Gerenciamento de Informacoes e Arquivamento - EAD - Unasp

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Hermenérico S M Netto 1ª Edição 2022 EAD Reitor e Diretor Campus Engenheiro Coelho Martin Kuhn Vicereitor para a Educação Básica e Diretor Campus Hortolândia Douglas Jefferson Menslin Vicereitor para a Educação Superior e Diretor Campus São Paulo Afonso Cardoso Ligório Vicereitor administrativo Telson Bombassaro Vargas Próreitor de graduação Afonso Cardoso Ligório Próreitor de pesquisa e desenvolvimento institucional Allan Macedo de Novaes Próreitor de educação à distância Fabiano Leichsenring Silva Próreitor de desenvolvimento espiritual e comunitário Henrique Melo Gonçalves Próreitor de Desenvolvimento Estudantil Carlos Alberto Ferri Próreitor de Gestão Integrada Claudio Knoener Educação Adventista a Distância Conselho editorial e artístico Dr Adolfo Suárez Dr Afonso Cardoso Dr Allan Novaes Me Diogo Cavalcanti Dr Douglas Menslin Pr Eber Liesse Me Edilson Valiante Dr Fabiano Leichsenring Dr Fabio Alfieri Pr Gilberto Damasceno Dra Gildene Silva Pr Henrique Gonçalves Pr José Prudêncio Júnior Pr Luis Strumiello Dr Martin Kuhn Dr Reinaldo Siqueira Dr Rodrigo Follis Esp Telson Vargas Editorchefe Rodrigo Follis Gerente administrativo Bruno Sales Ferreira Editor associado Werter Gouveia Responsável editorial pelo EaD Luiza Simões Editora Universitária Adventista Presidente Divisão SulAmericana Stanley Arco Diretor do Departamento de Educação para a Divisão SulAmericana Antônio Marcos Presidente Mantenedora Unasp IAE Maurício Lima 1ª Edição 2022 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Editora Universitária Adventista Engenheiro Coelho SP Hermenérico Siqueira de Morais Netto Biblioteconomia PUCCampinas Teologia UNASPEC Mestrado em Ciência da Religião PUCSão Paulo Campagnoni Mariana dos Santos Diego Henrique Moreira Formação da identidade profissional do contador livro eletrônico Mariana Campagnoni 1 ed Engenheiro Coelho SP Unaspress 2020 1 Mb PDF ISBN 9788584631728 1 Carreira profissional 2 Contabilidade 3 Contabilidade como profissão 4 Contabilidade como profissão Leis e legislação 5 Formação profissional 6 Negócios I Título 2033026 CDD370113 Dados Internacionais da Catalogação na Publicação CIP Ficha catalográfica elaborada por Hermenérico Siqueira de Morais Netto CRB 7370 Gerenciamento de Informações e Arquivamento 1ª edição 2022 ebook pdf OP 00123170 Coordenação editorial Késia Santos Conteudista Hermenérico S de Morais Netto Preparador Alessandra Guapindaia Projeto gráfico Ana Paula Pirani Capa e Diagramação William Nunes Caixa Postal 88 Reitoria Unasp Engenheiro Coelho SP CEP 13448900 Tel 19 38585171 38585172 wwwunaspresscombr Editora Universitária Adventista Validação editorial científica ad hoc Antonia Gizelle T Holanda Cavalcante Vieira Gestão de Pessoas Faculdade Adventista da Bahia Direito Educacional Faveni em conclusão Editora associada Todos os direitos reservados à Unaspress Editora Universitária Adventista Proibida a reprodução por quaisquer meios sem prévia autorização escrita da editora salvo em breves citações com indicação da fonte SUMÁRIO O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES 13 Introdução 14 Organizações e sistemas 16 Dados informação e conhecimento 19 Papel da informação nas organizações 26 A informação e a tomada de decisão 34 Ferramentas de qualidade 40 O profissional de secretariado e a gestão da informação 50 OA secretárioa e a competência informacional 54 Considerações finais59 Referências 63 ARQUIVOLOGIA EMPRESARIAL 67 Introdução 68 Origem do secretariado e da arquivologia 70 Gestão de documentos 71 Fundamentos da arquivologia 77 Instalações e equipamentos 86 Classificação documental 88 Métodos de arquivamento 98 Método alfabético 101 Método geográfico 108 Método numérico 111 Considerações finais121 Referências 126 LEGISLAÇÃO E GESTÃO ARQUIVÍSTICA 131 Introdução 132 Legislação arquivística 133 VOCÊ ESTÁ AQUI Instituições reguladoras 134 Leis e decretos 137 Tabela de temporalidade 147 Preservação de documentos 161 Conservação 164 Restauração 173 Considerações finais177 Referências 180 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS 185 Introdução 186 Gerenciamento de documentos eletrônicos 188 Metadados 199 Legislação para documentos eletrônicos 220 Digitalização 222 GEDs em arquivos pequenos ou pessoais 227 Correspondência 232 Considerações finais235 Resumo 239 VOCÊ ESTÁ AQUI EMENTA Conceitos e utilização da informação no secretariado Gerenciamento da informação como ferramenta no processo de tomada de decisão Ferramentas de qualidade e sua aplicação no processo decisório Normas e legislações para a organização e gestão de arquivos Classificação e organização de arquivos e documentos Gestão eletrônica de documentos Estudo da temporalidade e preservação de documentos O processo de gestão documental através de sistemas e métodos de arquivamento O uso das competências informacionais na coleta processamento armazenamento e distribuição das informações CONHEÇA O CONTEÚDO Amigo leitor gostaria de convidálo para o conteúdo que está logo a frente que talvez possa parecer bastante técnico e não deixa de ser mas ao mesmo tempo com um po tencial de realmente fazer diferença na vida profissional de qualquer indivíduo Todos nós lidamos de uma forma ou de outra num grau maior ou menor com a in formação Ela percorre a nossa sociedade as nossas casas a nossa vida entra pelos apa relhos de televisão computadores celulares nos chama a atenção toma o nosso tempo e ainda assim não nos cansamos Estamos inundados de tantos dados E é por essa razão que o conteúdo des te ebook é importante para você pois as técnicas e estratégias arquivísticas podem ser utilizadas numa empresa para ordenar documentos e contratos que podem valer fortunas mas também podem ser utilizados para organizar as nossas fotos em nossos notebooks As orientações podem ser aplica das numa multinacional assim como num pequeno escritório E este é o meu convite que o desafio de tentar abordar um tema tão amplo que tem a pretensão de ser útil nesses vários âmbitos possa ser descoberto como algo prático para sua vida Nosso caminho é longo e temos muito o que aprender portanto seja meu companheiro ou companheira de viagem pelo mundo do gerenciamento da informação e arquivística Aplicar as técnicas da arquivologia a documentos físicos e eletrônicos Compreender a gestão da informação e documentação em ambientes empresariais Interpretar a legislação que regulamenta os arquivos para adequação ao seu contexto OBJETIVOS GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS UNIDADE 4 186 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO INTRODUÇÃO Desde a década de 1980 o alcance dos computadores e o número de documentos eletrônicos tem crescido exponencialmente por essa razão os arquivos foram afetados não só por terem que lidar com um novo tipo ou novos tipos de documentos mas também porque os processos agora digitais apresentaram uma nova dinâmica de registro e disseminação de informação além de um novo panorama para se lidar com ela com um alcance maior e muito mais ágil Essa transição ainda não está concluída muitas organizações vivem a experiência dos arquivos híbridos ou seja mantêm documentos físicos e digitais Contudo essa é apenas uma tendência migrarmos cada vez mais para o ambiente digital com nossos documentos e alcançar o nirvana do gerenciamento da informação que seria a utilização de um tipo de arquivo completamente digital com todos os seus processos mediados por um sistema de informação ou como as vezes é chamado um arquivo papel zero Não importa no entanto se esse é o objetivo de sua empresa ou se os arquivos físicos vão continuar por algum tempo sendo utilizados Os documentos eletrônicos têm sido cada vez mais usados e têm crescido em importância por essa 187 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs razão é preciso conhecer algumas particularidades quando se busca gerenciálos A legislação é uma parte importante do trabalho arquivístico e aqui também encontraremos algumas regulações de como é preciso tratar esse tipo de documento A preservação dos documentos também segue normas específicas que nos dizem quais são as práticas de migração backup e apagamento adequados para mantermos os documentos que queremos acessíveis e realmente impedir a recuperação indevida de documentos deletados Além disso daremos uma atenção especial às correspondências eletrônicas ou não que são os documentos principais no contexto empresarial Como você pode perceber ainda temos alguns assuntos muito importantes a tratar nos tópicos a seguir Ao final desta unidade você terá aprendido sobre O que é o gerenciamento eletrônico de documentos em empresas 188 