adotadas VALENTIM 2012 MORAES 2015 74 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Após terem sido tomadas todas as medidas com respeito ao arquivo seu funcionamento e armazenamento será o momento de passar a lidar com os documentos em si Esse processo possui 3 etapas MORAES 2015 1 análise de dados coletados depois de feito o levantamento é preciso classificar agrupar e categorizar os vários documentos que serão inseridos no arquivo Esses processos são realizados com o maior número possível de envolvidos na cultura organizacional pois dessa sondagem serão criadas as tabelas com definições dos documentos e as estratégias adotadas para o registro dos itens Resumindo essa etapa corresponde a análise de conteúdo e classificação 2 implantação após estabelecidos os tipos de documentos as categorias e as várias informações necessárias ao registro deles é realizada a inserção de dados Isso é feito tendo em mente os treinamentos que talvez sejam necessários os recursos humanos a gestão do tempo etc 3 acompanhamento depois do armazenamento de todos os documentos do registro de cada um deles e 75 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl de estabelecida a política de uso será necessária uma avaliação periódica envolvendo os responsáveis pelo arquivo para detecção de dificuldades mudança de estratégias atualização de legislação etc Essa medida é importante a fim de que o arquivo se mantenha sempre em bom estado de acesso e uso IMPORTANTE Todo o processo de implantação de um arquivo deve ser documen tado de forma que fiquem especificadas as escolhas tomadas pelos responsáveis incluindo códigos normas políticas de acesso descri ção utilizada para registrar documentos entre outros detalhes Isso garante a legitimidade do funcionamento do arquivo na organização diante dos funcionários e gestores Além disso esses documentos estabelecerão os procedimentos que qualquer pessoa que utilizar o arquivo deverá seguir mantendo um padrão na classificação no registro ou seja preservando a unidade nas operações lógicas E havendo a necessidade de qualquer mudança na padronização sendo isso absolutamente necessário esses documentos garantirão que o novo padrão seja formalizado e seguido por todos FUNDAMENTOS DA ARQUIVOLOGIA Como já sabemos é a arquivologia que dá o suporte técnico para o tratamento de documentos no arquivo Quando queremos então saber mais sobre o gerenciamento de 76 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO documentos e sobre a ciência que organiza a informação em arquivos devemos buscar esse conhecimento na arquivologia ou arquivística Essa disciplina elabora as orientações e os conceitos que devem ser seguidos no processamento de documentos A arquivologia portanto estabelece boas práticas para o uso adequado dos arquivos Infelizmente quer seja por uma impressão ou até por experiência pessoal quando pensam num arquivo alguns costumam imaginar um local cheio de papéis velhos distribuídos em estantes entulhadas muitas vezes dispostos de maneira desorganizada Essa é uma imagem antiga e pode até ser realidade em algumas empresas mas sem dúvida não é o modelo nem deveria ser entendido como a condição comum dos arquivos muito menos da organização em que trabalhamos MORAES 2015 Hoje em dia muitos espaços que se esforçam para cumprir seu propósito de armazenar documentos mas nem É necessário que haja uma atuação humana que promova a organização e manutenção de uma coleção de documentos para que de fato possamos chamála de arquivo 77 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl todos esses espaços atendem aos critérios mínimos para serem chamados de arquivo De forma simplista uma coleção de documentos poderia caracterizar um arquivo Contudo já podemos intuir que um arquivo é mais do que um amontoado de documentos É necessário que haja uma atuação humana que promova a organização e manutenção dessa coleção para que de fato possamos chamála de arquivo Dessa forma para que estabeleçamos um ideal e tenhamos um mesmo conceito sobre o que estamos tratando vamos estabelecer arquivo como o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo organização ou firma no decorrer de suas atividades arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros MORAES 2015 Essa é uma definição que dá uma boa ideia do que seria esse espaço pois traduz não só o que deveria ser um arquivo mas também seu propósito Muito bem Você já sabe que um aglomerado de documentos não faz um arquivo esses documentos precisam ser tratados através de técnicas arquivísticas e quando organizados segundo as normas podem vir a atender ao seu propósito Assim podemos dizer que os objetivos básicos de um arquivo são recolher e selecionar documentos garantir a conservação e confidencialidade de seu acervo e proporcionar 78 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO consulta e fácil localização dos itens Essas metas se desdobraram numa série de outras ações no dia a dia de um arquivo como armazenar recolher selecionar classificar e catalogar os documentos em circulação VALENTIM 2012 Todas essas ações precisam ser pensadas para atender a particularidade do arquivo isto é dependendo do arquivo e dos documentos poderemos ter práticas diferentes Mesmo num único arquivo com sua coleção de documentos é preciso que haja áreas diferentes para atender ao fluxo e à idade de cada documento Esse é um conceito importante na literatura arquivística e que costuma ser aplicado em todos os arquivos Portanto nem todos os documentos devem ser tratados da mesma forma o tempo todo no arquivo Há momentos em que os documentos são mais utilizados podendo depois ter seu uso diminuído e mais tarde perder seu valor A teoria Mesmo num único arquivo com sua coleção de documentos é preciso que haja áreas diferentes para atender ao fluxo e à idade de cada documento 79 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl das três idades ou do ciclo da vida da informação propõe que existem sucessivas etapas que um documento pode percorrer num arquivo desde sua produção até a destinação que é a guarda permanente ou eliminação do arquivo De forma resumida as três idades documentais categorizamse por três fases MORAES 2015 SÁ 2014 1 corrente ou ativa fase em que os documentos são usados com frequência e mesmo que estejam arquivados seu uso é constante 2 intermediária nessa fase os documentos não são mais usados de forma tão frequente mas apresentam algum interesse administrativo Por isso permanecem no arquivo cumprindo um determinado prazo esperando por questões administrativas ou pela determinação de seu destino final 3 fase permanente nela é determinado o destino final do documento Se ele possuir algum valor de caráter histórico probatório ou informativo poderá ser arquivado definitivamente ou caso ele não seja do interesse organizacional ser descartado Nesse último estágio temos uma transição no 80 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO valor do documento que perde sua importância administrativa mas ganha uma dimensão histórica É possível ainda criar um espaço dentro do arquivo chamado de arquivo dinâmico onde ficam por um tempo os documentos ainda não classificados Esse funciona como uma espécie de arquivo temporário onde os documentos permanecem por um tempo em alguns casos uma semana podendo esse prazo se estender por até um semestre até serem direcionados para o seu local de destino o arquivo corrente ativo ou intermediário Também há a nomenclatura arquivo morto muito utilizada no passado e ainda em uso por alguns No entanto ela não descreve mais um dos estágios do arquivo pois nele não deveria existir nenhum documento morto isto é sem uso ou funcionalidade Se em algum momento um documento perde completamente a sua utilidade ele deve ser descartado Logo os documentos que permanecem no arquivo devem ter algum tipo de importância ou uso MORAES 2015 Além das idades dos documentos nos arquivos existem outras categorizações que são feitas como a quanto ao sistema ou extensão de atuação dos arquivos Nesse sentido 81 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl os arquivos podem ser centralizados ou descentralizados MORAES 2015 sistema centralizado concentra todos os documentos da empresa num só local determinando o acesso a eles e controlando a movimentação deles Os documentos podem ser consultados por funcionários ou setores posteriormente mediante solicitação de acordo com a política de acesso Portanto quando os arquivos são centralizados o acesso é indireto os documentos não permanecem nos setores com os funcionários mas são todos recolhidos e esse trânsito é mediado pela instituição sistema descentralizado cada setor ou funcionário tem seu próprio arquivo local com sua própria organização Esses arquivos permanecem próximos àqueles que os produziram ou receberam e costumam ser bastante utilizados Nessa situação o acesso é direto cada departamento ou funcionário organiza os seus documentos e os dispõe de acordo com a sua percepção Apesar do uso do arquivo e a guarda dos documentos serem temas definidos pela política da organização a opção 82 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO por um arquivo central apresenta melhores resultados a longo prazo do que o sistema descentralizado Contudo quando a centralização não é possível as organizações podem ainda escolher manter um arquivo geral e arquivos menores nos setores onde os documentos ficarão por um determinado período devendo depois desse tempo ser encaminhados para o arquivo geral SÁ 2014 Os arquivos também podem ser categorizados quanto à natureza dos seus documentos Nesse sentido eles se dividem entre especiais ou especializados PAES 2004 arquivos especiais são aqueles em que são armazenadas uma variedade de suportes Nesse tipo de arquivo podemos encontrar documentos impressos mas também CDs disquetes fotos filmes etc Essa variedade afetará desde a descrição de registro do material até a armazenagem e conservação dele arquivos especializados concentram documentos de uma mesma temática ou de um mesmo suporte Nesse caso por exemplo temos arquivos específicos de uma área do conhecimento hospitalar ou 83 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl sobre as dificuldades de aprendizagem ou de um material específico vídeos ou discos de vinil Essa análise que irá identificar o arquivo e categorizá lo também orientará os critérios de organização dele com base nos seguintes princípios da arquivística MORAES 2015 BELLOTTO 2008 proveniência os arquivos devem ser organizados seguindo as características próprias de quem produziu os seus documentos quer seja ele uma organização ou uma pessoa organicidade os documentos têm uma relação estreita com as estruturas com os processos e com o pessoal da instituição que produziu esses documentos Isso quer dizer que os sistemas organizacionais produzirão documentos semelhantes à sua estrutura unicidade os documentos arquivados são únicos pois o contexto em que eles foram produzidos também é único 84 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO integridade ou indivisibilidade os fundos de um arquivo não devem ser separados nem acrescentados outros documentos esses devem ser preservados e nunca devem ser eliminados sem a devida autorização cumulatividade os arquivos se desenvolvem e crescem de forma orgânica e natural INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS Tão importante quanto as deliberações relacionadas à identificação do arquivo são os cuidados com o espaço onde os documentos serão acomodados sejam estes físicos ou eletrônicos Quanto aos últimos trataremos deles na última unidade Os arquivos físicos precisam de mobiliário adequado sempre que possível DELIBERAÇÕES segundo o dicionário online Dicio uma deliberação signifi ca Ação ou efeito de tomar uma decisão após pensar anali sar e refletir Fonte httpswwwdiciocom brdeliberacoes Acesso em 19 jan 2022 85 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl de metal pois esse tipo demanda menos atenção à manutenção e limpeza e não sofre deterioração por ataque de pragas como os de madeira Outro fator importante é a temperatura e a umidade que devem ser mantidas no arquivo Para a preservação do papel o ideal é que a temperatura permaneça entre 183C a 211C e a umidade relativa do ar fique entre 40 e 50 TRINKLEY 2001 No caso de coleções de outros tipos de materiais filmes sonoros eletrônicos etc devese buscar informações relativas à preservação desse tipo de acervo em publicações técnicas específicas SAIBA MAIS Uma boa fonte de orientações sobre a preservação de arquivos é a coleção produzida pela associação de arqui vistas de São Paulo ARQSP A entidade publicou em torno de 50 manuais com orientações sobre a conser vação em arquivos Disponível em httpsarqsporgbr cpba Acesso em 19 jan 2022 O mobiliário envolve desde o modelo das estantes fixas ou deslizantes o arcondicionado os desumidificadores se serão usados armários ou arquivos de metal caixas de plástico ou pastas suspensas etc Dê preferência ao material de plástico e metal pois são de manutenção mais fácil MORAES 2015 86 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL Após a avaliação das questões que envolvem a categorização e o mobiliário dos arquivos é preciso passar a analisar certos critérios com respeito aos documentos em si pois eles também precisam ser categorizados Para isso deve ser feito um levantamento dos documentos que seja o mais completo possível Essa sondagem irá ajudar na escolha do nível de descrição do registro e na rápida identificação dele posteriormente Em muitos casos será necessário fazer uma tabela com a definição de cada tipo para que haja clareza e as pessoas que registram os documentos possam analisar o material diferenciálo e agrupálo corretamente PAES 2004 Um primeiro diagnóstico que deve ser realizado diz respeito ao valor dos documentos a serem arquivados O valor de um documento é determinado por meio de um exame que leva em conta questões jurídicas fiscais técnicas administrativas e históricas É com base nesses fatores que é possível determinar se o item será arquivado seu prazo de guarda e sua destinação Essas definições são registradas na tabela de temporalidade SÁ 2014 Aprenderemos mais sobre ela na próxima unidade 87 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl Na análise documental é preciso que sejam estabelecidos alguns critérios que ajudem na parametrização do valor do documento como os objetivos dele seu prazo de guarda em cada idade a legislação que o regula seus níveis de acesso etc SÁ 2014 É preciso levar em conta também o fluxo da informação ou seja quais são os documentos em maior número e os em menor número Isso é necessário pois para aqueles que são maioria talvez surja a necessidade de se criar subcategorias Os documentos devem ser sempre que possível distribuídos em categorias de tamanhos aproximados Além do valor outros aspectos necessitam ser considerados na categorização dos documentos como a sua funcionalidade a localização desses documentos na estrutura organizacional e o conteúdo registrado Os documentos devem ser sempre que possível distribuídos em categorias de tamanhos aproximados 88 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO neles Como sugestão e seguindo a orientação de arquivistas