Apresentação em Power Point

Revista Ciências Exatas V30 N2 2024 TaubatéSP Brasil ISSN 15162893 DOI httpsdoiorg1069609151628932024v30n2a3919 ABORDAGEM COM METODOLOGIA ÁGIL SCRUM APLICADA NO PROCESSO DE COMPRAS EM UMA START UP1 APPROACH WITH AGILE SCRUM METHODOLOGY APPLIED IN THE PURCHASING PROCESS IN A STARTUP Igor Almeida Martins da Silva igora762gmailcom FATEC SJC Guaraci Lima De Morais guaracimoraisfatecspgovbr FATEC SJC RESUMO Esta pesquisa analisa o processo de compras em uma startup identificando os principais desafios e oportunidades para propor um novo fluxo que integre as atividades de compras com o desenvolvimento de novos produtos A falta de um processo formalizado gera atrasos sobrecarrega e sobrecarrega os gestores em todos os níveis estratégicos que impactam no progresso dos projetos O objetivo é propor a implementação de metodologias ágeis com o uso do software Notion e Kanban digital para organizar as etapas de compra monitoramento e assim possibilitar uma maior visibilidade e controle das operações do department de compras O proposto oferece maior eficiência operacional reduzindo o tempo de ciclo das compras em até semanas aumentando a transparência fluxo e melhorando a comunicação entre as equipes Esperase que essa estrutura cumprida todos os requisitos que ela promova uma gestão de compras mais eficaz e contribua para o sucesso dos projetos fortalecendo a competitividade e autossustentabilidade da empresa Palavraschaves Compras Fatec Metodologia ágil Startup Scrum ABSTRACT This research analyzes the purchasing process in a startup identifying the main challenges and opportunities to propose a new flow that integrates purchasing activities with the development of new products The lack of a formalized process generates delays overloads and overburdens managers at all strategic levels which impacts the progress of projects The objective is to propose the implementation of agile methodologies with the use of Notion software and digital Kanban to organize the purchasing and monitoring stages and thus enable greater visibility and control of the purchasing departments operations The proposed approach offers greater operational efficiency reducing the purchasing cycle time by up to weeks increasing transparency flow and improving communication between teams It is expected that this structure will meet all the requirements promote more effective purchasing management and contribute to the success of projects strengthening the companys competitiveness and selfsustainability Keywords Purchasing Fatec Agile methodology Startup Scrum 1 Artigo apresentado no Congresso Cimatech da Fatec de São José dos Campos 2024 1 INTRODUÇÃO No contexto de empresas emergentes como as startups a velocidade das operações e a capacidade de adaptação são fatores essenciais para o sucesso O setor de compras embora tradicionalmente visto como uma função de suporte desempenha um papel estratégico dentro dessas organizações sendo que sua integração eficiente com o desenvolvimento de produtos pode ser um diferencial competitivo permitindo a entrega de inovações ao mercado de forma mais rápido e eficiente Moura et al 2024 Nas startups as equipes são geralmente enxutas o que significa que os colaboradores muitas vezes assumem múltiplas funções sendo responsáveis por atividades que vão desde a criação de produtos até a gestão de operações cotidianas Esse cenário exige uma coordenação precisa entre diferentes áreas especialmente compras que deve garantir que os materiais e equipamentos necessários estejam disponíveis no momento certo A falta de um processo formalizado pode levar a atrasos falhas de comunicação e ineficiências impactando diretamente a capacidade da empresa de inovar e entregar produtos competitivos Diante desse contexto este estudo tem como objetivo analisar os desafios enfrentados por uma startup no setor de compras propondo a implementação de um novo processo que otimize a integração entre compras e o desenvolvimento de produtos A metodologia proposta baseiase na adoção de práticas ágeis utilizando ferramentas de gestão visual como o Kanban e o Scrum visando a criação de um fluxo de trabalho