Gerenciamento do Tempo: Estratégias e Soluções Práticas

1 Tema 05 Gerenciamento do Tempo José Luís Dutra Problema mais frequente Problema mais frequente Fonte Benchmarking 2008 Fonte Benchmarking 2008 2 Gerência de Tempo ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO O TEMPO DEPOIS DE GASTO JAMAIS SERÁ RECUPERADO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Estabelecer prioridades Fazer o que os outros querem Fazer as mais fáceis Fazer aquilo que é simplesmente urgente curta O gerenciamento do tempo O tempo perdido não se encontra nunca mais Benjamin Franklin Os ladrões de tempo os chamados desperdiçadores Eles agem sorrateiramente reduzindo sua eficácia comprometendo suas metas causandolhe até mesmo stress Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida 1 Interrupções 2 Comunicação Deficiente 3 Reuniões 4 TelefoneCelular 5 EmailInternet e Intranet ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Causas das interrupções Medo do outro Falta de prazos reais Pessoal não treinado Centralização de autoridade eou responsabilidade Ilusão que é importante ser sempre gentil Dificuldade em concluir uma idéia Falta de planejamento ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO TER AUTODISCIPLINA Manter um plano de ação pessoal Não adiar as coisas Um papel de cada vez Concentração Uso de telefone com inteligência Análise de causas das interrupções O gerenciamento do tempo Alguns economizadores de tempo Utilização de agenda Fazer relação de afazeres Definição de metas Definição e acompanhamento de prioridades Organização das tarefas Organizar as informações usadas com freqüências para têlas à mão O gerenciamento do tempo Soluções práticas Estabeleça metas anuais mensais semanais e diárias Programe as atividades do dia em função dessas metas Relacione as atividades do dia Identifique as atividades mais importantes e priorizeas Controle diariamente as atividades realizadas Saiba onde seu tempo é realmente empregado Estabeleça início e fim para as atividades Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho Seja realista e esteja consciente das limitações do tempo disponível Não inclua atividades em excesso Evite frustrações Preveja uma pequena reserva de tempo para imprevistos O gerenciamento do tempo Matriz de gerenciamento de tempo Imaginemos um quadrado dividido em quatro partes iguais e a cada parte chamaremos de quadrante Em cada quadrante colocaremos as atividades classificadas como 1 Nem importante e nem urgente 2 Não importante mas urgente 3 Importante mas não urgente 4 Importante e urgente O Criador da Matriz de Gerenciamento do Tempo foi General Eisenhower cujo podemos atribuir a seguinte frase O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante O gerenciamento do tempo SIM Não Importante URGENTE SIM Não 1 2 3 4 Stress Qualidade Ilusão Desperdício Crises Problemas Urgentes Projetos com data marcada Prevenção Identificação de novas oportunidades Planejamento e recreação Interrupções e Telefones Relatórios e Correspondência Questões Urgentes Atividades Populares Detalhes pequenas tarefas Correspondência Perda de tempo Atividades agradáveis O gerenciamento do tempo Matriz de gerenciamento de tempo Quadrante 1 Quadrante do Stress onde nós gerenciamos executamos ou respondemos às tarefas importantes que se tornaram urgentes por não terem sido resolvidas a tempo Estratégia resolva agora Quadrante 2 Quadrante da Qualidade onde planejamos antecipamos e tomamos ações preventivas para evitar futuros problemas Gastando mais tempo neste quadrante aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor com mais qualidade e produtividade Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento do stress e criação de novas crises Falhar neste quadrante significa transferir tarefas para o Quadrante 1 Stress Estratégia prepare uma agenda para estas atividades O gerenciamento do tempo Matriz de gerenciamento de tempo Quadrante 3 Quadrante da Ilusão a agitação e os gritos de urgência criam a ilusão de importância Algumas coisas aqui podem ser importantes para outras pessoas mas não para você Estratégia em alguns caso diga não com diplomacia em outros delegue Quadrante 4 Quadrante do Desperdício perdas de tempo com assuntos triviais atividades improdutivas e sem valor Estratégia eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer Atrividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Preparar desenhos e lista de materiais 8 Obter materiais para a parte de ferragem 8 Obter materiais