já experientes na classificação documental apresentamos seis dimensões ou classes A primeira classe é o gênero Ele tem a ver com os sinais passíveis de interpretação que configuram um suporte documental Assim podemos entender a informação como signos marcas formas que são impostas sobre o suporte ou seja logo letras e palavras sobre um papel desenhos utilizados para representar uma área geográfica notas musicais dispostas sobre uma pauta e assim por diante ARQUIVO NACIONAL 2005 Essa relação entre as marcas e o suporte determina os gêneros que podem ser divididos em textuais quando as informações estão escritas Ex contratos atas etc cartográficos quando representam uma área física Ex mapas plantas etc iconográficos correspondem as representações estáticas Ex pintura cartazes fotografia gravuras desenhos etc 89 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl informáticos ou digitais documentos codificados digitalmente e mediados por aparelhos eletrônicos Ex Música em mp3 arquivo em PDF etc audiovisuais informação sonora ou imagética em movimento Ex filmes em DVD Música em CD etc micrográficos informação registrada em microforma Ex microfilme ou microficha É possível que um documento pertença a mais de um gênero ou que tenha partes de gêneros diferentes Por exemplo um relatório escrito com gráficos e fotografias ou um cartaz só com palavras Nesse caso o documento deve ser classificado no gênero que prevalece ou seja os relatórios com fotografias e gráficos no textual e os cartazes só com É possível que um documento pertença a mais de um gênero ou que tenha partes de gêneros diferentes Nesse caso ele deve ser classificado no gênero que prevalece 90 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO palavras se forem de caráter artístico no iconográfico mas se forem de caráter informativo no textual Dependendo da empresa em que se trabalha os tipos de documentos poderão ser mais ou menos variados Mas se considerarmos a realidade organizacional mais frequente veremos que a grande maioria dos documentos são textuais Esses vão desde os manuscritos ou de impressos em papel até os informáticos que compõem os documentos produzidos tratados e armazenados em mídias eletrônicas num computador ou mesmo na WEB nuvem MORAES 2015 Passemos para a próxima categoria a espécie Quando analisamos um documento por sua espécie estamos observando a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas CAMARGO BELLOTTO 1996 Ou seja a espécie aponta para a estrutura a anatomia ou o modelo de documento que temos em mãos obedecendo a fórmulas de produção administrativas ou jurídicas BELLOTTO 2008 São exemplos de espécie atas acordos relatórios requisições certificados certidões regimentos registros recibos notas protocolos plantas inventários leis organogramas faturas decretos declarações contratos etc Existem listas ou glossários com dezenas de espécies de 91 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl documentos que podem ser consultados e que podem fornecer parametrizações para o seu acervo A próxima dimensão da classificação documental é o tipo que na verdade é uma subdivisão da espécie O tipo é o atributo da espécie documental que se manifesta em sua atividade função razão etc Dessa forma a espécie se ramifica em subclasses denominadas tipo que descriminam certas características BELLOTTO 2008 Se temos documentos da espécie certidão por exemplo podemos repartir e agregar esses documentos por certidão de nascimento certidão de casamento certidão de óbito certidão de matrícula etc Portanto a espécie se refere a configuração do documento e o tipo indica o atributo ou particularidade do material Outra classe importante é a da natureza do assunto o que corresponde aos níveis de confidencialidade Esse A espécie se refere à configuração do documento e o tipo indica o atributo ou particularidade do material 92 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO é um critério que deve ser avaliado durante a determinação da política de acesso e de segurança de um arquivo Nessa perspectiva os documentos podem ser categorizados como MORAES 2015 ostensivos documentos cuja divulgação não acarretará prejuízo administrativo sigilosos documentos que somente podem ser acessados por um público restrito e por isso precisam de um controle mais rigoroso Os documentos sigilosos podem ser ainda subdivididos em MORAES 2015 ultrassecretos demandam critérios de acesso rígidos e controlados Na maioria dos casos eles apenas são do conhecimento daqueles que os produziram e dos níveis mais elevados da organização secretos exigem que o acesso seja restrito a um nível elevado de segurança mas há a possibilidade de os funcionários autorizados solicitarem sua posse 93 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl reservados cujo conhecimento e acesso fica restrito a dimensão interna da instituição Geralmente esses critérios são seguidos por arquivos públicos Em empresas é possível fazer uma adaptação com os gestores para a categorização de confidencialidade da informação que vimos na unidade 1 pois aquela é mais utilizada nas organizações Mas independentemente disso a confidencialidade é sempre um dado muito importante É preciso que se indique a categoria a qual o documento faz parte sempre que houver essa indicação Isso é necessário porque a divulgação de informações confidenciais pode representar processos jurídicos ou vazamento de segredos de mercado que se revelados podem trazer prejuízos para a empresa A classe seguinte é chamada de forma e se refere ao estágio de preparação e transmissão do documento CAMARGO BELLOTTO 1996 A forma portanto pode ser dividida em 3 fases 1 se o documento ainda é um rascunho precisando de confirmação e validação dos pares é uma minuta 2 caso esteja pronto em seu estado final não podendo ser alterado é um original 3 mas se é uma reprodução desse original é chamado de cópia 94 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO A última categoria denominada formato aborda a configuração física em relação ao suporte de acordo com o modo como o documento foi produzido CAMARGO BELLOTTO 1996 Ele pode ser exemplificado por cartões livros folhas fichas cadernos videocassete rolo de filme etc Em outras palavras o formato indica mais do que o suporte ele materializa o objeto a partir de seu suporte Essa indicação pode trazer alguma confusão com a ideia de suporte pois os dois conceitos parecem próximos Mas é possível diferenciálos pensando em suporte como material por exemplo papel ou pergaminho enquanto o formato alude ao objeto produzido com aquele suporte como um livro caderno ou folhas Tendo essas classes sido relacionadas entre si uma preocupação pode surgir quanto a possibilidade de que levantamos todos os tipos em nossa análise Os arquivos são dinâmicos e orgânicos e O formato materializa o objeto a partir de seu suporte 95 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl é natural que no futuro possa surgir algum documento que não tenha sido previsto a princípio Isso não é um problema Sempre é possível se houver necessidade criar mais um tipo para que o sistema fique organizado Se esse agrupamento em categorias for muito grande é possível que haja a necessidade de se criar um código mais detalhado determinando um padrão para o arquivamento Nessa situação a classificação dependerá muito do universo de documentos que serão armazenados NEIVA 2014 Em alguns casos pode seja necessário buscar manuais técnicos e especializados que orientem você sobre como tratar sua coleção Talvez não seja necessário utilizar todas as categorias aqui registradas talvez se precise de mais Pode ser que as que vimos não atendam aos processos da empresa e outras precisem ser idealizadas Pode ainda ser que dependendo das necessidades da instituição alguns poucos campos sejam suficientes para a recuperação da informação de que se precisa Por todas essas razões é interessante não só conhecer a classificação que estudamos mas no momento da análise do documento calibrar a quantidade de categorias para que o processamento não se torne um trabalho cansativo e desnecessário mas também não haja tanta economia na 96 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO descrição a ponto de não ser possível recuperar os documentos de que se precisa Esse é um estudo essencial que não poderá ser feito apressadamente MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Voltando então a tratar dos documentos depois da sua classificação é preciso organizálos a partir de categorias definidas Essas categorias estão relacionadas de alguma forma aos tipos de documentos produzidos e recebidos pela empresa Por isso elas precisam refletir esse universo informacional que transita pelos departamentos E por conta da grande variedade de empresas com suas necessidades particulares os métodos de arquivamento são diferentes Mas não só isso mesmo numa única empresa dificilmente um único método atenderá a todo o arquivo MORAES 2015 O método de arquivamento sempre deve ser pensado tendo como base a produção documental da instituição analisando as atividades empresariais e o modo como esses documentos são solicitados O método escolhido não pode por mais organizado que seja ser resultado de uma única mente Caso contrário correse o risco de que como consequência se tenha um arquivo bemorganizado com uma classificação 97 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl lógica e elaborada mas seus usuários não consigam encontrar a informação que procuram isto é o arquivo não seja funcional para todos Conforme o método escolhido um efeito imediato será a necessidade ou não de se criar de índices Então quando pensamos no acesso o método pode ser MORAES 2015 direto expõe o conteúdo na própria organização do arquivo Por exemplo as pastas criadas são nomeadas por temas tipos de documentos ou departamentos e o próprio acesso a essas pastas já deixa claro o conteúdo que se encontrará dentro delas indireto se chama assim pois as pastas podem simplesmente estar numeradas Nesse caso será preciso um índice que descreva o conteúdo que há em cada uma delas ou a que cada número se refere A escolha por um ou por outro método será feita levando em consideração alguns critérios como a grande variabilidade de documentos ou o sigilo que tendem a se adequar mais aos métodos indiretos Além das categorias direta ou indireta os métodos podem também ser PAES 2004 98 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO básicos são aqueles cuja ordenação é simples e seguem uma lógica relacionada a uma sequência um campo ou um assunto Ex alfabética geográfica numérica ou ideográfica assunto padronizados são aqueles que apresentam uma ordenação composta de mais de um campo ou assunto relacionando números letras ou cores Como exemplo temos os métodos variadex automático soundex mnemônico e rôneo Esses métodos são úteis em arquivos com uma coleção muito grande ou com documentos muito variados e que precisam de um método mais elaborado para que as demandas da instituição sejam atendidas Por sua lógica e estrutura é preciso que esses métodos sejam bem analisados antes de sua adoção Na prática são pouco utilizados e alguns já estão obsoletos Na maioria das empresas de porte pequeno e médio os métodos básicos são suficientes Se for preciso uma estrutura mais elaborada o ideal é buscar um material especializado ou técnico sobre arquivamento para que as soluções previstas possam realmente atender as necessidades da organização Por conta disto iremos tratar abaixo somente dos métodos 99 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl básicos que são ordenados alfabeticamente geograficamente numericamente e por assunto SAIBA MAIS O método variadex organiza os documentos em grupos por cores levando em conta não a primeira letra mas a segunda Assim os documentos cuja segunda letra é A B C ou D são armazenados em pastas douradas e as outras letras agrupadas em pastas de outras cores Por exemplo os documentos da produção são armazena dos numa pasta com a letra R e os de recursos huma nos numa pasta com a letra E PAES 2004 MÉTODO ALFABÉTICO Esse é o método mais comum e um dos mais utilizados Sua vantagem é a lógica simples e a organização evidente no arquivo No entanto ele não é indicado para quando o número de documentos for muito grande Nesses casos o número de erros costuma também ser maior Por isso se aconselha seu uso para quando o número de categorias estiver entre 50 e 100 divisões ou pastas num arquivo Em coleções desse tamanho a ordenação por meio do método alfabético será muito mais viável e possível do que por exemplo em arquivos com 1000 100 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO divisões Por isso é preciso ter em mente que a alfabetação em coleções maiores pode não ser indicada Vejamos a estruturação e aplicação desse método Suponha que tenhamos uma empresa que produz materiais de limpeza e gera listas de distribuição semanal de produtos Para organizar esses documentos uma solução possível seria o método alfabético Nesse caso teríamos a situação apresentada na figura 11 Figura 11 Método alfabético Produtos de limpeza Ordenação alfabética Álcool Água sanitária Detergente Álcool Água sanitária Amaciante Desengordurante Desengordurante limpavidros Detergente sapólio limpavidros Amaciante sapólio Fonte elaborada pelo autor Quando as categorias forem objetos serviços setores etc teremos simplesmente as pastas gavetas ou caixas nomeadas e cada uma delas em ordem alfabética Já para ordenar nomes de pessoas existem algumas regras que precisam ser seguidas 101 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl A primeira regra para ordenação de nomes segue o padrão último sobrenome vírgula e o resto do nome Dessa forma a ordenação ficaria como na figura 12 Figura 12 Ordenação por último sobrenome e nome Funcionários Nomes ordenados serafim da silva santos Costa Ambrósio Beira Ambrósio Beira Costa Julião ludgero quintino Machado leão Carlota Carlota leão Machado quintino ludgero Julião Olman Olive Olive Olman santos serafim da silva Fonte elaborada pelo autor Além de se começar pelo sobrenome existem algumas outras regras de alfabetação que estão descritas na norma 6023 da ABNT Associação Brasileira de Normas técnicas 2018 Nos tópicos seguintes veremos um resumo delas Lembrando que essas orientações precisam estar escritas nos manuais de registro de documentos e serem seguidas pelos funcionários Contudo podem sofrer alterações para que atendam melhor a instituição sendo adequadas a alguma rotina ou procedimento vigente Ainda assim qualquer mudança precisa estar registrada nos procedimentos do arquivo e ser conhecida por todos PAES 2004 102 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO NOMES COM CONECTIVOS Nos casos em que os nomes possuem conectivos de da do d etc estes devem permanecer com o restante do nome iniciandose somente com o último sobrenome Veja o exemplo da figura 13 Figura 13 Nomes com conectivos Nome pessoal Ordenação correta vladimiro de Abreu Abreu vladimiro de Norberto da Paz Ávila Idalécio d ludgero de Jesus Jesus ludgero de Idalécio dÁvila Paz Norberto da Fonte elaborad pelo autor SOBRENOMES COMPOSTOS Quando uma pessoa possuir sobrenomes compostos quer sejam um substantivo e um adjetivo ou sobrenomes unidos