Gerenciamento de Informações e Arquivamento - Guia Completo para EAD

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Hermenérico S M Netto 1ª Edição 2022 EAD Reitor e Diretor Campus Engenheiro Coelho Martin Kuhn Vicereitor para a Educação Básica e Diretor Campus Hortolândia Douglas Jefferson Menslin Vicereitor para a Educação Superior e Diretor Campus São Paulo Afonso Cardoso Ligório Vicereitor administrativo Telson Bombassaro Vargas Próreitor de graduação Afonso Cardoso Ligório Próreitor de pesquisa e desenvolvimento institucional Allan Macedo de Novaes Próreitor de educação à distância Fabiano Leichsenring Silva Próreitor de desenvolvimento espiritual e comunitário Henrique Melo Gonçalves Próreitor de Desenvolvimento Estudantil Carlos Alberto Ferri Próreitor de Gestão Integrada Claudio Knoener Educação Adventista a Distância Conselho editorial e artístico Dr Adolfo Suárez Dr Afonso Cardoso Dr Allan Novaes Me Diogo Cavalcanti Dr Douglas Menslin Pr Eber Liesse Me Edilson Valiante Dr Fabiano Leichsenring Dr Fabio Alfieri Pr Gilberto Damasceno Dra Gildene Silva Pr Henrique Gonçalves Pr José Prudêncio Júnior Pr Luis Strumiello Dr Martin Kuhn Dr Reinaldo Siqueira Dr Rodrigo Follis Esp Telson Vargas Editorchefe Rodrigo Follis Gerente administrativo Bruno Sales Ferreira Editor associado Werter Gouveia Responsável editorial pelo EaD Luiza Simões Editora Universitária Adventista Presidente Divisão SulAmericana Stanley Arco Diretor do Departamento de Educação para a Divisão SulAmericana Antônio Marcos Presidente Mantenedora Unasp IAE Maurício Lima 1ª Edição 2022 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Editora Universitária Adventista Engenheiro Coelho SP Hermenérico Siqueira de Morais Netto Biblioteconomia PUCCampinas Teologia UNASPEC Mestrado em Ciência da Religião PUCSão Paulo Campagnoni Mariana dos Santos Diego Henrique Moreira Formação da identidade profissional do contador livro eletrônico Mariana Campagnoni 1 ed Engenheiro Coelho SP Unaspress 2020 1 Mb PDF ISBN 9788584631728 1 Carreira profissional 2 Contabilidade 3 Contabilidade como profissão 4 Contabilidade como profissão Leis e legislação 5 Formação profissional 6 Negócios I Título 2033026 CDD370113 Dados Internacionais da Catalogação na Publicação CIP Ficha catalográfica elaborada por Hermenérico Siqueira de Morais Netto CRB 7370 Gerenciamento de Informações e Arquivamento 1ª edição 2022 ebook pdf OP 00123170 Coordenação editorial Késia Santos Conteudista Hermenérico S de Morais Netto Preparador Alessandra Guapindaia Projeto gráfico Ana Paula Pirani Capa e Diagramação William Nunes Caixa Postal 88 Reitoria Unasp Engenheiro Coelho SP CEP 13448900 Tel 19 38585171 38585172 wwwunaspresscombr Editora Universitária Adventista Validação editorial científica ad hoc Antonia Gizelle T Holanda Cavalcante Vieira Gestão de Pessoas Faculdade Adventista da Bahia Editora associada Todos os direitos reservados à Unaspress Editora Universitária Adventista Proibida a reprodução por quaisquer meios sem prévia autorização escrita da editora salvo em breves citações com indicação da fonte SUMÁRIO O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES 13 Introdução 14 Organizações e sistemas 16 Dados informação e conhecimento 19 Papel da informação nas organizações 26 A informação e a tomada de decisão 34 Ferramentas de qualidade 40 O profissional de secretariado e a gestão da informação 50 OA secretárioa e a competência informacional 54 Considerações finais59 Referências 63 ARQUIVOLOGIA EMPRESARIAL 67 Introdução 68 Origem do secretariado e da arquivologia 70 Gestão de documentos 71 Fundamentos da arquivologia 77 Instalações e equipamentos 86 Classificação documental 88 Métodos de arquivamento 98 Método alfabético 101 Método geográfico 108 Método numérico 111 Considerações finais121 Referências 126 LEGISLAÇÃO E GESTÃO ARQUIVÍSTICA 131 Introdução 132 Legislação arquivística 133 VOCÊ ESTÁ AQUI VOCÊ ESTÁ AQUI Instituições reguladoras 134 Leis e decretos 137 Tabela de temporalidade 147 Preservação de documentos 161 Conservação 164 Restauração 173 Considerações finais177 Referências 180 PARA OTIMIZAR A IMPRESSÃO DESTE ARQUIVO CONFIGURE A IMPRESSORA PARA DUAS PÁGINAS POR FOLHA EMENTA Conceitos e utilização da informação no secretariado Gerenciamento da informação como ferramenta no processo de tomada de decisão Ferramentas de qualidade e sua aplicação no processo decisório Normas e legislações para a organização e gestão de arquivos Classificação e organização de arquivos e documentos Gestão eletrônica de documentos Estudo da temporalidade e preservação de documentos O processo de gestão documental através de sistemas e métodos de arquivamento O uso das competências informacionais na coleta processamento armazenamento e distribuição das informações CONHEÇA O CONTEÚDO Amigo leitor gostaria de convidálo para o conteúdo que está logo a frente que talvez possa parecer bastante técnico e não deixa de ser mas ao mesmo tempo com um po tencial de realmente fazer diferença na vida profissional de qualquer indivíduo Todos nós lidamos de uma forma ou de outra num grau maior ou menor com a in formação Ela percorre a nossa sociedade as nossas casas a nossa vida entra pelos apa relhos de televisão computadores celulares nos chama a atenção toma o nosso tempo e ainda assim não nos cansamos Estamos inundados de tantos dados E é por essa razão que o conteúdo des te ebook é importante para você pois as técnicas e estratégias arquivísticas podem ser utilizadas numa empresa para ordenar documentos e contratos que podem valer fortunas mas também podem ser utilizados para organizar as nossas fotos em nossos notebooks As orientações podem ser aplica das numa multinacional assim como num pequeno escritório E este é o meu convite que o desafio de tentar abordar um tema tão amplo que tem a pretensão de ser útil nesses vários âmbitos possa ser descoberto como algo prático para sua vida Nosso caminho é longo e temos muito o que aprender portanto seja meu companheiro ou companheira de viagem pelo mundo do gerenciamento da informação e arquivística Whats the difference between a bank and a credit union Both provide checking and savings accounts loans ATMs and other financial services But banks are forprofit companies and credit unions are memberowned notforprofit organizations formed to serve particular groups What does this mean for you Members of a credit union often get better rates and pay lower fees than customers at a bank Thats because a credit unions earnings go back to its members rather than to outside investors or stockholders Looking for a bank and arent sure which to choose If better rates and lower fees are important the answer is a credit union The takeaway Both offer financial services you need but credit unions often offer better rates and lower fees because theyre not for profit Payback for the people For more information visit mymoneygovcontentbankingcreditunions Or credit union locations and services visit ncuagovResourcesPagesCreditUnionLocatoraspx US DEPARTMENT OF THE TREASURY OFFICE OF FINANCIAL EDUCATION This is a publication of the US Department of the Treasurys Office of Financial Education produced by Money Smart an initiative of the Federal Financial Literacy and Education Commission These materials are provided for general information only and are not intended to provide legal advice This information cannot be used to satisfy the credit union or other financial institutions regulatory requirements andor obligations Funding provided by the US Department of the Treasury Copyright 2022 Federal Deposit Insurance Corporation All rights reserved Distributed by Federal Deposit Insurance Corporation FDIC Graphic ID 5301g 122 FAQs available Call 1877ASKFDIC visit wwwfdicgov or email askingfdicfdicgov National Credit Union Administration a US Government Agency 1775 Duke Street Alexandria VA 223143428 This credit union is federally insured by NCUA Insurance coverage is based on the account holders ownership category For more information visit ncuagov NCUA Logo Thumbnail 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e eletrônicos Interpretar a legislação que regulamenta os arquivos para adequação ao seu contexto LEGISLAÇÃO E GESTÃO ARQUIVÍSTICA UNIDADE 3 OBJETIVOS 132 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO INTRODUÇÃO Os documentos precisam ser armazenados mas existe não somente um