Gerenciamento da Integração e Escritório de Projetos (PMO)

GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO As empresas atuais reconhecem que a gestão de projetos normalmente tendem a atravessar a empresa e envolver vários departamentos Este impacto pode gerar desdobramentos no rendimento organizacional Para solucionar a questão as empresas desenvolveram uma ferramenta de gestão chamada PMO Project Management Office ou Escritório de Projetos 3Escritório de Projetos PMO Segundo PMI 2004 um escritório de projetos é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio De uma forma simples podemos dizer que e uma área cuja função e melhorar o gerenciamento de projetos de uma organização 3Escritório de Projetos PMO Recomendase que um PMO seja colocado próximo a presidência da organização agindo como uma assessoria especial para implementação estratégica 3Escritório de Projetos PMO Segue abaixo os objetivos básicos do PMO 1 Promover reuniões regulares de um comitê de alto nível para governança do portfólio 2 Facilitar a escolha do mix correto de projetos pelo comitê 3 Desenvolver e manter um sistema de informações gerenciais sobre projetos 4 Definir e manter uma metodologia de gerenciamento de projetos Promover treinamento e suporte em gerenciamento de projetos 3Escritório de Projetos PMO DEFINIÇÃO O Gerenciamento de Integração do Projeto envolve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto serão coordenados de forma adequada GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO Definição O Gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar definir combinar unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento Integração no Projeto Integração inclui ações para promover unificação consolidação articulação com o objetivo principal de gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas e atender aos requisitos O gerenciamento da integração do projeto requer que sejam feitas escolhas sobre alocação de recursos concessões entre objetivos e alternativas conflitantes e gerenciamento de dependências mútuas entre as áreas de conhecimento Processos Interagindo A necessidade do Gerenciamento da integração do projeto fica evidente em situações onde processos distintos interagem Ex Atraso no cronograma tempo mudanças em escopo Plano de contingência riscos mudanças em custo O Gerenciamento da integração do projeto também inclui as atividades necessárias para gerenciar documentos e assegurar consistência no plano de gerenciamento do projeto e entregas Processos para Integração 1 Desenvolver o termo de abertura do projeto 2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto 3 Orientar e gerenciar a execução do projeto 4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto 5 Realizar o controle integrado de mudanças 6 Encerrar o projeto ou fase Atividades Estabelece uma parceria entre a organização executora e a organização solicitante Inicia o projeto formalmente Identificação do gerente de projetos A assinatura do iniciador no termo de abertura autoriza o projeto Realizase uma análise de necessidades business case ou descrição da situação que o projeto tratará PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO Desenvolver o termo de Abertura do Projeto Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Controle Integrado de Mudanças Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Encerrar Projeto ou Fase Os processos do Gerenciamento da Integração estão para o projeto assim como a espinha dorsal está para o nosso corpo Desenvolver o termo de abertura do projeto Processo de desenvolvimento de um documento que formalmente autoriza um projeto ou uma fase e a documentação dos requisitos iniciais que satisfaçam as necessidades e expectativas das partes interessadas Inúmeros projetos são iniciados sem nenhum rito formal de inauguração ou seja normalmente a empresa explica rapidamente o que pretende para o responsável do projeto e espera que este transforme em iniciativas as ideias transmitidas 4Termo de Abertura Tratase de um documento que serve como elo entre as operações rotineiras da organização empreendedora do projeto e a aprovação do início das atividades do projeto GESTÃO DA INTEGRAÇÃO GESTÃO DA INTEGRAÇÃO Apos diversos fracassos as empresas passaram formalizar o inicio dos projetos oferecendo aos seus responsáveis o mínimo de detalhamento