por um hífen esses sobrenomes não devem ser separados PAES 2004 conforme podemos ver na figura 14 Figura 14 Sobrenomes compostos Nome pessoal Ordenação correta Gael vilas Boas Barra verde Betina valentim villalobos Casa Grande Greta Betina Barra verde vilas Boas Gael Fonte elaborada pelo autor 103 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl SOBRENOMES COM OS TERMOS SANTAS SANTOS E SÃO Sobrenomes que utilizam esses termos não devem ser separados como podese observar na figura 15 Figura 15 Sobrenomes com os termos Santas Santos e São Nome pessoal Ordenação correta Zoe santa Cruz santa Clara Maria luiza Maria luiza santa Clara santa Cruz Zoe Agamenon são Bento santo Antônio laurindo laurindo santo Antônio são Bento Agamenon Fonte elaborada pelo autor SOBRENOMES COM GRAU DE PARENTESCO Sobrenomes que se referem a um grau de parentesco como Filho Júnior Neto e Sobrinho são considerados parte integrante do sobrenome Por isso devem ser colocados juntamente com ele conforme ilustrado na figura 16 Figura 16 Sobrenomes com grau de parentesco Nome pessoal Ordenação correta Crispim da Costa Filho Bonsucesso sobrinho Hipólito Basílio são Tiago Neto Costa Filho Crispim da Hipólito Bonsucesso sobrinho lima Júnior Durval Durval lima Júnior são Tiago Neto Basílio Fonte elaborada pelo autor 104 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO TÍTULOS Títulos não são considerados na alfabetação mas acrescidos ao final do nome entre parêntesis como na figura 17 Figura 17 Títulos Nome pessoal Ordenação correta Doutor Caio Diáspora Batalha Epaminondas General General Epaminondas Batalha Diáspora Caio Doutor Professora Hemengarda Gentil Gentil Hemengarda Professora Fonte elaborada pelo autor NOMES ESTRANGEIROS Os nomes estrangeiros costumam seguir essas mesmas orientações com algumas exceções No caso dos nomes espanhóis devemos começar sua descrição pelo penúltimo sobrenome e os nomes japoneses chineses e árabes devem ser registrados na sua ordem natural Observe o exemplo da figura 18 para entender melhor Figura 18 Nomes estrangeiros Nome pessoal Ordenação correta Walter Bruhl nome alemão Aly Abdal Aziz Jonathan Perkins nome inglês Bruhl Walter Javier de la Horda nome espanhol Chen TaiChien Marta Muñoz Y Alvarez nome espanhol Horda Javier de la Adrian de Perez y sanchez nome espanhol Muñoz y Alvarez Marta 105 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl Chen TaiChien nome chinês Perez y sanchez Adrian de Aly Abdal Aziz nome árabe Perkins Jonathan Youssef abouelEzz nome árabe Youssef abouelEzz Fonte elaborada pelo autor NOMES DE ENTIDADES Os nomes de entidades empresas órgãos governamentais etc devem ser registrados da forma como são escritos mas cos artigos e números ao final da última palavra entre parêntesis Nesse caso os nomes ficariam como na figura 19 Figura 19 Nomes de entidades Nome de entidade Ordenação correta Maria da Penha Casa do doce A A casa do doce Coxinhas 100 Dr sapato Dr sapato 100 coxinhas Inklinks Inklinks Maria da Penha The midnight Midnight The Fonte elaborada pelo autor EVENTOS Caso estejam sendo registrados eventos congressos encontros acadêmicos conferências feiras que contenham números arábicos romanos ou por extenso esses números devem ser escritos ao final do nome do evento conforme exemplificado na figura 20 106 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Figura 20 Eventos Evento Ordenação correta Primeiro Congresso de desenvolvimento sustentável Congresso de desenvolvimento sustentável primeiro X Feira de tecnologia e saúde Feira de tecnologia e saúde X 5º Encontro de Arquivistas do Ceará Encontro de Arquivistas do Ceará 5º Fonte elaborada pelo autor MÉTODO GEOGRÁFICO Essa é uma outra metodologia simples de utilizar basta nomear as pastas por localidades e colocálas em ordem alfabética Para alguns dados uma classificação geográfica pode ser a mais útil para a empresa Por exemplo se temos uma lista de cidades onde serão distribuídos certos produtos e é assim que os que utilizam essa informação estão acostumados a buscála devese organizar o arquivo seguindo essa lógica Esses dados poderiam ser ordenados de duas formas por estado ou por cidade No segundo caso um cuidado que se deveria ter é acrescentar o nome ou a sigla do estado para se evitar confusões no caso de cidades homônimas PAES 2004 Observe o exemplo da figura 21 107 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl Figura 21 Pastas nomeadas pelas localidades Distribuição Ordenação por estado Campinas Paraná Curitiba Osasco são Paulo Campinas sorocaba são Paulo Osasco santos são Paulo santos Curitiba são Paulo sorocaba ou Distribuição Ordenação por cidade Campinas Campinas sP Osasco Curitiba PR sorocaba Osasco sP santos santos sP Curitiba sorocaba sP Fonte elaborada pelo autor A escolha por uma ou outra maneira de ordenação deverá privilegiar a forma como a informação já é organizada e procurada na instituição Há ainda um detalhe que precisa ser definido se os termos serão ordenados palavra por palavra ou letra por letra Na primeira situação os espaços são contados como uma letra sem valor como se fossem uma letra zero já no segunda forma de ordenação o espaço não é considerado funciona como se a última letra da palavra anterior estivesse unida a primeira 108 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO letra da palavra seguinte Na figura 22 veja a mesma lista mas ordenada dos dois modos Figura 22 Ordenação palavra por palavra ou letra por letra Ordenação palavra por palavra Ordenação letra por letra vale Alegre vale Alegre vale Novo valença vale verde vale Novo valença valeriana valeriana vales dourados vales dourados vale verde Fonte elaborada pelo autor Esse método pode se tornar mais elaborado É possível criar uma lista com o nome de pessoas e a cidade e o estado de cada uma delas Isso é útil quando por exemplo for interessante conhecer os correspondentes ou os remetentes de determinadas regiões Para agruparmos a informação dessa forma temos duas possibilidades 1 se for importante dar destaque aos estados fazer o arranjo por estado cidade e correspondente 2 caso queirase dar destaque ao município ordenar a informação por nome de cidade estado e correspondente PAES 2004 Observe as duas formas de ordenação ilustradas na figura 23 109 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl Figura 23 Nomes cidades e estados Destaque para o estado Destaque para a cidade Paraná Curitiba vasconcelos Gil Campinas sP lopes João Paraná Guaíra sales Diana Curitiba PR vasconcelos Gil são Paulo Campinas lopes João Guaíra PR sales Diana são Paulo Jundiaí Abreu Cristiano Jundiaí sP Abreu Cristiano são Paulo Jundiaí Gomes Pedro Jundiaí sP Gomes Pedro vales dourados vale verde Fonte elaborada pelo autor Quando houver documentos internacionais é possível usar a mesma lógica para organizálos por países Nesse caso podemos seguir a seguinte ordem país cidade e correspondente pessoa ou entidade PAES 2004 Ex Alemanha Berlin Sachs Karl ou Espanha Barcelona Supermercado Mercadona MÉTODO NUMÉRICO É mais indicado para arquivos com muitos documentos Ele apresenta um nível maior de complexidade que os anteriores mas pode ser uma boa solução para um grande fluxo de documentos Vejamos abaixo as três ordenações desse método PAES 2004 110 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES Nesse método os itens do arquivo são registrados e armazenados em ordem numérica à medida que são recebidos ou produzidos Diferentemente do método alfabético ou geográfico no método numérico simples é necessário criar um índice que relacione o conteúdo do documento com o número de registro dele Logo esse é um sistema indireto como já vimos O índice então será constantemente atualizado e acessado sendo nele catalogadas todas as entradas de documentos Por exemplo imagine um arquivo hospitalar onde precisam ser acomodados os documentos de cada paciente Podese criar uma sequência de pastas numeradas que vá de 1 ao número de pacientes já atendidos sendo que a pasta 1 receberá os documentos do primeiro paciente No arquivo não será possível saber qual pasta é de quem pois só teremos o dado numérico É exatamente por isso O método numérico simples é um sistema indireto 111 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl que o índice se faz necessário De fato será preciso que sejam criados dois índices um relacionando o número ao paciente e outro alfabético relacionando o paciente ao número como apresentado na figura 24 Figura 24 Índice numérico e alfabético Índice numérico Índice alfabético 1 Gil vasconcelos Abreu Cristiano 4 2 Diana sales Gomes Pedro 5 3 João lopes lopes João 3 4 Cristiano Abreu sales Diana 2 5 Pedro Gomes vasconcelos Gil 1 vales dourados vale verde Fonte elaborada pelo autor Observe que no exemplo acima o índice numérico não tem nenhum compromisso com uma ordenação alfabética pois à medida que cada um dos elementos vai sendo incluído o índice recebe uma numeração ascendente Nesse sentido o índice alfabético é indispensável pois como na ordenação do arquivo não é possível identificar qual pasta é de quem esse índice rapidamente nos indica como encontrar a informação do paciente Em contextos eletrônicos uma planilha com uma numeração e com o nome de cada paciente já é suficiente possibilitando uma busca pelo nome sem dificuldades PAES 2004 112 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO É utilizado geralmente quando tratamos de documentos fiscais ou contábeis como notas fiscais boletos etc Ele requer que sejam preestabelecidas algumas convenções mas pode ser muito útil e rápido na consulta Uma decisão que precisa ser tomada previamente é o formato da data que será utilizada Em arquivos físicos acondicionados em pastas costumase usar dia mês e ano 24 abr 1992 ou mês e ano julho 2021 e as pastas ou caixas são organizadas de forma decrescente ou seja a mais recente vem primeiro e a mais antiga no fim do arquivo Isso não quer dizer que essa seja a única forma possível Dependendo da necessidade local podese dividir o material por quinzena por semanas por dias por período de 10 em 10 dias e até por horas se necessário mas sempre respeitando a sequência Logicamente será o volume de informação que indicará o melhor caminho Também há a possibilidade de se manter um padrão de registro essencialmente numérico por exemplo 01122020 se for adotada a divisão por dias É importante lembrar que em computadores para que a organização cronológica em pastas fique sequencial deverá ser escolhido o formato essencialmente numérico que siga a ordem ano mês e dia por exemplo 20211201 ou 20211201 PAES 2004 113 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl Pense no caso das folhas de pagamento Uma ordenação alfabética por nome para uma empresa que quer todos os documentos por mês pode ao invés de auxiliar atrapalhar aquele que precisa usar o acervo Nesse caso uma ordenação por data posicionará cronologicamente os documentos ou as pastas e será mais fácil para quem consulta encontrar o que procura Além das opções apresentadas podese ainda se esse for o arranjo utilizado pela empresa ordenar os documentos em pastas por trimestre como ilustrado a figura 25 Figura 25 Ordenação por trimestre em pastas físicas e eletrônicas Ordenação física Ordenação eletrônica 1 Ordenação eletrônica 2 setembro a dezembro de 2020 202009 202012 2020 4º trimestre Janeiro a março de 2021 202101 202103 2021 1º trimestre Abril a junho de 2021 202104 202106 2021 2º trimestre Fonte elaborada pelo autor Essa forma de descrever pode ser usada também para os dias Por exemplo se na empresa o número de notas fiscais recebidas diariamente é grande é possível escolher ordenar as notas fiscais por dia de recebimento como mostra a figura 26 114 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Figura 26 Ordenação física e eletrônica por data Ordenação física Ordenação eletrônica 23 de maio de 2020 ou 23052020 20200523 05 de agosto de 2020 ou 05082020 20200805 13 de outubro de 2020 ou 13102020 20201013 14 de janeiro de 2021 ou 14012021 20210114 Fonte elaborada pelo autor Quando for escolhida uma padronização usando caracteres especiais ou símbolos é preciso que eles sejam descritos com suas respectivas convenções num documento para que não sejam usados outros símbolos Por exemplo padronize as datas conforme a estrutura ano mês e dia AAAAMMDD com barras verticais separando os números MÉTODO DÍGITOTERMINAL Mais apropriado para os arquivos com grande volume de documentos esse método foi elaborado com o objetivo de fornecer 3 decimais que identifiquem o local específico de cada documento na coleção Eles são numerados não de acordo com a ordem que chegam ao arquivo de forma sequencial mas se determina primeiro uma codificação para o local onde cada um será armazenado e é esse número é registrado no documento Por exemplo imagine um arquivo com dezenas de estantes cada uma com várias caixas e em cada caixa 115 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl várias pastas Seria estabelecida uma convenção numerando as estantes de forma ascendente do 01 até a última estante O mesmo seria feito com as caixas e pastas Com o código criado quando um documento entrasse no arquivo definiríamos seu local de arquivamento por exemplo na estante 12 na caixa 05 e na pasta 27 e com essas informações formaríamos o número a ser registrado no documento da direita para a esquerda e em pares Nesse caso 27 05 12 Essa forma de organização possibilita que os documentos sejam encontrados com rapidez Num desenvolvimento natural do arquivo ou seja com documentos sendo acomodados de forma sequencial em estantes caixas e pastas não há necessidade de realocação de pastas para se manter a ordem o que pode ser um contratempo em arquivos ordenados alfabeticamente ou geograficamente Contudo apesar desse benefício para alguns a leitura não convencional dos números pode ser um pouco confusa e é necessário que se faça um índice para identificação dos documentos PAES 2004 No entanto quando se opta pela ordenação numérica é mais fácil detectar elementos fora do lugar o crescimento do arquivo é natural e sequencial e não há o problema de se ajustar no arquivo mais espaço para os itens que estão sendo adicionados Confira um exemplo de ordenação pelo método dígitoterminal na figura 27 116 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Figura 27 Ordenação dígitoterminal Documentos a serem guardados Ordenação dos documentos 001299 Angela Rotholz 305218 letícia dos santos 032699 vera lucia Machado 306818 Fernando silva Alves 129129 Nilza Maria lobo 483920 lourdes Costa e souza 159544 lia Temporal Malcher 784020 Maria Amélia Gomes leite 305218 letícia dos santos 984120 Regina Alves vieira 306818 Fernando silva Alves 588029 Helena Corrêa Machado 483920 lourdes Costa e souza 129129 Nilza Maria lobo 588029 Helena Corrêa Machado 159544 lia Temporal Malcher 784020 Maria Amélia Gomes leite 001299 Angela Rotholz 984120 Regina Alves vieira 032699 vera lucia Machado Fonte adaptada de Santos e Reis 2015 p 42 MÉTODO POR ASSUNTO OU IDEOGRÁFICO Dentre os métodos básicos um dos mais utilizados é o da ordenação por assuntos De fato é difícil haver um arquivo que não tenha ao menos uma parte de sua coleção ordenada dessa forma A vantagem desse método está em sua estrutura lógica e de consulta