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Os procedimentos que são utilizados na implementação de um sistema de GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Como preservar documentos em ambientes eletrônicos A legislação que regula o gerenciamento dos documentos eletrônicos O processo de digitalização de documentos em arquivos corporativos O gerenciamento de correspondências eletrônicas ou não em empresas Bom estudo GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS O século 20 principalmente em sua segunda metade presenciou o avanço da tecnologia e dos computadores em nosso cotidiano e nesse contexto experimentamos uma 189 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs transição significativa no modo como lidávamos com a informação passamos a viver em um mundo que se movia dos contextos analógicos e materiais para os eletrônicos e digitais MONTOYAMOGOLLÓN e MADIO 2018 p663 Por conta dessa transição experimentamos a possibilidade de produzir e tratar documentos somente em ambientes digitais e com isso os processos se tornaram mais complexos pois a criação e manipulação de dados mediados por computadores modificou os paradigmas que tínhamos no tratamento documental facilitando em alguns momentos porém dificultando em outros MONTOYAMOGOLLÓN e MADIO 2018 p663 Essa necessidade de mudança do modo como arquivávamos a informação já vinha sendo anunciada através de algumas iniciativas desde meados do século 20 Um desses casos foi o da microfilmagem que consistia na reprodução fotográfica reduzida de documentos de papel em microfilmes e microfichas o que resolveu em parte alguns dos problemas como a demanda por espaço devido ao aumento no volume de documentos SILVA 2001 p21 No Brasil foi regulamentada através da Lei Federal 54331968 e Decreto Federal 17991996 a prática da microfilmagem para preservação de documentos oficiais atribuindolhes o mesmo 190 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO valor legal que a documentos impressos originais REIS 2015 p99 Essa tecnologia apesar de ainda existir tem perdido seu espaço justamente pelo custo envolvido e pela hegemonia dos computadores e da web que acabam por ser um meio largamente disseminado e de fácil acesso Dessa forma o Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED mediado por computadores se estabelece hoje como um meio fácil de armazenar e de lidar com os documentos Analisemos então algumas definições a respeito do GED Podemos entender GED como os recursos tecnológicos capazes de gerenciar de forma eletrônica qualquer tipo de documento seja ele um documento digital ou não SANTOS 2008 p24 Ou ainda um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental REIS 2015 p107 O CONARQ Conselho Nacional de Arquivos amplia um pouco mais a definição dizendo que o GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para a organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades captura gerenciamento armazenamento e distribuição CONARQ 2011 p10 Em suma o GED automatiza os procedimentos já conhecidos na arquivística através dos recursos eletrônicos 191 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs A princípio e para alguns o GED nas organizações se restringia a digitalização de documentos mas ele pode ser muito mais do que isso Podemos identificar quatro alcances para o GED o controle dos documentos a digitalização o gerenciamento do ciclo de vida do documento e o fluxo de trabalho workflow que veremos em mais detalhes a seguir REIS 2015 p108 Controle dos documentos o GED pode assegurar o acesso à informação através do registro automático de cada visualização e alteração feita pelos usuários no sistema Esse controle mediado por computadores é um dos grandes benefícios de se ter um GED numa organização já que o controle manual desse acesso se torna muito demorado difícil de fazer e está sempre sujeito a falhas REIS 2015 p108 O controle automatizado no gerenciamento é o meio mais adequado para garantir autenticidade e a fidedignidade dos documentos já que no ambiente digital a facilidade de alterálos e modificálos gera cuidados Digitalização fazer reproduções digitais de documentos físicos é um dos processos mais 192 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO comuns e utilizados para gerenciar documentos eletronicamente Na digitalização capturase o documento através de um scanner tomando alguns cuidados para se obter uma cópia de qualidade Existem manuais e legislação para garantir a boa execução de uma digitalização É possível inclusive utilizar depois da captura da imagem o reconhecimento ótico de caracteres que fará a transformação dessa imagem arquivo maior em texto eletrônico arquivo menor reduzindo ainda mais o espaço de armazenamento desse tipo de documento SILVA 2001 p30 Esse processo será mais bem detalhado num tópico a frente Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos o GED também se ocupa de acompanhar o documento eletrônico em todo o caminho em que ele irá percorrer na instituição ou seja começando pela sua criação e indo para as etapas seguintes que são o armazenamento o processamento a manutenção a disponibilização o prazo de guarda e a destinação final REIS 2015 p111 Utilizando computadores para gerir cada um desses processos temos ganho de controle produtividade acessibilidade etc 193 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Fluxo de trabalho também chamado de workflow é o acompanhamento dos processos arquivísticos para o aumento da produtividade Também faz parte dessa dimensão pensar na conectividade do sistema de informação da empresa com os de outras instituições o que é fundamental em nossos dias REIS 2015 p111 O GED então apresenta várias vantagens desde a economia de papel a economia de espaço físico a redução do tempo de localização dos documentos em acervos o aumento no controle da integridade dos arquivos e a disponibilidade de um mesmo documento de forma simultânea para vários usuários SILVA 2001 p23 MORAES 2015 p195 O GED ainda reduz a manipulação de originais em suporte físico uma série de processos pode ser automatizada e os documentos podem ser impressos enviados pela rede e até editados MONTEZANO 2015 p127 Em contrapartida há alguns detalhes que precisam ser pensados quando se busca implementar o GED numa organização o custo será elevado com a compra de equipamentos e softwares e será preciso fazer um 194 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO planejamento com respeito a atualização ou migração constante do suporte dos documentos A implantação de um sistema mediado por computadores costuma ser um processo bastante delicado e de alto investimento pois apesar de existirem muitos sistemas disponíveis no mercado um que contemple as várias etapas da arquivística e que ofereça segurança costuma ter custo elevado Dessa forma conseguir diagnosticar qual o sistema adequado para determinada organização demandará vários estudos e diálogo entre a alta administração setor de tecnologia arquivística e os setores que serão envolvidos no processo a fim de que suas peculiaridades sejam contempladas Uma solução que tem surgido é a terceirização do serviço onde uma empresa traz o seu conhecimento especializado todos os procedimentos necessários Essa solução dependendo da realidade da empresa e dos custos para implantação de um arquivo pode ser uma opção a se pensar Essa é uma decisão muito importante para a empresa pois um bom sistema mediado por computadores se torna um grande auxílio na eficiência das atividades rotineiras no controle dos processos na colaboração entre os setores da organização e também nas relações externas 195 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Em 2006 o CONARQ produziu o EARQ Brasil que é uma proposta de GED onde encontramos boa orientação para iniciativas locais CONARQ 2011 Agora que já temos uma ideia melhor do que é o gerenciamento eletrônico de documentos precisamos focar em um outro conceito que também foi modificado em decorrência do progresso tecnológico Estamos falando dos documentos Por conta das mudanças operadas pelo avanço da tecnologia o próprio conceito de documento precisou ser ressignificado e hoje pode ser entendido como um grupo de informações que pode abarcar tipos complexos de dados como vídeos e anotações de voz ser armazenado em vários lugares através de uma rede relacionarse a outros documentos sendo atualizado ou modificado constantemente e ser acessado e produzido de forma colaborativa por várias pessoas ao mesmo tempo SILVA 2001 p 15 Temos um exemplo desses novos formatos de documento numa simples apresentação de relatório em uma empresa Nela podemos encontrar imagens gráficos textos vídeos áudios etc e isso num só documento SÁ 2014 p 281 196 