Comunicação Organizacional: Importância e Estratégias

Comportamento Organizacional Comunicação Organizacional Desenvolvimento do material Suely Motta 1ª Edição Copyright 2022 Afya Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida transmitida e gravada por qualquer meio eletrônico mecânico por fotocópia e outros sem a prévia autorização por escrito da Afya Sumário Comunicação Organizacional Para Início de Conversa 3 Objetivos 4 1 Comunicação Importância Estratégica nas Organizações 4 2 O Processo de Comunicação 5 3 Funções da Comunicação 6 4 Comunicação Interpessoal Modos de Comunicação Aprimorando a Comunicação Interpessoal 7 5 Comunicação Dentro das Organizações 7 6 A Ética na Comunicação Organizacional 8 7 Barreiras para a Comunicação Eficaz 9 Referências 10 Para Início de Conversa As organizações esperam que você domine a comunicação e saiba fazer escolhas negociar e tomar decisões evitando atitudes comumente encontradas de jogar pro outro ou deixar pra amanhã e que você desenvolva a motivação Esta última questão será detalhada mais à frente mas um líder de equipes precisa pelo menos compreender sintetizar e expor o pensamento de seu grupo A informação hoje é um recurso fundamental para a sobrevivência e garante um mínimo de competitividade às organizações É superimportante para dar agilidade e sustentar a tomada de decisão Entretanto essa informação precisa ser confiável planejada e disponibilizada de forma personalizada com a maior antecedência possível Para iniciar nossos estudos sobre comunicação é fundamental lembrar a frase de Fernando Bartolomé sobre a Era da Informação As organizações viverão ou morrerão dependendo da habilidade que tiverem para processar dados transformálos em informações distribuílas adequadamente e usálas com rapidez para tomar decisões hoje e mudálas amanhã quando chegarem novas informações Essa informação precisa ainda ser comunicada de maneira a garantir a efetividade dos processos organizacionais e a eficácia da gestão Para que isso ocorra precisamos conhecer e discutir sobre os elementos da comunicação e suas implicações nesse processo e não podemos deixar de lembrar da importância destas questões sobre o desenvolvimento da liderança um líder com pouca informação desenvolverá um processo de comunicação falho e consequentemente terá dificuldades para exercer sua liderança Comportamento Organizacional 3 Objetivos Ao final desta unidade de apredizagem você será capaz de Identificar a importância da informação e da comunicação estratégica Conhecer o processo de comunicação e seus principais elementos Identificar as principais funções da comunicação Compreender a comunicação interpessoal e a organizacional Entender as principais questões éticas da comunicação Identificar as barreiras para uma eficácia na comunicação 1 Comunicação Importância Estratégica nas Organizações Antes de falarmos sobre comunicação vamos conceituar e diferenciar dois conceitos básicos para essa compreensão Dados Informação Dados é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação Dados são números palavras ou figuras que por si só não contêm qualquer sentido Enquanto isso informação é o dado trabalhado traduzido É um dado contextualizado interpretado de modo a ganhar sentido a dar significado É uma via de mão única pois não insere diálogo Mas para tomar decisões o executivo precisa é de informação concorda Para entender melhor essa diferença veja os exemplos Dados Quantidade de produção custo de matériaprima número de empregados Informações Capacidade de produção lucro operacional produtividade dos trabalhadores Comportamento Organizacional 4 Afirmar que uma empresa produz um determinado número de peças não é suficiente para tomar decisões quanto a demitir pessoas ou investir em equipamentos por exemplo Para isso precisamos verificar o quanto essa empresa pode produzir Sabendo o potencial real conseguiremos tomar essas decisões Para as empresas hoje de um modo geral há muita informação de mercado inadequada e poucas adequadas As informações ficam tão dispersas na empresa que exigem grande esforço para localizálas e integrálas Além do mais informações importantes muitas vezes são retidas por alguns funcionários e acabam chegando tarde à direção da empresa E essas informações nem sempre são confiáveis A informação tem importância global só que a qualidade das informações sofre influência de boatos e fofocas do famoso rádiocorredor que muitas vezes transforma informações não verídicas em verdades absolutas e em situações desequilibradas de fatos e suposições Portanto a análise de informações lapidadas é o que propicia a conversão de informações em ação As informações depois de produzidas precisam ser devidamente comunicadas certo Vamos conhecer então os elementos da comunicação no próximo tópico 2 O Processo de Comunicação Para iniciarmos um processo de comunicação devemos Identificar a importância