direta no arquivo Em contrapartida a dificuldade dele está na necessidade de haver uma interpretação do conteúdo dos documentos para que sejam agrupados na classe correta PAES 2004 117 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl No processo de escolha dos assuntos alguns cuidados são essenciais Devese depois da análise dos documentos criar as categorias nas quais eles serão ordenados Não é recomendável criar uma classificação que tenha em seus assuntos as espécies documentais ex correspondência contratos atas etc Essa forma de categorizar os documentos é bemvinda e útil como subdivisão mas não como classe principal O mesmo se aplica a procedência do documento Deverão então ser escolhidos os assuntos principais e quando houver necessidade também incluir as subdivisões para separar os documentos em grupos menores PAES 2004 Por fim se ao analisar o volume de documentos for constatado que só serão necessários assuntos sem subdivisões o arquivo deverá ser organizado em ordem alfabética também chamada de ordem dicionária mas caso houver a necessidade de se criar subdivisões o acervo passará a ser ordenado de modo que seja respeitada a alfabetação dos assuntos principais e entre cada assunto as subdivisões serão ordenadas alfabeticamente Nesse caso temos a ordenação enciclopédica PAES 2004 como ilustrado na figura 28 Figura 28 Ordenação enciclopédica Equipamentos Assistência técnica manuais seguro 118 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Jurídico leis processos Material compra estoque orçamentos Plantas e reformas escritórios produção Publicidade e propaganda Campanha A campanha B campanha C pesquisa de opinião pública Fonte elaborada pelo autor É possível verificar no exemplo acima que a sequência principal coluna 1 é alfabetada e dentro dela as subdivisões também o são fazendo com que a ordenação pode se tornar um pouco complicada Por isso esse é um sistema que precisa ser bem avaliado antes de ser escolhido Caso decidase usálo é importante fazer um bom estudo de detecção dos assuntos e das subdivisões Esse método prevê um crescimento orgânico ou seja como o tempo os assuntos e as subdivisões poderão ser excluídos ou criados Por isso também é preciso prever um espaço maior entre as pastas para acomodar um possível crescimento PAES 2004 Uma dica quando estiver criando as categorias evite a criação da pasta miscelânea aquela onde se colocam os 119 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl documentos para os quais não se encontrou uma categoria adequada no sistema organizado a menos que o plano seja que ela funcione como um temporário visando a criação de assuntos que irão acomodar esses documentos depois Na prática a pasta ou caixa miscelânea costumam ser um espaço perdido no arquivo Por não terem um assunto específico os documentos nelas colocados dependem da memória de quem os classificou para serem recuperados ou e na maior parte dos casos ficam perdidos CONSIDERAÇÕES FINAIS Depois de tantos conceitos orientações e normas está claro que a gestão de documentos é um grande desafio Mas os desafios são feitos para serem superados e com os conhecimentos aprendidos nessa unidade isso ficará mais fácil Como vimos ao realizar a gestão de documentos é importante que você siga as seguintes orientações básicas separe um tempo para elaborar diretrizes e regimentos Não veja esse trabalho como formal e não prático será muito difícil manter um arquivo se essa etapa não for bem feita 120 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO ao estabelecer essas definições conte com a participação do maior número possível de pessoas que utilizarão o arquivo depois Quanto maior for o número de funcionários envolvidos no processo melhores serão os resultados E nunca se esqueça dos gestores visite os departamentos e acompanhe o processo de produção de documentos presencialmente Isso garantirá que toda a tipologia documental da organização seja contemplada dê atenção aos aspectos materiais do armazenamento físico ou digital Essa fase envolverá investimento que sempre é um ponto sensível em qualquer empresa O segredo para a classificação dos documentos é esse levantamento Como você pode ver existem muitas categorias e formas de se descrever os documentos Atente às orientações consagradas mas não despreze a criatividade e a inovação no processo cada organização é uma realidade diferente e com certeza será necessário algum tipo de adaptação ao se classificar a coleção de documentos que você precisará organizar 121 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl Quanto aos métodos estude bem as possibilidades os benefícios e as desvantagens do uso de cada um deles Algo positivo sobre a ordenação em nossos dias é que os sistemas de informação ou programas que nos auxiliam nesse trabalho dão a possibilidade de mesmo depois de a coleção ser organizada podermos trabalhar com várias possibilidades de ordenação Então faça o seu melhor e todas essas técnicas oa ajudarão a ser mais produtivo e eficiente na gestão documental RESUMO Nessa unidade aprendemos que a gestão de documentos é um conjunto de iniciativas que são utilizadas para a organização o arquivamento e a circulação da informação os princípios que regem a organização dos documentos são MORAES 2015 BELLOTTO 2008 1 proveniência os arquivos seguem a lógica de quem os produziu 122 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO 2 organicidade os arquivos refletem as estruturas e os processos de quem os estabeleceu 3 unicidade os documentos surgem de um contexto único 4 integridade os documentos não devem ser separados 5 cumulatividade os documentos crescem em número naturalmente a arquivologia tem como um de seus fundamentos a organização dos arquivos utilizando a teoria das três idades Essa teoria separa os documentos em três estágios de valor e frequência de uso 1 corrente aquele em que o documento é mais utilizado 2 intermediário nele o documento ainda possui valor administrativo mas já não é mais tão utilizado assim 3 permanente destinação final onde é decidido se o documento será guardado definitivamente ou será descartado 123 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl os documentos devem ser classificados levando em conta suas características 1 gênero os sinais interpretativos e sua configuração no documento ARQUIVO NACIONAL 2005 2 espécie forma como o conteúdo do documento é configurado CAMARGO BELLOTTO 1996 3 tipo subdivisão da espécie BELLOTTO 2008 4 natureza do assunto diz respeito a confidencialidade ou não dos documentos à forma MORAES 2015 5 forma estágio de preparação do item CAMARGO BELLOTTO 1996 6 formato relação entre o suporte e o modo como ele foi confeccionado CAMARGO BELLOTTO 1996 os métodos de arquivamento são técnicas de ordenação que consideram o conteúdo dos documentos e a futura utilização deles Esses métodos podem ser 124 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO 1 básicos aqueles que utilizam somente uma lógica sequencial Eles ordenam os documentos de forma alfabética geográfica numérica cronológica ou por assunto maneira ideográfica Os métodos básicos são os mais utilizados 2 padronizados são mais complexos pois adotam mais de uma lógica sequencial Temos o variadex o automático o soundex o mnemônico e o rôneo REFERÊNCIAS ARQUIVO NACIONAL BRASIL Dicionário brasileiro de terminologia arquivística Rio de janeiro Arquivo nacional 2005 ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS NBR 6023 Informação e documentação referências elaboração Rio de Janeiro ABNT 2018 BELLOTTO H L Diplomática e tipologia documental em arquivos 2 ed Brasília Briquet de Lemos 2008 125 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl BRASIL Lei nº 8159 de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências Brasília sn 8 de janeiro de 1991 Disponível em httpwwwplanaltogovbrccivil03leisl8159htm Acesso em 23 nov 2021 DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ADRQUIVÍSTICA Rio de janeiro Arquivo nacional 2005 DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA São Paulo Associação dos arquivistas brasileiros 1996 ENCYCLOPEDIA OF ARCHIVAL SCIENCE Lanham Rowman Littlefield 2015 MORAES P E S OLIVEIRA V S Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial Sl Intersaberes 2015 NEIVA E G As Novas competências do profissional de Secretariado 3 ed São Paulo IOB Folhamatic 2014 NONATO JUNIOR R Epistemologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo a fundação das ciências de assessoria Fortaleza Expressão Gráfica 2009 126 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO PAES M L Arquivo teoria e prática 3 ed Rio de janeiro FGV 2004 PEARCEMOSES R A glossary of archival and records terminology Chicago Society of American archivists 2005 POSNER E Archives in the ancient world Chicago Society of American archives 2003 REIS L O arquivo e a arquivística evolução histórica Biblios Lima v 7 n 24 abrjun 2006 SÁ E P Gestão de documentos uma visão empresarial In SOUTO L F Org Gestão da informação e do conhecimento práticas e reflexões Rio de Janeiro Interciência 2014 SANTOS J T REIS L Arquivologia facilitada 2 ed Rio de Janeiro Método 2015 TRINKLEY M Considerações sobre preservação na construção e reforma de bibliotecas planejamento para preservação 2 ed Rio de Janeiro Arquivo Nacional 2001 v 38 127 ARqUIvOlOGIA EMPREsARIAl VALENTIM M L P Gestão documental em ambientes empresariais In Estudos avançados em arquivologia Marta Ligia Pomim Valentim org Marília Oficina universitária 2012 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Hermenérico S M Netto 1ª Edição 2022 EAD Reitor e Diretor Campus Engenheiro Coelho Martin Kuhn Vicereitor para a Educação Básica e Diretor Campus Hortolândia Douglas Jefferson Menslin Vicereitor para a Educação Superior e Diretor Campus São Paulo Afonso Cardoso Ligório Vicereitor administrativo Telson Bombassaro Vargas Próreitor de graduação Afonso Cardoso Ligório Próreitor de pesquisa e desenvolvimento institucional Allan Macedo de Novaes Próreitor de educação à distância Fabiano Leichsenring Silva Próreitor de desenvolvimento espiritual e comunitário Henrique Melo Gonçalves Próreitor de Desenvolvimento Estudantil Carlos Alberto Ferri Próreitor de Gestão Integrada Claudio Knoener Educação Adventista a Distância Conselho editorial e artístico Dr Adolfo Suárez Dr Afonso Cardoso Dr Allan Novaes Me Diogo Cavalcanti Dr Douglas Menslin Pr Eber Liesse Me Edilson Valiante Dr Fabiano Leichsenring Dr Fabio Alfieri Pr Gilberto Damasceno Dra Gildene Silva Pr Henrique Gonçalves Pr José Prudêncio Júnior Pr Luis Strumiello Dr Martin Kuhn Dr Reinaldo Siqueira Dr Rodrigo Follis Esp Telson Vargas Editorchefe Rodrigo Follis Gerente administrativo Bruno Sales Ferreira Editor associado Werter Gouveia Responsável editorial pelo EaD Luiza Simões Editora Universitária Adventista Presidente Divisão SulAmericana Stanley Arco Diretor do Departamento de Educação para a Divisão SulAmericana Antônio Marcos Presidente Mantenedora Unasp IAE Maurício Lima 1ª Edição 2022 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Editora Universitária Adventista Engenheiro Coelho SP Hermenérico Siqueira de Morais Netto Biblioteconomia PUCCampinas Teologia UNASPEC Mestrado em Ciência da Religião PUCSão Paulo Campagnoni Mariana dos Santos Diego Henrique Moreira Formação da identidade profissional do contador livro eletrônico Mariana Campagnoni 1 ed Engenheiro Coelho SP Unaspress 2020 1 Mb PDF ISBN 9788584631728 1 Carreira profissional 2 Contabilidade 3 Contabilidade como profissão 4 Contabilidade como profissão Leis e legislação 5 Formação profissional 6 Negócios I Título 2033026 CDD370113 Dados Internacionais da Catalogação na Publicação CIP Ficha catalográfica elaborada por Hermenérico Siqueira de Morais Netto CRB 7370 Gerenciamento de Informações e Arquivamento 1ª edição 2022 ebook pdf OP 00123170 Coordenação editorial Késia Santos Conteudista Hermenérico S de Morais Netto Preparador Alessandra Guapindaia Projeto gráfico Ana Paula Pirani Capa e Diagramação William Nunes Caixa Postal 88 Reitoria Unasp Engenheiro Coelho SP CEP 13448900 Tel 19 38585171 38585172 wwwunaspresscombr Editora Universitária Adventista Validação editorial científica ad hoc Antonia Gizelle T Holanda Cavalcante Vieira Gestão de Pessoas Faculdade Adventista da Bahia Editora associada Todos os direitos reservados à Unaspress Editora Universitária Adventista Proibida a reprodução por quaisquer meios sem prévia autorização escrita da editora salvo em breves citações com indicação da fonte SUMÁRIO O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES 11 Introdução 12 Organizações e sistemas 14 Dados informação e conhecimento 17 Papel da informação nas organizações 24 A informação e a tomada de decisão 32 Ferramentas de qualidade 38 O profissional de secretariado e a gestão da informação 48 OA secretárioa e a competência informacional 52 Considerações finais57 Referências 61 PARA OTIMIZAR A IMPRESSÃO DESTE ARQUIVO CONFIGURE A IMPRESSORA PARA DUAS PÁGINAS POR FOLHA EMENTA Conceitos e utilização da informação no secretariado Gerenciamento da informação como ferramenta no processo de tomada de decisão Ferramentas de qualidade e sua aplicação no processo decisório Normas e legislações para a organização e gestão de arquivos Classificação e organização de arquivos e documentos Gestão eletrônica de documentos Estudo da temporalidade e preservação de documentos O processo de gestão documental através de sistemas e métodos de arquivamento O uso das competências informacionais na coleta processamento armazenamento e distribuição das informações CONHEÇA O CONTEÚDO Amigo leitor gostaria de convidálo para o conteúdo que está logo a frente que talvez possa parecer bastante técnico e não deixa de ser mas ao mesmo tempo com um po tencial de realmente fazer diferença na vida profissional de qualquer indivíduo Todos nós lidamos de uma forma ou de outra num grau maior ou menor com a in formação Ela percorre a nossa sociedade as nossas casas a nossa vida entra pelos apa relhos de televisão computadores celulares nos chama a atenção toma o nosso tempo e ainda assim não nos cansamos Estamos inundados de tantos dados E é por essa razão que o conteúdo des te ebook é importante para você pois as técnicas e estratégias arquivísticas podem ser utilizadas numa empresa para ordenar documentos e contratos que podem valer fortunas mas também podem ser utilizados para organizar as nossas fotos em nossos notebooks As orientações podem ser aplica das numa multinacional assim como num pequeno escritório E este é o meu convite que o desafio de tentar abordar um tema tão amplo que tem a pretensão de ser útil nesses vários âmbitos possa ser descoberto como algo prático para sua vida Nosso caminho é longo e temos muito o que aprender portanto seja meu companheiro ou companheira de viagem pelo mundo do gerenciamento da informação e arquivística Thank you for your support and cooperation If you would like to report any usernames on this device please visit the Contact Us page in your app or go to httpshelpnetflixcomencontactus Our team will review the information close the account and take further necessary actions including pursuing legal options to protect content owners rights Please note that if you havent shared your Netflix account