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Por isso os documentos hoje são vistos como elementos em constante construção ampliação e modificação o que já não acontece com um documento em papel pelo menos se queremos manter a sua fidedignidade Então como podemos definir um documento eletrônico Segundo o Arquivo Nacional o documento eletrônico como podese entender através de seu nome é aquele produzido em meio eletrônico através de softwares ou digitalizado e somente consultado através de aparelhos também eletrônicos ALMEIDA 2021 p110 ARQUIVO NACIONAL 2005 p75 Dessa definição podemos destacar algumas características como a sua imaterialidade Esse tipo de documento costuma ser entendido como imaterial diferente do tradicional em papel O detalhe é que apesar dessa impressão o documento eletrônico também possui um suporte físico a diferença é que costumamos consultálo intermediado por um aparelho eletrônico que separa a informação do seu suporte ou seja no formato tradicional o documento e o suporte encontramse no mesmo local mas no formato eletrônico eles estão separados E onde está então o suporte do documento eletrônico Pode estar no pen drive pode estar no HD hardrive de um computador pode estar no servidor de uma empresa mas de 197 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs qualquer forma precisará estar registrado em um suporte físico MONTOYAMOGOLLON 2017 p24 Uma outra particularidade dos documentos eletrônicos é que eles se mantêm constantemente abertos a alterações e por isso o risco de serem adulterados é muito maior Dessa forma é maior a preocupação com as questões de fidedignidade Por ser fácil de ser replicado é preciso ter cuidado com sua autenticidade ou seja como saber se aquele documento é o produto final ou uma versão incompleta O que é original e o que é uma cópia nesse contexto MONTOYAMOGOLLON 2017 p24 Apesar das considerações apontadas acima os documentos eletrônicos em comparação com os documentos físicos possuem várias vantagens eles podem ser compartilhados facilmente através da internet através do sistema de informação é possível recuperálos facilmente eles não ocupam praticamente nenhum espaço físico e hoje já são válidos como documentos comprobatórios legais ou jurídicos MONTOYAMOGOLLON 2017 p24 Essas facilidades contudo deveriam motivar os gestores a terem as suas informações sempre bem organizadas pois a falta de planejamento e objetivos no tratamento de seus documentos 198 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO digitalizados acaba por tornar o processo ainda mais arriscado do que com os documentos físicos Se uma organização toma a decisão de digitalizar seus documentos mas não utiliza estratégias normatizadas ou seja não segue os padrões de definição de imagens ou utiliza certificações digitais ela pode comprometer todo o seu acervo afinal um documento digitalizado que não segue as normas técnicas não tem o mesmo valor que um documento impresso Ou se é alugado espaço de armazenamento em repositórios digitais que geralmente custam muito caro sem a devida análise e eliminação dos documentos passíveis de descarte a decisão pode com o tempo ser muito custosa e inviável MONTOYAMOGOLLÓN e MADIO 2018 p664 Quando a empresa não toma a frente em organizar a informação pode acontecer de colaboradores criarem seus próprios arquivos em repositórios particulares HDs e pen drives pessoais sem organizar os documentos sem avisar a empresa criando uma possibilidade de vazamento de informações empresariais ou ainda com o seu desligamento a empresa perder documentos valiosos e importantes MONTOYAMOGOLLÓN e MADIO 2018 p664 199 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Assim como na formação de um arquivo físico uma série de decisões e custos estão envolvidos o mesmo acontece com a implementação de um GED por isso é necessária a participação dos gestores nesse processo e especialmente o departamento de tecnologia da informação MONTOYAMOGOLLÓN e MADIO 2018 p665 No processo de gerenciamento eletrônico dos documentos temos novas preocupações na gestão dos documentos temos uma nova visão desses documentos e temos também que pensar sobre como descrevêlos esse é um outro ponto a se considerar que veremos no tópico a seguir METADADOS Quando classificamos os documentos físicos aprendemos que existe uma série de características que devem ser consideradas como forma tipo gênero etc Essa categorização ajuda no entendimento do que é esse documento e caso necessário na sua recuperação Ao tratarmos dos documentos eletrônicos novas categorias são acrescidas e essas são conhecidas como metadados Eles surgem na busca não só de ter o conteúdo informacional do documento em formato 200 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO eletrônico mas também das informações sobre o documento como a data de criação palavraschave tipo documental temporalidade entre outros dados Dessa forma podemos entender os metadados como elementos de um sistema de informação que facilitam gerenciar e recuperar as informações MORAES 2015 p199 Os metadados são definidos pela necessidade da busca da informação na organização por isso ao lidar com a gestão da informação em ambientes digitais será necessário pensar quais são os metadados essenciais para se estruturar o sistema da empresa É possível começar do zero esse estudo mas é bom ter um parâmetro que ajude a identificar quais são os metadados mais utilizados Para facilitar esse processo pode se escolher um padrão de classificação já conhecido ou basearse em um outro como modelo no processo de definição institucional Para nos ajudar existem vários padrões que são usados em arquivos Como exemplo podemos analisar um pouco melhor o Dublin Core que é um padrão surgido na década de 1990 ele é simples e muito utilizado em arquivos eletrônicos estabelecendo 15 metadados agrupados em três categorias São eles Conteúdo título assunto descrição fonte idioma relação e cobertura 201 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Propriedade intelectual autor editor colaborador e direitos Instancialização dados de criação data tipo formato e identificador DCMI USAGE BOARD 2012 Os metadados podem parecer um trabalho a mais contudo eles são muito úteis na gestão da informação pois geram dados que filtram e identificam mais rapidamente o documento que se busca Se o padrão do Dublin Core não atender a especificidade de sua empresa existem outros como as normas ISAD G General International Standard Archival Description Norma mundial de descrição arquivística do Conselho Internacional de Arquivos e o NOBRADE Norma brasileira de descrição arquivística ambas poderão servir de parâmetro ou ao menos de consulta no processo de escolha dos metadados que deverão ser definidos no seu arquivo SÁ 2014 p 274 Se a empresa que se propôs a organizar um arquivo busca seguir padrões internacionais de qualidade saiba que existem normas ISO International Organization for Standardization ou Organização Internacional de Normalização que determinam 202 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO as boas práticas nesse sentido A própria Dublin Core é um esquema de metadados que em 2003 deu origem a ISO 15836 que especifica padrões de gestão da informação Além dessa temos as ISO 15489 parte 1 e 2 sobre padrões de registros ISO 14721 sobre preservação de documentos e a ISO 23081 sobre metadados MORAES 2015 p 201 PAES 2004 p 162 Tendo em mente esses conceitos passemos para uma breve análise dos processos arquivístico com documentos eletrônicos A gestão arquivística de documentos eletrônicos segue um processo semelhante ao da gestão dos documentos físicos com algumas poucas diferenças A título de organização iremos dividir as etapas em captura avaliação pesquisa segurança armazenamento e preservação MONTOYAMOGOLLÓN e MADIO 2018 p 666 Observe na figura 31 Figura 31 Procedimentos e operações técnicas do GED Captura Avaliação Pesquisa Preservação Armazenamento Segurança Fonte elaborada pelo autor 203 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs CAPTURA A sequência começa com a captura e corresponde à entrada dos documentos no arquivo eletrônico que pode ocorrer através de duas formas criação ou migração SILVA 2001 p 29 A criação acontece quando o documento já é produzido no formato eletrônico como um arquivo de texto do Word WINDOWS ou uma apresentação de mídia do Keynote IOS enquanto a migração consiste na conversão do documento de um determinado formato em outro como por exemplo na digitalização A captura é importante por declarar o documento como arquivístico ou seja ela classifica aquilo que tem interesse à instituição já eliminando aqueles sem valor organizacional CONARQ 2011 p 26 A captura ainda incorpora as ações de registro classificação