Gestão de Projetos: Estrutura e Processos

Gestão de projetos Introdução Para ser bem sucedido no gerenciamento das mudanças organizacionais é necessário ter em mãos um conjunto de ferramentas técnicas em que se apoiar Não se pode ignorar a natureza das mudanças e o impacto sobre as pessoas suas reações medos e preocupações com o futuro 2 41 Desenvolver Termo de Abertura do Projeto 131 Identificar Partes Interessadas Iniciação Planejamento 51 Planejar Gerenciamento do Escopo 52 Coletar Requisitos 53 Definir Escopo 54 Criar EAP 61 Planejar Gerenciamento de Tempo 62 Definir Atividades 63 Sequenciar Atividades 64 Estimar Recursos das Atividades 65 Estimar Durações das Atividades 71 Planejar Gerenciamento de Custo 72 Estimar Custos 73 Criar Orçamento 81 Planejar Gerenciamento da Qualidade 91 Planejar Gerenciamento dos Recursos Humanos 101 Planejar Gerenciamento da Comunicação 121 Planejar Gerenciamento das Aquisições 132 Planejar Gerenciamento das Partes Interessadas 42 Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto 43 Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto 82 Realizar Garantia da Qualidade 123 Administrar Aquisições 92 Mobilizar Equipe do Projeto 93 Desenvolver Equipe do Projeto 94 Gerenciar Equipe do Projeto 44 Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto 55 Validar Escopo 56 Controlar Escopo 67 Controlar Cronograma 74 Controlar Custos 83 Realizar Controle da Qualidade 103 Controlar Comunicação 111 Planejar Gerenciamento de Riscos 112 Identificar Riscos 113 Realizar Análise Qualitativa dos Riscos 115 Planejar Respostas aos Riscos 124 Encerrar Aquisições 46 Encerrar Projeto ou Fase Gestão de Projetos Um projeto é uma iniciativa que é única de alguma forma seja no produto que gera seja no cliente do projeto na localização nas pessoas envolvidas ou em outro fator Isto diferencia projetos de operações regulares de uma empresa a produção em série de margarinas é uma operação da empresamas por outro lado a criação de um móvel sob encomenda é um projeto Conceito de Projeto Projeto é único no tocante as suas relações com os demais envolvidos Grupos de Processos de um Projeto Processos de Iniciação Processos de Planejamento Processos de Execução Processos de Monitoramento E Controle Processos de Encerramento A C P D DocumentosInformações Gerenciais Gestão de Projetos Um projeto tem um fim bem definido ou seja tem um objetivo claro que quando atingido caracteriza o final do projeto Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negócio por exemplo possa não ser considerado um projeto Conceito de Projeto No projeto existe a necessidade de um objetivo bem claro Uma vez este objetivo atingido o projeto se encerra Gestão de Projetos Gerenciar administrar coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de técnicas conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso E gerenciar um projeto envolve desde iniciálo até finalizálo passando pelas etapas de planejamento execução e atividades de controle É possível administrar alguns projetos utilizando apenas o bom senso Entretanto as empresas passaram a se tornar cada vez mais complexas obrigado ao gestores desenvolver inúmeras técnicas capazes de criar maior controle no resultado final dos projetos Gestão de Projetos Atualmente a bibliografia referente ao assunto aponta cinco fases como as principais na elaboração e execução de um projeto a saber Iniciar Planejar Executar Monitorar e Controlar Finalizar 7 Fases Iniciação define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto Surgimento das idéias Esclarecimento das necessidades do projeto Gestão de Projetos 1 Fase de INICIAÇÃO É a fase onde damos partida oficialmente ao projeto através do Termo de Abertura processo que como todos os demais 43 do Guia pressupõem Entradas Ferramentas e Saída Aqui todos os envolvidos nesta fase reconhecem que um projeto ou fase deve começar e se comprometem para executálo 9 Stakeholders do projeto As partes interessadas stakeholders formam uma constelação de pessoas e organizações envolvidas ou de alguma forma afetadas pelo projeto PROJETO EQUIPE CLIENTE USUÁRIO FORNECEDORE S POPULAÇÃO