prazo para que eles fiquem guardados é preciso dar um destino quando esse prazo é vencido quer seja ele a guarda permanente ou o descarte Essa informação além de muito importante para os processos arquivísticos é também muito sensível pois além de indicar os documentos que podem ser descartados evitando o acúmulo desnecessário dos mesmos ela também garante que nada do que ainda é útil para a organização será perdido pois descarte de documentos com o seu valor ainda vigente poderá gerar multas e até mesmo penalidades A partir do conhecimento da legislação que regula o tratamento dos documentos será possível criar uma tabela que indicará os prazos e o que fazer com os documentos em cada uma de suas idades Essa tabela é chamada de tabela de temporalidade e é preciso que ela seja não só seguida como atualizada a partir da legislação Um outro tema muito relevante para a vida do arquivo é a questão da preservação A preservação diz respeito às medidas que deverão ser tomadas para que o documento tenha a sua vida útil mais longa possível Os cuidados tomados para esse fim 133 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA podem ser divididos em conservação e restauração Essas duas atividades têm propósitos diferentes e podem ser aplicadas tanto em documentos físicos quanto em documentos digitais Iremos então em seguida dar uma atenção a cada um desses temas que se mostrarão muito úteis na prática profissional do secretariado nas empresas como a legislação arquivística no Brasil e sua aplicação nos arquivos empresariais os princípios para a criação de uma tabela de temporalidade os cuidados na preservação dos documentos Bom estudo LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA É do senso comum a ideia de que os processos para o bom andamento e consequente resultado satisfatório para qualquer atividade precisam seguir normas e estarem de acordo com certos padrões Um arquivo não é diferente E é por essa razão e pela 134 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO importância dos documentos que são arquivados que as empresas precisam se adequar às leis como veremos em seguida No Brasil nós temos alguns órgãos que regulam emitem leis e orientam as atribuições dos arquivos Essas entidades não somente postulam normas como fiscalizam os arquivos para verificar se esses estão de acordo com as leis Acompanhando a história das leis arquivística no Brasil vemos que desde a década de 1930 algumas leis estabelecendo tanto o exercício da profissão quanto da prática arquivista têm surgido com a pretensão de regularizar os arquivos e preservar os documentos E nesta história alguns órgãos terão participação fundamental LOPES RODRIGUES 2017 INSTITUIÇÕES REGULADORAS Uma das entidades mais importantes na emissão de leis arquivística é o Arquivo Nacional Ele é a instituição de referência no país para estabelecer as boas práticas na gestão de documentos do poder executivo federal está submetido ao ministério da justiça e decreta atos legais e normativos que regulamentam práticas arquivística mais especificamente para os arquivos públicos No entanto algumas delas alcançam as 135 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA entidades privadas quer seja por indicação direta na lei ou por relações de negócios e administrativas com o ministério público No último caso os arquivos de instituições privadas que mantêm alguma relação com entidades públicas deverão praticar as normativas que se aplicam aos arquivos públicos HEYNEMANN 2009 Sujeito ao Arquivo Nacional temos o CONARQ Conselho Nacional de Arquivos a entidade que estabelece os parâmetros de funcionamento de arquivos públicos e privados no país Depois da criação da Lei 8159 de 8 de janeiro de 1991 o poder público delegou a esse conselho a responsabilidade de produzir normas que dessem conta da gestão documental e estratégias de cuidado com os documentos PAES 1998 Algumas competências foram delegadas a esse órgão como regular o relacionamento entre arquivos públicos e privados com o objetivo de intercâmbio e união de atividades arquivística elaborar uma política nacional para os arquivos públicos e privados declarar como de interesse público e social arquivos privados que armazenem fontes históricas relevantes etc Além de estabelecer normas e diretrizes para o funcionamento do SINAR que tem como propósito preservar documentos de arquivos públicos e garantir o seu acesso PAES 1998 136 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Foi mencionado no parágrafo anterior o SINAR o Sistema Nacional de Arquivos esse outro órgão criado em 1978 e com o decreto 8159 reconfigurado com as funções estabelecidas como se apresenta hoje ou seja garantir que a política nacional de arquivos seja implementada nos arquivos públicos desde o âmbito federal até o âmbito municipal PAES 1998 Essas entidades emitem leis e normas que formarão o conjunto de regras que os arquivos devem se submeter No caso das empresas privadas a supervisão do governo é bem menos sentida do que no âmbito público mas ainda assim há a necessidade de conhecer essas leis e estar constantemente atualizado nessa área para que o arquivo empresarial não sofra penalidades caso não esteja de acordo com alguma lei que prescreva seu funcionamento Esses órgãos são dessa forma fontes de orientação para a gestão da informação nas empresas principalmente aquelas que têm algum tipo de relação com entidades públicas De acordo com SÁ 2014 as principais entidades que publicam normas e diretrizes que orientam os arquivos empresariais são CONARQ Conselho Nacional de Arquivos wwwconarqarquivonacionalgovbr 137 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA ABNT Associação brasileira de normas técnicas wwwabntorgbr ARMA Association of records managers Administrators wwwarmaorg ICA International congress on archives wwwicaorg ISO international organization for stardardization wwwisoorg AIIM Association for information and image management wwwaiimorg O cenário legislativo para os arquivos é bastante amplo e diversificado nos próximos tópicos veremos um pouco melhor essa questão LEIS E DECRETOS Como já vimos as entidades reguladoras dos arquivos criam e promulgam leis que dão suporte e orientam as atividades arquivísticas Essas leis têm alguns objetivos como dispor de 138 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO guias para a gestão dos arquivos e assegurar a performance nas atividades arquivísticas cotidianas e preventivas NA PRÁTICA É possível conhecer o conjunto dessas leis através do material coletânea de legislação arquivística brasileira e correlata publicado pelo CONARq e disponível em seu site httpswwwgovbrconarqptbrlegislacao arquivisticacoletaneadalegislacaoarquivisticaecorrelata1conarq legarquivosjan2020jun2020pdfpdf Acesso em 23 nov 2021 Ao consultálo será possível perceber o grande volume legal a ser conhecido Como não é nosso propósito estudar todas as leis que regem os arquivos no Brasil principalmente porque essas leis dizem respeito mais a arquivos públicos tentaremos concentrar as leis que tratam das entidades privadas ou das particularidades da atividade nesses contextos Lembrando que a gerência de um arquivo no contexto público é muitas vezes exercida pelo profissional arquivista devido às exigências técnicas que o arquivo que lida com documentos públicos deve ter Isso não quer dizer que as entidades privadas devam ser descuidadas com a sua documentação mas que existe uma obrigatoriedade de procedimentos nas instâncias públicas para garantir o acesso e a preservação dos seus documentos cuidados esses que são bemvindos também na esfera privada 139 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA Já que foi mencionada a divisão de arquivos entre público e privado talvez seja bom conversarmos um pouco sobre certas características dos arquivos que serão importantes quando pensarmos na legislação De acordo com as leis os arquivos podem ser públicos quando atendem ao Estado em quaisquer de suas dimensões municipal estadual federal podem ser institucionais quando estão associadas a instituições educacionais religiosas corporações educativas associações sociedades etc comerciais aqueles representados pelas organizações corporações companhias firmas ou ainda os familiares ou pessoais PAES 2004 Algo que talvez não seja automaticamente percebido ao tratarmos com arquivos é que um arquivo pode mudar de configuração