Orçamento de Despesas Operacionais: Estrutura e Análise

Orçamento das despesas Operacionais Apresentação Através do orçamento de despesas operacionais é possível estimar as despesas como vendas financeiras administrativas e tributárias da organização em relação a um determinado período Nesta Unidade de Aprendizagem você irá estudar sobre todas as despesas que compõem o orçamento de despesas operacionais e as características de cada uma delas Bons estudos Ao final desta Unidade de Aprendizagem você deve apresentar os seguintes aprendizados Reconhecer os gastos que a organização terá para a produção e comercialização dos seus produtos e serviços Identificar os diferentes tipos de despesas que fazem parte da composição do orçamento de despesas operacionais Analisar a estrutura da organização e o mercado atuante considerados essenciais para a construção do orçamento de despesas operacionais Desafio A empresa Móveis Atuar Ltda optante pelo lucro presumido trabalha na comercialização de móveis sob medida com foco em escritórios empresas e residências tendo faturamento mensal médio de R 73000000 A empresa está com o seu orçamento de despesas operacionais definido para um período envolvendo todos os possíveis gastos da organização Alguns deles são mão de obra material necessário para a fabricação dos móveis aluguel da fábrica salário dos colaboradores de vendas e previsão dos tributos sobre as perspectivas de vendas da empresa Através do montante de vendas a empresa consegue projetar o valor dos tributos que serão recolhidos lembrando que a falta destes recolhimentos gera multas e juros podendo até tornar impraticável o negócio Você encontrou o valor do resultado operacional do mês de R 73000000 Apresente as alíquotas referentes ao imposto de renda e à contribuição social que a supervisora acabou de solicitar aplicadas ao valor do resultado operacional apresentado Infográfico Observe no infográfico a relevância e a composição do orçamento de despesas operacionais Conteúdo do livro O orçamento de despesas operacionais é considerado uma ferramenta fundamental de gestão para a organização permitindo estimar o volume de despesas que a empresa deverá suportar Acompanhe um trecho da apostila Orçamento empresarial base teórica desta Unidade de Aprendizagem Inicie seus estudos no tópico Objetivos do orçamento de despesas e finalize em Orçamento das despesas financeiras Boa leitura ORÇAMENTO EMPRESARIAL Conteúdo Walter Alves de Sousa Júnior Pablo Rojas Coordenador S719o Sousa Júnior Walter Alves de Orçamento empresarial recurso eletrônico Walter Alves de Sousa Júnior coordenação Pablo Rojas Porto Alegre SAGAH 2016 Editado como livro impresso em 2016 ISBN 9788569726104 1 Contabilidade 2 Orçamento Empresas I Título CDU 657 Catalogação na publicação Poliana Sanchez de Araujo CRB 102094 SAGAH EDUCAÇÃO SA 2016 Colaboraram nesta edição Coordenador técnico Pablo Rojas Capa e projeto gráfico Equipe SAGAH Imagem da capa Shutterstock Editoração Renata Goulart Reservados todos os direitos de publicação à SAGAH EDUCAÇÃO SA uma empresa do GRUPO A EDUCAÇÃO SA Av Jerônimo de Ornelas 670 Santana 90040340 Porto Alegre RS Fone 51 30277000 Fax 51 30277070 É proibida a duplicação deste volume no todo ou em parte sob quaisquer formas ou por quaisquer meios eletrônicos mecânicos gravação fotocópia distribuição na Web e outros sem permissão expressa da empresa 90 INTRODUÇÃO Para que as empresas possam cumprir suas atividades rotineiras e atingir as metas de crescimento projetas pelos gestores é natural e necessário que ela contraia várias despesas operacionais Muitos são os itens que compõem as despesas operacionais dentre os quais destacamos despesas administrativas despesas de vendas despesas financeiras estimativa de perdas de faturamento outras O Orçamento das Despesas Operacionais é muito importante para a gestão da corporação na medida em que se torna estratégico conhecer o volume dos gastos que a empresa deverá suportar para administrar e comercializar seus produtos e ou serviços aos clientes O Orçamento das Despesas Operacionais é a ferramenta de gestão administrativa que possibilitará a estimativa das despesas de vendas financeiras administrativas e tributárias da empresa em um determinado período As despesas com os colaboradores da administração material de expediente mídia e outras