da informação Conhecer os principais elementos da comunicação Compreender as principais teorias de liderança Vamos identificar os principais personagens da comunicação Figura 1 Principais personagens da comunicação Emissor é aquele que deseja comunicar emitir uma mensagem Mensagem é o conteúdo do que precisa ser transmitido Codificação é o código que o emissor escolhe para transmitir sua mensagem exemplo língua portuguesa linguagem de sinais Receptor é aquele a quem se destina a mensagem Decodificação é a forma como o receptor vai decodificar entender e interpretar a mensagem recebida Feedback é o retorno que o emissor receberá do receptor a respeito do entendimento da mensagem enviada Meio de comunicação será o meio ou canal escolhido pelo receptor para emitir sua mensagem Pode ser o email uma carta ou falar pessoalmente por exemplo Comportamento Organizacional 5 Você saberia dizer qual a diferença entre informação e comunicação Importante destacar que informação não inclui emoção ela apenas é transmitida Como foi dito é um canal de mão única ao passo que a comunicação é um processo interativo uma rua de mão dupla em que precisamos encontrar ouvidos atentos para que o processo efetivamente aconteça Como ela visa à troca de ideias e ao feedback a mensagem precisa ser recebida e decodificada pelo receptor Para isso é necessário construir uma ponte entre emissor e receptor A eficácia da comunicação está no fato de o receptor conseguir interpretar a mensagem corretamente de acordo com a intenção do emissor e também quando o emissor capta o que efetivamente foi assimilado pelo receptor Só então podemos afirmar que houve entendimento concorda Este é um problema recorrente no processo de comunicação a má interpretação 3 Funções da Comunicação A comunicação também tem grande importância na construção da imagem de uma organização Mas o que é imagem É a representação de um objeto símbolo figura comparação semelhança Em geral a imagem das empresas e dos empresários brasileiros passa pelos seguintes pensamentos só pensam em lucro enganam os consumidores exploram os empregados sonegam impostos corrompem autoridades poluem o meio ambiente são insensíveis aos problemas sociais etc Essas afirmações muitas vezes não representam uma realidade mas em função de aspectos comunicados por muitas empresas os benefícios gerados pelas organizações para a sociedade não são vistos percebidos ou reconhecidos pela maioria das pessoas E isso é péssimo Nos EUA a perda das empresas em função de crises com a opinião pública advogados clientes desvalorização de ações campanhas desvio gerencial chega à marca de 1 trilhão de dólares E por que acontecem as crises Muitas vezes são falhas de processo de produção falhas humanas acidentes e grande parte dessas ocorrências são inevitáveis Por isso a qualidade da imagem das empresas perante a sociedade precisa ser sempre trabalhada pois quanto melhor a imagem menor a conta que será paga em caso de um problema manchar a imagem dessa empresa Quanto mais a empresa investir em organizar sua comunicação menor será a duração da crise Comportamento Organizacional 6 4 Comunicação Interpessoal Modos de Comunicação Aprimorando a Comunicação Interpessoal A comunicação encontra algumas barreiras para fluir adequadamente dentro das organizações A maioria das empresas é conservadora e tradicional resistente às mudanças burocrática muito hierárquica centralizadora possui esquemas restritivos e autoritários o que atrapalha bastante no processo de comunicação Podemos classificar a comunicação em Comunicação verbal e Comunicação não verbal A comunicação verbal é aquela que se processa por meio de palavras faladas ou escritas A comunicação não verbal é aquela que não emprega palavras mas envolve expressões comportamentos e atitudes capazes de comunicar o que não foi dito ou escrito Às vezes é interessante observar as discrepâncias entre a comunicação verbal e a não verbal Algumas expressões do corpo ou do rosto olhares maliciosos e até mesmo o tom de voz podem comunicar algo que não foi dito ou expressar algo diferente do que foi declarado 5 Comunicação Dentro das Organizações A comunicação organizacional se desenvolve em Redes formais ou em Redes de rumores As redes formais podem ser complexas com até centenas de pessoas e dezenas de níveis hierárquicos Essas redes podem ser classificadas em três tipos conforme ilustra a Figura 2 Figura 2 Três tipos comuns de redes em pequenos grupos Segundo Robbins 2012 a rede em cadeia segue rigidamente a cadeia formal de comando A rede em roda depende do líder para agir como condutor central de toda a comunicação do grupo e a rede de todos os canais permite que todos os membros do grupo se comuniquem ativamente uns com os outros e normalmente é encontrada em equipes Cadeia Roda Todos os canais Comportamento Organizacional 7 autogerenciadas onde todos os membros do grupo têm liberdade para