mais eficiente e sincronizado com os demais departamentos Notion é uma ferramenta de produtividade multifuncional que combina notas tarefas wikis e bancos de dados em uma única plataforma ela permite que indivíduos e equipes organizem suas informações de maneira eficiente e colaborativa Adaptase às necessidades específicas de cada usuário seja para gerenciamento de projetos planejamento pessoal ou documentação de processos Cria páginas e blocos de conteúdo que podem ser facilmente reorganizados e interligados A capacidade de criar templates personalizados e reutilizáveis é um diferencial permitindo padronizar processos e economizar tempo Utiliza criptografia para proteger as informações armazenadas Evolui e adiciona novas funcionalidades tornandose uma escolha popular para quem busca uma solução completa de produtividade 2 REFERENCIAL TEÓRICO 21 Metodologia Scrum agilidade e flexibilidade em projetos de Compras A metodologia Scrum tem se destacado como uma abordagem ágil eficaz para o gerenciamento de projetos em ambientes de alta demanda por flexibilidade e colaboração sendo especialmente útil para startups que precisam de agilidade e resposta rápida às mudanças de mercado O Scrum é estruturado em ciclos curtos chamados sprints que geralmente duram entre duas e quatro semanas resultando em entregas incrementais do produto Essa organização permite que cada incremento seja potencialmente utilizável favorecendo adaptações rápidas a alterações de requisitos e prioridades Schwaber Sutherland 2017 Além da flexibilidade o Scrum também promove a melhoria contínua e o aprendizado coletivo por meio das retrospectivas que incentivam a equipe a identificar e implementar melhorias nos processos ao final de cada sprint A comunicação frequente e a transparência essenciais no Scrum são garantidas através de reuniões diárias que mantêm todos os membros atualizados sobre o progresso do projeto e possíveis impedimentos No entanto sua adoção exige comprometimento podendo enfrentar resistência de equipes acostumadas a métodos tradicionais e que necessitam de tempo para adaptação Schwaber Sutherland 2017 22 Gestão de compras alinhamento estratégico e competitividade A gestão de compras desempenha um papel estratégico para o sucesso organizacional especialmente em startups onde a eficiência dos processos impacta diretamente o crescimento da empresa A gestão de compras envolve a seleção avaliação e gerenciamento de fornecedores assegurando qualidade e custos competitivos A importância do planejamento estratégico é destacada por Carr e Pearson 1999 que ressaltam o impacto direto do gerenciamento de fornecedores no desempenho financeiro fundamental para startups alinharem suas decisões de compra com os objetivos de longo prazo Teixeira 2011 e que as melhores preáticas sejam memorizadas para se agilizar também a foerma como as decisões a partir de aprendizado Oliveira et al 2023 Um processo de compras estruturado contribui para a qualidade dos produtos adquiridos e otimiza os custos e a gestão de estoque Uma gestão de compras eficaz permite negociações melhores e reduz os riscos de falta de insumos sendo essencial para a competitividade Além disso a gestão de compras deve incluir um relacionamento colaborativo com os fornecedores criando parcerias que agreguem valor à empresa e ofereçam segurança no abastecimento uma parceria ganhaganha onde os conceitos se assemelham aos atributos neurocientíficos ou seja quem sente que é vantajoso mantem o comprometimento e a lealdade Alencar et al 2002 De Moura et al 2023 23 Importância do fluxograma de processos Segundo Teixeira 2011 fluxogramas são ferramentas gráficas amplamente usadas para representar processos de forma clara e acessível facilitando a comunicação e a análise das etapas envolvidas em um processo organizacional Tais ferramentas permitem identicar gargalos e redundâncias promovendo melhorias contínuas nos processos Sua aplicação no setor de compras é essencial para documentar e visualizar o fluxo de atividades como solicitação aprovação e execução de pedidos auxiliando a padronizar e aprimorar o processo No contexto organizacional fluxogramas ajudam