indexação atribuição de restrição de acesso e arquivamento Todos esses procedimentos se assemelham àqueles já definidos nos arquivos físicos só que agora os processos são executados em um ambiente digital CONARQ 2011 p29 AVALIAÇÃO Depois que o documento passar por todas as fases de registro e for inserido no arquivo passamos para a segunda etapa a de avaliação Nela são determinados os prazos 204 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO de guarda e o destino final a partir de uma análise dos documentos Assim como nos arquivos físicos era necessário seguir a tabela de temporalidade aqui também é fundamental a transferência dos documentos de acordo com as três idades do arquivo Nos arquivos físicos essa tabela é essencial não apenas por guardar os documentos em vigência e aqueles que têm algum tipo de função para organização como também para não acumular documentos sem interesse institucional No âmbito digital a questão de espaço também é muito importante por isso é necessário ter o mesmo cuidado ao encaminhar os documentos para guarda permanente ou eliminação como se tem com os documentos físicos CONARQ 2011 p30 Um conceito que pode ser interessante para os arquivos eletrônicos é o de prazo de precaução Esse prazo se refere a um tempo maior que o estabelecido pela lei quanto ao seu prazo de vigência ele serve como uma segurança maior em certas condições como nos casos de auditoria Alguns relacionam esse prazo com o estágio intermediário da teoria das idades ou seja depois do período corrente estenderseia um pouco mais o prazo para garantir seu acesso mesmo fora de tempo Alguns convencionam esse prazo em vinte e cinco anos mas tanto sua adoção quanto o período adotado devem ser acertados com os responsáveis do arquivo e gestores da organização MONTOYAMOGOLLÓN e MADIO 2018 p670 205 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Quando definido que tais documentos devem ser eliminados deve ser criada uma forma para que eles não possam ser recuperados novamente por isso é política de algumas empresas destruir suas cópias de segurança e cópias de preservação depois do período de uso Hoje também são utilizados os serviços de custódia de documentos por empresas terceirizadas nesses casos depois que os documentos saem de sua fase corrente quando são bastante utilizados e passam para o estágio intermediário quando o seu uso é reduzido pode se lançar mão desse recurso entregando esses documentos para serem armazenados por essas empresas sempre tendo o cuidado de garantir a sua segurança preservação e acesso se necessário CONARQ 2011 p 31 PESQUISA Um GED precisa prever a pesquisa localização e apresentação dos documentos arquivados Dessa forma o sistema utilizado para registro dos documentos deve incluir os seus metadados e fornecer os meios para que se encontre os itens ali depositados essa deve ser uma plataforma com recursos suficientes para atender as especificidades dos consulentes incluindo a apresentação do seu conteúdo informacional quer seja através de um monitor impressão etc Um outro cuidado que deve se ter no mecanismo de pesquisa é quanto ao acesso será necessário criar controles de segurança 206 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO respeitando as políticas de confidencialidade da empresa mas sobre isso veremos mais a seguir CONARQ 2011 p31 SEGURANÇA A informação produzida na organização é valiosa por vários motivos além de ser estratégica para os negócios na tomada de decisão executiva também é resultado de incontáveis horas de trabalho na coleta de informações e produção de conhecimento Por essa razão é imprescindível quando gerimos documentos eletrônicos que seja pensada a implementação de uma política de segurança FERREIRA 2008 p113 Essa política envolverá a determinação de autorização de acesso para perfis de usuários a determinados dados e como manter todo o arquivo seguro frente às possíveis tentativas de burlar o sistema de segurança CONARQ 2011 p31 Quando tratamos de documentos eletrônicos uma preocupação que surge é quanto à fidedignidade desses documentos ou seja se é possível termos confiança de que os dados ou a informação que o documento atesta não sofreram nenhum tipo de adulteração e se esses não são resultado de falsificação RONDINELLI 2005 p 64 207 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Teóricos da diplomática área do conhecimento que trata de verificar a autenticidade dos documentos têm se pronunciado e garantido que da mesma forma que existem documentos fraudulentos em papel é possível identificar os critérios que garantam a confiabilidade de documentos eletrônicos Sendo essa uma área muito específica e técnica nos interessa saber que a garantia dos documentos em nossos arquivos estará diretamente relacionada a critérios de segurança e regras bem delineados na manipulação do sistema e no acesso a ele O GED precisa também assegurar a autenticidade dos documentos nos processos de migração e reprodução para que sejam mantidas as suas características originais RONDINELLI 2005 p6465 Dessa forma a idoneidade de um arquivo de documentos eletrônicos se sustenta em dois critérios sendo o primeiro o controle do acesso ao sistema isso alcançado na definição de regras do fluxo dos documentos tendo os privilégios de acesso geridos por senha ou algum sistema que identifique os seus usuários E o segundo critério consiste no estabelecimento de um mecanismo que permita verificar as intervenções aos documentos registrando o histórico de modificações acréscimos ou simplesmente visualizações Desta forma o próprio sistema guarda um histórico de sua consulta e garante a autenticidade do documento RONDINELLI 2005 p66 208 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Quanto ao controle de acesso é essencial que o sistema forneça a possibilidade da criação de usuários com senhas definições de perfis com limitações no sistema estratégias de criptografia o monitoramento das permissões e rastreamento de acessos Esses perfis precisam ser definidos não somente para aqueles que consultam a base através do sistema de informação mas também por aqueles que alimentam o sistema informando as pessoas que fizeram os registros as ações realizadas assim como a data e hora dessas ações Ainda com o intuito de garantir a integridade da coleção será preciso buscar sistema de proteção como antivírus firewalls e dispositivos anti spyware CONARQ 2011 p3233 76 Um outro critério que precisa também ser avaliado nesse quesito são as cópias de segurança backup Essas cópias precisam ser previstas em caso de falha no sistema quebra de segurança acidentes ou degradação do suporte O backup deve ser pensado levando em conta vários critérios entre eles estão a importância da informação o nível de classificação e a periodicidade de atualização Depois de determinada a periodicidade dos backups devese garantir também que esses se mantenham em local físico distante do local de armazenamento dos documentos originais além disso é preciso realizar testes nas mídias que armazenam os 209 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs backups para assegurar seu perfeito estado e funcionamento FERREIRA 2008 p114 Por motivo de segurança é sempre bom ter mais do que um backup Pode se usar por exemplo um drive externo onde se faz um backup e salvar outro na nuvem além do que se mantém em uso no servidor da instituição ou no seu computador FERREIRA 2008 p114 Também é possível fazer backups automáticos ou contratar empresas terceirizadas que se responsabilizem pelo backup e pelo restore ou seja a recuperação das informações de backups anteriores É importante que se estabeleça um documento com a política de backup da instituição onde algumas informações sejam registradas e as responsabilidades nele indicadas para que sejam conhecidos os envolvidos no processo Nessa política devese ter um controle do local de armazenamento dos dados onde deverão estar descritas o nome da mídia onde se fará o backup podese criar um código padrão a localização do servidor ou das mídias utilizadas uma descrição sucinta do conteúdo calendário dos backups sempre que possível com dia e hora e instruções quanto ao procedimento FERREIRA 2008 p115 210 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Além do backup é importante que se pense em programar testes do restore dos dados esses testes além de verificar se o backup está funcional servem para atestar a capacitação dos envolvidos podendo ser detectadas falhas a necessidade de treinamento e até a revisão da política FERREIRA 2008 p116 Até agora verificamos as questões que envolvem a segurança no acesso dos documentos e no seu arquivamento mas existem outras estratégias que podem ser utilizadas que dizem respeito à integridade do