para a parte de madeira 15 Tornear a parte de ferragem 10 Tornear a parte de madeira 8 Polir a ferragem e madeira 10 Montar as duas partes 12 Testar o conjunto 10 Cronograma 15 O Que É PERTCPM PERT Program Evaluation and Review Technique ou Técnica de Avaliação e Revisão de Programas CPM Critical Path Method ou Método do Caminho Crítico O adjetivo pert em inglês também significa animado esperto firme e atraente atrevido Uma Rede PERT 17 Por Que Usar PERTCPM Reduz os atrasos dos programas Diminui a necessidade de horasextras As solicitações urgentes e para ontem se tornam menos frequentes Os gerentes sofrem menos pressões para cumprir os prazos O ambiente fica mais tranquilo por haver planejamento das atividades 18 Quando Se Usa Um PERT Sempre que houver prazos definidos para concluir uma atividade Quando um programa tiver início meio e fim Exemplos de uso lançamento de cursos matrículas vestibulares conferências eventos Exemplos de não uso processos contínuos como na linha de produção de uma fábrica 19 História do PERTCPM 1956 A RAND Corporation trabalhando para a Marinha de Guerra americana inventa essa tecnologia gerencial 1958 O PERT é usado com sucesso no projeto Polaris um míssil balístico intercontinental armado com ogivas nucleares 1960 A Marinha americana passa a usar o PERT em todos os seus projetos A NASA passa a utilizálo em seus programas espaciais 1964 É criado o PERTCUSTO incluindo no sistema dados de custo das várias atividades melhorando seu controle 1965 O sucesso do PERT leva os gerentes de projeto a utilizálo intensamente nas empresas 1966 O PERT trabalhoso para ser utilizado manualmente é implementado em computadores tornando muito mais fácil seu uso pelos gerentes Uma Rede PERT 21 Elementos Importantes Início do projeto bem definido TODAS as atividades ligadas O caminho crítico em vermelho Atividades que NÃO PODEM sofrer atrasos Duração em DIAS ÚTEIS Código da atividade Atividades com folga em preto Must start on dia definido para iniciar o Project não altera a data CONFLITOS Se muito longa o PERT pode ficar sem solução Data do início da atividade Data do fim da atividade Fim do projeto bem definido Milestone marco importante duração zero 22 PERT CPM e Gantt PERT quando a duração é dada por distribuições estatísticas pouco usado CPM cada duração é dada por um único número MS Project GANTT outra forma para o PERT mostrando o que deve ser feito a cada dia as relações entre as atividades são menos claras no Gráfico de Gantt Gráfico de Gantt 24 Uma Rede PERT Sob a Forma De Gráfico De Gantt 25 1957 CPM Critical Path Method Método do Caminho Crítico Dupont Inc e da Remington Inc 1958 PERT Program and Review Technique Técnica de Avaliação e Controle de Programas Lockheed Inc e a Booz Allen Hamilton 1962 PERTCPM método de planejamento previsão e programaçãoreplanejamento e avaliação controle Gerenciamento do Tempo 26 Funções principais do sistema PERTCPM Determinação do encadeamento lógico ou da seqüência ótima das fases de empreendimento Visualização por meio de gráficos do desenrolar de empreendimentos altamente complexos Verificação das interligações entre diversas fases de um empreendimento respeitando seus condicionantes Previsão da duração mínima de um projeto 27 Funções principais do sistema PERTCPM Avaliação do risco e do grau de incerteza das previsões utilizadas na elaboração do projeto Planejamento com perfeição das necessidades do empreendimento no tempo exato e seu uso Implantação de sistema de controles adequados às exigências de perfeição do empreendimento 28 Aplicações do PERTCPM Em linhas de produção de índustrias Na construção de pontes estradas túneis e hidroelétricas Festivais de música Construção de edifícios Diversos empreendimentos industriais como montagem de fábricas ampliação de plantas construção de armazéns ampliação de tecnologia 29 Diferença entre PERT e CPM No CPM o prazo é estabelecido e não pode conter erros No PERT o tempo de duração pode conter alguma previsão de erro PERT é probabilístico enquanto o CPM é determinístico 30 Diferença entre PERT e CPM No CPM uma atividade é definida como sendo realizada por exemplo em 7 dias No do CPM tal atividade pode ser assim descrita quanto ao tempo de realização Tempo otimista 5 dias Tempo mais provável 7 dias Tempo pessimista 10 dias 31 Vantagens do sistema PERTCPM Evitar desperdícios pois determina a seqüência ótima das fases do projeto Estabelece o menor tempo de execução de uma atividade Determina quando se deve iniciar