por exemplo um arquivo de uma empresa ou de uma pessoa ambos surgidos no contexto privado podem em algum momento ser transformados em arquivos públicos Como exemplo temos as empresas com uma longa história registrando atividades que são de interesse informativo para pesquisadores com o tempo podem ser preservadas para pesquisa histórica o mesmo com arquivos de personalidades de destaque ou de importância cultural e histórica Tendo essa ideia em mente entendemos que apesar de uma das características principais de um arquivo 140 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO em organizações seja servir à organização interna com o passar do tempo ele também irá fornecer dados da memória institucional Por isso ainda que por um tempo os documentos produzidos possam ter sua finalidade restrita aos gestores e colaboradores é preciso que se pense no acesso a essas informações no curto e longo prazo para a comunidade interna e externa da empresa PAES 2004 Uma curiosidade sobre isso é que uma coleção arquivística com documentos de uma mesma origem produtora pode ser chamado de fundo por exemplo se por acaso estivermos trabalhando somente com os documentos do autor fulano de tal teríamos então o fundo fulano de tal da mesma forma se recebêssemos os documentos da empresa Z e os guardássemos separadamente como uma única coleção poderíamos chamála de fundo Z MORAES 2015 Muito bem tendo esclarecido alguns detalhes sobre os arquivos em relação a sua atuação e valor histórico vamos à legislação propriamente dita O cenário legal para arquivos como já dito é vasto mas existem algumas leis que são consideradas um marco histórico por terem definido conceitos e funções e assim redirecionaram as práticas arquivística Dentre elas uma que é mencionada de 141 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA forma recorrente é a lei nº 8159 de 8 de janeiro de 1991 Essa lei estabelece o conceito de arquivo de gestão documental e a sua relevância para a administração pública MORAES 2015 Apesar dessa lei afetar mais os arquivos públicos o terceiro capítulo da lei apresenta orientações específicas para os arquivos privados CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art 11 Consideramse arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades Art 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional Art 13 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental nem transferidos para o exterior Parágrafo único Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição Art 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse 142 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor Art 15 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável ou doados a instituições arquivísticas públicas Art 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social BRASIL 1991 Como podemos perceber na lei os arquivos privados além de serem conceituados podem devido ao interesse público estarem sujeitos a algum tipo de controle e adequação instituída na lei Outra lei muito importante é a de nº 12527 de 2011 que trata do acesso à informação Ela garante esse acesso tanto em entidades públicas quanto em privadas sem fins lucrativos que mantenham informações pessoais Essa lei impõe o dever de que o tratamento desses dados seja feito de forma transparente e respeitosa principalmente quando esses expõem a intimidade vida privada honra e imagem de indivíduos A obstrução do acesso à informação nos casos apresentados na lei pode gerar penalidades como advertência ou multa BRASIL 2011 Podese dizer que a semente dos conceitos plantados por essa última lei germinaram na lei nº 13709 de 14 de agosto de 2018 mais conhecida como LGPD ou lei geral de proteção de 143 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA dados pessoais no contexto dos meios digitais A LGPD tem um impacto nos arquivos por considerar os dados pessoais de propriedade não da empresa mas do titular daquele a quem os dados se referem Dessa forma todos os dados recolhidos de clientes fornecedores precisam estar de acordo com a lei respeitando os limites do uso do recolhimento da informação tanto para que esses dados sejam tratados de forma respeitosa responsável e coerente quanto para que a empresa não venha a sofrer algum tipo de penalidade por desconhecimento ou quebra desses princípios BRASIL 2018 Por vezes temos mais de uma lei que corroboram uma com a outra com uma mesma meta É o exemplo da Lei nº 12682 de 9 de julho de 2012 e o Decreto nº 10278 de 18 de março 2020 que determinam o modo como devem ser arquivados os documentos físicos em meios eletrônicos ou seja o processo de digitalização da informação para garantir os princípios de integridade e qualidade do produto quanto à sua validade legal Existem algumas leis mais gerais que ao tratarem dos bens públicos tombados podem ser aplicadas aos documentos preservados em arquivos Essas leis não falam diretamente sobre arquivos mas é possível ser aplicada a um arquivo público ou mesmo privado que tenha algum documento de importância social ou cultural Essas leis impedem danos e ameaças ao 144 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO patrimônio arquivístico Constituição federal art 216 4º determinam a obrigatoriedade de registro de bens tombados impedimento de destruição ou mutilação de objetos tombados liberação para inspeção pelo serviço do patrimônio histórico e artístico nacional proibição de venda ou transferência da propriedade de bens tombados sem que haja um oferecimento primeiro ao governo nas mesmas condições Decreto Lei n 25 art 13 a 27 e a proibição de extraviar destruir inutilizar e deteriorar documento oficial Decreto Lei nº 2848 art 165 166 e 314 A quebra de uma dessas diretrizes pode ser punida por lei gerando multas indenizações e até detenção NA PRÁTICA Como é evidente a partir dos exemplos apontados a legislação brasileira que regula o funcionamento dos arquivos está distribuída em várias leis decretos e resoluções Essa legislação está sempre sujeita a mudanças por isso não é importante conhecer apenas o que já foi produzido mas também os canais de divulgação dessas legislações como o CONARq e o Arquivo Nacional para que seu arquivo esteja sempre atualizado com as últimas requisições legais Outras legislações importantes às quais se deve atentar mais voltadas para as questões de segurança são o Decreto nº 9637 de 26 de dezembro de 2018 a política de segurança da informação e a NBR ISO IEC 27 002 o código que normatiza 145 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA a prática da gestão de segurança da informação e descreve várias especificações que devem ser seguidos para garantir a segurança dos sistemas de informação no Brasil SÁ 2014 Além das leis é também importante conhecer as resoluções do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ disponíveis no site httpswwwgovbrconarqptbr legislacaoarquivisticaresolucoesdoconarq Acesso em 23 nov 2021 que traz orientações mais técnicas sobre as práticas dos arquivos Dentro do campo da legislação mas não como uma lei obrigatória a empresa pode almejar estar em conformidade com padrões internacionais que representam um diferencial organizacional e eleva o grau de confiança de clientes e fornecedores na qualidade de produtos processos serviços e recursos humanos Dentre os vários padrões de conformidade destacamse NBR ISO 9001 norma que oferece critérios para a gestão de documentos o sistema de gestão da qualidade e o controle documentado da identificação armazenamento proteção recuperação tempo de retenção e descarte dos registros SÁ 2014 146 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO NBR ISSOIEC 27002 código de prática para a gestão de segurança da informação NBR 10 519 estabelece condições para os arquivos públicos e privados de avaliar os documentos na fixação de prazos de guarda NBR 12 676 apresenta métodos para análise de documentos determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação Além das leis decretos e resoluções não se pode esquecer das orientações específicas pelas entidades de classe como conselhos profissionais que em algumas áreas como medicina e contabilidade também emitem orientações que regem os arquivos com documentos pertinentes a suas áreas e que devem ser seguidos MORAES 2015 Acompanhando as leis e as suas disposições percebemos que algumas estabelecem conceitos e um embasamento teórico para o