despesas com publicidade comunicação promoção bem como os encargos financeiros e fiscais também deverão ser projetadas no Orçamento de Despesas Sintetizando o Orçamento das Despesas Operacionais será composto por todos os gastos que a empresa deverá suportar para gerenciar e vender os produtos aos consumidores e ou tomadores de serviços Mais que apenas um relatório de despesas através desta peça orçamentária o gestor poderá estabelecer estratégias visando a redução das despesas operacionais sem o prejuízo nas metas de vendas OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM Ao final da unidade você deverá ser capaz de Relacionar as Despesas Operacionais e as metas de vendas que a empresa deverá cumprir em determinado período 91 Identificar objetivos e características do Orçamento das Despesas Reconhecer como os componentes do Orçamento das despesas Operacionais impactam nas operações da empresa OBJETIVOS DO ORÇAMENTO DAS DESPESAS Quando a empresa projeta as suas Despesas Operacionais ela tem por objetivo conhecer de forma antecipada não somente o montante destas despesas mas também como poderá agir estrategicamente no objetivo de reduzir estes gastos e ao mesmo tempo cumprir as metas periódicas de vendas A seguir listamos alguns dos principais objetivos do Orçamento das Despesas Operacionais a Planejar as atividades operacionais da empresa considerando o total das despesas orçado e a conjuntura interna e externa relacionadas à empresa b Diagnosticar os fatores que resultarão em saídas de caixa futuramente Esse procedimento permite avaliar com maior segurança as despesas que poderão ser modificadas inseridas ou eliminadas c Avaliar o montante das despesas necessárias em relação às metas de crescimento e metas operacionais estabelecidas e o impacto destas despesas nas finanças da empresa d Instrumentalizar o Comitê Orçamentário para as verificações do custo x benefício durante a elaboração do Orçamento das Despesas A eficácia do Orçamento das Despesas está vinculada a dois fatores vitais que se forem ignorados comprometerão esta rotina Abrangência da peça orçamentária Qualidade das informações que integrarão o orçamento O Orçamento das Despesas Operacionais da empresa deve contemplar todas as áreas e rotinas estratégicas da empresa como Administração Tributos Vendas Finanças Essa abrangência torna o Orçamento mais robusto e de melhor qualidade na medida em todas as áreas vitais são envolvidas 92 Tão importante quanto a abrangência a qualidade das informações também é fundamental na construção do Orçamento das Despesas Todas as informações relacionadas às despesas devem ser criteriosamente analisadas antes de serem integradas ou eliminadas do Orçamento COMPONENTES DO ORÇAMENTO DAS DESPESAS Orçar as Despesas Operacionais de uma empresa é projetar todas as despesas dos setores administrativo financeiro e vendas além dos tributos e despesas financeiras incidentes sobre as operações produtivas e sobretudo nas vendas dos produtos e ou na prestação os serviços Neste sentido há que se elaborar o Orçamento das Despesas Operacionais de cada setor envolvido e posteriormente integralos numa única peça Orçamento das Despesas Administrativas As despesas administrativas conceitualmente se referem aos custos fixos Por esta razão estas despesas não sofrem alterações expressivas em sua composição por não se vincularem ás rotinas operacionais da produção ou de vendas Normalmente são as despesas decorrentes das atividades de apoio e gestão que a área administrativa presta para as áreas produtivas e de vendas em determinado período Portanto as despesas administrativas ocorrem de forma periódica e tem por objetivo contribuir e proporcionar benefícios às gerências e demais setores da organização Após o devido levantamento e análise destas despesas administrativas é necessário alocálas aos respectivos departamentos beneficiados usando o método da proporcionalidade Objetivos e Características Dentre os objetivos do Orçamento das Despesas Administrativas duas ações de gerenciamento merecem destaque 93 a Ocorrendo mudanças nas metas operacionais o comitê gestor deverá redefinir o montante das despesas b Apoiar os setores da empresa na atividade de autogestão As despesas administrativas decorrem das rotinas de apoio ao setor produtivo e de vendas As principais despesas são