as empresas a obterem uma visão detalhada das atividades o que facilita o monitoramento e a otimização do fluxo de trabalho Estudos como o de Medeiros 2018 mostram que a implementação de fluxogramas em processos administrativos resultou em uma compreensão mais clara das etapas e na identicação de pontos críticos que exigiam intervenção Essa visão detalhada das atividades organizacionais permite que empresas incluindo startups promovam ajustes rápidos e contínuos fundamentais para um ambiente ágil e dinâmico 3 METODOLOGIA A metodologia deste estudo visa desenvolver uma proposta de melhoria para o setor de compras em uma startup aplicando métodos ágeis e ferramentas de visualização para identificar e solucionar gargalos operacionais Para tanto foi adotado um conjunto de ferramentas e técnicas como o uso de fluxogramas a metodologia Scrum e a plataforma Notion visando analisar e reestruturar o fluxo de compras O primeiro passo metodológico consiste na análise detalhada do processo de compras atual a m de mapear todas as etapas desde a solicitação até a conclusão das aquisições Essa análise utiliza fluxogramas para documentar o fluxo de atividades e identicar pontos críticos de atraso sobrecarga e falhas de comunicação A partir dos fluxogramas buscase uma visão detalhada do processo destacando gargalos operacionais e ineficiências que afetam o andamento dos projetos e a capacidade de abastecimento da equipe de desenvolvimento Com base nos dados obtidos foi desenvolvido um novo modelo de fluxo de compras estruturado segundo a metodologia que organiza o trabalho em ciclos curtos chamados Sprints com duração de duas semanas No modelo proposto o Scrum permite uma comunicação constante e uma adaptação rápida a mudanças de prioridade enquanto reuniões diárias promovem a transparência e permitem o acompanhamento contínuo das aquisições Cada Sprint inclui etapas de planejamento e avaliação permitindo à equipe revisar o progresso das compras e ajustar o fluxo conforme necessário de modo a atender às demandas do setor de desenvolvimento A plataforma Notion foi selecionada como uma ferramenta central para o gerenciamento visual e a documentação das atividades de compra integrando o uso de um quadro semelhante ao Kanban mas de forma digital que organiza as solicitações nas colunas de Solicitação Aprovação Execução e Conclusão O Notion permite que todas as solicitações de compra sejam registradas com detalhes essenciais como justicativa prazo orçamento e fornecedor sugerido facilitando o acompanhamento e a rastreabilidade das transações A conguração do quadro no Notion também proporciona uma visualização em tempo real do status de cada etapa o que promove maior transparência e permite um controle orçamentário rigoroso essencial para startups que operam com recursos limitados Por m a proposta metodológica busca portanto criar um modelo de gestão de compras que garanta maior eficiência transparência e controle promovendo um ambiente de trabalho mais ágil e alinhado com as necessidades de inovação da startup 4 DESENVOLVIMENTO 41 Cenário atual de compras Para entender de maneira aprofundada o funcionamento do setor de compras na startup foi realizada uma análise detalhada do processo de aquisição mapeando cada etapa desde a solicitação inicial até a nalização conforme Figura 1 Figura 1 Fluxo atual de compras Fonte Autor 2024 A empresa estudada embora mantenha a condencialidade de suas operações trabalha com projetos de fomento nanciados pela FAPESP e pela FINEP o que torna o processo de compras ainda mais complexo Em projetos de fomento cada despesa deve seguir um processo rigoroso de prestação de contas e está vinculada a verbas dedicadas para cada fase ou etapa especíca do projeto Esse nível de exigência impõe um controle orçamentário mais detalhado assegurando que os recursos sejam aplicados exatamente conforme as diretrizes e metas estabelecidas nos contratos de nanciamento Durante o levantamento vericouse que o DiretorCEO acumula além das responsabilidades executivas e estratégicas a função de gerenciar diretamente o processo de compras incluindo o controle do orçamento dedicado a cada etapa dos