CONTRIBUINTES ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR GERENTES FUNCIONAIS GERENTES FUNCIONAIS PATROCINADORES GOVERNO 10 Fases Planejamento define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo do projeto O gerente de projeto deve ser designado nesta fase Este processo compreende Esclarecer o problema ou a oportunidade Prever os prazos Prever quais recursos serão necessários Prever os custos Montagem da equipe dentro ou fora da empresa alocação fisica Gestão de Projetos 2 Fase de PLANEJAMENTO É a fase responsável por detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto incluindo cronogramas interdependências entre atividades alocação de recursos envolvidos análise de custos etc para que no final dessa fase ele esteja suficientemente detalhado para ser executado sem dificuldades e imprevistos Nessa fase os planos auxiliares de comunicação qualidade riscos suprimentos e recursos humanos também são desenvolvidos 12 Fases Monitoramento e Controle mede e monitora regularmente o progresso do projeto identificando e corrigindo desvios dos seus objetivos O objetivo deste processo é garantir que os objetivos serão realizados Comparando as previsões com o desempenho real e implementando caso necessário ações corretivas ou de reforço Avaliar o desempenho das pessoas Acompanhar os prazos Acompanhar os custos Verificar se as entregas dos fornecedores correspondem aos contratos efetuados Avaliar a qualidade dos produtos entregues Gestão de Projetos 4 Fase de MONITORAMENTO e CONTROLE É a fase que acontece paralelamente as de Planejamento e Execução Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção de anormalidade 14 Fases Execução integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto Realizar as atividades planejadas Liderar as pessoas do projeto Acompanhar a realização das atividades das pessoas do projeto Encerramento formaliza a aceitação do produto serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase deste a um final ordenado Entregar o produto ou o resultado combinado Transferir o produto para a area de produção ou operacional da empresa Executar atividades administrativas como Fechar as contas Fechar os contratos Desmobilizar a equipe Registrar as lições aprendidas Gestão de Projetos 3 Fase de EXECUÇÃO É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante esse processo Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase Gestão de Projetos 5 Fase de ENCERRAMENTO É a fase quando a execução dos trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna ou externa terceiros os livros e documentos do projeto são encerrados e todas as falhas ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas para que erros similares não ocorram em novos projetos e melhores estratégias são identificadas e selecionadas como lições aprendidas Aqui se formaliza a aceitação do projeto ou fase e encerrase de uma forma organizada o projeto solicitado Gestão de Projetos O que se ganha ao aplicar as técnicas existentes de gerenciamento de projetos ao invés de utilizar o bom senso Aumentase significativamente a probabilidade de seu projeto atingir os objetivos para o qual ele foi criado dentro do prazo estipulado e dentro do custo esperado E isso já é um grande benefício uma vez que é fato que a maioria dos projetos é concluída em atraso e com custo acima do previsto Para o PMBOK 4 2008 o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas com relação ao projeto Com intuito de satisfazer as necessidades e expectativas das partes envolvidas o gerente de projetos deve encontrar o equilíbrio entre as atividades inerentes ao projeto Uma gestão bem sucedida de projetos exige planejamento e coordenação extensivos Assim o fluxo de trabalho e a coordenação do projeto devem ser administrados horizontalmente não mais verticalmente como ocorria na gerencia tradicional O fluxo de trabalho horizontal de trabalho acarreta em produtividade eficiência e eficácia As empresas que conseguiram se especializar em fluxo horizontal de trabalho é geralmente mais lucrativo que aquelas que continuam a utilizar exclusivamente o fluxo vertical A coordenação destas áreas