conteúdo do documento para garantir que os documentos permaneçam inalterados no seu uso uma dessas estratégias é a utilização de técnicas que verifiquem a autenticidade dos documentos como as certificações marcas dágua e assinaturas digitais Esses recursos usam algoritmos e criptografia para identificar e confirmar a integridade dos documentos e são necessários se o arquivo tem a pretensão de que seus documentos digitais tenham o mesmo valor que os impressos CONARQ 2011 p73 O último ponto que aparentemente não exige muita atenção mas é muito importante é a questão do descarte de documentos Quando é definido que alguns arquivos serão eliminados é preciso ter a certeza de que de fato eles não 211 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs poderão ser recuperados pois se o documento foi avaliado como sem função para aquela empresa isso não quer dizer que sua divulgação e acesso por outras pessoas não possa gerar problemas para a empresa Por isso é preciso ter muito cuidado ao apagar um documento podendo ser utilizados equipamentos que impossibilitem definitivamente a recuperação dos dados As ações podem ser triturar fragmentar ou reciclar as mídias CONARQ 2011 p77 FERREIRA 2008 p138 ARMAZENAMENTO Temos reforçado a importância de se prezar pela integridade dos documentos em contextos eletrônicos e o armazenamento é uma das dimensões do GED com a qual devemos ter cuidados especiais O processo de armazenamento determina por exemplo se será usado um servidor da empresa ou se toda a coleção ficará depositada na nuvem cloud storage As decisões tomadas para as definições desse aspecto irão não só determinar onde os registros com os documentos ficarão guardados como também de que forma será possível o acesso a eles o sistema de informação com os dados estará disponível online Quantos usuários poderão acessálo Será preciso instalar um software Será necessário comprar licenças para o uso Todas essas questões gerarão um impacto financeiro por isso precisaram ser bem pensadas CONARQ 2011 p79 212 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Alguns outros critérios deverão ser levados em conta quando pensamos em armazenamento por exemplo a questão da durabilidade o local onde estão depositados os documentos tem a previsão de manter sem prejuízo o acervo por quanto tempo Se for escolhido armazenar em um servidor na empresa quando será preciso trocar o equipamento ou atualizálo O custo da contratação de um serviço terceirizado de aluguel de espaço na nuvem é viável quando se analisa o custobenefício O recurso de contratação de espaço na nuvem tem sido bastante utilizado e apresenta as vantagens da facilidade de acesso remoto e distribuição da informação As empresas por questão de segurança costumam contratar servidores que garantam a integridade da coleção e backups constantes sendo os mais conhecidos o OneDrive da Microsoft o Google drive do Google e o ICloud da Apple entre outros tantos ALMEIDA 2021 p115 Cabe aqui deixar claro que esses serviços não devem ser vistos simplesmente como depósitos virtuais a informação ali armazenada precisa estar organizada de forma que seja possível recuperála então é preciso que ela seja descrita de forma que seja possível encontrar o documento posteriormente Ainda sobre o armazenamento devese prever um crescimento do volume de dados e analisar qual a capacidade 213 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs necessária para atender as necessidades da empresa É possível acompanhar a expansão da ocupação de memória daquele arquivo através do sistema Estão sendo eliminados os documentos sem valor para a instituição de acordo com a tabela de temporalidade E por fim o quão seguro é esse tipo de armazenamento para o tipo de uso CONARQ 2011 p81 Geralmente os sistemas utilizados em grandes empresas criam várias formas de evitar que os documentos sejam comprometidos por acessos indevidos mas mesmo pequenas empresas devem cuidar com o local de armazenamento de seus dados não somente por questão de segurança quanto ao acesso aos dados mas por questões também de segurança no sentido de perda de dados Existem muitas estratégias e soluções para atender quaisquer empresas independente dos seus tamanhos mas nunca é bom descuidar quanto à importância desse quesito PRESERVAÇÃO Chegamos em um dos pontos mais sensíveis sobre o GED pois a preservação de documentos tradicionais sendo a maioria em papel tem uma história milenar são quase 2 mil anos de criação de técnicas para aumentar a vida desses materiais tornando possível até hoje encontrarmos exemplos de documentos que datam vários séculos mas quando tratamos dos documentos digitais não temos ainda um acúmulo de 214 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO experiência que possa garantir sua preservação no futuro podemos presumir mas não afirmar sua longevidade O que temos percebido na sua não longa história é que os documentos eletrônicos são ameaçados a todo momento por conta da fragilidade do suporte e da obsolescência tecnológica SANTOS 2008 p23 Por conta desse cenário a preservação de documentos digitais tornase um desafio ainda maior do que a preservação de documentos em papel pois diferente dos documentos tradicionais em que a maior preocupação estava na preservação do suporte no novo contexto temos que pensar no suporte no equipamento para leitura e no software que identifique o documento Vamos entender isso melhor através de um exemplo Na década de 1990 tínhamos como suporte largamente utilizado para guardar documentos digitais os disquetes removíveis de 5 ¼ ver figura 32 eles tinham a capacidade reduzida de armazenamento de 144 MB mas naquele tempo atendiam aqueles que precisam carregar seus documentos de texto A partir da década de 2010 pouquíssimos computadores ainda eram oferecidos com o leitor desse tipo de disquete e hoje qualquer pessoa que tenha um deles provavelmente encontrará muita dificuldade em recuperar a 215 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs informação ali depositada por conta dos raros equipamentos com leitor de disquete em nossos dias e também pelo desgaste da mídia no tempo Figura 32 Disquete de 5 ¼ Fonte Shutterstock 416464396 Possivelmente também o arquivo que está salvo dentro desse disquete foi feito numa versão muito anterior àquelas que temos hoje dessa forma seria difícil não somente encontrar um leitor para esse suporte como também seria complicado achar um computador com software capaz de identificar e ler aquela versão do documento em que ele foi feito Em suma as estratégias de preservação de documentos digitais devem cuidar dos três aspectos do documento a preservação do suporte ou seja garantir que o suporte em que 216 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO aquele documento está salvo possa estar sempre em condições de leitura a preservação do equipamento de leitura isto é a garantia de que não somente teremos o documento passível de leitura como o aparelho que fará a leitura dele e por fim a preservação do software adequado ao documento Como preservar esses três aspectos pode se tornar um empreendimento bastante complicado pois na prática teríamos que manter vários aparelhos com vários programas para cada tipo de arquivo costumase constantemente migrar os documentos através de dois métodos atualizandoos isto é convertendo formatos que estão sendo ultrapassados por formatos atuais ex converter um arquivo doc para docx ou migrando documentos de aparelhos que estão se tornando obsoletos para formatos que podem ser legíveis atualmente ex migrar um DVD para um arquivo mp4 Dessa forma podemos entender a preservação de documentos digitais de uma forma mais ampla do que a simples compreensão que temos dos documentos físicos ou seja garantir a integridade do suporte da informação pois preservar no âmbito tecnológico é a habilidade de manter documentos digitais e arquivos acessíveis por períodos de tempo que transcendam avanços tecnológicos sem 217 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs preocupações quanto alterações ou perda de legibilidade CUNHA e LIMA 2007 p 3 Ou ainda a garantia de mecanismos para o armazenamento em repositórios assegurando o longo prazo de acesso aos conteúdos informacionais ARELLANO 2004 p 17 Tratando agora somente dos suportes curiosamente temos alguns tipos para os documentos digitais e assim como esses suportes têm sido modificados com frequência é possível que alguns deles desapareçam em pouco tempo e novos surjam Em suma temos então os suportes por meios magnéticos óticos e eletrônicos Os suportes por meios magnéticos são aqueles em que a informação é formada por cargas positivas e negativas e pode ser apagada e regravada Esses são os casos das fitas cassete VHS disquetes e discos