Escrituração e Contabilização de Transações Comerciais - Conceitos e Métodos

ESCRITURAÇÃO E CONTABILIZAÇÃO DAS TRANSAÇÕES COMERCIAIS T ente imaginar uma loja ou um pequeno mercado e pense em todas as operações que essas empresas podem realizar num único dia Há ativi dades que você vê a venda dos produtos a reposição das mercadorias em gôndolas ou prateleiras a emissão de notas no caixa os embrulhos pacotes e sacolas etc Há ainda aquilo que você não vê o arquivo de do cumentos a recepção de novos produtos entregues por fornecedores os pagamentos em bancos de diversas contas luz água telefone etc Enfim são muitas as atividades exercidas num único dia E quem se lembrará de tudo o que foi feito ao final desse dia Impossível não é mesmo É por essa razão que toda operação precisa ser registrada e contabiliza da Com base nesses registros conseguese um histórico de tudo o que foi feito 03 OBJETIVOS DA UNIDADE Apresentar as técnicas de escrituração contábil os procedimentos de controle e os relatórios de apuração necessários Permitir não somente a compreensão da lógica contábil de registro mas também garantir a observância de processos básicos e fundamentais Apontar a importância de garantir que os relatórios finais de apuração estejam dentro das normas e ofereçam informação de qualidade TÓPICOS DESTA UNIDADE 31 DEFINIÇÕES MÉTODOS E CRITÉRIOS 32 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO CONSERVAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS E ABRANGÊNCIA DA ESCRITURAÇÃO 33 ESCRITURAÇÃO POR PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS 34 ERROS E TÉCNICAS DE CORREÇÃO 35 LANÇAMENTOS CONTÁBEIS E BALANCETE DE VERIFICAÇÃO RESUMO 1 Contabilidade Básica 31 DEFINIÇÕES MÉTODOS E CRITÉRIOS As operações que qualquer empresa realiza a fim de atender aos seus objetivos devem ser registradas Independentemente do porte que essa empresa tenha se pequena média ou grande e do ramo em que atua indústria comércio ou serviços fazse necessária a contabilização das operações por ela realizadas Nesse sentido é fundamental que tenhamos um critério harmônico na for ma de registro dessas operações Afinal se cada um fizer de um jeito dife rente como poderemos saber se uma empresa é maior do que outra ou se o lucro apurado por essa foi maior ou menor do que o apurado por aquela Por essa razão a contabilização das operações das empresas segue um método denominado método das partidas dobradas Esse método é bastante antigo e começou a ser difundido ainda na Ida de Média Apesar de sua longevidade mostrase bastante consistente visto que é com base em seus preceitos que as empresas no mundo todo realizam seus registros e contabilizações 2 Contabilidade Básica 3 Contabilidade Básica UNIDADE3 O método das partidas dobradas passou a ser mundialmente conhecido por meio de um frade italiano chamado Luca Paccioli que o descreveu didaticamente num livro de matemática Ele decidiu acrescentar um capítulo desse livro com o método das partidas dobradas explicandoo didaticamente e pontuando o seu processo de registro controle e evidenciação Apesar de não ter sido o criador do método mas sim o seu principal divulgador Luca Paccioli é comumente reconhecido como o pai da contabilidade científica Se quiser saber mais sobre o assunto consulte o livro Teoria da contabilidade abordagem contextual histórica e gerencial editado pela Atlas de autoria de Claudio Ulysses Ferreira Coelho e Luiz dos Santos Lins Consulte ainda SCHMIDT Paulo História do pensamento contábil São Paulo Atlas 2006 SAIBA MAIS O método das partidas dobradas segue duas regras básicas Isso mes mo Basta seguir esses dois preceitos que você consegue fazer qualquer registro contábil As duas regras na qual o método se fundamenta são REGRA 1 NÃO EXISTE DÉBITO SEM CRÉDITO REGRA 2 PARA TODO O DÉBITO EXISTE UM CRÉDITO DE IGUAL VALOR Como se observa as duas regras fundamentais do método inserem duas expressões de bastante importância na contabilidade os conceitos de débito e crédito É preciso considerar ainda que na lógica contábil o dé bito é o oposto do crédito e é por representar essa oposição que o mé todo é denominado partida dobrada Em relação aos componentes patrimoniais temse o seguinte Bem é tudo aquilo que a empresa compra e vende Não se compram nem vendem direitos e obrigações Nesse sentido a lógica contábil é a seguinte toda vez que a empresa comprar um bem ela deve debitar esse bem De modo contrário ao vendêlo ela deve creditálo Notase portanto a clara oposição do débito em relação ao crédito