Gerenciamento de Projetos - Planejamento de Tempo e Recursos - Aula 7

GERENCIAMENTO DE PROJETOS Aula 7 Profa M Sc Bianca Arêas Contato biancaaraujoiffedubr PLANEJAR O TEMPO E OS RECURSOS A EAP é a base para a elaboração do cronograma do projeto Queremos colocar no tempo quando e por quem os produtos e serviços entregas serão desenvolvidos e entregues ao longo do projeto Vimos que a EAP é uma estrutura hierárquica podendo ser apresentada como uma lista ou na forma gráfica Planejar Tempo e os Recursos 1 Projeto Treinamento em GP 11 Gerenciamento do Projeto 111 Reunião de Partida do Projeto Kickoff 112 Plano do Projeto 113 Reuniões de acompanhamento 12 Preparação 121 Verificação e Reserva da Sala 122 Material Didático 1221 Apostila 1222 Slides 1223 Exercício prático 1224 Prova 1225 Reprodução e montagem material 123 Contratação coffee break 124 Questionário de avaliação 13 Treinamento 131 Aulas 132 Coffee break 133 Avaliação do treinamento pelos alunos 14 Fechamento do projeto 141 Avaliação dos alunos prova 142 Relatório do projeto Nós decompomos uma entrega em atividades quando queremos planejar eou controlar melhor o tempo para a sua execução A decomposição em atividades não é obrigatória ficando a critério da equipe realizála ou não Identificar Atividades e Marcos Desta forma vamos até o nível mais baixo em que fizemos a decomposição na EAP e tomamos a decisão em cada entrega se necessitamos ou não decompor em atividades Por exemplo para um pacote de trabalho Manual do Equipamento em que já exista uma versão anterior pronta e que serão necessárias apenas cerca de duas horas para sua elaboração não há a necessidade de decomposição em atividades Identificar Atividades e Marcos Na EAP do nosso projeto exemplo poderíamos decompor a entrega 141 Avaliação dos alunos prova nas atividades 1411 Aplicar a prova 1412 Corrigir a prova Enquanto as entregas são escritas como substantivos ex Avaliação as atividades devem ser escritas como verbo no infinitivo ex Aplicar Identificar Atividades e Marcos Marcos são pontos de controle que acrescentamos em um cronograma normalmente uma conclusão de fase ou de uma entrega importante do projeto Os marcos devem ser escritos como substantivo particípio passado do verbo Exemplos fase de preparação concluída material didático entregue e projeto concluído Os marcos não têm esforço associado e portanto não tem duração custo ou alocação de recursos Marcos milestones Identifique agora a necessidade de acrescentar atividades e marcos à EAP do seu projeto Utilizando a metodologia Cabe agora a identificação do relacionamento lógico do trabalho do projeto para que assim estabeleçamos a sua sequência Essa dependência deve ser estabelecida no nível mais baixo da decomposição seja ele uma entrega atividade ou marco que chamaremos aqui de tarefa Identificar as Dependências entre Entregas Atividades e Marcos O sequenciamento pode ser feito com o auxílio de um computador utilizando software de GP por exemplo ou manualmente Para o estabelecimento da sequência de tarefas é necessário o conhecimento de alguns conceitos Tipos de Tarefa Tarefa Predecessora é a que começa ou termina antes de outra atividade Tarefa Sucessora é a que só pode começar depois do início ou término de outra atividade Identificar as Dependências entre Entregas Atividades e Marcos Sequenciar Atividades Os relacionamentos lógicos não estão relacionados com CRONOLOGIA mas com CAUSA e EFEITO Predecessora Tarefa que direciona Task Driver Sucessora Tarefa direcionada Follower Sequenciar Atividades Relações de Precedência Término Início TI ou Finish to Start FS A atividade sucessora só inicia após o término da predecessora Exemplo Escrever um livro e depois vendêlo Término Término TT ou Finish to Finish FF A atividade sucessora só termina após o término da predecessora Exemplo Treinar usuários no software e instalálo no equipamento Início Início II ou Start to Start SS A atividade sucessora só começa após o início da predecessora Exemplo Colocar concreto e nivelar concreto Início Término IT ou Start to Finish SF A atividade sucessora só termina após o início da predecessora Exemplo Prepararse para o exame e fazêlo Sequenciar Atividades Relações de Precedência TérminoInício Escrever um livro Vender um exemplar InícioTérmino Prepararse para exame Fazer exame InícioInício Colocar concreto Nivelar concreto TérminoTérmino Treinar usuários no SW Instalar SW no equipamento Veja as dependências no caso do nosso projeto exemplo Identificar as Dependências entre Entregas Atividades e Marcos Estabeleça agora as dependências de tarefas no seu projeto Utilizando a metodologia GERENCIAMENTO DE PROJETOS Aula 7 Profa M Sc Bianca Arêas Contato biancaaraujoiffedubr Este processo tem como objetivo levantar os recursos pessoas equipamentos ou materiais e a quantidade que deve ser empregada para a realização das tarefas do projeto assim como estimar o tempo necessário para a execução de cada uma São feitos em paralelo porque há uma dependência entre a duração de uma tarefa e a quantidade de recursos