caracterizadas pela seguinte composição a Condomínio aluguéis água energia seguro b Salários e encargos indenizações convênios despesas com admissão e demissão relativos aos funcionários da administração c Despesas com comunicação manutenção predial e equipamentos d Depreciações arrendamento e locações de máquinas e Assinaturas revistas jornais publicações e artigos técnicos etc O Orçamento das despesas administrativas é construído tendo como ponto de partida os elementos constantes do histórico da empresa Orçamento de Despesas com Vendas As despesas de Vendas ou comerciais podem ocorrer em três momentos distintos antes durante ou após as vendas se concretizarem A relevância de cada uma destas despesas deve ser analisada e classificada por ordem de importância no planejamento empresarial Outro fator importante é a possibilidade estratégica de planejar o Orçamento de Vendas de forma segmentada por exemplo a Mercado interno mercado externo b Vendas realizadas pela Matriz pelas filiais c Conforme o faturamento ocorrido em períodos anteriores Objetivos e Características O objetivo inicial do Orçamento das Despesas com Vendas é especificar detalhadamente os itens específicos da área comercial 94 Importante frisar que cada despesa deve contribuir ao máximo para o aumento das vendas no período estabelecido Outro importante objetivo é estimar com maior precisão possível as despesas futuras da área comercial as quais resultarão diretamente em saídas de caixa Dentre as características dos gastos e despesas que compõem Orçamento de Vendas encontramos a Locação de imóveis para escritórios de representação comercial b Comissões gratificações salários e encargos da equipe de vendas c Despesas com publicidade e ações de marketing de vendas d Fretes e despesas de transporte com mercadorias embalagens material promocional diverso e Despesas com expedição manutenção dos ativos depreciações f Despesas com representação viagens locação de veículos e demais recursos necessários aos colaboradores alocados na área de vendas Lembramos que as despesas e gastos elencados poderão ocorrer em três momentos diferentes Antes da venda publicidade viagens material promocional viagens feiras etc Durante a Venda salários encargos comissões gratificações Após a Venda fretes embalagens tributos incidentes ao transporte dos produtos vendidos etc Orçamento das Despesas Tributárias A questão tributária requer uma gestão cada vez mais acurada por parte dos administradores e do comitê gestor das empresas O elevado número de taxas e tributos incidentes sobre as atividades empresariais as diferenças de alíquotas que variam de acordo com cada estado da federação o conflito entre o fato gerador e a data do recolhimento dentre outras situações representam um elevado custo para as empresas O Orçamento das Despesas Tributárias é uma ferramenta de gestão através 95 do qual os administradores podem estimar e gerir com segurança os tributos que a empresa deverá recolher nas esferas municipal estadual e federal O objetivo fundamental do Orçamento das Despesas Tributárias é estimar os valores que a empresa empenhará com tributos em determinado período Este orçamento possibilita à empresa realizar as provisões necessárias posto que o não recolhimento destes tributos resultará em multas acrescidos de juros e correções e finalmente sanções legais que podem inviabilizar o negócio Os tributos possuem diversas características peculiares que vão desde a flexibilidade em sua classificação no plano de contas da empresa até questões como substituição isenção ou ainda situações que remetem à possibilidade de tributação em efeito cascata As despesas tributárias de maior importância são a Contribuição social sobre o lucro b PIS COFINS INSS FGTS c Imposto de Renda d IPI ICMS ISSQN e Taxas de licença de uso de água energia lixo f Outros tributos A projeção das vendas permite aos gestores estimar os tributos e taxas que a empresa deverá recolher em determinado período Essa estimativa deverá ser apresentada de forma detalhada relacionando cada tributo com seu respectivo destino de recolhimento Orçamento das Despesas Financeiras A elaboração do Orçamento das Despesas Financeiras está diretamente ligada ás necessidades que a empresa tem de obter recursos seja para alavancar novos negócios seja para capital de giro As despesas