Em relação aos direitos a empresa deve registrar no débito qualquer valor a receber e assim que o receber registrálo no crédito 4 Contabilidade Básica UNIDADE3 De modo contrário aos direitos as obrigações que representam valores a pagar devem ser creditadas Uma obrigação só será debitada quando ela for quitada Como os bens e direitos são denominados ativos e as obrigações dividi das entre passivo e patrimônio líquido podese concluir que ATIVOS BENS E DIREITOS Aumentam quando há débitos em suas contas e diminuem quando há créditos PASSIVOS E PATRIMÔNIO LÍQUIDO OBRIGAÇÕES Aumentam quando há créditos em suas contas e diminuem quando há débitos Além da existência de débitos e créditos em todos os registros con tábeis conforme preceitua a regra 1 a segunda regra traz outra infor mação relevante a igualdade de valor Não por acaso cada registro contábil ou seja cada lançamento contábil deve apresentar o mesmo valor na conta de débito e na conta de crédito que estiver sendo re gistrada naquele momento O lan çamento contábil representa o re gistro individual de uma operação dentro das regras fundamentais do método das partidas dobradas Isso quer dizer que quando uma conta é registrada a débito outra terá que ser registrada a crédito e o valor lançado na conta de débito será obriga toriamente o mesmo valor da conta de crédito Vejamos um exemplo Imagine que uma empresa inicie suas operações com um capital social de R 10000000 totalmente integralizado em dinheiro isto é os sócios ou acionistas já entregaram sua parte à empresa Esse evento requer um registro ou seja um lançamento contábil que seria o seguinte DÉBITO CAIXA 10000000 CRÉDITO CAPITAL SOCIAL 10000000 A conta caixa foi debitada porque a empresa recebeu dinheiro Nesse caso é necessário registrar uma entrada de dinheiro na conta caixa Por Fonte Shutterstock 5 Contabilidade Básica UNIDADE3 sua vez ao receber esse dinheiro a empresa assume uma obrigação com os sócios patrimônio líquido e como toda a obrigação é crédito fazse o registro na conta capital social Observe que o mesmo valor do débito de caixa R 10000000 é o valor do crédito de capital social Agora imagine que essa mesma empresa resolva comprar máquinas à vista no valor de R 4000000 Nesse caso o lançamento contábil seria DÉBITO MÁQUINAS 4000000 CRÉDITO CAIXA 4000000 Note que a igualdade de valores entre débito e crédito permanece A máquina é um bem e na sua compra devese debitar a conta máquinas O crédito nesse caso é composto por outro bem caixa que tem o seu valor reduzido pela saída da quantia de R 4000000 utilizada para ad quirir a máquina Sendo assim se no primeiro lançamento houve um débito de caixa no valor de R 10000000 pelo registro de entrada de dinheiro no patrimô nio da empresa e se no lançamento seguinte houve um crédito de caixa no valor de R 4000000 para fazer o pagamento da compra de máqui nas o que representou uma saída de recursos podese afirmar que o saldo da conta caixa é de R 6000000 Até agora foram utilizados exemplos de contas patrimoniais para exem plificarmos os lançamentos contábeis No entanto existem também as contas de resultado a saber as despesas e receitas Diferentemente das contas patrimoniais as contas de resultado nunca apare cem juntas em um mesmo lançamento contábil Ou se registra uma despesa ou se registra uma receita Não há como fazer registros simultâneos desses dois eventos como é possível ocorrer em relação às contas patrimoniais Quando uma empresa compra algum ativo à vista o lançamento consi dera o ativo que está sendo adquirido máquinas móveis e utensílios veículos etc no débito e outro ativo caixa ou banco no crédito Isso não costuma ocorrer com as contas de resultado Considerando ainda o exemplo dado para as contas patrimoniais ima gine que agora a empresa realiza o pagamento da conta de energia elé trica no valor de R 200000 O lançamento contábil a ser realizado é DÉBITO DESPESA DE ENERGIA ELÉTRICA 200000 CRÉDITO CAIXA 200000 6 Contabilidade Básica UNIDADE3 A conta caixa foi creditada para evidenciar que houve uma saída de di nheiro para o pagamento da conta de energia elétrica Esse evento irá se repetir mensalmente porque em todos os meses a companhia terá que realizar o pagamento da conta de energia elétrica Além disso todas as vezes que a empresa pagar essa conta irá despender recursos e portan to precisará evidenciar a saída de dinheiro Não há a menor possibilidade de a empresa pagar a conta de energia elétrica e receber dinheiro O pagamento implica a saída crédito de re