e responsabilidades da Integração conforme a figura Grupos de Processos de um Projeto INICIAÇÃO DEFINE E AUTORIZA O PROJETO OU UMA FASE DO PROJETO PLANEJAMENTO DEFINE E REFINA OS OBJETIVOS E PLANEJA A AÇÃO NECESSÁRIA PARA ALCANÇAR OS OBJETIVOS E O ESCOPO PARA OS QUAIS O PROJETO FOI IDEALIZADO EXECUÇÃO INTEGRA PESSOAS E OUTROS RECURSOS PARA REALIZAR O PLANO DO PROJETO MONITORAMENTO E CONTROLE MEDE E MONITORA REGULARMENTE O PROGRESSO PARA IDENTIFICAR VARIAÇÕES EM RELAÇÃO AO PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO DE FORMA QUE POSSAM SER TOMADAS AÇÕES CORRETIVAS QUANDO NECESSÁRIO PARA ATENDER AOS OBJETIVOS DO PROJETO ENCERRAMENTO FORMALIZA A ACEITAÇÃO DO PRODUTO SERVIÇO OU RESULTADO E CONDUZ O PROJETO OU UMA FASE A UM FINAL ORDENADO Os três principais documentos em projetos TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Project Charter Autoriza formalmente o Projeto e contém uma breve descrição dos principais aspectos DECLARAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO Determina qual trabalho deverá ser realizado e quais entregas deliverables precisam ser produzidas PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Determina como o trabalho será realizado Gestão de Projetos TERMO DE ABERTURA DO PROJETO TUMBA DO FARAÓ Alguns termos em gestão de projetos PMI Project Management Institute é uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos PMBOK Project Management Body of Knowledge é um livro que apresenta um conjunto de práticas emgestão de projectos ou gerenciamento de projetos publicado pelo Project Management Institute e constitui a base do conhecimento em gerenciamento de projetos do PMI PMP Project Management Professional é uma pessoa que tenha recebido a certificação PMP do PMI Project Management Institute PMO Project Management Office é um grupo que exerce desde funções de treinamento e padronização das metodologias até efetivamente gerenciar os projetos Gestão de Projetos Gestão de Projetos Recomendase que um PMO seja colocado próximo a presidência da organização agindo como uma assessoria especial para implementação estratégica O escritório de projetos ou PMO pode ter responsabilidades que variam desde o fornecimento de funções de suporte ao gerenciamento de projetos até o gerenciamento direto de um projeto 3Escritório de Projetos PMO Gestão de Projetos Segue abaixo os objetivos básicos do PMO 1 Promover reuniões regulares de um comitê de alto nível para governança do portfólio 2 Facilitar a escolha do mix correto de projetos pelo comitê 3 Desenvolver e manter um sistema de informações gerenciais sobre projetos 4 Definir e manter uma metodologia de gerenciamento de projetos Promover treinamento e suporte em gerenciamento de projetos 3Escritório de Projetos PMO Gestão de Projetos Escopo do produto ou objetivo é a base de todo o planejamento do projeto são as características e funções que descrevem um produto serviço resultado ou objetivo Exemplo de Escopo de produto construção de uma nova planta industrial de fabricação de pneus 5 Escopo do Produto x Escopo do Projeto Gestão de Projetos Escopo do projeto é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto serviços resultado ou objetivo com todo o detalhamento técnico necessário Exemplo de Escopo de projeto Aquisição de terreno no Vale do Paraiba com as seguintes dimensões 10000 metros de área construída Entre as cidades de São Jose dos Campos e Taubate 5Escopo do Produto x Escopo do Projeto Ciclos de vida Fases pelas quais o produto passa Ciclo de vida do Produto Fases pelas quais um projeto deve passar Ciclo de vida do projeto Fases pelas quais o gerenc de projetos passa Ciclo de vida do GP O Ciclo de Vida do Produto Mas quando o Projeto termina e o produto ou serviço é finalizado pronto então estamos falando do Ciclo de Vida do Produto Normalmente o Ciclo de Vida do Produto é constituído por 5 fases e em cada uma delas vários projetos podem ocorrer 30 gadgetiancom O Ciclo de Vida do Produto 31 Normalmente o ciclo de vida do produto é dividido em 5 fases Normalmente o ciclo de vida do produto é dividido em 5 fases O Ciclo de Vida do Projeto O ciclo de vida