a ser utilizada Levantamentos dos Recursos Necessários e Estimativa da Duração das Atividades 1 Passo Levantar os recursos necessários para a execução das tarefas para então estimar a duração de cada uma Uma pessoa ou grupo da equipe que estiver mais familiarizada com a natureza de uma tarefa específica deve fazer ou no mínimo aprovar a estimativa Levantamentos dos Recursos Necessários e Estimativa da Duração das Atividades Na tabela 1 são apresentadas as estimativas de duração associadas aos recursos necessários para cada tarefa de nosso exemplo no nível mais baixo de decomposição Para que haja aula é necessário ter disponível além do instrutor a sala de aula que também deve estar alocada Para simplificar foi considerado como unidade mínima de duração um dia porém na prática pode ser utilizado frações de dia horas minutos etc Levantamentos dos Recursos Necessários e Estimativa da Duração das Atividades Tabela 1 Levantamento dos recursos necessários e estimativa da duração das atividades ID CÓDIGO EAP TAREFAS PREDECESSORA RECURSOS DURAÇÃO 8 122 Material Didático Instrutor 2d 9 1221 Apostila 4 Instrutor 1d 10 1222 Slides 9 Instrutor 1d 11 1223 Exercício prático 10 Instrutor 1d 12 1224 Prova 11 Instrutor 1d 13 1225 Reprodução e montagem material 12 Apoio Acadêmico 1d 14 123 Contratação coffee break 7 GP 1d 15 124 Questionário de avaliação 4 Apoio Acadêmico 1d 16 125 Fase de Preparação Concluída marco 7131415 0 17 13 Treinamento Instrutor Sala de aula 4d 18 131 Aulas 16 4d 19 132 Coffee break 18 II Buffet 4d 20 133 Avaliação do treinamento pelos alunos 18 TT Apoio Acadêmico 1d 21 134 Treinamento concluído 1920 0 22 14 Fechamento do Projeto 23 141 Avaliação dos alunos prova 24 1411 Aplicar a prova 21 5 dias Apoio Acadêmico 1d 25 1412 Corrigir a prova 24 Instrutor 1d 26 142 Relatório do projeto 25 GP 1d 27 143 Projeto concluído marco 526 0 O documento que representa o planejamento de tempo em um projeto é o cronograma Ele apresenta a data planejada para início e a data esperada para conclusão de cada entregaatividade O cronograma aprovado chamado de cronograma base ou referência é um dos componentes do plano do projeto e é usado para avaliação e acompanhamento do desempenho do projeto Gerar o Cronograma Cronograma do Projeto é um documento na forma gráfica ou tabular com as datas planejadas para o início e a conclusão das tarefas do projeto podendo conter marcos pontos de controle normalmente as conclusõesentregas de subprodutos e Cronograma de Marcos um cronograma sumarizado que identifica os principais pontos de controle do projeto marcos Gerar o Cronograma Definir as datas de início e término das atividades do projeto É o processo que evidencia as seguintes etapas conciliar de forma eficiente o uso dos recursos a fim de aperfeiçoar a forma de utilização Determinar quais tarefas fazem parte do caminho mais longo do projeto também chamado de caminho crítico com objetivo de priorizálas Gerar o Cronograma Adequar o cronograma do projeto às restrições de datas e prazos impostos ao projeto para que assim minimize os eventuais atrasos Gerar o Cronograma Elabore agora o cronograma do seu projeto Utilizando A METODOLOGIA CRONOGRAMA DO PROJETO EXEMPLO EDT Nome da tarefa Duração Início Término Predecessor Nomes dos recursos 1 1 Projeto Treinamento Gerenci 22 dias Seg 010811 Ter 300811 2 11 Gerenciamento do Projeto 4 dias Seg 010811 Qui 040811 3 111 Reunião de Partida do Proje 1 dia Seg 010811 Seg 010811 GP 4 112 Plano do Projeto 2 dias Ter 020811 Qua 030811 3 GP 5 113 Reuniões de Acompanham 2 dias Ter 020811 Qui 040811 3 GPInstrutorApoio Ac 6 12 Preparação 6 dias Qui 040811 Qui 110811 7 121 Verificação e Reserva da 1 dia Qui 040811 Qui 040811 4 Apoio Acadêmico 8 122 Material Didático 6 dias Qui 040811 Qui 110811 9 1221 Apostila 2 dias Qui 040811 Sex 050811 4 Instrutor 10 1222 Slides 1 dia Seg 080811 Seg 080811 9 Instrutor 11 1223 Exercício prático 1 dia Ter 090811 Ter 090811 10 Instrutor 12 1224 Prova 1 dia Qua 100811 Qua 100811 11 Instrutor 13 1225 Reprodução e montage 1 dia Qui 110811 Qui 110811 12 Apoio Acadêmico 14 123 Contratação coffee break 1 dia Sex 050811 Sex 050811 7 GP 15 124 Questionário de avaliação 1 dia Sex 050811 Sex 050811 4 Apoio Acadêmico 16 125 Fase de Preparação Concluída 0 dias Qui 110811 Qui 110811 7131415 17 13 Treinamento 4 dias Seg 150811 Qui 180811 18 131 Aulas 4 dias Seg 150811 Qui 180811 16 InstrutorSala de aula 19 132 Coffee break 4 dias Seg 150811 Qui 180811 18I Buffet1 20 133 Avaliação do treinamento p 1 dia Qui 180811 Qui 180811 18TT Apoio Acadêmico 21 134 Treinamento concluído 0 dias Qui 180811 Qui 180811 1920 22 14 Fechamento do Projeto 3 dias Sex 260811 Ter 300811 23 141 Avaliação dos alunos p 2 dias Sex 260811 Seg 290811 24 1411 Aplicar a prova 1 dia Sex 260811 Sex 260811 21Tb5 dias Apoio Acadêmico 25 1412 Corrigir a prova 1 dia Seg 290811 Seg 290811 24 Instrutor 26 142 Relatório do projeto 1 dia Ter 300811 Ter 300811 25 GP 27 143 Projeto concluído marco 0 dias Ter 300811 Ter 300811 265 Reservas para Riscos OBRIGADA SUCCESS