cursos e não a entrada Por essa razão é possível afirmar que não somente a conta despesa de energia elétrica mas todas as contas de despesas serão sempre debita das porque sempre implicarão a saída de recursos Por outro lado as contas de re ceita aparecerão sempre no lado contrário ou seja no crédito A ra zão para isso é simples e está as sociada com a ideia apresentada para as despesas toda vez que a empresa obtiver uma receita ela aumentará o ativo quase sempre o caixa e aumentos de ativos são representados por débitos Os vários registros que as empre sas fazem diariamente no curso de suas atividades vão gerar sal dos nos registros individuais de cada conta e segundo a lógica apresentada sempre se compor tarão da seguinte maneira DIFERENÇA ENTRE OS GRUPOS DE CONTAS Fonte Ulysses 2017 Fonte Shutterstock QUADRO 21 CONTAS PATRIMONAIS ATIVOS TERÃO SEMPRE SALDO DEVEDOR PASSIVOS E PATRIMÔNIO LÍQUIDO TERÃO SEMPRE SALDO CREDOR CONTAS DE RESULTADO DESPESAS TERÃO SEMPRE SALDO DEVEDOR RECEITAS TERÃO SEMPRE SALDO CREDOR 7 Contabilidade Básica UNIDADE3 32 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO CONSERVAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS E ABRANGÊNCIA DA ESCRITURAÇÃO Os registros das operações de compra venda pagamento e recebimento realizadas por empresa são denominados lançamentos contábeis e se guem as premissas do método das partidas dobradas Independentemente do fato de a empresa realizar poucas operações no mês ou um número bastante significativo de operações em um único dia vai chegar um momento em que ela vai precisar apurar os resultados Sim porque não é possível lembrar de todas as operações efetuadas Daí ser necessário manter um registro cronológico de todas as opera ções realizadas não só no intuito de conferência ou revisão de dados e informações mas também por conta da necessidade de se averiguar com mais atenção as decisões que foram tomadas para que se chegasse ao resultado apurado Nesse sentido existem dois livros contábeis fundamentais para o contro le e acompanhamento das operações O primeiro deles é o livro diário e o segundo o livro razão Vamos conversar um pouco sobre eles 321 LIVRO DIÁRIO No livro diário são escriturados os lançamentos contábeis Nele são re gistradas as contas devedoras e credoras em cada operação De modo geral e ainda que seja na sua forma digital os componentes básicos de um lançamento contábil são 1 Data respeitando uma rigorosa ordem cronológica 2 Conta devedora Apesar de se utilizar a expressão livro para designar o diário e o razão hoje em função de todo o avanço da tecnologia tudo é feito via sistema E tais sistemas ainda são integrados ou seja eles interligam venda armazenagem compra e suprimento por exemplo Atualmente os registros devem ser realizados por meios eletrônicos Há inclusive a Escrituração Contábil Digital ECD Não é mais possível a escrituração manual no registro das operações comerciais Para saber um pouco mais consulte httpwwwlume ufrgsbrhandle1018325721 Acesso em 5 de jan 2018 ou o livro A evolução das ciências contábeis no Brasil de Carlos Eduardo Barros Leite publicado pela editora FGVRJ 2005 FIQUE LIGADO 8 Contabilidade Básica UNIDADE3 3 Conta credora 4 Histórico breve resumo do evento acrescentandolhe informa ções fundamentais 5 Valor evidenciando o montante monetário envolvido na operação Antigamente quando os registros eram feitos manualmente obe deciase à sequência de primei ro apresentar a conta devedora débito e depois a conta credora crédito Porém atualmente com o uso indistinto dos meios eletrô nicos não há diferença na ordem do registro das contas e qualquer sistema de contabilidade irá reco nhecêlo desde que se obedeça às premissas básicas do método das partidas dobradas a saber para todo o débito existe um crédito de igual valor Ao final de determinado período todos os lançamentos feitos no livro diário geram saldos em diversas contas registradas e com base nesses registros elaborase o balancete de verificação que é um demonstrativo contábil interno que reúne não somente todas as contas contábeis movi mentadas no período mas também identifica o saldo de cada uma delas Muito embora não seja obrigatório boa parte das empresas elabora os balancetes mensalmente Um balancete pode ser levantado a qualquer tempo No entanto em função de harmonização com procedimentos tra balhistas salários e encargos sociais quase sempre são calculados por mês e também por questões tributárias parte significativa dos tributos é calculada mensalmente as empresas