trabalho arquivístico outras são mais direcionadas a regular práticas ainda outras tratam da qualidade e temos aquelas muito importantes que indicam o prazo de guarda dos documentos A essas daremos mais atenção no próximo tópico 147 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA TABELA DE TEMPORALIDADE Temos acompanhado as várias atividades de um arquivo e entre elas já mencionamos em outros momentos a tabela de temporalidade Mas o que seria uma tabela de temporalidade Ela estabelece as ações que deverão ser tomadas com cada documento em cada fase do arquivo ou seja a partir da avaliação documental são descritos todos os tipos de documento mantidos no arquivo assim como o que fazer com cada um deles na fase corrente intermediária e permanente Essa tabela é fundamental para manter o arquivo com os documentos essenciais e eliminar aqueles que já não tem mais função na instituição Observe que essa tabela precisa ser feita levando em conta o prazo que os documentos têm com efeitos administrativos e legais assim como sua vigência para que possa estar disponível quando for necessária alguma solicitação SÁ 2014 Então a tabela de temporalidade indica a guarda dos documentos ou custódia dos arquivos como também é chamada evitando ações de eliminação ou guarda desnecessárias e equivocadas Para sua feitura será fundamental um estudo baseado na legislação e políticas organizacionais determinando o prazo que cada documento deverá ser mantido no arquivo A lista descritiva de cada um dos documentos que surge depois do processo de levantamento e classificação deles 148 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO indicará o tempo em que cada um deles precisa ser guardado essa é a própria estrutura da tabela de temporalidade Não existe infelizmente uma só legislação que estabeleça os parâmetros e padrões para todos os tipos de documentos os prazos variam de acordo com cada um deles Por exemplo a guarda de documentos em contextos comerciais e fiscais é disposta pelos seguintes artigos Art 195 do Código tributário Nacional Art 37 da Lei 94301996 Art 4º do Decreto Lei 4861969 Nessa legislação é determinado que a guarda desses documentos na instituição deverá ser de 5 anos já que os trabalhadores podem requerer seus direitos na justiça do trabalho até o limite de 2 anos após a extinção do contrato e 5 anos em questões trabalhistas MORAES 2015 Essas orientações do exemplo anterior só deverão ser utilizadas para esse tipo de documento outros documentos seguem outros prazos A tabela de temporalidade por isso é um instrumento essencial no gerenciamento de um arquivo pois ela apresenta os tipos de documentos que serão armazenados seu prazo de guarda e destino além disto pode indicar o momento que se deve contar como o período de trânsito de um estágio para o outro qual a lei e o decreto que dão amparo legal como também um campo para se fazer registro de alguma observação Abaixo temos um modelo de tabela de temporalidade na Figura 29 149 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA Figura 29 Tabela de temporalidade Tipo de documento Prazos de guarda Destinação final observação corrente intermediária Administração geral Planos programas e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda permanente Relatórios de atividades 5 anos 9 anos Guarda permanente são passíveis de eliminação relatórios que tenham suas informações recapituladas em outros Projetos estudos e normas de modernização e reforma administrativa Enquanto em vigor 5 anos Guarda permanente Registro nos órgãos competentes Enquanto em vigor Eliminação Audiências despachos e reuniões 2 anos Eliminação Fonte adaptado de Moraes 2015 p 139 e 140 150 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO O profissional de secretariado que esteja envolvido nesse processo deve fazer uma análise profunda do universo de sua coleção e da legislação que regula a vigência de seus documentos A colaboração do departamento jurídico ou de fontes confiáveis será indispensável nesse processo É preciso também deixar claro que a tabela segue a legislação que pode em pouco tempo ser modificada tendo como consequência seu prazo também modificado Lembrando sempre que se a empresa mantém relações com a administração pública precisará seguir as mesmas regras legais para seus documentos comuns MORAES 2015 Vejamos mais detidamente cada um dos campos da tabela Tipo de documento aqui são descritos os tipos documentais produzidos e recebidos pela instituição ordenados de acordo com um critério lógico que podem ser as funções ou atividades da organização Prazos de guarda neste campo é apresentado o tempo de arquivamento dos documentos em cada uma das suas fases sendo esse preferencialmente descrito em anos É possível que seja necessária uma ação concreta para se iniciar o seu prazo determinado em cada fase sendo esse o caso é necessário especificar qual ação será tomada Ex até aprovação do setor de contas depois de parecer crítico etc 151 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA Destinação aqui é estabelecido o destino do documento depois de seu trânsito administrativo que pode ser o descarte ou a guarda permanente caso as informações contidas nele sejam importantes quer seja para fins de prova informação ou histórica CONARQ 2001 Observações neste campo quando necessário são especificadas informações que auxiliem o entendimento da correta classificação aplicação da tabela e destino dos documentos CONARQ 2001 Seguindo as orientações da divisão de campos acima podemos selecionar os documentos de acordo com sua função e valor ou seja quando o documento está em uso administrativo ele é avaliado como de valor primário e deve seguir as orientações correspondentes à fase corrente Quando ele já cumpriu seus fins administrativos fiscais ou legais ele passa então a ser classificado como de valor secundário e sua relevância agora é de caráter probatório comprovando ações exercício e existência da instituição e informativo documentos com informações úteis a pesquisa e história MORAES 2015 A tabela de temporalidade é um instrumento imprescindível para os arquivos e diferente do que algumas 152 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO pessoas podem pensar ela é dinâmica está em constante atualização e é somente através dela que podemos ter a garantia de que os documentos mantidos em guarda e dispensados foram os que a instituição assim desejava Visto que já conhecemos a estrutura de uma tabela de temporalidade seus campos e função podemos agora conhecer um exemplo real apresentado abaixo Ela é um pouco extensa mas será possível acompanhar a variedade de documentos a particularidade de tratamento de cada um deles e serve como referência para a criação da sua própria tabela Ainda que existam exemplos como esse apresentado não existe uma tabela pronta que corresponda a realidade de todas e cada uma das empresas Será necessário desenvolver uma na sua organização de acordo com a análise da produção documental levantada Esta tabela como mostra a Figura 30 deve ser revisada periodicamente a partir das atualizações da legislação Figura 30 Tabela de temporalidade Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Início da Contagem Amparo Legal Acordo de compensação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIXart7º CF art 11CLT 153 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA Acordo de prorrogação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIXart7º CF art 11CLT Atestado de saúde Ocupacional Tempo de validade Item 745 Portaria sssT nº 2494 CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses Primeiro dia do exercício seguinte Par 2º art 1º Port MTb nº 19495 Carta com Pedidos de Demissão 5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho CAT Comunicação de Acidente do Trabalho 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ART32 E 45 LEI 821291 CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes livros de atas 5 anos Próximo processo eleitoral Item 540 Port MTb nº321478 COFINs Contribuição Financiamento da seguridade social inclusive DARF 5 anos Data do recolhimento Par 2º art 10 Lei Compl nº7091 Comprovante de entrega GPs Guia da Previdência social ao sindicato profissional 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art32 e 45 lei 821291 154 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INss 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art32 