necessário para iniciar a operação juntamente com a delegação de autoridade essencial para utilizar os recursos da organização 4Termo de Abertura Chamamos de Project Charter ou termo de abertura este documento que contem os detalhes principais do projeto e que fosse assinado por um representante da organização capaz de respaldar estruturação do projeto Ferramentas e Técnicas 1 Opinião especializada Aplicada a qualquer detalhe técnico e de gerenciamento durante esse processo Exemplos de fontes Consultores Partes interessadas inclusive clientes ou patrocinadores Associações profissionais e técnicas Grupos industriais Especialistas no assunto Escritório de projetos SÃO INFORMAÇÕES USUALMENTE PRESENTES EM UM TERMO DE ABERTURA Título que propicie uma identidade ao projeto que facilite a comunicação Patrocinador gerente do projeto e equipe básica Mapa de influência das partes interessadas Retorno sobre o investimento e metas traduzidas por meio de indicadores O objetivo ou justificativa do projeto Escopo e não escopo do projeto Os requisitos que satisfazem as necessidades dos interessados stakeholders Ligações com outros projetos internos ou externos à organização O cronograma resumido em marcos As premissas e restrições organizacionais A identificação dos riscos Um orçamento sintetizado Recomendase que o conteúdo textual do Termo NÃO contenha expressões que traduzam AMBIGUIDADE e ABSTRAÇÃO DESENVOLVER O TERMO DE ABERTURA DO PROJETO PROJECT CHARTER Um dos resultados do Processo de Iniciação Estabelece as responsabilidades do gerente de projeto dos gerentes funcionais ou de linha e da equipe Deve ser emitido por um gerente externo ao projeto de uma hierarquia adequada às necessidades do projeto alta administração Confere ao gerente de projeto autoridade adequada Sua aprovação autoriza formalmente o projeto O patrocinador deve procurar garantir que o projeto seja consistente com os objetivos organizacionais e apoiar a equipe na superação de obstáculos No Brasil também é conhecido como contrato do projeto proposta de projetos solicitação de projeto autorizada termo de referência DESCRIÇÃO DO PROCESSO Entradas Contrato quando aplicável Declaração do trabalho do projeto Fatores ambientais da empresa¹ Ativos de processos organizacionais² Ferramentas e Técnicas Métodos de seleção de projetos Metodologia de Gerenciamento de Projetos³ Sistema de informações do gerenciamento de projetos Opinião especializada Saídas Termo de abertura do projeto Integração com o Gerenciamento do Escopo Gerenciamento de custos ¹Tudo aquilo que constitui o ambiente da organização a ser considerado na fase inicial do projeto tal como cultura organizacional infraestrutura pessoal existente sistemas de informações do gerenciamento do projeto etc ²Políticas procedimentos planos e diretrizes formais e informais tais como política de segurança critérios de medição de desempenho meios de comunicação permitidos procedimentos para aprovar e emitir autorizações de trabalho ³Pode se tratar de uma norma ou padrão de trabalho adotado pela equipe para o gerenciamento do projeto CONTRATO Sempre que existir o envolvimento de mais de uma organização em um projeto a relação entre as partes deverá ser formalizada DECLARAÇÃO DO TRABALHO DO PROJETO DT É uma descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo projeto Em projetos internos à organização o iniciador do projeto ou o patrocinador fornece a DT com base nas necessidades de negócios pág 95 PMBOK tais como treinamento necessário ou demanda do mercado por exemplo e nos requisitos ou condições do produto ou serviço descritos de acordo com a necessidade de negócios ou outro estímulo que provocar a necessidade Observação esta DT deverá ser encaminhada aos fornecedores do produto ou serviço para que eles possam determinar se são capazes de fornecer o produto ou serviço Em projetos externos à organização a DT com base também nas necessidades de negócios e nos requisitos do produto ou serviço geralmente é recebida do cliente em geral em forma de um documento de licitação ou outra modalidade de concorrência como uma solicitação de proposta uma solicitação de informações etc Exemplo MEC cliente através do PRODOCÊNCIA lança um edital DT com uma solicitação de proposta Professores da UFRRJ equipe de projeto montam um projeto que será financiado pela FINEP patrocinadora