na maior parte das vezes decidem apurar seus resultados mensalmente Nesse sentido o conjunto de lançamentos de um mês representa a es crituração contábil daquele período 322 LIVRO RAZÃO Imagine que uma empresa tenha feito num determinado mês 700 lança mentos contábeis todos registrados em ordem cronológica e em obe diência aos padrões exigidos Imagine ainda que 50 desses registros utilizaram a conta caixa ora como débito em situações de recebimento de recursos ora como crédito em situações de compra de ativos ou Fonte Shutterstock 9 Contabilidade Básica UNIDADE3 pagamento de passivos e de despesas E se alguém perguntar qual o saldo de caixa atualmente Para responder a essa pergunta a pessoa teria que consultar os 700 lan çamentos e ainda averiguar em quais deles apareceu a conta caixa Ela teria que fazer acréscimos no saldo da conta toda vez que o lançamento registrasse um débito de caixa e uma redução no saldo da conta toda vez que houvesse um crédito Como se vê um trabalho insano Para solucionar essa questão é que existe o livro razão Nele as contas são individualizadas permitindo enxergar ali apenas os lançamentos con tábeis que movimentaram aquela conta É no livro razão que são registra dos os razonetes ou contas em T que recebem esse nome pelo formato que apresentam A composição do razonete conta em T é a seguinte EXEMPLO DE CONTA EM T MODELO DE CONTA RESUMIDA RAZONETE OU CONTA EM FORMA DE T NOME DA CONTA SALDO DEVEDOR SALDO CREDOR VALORES ESCRITURADOS A DÉBITO VALORES ESCRITURADOS A CRÉDITO Fonte Ulysses 2017 Cada conta contábil apresenta uma conta em T razonete ou simples mente razão única onde todos os registros de débito são feitos do lado esquerdo e todos os registros de crédito no lado direito Imediatamente a cada registro do lançamento no livro diário o sistema já alimenta as informações das contas em T das respectivas contas movi mentadas Nesse caso é possível saber o saldo da conta a qualquer mo mento Ainda que isso seja possível porém o saldo final de cada conta só é definitivo no fim do período de apuração Sendo assim se conside rarmos que as empresas trabalham pelo regime mensal a escrituração termina tão logo se chegue ao final do último dia útil daquele mês QUADRO 22 10 Contabilidade Básica UNIDADE3 Os livros diário e razão são portanto fundamentais para a organização contábil e para que o registro das operações atenda às exigências con tábeis e legais É importante lembrar ainda que tais registros devem ser realizados para as empresas de qualquer porte 323 LIVROS FISCAIS Além dos livros contábeis a contabilidade no Brasil em função dos va riados tipos de tributos que são cobrados às empresas aliado ao fato de cada um deles ter uma forma de apuração e um cálculo peculiar e diferente passou a utilizar muitos livros fiscais Nesse caso é importante diferenciálos LIVROS CONTÁBEIS Registram as operações gerais da empresa sejam elas de cunho co mercial administrativo tributário financeiro ou trabalhista Neles são registradas as atividades de compra venda pagamentos e recebimen tos que a empresa realiza no curso de suas atividades Esses registros têm a função de manter um histórico das operações realizadas e tam bém apurar o lucro ou prejuízo alcançado pela empresa ao final de um determinado período Os livros diário e razão são livros contábeis LIVROS FISCAIS Têm o objetivo básico de apurar e calcular um determinado tributo devido pela empresa ao fisco governo de um país o estado ou mu nicípio enquanto agente arrecadador no período devido Em função de sua complexidade alguns tributos requerem mais de um livro fis cal Os principais livros de escrituração fiscal são Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços ICMS para a sua apuração são necessários os seguintes livros livro de registro de entrada de mercadorias e serviços livro de registro de saída de mercadorias e serviços e livro de apuração do ICMS Imposto sobre Produtos Industrializados IPI o cálculo e a apuração ocorrem por meio do registro no livro de apu ração de IPI Imposto sobre Serviços ISS os serviços prestados pela empresa são acompanhados e calculados no livro de apu ração de ISS Assim como os livros contábeis os livros fiscais atualmente também são realizados por meio digital por meio de sistemas de apuração e cálculo desses tributos 11 Contabilidade Básica UNIDADE3 324 CONSERVAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS Os livros contábeis e fiscais devem segundo o Código Tributário Nacio nal CTN artigos 174 e 195 permanecer sob