e 45 lei 821291 Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Inciso XXIXart7º CF art 11CLT Contrato de trabalho Indeterminado DARFs PIs Programa de Integração social 10 anos Data do recolhimento Art3º 10ª Declei nº 205283 Depósitos do FGTs 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art23 Par 5º Lei 8036 de 11 de maio de 1990 Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias Livro Razão balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc Livro Diário 10 anos Indeterminado Primeiro dia do exercício seguinte Art 209 e 210 do Decreto nº304899 155 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual 3 anos Primeiro dia do exercício seguinte Item 13 Port MTb nº 321478 FINsOCIAL Fundo de Investimento social 10 anos Data do recolhimento Art 31 e 44 Dec nº 9269886 Folha de pagamento 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art 32 e 45 lei 821291 GFIP Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de serviço e Informações à Previdência social 30 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Item 11 sa Resolução INss nº 192000 GPs Guia da previdência social original 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPs GRCs Guia de Recolhimento da Contribuição sindical 5 anos Data do recolhimento Art 173 cc Art 150 Código Tributário Nacional GRF Guia de Recolhimento do FGTs 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art 23 Par 5ª Lei 8036 de 11 de maio de 1990 Histórico clínico 20 anos Primeiro dia do exercício seguinte Item 745 Port sssT nº 2494 156 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias Livro Diário Livro Razão 10 anos Indeterminado 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art 32 e 45 lei 821291 Livro Registro de segurança Exist do equipamento Item 9381 Port sssT mº2594 Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado Livros ou fichas de Registro de Empregado Indeterminado Livros cartão ou fichas de ponto 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX art7 ºCF art art11 CLT Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho sEsMT 5 anos Data do comprovante de entrega Item 412 Port MTb nº 321478 157 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA PIsPrograma Integração social PAsEP Progr Formação Patrim serv Público 10 anos Data de recolhimento Art 3º e 10 Dec leinº205283 PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte Instrução Normativa INss 772015 alterada pela Instrução Normativa INss 852016 RAIs Relação Anual de Informações sociais 10 anos Data de entrega Art 3º e 10 Declei nº 205283 RE Relação de Empregado do FGTs 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art 23 Par5ª Lei nº 80361990 Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado Portaria sssT nº 0495 Recibo de entrega do valetransporte 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIXart 7º CFart 11 CLT Recibo de pagamento de salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIXart 7º CFart 11 CLT Recibos de pagamento de férias 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIXart 7º CFart 11 CLT Recibos de pagamento do 13º salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIXart 7º CFart 11 CLT 158 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual Indeterminado Item 9381 Port sssT nº 2594 Registro PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais 20 anos Planejamento anual seguinte Art23 Par 5º Leinº 8036 RFP Guia de Recolhimento Rescisório do FGTs e Informações à Previdência social 30 anos Data do recolhimento Item 3 da Resolução INss nº 63798 salárioeducação documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art 7º IN nº 197 saláriofamília documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Par 1º Art 84 Dec 304899 sEFIP sistema Empresa de Recolhimento do FGTs e Informações à Previdencia social 30 anos 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Item 11 da Resolução INss nº 192000 159 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA segurodesemprego Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho ParÚnico Art 5º Resol 7194 Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIXart7º CF art 11 CLT Fonte GUARDA s d Alguns arquivos utilizam uma codificação para relacionar o documento a um número assim criando grupos gerais e subdivisões dentro daquele grupo Essa pode ser uma estratégia interessante quando se quer que os documentos estejam ordenados na tabela de temporalidade de forma hierárquica ou seja todos os arquivos do departamento contábil estarão juntos de forma lógica para quem os consulta Esse pode ser um recurso facilitador principalmente quando os envolvidos no processo de classificação conhecem bastante os tipos de documentos então o universo de pesquisa fica restrito à pequena área da tabela Esta decisão precisa ser avaliada e tomada pela comissão que estabelece a organização do arquivo Nesse processo pode ser que o estabelecimento dos prazos de guarda na fase corrente quando é mais utilizado ou na intermediária quando o uso não é mais tão frequente sejam mais simples pois existe legislação que os regula Já quando um documento é avaliado para a sua destinação final talvez possa surgir algum tipo de dificuldade Como 160 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO regra básica os documentos relativos à administração geral envolvendo projetos políticas planos e programas relatório de atividades ajustes acordos e convênios ações judiciais normas regulamentações e diretrizes devem ser armazenados permanentemente ARAÚJO 2011 Também devem ser mantidos permanentemente no arquivo da organização documentos sobre o funcionamento estatutos organogramas campanhas institucionais e de divulgação ARAÚJO 2011 Documentos pessoais por questões legais também devem ser mantidos como por exemplo aqueles vinculados ao processo de aposentadoria de algum de seus funcionários que devem ser guardados por 52 anos 35 de acordo com o tempo de contribuição mais 17 anos para atingir a idade máxima para a aposentadoria compulsória ARAÚJO 2011 Outros documentos podem ter seus prazos determinados localmente de acordo com a política de arquivamento local Como já mencionado é muito importante a participação dos profissionais envolvidos com a guarda documental recursos humanos jurídicos etc para que nenhum prazo seja estipulado de forma errônea causando prejuízo à organização 161 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA Diferente dos arquivos da esfera pública que tem o CONARQ como órgão responsável pela tabela de temporalidade os arquivos de administração privada ainda são resultado de esforços isolados não parece haver um plano para criação de uma tabela comum que ao menos como modelo e consulta poderia gerar maior produtividade e menos retrabalho nos processos de gestão documental nas empresas ANJOS 2015 Por isso muito cuidado com a implantação e a obediência à tabela ela precisa ser seguida à risca pois ela tem a função de estabelecer a medida certa da guarda dos documentos evitando ações acidentais de funcionários sem orientação racionando o espaço descartando o que precisa ser eliminado mas mantendo sempre os documentos importantes PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS O cotidiano nas empresas é uma realidade ágil e acelerada Boa parte das atividades que vimos até agora da prática arquivística tem a ver com ser mais produtivo promover agilidade nos processos e mecanizar ações rotineiras O processo de classificação por exemplo estabelece padrões que facilitam análise dos documentos os métodos de arquivamento tornam o armazenamento e a recuperação da informação mais rápida 162 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO e a tabela de temporalidade sistematiza ações de avaliação da destinação dos documentos Mas há um procedimento que também é muito importante e que não tem relação com a produtividade de tarefas ou velocidade no acesso e sim tornar mais duradouro o acesso Esse é o propósito da preservação Quando pensamos em preservação em arquivos pode vir à mente uma série de tarefas envolvendo reformar documentos antigos essa ideia está inclusa no que chamamos preservação mas o seu conceito é muito mais amplo Os documentos nascem como qualquer elemento material em nossa realidade destinados à decadência e obsolescência Historicamente vimos surgir muitos suportes para a informação como o pergaminho o couro e o papel