with your family and friends you dont have to do anything Thank you Team Netflix Compreender a gestão da informação e documentação em ambientes empresariais O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES UNIDADE 1 OBJETIVOS 12 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO INTRODUÇÃO Seja bemvindo a ao nosso estudo sobre o gerenciamento e arquivamento da informação Esse é um conteúdo essencial para o profissional de secretariado pois sua rotina irá colocálo diante da informação em suas várias formas necessidades e demandas Percebemos rapidamente que as organizações são movidas por dados e pela interpretação que é feita deles porque em cada decisão que tomam carecem de ter informações que sustentem suas resoluções e propósito Por natureza as organizações criam processos e sistemas que permitem o alcance de suas metas e unem os colaboradores a objetivos comuns Por isso como elemento dessa estrutura certas atitudes facilitadoras precisam ser conhecidas e aplicadas para o bom exercício profissional Com este conteúdo entenderemos que as organizações se estruturam e se preparam por meio da análise dos dados Dados esses que são produzidos internamente recebidos externamente e que precisam ser organizados O processo da gestão da informação dessa forma passa por aqueles 13 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs que assessoram o gestor como um recurso que precisa ser trabalhado e está sob sua responsabilidade ordenar Para tanto conheceremos algumas ferramentas ajudam a tornar esse processo mais produtivo e eficiente atentando sempre a como é possível gerar mais conhecimento aprimorar as técnicas incentivar a produtividade e contribuir com a organização Portanto ao final desta unidade esperase que você compreenda A relação entre organizações e sistemas Os conceitos de dados informações e conhecimento O papel da informação nas organizações A importância da informação e das ferramentas de qualidade para a tomada de decisão As competências que o profissional de secretariado deve desenvolver para fazer a gestão da informação Bom estudo 14 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO ORGANIZAÇÕES E SISTEMAS Desde o início da civilização homens e mulheres têm se vinculado às organizações buscando o desenvolvimento e o bemestar social produzindo bens e serviços e alavancando o progresso e a tecnologia Por sua vez as organizações por sua vez agregam essas pessoas propondo objetivos comuns o compartilhamento de valores e a convivência nas relações trabalhistas e desenvolvem uma cultura organizacional Não importa se essas organizações são pequenas ou grandes simples ou complexas cada uma delas é um sistema composto de processos métodos planejados e implementados que dependendo de vários fatores buscam alcançar bom termo e êxito em suas intenções DUARTE 2011 Dessa forma os sistemas são muito importantes administrativamente dentro de uma organização pois contribuem para dar a ideia de unidade e determinam critérios que orientam todas as partes para um fim especializando funções interrelacionando os setores concorrendo para uma maior produtividade qualidade nos resultados e um propósito DUARTE 2011 Para que funcionem como um organismo como seu nome prevê as organizações estruturamse por meio de sistemas 15 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs padronizando e reduzindo processos É a partir dessa imagem de organização e sua relação com os sistemas que percebemos como é importante que a empresa tenha conhecimento do que é realizado por cada um de seus setores de sua estrutura hierárquica da cultura organizacional e toda informação que é produzida para que possa funcionar de modo apropriado nesse cenário OLIVEIRA 2021 Ainda sobre a organização mesmo que todas as empresas precisem fazer com que cada elemento funcione em harmonia como um sistema por intermédio de processos bem arquitetados as soluções e estratégias variam de um contexto para outro cada gestor tendo que adaptar esses conceitos ao seu ambiente propósito corpo de funcionários etc Por isso entendese que dificilmente uma empresa irá reproduzir o sistema de outra organização exatamente da mesma forma haverá semelhanças sim mas as diferenças de pessoal de tamanho e até localidade modelarão seu perfil e solução única Ou seja cada organização precisará trilhar seu caminho adaptandose a sistemas que gerem soluções de êxito Sendo assim várias características irão influenciar em como esse sistema organizacional é formado e como ele irá funcionar Quanto às suas relações por exemplo o sistema pode ser 16 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO fechado não realiza trocas com o ambiente externo ou só as faz através de suportes como o marketing ou aberto quando há trocas com o ambiente externo Quanto aos recursos o sistema pode abarcar componentes conceituais compostos por metodologias planos processos etc ou físicos compostos por computadores móveis e estruturas físicas MORAES 2015 Esse sistema complexo produz muitas oportunidades e desafios para todos os profissionais envolvidos e estabelece uma rede das várias atuações que os profissionais precisam desempenhar em seu dia a dia A propósito é possível perceber que toda essa dinâmica acaba gerando dados informações e conhecimento quando esses dados não são seus produtos principais e dessa forma constróise o que chamamos de sistema de informação que coleta dados internos produzidos pelos departamentos e funcionários e externos governamental mercadológico ou ambiental organiza tudo controlandoos para alcançar maior eficácia e eficiência em seu uso OLIVEIRA 2021 São nesses relacionamentos e trocas tanto internos quanto externos que as organizações se desenvolvem e cumprem seus propósitos Ou seja por meio de suas estruturas e processos as organizações requerem e produzem dados e informações que retratam o seu funcionamento planos e atuação orientando tanto o trabalho da empresa quanto o de outros setores ligados a ela 17 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Esse sistema de informação organizacional é vital para o bom funcionamento da empresa e por ele podemos colher a história organizacional que terá um impacto no seu contexto interno e externo hoje e no futuro MORAES 2015 Mas do que é composto esse sistema de informações produzido pelas organizações Veremos isso no próximo tópico DADOS INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO No tópico anterior tivemos uma visão da complexidade de uma organização e de como ela é composta por sistemas além de que em sua dinâmica de funcionamento ela possui um alcance interno e externo pode se constituir por relações abertas ou fechadas e dispõe de recursos conceituais e físicos Quando essa máquina entra em funcionamento percebemos que ela gera muitas informações Dessa forma é preciso gerenciar esse volume de dados para atender aos propósitos empresariais Para entendermos o que está envolvido no sistema de informações precisamos entender primeiro que no chamado mundo da informação muito do que chamamos assim é somente um mundo de dados O que isso quer dizer E por que é importante No âmbito administrativo temos três conceitos que se aproximam e se distanciam possuindo relações 18 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO mas significados diferentes são eles os dados a informação e o conhecimento Vejamos a definição de cada um deles Dado é o fato bruto ANDRADE e CIDRAL 2011 ou uma informação em potencial NICHOLS 1969 Por essa razão ainda que o dado tenha sua importância é preciso que ele seja trabalhado para que tenha valor de uso Um autor diz que dado é a matériaprima da informação ou seja precisa passar por um contexto para se tornar informação e só se torna informação quando ele é trabalhado e passa a ter um significado para aquele com quem entra em contato OLIVEIRA 2021 Vejamos então o seguinte exemplo imaginemos um relatório com os dados numéricos das saídas de cada produto de um estoque ou uma pesquisa com clientes sobre o que eles acham de um determinado produto esses documentos produzidos exemplificam os dados que podem não representar muito para a empresa pois eles são somente dados numéricos quantitativos no caso dos relatórios ou qualitativos no caso das entrevistas nesse estágio pouca utilidade têm Eles representam fragmentos da realidade que ainda não são úteis para tomar uma decisão Como vimos no exemplo os dados podem ser categorizados em quantitativos quando são expressos em números ou em 19 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs quantidades utilizando escalas ou unidades de medição ou podem ser classificados como qualitativos quando são expressos sem uma padronização ou em categorias prédefinidas Depois de categorizados os dados analisados e comparados apresentam um panorama uma visão estruturada da realidade que somente nesse momento depois de organizados passam a ter sentido para os gestores que agora podem ter conhecimento de um fato ou situação organizacional BELUZZO 2015 Então quando falamos da gestão da informação estamos falando da necessidade de diante de um mundo sobrecarregado de dados não só organizálos mas proporcionar a possibilidade de que eles se tornem informação É preciso ler os dados selecionálos organizálos classificálos entender a que processo pertencem a quem interessa e fazer com que a empresa ou aquele a quem auxiliamos possa usálos como informação para um fim adequado OLIVEIRA 2021 Muito bem a partir de agora quando tratarmos de informação estaremos nos referindo a um conjunto de dados que recebem contexto e significado Portanto informação são dados organizados comparados e analisados Podese inferir a partir disso que a boa informação surge de dados 20 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO bem pesquisados analisados e organizados e que estejam relacionados ao interesse de quem a procura MORAES 2015 Dessa forma no exemplo anterior podese comparar vários relatórios das vendas mês a mês ou ainda podese a partir das respostas dos entrevistados identificar padrões características e qualidades que atraem o cliente e só assim aqueles dados agora informação se tornam significativos e úteis para os gestores Inclusive podese aperfeiçoar o caso citado comparar os relatórios mensais e perceber que há uma queda no consumo ou através das entrevistas detectar que certo produto não está mais atendendo à expectativa dos clientes BELUZZO 2015 A informação produzida pode ser classificada em duas categorias a saber objetiva quando independe daquele que a observa ou seja não depende de uma percepção pessoal para ser determinada ou subjetiva quando expressa a opinião ou entendimento particular de alguém MORAES 2015 Há situações em que haverá a necessidade de informações de ambas as classes para se encontrar a solução de um problema Tendo entendido a diferença entre os conceitos de dados e informação podemos acrescentar mais um conceito a nosso vocabulário o de conhecimento que amplia a possibilidade de 21 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs se trabalhar com esses elementos Conhecimento é um estudo a partir da informação que dá subsídios para criar estratégias ou prever tendências Retomando o exemplo anterior vimos que os relatórios numéricos e as entrevistas exemplificam os dados um estudo analítico ou categorizado desses dados como um gráfico do decréscimo de vendas de um produto é um caso de informação e por fim um estudo das características do produto juntamente com uma pesquisa de opinião pública uma análise de mercado um projeto de marketing geram o conhecimento necessário para a criação de hipóteses previsão de situações e proposta de soluções na tomada de decisão organizacional Ou seja diante dos desafios de gestão organizacional é preciso manipular os dados transformandoos em informações e mantendo esse fluxo que faz parte da vida de uma organização MARCHIORI 2002 A todo momento situações problema surgem no cotidiano de uma empresa e decisões precisam ser tomadas a fim de que o todo não seja prejudicado Desde uma contratação a uma estratégia de como enfrentar uma crise da compra de um equipamento até o planejamento de lançamento de um produto ou serviço é necessário que aquele que toma uma decisão tenha acesso a informações que o permitam diminuir os riscos e alcançar resultados esperados 22 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Por isso o profissional de secretariado precisa ter sempre os dados da empresa e as fontes de informação organizados para que essa busca seja rápida eficiente e eficaz Da última frase podemos tomar dois conceitos muito importantes relacionados à informação e que dão suporte à tomada de decisões dos gestores a eficiência e eficácia Essas palavras têm uma semelhança na escrita e alguns as usam como sinônimos mas no campo da gerência costumam ter significados diferentes A eficácia relacionase a ter resultados de qualidade isto é ter o foco no produto ou resultados Se a empresa está promovendo um evento por exemplo todas as informações que possam auxiliar a encontrar o local adequado um bom serviço de buffet ou que haja um número adequado do staff para que o encontro aconteça relacionamse com a eficácia Se as informações auxiliam STAFF segundo o site significados sta ff é um termo inglês que significa pessoal no sentido de equipe ou funcionários Fonte https wwwsignificadoscombrstaff Acesso em 17 jan 2022 23 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs no sentido de produzir algo de qualidade então aquelas são informações eficazes DUARTE 2011 Eficiência por outro lado diz respeito à qualidade dos processos Pensando num evento produzido pela empresa a contratação dos serviços de forma legal e documentada gerenciar as condições para que todos os envolvidos façam sua parte com qualidade relacionase com a eficiência Observe como é preciso que a eficiência ande junto com a eficácia Ao se buscar um equipamento para comprar pode se encontrar o produto ideal mas se o seu valor estiver fora do que foi orçado aquela informação não foi eficaz pois a resposta não me ajudou a alcançar o objetivo esperado ela não responde ao problema levantado Contudo se encontro o produto ideal no valor adequado mas se o prazo ou serviço de entrega for inviável não terá também valor para a empresa pois apesar de saber exatamente o que atenderia o meu objetivo houve um problema no processo e por isso é ineficiente MORAES 2015 No curso da tomada de decisão metas são propostas para se chegar a um objetivo e as informações são fatores indispensáveis para consecução de planos se não forem eficazes apontarem para um resultado de qualidade ou 24 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO eficientes e não apresentarem um processo adequado aquela informação não será útil PAPEL DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES Já vimos no tópico anterior a diferença entre dados informação e conhecimento e como as organizações dependem deles para chegar a resultados de sucesso Dessa forma elas precisam organizar essa informação seu acesso e trânsito para cumprir os propósitos empresariais Ao gerir essas informações será preciso determinar a sua utilização relacionandoas às pessoas tendo sempre em mente os métodos mais adequados as técnicas que asseguram os melhores