projetos Esse acúmulo de tarefas gera uma sobrecarga no gestor que deve assegurar a conformidade das aquisições com as normas de prestação de contas exigidas pelas agências de fomento Cada compra exige uma vericação minuciosa quanto à adequação dos valores à especícação dos fornecedores e à justicativa para a aquisição o que demanda um tempo considerável e dificulta a atuação da diretoria da empresa em outras áreas cruciais para o crescimento e a gestão estratégica da empresa Para visualizar o processo de forma clara e identificar os pontos de sobrecarga foi elaborado um fluxograma detalhando o fluxo atual de compras Esse fluxograma presente na Figura 1 mapeia todas as etapas e funções destacando as tarefas acumuladas pelo CEO Diretoria e a ausência de um sistema formal para o acompanhamento das solicitações de compra Esse mapeamento serviu como base para o desenvolvimento de uma nova proposta de estruturação do setor de compras buscando descentralizar tarefas e otimizar o tempo de aquisição A análise do fluxograma reforça a necessidade de um modelo que permita maior previsibilidade eficiência e colaboração aliviando a Diretoria de funções operacionais e garantindo que o processo cumpra as rigorosas exigências de prestação de contas dos projetos de fomento 42 Impacto dos atrasos Os atrasos nas compras causam uma série de problemas para o desenvolvimento de hardware e software na startup A dependência de materiais ferramentas e outros insumos faz com que o progresso dos projetos seja diretamente impactado pela demora na aquisição dos itens necessários Os principais problemas identificados no processo atual são 1 Atraso nas entregas Os prazos para entrega dos projetos são comprometidos afetando a capacidade da empresa de inovar e atender às demandas de seus clientes 2 Falta de coordenação entre setores A ausência de um processo formal de comunicação entre o setor de compras e o desenvolvimento leva à falta de previsibilidade sobre a chegada dos materiais o que obriga o time a reorganizar suas tarefas de forma improvisada 3 Sobrecarga na diretoria e gerentes O acúmulo de responsabilidades sobre a diretoria e a gerencia gera dependência excessiva de uma única pessoa aumentando o risco de mais atrasos e falhas no processo Na Figura 2 é ilustrado os atrasos reais ocorridos em diferentes categorias de compras incluindo consumíveis e ferramentas críticas para o desenvolvimento de hardware Figura 2 Atraso na compra de consumíveis Fonte Autores 2024 Na Figura 3 é ilustrado os atrasos reais ocorridos em diferentes categorias de compras incluindo consumíveis itens eletrônicos Figura 3 Atraso na compra de itens eletrônicos Fonte Autores 2024 As consequências desses atrasos interrompem e prejudicam o desempenho da startup Cada atraso nas compras resulta em interrupções no fluxo de trabalho impactando diretamente a produtividade das equipes A falta de ferramentas e insumos no tempo correto gera gargalos aumentando os custos operacionais e diminuindo a competitividade da empresa Adicionalmente a ausência de um sistema de monitoramento para as compras causa incertezas e retrabalhos O desenvolvimento de produtos depende de previsões confiáveis sobre a chegada dos materiais e a atual falta de visibilidade impede o planejamento adequado das atividades de produção A Figura 4 ilustra o impacto desses problemas que afetam pelos atrasos nas compras destacando as tarefas comprometidas e os prazos que foram adiados Figura 4 Quadro de atividades com atrasos e tarefas comprometidas Fonte Autores 2024 43 Proposta de Melhoria no Processo de Compras Após uma análise detalhada do processo de compras atual e uma avaliação dos impactos causados pelos atrasos foi possível identificar que o acúmulo de tarefas na equipe gestora Desenvolveuse um novo fluxograma conforme Figura 5 Esse fluxograma traz o setor de desenvolvimento diretamente para o início do processo organizandoo em três áreas principais Desenvolvimento responsável pela listagem de itens ComprasFinanceiro responsável pela validação orçamentária e alocação de recursos e Diretoria que aprova a compra e recebe as notas fiscais A nova estrutura busca reduzir a carga