Semana 3 e 4 005 Responsabilidade do Auditor e do Auditado

Responsabilidades do auditor e do auditado Quando uma auditoria é realizada, deve-se ter em mente que muitas pessoas estão envolvidas e que diversas etapas são realizadas para atingir os objetivos com eficácia. Para cada um dos envolvidos no processo de auditoria, a ABNT NBR ISO 19011:2018 (norma brasileira) estabelece responsabilidades que devem ser conhecidas e seguidas para garantir a idoneidade do processo e a fluidez das atividades. Como partes envolvidas em um processo de auditoria são previstos diversos atores, os quais, como mencionado, terão funções e responsabilidades específicas. São eles: Auditor líder Auditor Cliente de auditoria Auditado Equipe de auditoria Especialista (Conforme a ABNT NBR ISO 19011:2018, item 3.16, especialista é a pessoa que provê conhecimento ou experiência específicos para a equipe de auditoria. Um especialista não atua como auditor.) Observador (Conforme a ABNT NBR ISO 19011:2018, item 3.17, observador é a pessoa que acompanha a equipe de auditoria, mas não atua como auditor.) Guia (Conforme ABNT NBR ISO 19011:2018, item 6.4.2, guias e observadores podem acompanhar a equipe de auditoria com aprovações do líder da equipe de auditoria, cliente da auditoria e/ou auditado, se requerido. Não convém que eles influenciem ou interfiram na condução da auditoria.) Para mais informações sobre as responsabilidades dos guias e dos observadores, leia a ABNT NBR ISO 19011:2018, no item supracitado. Funções do Auditor líder Auditor líder É a figura principal na condução de uma auditoria. A ABNT NBR ISO 19011:2018 estabelece diversas responsabilidades ao auditor líder no decorrer dos diversos itens. Logo, por ser a figura principal, são atribuídas a ele diversas tarefas, que incluem: Planejamento e preparação da auditoria Condução da reunião de abertura Coordenação da auditoria e participação nela Condução da reunião de fechamento Tomada de decisão quanto à categorização das não conformidades Preparação do relatório Acompanhamento do encerramento Asseguração da eficiência e da eficácia da auditoria ao cliente Representação da equipe para o auditado Envolvimento na seleção dos outros membros da equipe, resultando em uma equipe coesa Além disso, cabe ao auditor líder: Evitar conflitos de interesses e submeter a composição dele à concordância do cliente Utilizar os recursos da equipe, atribuindo claramente as responsabilidades a cada auditor, com um escopo definido das atividades a serem realizadas de acordo com as competências individuais de cada membro da equipe de auditoria Manter um trabalho colaborativo com os demais auditores integrantes da equipe Fornecer direção e orientação para os auditores em treinamento Confirmar com o auditado o acordo relativo à extensão da divulgação e ao tratamento de informação confidencial Acordar a presença de observadores e a necessidade de guias para a equipe de auditoria Durante as etapas de planejamento e preparação, solicitar acesso às informações que serão necessárias Determinar os critérios e o escopo da auditoria em conjunto com o cliente e, se for o caso, com o auditado Assegurar que as listas de verificação sejam preparadas, garantindo também que sejam abrangentes Integrar o programa de entrevistas, que deve ser definido e acordado com os outros membros da equipe auditora e com o representante do auditado Obter informações necessárias e suficientes para atingir os objetivos da auditoria, incluindo detalhes das atividades, produtos e serviços do auditado, localidade, imediações, auditorias anteriores e documentação do auditado Prevenir e resolver conflitos que possam surgir durante o processo de auditoria, inclusive entre a equipe de auditores Estabelecer uma relação de confiança com a alta direção e com todas as pessoas dos diferentes níveis da organização, relatando sempre quaisquer obstáculos encontrados para a realização da auditoria Concluídos o levantamento e a classificação das não conformidades, relatar imediatamente o fato ao auditado, a emissão do relatório de auditoria e o arranjo das auditorias de acompanhamento Funções do Auditor É quem, selecionado de acordo com as suas competências, integra, junto com o auditor líder, uma equipe de auditoria para que esta seja realizada. Observe as principais atribuições e responsabilidades do auditor determinadas pela ABNT NBR ISO 19011:2018: ● Seguir as instruções do auditor líder, dando-lhe apoio durante a auditoria (Obviamente, muitas vezes o auditor líder assume também o papel de auditor em uma auditoria e, assim, além de ter responsabilidades de liderança, também deve planejar e executar a tarefa que lhe for incumbida com objetividade, eficácia e eficiência, dentro do escopo da auditoria.). ● Cooperar com o auditor líder e apoiá-lo em todas as etapas da auditoria (Quando diversos auditores estão envolvidos