a guarda da empresa por pelo menos cinco anos No entanto alguns documentos devem permanecer sob a guarda da em presa por muito mais tempo O quadro a seguir relaciona os prazos de alguns desses documentos PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS DOCUMENTO AMPARO LEGAL PRAZO DE GUARDA Depósitos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS Artigo 23 Par 5º Lei nº 8036 30 anos Livros Diário e Razão Balanço Patri monial e DRE de entidades isentas de contribuição previdenciária Artigos 209 e 210 do Decreto nº 304899 10 anos Folha de pagamento Artigos 32 e 45 da Lei nº 821291 10 anos Contratos de seguros Resolução do Conselho Federal de Contabilidade CFC nº 8722000 20 anos Fonte Ulysses 2017 Geralmente os documentos que exigem a guarda e manutenção por mais tempo são aqueles relacionados aos aspectos trabalhistas Isso porque os salários e encargos trabalhistas e previdenciários podem ser requeridos para fins de aposentadoria em que se conta o tempo de ser viço A guarda serve para comprovar recolhimentos e assim permitir o cálculo para fins de aposentadoria Os livros contábeis e fiscais assim como a maior parte dos documentos financeiros devem ser guardados pelo prazo de cinco anos Evidentemente que se considera para esses prazos o aspecto fiscal Ou seja a partir desse período o fisco não poderá mais cobrar informações e autuar a empresa No entanto há que se levar em consideração aspec tos gerenciais e históricos para a manutenção e arquivo de documentos E isso é um procedimento interno da empresa O aspecto gerencial diz respeito a informações apuradas em tempos passados e que ainda podem ser úteis à empresa no momento atual A realização de análises comparativas e das soluções encontradas para determinados problemas pode também ser averiguada QUADRO 23 12 Contabilidade Básica UNIDADE3 O aspecto histórico também é importante pois não se pode esquecer que o registro cronológico dos fatos evidencia a história da empresa por meio das decisões que foram tomadas e que ficam registradas pela es crituração contábil Culturalmente o Brasil não tem o costume de reter e guardar documen tos importantes para momentos específicos do trabalho da empresa Muitas vezes documentos e livros podem elucidar fatos ocorridos há bastante tempo Por essas razões além das questões fiscais cada empresa deve con siderar quais documentos registros e relatórios devem ser mantidos e guardados ainda que tenham sido elaborados muito tempo atrás 33 ESCRITURAÇÃO POR PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS É evidente que quando se fala de escrituração contábil o próprio nome alude ao ato de escriturar manualmente É fato que por muito tempo a escrituração era feita manualmente em livros contábeis a saber o diário e o razão que estudamos há pouco Apresentar uma boa caligrafia era uma condição fundamental ao profis sional da área contábil em tempos antigos No entanto atualmente a escrituração é toda realizada por meio de sistemas de computação A escrituração manual foi perdendo importância por razões óbvias A quantidade de operações que uma empresa passou a realizar aumentou grandemente Além disso variada gama de atividades foi sendo adicio nada aos processos fabris e comerciais Para tornar ainda mais compli cado o processo de escrituração começouse a inserir paulatinamente questões tributárias e fiscais na contabilidade das atividades operacio nais das empresas O cálculo e a apuração desses tributos vieram a se tornar cada vez mais complexos Somase a tudo isso o avanço da tecno logia que trouxe oportunidades de adaptação da escrituração contábil a essas novas situações A caligrafia era uma competência profissional tão importante em tempos antigos que constituía até uma disciplina formal do antigo currículo dos cursos de contabilidade Não deixe de ler A evolução das ciências contábeis no Brasil um livro que aborda a evolução dos currículos dos cursos de contabilidade ao longo do tempo O autor é Carlos Eduardo Barros Leite e o livro foi publicado em 2004 pela editora FGVRJ SAIBA MAIS 13 Contabilidade Básica UNIDADE3 Um bom sistema de contabilidade deve considerar pelo menos os se guintes aspectos Apresentar um bom plano de contas que considere o ramo de atividade da empresa o volume de operações que executa e a flexibilidade necessária para realizar adaptações caso seja necessário O plano de contas é a relação sistematizada de todas as contas utilizadas pela empresa Integrar informações contábeis com informações fiscais visto a existência da