operacional sobre a diretoria e centralizar as decisões de validação e alocação de verbas no setor de ComprasFinanceiro responsável por assegurar que cada compra atenda às exigências de prestação de contas de projetos de fomento como FAPESP e FINEP que financiam parte das operações da empresa Figura 5 Fluxo proposto para compras Fonte Autores 2024 Esses projetos possuem verbas alocadas para etapas específicas e cada compra precisa estar devidamente justificada e categorizada para se alinhar aos objetivos definidos nos contratos de financiamento No novo modelo a equipe de desenvolvimento lista as necessidades de aquisição para seus projetos detalhando cada item necessário para o progresso das atividades Em seguida o setor de ComprasFinanceiro valida as solicitações ajusta as rubricas e aloca o orçamento conforme o projeto relacionado realizando um trabalho de validação que antes recaía sobre diretores da empresa A partir do fluxograma proposto a metodologia ágil Scrum foi acoplada ao novo processo de compras Figura 6 para promover agilidade e adaptação às necessidades dinâmicas dos projetos Figura 6 Novo esquema do Scrum acoplado a compras Fonte Autores 2024 Como a empresa já adota o modelo Scrum em suas operações de desenvolvimento a integração da metodologia ao setor de compras foi facilitada considerando também que startups por sua natureza possuem equipes enxutas e polivalentes No novo esquema o time de desenvolvimento em conjunto com o Product Owner PO elabora a lista de itens necessários e a repassa para o Scrum Master que assume também o papel de gestor de compras no contexto dos projetos financiados O Scrum Master revisa cada solicitação verifica o orçamento disponível faz a alocação nas rubricas apropriadas e assegura que os requisitos de prestação de contas estão atendidos Esse processo reduz a sobrecarga sobre a diretoria deixandoa responsável apenas pela aprovação final Depois de ajustar as solicitações o Scrum Master devolve a lista de compras ao Product Owner que assume o papel de executor das compras garantindo que os itens adquiridos estejam disponíveis para a equipe de desenvolvimento Essa divisão de responsabilidades detalhada no novo fluxograma permite que as etapas de compras sejam mais rápidas e previsíveis com decisões centralizadas no Scrum Master e na área de ComprasFinanceiro e apenas a aprovação final sendo realizada pela diretoria Essa estrutura assegura que o desenvolvimento de produtos não seja impactado por atrasos e que as aquisições estejam sempre alinhadas às exigências contratuais dos projetos de fomento A decisão de acoplar a metodologia ágil ao novo processo de compras baseouse nos benefícios de transparência comunicação e adaptabilidade oferecidos pelo Scrum A prática de Reuniões diárias permite um acompanhamento contínuo das aquisições facilitando ajustes rápidos em resposta a novas demandas ou mudanças nas prioridades dos projetos Dessa forma o Scrum assegura que o setor de compras responda rapidamente às necessidades dos times de desenvolvimento fortalecendo a sinergia entre as áreas e promovendo uma gestão orçamentária eficiente Para consolidar o novo fluxo de trabalho foi implementada uma estrutura dedicada de compras dentro da plataforma Notion organizada em um quadro Kanban digital mostrado na Figura 7 que facilita o acompanhamento visual de cada etapa do processo Antes as aquisições estavam misturadas às atividades de desenvolvimento dificultando o controle específico das compras No novo quadro foram criadas colunas exclusivas para cada fase do fluxo de compras DEV Compras ComprasFinanceiro e Executado e Concluído Essa separação proporciona uma visualização clara do progresso de cada aquisição promovendo uma comunicação mais fluida e um controle mais eficiente Figura 7 Exemplo de quadros dentro do segmento de compras no Notion Fonte Autores 2024 Dentro do quadro Kanban digital cada solicitação de compra é representada por um cartão preenchido pelo Product Owner que inclui os seguintes campos essenciais Justificativa da Compra explicando a necessidade do item para o projeto Projeto Relacionado especificando o projeto de fomento como FINEP