rígidos Quando manipulamos alguns desses materiais precisamos lembrar que diante de campos magnéticos e imãs seus dados poderão se tornar desordenados ou mesmo apagados A maioria desses suportes já está obsoleta os HDs no entanto continuam sendo utilizados só que são objetos delicados que diante de um choque ou transporte não adequado podem perder a informação que têm armazenado SANTOS 2008 p3031 218 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Os suportes por meios óticos são aqueles onde a informação é gravada por codificação ótica laser e não pode mais ser modificada temos como exemplo os CDs e DVDs Apesar do período de grande uso a partir dos anos 1990 do seu baixo custo e sua capacidade elevada de armazenamento hoje também já estão obsoletos Apesar das vantagens eles acabaram sendo substituídos por novas tecnologias Uma das questões que talvez fique sem resposta quanto a suas boas características é o de sua durabilidade pois apesar de alguns de seus fabricantes garantirem seu uso por décadas e mesmo alguns garantirem que durariam por mais de um século algumas pesquisas indicam que a sua deterioração era rápida podendo esse tempo ser de um a cinco anos SILVA 2001 p 27 Por fim temos os suportes por meios eletrônicos eles são os cartões de memória e pen drives são dispositivos compostos por células de memória flash Suportes por meios eletrô nicos cartões de memória e pen drives compostos por células de memória flash Fonte Shutterstock 219 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs são portáteis regraváveis e representam um real avanço diante das mídias magnéticas e óticas E apesar disso vivemos um período em que eles já começam a se tornar ultrapassados pela possibilidade do armazenamento em nuvem e a facilidade de acesso à rede em praticamente qualquer lugar Os principais fatores que ameaçam essas mídias são a poluição atmosférica o tempo de uso a qualidade da mídia e a variação de temperatura e umidade além dos campos magnéticos para as mídias produzidas nesse suporte SANTOS 2008 p 35 A preservação como você pode perceber é um tema amplo que envolve muitos detalhes e por isso não se esqueça de alguns pontos centrais que precisam existir no propósito de preservar os documentos em sua empresa crie uma política de preservação descrevendo as várias medidas a serem tomadas e as responsabilidades que todos devem ter escolha equipamentos e softwares que permitam a conexão e a troca de informações com outros equipamentos e softwares migre constantemente os documentos de seus suportes em uso para suportes mais atualizados faça cópias de segurança em locais separados elimine de acordo com a tabela de temporalidade os documentos que já não oferecem mais função esteja sempre atento aos suportes de armazenamento do seus documentos e preocupese com a autenticidade do seu acervo Essas são 220 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO diretrizes que não podem ser esquecidas para que você possa alcançar sucesso na preservação dos documentos onde você trabalha SANTOS 2008 p 39 LEGISLAÇÃO PARA DOCUMENTOS ELETRÔNICOS Em se tratando de arquivos de documentos eletrônicos existem algumas leis que tratam de regulamentar o seu gerenciamento e sem dúvidas a Lei nº 8159 é a base tanto para os arquivos físicos quanto para os eletrônicos No entanto no início dos anos 2000 encontramos algumas regulamentações que tratam especificamente dessa temática Em 2004 o CONARQ publicou a resolução número 20 que orienta as práticas de inserção de documentos digitais de acordo com arquivística Ainda o CONARQ em 2006 criou um documento muito importante que foi o modelo de requisitos para sistemas informatizados e gestão arquivística de documentos ou EARQ Brasil que traz muitas orientações sobre todo o processo de gerenciamento de documentos eletrônicos ELIAS 2012 p 20 Ainda temos a Lei nº 12672 de 9 de julho de 2012 que trata dos processos de preparo e arquivamento de documentos 221 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs eletrônicos a Lei nº 12965 de 23 de abril de 2014 que estabelece os direitos e deveres no que tange ao uso da internet ressaltando a proteção à privacidade os dados pessoais e critérios de segurança na comunicação via web e a portaria nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 regulamentando o arquivamento eletrônico de documentos MORAES 2015 p 122 Além dessas leis mais gerais existem algumas que tratam do arquivamento eletrônico de ramos específicos de negócios como a Lei nº 8934 de 18 de novembro de 1994 sobre as empresas mercantis e atividades afins a Lei nº 8935 do dia 18 de novembro de 1994 que trata dos documentos em cartórios a Lei nº 9492 de 10 de setembro de 1997 sobre os tabelionatos a lei 5294 de 5 de abril de 1994 sobre os arquivos que armazenam processos judiciais o parecer 1697 de 4 de novembro de 1997 para instituições de ensino e a resolução do Conselho Federal de Medicina nº 133189 sobre apresentação de documentos eletrônicos da área médica MACEDO 2003 p 42 Visto haver esse número de regulamentações tanto gerais quanto específicas para alguns setores empresariais devese buscar conhecêlas além das leis ou orientações que existem para a sua instituição Esteja atento aos conselhos profissionais e aos sites que publicam as leis arquivistas para não perder nenhuma 222 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO DIGITALIZAÇÃO Ainda que já tenha sido mencionada a digitalização é um dos processos mais utilizados quando pensamos em gerenciamento eletrônico de documentos hoje Existem as grandes iniciativas que convertem vastas coleções de documentos físicos através de scanners velozes mas há as ações do dia a dia quando é necessário atender uma necessidade momentânea e enviar rapidamente um único documento Seja em menor ou maior número a ação de escanear um documento está presente no cotidiano de praticamente todas as empresas De uma forma geral a digitalização como forma de armazenamento de um arquivo trará como benefícios a possibilidade de acesso simultâneo e mais rápido pelos usuários REIS 2015 p 109 agilidade do fluxo de documentos aumento da velocidade na troca de informações e processos de distribuição de documentos mais rápidos MORAES 2015 p 191 SILVA 2001 p 22 BALDAM 2002 p 32 Mas para isso será preciso criar uma estratégia de digitalização a ser implementada na organização para garantir qualidade tanto do processo quanto do arquivo produzido Com esse objetivo algumas decisões precisarão ser tomadas para que seja avaliado o melhor método no processo de digitalização como modelo podemos estabelecer as seguintes etapas processuais recepção 223 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs preparação digitalização controle de qualidade indexação e exportação REIS 2015 p 110 Primeiro então será preciso fazer uma análise dos documentos a serem digitalizados Será necessário saber se a organização tem a intenção de manter o documento original ou se irá descartálo A decisão de manter os originais poderá ser levada em conta pelo valor histórico do documento ou para reduzir o manuseio do documento Se ele for mantido é preciso definir quais serão mantidos e quais não criando os meios para que ele seja preservado Se o intuito é eliminar os documentos depois da sua digitalização é preciso ter a certeza de que o processo irá garantir a qualidade desse documento digitalizado e que sejam usados recursos que assegurem seu valor legal como certificações ou assinaturas digitais Tenha o cuidado de não digitalizar documentos dos quais a instituição não detenha os direitos de uso e busque documentos já organizados indexados e catalogados no arquivo pois fazer todo processo de classificação do documento junto com a digitalização pode tornar o trabalho muito lento e mais sujeito a erros SILVA 2005 p 29 Na etapa de preparação serão previstos os objetivos a serem alcançados e os recursos necessários Será preciso por exemplo definir a qualidade do produto final que deverá estar relacionada ao seu uso Pode ser que o objetivo da digitalização seja somente 224 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO criar imagens que sejam vistas no monitor de vídeo dessa forma não serão necessárias imagens de alta qualidade Pode ser que o objetivo da conversão seja somente oferecer alguns documentos de alta qualidade e outros somente para consulta ou seja esses critérios precisam estar definidos antes de começar a digitalização Estabeleça que tipo de arquivo será gerado usase geralmente os formatos TIFF ou PDF para os documentos textuais e JPEG para as imagens assim como os tamanhos de resolução e compressão do arquivo SILVA 2005 p 3034 Nesse planejamento serão levantados os custos envolvidos os recursos humanos necessários os