resultados para a organização Esse objetivo pode ser um grande desafio dado o número sempre crescente de produção de documentos e a necessidade de organizálos OLIVEIRA 2021 A perspectiva é de que com um mundo em constante mudança as estratégias e os métodos utilizados também passem por constante atualização para darem conta dessas transformações Para tanto uma série de perguntas deverão 25 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs ser respondidas com quais documentos iremos lidar Como organizálos Existe alguma norma ou orientação que preciso conhecer Quem deve ter acesso a tal documento Quanto tempo o documento deve ser arquivado O sistema será digital Deverá ser feito backup De quando em quando O arquivo deve ser acomodado em nuvem ou em algum dispositivo na empresa Esses são questionamentos que devem ser respondidos para que as decisões tomadas na gerência da informação sejam claras e de acordo com a perspectiva da organização OLIVEIRA 2021 Além de responder essas questões para que seja possível a implantação de um processo de gestão da informação uma série de análises decisões e atividades precisam ser feitas também como o mapeamento dos processos de trabalho os fluxos de informação análise de documentos associados aos setores organizacionais a adoção de instrumentos BACKUP segundo o site significados backup é um termo inglês que tem o significado de cópia de se gurança É frequentemente utili zado em informática para indicar a existência de cópia de um ou mais arquivos guardados em di ferentes dispositivos de armaze namento Fonte httpswww significadoscombrbackup Acesso em 17 jan 2022 26 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO de gestão de documentos e registros tabela de temporalidade plano de classificação manual de gestão de documentos e a implantação da tecnologia necessária para o registro e busca dos dados SÁ 2014 O objetivo desse grande número de definições se justifica pelo processo que envolve a criação de um arquivo eficiente que almeje atender as necessidades de sua comunidade organizacional Esse não é um trabalho pequeno e provavelmente vai impactar a empresa por muitos anos e por isso precisa ser bem planejado Outro fator importante que precisará ser considerado é o nível de confidencialidade da informação Os documentos possuem informações que são destinadas a funções diferentes alguns poderão ser visualizados por todos os funcionários mas talvez não pelo público em geral e ainda haverá outros documentos que nem mesmo os funcionários poderão acessar De forma geral é possível separar os documentos em uma empresa em cinco níveis de confidencialidade Público são os documentos de divulgação comercial publicidade listas de produtos serviços e preços catálogos horário promoções missão e visão contato etc 27 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Interno tratam de informações da organização cujo conhecimento não é direcionado para o público externo e por isso não é desejável que seja divulgado mas sua divulgação não será prejudicial a empresa Os documentos classificados nesse nível costumam ser entendidos como sendo somente de interesse para aqueles que trabalham na organização ou de orientação geral Restrito lidam com informações reservadas aos setores internos da empresa A disseminação do conteúdo pode não ser prejudicial a organização mas não é desejável que se torne conhecido Esse nível se difere do anterior pois aqui há uma determinação de seu caráter reservado Sigiloso informações fechadas ao público e a alguns setores da empresa seu vazamento demonstra uma falha na segurança Secreto dizem respeito a informações fechadas à empresa e ao ambiente externo De conhecimento restrito a um grupo da organização seu conhecimento público ou mesmo para os funcionários será danoso para a empresa 28 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Analisando os vários níveis de confidencialidade percebemos que ao lidarmos com a gestão da informação devemos pensar em como elas serão protegidas em seus vários níveis contra a divulgação não planejada não expondo os itens restritos sigilosos ou secretos por meio de uma estrutura que limite o acesso ou no caso dos arquivos digitais no uso de firewalls e softwares de gerenciamento documental que protejam os dados Nesse sentido quanto maior a empresa maiores os cuidados que deverão ser tomados com o acesso e a segurança em sistemas tecnológicos MORAES 2015 Em empresas menores é comum que o sistema de informação tenda mais para o físico com processos mais simples em oposição aos sistemas de empresas maiores mais estruturados e processos mais elaborados Geralmente os sistemas de informação começam com registros manuais e um acompanhamento menos rigoroso mas à medida que a organização cresce surge a necessidade de recursos tecnológicos e um processo que relacione vários acessos e atualização constante É preciso que o sistema de gerenciamento da informação seja organizado de tal forma que seu processo de busca promova a agilidade Soluções mais básicas e informais como organizar todos os dados numa planilha eletrônica podem às vezes atender até com eficiência as demandas mas com o crescimento do volume 29 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs de informação dificuldades poderão surgir quando se busca o compartilhamento de dados ou a integridade dos documentos tornando a solução um recurso paliativo MORAES 2015 Ainda nesse sentido é muito importante entender a dinâmica da informação na organização e de que forma ela se distribui na cultura organizacional Esse fluxo irá indicar quem são os produtores da informação quem são os receptores e os pontos de concentração aqueles que a coletam e a distribuem na estrutura da empresa Os pontos de concentração são as peçaschave do planejamento esses indivíduos precisam fazer parte do planejamento do projeto de gestão e suas necessidades precisam ser ouvidas Então quanto à distribuição existem três possibilidades a rede centralizada a descentralizada e a distribuída Num primeiro formato a informação pode ser entendida e experimentada de forma centralizada quando todos os documentos partem de um único ponto e a ele convergem Esse desenho de rede é o mais frágil e se sujeito a um ataque põe em risco todo sistema Nessa configuração temos a figura de um indivíduo a quem todos recorrem e que recorre a todos ele concentra a informação e a distribui segundo seus próprios critérios BELLUZZO e FERES 2013 Confira a figura 1 a seguir 30 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Figura 1 Rede centralizada Fonte elaborada pelo autor Uma segunda possibilidade é a distribuição descentralizada Neste desenho existem certos pontos focais aglutinando a informação e os redistribuindo para outros pontos Esse formato que é o mais utilizado nas organizações modernas exibe uma certa hierarquia e o processo funciona através da ligação de certas peçaschave gestores que concentram a informação de seu grupo direto e mantêm toda organização interconectada entre eles BELLUZZO e FERES 2013 Veja a Figura 2 Figura 2 Rede descentralizada Fonte elaborada pelo autor 31 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs O último é o formato de rede distribuída que é estruturado na ausência de barreiras e obstáculos para o fluxo de informação entre todos os elementos Dessa forma todos podem ter acesso a todos os outros elementos da rede constituindo um fluxo horizontal de funcionamento refletindo a sociedade em rede Veja a Figura 3 Figura 3 Rede distribuída Fonte elaborada pelo autor Na análise de como a rede de distribuição da informação de uma empresa se organiza é interessante entendermos que cada empresa reflete nessa estrutura o pensamento de seus gestores e a necessidade e seu propósito organizacional E ainda que possam existir redes que sejam mais ou menos funcionais que outras a adoção de um único modelo para todas as organizações pode não ser o mais desejável e inteligente mesmo que a nossa sociedade hoje estruturada à semelhança da world wide web tende a impor a lógica de rede distribuída 32 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO como a melhor solução pois quanto mais conectividade existir em uma rede mais aumenta o grau de distribuição de uma rede e consequentemente maior será seu campo de atuação e formação de capital social BELLUZZO e FERES 2013 p 288 Apesar disso é a própria organização que deve fazer os estudos necessários e refletir sobre seus princípios para criar uma estrutura que possa alcançar os resultados esperados Tendo a organização examinado e avaliado as questões expostas anteriormente ainda podem ficar algumas dúvidas para que toda essa análise sobre a informação O que o estudo desse cenário pode contribuir para a organização Exploramos mais profundamente essas respostas logo em seguida A INFORMAÇÃO E A TOMADA DE DECISÃO Já foi mencionado que os dados e informações têm um papel importante nos sistemas informacionais pois seu movimento pela estrutura organizacional ativa toda a máquina Percebemos também que essa informação gerada na empresa possui características que serão definidoras quanto ao seu uso e relacionamento entre as pessoas Dessa forma as organizações como produtoras e receptoras de informações dependem de que essas sejam sistematizadas para que seu uso seja adequado 33 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Toda essa estrutura e ordenação tem alguns objetivos mas um dos principais é a tomada de decisão organizacional Sendo assim a gestão da informação nas organizações passa a ser um tópico de grande importância gerenciado pelo profissional de secretariado quando algumas vezes é necessário que seja instaurado um sistema gestor para a administração informacional que organize as várias relações e demandas da manutenção dos documentos Dessa maneira o gerenciamento da informação se torna indispensável nas organizações quer sejam elas simples complexas pequenas grandes pois sempre terão que tomar decisões correndo o risco de ao desprezar a sua importância ter como consequência dificuldades jurídicas e financeiras O sistema de gerenciamento da informação tem sobre si certas funções e é essencial que ele se aproprie entenda e aplique cada uma delas Dependendo do tamanho da empresa esse sistema fará parte da função administrativa ou ao menos trabalhará bem próximo a ela receberá os documentos os formatará e os transformará em informação útil gerenciará os arquivos estabelecendo protocolos de uso padrão de classificação e registro e agregará conhecimento da tecnologia da informação para dar suporte ao sistema MORAES 2015 34 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Essas várias atividades englobarão os setores de gestão de pessoas financeiro comercial de tecnologia etc cada um deles com suas particularidades proporcionando o relacionamento entre eles demandando e gerando muitos documentos Tome como exemplo os recursos humanos eles tratam no seu setor de currículos atestados médicos contratos de trabalho folhas de ponto recibos de pagamento cartas de demissão guias de recolhimento além de regulações do governo sobre sua prática Em suma nos arquivos há documentos que a empresa não só consulta na tomada de decisão como contêm documentos comprobatórios fiscais históricos quer dizer toda uma gama de documentos que são produzidos internamente como aqueles recebidos nas relações externas de entrada e saída da empresa Esse ambiente externo se desdobra em muitos outros grupos o mercado por exemplo engloba os clientes fornecedores entorno da empresa concorrência etc E com cada um desses elementos do mercado informações próprias são produzidas e recebidas Nas relações com o Estado podemos ter documentos trabalhistas contábeis tributárias de regulação sanitária entre outros Com a sociedade são partilhados valores influências visibilidade etc e no âmbito do meio ambiente a organização pode impactar o seu entorno positiva ou negativamente pois utilizam recursos 35 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs físicos e podem dependendo de sua produção poluir a natureza ou ainda depender de recursos ambientais para seu funcionamento MORAES 2015 Desse modo se constrói o que chamamos de sistema de informação que coleta dados internos e externos os organiza e os direciona para a tomada de decisão além de controlálos para alcançar maior eficácia e eficiência em seu uso OLIVEIRA 2021 Consequentemente essas informações que transcendem a geografia interna da instituição geradas nas relações com o mercado Estado sociedade e até mesmo o meio ambiente se unem às criadas internamente e criam um contexto que terá efeito na atuação do profissional de secretariado enquanto gerenciador da informação MORAES 2015 Por isso as organizações de grande porte costumam criar setores para gerir a informação desenvolvendo estratégias para armazenála e distribuíla Por intermédio desse setor algumas decisões serão tomadas para envolver as áreas organizacionais e fazer com que o fluxo de informação percorra os ambientes necessários e esteja disponível para consultas posteriores MORAES 2015 É nesse sentido que o profissional de secretariado se envolve no processo de produção e gestão da informação 36 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO pois em essência ele lida com a comunicação entre vários departamentos vários indivíduos dentro e fora da organização O secretário ou secretária amplia suas atribuições para além de funções de suporte se integrando à área estratégica fomentando as relações entre os departamentos apoiando o gestor e assim contribuindo com a instituição como um todo MORAES 2015 Como podemos perceber a informação é um elemento de valor elevado nas organizações e por isso é preciso que se tenha na gestão dos documentos um referencial para a prática cotidiana empresarial Curiosamente a ciência de gerenciamento documental que surgiu nos meios empresariais deve a várias outras ciências seus princípios e orientações Ela recebe influência da arquivologia da ciência da informação da tecnologia da informação e até da biblioteconomia para estabelecer os seus fundamentos Todas essas disciplinas cedem conhecimento e técnicas que aprimoram o modo como os documentos são geridos nas empresas e estabelecem parâmetros que guiam a guarda e o uso da informação SÁ 2014 Com a aplicação da tecnologia adquirida nessas outras áreas os ganhos empresariais surgem na redução do tempo 37 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs na recuperação das informações para atendimento das partes interessadas clientes acionistas colaboradores a agilidade nos processos de fiscalização perícias auditorias demandas jurídicas atendimento a legislação e compliance preservação da memória organizacional suporte a transparência das atividades e controle do fluxo de documentos SÁ 2014 Com um sistema de gerenciamento de informações bem pensado e implementado o diferencial na tomada de decisões será perceptível e as resoluções acertadas poderão representar uma maior lucratividade além de mais clientes desenvolvimento de talentos e muitos outros benefícios Desse modo por conta das decisões que são tomadas a todo tempo nas empresas a ausência de um sistema de apoio à informação pode acarretar graves consequências não importa o tamanho COMPLIANCE