diversidade de tributos que o país apresenta Integrar informações contábeis com informações trabalhistas e previdenciárias pois elas representam parcela significativa dos gastos mensais das empresas Permitir a construção de relatórios adicionais àqueles que são padrões na contabilidade oferecendo ao gestor novas possi bilidades de análise gerencial Basicamente todos os sistemas de contabilidade já preveem essas condições e permitem a elaboração de demonstrativos contábeis que estejam de acordo com os padrões e normas da con tabilidade internacional O maior problema são as ques tões fiscais porque essas mudam constantemente seja na forma de cálculo nos prazos de recolhi mento ou nos procedimentos de apresentação requerendo novas versões ou atualizações constan tes dos sistemas de contabilidade Fonte Shutterstock 14 Contabilidade Básica UNIDADE3 34 ERROS E TÉCNICAS DE CORREÇÃO No processo de contabilização podem ocorrer erros ou equívocos Não se trata de fraude muito embora isso também possa ocorrer Fraude é uma ação deliberada e a pessoa que a executa tem a intenção de fazêla em troca de algum benefício particular O erro de que estamos falando aqui é algo involuntário ou seja sem a predisposição para cometêlo Ele apenas aconteceu por esquecimento erro de cálculo ou imperícia Se o erro for encontrado dentro da competência mês que se está regis trando é fácil corrigilo Basta voltar ao registro que foi feito e consertálo Porém quando o erro é descoberto depois que o mês acabou e a es crituração contábil daquele período já está fechada não há como voltar para consertálo Nesse caso é necessário utilizar uma das técnicas de correção de erros contábeis popularmente conhecida como estorno Ao se utilizar uma técnica de erro de escrituração é preciso inicialmente descobrir qual o equívoco cometido Isso porque para cada tipo de erro há uma técnica específica de conserto É isso que passaremos a obser var agora Para analisarmos as técnicas de correção de erros de escrituração va mos considerar uma operação básica de compra de máquinas a prazo no valor de R 2000000 para todas as situações descritas 1º ERRO OMISSÃO DE LANÇAMENTO Pode ocorrer o esquecimento de determinado registro Nesse caso o correto é fazer o lançamento contábil no mês em que foi desco berta a omissão referenciando o fato de que se trata de registro de outra competência 2º ERRO DUPLICIDADE DE LANÇAMENTO Essa situação acontece quando há dois registros contábeis para a mesma operação Nesse caso basta inverter um dos lançamentos contábeis Ou seja creditar a conta que foi debitada e debitar a conta que foi creditada Considerando nossa operação base teríamos 15 Contabilidade Básica UNIDADE3 LANÇAMENTO 1 Débito Máquinas e equipamentos 2000000 Crédito Contas a pagar 2000000 LANÇAMENTO 2 Débito Máquinas e equipamentos 2000000 Crédito Contas a pagar 2000000 Como se trata da mesma máquina o lançamento de correção seria inverter um dos dois lançamentos registrando o seguinte DÉBITO Contas a pagar 2000000 CRÉDITO Máquinas e equipamentos 2000000 3º ERRO VALOR LANÇADO A MENOR Nesse caso basta fazer um lançamento igual apenas completando o valor Imagine que o primeiro lançamento tenha sido feito corretamente mas ao invés de R 2000000 o lançamento será feito de R 200000 DÉBITO Máquinas e equipamentos 1800000 CRÉDITO Contas a pagar 1800000 4º ERRO VALOR LANÇADO A MAIOR Numa situação como essa basta fazer o lançamento invertido do valor em excesso Imaginando que ao invés do registro de R 2000000 por engano digitouse R 20000000 O lançamento de estorno seria DÉBITO Contas a pagar 18000000 CRÉDITO Máquinas e equipamentos 18000000 5º ERRO TROCA DE CONTAS Ocorre quando em vez de registrar o valor numa conta registrase em outra ainda que o valor esteja correto Imaginemos que na ope ração ao invés de se debitar a conta máquinas e equipamentos no valor de R 2000000 tenhase realizado na conta móveis e utensí lios O lançamento para corrigir esse erro seria DÉBITO Máquinas e equipamentos 2000000 CRÉDITO Móveis e utensílios 2000000 16 Contabilidade Básica UNIDADE3 6º ERRO INVERSÃO DE CONTAS Essa situação ocorre quando se faz o registro das contas de forma invertida O sistema aceitará o registro visto que os totais de débito e crédito se igualam No entanto é preciso fazer o registro de forma in vertida Imagine que por engano o registro de compra de máquinas a prazo por R 2000000 tenha sido feito dessa forma DÉBITO Contas a pagar 2000000 CRÉDITO Máquinas e equipamentos 2000000 Nesse caso é preciso fazer o