procedimentos adequados à empresa e uma estimativa de conclusão do processo Tenha a certeza de escolher bem os scanners e os computadores que se adequem ao software gerenciador o processo de digitalização costuma usar muito da memória do computador por isso será necessário esse estudo entre o equipamento que fará o escaneamento o computador e o software utilizado Não se pode esquecer também de que o programa precisará atender às necessidades do sistema de informação e as estratégias de backup Avalie com cuidado as necessidades dos usuários os objetivos da instituição e os custos envolvidos sabendo por exemplo que quanto mais qualidade houver na digitalização mais espaço ela ocupará no arquivo SILVA 2005 p 29 225 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Calcule também o tamanho aproximado que a coleção terá para ter uma previsão de espaço de armazenamento MONTEZANO 2015 p 127 A próxima etapa é a digitalização em si depois de definidos os objetivos e os critérios certifiquese de que os documentos selecionados não possuem já uma versão digital essa situação ocorre com mais frequência do que se imagina Defina também se os documentos passarão por um processo de detecção ótica de caracteres OCR a fim de tornar seu texto pesquisável e reduzir seu tamanho no arquivo Antes de começar a digitalização realize testes e documente o processo da forma mais detalhada possível SILVA 2005 p 3034 Quando os documentos a serem digitalizados são mais antigos é preciso tomar cuidado com o seu manuseio pois esse tipo de material costuma já estar com as fibras quebradiças rasgandose facilmente Nesse caso as digitalizações precisarão ser feitas com scanners apropriados ao material Não esqueça que esse processo que pode tornarse uma atividade comum em arquivos é regulado pelo CONARQ que 226 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO estabelece critérios para garantir a qualidade do documento digital CONARQ 2010 p 5 Na etapa do controle de qualidade serão feitas as comparações entre o original e a imagem na tela observando a legibilidade do menor texto a definição das margens e formas da letra e a adequação do contraste ou seja a integralidade da reprodução do documento SILVA 2005 p 47 Para alcançar esse objetivo devese estabelecer parâmetros para as versões digitais podese seguir por exemplo o seguinte padrão Para documentos textuais 1 bit com resolução entre 200 e 600 ppi 8 bitscinzas com resolução entre 200 e 400 ppi 24 bits cores com resolução entre 200 e 300 ppi SILVA 2005 p 37 Para imagens de alta qualidade 24 bpp com resolução de 300 ppi SILVA 2005 p 14 Quando se chega ao estágio da indexação devese inserir os metadados que auxiliarão não só no processo de migração como de recuperação dos documentos Eles são a data de captura e localização dados sobre os direitos de propriedade dados sobre a resolução cor e dimensões razões de compressão e formatos versões legendas e operadores SILVA 2005 p 34 227 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Por fim chegase ao estágio da exportação quando o documento já está pronto para ser consultado e disponibilizado se for o caso Algo que deverá ser pensado desde o planejamento da digitalização é a metodologia de migração que deverá ser implementada para que aqueles documentos estejam sempre em um formato de possível acesso e não se tornem ilegíveis ou obsoletos com o tempo REIS 2015 p 110 GEDS EM ARQUIVOS PEQUENOS OU PESSOAIS As orientações passadas até agora tiveram como propósito atender as particularidades do trabalho do profissional de secretariado em empresas de médio e grande porte mas reconhecemos que o trabalho arquivístico não está restrito a esse tamanho de empresas e que essas demandas também existem nas pequenas empresas ou mesmo nos arquivos pessoais Por isso é importante também pensarmos em quais seriam as estratégias mais simples que podem ser utilizadas para atender esses contextos Nesse sentido podemos estruturar um processo de gestão de documentos eletrônicos em três etapas planejamento implantação e manutenção ALMEIDA 2021 p 115 228 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Imagine aqui uma empresa ou um indivíduo que tenha um computador conectado à internet e precise organizar o seu fluxo documental Na etapa do planejamento identifique qual o melhor formato de armazenamento eletrônico se ficará num computador ou será contratado um serviço na nuvem não é aconselhado aqui utilizar os depósitos digitais gratuitos É melhor pagar por um serviço que forneça garantias do que arriscar e viver com a possibilidade de perda desses documentos por descontinuidade do serviço ou fechamento do site Faça aqui também um levantamento dos documentos para que sejam criadas as categorias ou classes que os separarão Nesse momento é bom já fazer uma limpeza excluindo aqueles documentos que não são importantes e os duplicados Essa ação permitirá que seu arquivo comece enxuto o que facilitará muito depois a manutenção e uso dele A segunda etapa é a implantação Depois de levantados os dados e determinadas as categorias criamse as pastas e subpastas utilizando a classificação escolhida Por exemplo imagine que no levantamento foram detectados documentos relacionados ao marketing fornecedores e contas a pagar Crie pastas com esses nomes e se com o tempo o volume 229 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs documental crescer muito sempre é possível subdividila Por exemplo a subpasta marketing por campanhas alfabética a pasta fornecedor por cidades geográfico a pasta contas a pagar por ano numérica etc Sempre adequando o melhor método ao conteúdo e as necessidades da empresa ou cliente ALMEIDA 2021 p 115 Para garantir sempre a organização dessas pastas busque estabelecer um horário periódico para organizálas que poderá ser semanal ou mensal de acordo com o volume do fluxo Quando possível direcione os documentos para seu local definitivo no momento do recebimento não sendo isso possível deixeos num local específico do computador até o momento agendado para organizar as pastas Algumas dicas são importantes para manter seu arquivo em ordem Se um documento passa por revisões periódicas identifique a versão e mantenha claro no título quando foi feita a última alteração por exemplo utilizando a data Ex regulamentação de descarte de material versão maio 2020 Controle de segurança V 13122019 Procedimentos de higienização XI 06032020 230 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Se for necessário acompanhar o desenvolvimento das mudanças dos documentos poderão ser usados alguns recursos como acréscimos diretamente no corpo do texto indicando o que ficou ultrapassado com um traço nas palavras ou indicando entre colchetes o que foi adicionado Ex utilização de EPI adequado acréscimo da versão setembro 2017 Uma outra forma de acompanhar as alterações será salvar cada uma das versões mas essa alternativa deverá ser usada com cautela para que não haja confusão entre as versões no momento da distribuição e acesso ao documento Uma outra orientação importante é não cair no erro comum em arquivos que é criar uma pasta com uma classificação que agregue documentos variados ou com definição confusa São exemplos dessas pastas as palavras outros ou miscelânea Isso geralmente acontece quando sobram alguns documentos que não possuem ainda uma pasta adequada ou são únicos e não se quer abrir uma pasta só para armazenar aquele documento Nessas situações esses documentos são postos juntos numa pasta sem definição clara e por fim esquecidos Evite ao 231 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs máximo essa tentação você poderá ter dificuldades para achar esse documento em seu arquivo pois com o crescimento natural do acervo e a não definição daquele item você poderá não o encontrar mais A última etapa é a da manutenção Verifique sempre o crescimento de seu arquivo observando pastas muito cheias onde há necessidade de subdivisão pastas não utilizadas mal classificadas ou com duplicação de documentos ALMEIDA 2021 p 116 Como já vimos um fator muito importante na gestão de documentos eletrônicos é o backup Tenha uma agenda de backups não esqueça e seja rigoroso com eles se possível deixe isto já agendado em seu calendário Não se contente com um backup único em seu computador ou na nuvem Se você possui documentos que você não pode perder de forma alguma guardeos em dois lugares diferentes pode ser por exemplo na nuvem e num pen drive ou HD externo Seguindo essas orientações mesmo o indivíduo com a sua produção documental pessoal poderá ter seus documentos organizados e encontrálos facilmente além de seguindo as orientações de backup não os perder nunca 232 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO CORRESPONDÊNCIA Dentre