uma atividade específica Controla a execução Permite a clareza das ações Permite decompor o projeto em atividades ou fases de diferentes ordens de importância para melhor organizar o planejamento programação e execução do projeto 32 Vantagens do sistema PERTCPM Permite coordenar eficientemente o trabalho e com isto estabelecer bases sólidas para a elaboração de um plano mestre Permite a previsão de recursos material equipamento pessoal capital etc requeridos para a execução do projeto Possibilita alternativas de execução de um mesmo projeto e escolha daquela que melhor se adapte às condições da empresa Com a utilização de experiências adquiridas possibilita o estabelecimento de planos padrões Estabelece a lógica do planejamento 33 Elementos constitutivos 1 Atividade ou operação execução efetiva de uma tarefa que consome tempo e recursos ainda que não haja intervenção de um agente Exemplo Secagem de tinta de uma porta Cura cimento de concreto Concretagem de fundações Levantar alvenaria Importação de máquinas Levantar alvenaria Importação de máquinas Desembaraço alfandegário de máquinas etc 34 Elementos constitutivos 2 Evento ou nó é um marco dentro do programa é o momento em que se inicia ou termina uma atividade não consome tempo nem recursos Exemplos Fim da secagem de tinta de uma porta Início da cura cimento de concreto Fim da concretagem das fundações Os eventos são representados no método americano por um pequeno círculo Indicando o início ou fim da atividade 35 Elementos constitutivos 3 Diagramação A diagramação é denominada rede PERTCPM Objetivo deixar um conjunto funcionando Atividades Apreparar desenhos e lista de materiais Bobter materiais para a parte A Cobter materiais para a parte B DTornear a parte A ETornear a parte B FPolir a parte B GMontar as partes A e B HTestar o conjunto 36 Elementos constitutivos 3 Diagramação é a representação do quadro de prioridades ou seqüência ótima estabelecida 37 Elementos constitutivos A diagramação é um esquema da seqüência das atividades há duas formas de apresentála É utilizada a seguinte convenção PDI FT UDI PDT FL UDT Código da Atividade Duração Média UDI Última data de início UDT Última data de término PDI Primeira data de início PRT Primeira data de término FL Folga livre FT Folga total Com alguns exemplos pretendese explicar os conceitos acima apontados 39 Duração média da atividade Exprime o prazo médio previsto para a sua realização No exemplo ao lado é apresentado o código da atividade bem como a duração média em dias A atividade A tem a duração média de 8 dias e a D de 10 dias Observar que as atividades Início e Fim são fictícias e que a duração de cada uma dessas atividades é de 0 dia 40 PDI Primeira data de Início e PDTPrimeira data de Término A PDI indica a data mais cedo que a atividade pode começar Devese esperar que as atividades antecessoras vinculadas a ela estejam terminadas Observar que as atividades A B e C dependem apenas da atividade fictícia Início que dura 0 dias A atividade A começa no dia 0 e como dura 8 dias termina dia 8 41 PDI Primeira data de Início e PDTPrimeira data de Término Observar que a PDI da atividade G depende do fato da atividade E ter terminado Como a atividade E termina dia 23 a atividade G só pode começar nessa data A atividade G começa em 23 e como dura 17 dias a PDTPrimeira data de Término é 40 2317 42 PDI Primeira data de Início e PDTPrimeira data de Término O resultado final que concerne a PDI Primeira data de Início e PDT Primeira data de Término é 43 UDI Última data de Início e UDTÚltima data de Término A melhor forma de estabelecer a última data de início e a última data de término é fazendo os cálculos de trás para a frente Veja o caso da atividade I o mais tarde que ela pode terminar é dia 40 Como a atividade dura 12 dias ela pode começar dia 28 44 UDI Última data de Início e UDTÚltima data de Término O resultado final é o seguinte 45 Caminho crítico O caminho crítico representa o conjunto de atividades que devem sofrer uma supervisão maior para evitar atrasos pois atrasos em tais atividades atrasam o projeto como um todo A melhor forma para determinar as atividades críticas é partindo do final buscar aquelas que possuem Folga Livre FL 0 deste que estejam vinculadas entre si 46 Caminho crítico Um projeto pode apresentar um dois ou mais caminhos críticos Referência Bibliográfica MENDES João Ricardo B VALLE André Bittencourt FABRA Marcantonio Gerenciamento de projetos Rio de Janeiro FGV Editora 2009 Gestão de Projetos