lançamento corretamente mas é ne cessário dobrar o valor Isso acontece porque se simplesmente in vertermos as contas sem contudo dobrar o valor contabilizado nós invalidaríamos o lançamento porque os saldos das contas ficariam zerados Assim o lançamento contábil de estorno teria que ser DÉBITO Máquinas e equipamentos 4000000 CRÉDITO Contas a pagar 4000000 Isso fica melhor evidenciado nas contas em T razonetes Em negri to estão os registros do lançamento de estorno Verifique os saldos das contas CONTAS EM T MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS CONTAS A PAGAR D C D C 40000 20000 20000 40000 Fonte Ulysses 2017 Observe que ao final o saldo da conta máquinas ficará devedor em R 2000000 e o saldo da conta contas a pagar será credor em R 2000000 conforme o registro correto da operação Foram relacionados aqui os seis mais comuns erros de escrituração Eles não são os únicos até porque pode haver num único lançamento a com binação de dois ou mais erros O importante é conhecer as técnicas e verificar a consistência do método das partidas dobradas que prevê inclusive a correção de erros de escrituração baseandose nas mesmas premissas estabelecidas para os registros realizados de forma correta QUADRO 24 17 Contabilidade Básica UNIDADE3 35 LANÇAMENTOS CONTÁBEIS E BALANCETE DE VERIFICAÇÃO Já estudamos que os registros contábeis são feitos de acordo com o método das partidas dobradas que considera os conceitos de débito e crédito Aprendemos ainda que os registros nos débitos e créditos nas contas são denominados lançamento contábil e realizados no livro diá rio Por fim analisamos que os procedimentos contábeis estão automati zados e que os sistemas de contabilidade comportam volume significati vo de operações e registros Em função desse enorme volu me de operações é fundamental que de tempos em tempos o sal do de todas as contas movimen tadas seja reunido não só para fins de controle mas também com objetivo de planejamento das próximas operações Nesse sentido é que as empresas elaboram o balancete de verifica ção relatório de caráter interno da empresa mas de fundamental importância para o planejamento e controle É sobre ele que iremos nos debruçar a seguir 351 BALANCETE DE VERIFICAÇÃO A apuração das contas contábeis que como vimos quase sempre é feita mensalmente deve ser evidenciada num relatório denominado balance te de verificação O balancete de verificação é portanto um demonstrativo contábil que reúne a movimentação de todas as contas utilizadas por determinada empresa em certo período É importante salientar que o balancete de verificação é um demonstrati vo interno Por essa razão o acesso a esse relatório é restrito aos funcio Fonte Shutterstock 18 Contabilidade Básica UNIDADE3 nários da empresa Ele não é tornado público como o balanço patrimo nial ou a demonstração do resultado do exercício Por ser interno o balancete de verificação não segue um padrão único mas depende da necessidade informativa de cada organização Dessa forma podem existir modelos bastante simplificados desse demonstrati vo e outros bastante complexos Vamos apresentar aqui um modelo de quatro colunas conforme apre sentado a seguir MODELO DE BALANCETE DE VERIFICAÇÃO CONTAS DÉBITOS CRÉDITOS SALDO DEVEDOR SALDO CREDOR Nessa coluna ficam reunidas todas as contas movimentadas pela empresa Aqui registrase o total de débitos registrados em cada conta Aqui registrase o total de créditos registrados em cada conta Nessa coluna são evidenciados os saldos daquelas contas que apresentaram um total de débitos superior ao total de créditos Nessa coluna são evidenciados os saldos daquelas contas que apresentaram um total de créditos superior ao total de débitos Fonte Ulysses 2017 Vamos considerar o preenchimento do balancete de verificação com base na seguinte situação Uma empresa com um capital social de R 5000000 totalmente integra lizado em dinheiro compra mercadorias a prazo por R 2000000 mó veis e utensílios à vista por R1000000 paga o aluguel da loja comer cial no valor de R 500000 e energia elétrica no valor de R 100000 Em seguida vende metade das mercadorias à vista pelo preço de R 1500000 Os lançamentos contábeis pela ordem são LANÇAMENTOS CONTÁBEIS DÉBITO Caixa e equivalentes 5000000 CRÉDITO Capital Social 5000000 DÉBITO Estoque de mercadorias 2000000 CRÉDITO Fornecedores 2000000 DÉBITO Móveis e utensílios 1000000 CRÉDITO Caixa e equivalentes 1000000 QUADRO 25 QUADRO 26 19 Contabilidade Básica UNIDADE3 DÉBITO Despesa de aluguel 500000 CRÉDITO Caixa e equivalentes 