do projeto é tudo aquilo que se faz necessário realizar para que o escopo do projeto seja entregue O ciclo de vida do projeto compreende as FASES necessárias para ir desde a concepção até a entrega final do produto serviço PMBOK 2004 32 wwwresidenceacabamentoscombr O Ciclo de Vida do Projeto O ciclo de vida do projeto define as FASES que conectam o início do projeto ao seu final PMBOK 2004 33 wwwresidenceacabamentoscombr Gerenciamento da Integração Definição O Gerenciamento de Integração do Projeto envolve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto serão coordenados de forma adequada Processos de Gerenciamento da Integração Desenvolver o termo de Abertura do Projeto Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Controle Integrado de Mudanças Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Encerrar Projeto ou Fase Os processos do Gerenciamento da Integração Gerenciamento da Integração estão para o projeto assim como a espinha dorsal a espinha dorsal está para o nosso corpo As partes interessadas podem ter uma influência positiva ou negativa em um projeto Partes interessadas positivas são as que normalmente se beneficiariam de um resultado bemsucedido do projeto enquanto partes interessadas negativas são as que enxergam resultados negativos a partir do sucesso do projeto No caso das partes interessadas positivas seus interesses serão atendidos da melhor forma possível se ajudarem o projeto a ter sucesso Os interesses das partes interessadas negativas seriam atendidos de melhor forma se impedissem o progresso do projeto exigindo análises ambientais mais abrangentes As partes interessadas negativas são freqüentemente negligenciadas pela equipe do projeto que corre o risco de não conseguir levar seus projetos a um final bemsucedido PMBOK 2004 p 25 Relação entre as stakeholders envolvidas em um projeto Gestão de Projetos Quando o projeto começa normalmente temos certo grau de informação sobre escopo do produto ou seja as características e funções que descrevem um produto Cabe ao gerente de projeto derivarem desse escopo do produto qual é o escopo do projeto ou o trabalho que deve ser realizado para entregar o resultado com as características e funções especificadas A primeira ferramenta que nos ajudará nessa missão é chamada de Estrutura Analítica de Projeto EAP 7 Estrutura Analítica do Projeto Gestão de Projetos 7Estrutura Analítica do Projeto Construção de Planta Industrial de Pneus Gerenciamento de Projeto Preparação Detalhamento InfraEstrutura Obra Civil Aparelhamento Licenciamento ambiental Aquisição de Terreno Escavação Edificações Licença Previa Licença de Instalação 40 O Que É PERTCPM PERT Program Evaluation and Review Technique ou Técnica de Avaliação e Revisão de Programas CPM Critical Path Method ou Método do Caminho Crítico O adjetivo pert em inglês também significa animado esperto firme e atraente atrevido 41 Por Que Usar PERTCPM Reduz os atrasos dos programas Diminui a necessidade de horasextras As solicitações urgentes e para ontem se tornam menos frequentes Os gerentes sofrem menos pressões para cumprir os prazos O ambiente fica mais tranquilo por haver planejamento das atividades 42 Quando Se Usa Um PERT Sempre que houver prazos definidos para concluir uma atividade Quando um programa tiver início meio e fim Exemplos de uso lançamento de cursos matrículas vestibulares conferências eventos Exemplos de não uso processos contínuos como na linha de produção de uma fábrica 43 Funções principais do sistema PERTCPM Determinação do encadeamento lógico ou da seqüência ótima das fases de empreendimento Visualização por meio de gráficos do desenrolar de empreendimentos altamente complexos Verificação das interligações entre diversas fases de um empreendimento respeitando seus condicionantes Previsão da duração mínima de um projeto 44 Funções principais do sistema PERTCPM Avaliação do risco e do grau de incerteza das previsões utilizadas na elaboração do projeto Planejamento com perfeição das necessidades do empreendimento no tempo exato e seu uso Implantação de sistema de controles adequados às exigências de perfeição do empreendimento