A B C ou FAPESP A B C PO Executor quem será o responsável pela execução da compra Deadline prazo para conclusão Nível de Prioridade grau de urgência da compra Meio de Pagamento método de transação como cartão transferência boleto ou Pix Preço Total da Compra valor total do item ou serviço e Categoria classificação do item como consumíveis ou matériaprima Com essas informações organizadas o Scrum Master pode validar rapidamente as solicitações verificando as rubricas e o orçamento antes de devolvêlas ao Product Owner para execução Esse novo processo além de melhorar a eficiência e a comunicação garante que as exigências de prestação de contas dos projetos de fomento sejam atendidas de maneira precisa e rápida A estrutura proposta integra o setor de compras com o desenvolvimento promovendo uma gestão de recursos mais ágil e transparente alinhada às necessidades específicas da startup e aos requisitos rigorosos de projetos financiados 5 RESULTADOS E DISCUSSÕES A implementação do novo processo de compras integrado ao desenvolvimento de produtos traz diversos resultados esperados que visam melhorar a eficiência operacional e o controle financeiro da startup A seguir estão os principais resultados que se espera alcançar com essa proposta Otimização do Tempo de Ciclo das Compras Com a utilização do Kanban digital no Notion e a adoção de uma metodologia ágil esperase uma redução significativa no tempo de ciclo das compras A visualização em tempo real do progresso das solicitações permite que os gestores identifiquem e resolvam rapidamente quaisquer obstáculos que possam surgir evitando atrasos e garantindo que os insumos necessários cheguem às equipes de desenvolvimento no momento certo Melhoria na Comunicação entre Setores Um dos principais problemas do cenário atual é a falta de comunicação clara entre o setor de desenvolvimento e o de compras Com a integração do processo de compras no Notion e a realização de reuniões diárias esperase uma melhoria substancial na comunicação Todos os envolvidos poderão acompanhar o status das compras o que elimina a incerteza sobre a chegada dos materiais e permite um planejamento mais preciso das atividades de desenvolvimento Sousa et al 2024 Redução de Erros e Retrabalhos A centralização das informações sobre as compras no Notion com campos obrigatórios para preenchimento ajudará a reduzir a ocorrência de erros como compras duplicadas ou inconsistências nos valores e nas especificações dos materiais Com isso esperase também uma diminuição dos retrabalhos otimizando os recursos disponíveis e garantindo maior precisão nas aquisições Melhoria na Gestão de Recursos A utilização de rubricas financeiras específicas e a verificação de cada solicitação de compra antes da sua aprovação final garantem uma melhor alocação dos recursos da empresa Isso é especialmente importante em uma startup onde o controle de custos é crítico para o sucesso dos projetos O novo processo permitirá que os gestores monitorem de forma eficaz o consumo de recursos evitando gastos desnecessários e garantindo que as compras estejam alinhadas com os orçamentos aprovados Aumento da Transparência e da Rastreabilidade Com o novo fluxo de compras todas as etapas desde a solicitação até a execução serão registradas e documentadas no Notion Isso proporciona maior transparência no processo e facilita a rastreabilidade das compras permitindo que as equipes e a diretoria tenham um controle total sobre o que está sendo adquirido e por quem A rastreabilidade também é crucial para a prestação de contas com órgãos financiadores como a FAPESP e a FINEP que exigem relatórios detalhados sobre a aplicação dos recursos Integração Eficiente entre as Equipes A estruturação do processo de compras com base em metodologias ágeis promove uma integração mais eficiente entre as equipes de desenvolvimento e compras A colaboração entre esses setores se torna mais fluida uma vez que as tarefas de compras passam a ser vistas como parte integrante dos projetos de desenvolvimento e não como atividades independentes Essa integração ajuda a empresa a manter seus cronogramas de desenvolvimento garantindo que os materiais