500000 DÉBITO Despesa de energia elétrica 100000 CRÉDITO Caixa e equivalentes 100000 DÉBITO Caixa e equivalentes 1500000 DÉBITO Custo da Mercadoria Vendida 1000000 CRÉDITO Receita de vendas 1500000 CRÉDITO Capital Social 1000000 Fonte Ulysses 2017 Como se pode observar em vários registros há a utilização da conta caixa e equivalentes Isso fica melhor evidenciado se analisarmos as contas em T CONTAS EM T CAIXA E EQUIVALENTES CAPITAL SOCIAL ESTOQUE DE MERCADORIAS D C D C D C 50000 10000 50000 20000 10000 15000 5000 1000 MÓVEIS E UTENSÍLIOS FORNECEDORES DESPESA DE ALUGUEL D C D C D C 10000 20000 5000 DESPESA DE ENERGIA ELÉTRICA CUSTO DE MERCADORIA VENDIDA RECEITA DE VENDAS D C D C D C 1000 10000 15000 Fonte Ulysses 2017 QUADRO 27 20 Contabilidade Básica UNIDADE3 Em nosso exemplo há cinco registros na conta caixa dois no débito e três no crédito A conta mercadorias por sua vez apresenta dois regis tros um no débito e outro no crédito Com essa quantidade de opera ções é até possível analisar visualmente os saldos finais dessas contas Afinal são poucos registros Porém no dia a dia das empresas essas duas contas costumam ser bas tante movimentadas Então imagine que ao invés de cinco e dois regis tros fossem respectivamente 50 e 20 registros Nesse caso já ficaria difícil identificar o saldo final das contas apenas no aspecto visual Por isso existe o balancete de verificação Com base no nosso exemplo o balancete de verificação ficaria assim composto BALANCETE DE VERIFICAÇÃO CONTAS DÉBITOS CRÉDITOS SALDO DEVEDOR SALDO CREDOR Caixa e equivalentes 6500000 1600000 4900000 Capital social 5000000 5000000 Estoque de Mercadorias 2000000 1000000 1000000 Móveis e Utensílios 1000000 1000000 Despesa de Aluguel 500000 500000 Despesa de Energia Elétrica 100000 100000 Fornecedores 2000000 2000000 CMV 1000000 1000000 Receita de Vendas 1500000 1500000 TOTAIS 11100000 11100000 8500000 8500000 Fonte Ulysses 2017 Para que o balancete de verificação esteja correto as colunas de débitos e créditos precisam apresentar o mesmo valor final Do mesmo modo há que se obter igualdade entre o total das colunas de saldo devedor e saldo credor QUADRO 28 21 Contabilidade Básica UNIDADE3 Importante observar também que as contas podem até apresentar valo res nas colunas de débitos e créditos simultaneamente como é o caso da conta caixa e da conta mercadorias mas sempre haverá um único saldo Como salientado anteriormente existem vários modelos de balancete de verificação É possível constituílo de forma mais simples como por exemplo evidenciando apenas duas colunas a dos saldos devedores e de saldos credores Por outro lado se a empresa desejar ela pode acrescentar mais colunas como por exemplo a coluna de saldo inicial da conta no período apura do Ou ainda a movimentação ocorrida nas contas no período imediata mente anterior para fins de comparação entre períodos 22 Contabilidade Básica 3 RESUMO Nesta unidade estudamos as principais definições e os conceitos contá beis relacionados à prática dos lançamentos contábeis ou seja os ter mos associados aos procedimentos para registro e escrituração Conhecemos os principais livros contábeis a saber o diário e o razão identificando sua importância para a consistência do método das parti das dobradas Vimos ainda a importância de se diferenciar livros contábeis de livros fiscais não deixando de salientar que apesar da nomenclatura livro to dos os registros atualmente são realizados por meio de sistemas compu tadorizados que associam os aspectos contábeis e financeiros às ques tões tributárias e trabalhistas que também causam impacto significativo no resultado das empresas A consistência do método das partidas dobradas é ratificada pela utili zação das técnicas de correção de erros de escrituração comumente denominadas de estorno que garantem o acerto de eventuais registros contábeis realizados equivocadamente por meio dos próprios critérios e regras da metodologia de registro contábil Por fim verificamos que em função da grande quantidade de registros contábeis que as empresas costumam realizar regularmente é funda mental a individualização por conta contábil dos registros efetuados Isso é feito por meio do razão também denominado de contas em T ou razo netes e que evidencia todos os registros feitos em determinada conta Tais registros ocasionam saldos contábeis devedores e credores que são reunidos num demonstrativo contábil interno e adaptado às necessidades da empresa denominado balancete de verificação ou simplesmente balancete