financeiras decorrem de empréstimos e financiamentos contraídos pela empresa em determinado período 96 Portanto a elaboração do Orçamento das Despesas Financeiras deverá relacionar juros descontos obtidos nas compras descontos concedidos nas vendas taxas de manutenção de contas e transações bancárias incidentes inclusive sobe eventuais aplicações Objetivos e Características Em síntese o Orçamento das Despesas Financeiras projetará todas as necessidades de desembolso de caixa para a quitação destas despesas contraídas na forma de captação de recursos empregados na organização As Despesas Financeiras quando relacionadas na peça orçamentária se caracterizam por estimar os juros e ou despesas incidentes sobre O Funcionamento juros referentes à aquisição de ativos leasing arredamentos reforço de capital etc O Financiamento são os juros a pagar sobre os créditos obtidos junto às instituições bancárias mediante contrato Finalmente as principais despesas previstas no Orçamento das Despesas Financeiras são a Juros b IOF Impostos incidentes sobre as Operações Financeiras c Taxas de abertura de crédito d Correções e Atualizações Monetárias e Comissões Bancárias O Orçamento das Despesas Operacionais é o resultado da consolidação das despesas administrativas comerciais tributárias e financeiras que a empresa deverá arcar por um determinado período projetado Em última análise fica bastante evidente que o conhecimento sobre a estrutura da empresa o mercado em que atuam as oscilações econômicas além de outras informações sobre o negócio são fundamentais para a elaboração de cada etapa do Orçamento das Despesas Operacionais 97 REFERÊNCIAS PADOVEZE C L Planejamento orçamentário São Paulo Thomson 2005 ZDANOWICZ J Eduardo Orçamento operacional Porto Alegre Editora Sagra 1989 ZDANOWICZ J E Planejamento financeiro e orçamento 4ed EdiçãoPorto Alegre Editora Sagra Luzzatto 2001 Encerra aqui o trecho do livro disponibilizado para esta Unidade de Aprendizagem Na Biblioteca Virtual da Instituição você encontra a obra na íntegra Conteúdo saGAH SOLUÇÕES EDUCACIONAIS INTEGRADAS Dica do professor Assista ao vídeo a seguir para conferir a composição e a importância do orçamento de despesas operacionais para a empresa Aponte a câmera para o código e acesse o link do vídeo ou clique no código para acessar Na prática A partir da apresentação do demonstrativo de despesas da Indústria Veríssimus Ltda atuante no mercado de fabricação de móveis Gustavo pôde visualizar os gastos realizados pela empresa em determinado período além de observar também o detalhamento de cada conta Ele percebeu que as contas estão separadas por grupos e subgrupos por exemplo o grupo de despesas com vendas em que observou a composição deste grupo envolvendo valores já estimados para salários e encargos sociais comissão de vendedores e impostos e taxas oriundos de vendas Dentro deste grupo percebeu também outras despesas que foram projetadas na elaboração desse orçamento de acordo com a atuação da empresa O mesmo ocorre em todos os grupos de despesas que no montante resultam no orçamento de despesas operacionais INDÚSTRIA VERÍSSIMUS LTDA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS TOTAL CUSTO DO PRODUTO VENDIDO MATÉRIAPRIMA 38956788 MÃO DE OBRA MÃO DE OBRA DIRETAINDIRETA 8745600 TOTAL DO CUSTO DE PRODUÇÃO 47702388 GASTOS GERAIS DIRETOS E INDIRETOS MATERIAIS DE PRODUÇÃO 3871200 COMBUSTÍVEL 1872999 ENERGIA ELÉTRICA FÁBRICA 497400 ALUGUEL FÁBRICA 520000 DESPESAS COM VENDAS SALÁRIO E ENCARGOS SOCIAIS 2473400 COMISSÃO 9 SOBRE AS VENDAS 9873400 IMPOSTOS E TAXAS 720000 OUTRAS DESPESAS 187000 DESPESAS FINANCEIRAS DESPESAS BANCÁRIAS 143500 DESPESAS ADMINISTRATIVAS TELEFONIA 219000 SALÁRIOS E ENCARGOS 1894000 MATERIAL DE EXPEDIENTE 87900 ENERGIA ELÉTRICA 487000 TRIBUTOS 978600 TOTAL DAS DESPESAS 23825399 Todos os gastos que a empresa assumir devem estar estimados para que não ocorram distorções no orçamento pois este é considerado uma ferramenta muito importante para a organização Saiba Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto veja abaixo as sugestões do professor Contabilidade Geral Orçamento operacional Aponte a câmera para o código e acesse o link do vídeo ou clique no código para acessar Projeção da despesa operacional Aponte a câmera para o código e acesse o link do vídeo ou clique no código para acessar