contribuir e ninguém assume propriamente o papel de líder Além dessas redes formais de comunicação a organização ainda precisa lidar com uma chamada rede de rumores que é o sistema de comunicação informal dentro da organização Embora informal não significa que não seja importante fonte de informações pois a maioria dos funcionários toma conhecimento de diversos acontecimentos por esse caminho Será que as informações que vêm pela rede de rumores são verdadeiras Mas por que uma rede de rumores continua em funcionamento Robbins 2012 p333 afirma que os rumores emergem como reação a situações importantes para as pessoas quando há ambiguidade e sob condições que despertam ansiedade O medo de demissão sempre existe mas será que para ter uma informação como essa envolvendo tantas pessoas e fluindo tão rapidamente não deve haver previamente uma ou mais situações causando forte ansiedade no grupo de maneira que as pessoas ao ouvir uma expressão semelhante associaram imediatamente a um corte no quadro de funcionários Para minimizar os efeitos e o poder da rede de rumores é fundamental fornecer informações com precisão por meio da comunicação formal explicar decisões e comportamentos que pareçam inconsistentes ou injustos absterse de atingir o mensageiro entendendo que rumores são fatos naturais da vida em uma organização manter canais de comunicação abertos incentivando os funcionários a compartilharem suas preocupações e sugestões 6 A Ética na Comunicação Organizacional Um ambiente muito competitivo e um tempo sempre escasso interferem grandemente na questão da ética na comunicação organizacional Afinal com pouco tempo para comunicar tantas coisas dificilmente tomamos os devidos cuidados de como seremos interpretados se estaremos expondo ou ofendendo alguém ou se este ou aquele comunicado não poderia ser feito por ser confidencial Mas é importante pontuar que o maior problema para a comunicação organizacional é a subjetividade É ela que interfere na interpretação das mensagens e na qualidade da comunicação para cada um dos elementosenvolvidos ou seja subjetividade é tudo aquilo relativo ao sujeito existente no sujeito passado exclusivamente no espírito de uma pessoa aquilo que é sentido por experiência íntima E por que a subjetividade pode representar uma grande barreira no relacionamento entre emissor e receptor Comportamento Organizacional 8 Porque a subjetividade é essência da condição humana cada um de nós tem diferentes valores motivações expectativas background cultural preconceitos Tudo já vem enraizado conosco e compõe nossa história de vida É muito difícil se livrar completamente dessas questões e impedir a influência delas no processo de comunicação Só que elas criam barreiras que muitas vezes dificultam relações e interpretações 7 Barreiras para a Comunicação Eficaz Robbins 2010 aponta como principais barreiras para uma comunicação eficaz A filtragem Funciona como uma manipulação da informação pelo emissor para que ela seja vista de maneira mais favorável pelo receptor A percepção seletiva Quando o receptor vê e escuta seletivamente com base em suas próprias necessidades motivações experiências e histórico de vida A sobrecarga de informação A tendência é selecionar ignorar não perceber e até mesmo esquecer informações para processar apenas as que tem capacidade para isso As emoções Podem interferir demais no processo de comunicação distorcendo a interpretação da mensagem O idioma Uso de jargões e gírias entre diferentes gerações O silêncio Pode significar falta de confiança na capacidade do outro ajudar na solução do problema ou até mesmo se recorre a isto para sinalizar que não há respeito ou consideração com as opiniões dos subordinados O sucesso de uma organização entre outras variáveis vai depender diretamente do conhecimento que os gestores têm para administrar suas habilidades enquanto grupo de transformar ativos em atitudes eficazes e de sua competência para se comunicar de forma adequada com todos os seus stakeholders Nesta unidade estudamos como se dá o processo de comunicação nas organizações a comunicação verbal e não verbal o seu encadeamento e as principais barreiras que enfrentamos no ato de comunicar Comportamento Organizacional 9 Referências CALDAS Miguel P WOOD JR Thomaz Comportamento organizacional uma perspectiva brasileira 2 ed São Paulo Atlas 2007 CARDOSO Antonio Semeraro Rito et al Modelos de gestão Rio de Janeiro FGV 2005 DRUCKER Peter Ferdinand Administrando em tempos de grandes mudanças 5 ed São Paulo Pioneira 1998 HOLLENBECK John R WAGNER John A Comportamento organizacional criando vantagem competitiva 3 ed São Paulo Saraiva 2012 ROBBINS Stephen P SOBRAL Filipe Comportamento organizacional 14 ed São Paulo Prentice Halll 2012 SIQUEIRA Mirlena Maria Matias Medidas do comportamento organizacional ferramentas de diagnóstico e de gestão Porto Alegre Artmed 2008 Comportamento Organizacional 10