que podem durar séculos mas se deixados por si sós deterioram se E apesar de termos até hoje alguns exemplares documentais desses materiais a sua grande maioria perdeuse no tempo Hoje vivemos em uma situação não muito diferente apesar dos meios eletrônicos aparentarem uma maior resistência e uma não decadência física justamente por serem eletrônicos outros fatores acometem e fragilizam esses documentos como a obsolescência da mídia e de seus meios de leitura Ou seja o decaimento e a obsolescência são características intrínsecas aos materiais documentos e a informação 163 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA Por isso no gerenciamento da informação é constante a luta contra os elementos naturais a todo momento os documentos estão diante de influências que têm o poder de danificá los de destruílos assim como seu conteúdo informativo Esses agentes degradantes podem ser internos decorrendo da natureza do próprio material papel pergaminho etc ou externos que dizem respeito às condições de uso e armazenagem tais como a luz temperatura umidade poluição insetos etc SCHELLENBERG 2006 Na busca pelo entendimento do significado do termo preservação podemos entendêlo como a prevenção da deterioração dos documentos por meio de adequado controle ambiental ou tratamento físico eou químico ARQUIVO NACIONAL 2005 Uma outra forma de entendermos preservação é vêla como um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais CASSARES 2000 Pelo conceito anterior a preservação não se restringe a ações efetuadas diretamente no material ou nas condições externas de armazenamento dos documentos Preservação também inclui a tarefa de conscientizar uma comunidade a seguir comportamentos que ampliarão a vida dos itens 164 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO do acervo Por isso a preservação começa com o desafio de instituir uma política de preservação numa empresa tarefa essa que demandará campanhas e treinamentos que fomentem uma mentalidade sensível à importância de cuidar dos documentos não somente como material de consumo profissional mas como fonte de memória OLIVEIRA 2011 Preservação então indica ações que são tomadas antes que algum dano aconteça mas também remetem a procedimentos posteriores De fato preservação envolve não somente práticas que mantêm os documentos em bom estado pelo controle das condições externas como a recuperação da deterioração material através de técnicas restaurativas Por essa razão precisaremos de mais dois conceitos que nos ajudarão a definir as práticas preservativas num arquivo a conservação e a restauração CONSERVAÇÃO Já sabemos que a preservação se divide em conservação e restauração A conservação que nos dedicaremos a partir de agora é definida como um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de 165 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA degradação de documentos ou objetos por meio do controle ambiental e de tratamentos específicos higienização reparos e acondicionamento CASSARES 2000 Dessa forma a conservação se identifica com cuidados anteriores a degradação preventivos ao uso e desaceleradores do desgaste Vejamos alguns fatores que são levados em conta quando buscamos conservar os documentos São eles A poluição do ar na atmosfera é possível detectar partículas de dióxido de enxofre óxidos de nitrogênio e ozônio esses componentes são gerados a partir da combustão de carvão e petróleo por emissões industriais e poluição nos grandes centros urbanos Eles são levados pelo ar e em contato com a celulose do papel reagem causando danos aos documentos Para evitar isso o arquivo deve ser acomodado numa sala com arcondicionado e desumidificadores que controlem a entrada de pó e desses elementos prejudiciais PAES 2004 SCHELLENBERG 1959 Temperatura e umidade estas duas condições afetam a vida útil dos materiais principalmente se o ambiente sofre variações nesse quesito Uma umidade relativa do ar acima de 65 gera mofo 166 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO e fungos uma umidade abaixo de 30 provoca fragilidade no papel tornandoo quebradiço A temperatura alta acarreta o amarelecimento do papel enquanto a dilatação e contração consequência da variação da temperatura enfraquecem a fibra do papel O ideal é manter como vimos no capítulo anterior a umidade relativa do ar entre 40 e 50 e a temperatura entre 183ºC e 211º C TRINKLEY 2001 SCHELLENBERG 1959 Incêndio é preciso também tomar cuidados preventivos para se evitar a perda dos documentos por incêndio Devese instalar um detector de incêndio com alarme prover o espaço com extintores de pó químico ABC ou espuma mecânica e utilizar materiais resistentes ao fogo nas paredes e mobília Podese também guardar os documentos vitais da instituição num cofre à prova de fogo que geralmente é mais caro que os cofres de aço mas evitam que certas perdas financeiras ou dificuldades legais aconteçam por perdas documentais em acidentes desta natureza GORBEA GARCIA DIAZ VELA 1979 SCHELLENBERG 1959 167 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA Higienização como vimos a umidade tem um efeito sobre os livros por isso os arquivos preferencialmente deveriam ser limpos com aspiradores de pó ao invés de passar pano úmido principalmente se for usado algum produto químico podese ainda usar pano seco ou espanadores Devese manter uma rotina de limpeza para evitar a infestação de pragas Caso aconteça um processo de proliferação de insetos existem vários tratamentos que podem ser feitos para combater o seu avanço e destruição do material CASSARES 2000 Pragas os documentos em papel costumam ser atacados por insetos que estão mais interessados nas colas e adesivos do que no papel em si isso não quer dizer que no processo o papel também não seja afetado Os insetos mais comuns são as falsas traças tisanuros baratas piolhos de livros brocas ou anobídios cupins etc Todos eles são beneficiados por ambientes úmidos por isso esse é um dos cuidados essenciais quando se quer evitar esse tipo de problema O cuidado não está restrito aos documentos já arquivados mas é preciso avaliar também os que chegam essa é uma rota de entrada comum Se possível se informe sobre onde 168 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO o documento estava guardado antes de ser entregue para o arquivamento esse dado poderá dar um indício de como tratálo Busque uma sala a parte limpa e verifique se no documento há manchas marcas de corrosão buracos qualquer sinal que possa alertar quanto à presença de microrganismos Só depois de limpo o material recebido poderá ser levado ao arquivo OGDEN 2001 Ainda sobre desinfestação podese detectar num documento ou na sala do arquivo a presença de pragas Nesse caso pode se utilizar alguns recursos como as armadilhas viscosas os pesticidas não químicos e em casos mais graves os pesticidas químicos Quanto aos pesticidas não químicos eles são as receitas caseiras e às vezes são suficientes para controlar as pragas No entanto se o caso for mais grave existem os tratamentos químicos com aerossóis repelentes e os gases fumigantes que podem ser aplicados para conter a infestação Em suma é preciso avaliar a extensão do dano e a melhor estratégia a ser usada Esse processo deverá ser acompanhado de perto principalmente nas 72 primeiras horas a fim de perceber sua eficácia e reação no ambiente PAES 2004 OGDEN 2001 Fungos um outro fator que pode afetar os documentos são os fungos Eles se proliferam em 169 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA ambientes úmidos e com algum tipo de alimento como os papéis colas pigmentos etc Apesar de poderem causar danos irreversíveis no material eles são geralmente fáceis de conter e podem ser evitados através do controle da umidade e com cuidados na higienização na hora do manuseio dos documentos Podese inclusive na hora da manipulação dos itens arquivísticos fornecer luvas e máscaras descartáveis principalmente no uso dos itens que são arquivados permanentemente CASSARES 2000 Além dos fatores mencionados acima a conservação do material deve ser pensada desde o momento em que se escolhe um lugar para receber o arquivo e essa escolha deve ser feita com muita cautela prevendo locais que propiciem certos infortúnios como incêndios provocados por fiação elétrica velha ou rede elétrica sobrecarregada a presença de goteiras ou janelas próximas aos móveis com os documentos a poluição das