segundo o site Jusbrasil com pliance significa agir de acordo com uma regra uma instrução interna um comando ou um pedido ou seja estar em com pliance é estar em conformi dade com leis e regulamentos externos e internos Fonte ht tpsmichaellirajusbrasilcom brartigos112396364oque ecomplianceecomoopro fissionaldaareadeveatuar Acesso em 17 jan 2022 38 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO da organização É preciso lembrar que a tomada de decisão é uma ação constante e a decisão correta é aquela que estabelece parâmetros e caminhos para o crescimento institucional e o destaque no mundo corporativo MORAES 2015 Dentro das organizações o poder de decisão está atrelado à posição de gestão e são as decisões estratégicas dos gestores que têm o maior impacto na instituição por esse motivo eles serão o grupo que mais dependerá de um sistema de gestão eficiente MORAES 2015 À luz dessa lógica o assessor ou a secretária se localiza num espaço privilegiado e por uma série de funções atreladas à sua atuação pode ter uma visão estratégica prestigiada utilizando recursos como ferramentas de qualidade que estabelecem métodos para explorar os dados como veremos em seguida FERRAMENTAS DE QUALIDADE Temos acompanhado uma construção conceitual das relações entre organizações sistemas dados e informação que estabelecem o contexto da prática do secretariado Esse ambiente oferece desafios como já observamos mas é preciso reagir aos obstáculos transformandoos em plataformas de superação E pensando nisso é possível aprimorar processos e 39 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs aumentar a produtividade quando são aplicadas ferramentas de qualidade para coletar e trabalhar com os dados e contribuir com a eficácia organizacional As ferramentas de qualidade são técnicas utilizadas para avaliar controlar processos e propor soluções para problemas de desempenho Elas começaram a ser estruturadas a partir dos anos 1950 e podem ser aplicadas a muitos propósitos MALIK e SCHIESARI 1998 MARSHALL JUNIOR 2010 como identificar as causas ou efeitos de ações e situações acompanhar o curso de processos e suas consequências ou mapear operações processos e seu encadeamento CARVALHO e PALADINI 2012 Como as ferramentas se prestam a situações diferentes com objetivos particulares serão apresentadas algumas opções que a princípio parecem se adequar mais à rotina do profissional de secretariado mas havendo a necessidade ou o desejo de conhecer outros modelos existe uma farta literatura que poderá ser consultada Em seguida veremos algumas delas o diagrama de causaefeito o fluxograma a lista de verificação o brainstorming a matriz GUT e o 5W2H DIAGRAMA DE CAUSAEFEITO Essa ferramenta também é chamada de diagrama espinha de peixe ou de diagrama de Ishikawa seu autor 40 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO e propõe a análise das causas e efeitos de um processo observando cada uma de suas categorias detalhadamente o que proporciona a vantagem de perceber falhas em pontos específicos da estrutura Primeiro se apresenta o problema que será analisado depois o processo envolvido detalhando pelo qual está acontecendo como está acontecendo e quem está envolvido são abordadas as causas separadas por categorias e após isso é analisado o diagrama e são coletados os dados de frequência das causas e o efeito esperado MARSHALL JUNIOR 2010 p 89 RODRIGUES 2014 É mais fácil entender a proposta observando o desenho do diagrama na figura 4 Figura 4 Diagrama espinha de peixe Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Categoria Categoria Categoria Categoria Categoria Categoria Efeito Fonte elaborada pelo autor 41 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Existem propostas sugestivas de categorias para o diagrama como a dos 6Ms que recomenda analisar o problema observando o método utilizado as máquinas envolvidas as medidas decisões tomadas anteriormente o meio ambiente a mãodeobra e o material envolvido no problema e suas causas FLUXOGRAMA O fluxograma é a descrição gráfica de um processo através do uso de formas geométricas e da representação do encadeamento das decisões lógicas em outras palavras é a elaboração de um desenho de cada uma das etapas de um processo com o intuito de se analisar a produtividade a sua praticidade perceber erros e assim aprimorar o sistema Os símbolos utilizados são padronizados o que ajuda na repetição da técnica e a avaliação Para utilizálo deve ser feito um estudo considerando possíveis duplicidades de ações ou percursos O olho deve estar centralizado na altura da página 42 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO desnecessários Veja na figura 5 um exemplo de fluxograma que descreve uma rotina de atendimento de ligação telefônica Figura 5 Fluxograma de atendimento telefônico Não Sim Sim Não Início Consulta a gestora Sabe a resposta Notifcação do cliente Demanda para a equipe Questionamento do cliente Requisição de reposta da equipe Fonte elaborada pelo autor LISTA DE VERIFICAÇÃO Essa ferramenta também é conhecida como folha de verificação e é utilizada quando se quer fazer um levantamento estatístico da ocorrência de eventos dificuldades e falhas num período determinado Nos vários processos administrativos por vezes se ouve da ocorrência de um problema ou de uma necessidade existente mas faltam parâmetros para avaliar sua real importância 43 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs A lista de verificação ajuda a detectar comparando com outras questões a regularidade com que aquele assunto é mencionado MARSHALL JUNIOR 2010 Um ponto a se lembrar quando utilizamos essa técnica é que o único critério recuperado é o de sua repetição mas numa análise poderão ser aplicadas outras estratégias para se estudar melhor o problema como custos prioridades etc Veja abaixo na figura 6 um exemplo de lista de verificação utilizada para analisar a prestação de serviços terceirizados numa empresa Figura 6 Lista de verificação SERVIÇO TERCEIRIZADO NÚMERO DE RECLAMAÇÕES ABRIL E MAIO 2020 TOTAL Limpeza Ausência da equipe 10 Ambientes sujos 3 Portaria Atendimento 7 Controle de acesso 20 Jardinagem Frequência da visita 0 Corte de grama e árvores 2 limpeza e conservação 4 Fonte elaborada pelo autor 44 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Ao utilizar essa ferramenta será preciso antes de começar a coleta de dados certificarse de que o período esteja bem definido quais situações serão observadas qual será a metodologia e depois disso analisar os dados identificando as limitações e relevância do processo RODRIGUES 2014 BRAINSTORMING O brainstorming ou tempestade de ideias é uma técnica já largamente utilizada em equipes com a intenção de gerar soluções propor ideias e expor problemas através da livre expressão sem censura da forma rápida É uma proposta que deixa o grupo bem à vontade para que a criatividade a ausência de papéis hierárquicos e a velocidade gerem propostas e possibilidades O processo se desenvolve em três etapas Primeiramente é apresentada a proposta de trabalho depois há o momento da geração de ideias e sua documentação e termina com a análise e escolha das melhores soluções Atente para dois detalhes que farão a diferença durante o processo não pode haver crítica das ideias apresentadas para que os participantes se sintam livres para serem criativos e é bom que as ideias sejam registradas onde todos possam ver durante a discussão privilegie a participação do grupo tanto na geração quanto na análise das ideias RODRIGUES 2014 MARSHALL JUNIOR 2010 45 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs MATRIZ GUT É uma técnica de avaliação de problemas que estabelece três critérios de análise gravidade urgência e tendência Sua utilização é indicada quando os recursos para a solução são limitados e é preciso estabelecer uma ordem de prioridade Criase uma tabela onde é apontado o problema e se dá uma nota de 1 a 5 menos a mais impacto para três parâmetros extensão e intensidade do problema na instituição gravidade o tempo disponível para resolvêlo urgência e o tamanho das consequências que poderá ter no futuro tendência GALIAZI e SANTOS 2015 MARSHALL JUNIOR 2010 A pontuação pode ser indicada de acordo com a tabela abaixo veja a figura 7 Figura 7 quantificação para matriz GUT NOTA GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA 1 Não é grave Pode esperar Não irar prejudicar 2 Pouco grave Pouco urgente Irá prejudicar a longo prazo 3 grave Urgente Irá prejudicar 4 muito grave O mais rápido possível Irá prejudicar em pouco tempo 5 Extremamente grave Ação imediata Irá prejudicar rapidamente Fonte Baptista et al 2018 p 63 Para utilizar esta técnica crie uma tabela com os problemas a serem examinados com uma coluna para cada 46 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO uma das 3 categorias e ao final uma coluna com o total Depois dos dados numéricos terem sido inseridos em cada uma das colunas correspondentes se faz um cálculo multiplicando os valores e obtémse o peso do problema Um exemplo da matriz GUT avaliando os problemas num site de vendas pela internet ficaria assim veja a figura 8 Figura 8 matriz GUT PROBLEMAS G U T G x U x T Rapidez na resposta 4 3 3 36 Preços elevados 5 4 5 100 Entrega no prazo 5 5 5 125 Design da plataforma antigo 3 1 3 9 Fonte elaborada pelo autor Avaliando a percepção quanto aos problemas se investiria prioritariamente no problema de entrega e por último no design da plataforma 5W2S É uma ferramenta aplicada nas situações em que é preciso tomar uma decisão sobre um plano ação ou problema Seu nome remete às perguntas que são feitas na língua inglesa conforme mostra a figura 8 47 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Figura 8 descrição das perguntas 5W2H What O que deve ser feito Why Por que deve ser feito Who Quem é o responsável Where Onde deve ser executado When Quando deve ser implementado How Como deve ser conduzido How much Quanto vai custar sua implementação Fonte adaptado de Nagakawa 2018 p 1 Para a avaliação do problema deve ser criada uma tabela de acordo com o modelo abaixo que deve ser preenchida veja a figura 9 Figura 9 modelo de formulário para ferramenta 5 5W 2H O que Por que Quem Onde Quando Como Quanto Ação problema justificativa Responsável Local Prazo ou cronograma Etapas Custos Fonte adaptado de Nagakawa 2018 p 2 Ao final do estudo e do preenchimento da tabela é feita uma análise e é idealizado um plano de ação para resolver o problema Essa ferramenta por sua simplicidade pode ser usada por grupos ou indivíduos para dificuldades pessoais ou corporativas e 48 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO ainda juntamente com outras ferramentas para adicionar outras dimensões de análise MARSHALL JUNIOR 2010 Várias outras ferramentas poderiam ser apontadas como o diagrama de Pareto ou o histograma algumas que utilizam processos mais estatísticos ou matemáticos ao invés daquelas que exploram os dados num viés mais qualitativo mas o mais importante é ter em mente o que você espera analisar qual a ferramenta mais adequada e qual produzirá os melhores resultados O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A GESTÃO DA INFORMAÇÃO Tendo em mente as ferramentas apresentadas no tópico anterior é possível entender que o profissional do secretariado pode ter uma vantagem devido a sua colocação no centro nervoso das informações nas organizações mas essa oportunidade de atuar próximo à gestão estratégica surgiu como uma conquista profissional recente como veremos a seguir O profissional de secretariado surgiu no contexto da revolução industrial e depois da segunda guerra mundial com a entrada da mulher no mercado de trabalho se materializou numa perspectiva que ainda é praticada e percebida hoje Esse 49 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs ou essa profissional ficou conhecido classicamente por trabalhar enviando recebendo correspondências gerenciando o material do seu setor atendendo ligações telefônicas administrando o arquivo físico e executando tarefas operacionais Contudo essa atuação é revista no século XXI e podemos encontrar hoje profissionais na área coordenando o trânsito de documentos nos departamentos supervisionando cotações com fornecedores atendendo clientes gerenciando arquivos eletrônicos e tarefas operacionais MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Portanto esse profissional tem galgado cargos estratégicos nas empresas assessorando executivos supervisionando setores e pessoas administrando o fluxo da informação e utilizando as tecnologias atuais em um ambiente de constantes mudanças culturais econômicas políticas sociais e profissionais MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Essa transformação no perfil do profissional demandou o aprendizado de novas competências a incorporação de saberes inovadores a necessidade de ter uma visão abrangente da organização a percepção das relações hierárquicas entre os vários setores da instituição habilidades para lidar com novos modelos de gestão além de uma aptidão para o uso e aproveitamento da tecnologia nos processos MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 50 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO A informação portanto passa a ter um destaque especial para o secretário ou secretária Afinal de contas vivemos em um cenário onde a quantidade de informação se multiplica num período sempre menor as tecnologias o mundo globalizado e a rede mundial de informação são causas dessa realidade mas também o meio pelo qual é possível administrar essa explosão informacional MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Desse modo a gestão da informação passa a ser uma de suas principais atribuições e ainda que tradicionalmente o profissional que era lembrado por gerenciar a informação vinha de outras áreas como a arquivologia Surge uma lacuna nas empresas para um profissional que seja capaz de definir as necessidades informacionais nesse contexto assim como receber e disseminar a informação empresarial com qualidade de forma estratégica priorizando a qualidade exatidão utilidade e aplicabilidade MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Por tudo isso esse profissional trabalha hoje ao lado daqueles que têm poder de decisão nas organizações pois percebese sua importância e capacidade de aperfeiçoar os resultados quer sejam eles das equipes no desenvolvimento de projetos ou nas relações com o mercado Em razão disso ele tem sido inserido no processo administrativo aproximando 51 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs gestores de clientes e esses dos fornecedores e funcionários MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Nessa descrição da atuação do profissional de secretariado podese ter a impressão de que o gerenciamento da informação é algo novo para ele no entanto a elaboração de documentos e relatórios o gerenciamento de arquivos físicos são práticas já consagradas desse profissional logo esse espaço só se ampliou com as inovações tecnológicas e o incremento da informação como valor organizacional O profissional de secretariado tem tido assim a oportunidade de atuar junto a alta gestão como um detentor de informações privilegiadas influenciando na tomada de decisão e apresentando soluções para