estejam disponíveis no momento certo para o progresso dos projetos REFERÊNCIAS ALENCAR J CASTALLANELLI C FRIES M DIDONET S A importância da gestão de compras para a competitividade das empresas o caso da rede super Disponível em HttpsWwwResearchgateNetPublication242194231AImportanciaDaGestaoDeComprasParaACompetitividadeDasEmpresasOCasoDaRedeSuperFormMgOav3 Acesso em 01out2024 CARR A S PEARSON J N Strategically managed buyersupplier relationships and performance outcomes Journal of Operations Management v 17 n 5 p 497519 19 jul 1999 DE MOURA R A OLIVEIRA M R SILVA M B 2023 Neurociência para leigos o papel do hipocampo no aprendizado e na memorização consolidada ODS 04 2023 XII CICTED Congresso internacional de ciência tecnologia e desenvolvimento Unitau DOI1029327xiicicted23734223 MAGNO C XAVIER S Metodologia de Gerenciamento de Projetos sl sn Disponível em httpg2bcombrdownloads07metodologiagerenciamentodeprojetoscarlosmagnodasilvaxavier2012pdf Acesso em 01out2024 MEDEIROS E M LABANDEIRA M SOARES J P R ESTEVES P S Fluxograma Disponível em httpseventosifrsedubrindexphpmoepexviamaoViamo2018paperview5872 Acesso em 01out2024 MENDES CAMILA Fluxograma PRISMA para Revisão Integrativa Disponível em httpscamilamendescombrfluxogramaprismapararevisaointegrativa Acesso em 01out2024 MOURA R A ANJOS G F C MONTEIRO M C GOUSSAIN B G C S 2024 Delineamento de experimentos DoE e neuroergonomia aplicados em processos fabris Revista Sodebras Vol 19 n 221 pp 3136 2024 ISSN 18093957 DOI httpsdoiorg1029367stz4kf04 OLIVEIRA M R DE MOURA R A DE SILVA M B 2023 Priming memory and its important role in learning and in the social professional behavior of individuals Concilium 2321 110 httpsdoiorg1053660CLM238223S10 PEREIRA P TORRÊAO P MARCAL A S Entendendo Scrum para Gerenciar Projetos de Forma Ágil Disponível em httpsfaculdadeprojecaonucleoeadnetpospluginfilephp2123modresourcecontent36EntendendoScrumparaGerenciarProjetospdf Acesso em 01out2024 SCHWABER K SUTHERLAND J Manifesto for Agile Software Development Principles behind the Agile Manifesto sl sn Disponível em httpsbillewistrainingcomwpcontentuploads201702PMPAgileStudyMaterialspdf Acesso em 01out2024 SILVA J P 2021 Impacto do planejamento de compras no desempenho financeiro da indústria de transformação do Brasil Revista Eletrônica de Administração 211 122 Disponível em httpsrecima21combrindexphprecima21articleview392350 Acesso em 01out2024 SILVEIRA A B Tecnologia como vantagem competitiva na gestão estratégica de compras RECIMA21 Revista Científica Multidisciplinar ISSN 26756218 21 v 2 n 5 p 118 23 jun 2021 Disponível em httpsrecima21combrindexphprecima21articleview392350 Acesso em 01out2024 SOUSA V J DE RICHETTO M R S MOURA R A DE OLIVEIRA M R DE SILVA M B 2024 Analysis of Management Practices in A NonGovernmental Organization Revista De Gestão Social E Ambiental 1811 e09646 httpsdoiorg1024857rgsav18n11045 TEIXEIRA L G Gestão de Compras Lorran Garcia Teixeira Instituto Municipal do Ensino Superior de Assis Assis 2011 54 p O conteúdo expresso no trabalho é de inteira responsabilidade dos Autores 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente estudo abordou os desafios enfrentados por uma startup no processo de compras destacando as dificuldades causadas pela ausência de um sistema formalizado e pela sobrecarga de responsabilidades em cima da diretoria Esses problemas geraram atrasos significativos na aquisição de materiais essenciais impactando diretamente o desenvolvimento de produtos e o cumprimento de prazos A falta de coordenação e de um fluxo de informações eficaz entre os setores de compras e desenvolvimento também foi identificada como um dos principais gargalos operacionais Para resolver esses problemas foi proposta a implementação de um novo processo de compras baseado em metodologias ágeis que integre o setor de compras ao desenvolvimento de produtos Utilizando as ferramentas Notion e Kanban digital o novo fluxo permite a visualização clara de todas as etapas do processo de compras desde a solicitação até a execução proporcionando maior transparência e rastreabilidade Além disso a aplicação da metodologia Scrum promove a colaboração entre