grandes cidades ou emissão de poluentes da própria empresa ambientes como subsolos que poderão sofrer alguma inundação furtos etc De preferência que o arquivo fique em local elevado com o mínimo de umidade isolado e que seja pensado um local que facilite a possibilidade de ampliação futura Devese abolir a luz natural pois ela acelera o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel e até mesmo 170 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO a luz artificial deve ser controlada ao mínimo PAES 2004 HERNANDES MEDEIROS 1990 IDANKAS 2014 O arquivo sempre que possível deve ficar próximo a sala de pesquisa ou do responsável pelo setor não deve ser utilizado mobiliário planejado para outro fim principalmente madeira e toda a estrutura física deve ser pensada para proteger ao máximo os documentos SCHELLENBERG 2006 Outros detalhes podem ser levados em conta como a tinta usada na impressão que também é um fator de destruição dos documentos uma forma portanto de preservar documentos de sua empresa é utilizar suporte e impressões permanentes e menos danosos na sua produção SCHELLENBERG 2006 Dessa forma documentos que são reconhecidamente importantes para a empresa deveriam usar um papel de qualidade como aqueles produzidos a partir da tecnologia acid free garantindo uma maior durabilidade a integridade do material da impressão e o não amarelamento Pastas ou caixas de armazenamento plásticas também são preferíveis às de papel pois não importa se o material é tratado se o seu involucro não for esse afetará o documento Retire grampos clipes metálicos que podem enferrujar e manchar o papel se for 171 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA necessário separar os documentos o ideal é utilizar envelopes plásticos IDANKAS 2014 Algumas orientações são importantes no manuseio dos documentos para se evitar danos desnecessários Não faça anotações em documentos utilizando canetas as tintas costumam são insolúveis e mancham prefira quando necessário utilizar um lápis Não use a saliva para virar as folhas a saliva é um componente ácido no contato com o papel existem produtos que podem ser usados com o mesmo objetivo sem danificar os documentos Não faça dobras para marcar as páginas com o tempo as fibras do papel ressecam e se quebram nesses locais use papéis adesivos destacáveis que são um produto mais adequado Mantenha as mãos sempre limpas e não se alimente enquanto estiver manuseando o documento No caso de documentos históricos é importante criar invólucros que evitem o contato 172 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO do documento com outros papéis ou com as mãos Alguns arquivos têm disponíveis luvas de algodão para esses casos ROCHA et al 2021 Observe os dois propósitos das ações preventivas primeiro estabelecer a acomodação de documentos físicos protegendo os das condições externas que deterioram o material ou mesmo das condições inerentes ao suporte que aceleram sua decadência segundo assegurar o acesso à informação dos documentos em seus suportes originais ou em algum outro suporte adequado Esses dois fatores deveriam estimular todos os usuários de um arquivo a se engajar na conservação dos documentos em suas organizações Porém nem sempre é fácil convencer nem mesmo aos gestores do investimento que é necessário para se preservar os documentos alguns projetos podem significar um custo alto envolvendo mobiliário adequado climatização desumidificação e materiais especiais mas os benefícios podem ser apresentados no risco de que alguns daqueles documentos se percam os prejuízos legais fiscais além de a longo prazo a perda dos documentos que dão suporte à memória organizacional e são fonte de pesquisa histórica 173 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA RESTAURAÇÃO Finalizamos o tópico anterior com as ações cautelares da conservação e apesar de elas serem muito úteis nem sempre a conservação é suficiente para proteger os documentos Por vezes recebemos documentos que já chegam danificados pelo transporte ou manuseio inadequado algumas organizações mais antigas podem ter em seu acervo materiais que já apresentam algum tipo de desgaste pelo tempo e por isso precisam de reparo Para essas situações surge o trabalho de restauração ou restauro a fim de reestabelecer características originais dos documentos e prolongar sua vida Restauração então é o processo de recuperação das condições de uso através de técnicas artesanais ou científicas onde os processos de conservação não são mais suficientes Dessa forma a restauração se difere da conservação pois essa última visa estabelecer as condições para que o documento prolongue seu uso enquanto a restauração surge após o diagnóstico de comprometimento do material e sugere intervenções em seu suporte para recuperação de suas condições originais através de técnicas apropriadas SANDY 2020 O primeiro passo então é detectar sinais de necessidade de restauro como rasgos ou cortes no papel friabilidade 174 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO fragmentação do papel no manuseio ou fricção remendos antigos amarelecimento etc SCHELLENBERG 1959 Após o diagnóstico podese buscar os meios para se fazer reparos quando esses são simples ou avaliar a necessidade de uma ajuda técnicoprofissional Esse é um ponto muito importante pois as técnicas de restauração costumam envolver materiais especiais e um conhecimento técnico ou seja são caras e por isso quando houver real necessidade de recuperação de um documento devese perguntar se aquela intervenção é viável financeiramente Vale a pena restaurar Qual o valor do objetodocumento A não ser em casos de valor histórico a possibilidade de transferência da informação através de um processo como a digitalização pode ser suficiente e bem mais em conta Cabe aqui refletir sobre o propósito daquele restauro o objetivo é preservar a história institucional Nesses casos pode ser justificável restaurar mas se o seu valor está no conteúdo informativo outras alternativas poderão ser mais viáveis GUIMARAES 2007 Nos casos em que se decida por restaurar um documento histórico é possível procurar alguém especializado para fazer uma avaliação e propor soluções Existem algumas entidades no Brasil que fazem restauração de documentos e produzem materiais que auxiliam no conhecimento do que 175 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA seja esse processo das várias técnicas e propostas Entre elas temos a ABRACO Associação Brasileira de conservadores restauradores a ABER Associação Brasileira de encadernação e restauro o laboratório de conservação e restauro da USP o próprio Arquivo Nacional e a Biblioteca Nacional o IPHAN Instituto do patrimônio histórico e artístico nacional e o MAST Museu de astronomia e ciências afins GUIMARÃES 2007 Nos casos de contrato de alguém especializado são utilizadas técnicas como o banho de gelatina silking laminação e encapsulação que reforçam a estrutura do documento revestindoa com um produto protetor mas que só devem ser realizadas por pessoal especializado PAES 2004 Se por acaso não há a necessidade de uma ajuda técnica existem manuais que ensinam a fazer pequenos reparos e que podem ser encontrados em sites confiáveis como os mencionados acima e que trazem boas dicas Neles você encontrará orientações como Para remendar documentos só se deve usar fita adesiva acid free transparente usar fitas adesivas comuns danificam o documento 176 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Uma forma de proteção bastante eficiente é o uso de pasta de acetato encontrada em papelarias para isolar o contato de um documento com o outro Se for necessário usar algum adesivo ou cola na reforma do documento o ideal é usar a cola solúvel em água CMC metil por ser neutra e não danificar os papéis além do que é relativamente fácil de encontrar Danos maiores nos documentos como rasgos podem ser reparados utilizando a cola CMC com o papel japonês outro item sempre presente na lista dos restauradores É possível rasgar o papel com a mão colocálo sobre a parte rasgada e passar cola CMC para unir as duas partes ROCHA 2021 O processo de restauração é um serviço especializado que requer formação e estudo Na maioria dos arquivos empresariais esses conhecimentos não serão requeridos mas é bom conhecêlos pois se algum dia eles forem precisos poderá fazer grande diferença para a empresa ter um serviço de qualidade que