os problemas empresariais Ainda que o alcance e a extensão dessa atuação dependam das atribuições propostas e esperadas desse profissional pelos gestores mesmo assim ele se coloca em situação estratégica por conta de seu acesso à informação e relações tanto dentro quanto fora da organização e dessa maneira é capaz de oferecer informações úteis confiáveis e válidas Assim quando a informação atende aos requisitos procurados ela entra no processo de tomada de decisão garantindo uma identificação apropriada do cenário de busca 52 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO O profissional de secretariado pode então apresentar soluções analisar propostas escolher alternativas e propor execuções mais adequadas MORAES 2015 Diante dessa condição e do cenário competitivo alguns autores percebem que nem sempre os profissionais de secretariado estão cientes ou habilitados a lidar com a informação isso pode darse tanto pelo seu desconhecimento quanto pelo não uso estratégico dessa ferramenta E como essa é uma competência que depende e percorre as relações humanas é fundamental que esse profissional nas organizações tenha domínio desse conhecimento BELLUZZO e FERES 2013 OA SECRETÁRIOA E A COMPETÊNCIA INFORMACIONAL Levando em consideração os desafios que se apresentam para a atuação do profissional de secretariado em nossos dias é imprescindível a aquisição e desenvolvimento constantes de novas competências principalmente quando se trata diretamente da informação A competência informacional é um conceito surgido nos Estados Unidos na década de 1970 com a terminologia information literacy e é entendido como o processo contínuo e articulado de formação e desenvolvimento 53 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs de conhecimentos habilidades e atitudes de gestores a partir da interação com outras pessoas no ambiente de trabalho tendo em vista o aprimoramento de sua capacitação CRUZ 2018 Na década de 1980 por causa influência crescente da presença dos computadores no dia a dia das pessoas essa ideia obteve mais espaço e desde então as habilidades de solucionar problemas auxiliar na tomada de decisão através do uso da informação fazem parte do perfil profissional de gestores e das organizações e consequentemente dos seus assessores BELLUZZO e FERES 2013 Dentre as aptidões relacionadas com essa competência estão identificar avaliar e justificar recursos organizar e conduzir projetos individualmente e em grupo cooperar em sinergia nas situações de coletividade compartilhando lideranças gerenciar a resolução de conflitos ser capaz de cumprir regras tanto de forma crítica quanto ser capaz de criálas e construir atitudes negociáveis diante das diferenças culturais BELLUZZO e FERES 2013 A justificativa para adoção do conceito competência informacional e aplicação no âmbito empresarial está na busca por uma qualificação ou formação que promova a criatividade a autonomia na busca do conhecimento além do 54 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO desenvolvimento de habilidades de pensar avaliar analisar sintetizar e resolver problemas BELLUZZO e FERES 2013 As dimensões da competência informacional então estendem seu alcance até a capacidade de conhecer e saber utilizar as ferramentas tecnológicas de forma conceitual e prática incluindo o software e hardware para a vida profissional e individual habilidades de compreensão do formato métodos e acesso aos recursos informacionais em rede conhecer os modos de produção da informação nos grupos instituições e redes habilidades no uso das ferramentas tecnológicas de informação e as estratégias de busca capacidade de formatar e publicar documentos eletronicamente em formato impresso e multimídia aptidão contínua de adaptação às inovações tecnológicas emergentes a fim de tomar decisões utilizando os recursos mais atuais e capacidade de avaliar de forma crítica os pontos positivos e negativos benefícios e prejuízos do uso da tecnologia da informação no contexto empresarial BELLUZZO e FERES 2013 Ao apresentarmos os vários saberes da competência informacional entendemos a grande extensão que é proposta assim como o desafio de encontrar algumas soluções para se adquirir tamanho currículo No entanto algumas saídas poderão ser encontradas de forma natural através de um 55 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs processo de autodidatismo essas deverão ser buscadas primeiro enquanto as mais complexas poderão requerer um aperfeiçoamento o estabelecimento de etapas e o conhecimento de uma metodologia para ajudar o profissional ter a certeza de que todos os estágios foram alcançados tornando o gerenciamento e uso da informação mais confiável e eficiente Esse processo de aquisição dessa competência pode ser então implementado quer individualmente quer nas empresas adotando roteiros já experimentados que dão um norte para quem intenciona saber mais sobre o assunto Existem muitos modelos que se propõem dar uma sequência às etapas do lidar com a informação com qualidade podemos citar a sistemática de Irving surgida no Reino Unido em 1985 o de Kuhltau e o StriplingPitts ambos nos Estados Unidos em 1988 ou o modelo circular de Loerscter também nos Estados Unidos em 2003 Cada um desses modelos organiza a trajetória da informação para melhores resultados CRUZ 2018 Considerando o contexto atual das organizações a necessidade de dinamismo o desafio da competitividade e o cenário de inovação contínua percebese a necessidade real de colaboração e crescimento no desenvolvimento da competência informacional em ambientes cada vez mais interconectados Dessa forma surgem novas propostas às organizações de se adequarem a esse panorama 56 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Dentre as várias estratégias e possibilidades algumas ideias surgem na tentativa de mudar modelos de gestão mais tradicionais por modelos orgânicos e mais adequados aos nossos dias Nesses é preciso que haja uma comunicação horizontal maior nas redes organizacionais uma descentralização na tomada de decisões um aumento na adaptação mútua entre profissionais das mais variadas funções BELLUZZO e FERES 2013 O resultado esperado dessas iniciativas é a criação ou solidificação das relações sociais informacionais empresariais gerando uma comunidade de conhecimento que troquem informações pessoalmente por email telefone intranet etc compartilhando o conhecimento e contribuindo na resolução de problemas do grupo BELLUZZO e FERES 2013 Nesse cenário o profissional de secretariado é um fator aglutinante e produtor de novas relações podendo contribuir significativamente na constituição da rede organizacional e nas estratégias de resolução de problemas Caso por um lado isso seja desejável talvez o maior obstáculo seja justamente convencer os profissionais de que o compartilhamento de informações pode ser uma ação positiva e lucrativa para ambas as partes Ainda que as informações possam ser usadas como diferenciais estratégicos diferente dos recursos físicos elas aumentam de valor com o uso 57 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs partilhamento e disseminação Por isso respeitando os princípios de confidencialidade é preciso que haja mudança na mente e colaboração dos profissionais e organizações e o profissional de secretariado pode ser a peça central nesse grande desafio em nossos dias BELLUZZO e FERES 2013 CONSIDERAÇÕES FINAIS Bom como você pôde perceber estamos concluindo a primeira etapa de nosso estudo Este conteúdo teve o objetivo de apresentar de forma geral de apresentar os conceitos de informação e organizações as relações e as características dos dois conceitos que nos ajudarão no entendimento de como fazer a gestão da informação A propósito é fundamental que o profissional do secretariado saiba que as organizações são definidas por sistemas e que é no processo de desenvolvimento dos dados em informação e depois em conhecimento e do fluxo dessa informação por toda a estrutura corporativa que é fornecido o suporte para o crescimento e as tomadas de decisões Além disso ressaltamos o fato de que as organizações podem ser caracterizadas de várias formas como abertas 58 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO fechadas centralizadas descentralizadas distribuídas etc Essas caracterizações têm o propósito de estabelecer os métodos que serão utilizados para se adequar à sua realidade Inclusive há de se reforçar que o conhecimento das ferramentas de qualidade e o conhecimento da aplicação de cada uma delas para recolher dados e fornecer aos gestores o subsídio para a análise dos problemas e a segurança para as ações organizacionais é muito importante As ferramentas são um ótimo recurso nas mãos do profissional de secretariado por oferecer métodos que devolvem aos gestores dados estatísticos e informações consistentes para apoiar decisões ou um planejamento Use as técnicas apresentadas de tal forma que suas contribuições sejam reconhecidas por sua fundamentação Acima de tudo busque as competências informacionais e uma colocação em sua empresa em sintonia com o perfil do profissional do século 21 usando a tecnologia para aumentar a produtividade e interação corporativa cultive o espírito do eterno estudante para que sua prática esteja sempre atualizada Bons estudos 59 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs RESUMO Nesta unidade aprendemos que as organizações e empresas se organizam através de sistemas para alcançar suas metas a informação produzida pode ser classificada em duas categorias sendo elas objetiva quando independe daquele que a observa ou seja não depende de uma percepção pessoal para ser determinada ou subjetiva quando expressa a opinião ou entendimento particular de alguém os meios comunicacionais podem ser instrumentos para resolução de problemas Toda essa estrutura e ordenação tem alguns objetivos mas um dos principais é a tomada de decisão organizacional Sendo assim a gestão da informação nas organizações passa a ser um tópico de grande importância gerenciado pelo profissional de secretariado onde algumas vezes é necessário que seja instaurado um sistema gestor para a administração informacional que organize as várias relações e demandas da manutenção dos documentos 60 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO é importante saber administrar e utilizar os dados a fim de melhor organização da empresa as ferramentas de qualidade são técnicas utilizadas para avaliar controlar processos e propor soluções para problemas de desempenho Elas começaram a ser estruturadas a partir dos anos 1950 e podem ser aplicadas a muitos propósitos os dados analisados e contextualizados se tornam informações e as informações estudadas podem gerar conhecimento a informação é muito importante na tomada de decisão das organizações existem várias ferramentas de qualidade que auxiliam a avaliação de processos e resolução de problemas o profissional de secretariado possui atuação direta e extremamente importante na gestão na informação e dessa forma precisa desenvolver e aprimorar a competência informacional diante dos desafios atuais impostos por sua profissão 61 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs REFERÊNCIAS ANDRADE G K CIDRAL A Fundamentos de sistemas de informação Porto Alegre RS Bookman 2011 BAPTISTA A R F P BAPTISTA A R F P GONÇALVES H H B A Q ANDRADE A S Matrizes GUT e 5W2H suas aplicações em um contexto socioambiental In Revista Tecnologia Cultura Rio de Janeiro n 31 ano 21 janjun 2018 p 45 54 BELLUZZO R C B FERES G G orgs Competência em informação de reflexões as lições aprendidas São Paulo FEBAB 2013 CARVALHO M M PALADINI E P coords Gestão da qualidade teoria e casos Rio de janeiro Elsevier 2012 CRUZ L C A importância das competências em informação para o profissional de secretariado um estudo aplicado no Centro de Ciências médicas da Universidade Federal da Paraíba campus I in GA João Pessoa v7 n2 p63 70 juldez 2018 62 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO DUARTE G Dicionário de administração e negócios sl KBR 2011 GALIAZI D R SANTOS E A A eficiência das ferramentas de qualidade no suporte ao gerenciamento de projetos In SINGPED Simpósio de gestão de projetos inovação e sustentabilidadeInternational symposium on Project management innovation and sustentability IV 2015 São Paulo Anais Disponível em httpssingeporgbr4singep resultado104pdf Acesso em 17 jan 2022 MALIK A M SCHIESARI L M C Qualidade da gestão local de serviços e ações de saúde São Paulo IDSNAMHFSP USPBanco Itaú 1998 MARCHIORI P Z A ciência da gestão de informação compatibilidades no espaço profissional Ciência da Informação Brasília v 31 n 2 p 7279 maioago 2002 Disponível em httpwwwscielobrpdfciv31n212910 pdf Acesso em 17 jan 2022 MARSHALL JUNIOR I Gestão da qualidade 10 Ed Rio de Janeiro FGV 2010 63 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs MONTEZANO S N SOUZA R B BAETA O V A importância da gestão da informação para a atuação profissional do secretário executivo uma revisão de literatura nacional integrativa In Revista de Gestão e Secretariado GeSec São Paulo v 6 n 2 p 111 133 maioagosto 2015 Disponível em httpswwwrevistagesecorgbrsecretariado articleview356 Acesso em 17 jan 2022 MORAES P E S OLIVEIRA V S Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial Sl Intersaberes 2015 NAGAKAWA Marcelo 5W2H plano de ação para empreendedores SEBRAEEditora globo sd Disponível em httpswwwsebraecombrSebraePortal20Sebrae Anexos5W2Hpdf Acesso em 17 jan 2022 NICHOLS G On the nature of management information In Management accounting New York National Association of Accountants v L n 8 april 1969 OLIVEIRA V S Assessoria executiva Contentus 2021 RODRIGUES M V Ações para a qualidade 5 ed Rio de Janeiro Elsevier 2014 64 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO SÁ E P Gestão de documentos uma visão empresarial In SOUTO L F org Gestão da informação e do conhecimento práticas e reflexões Rio de Janeiro Interciência 2014 DESAFIO GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÃO Instruções Este desafio tem por objetivo aplicar o que você estudou sobre o Gerenciamento de Informações e Arquivamento em uma situação hipotética mas muito prática Assim você poderá verificar se realmente entendeu os conceitos abordados e sabe como usar os métodos de arquivamento e classificação de documentos Considere a seguinte situação Os diretores das várias filiais de uma empresa no Brasil reuniramse em uma sala de reuniões Ao final do encontro você recebeu três documentos para serem classificados e guardados no arquivo Como vimos ao classificar os documentos você deve utilizar algumas dimensões como espécie tipo forma formato e gênero Agora para cumprir o desafio siga este passo a passo 1 Leia a primeira questão do template e descreva os documentos 2 Leia a segunda questão e ordene os documentos de acordo com o método solicitado 3 Responda ao desafio no template Caso utilize citações e fontes para responder à atividade não se esqueça de inserir as referências no formato ABNT ao final do template Lembrese de que só podemos aceitar referências de fontes oficiais e confiáveis Não utilize blogs ou sites de instituições privadas eou pessoas físicas por terem direitos de uso restrito 10 pontos resposta às questões 1 e 2 totalmente correta