as equipes facilitando a comunicação e garantindo a eficiência nas aquisições Os resultados esperados com a implementação dessa proposta incluem a redução dos tempos de ciclo das compras a melhoria na comunicação entre as equipes a diminuição de erros e retrabalhos além de uma gestão mais eficiente dos recursos financeiros A centralização das informações em uma plataforma integrada permite o controle em tempo real das compras e assegura que todas as transações sejam devidamente registradas e documentadas facilitando a prestação de contas e o cumprimento das obrigações financeiras Em suma a integração do setor de compras com o desenvolvimento de produtos por meio de práticas ágeis e ferramentas de gestão representa um avanço significativo para a startup estudada A estrutura proposta não só otimiza o processo de compras como também contribui para o sucesso geral dos projetos melhorando a eficiência operacional e garantindo que os materiais necessários estejam sempre disponíveis para o progresso dos projetos A adoção dessas práticas é um passo importante na construção de um ambiente de trabalho mais organizado ágil e colaborativo permitindo que a empresa continue a inovar e crescer de maneira sustentável Otimização do Processo de Compras em Startups com Metodologias Ágeis O processo de compras da startup enfrenta desafios como sobrecarga da diretoria falhas na comunicação e atrasos nas aquisições impactando prazos e prestação de contas Esses problemas afetam o desenvolvimento de produtos e a competitividade da empresa Para resolver isso a proposta busca otimizar o fluxo de compras com metodologias ágeis tornando o mais eficiente estruturado e transparente reduzindo a carga operacional e garantindo maior agilidade na obtenção de insumos essenciais Introdução Diagnóstico do Problema reformulado de forma mais descritiva O processo de compras da startup enfrenta diversos desafios que impactam diretamente sua eficiência Atualmente não há um sistema formalizado para gerenciar as aquisições o que sobrecarrega a diretoria responsável por aprovar e acompanhar todas as compras Além disso a falta de comunicação entre os setores dificulta o alinhamento de demandas resultando em atrasos que comprometem o desenvolvimento de produtos Esses fatores geram ineficiências operacionais dificultam a prestação de contas e afetam a competitividade da empresa A proposta reorganiza o processo de compras em três etapas Desenvolvimento lista os itens ComprasFinanceiro valida e aloca recursos e a Diretoria aprova e recebe as notas fiscais Isso reduz a carga operacional da diretoria agiliza o fluxo e garante conformidade com exigências da FAPESP e FINEP Metodologia Ágil Scrum no Processo de Compras O framework Scrum foi integrado ao fluxo de compras definindo papéis claros para os envolvidos O Product Owner PO é responsável por listar os itens necessários e executar as compras enquanto o Scrum Master valida o orçamento e as rubric as financeiras A diretoria é responsável pela aprovação final O objetivo é tornar o processo mais rápido transparente e eficiente A ferramenta escolhida para otimizar o processo de compras é o Notion utilizando um quadro Kanban digital Com essa implementação as fases do processo ficarão bem definidas passando por três etapas principais DEV onde as solicitações de compras são registradas ComprasFinanceiro responsável pela validação e alocação de recursos e Executado e Concluído marcando o fim do processo Esse modelo proporciona um controle visual eficiente aumentando a transparência e a rastreabilidade das aquisições além de facilitar a comunicação entre as equipes envolvidas Resultados Esperados Redução do tempo de ciclo das compras Melhoria na comunicação entre setores Redução de erros e retrabalhos Melhor alocação de recursos Maior transparência e rastreabilidade Integração eficiente entre as equipes CONSIDERAÇÕES FINAIS O novo processo busca eliminar gargalos operacionais Utilização de metodologias ágeis para otimizar compras Transparência comunicação e eficiência financeiro Contribuição para o sucesso dos projetos da startup Possibilidade de expansão da metodologia para outros processos