atenda aos parâmetros técnicos necessários e onde o resultado será satisfatório 177 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA CONSIDERAÇÕES FINAIS Nessa unidade conhecemos o cenário da legislação arquivística no Brasil e como apesar da maioria das regulações se dedicarem a pautar as atividades dos arquivos públicos os arquivos privados também são alcançados pelas leis principalmente no que diz respeito ao acesso ao armazenamento dos dados pessoais e ao interesse histórico e social que porventura possa surgir da parte do Estado pelo conteúdo informacional Observe como esses dados são essenciais para a organização e serão básicos no aprendizado de como gerenciar informações num arquivo privado Por isso é muito importante estar sempre atualizado no escopo legal arquivístico e continuar estudando esse tópico pois tanto as leis quanto o seu produto direto a tabela de temporalidade serão ferramentas cujos gestores confiam e serão acompanhadas pelo profissional de secretariado o mantendo informado assim como toda a empresa A tabela por sinal será um recurso de consulta para todos os departamentos e a sua construção um exercício desafiador mas sem ela o risco de perder documentos e as consequentes penalidades que podem surgir justificam o esforço que é dedicado em sua feitura 178 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO É muito importante que a empresa possa criar um ambiente de cooperação para que cada funcionário possa também se sentir responsável por trazer as novidades de sua área de atuação no que diz respeito aos procedimentos legais tornando a revisão contínua da tabela de temporalidade um trabalho colaborativo Essa colaboração também deve se fazer presente na questão da preservação dos documentos arquivísticos Cada usuário do acervo pode contribuir no manuseio na observância da política de conservação reduzindo gastos com a restauração Em síntese esses conteúdos poderão auxiliar o profissional de secretariado a mostrar sua competência na gestão informacional além de proporcionar saberes que o ajudarão a se destacar no mercado RESUMO Nessa unidade aprendemos que O Conselho Nacional de arquivos CONARQ é o órgão responsável por regular as atividades arquivística no Brasil emitindo pareceres orientando processos para os arquivos públicos e privados 179 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA A tabela de temporalidade é um instrumento que fornece as orientações de guarda de documentos no arquivo Nele iremos encontrar o prazo de guarda relacionando a legislação com cada um dos documentos arquivados a partir da teoria das idades do arquivo A tabela de temporalidade indica o documento O tempo em que ele ficará na fase corrente na fase intermediária e por fim qual será a sua destinação final Além disso podem ser indicadas algumas observações sobre a legislação e o valor daquele tipo de documento A preservação é o conjunto de ações que visam manter o documento em condições de uso pelo maior tempo possível e compreende as ações de conservação e restauração A conservação corresponde aos cuidados e estratégias para retardar a decadência dos materiais através do controle das condições externas do arquivo a fim de que os documentos ali depositados possam ser utilizados o maior tempo possível Os fatores que são levados em conta nesse processo são os fatores ambientais como as condições de temperatura umidade e higienização além de fatores preventivos como os cuidados no espaço do arquivo para que estes não estejam sujeitos a incêndios e inundações ao contato direto com a luz solar e poluição além do controle de pragas e fungos 180 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO A restauração corresponde a ações efetuadas nos documentos para recuperar a suas condições originais físicas após algum tipo de dano A restauração então através de técnicas artesanais restaura capas efetua remendos e colagens e em casos de maior avaria são realizadas tecnicas mais elaboradas como encapsulação e laminação para reestruturar a condição dos documentos REFERÊNCIAS ANJOS L Dl V Tabela de temporalidade um marco na gestão de documentos Niterói UFF 2015 Disponível em httpsapp uffbrriuffhandle12621 Acesso em 24 nov 2021 ARAÚJO A E L Legislação arquivística brasileira recomendações para o fazer bibliotecário voltado a preservação e conservação de documentos Natal UFRN 2011 Disponível em httpsrepositorioufrnbr bitstream123456789396983LegislacaoArquivistica Araujo2011pdf Acesso em 24 nov 2021 ARQUIVO NACIONAL BRASIL Dicionário brasileiro de terminologia arquivística Rio de janeiro Arquivo nacional 2005 181 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA BRASIL Lei nº 12527 de 18 de novembro de 2011 Regula o acesso a informações Brasília sn 18 de novembro de 2011 Disponível em httpwwwplanaltogovbrccivil03 ato201120142011leil12527htm Acesso em 24 nov 2021 Lei nº 13709 de 14 de agosto de 2018 Lei geral de proteção de dados pessoais LGPD Brasília sn 14 de agosto de 2018 Disponível em httpwwwplanaltogovbrccivil03 ato201520182018leil13709htm Acesso em 24 nov 2021 Lei nº 8159 de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências Brasília sn 8 de janeiro de 1991 Disponível em httpwwwplanaltogovbrccivil03leisl8159htm Acesso em 24 nov 2021 CASSARES N C Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas Claudia Moi colaboração São Paulo Arquivo do EstadoImprensa Oficial 2000 Projeto como fazer v5 CONARQ BRASIL Classificação temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividadesmeio da administração pública Rio de janeiro Arquivo nacional 2001 182 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO GORBEA J Q GARCIADIAZ E S VELA O M Sistemas de arquivos e controle de documentos 2 Ed São Paulo ATLAS 1979 GUIMARAES L BECK I Conservação e restauração de documentos em suporte de papel In Conservação de acervos Rio de janeiro MAST 2007 MAST Colloquia V9 HEYNEMANN C B Arquivo Nacional 170 anos Acervo v 22 n 1 p 209216 2009 Disponível em httpswwwbrapci infbrindexphpresv107525 Acesso em 24 nov 2021 IDANKAS R Arquivologia descomplicada 2 ed São Paulo Rideel 2014 Disponível em httpsbibliotecasophiacom br9198indexaspcodigosophia602280 Acesso em 24 nov 2021 LOPES B P RODRIGUES G M Os arquivos privados na legislação brasileira do anteprojeto da lei de arquivos às regulamentações do CONARQ Revista do Arquivo São Paulo ano 2 n4 mar 2017 Disponível em httpwww arquivoestadospgovbrrevistadoarquivo04artigo01 phpinicioartigo Acesso em 24 nov 2021 183 LEGIsLAçãO E GEsTãO ARqUIvísTICA MORAES P E S OLIVEIRA V S Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial Sl Intersaberes 2015 Disponível em httpsbibliotecasophiacombr9198index aspcodigosophia598879 Acesso em 24 nov 2021 OGDEN Sherelyn Controle integrado de pragas In Emergências com pragas em arquivos e bibliotecas 2 Ed Rio de Janeiro Arquivo NacionalProjeto conservação preventiva em bibliotecas e arquivos 2001 OLIVEIRA V S Assessoria executiva Contentus 2021 Disponível emhttpsbibliotecasophiacombr9198index aspcodigosophia600860 Acesso em 24 nov 2021 PAES M L O conselho nacional de arquivos o sistema nacional de arquivos e os arquivos municipais Ágora n 8 p 230249 1998 Disponível em httphdlhandle net2050011959brapci13574 Acesso em 24 nov 2021 Arquivo teoria e prática 3 Ed Rio de janeiro FGV 2004 referenciaROCHA E Q Apostila de processo de conservação preservação e restauração documental do TST Brasília CGEDMSMEP 2021 184 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO SÁ E P Gestão de documentos uma visão empresarial In SOUTO Leonardo Fernandes org Gestão da informação e do conhecimento práticas e reflexões Rio de Janeiro Interciência 2014 Disponível em httpsbibliotecasophiacombr9198 indexaspcodigosophia604311 Acesso em 24 nov 2021 SANDY D D Conservação e restauro Curitiba Contentus 2020 Disponível emhttpsbibliotecasophiacombr9198 indexaspcodigosophia600460 Acesso em24 nov 2021 SANTOS J T REIS L Arquivologia facilitada 2 ed Rio de Janeiro RJ Método 2015 SCHELLENBERG T R Manual de arquivos Rio de janeiro Ministério da Justiça e negócios interioresArquivo Nacional 1959 Arquivos modernos princípios e técnicas 6 ed Rio de Janeiro Fundação Getúlio Vargas 2006 TRINKLEY M Considerações sobre preservação na construção e reforma de bibliotecas planejamento para preservação 2 Ed Rio de Janeiro Arquivo Nacional 2001 Projeto Conservação preventiva em bibliotecas e arquivos v38