em uma auditoria inicial e não conformidades são levantadas, não é necessário que todos os auditores retornem para a visita de acompanhamento.) ● Estar atento ao fluxo de comunicação entre a equipe auditora e o auditado (Embora o auditor líder seja responsável por grande parte dos contatos, os auditores devem esclarecer considerações adicionais com os auditados.) ● Registrar todas as observações com o maior detalhamento possível para, mais tarde, poder gerenciar os desafios ● Após documentar todas as observações levantadas, informar o fato ao auditado, que precisa estar ciente e de acordo com os registros realizados ● Alicerçar em evidências objetivas todas as conclusões a que chegar em uma auditoria ● Respeitar as necessidades e as expectativas de confidencialidade, aplicando essa premissa às observações de auditoria, às informações e aos documentos fornecidos pelo auditado durante a auditoria ● Sempre se lembrar de executar uma auditoria baseada em critérios preestabelecidos e de obter evidências objetivas ● Não dar conselhos, principalmente àqueles que realizam auditorias de terceira parte (o auditor não é consultor) Por fim, vale ressalttar que a palavra-chave para todo auditor é “profissionalismo”, e tal qualidade engloba a execução das seguintes atividades: ■ Realizar o trabalho com honestidade, diligência e responsabilidade ■ Observar quaisquer requisitos legais aplicáveis e estar em conformidade com eles ■ Demonstrar competência enquanto realiza o trabalho ■ Desempenhar o trabalho de forma imparcial, mantendo-se justo e sem tendenciosidade em todas as situações ■ Estar sensível a quaisquer influências que possam ser exercidas sobre seu julgamento enquanto estiver realizando uma auditoria Funções do Cliente Cliente É quem solicita uma auditoria. Quando se trata de uma auditoria externa, os clientes são aqueles que a solicitaram: órgãos reguladores ou empresas que já são ou pretendem ser clientes de outra organização e, para tal, têm como procedimento a realização de auditorias. Então, o cliente da auditoria é a empresa que contrata os serviços para auditar seu fornecedor, e este, por sua vez, é o auditado. Já no caso de uma auditoria interna, o cliente pode ser o gestor do programa de auditoria ou até mesmo a própria empresa que será auditada, isto é, o cliente é quem solicita a auditoria, e o auditado é aquele que passará pelo processo de auditoria. Agora que você compreendeu a diferença entre cliente e auditado, veja as responsabilidades do cliente, também de acordo com a ABNT NBR ISO 19011:2018: ● Determinar a necessidade e o propósito da auditoria ● Selecionar o auditor líder ou a organização auditora e, se apropriado, aprovar a composição da equipe de auditoria ● Contatar o auditado para obter a total cooperação dele e iniciar o processo ● Definir os objetivos da auditoria ● Determinar o escopo geral da auditoria e a norma de sistema da qualidade ou o documento que deve ser seguido ● Receber o relatório de auditoria ● Determinar o acompanhamento a ser adotado Funções do Auditado Auditado É quem passa pelo processo de auditoria, podendo ou não ser o cliente, dependendo de quem partiu a solicitação de auditoria. Seguindo as orientações da ABNT NBR ISO 19011:2018, são atribuições e responsabilidades do auditado: ● Informar aos funcionários envolvidos os objetivos e o escopo da auditoria, sem intimidá-los com ameaças sobre possíveis consequências das observações negativas ● Quando necessário e autorizado pelo auditor líder, determinar membros responsáveis para acompanhar a equipe auditora, atuando como guias e assegurando que os auditores tenham acesso a todas as informações e a todos os documentos necessários para o bom andamento da auditoria (Se as pessoas indicadas não forem adequadas, elas poderão comprometer a continuidade da auditoria.) ● Disponibilizar para a equipe auditora todos os recursos necessários para assegurar um processo de auditoria eficaz e eficiente (Se o auditado encarar a auditoria como um processo de parceria, a cooperação prevalecerá.) ● Possibilitar o acesso às instalações, ao pessoal, às informações e aos registros pertinentes, conforme solicitado pelos auditores ● Cooperar com os auditores para permitir que os objetivos da auditoria sejam atingidos ● Determinar e iniciar ações corretivas baseadas no relatório de auditoria O auditado deve estar ciente de que ele é o responsável pela identificação e pela execução das ações corretivas para atender às não conformidades identificadas no relatório de auditoria. Lembre-se: o auditor não é consultor. Referências ABNT NBR 19011:2018, Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão. A | Don't Stop Believin' Journey D | Smalltown Boy Bronski Beat B | Take On Me a-ha E | (Don't You) Forget About Me Simple Minds C | I Wanna Dance With Somebody Whitney Houston F | Don't You Want Me The Human League