os tipos de documentos produzidos por uma empresa um dos que acabam gerando maior volume é a correspondência Além disso as correspondências costumam ser um dos documentos mais utilizados pelo profissional do secretariado Por essa razão é importante estudarmos um pouco melhor como tratar as correspondências num arquivo Conceitualmente correspondência é toda e qualquer forma de comunicação escrita produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas e viceversa bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de instituição Além disso a correspondência pelas características mencionadas acima pode quanto ao destino ser externa e interna e pode ainda ser classificada como oficial se trata de assuntos que interessam às atividades de uma instituição e particular se são de interesse específico de seus servidores PAES 2004 p 31 MORAES 2015 p 148 Como em algumas situações o fluxo dessa informação pode ter algum ruído e a fim de garantir o recebimento e o envio é crucial criarse um registro para controlar o trânsito da correspondência entre indivíduos e setores de uma instituição Existem alguns meios de fazer isso desde o modo mais rudimentar que é o registro dessa movimentação num 233 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs caderno até alguns mais tecnológicos como uma planilha eletrônica ou serviços na web O protocolo de registro de correspondência é então esse instrumento que faz a gestão de correspondências e costuma ter as seguintes etapas recebimento registro tramitação autuação controle expedição e recuperação dos documentos MORAES 2015 p 150 Esse processo pode ser adaptado e reduzido de acordo com as necessidades do local de seu trabalho Esse sistema de controle deve ficar no setor responsável pela distribuição e trânsito das correspondências assegurando o trâmite desde a chegada até a coleta quando for a caso para guarda no arquivo MORAES 2015 p 151 No momento do recebimento da correspondência geralmente em lotes é feita a separação daquilo que é oficial ou correspondência particular A correspondência ostensiva ou seja aquela que não é endereçada a nenhum departamento ou indivíduo e não é de caráter sigiloso é aberta e seu conteúdo avaliado para que também seja encaminhada a quem é de interesse Depois que é feita essa classificação a correspondência é então protocolada fichado seu número de registro data e destino e enviada para os departamentos ou indivíduos a quem se destinam PAES 2004 p 55 234 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO É sempre importante manter esse fluxo atualizado e quando o processo não estiver mais adequado quer seja por conter campos demais que engessam o andamento das correspondências ou campos de menos que acabam por fornecer informação insuficiente para a demanda da atividade devese rever a prática e adequála a realidade da empresa É importante estar atento a essa dinâmica pois na tramitação de documentos às vezes são encaminhados contratos e atas que posteriormente deverão ser recolhidos e enviados ao arquivo por isso também é importante que o registro dessas correspondências tenha dados suficientes para que o documento possa ser rastreado e coletado MORAES 2015 p 154 É claro que o número das correspondências físicas tem diminuído com crescimento das correspondências eletrônicas também conhecidas como email A facilidade dessa troca de informações tem propiciado um grande número de mensagens algumas até indesejadas phishing e spam mas nesse grande volume de dados é preciso identificar aquelas importantes as que têm caráter documental e arquiválas Esse processo pode ser facilitado pelo recurso de criação de pastas e subpastas serviço que é encontrado na maioria das caixas de correio eletrônico ALMEIDA 2021 p 112 235 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Um dado importante é que o CONARQ tem um documento específico que regula os emails chamado Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo CONARQ 2012 que orienta quanto ao tempo de guarda e triagem desse tipo de material além de orientar quanto à consulta diária e uso dos recursos como urgente e importante quando necessário O documento nos alerta sobre os cuidados as limitações e até falhas que podem ocorrer no uso dessa ferramenta como por exemplo os protocolos de segurança que podem encaminhar uma mensagem para o lixo eletrônico Por isso é preciso ter o conhecimento desses recursos para usálo de modo profissional ALMEIDA 2021 p 113114 CONSIDERAÇÕES FINAIS Chegamos ao final de nosso conteúdo O conteúdo desse estudo buscou apresentar um vislumbre das técnicas da arquivologia aplicadas ao contexto dos documentos eletrônicos mas temos a certeza de que esse é um material que se modifica e precisa de atualização constante pela própria característica do ambiente digital por isso será muito importante sempre buscar conhecer quais as novidades e as soluções que a arquivística fornece para os desafios nessa área 236 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO O profissional de secretariado precisa ter fluidez nesse ambiente e não se perder diante do volume informacional gigantesco e as necessidades de organização do mesmo Um outro fator relevante abordado nesse estudo é o da preservação dos documentos em ambientes empresariais Muitas organizações têm aprendido a duras penas inclusive financeiras a importância de dar atenção aos backups copias de segurança em migrar constantemente sua base para formatos mais atuais e controlar o acesso através de políticas de segurança Os ataques hackers ou as violações de segurança no ambiente corporativo incluindo pedidos de resgate deixaram de ser relatos da ficção cinematográfica e são uma realidade crescente no país por isso ter uma preocupação e tomar ações que minimizem e criem barreiras para esse tipo de problema sempre devem ser incluídos nas discussões sobre o gerenciamento dos documentos eletrônicos Acredito que nesse estudo tenha ficado clara a grande relevância que um profissional de secretariado pode alcançar em uma instituição quando com seriedade se propõe a gerenciar a informação e pensar em todos os detalhes que poderão prever dificuldades e evitar problemas em sua organização 237 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs Seja um profissional sempre atualizado e priorize a estratégias que facilitam o acesso à informação por parte das pessoas a quem você assessora isso fará de você um profissional sempre requisitado Esperamos que esse tenha sido um conteúdo útil para sua formação acadêmica e profissional e que a partir dele você possa se desenvolver cada vez mais e tenha muito sucesso Até mais RESUMO Nesta unidade aprendemos que O gerenciamento eletrônico de documentos organiza disponibiliza e assegura a autenticidade dos itens arquivados e suas operações podem ser descritas na sequência captura avaliação pesquisa segurança armazenamento e preservação Metadados são elementos que descrevem um documento e facilitam seu gerenciamento e recuperação Existem alguns padrões internacionais que apresentam sugestões de quais poderiam ser os metadados utilizados no gerenciamento eletrônico como o Dublin Core 238 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO A preservação de documentos eletrônicos envolve cuidados com o suporte e equipamentos desde a migração constante de arquivos para formatos mais recentes a criação de cópias de segurança e mecanismos de acompanhamento de alterações no documento a fim degarantir a sua legibilidade ao longo do tempo É preciso também desenvolver estratégias de preservação do suporte ou mídia e das condições de leitura através de um equipamento e software adequado Os suportes dos documentos eletrônicos se deterioram por conta da poluição atmosférica variação de temperatura e umidade de campos magnéticos e tempo de uso A segurança dos documentos eletrônicos envolve estratégias de como manter a sua autenticidade e o estabelecimento de mecanismos de acesso e controle A legislação para documentos eletrônicos estabelece orientações e normas quanto a privacidade arquivamento digitalização etc Além de regulamentações para ramos específicos de negócios A digitalização é um processo para preservar e distribuir os documentos arquivísticos implementado através das seguintes etapas recepção preparação digitalização controle de qualidade indexação e exportação 239 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs A correspondência empresarial precisa ter seu trânsito protocolado para que os documentos não se percam e no caso do correio eletrônico que seu arquivamento e fluxo seja agilizado através de seus recursos tecnológicos RESUMO ALMEIDA R A Assessoria de Negócios Do tradicional ao digital Curitiba Intersaberes 2021 Disponível em httpsbibliotecasophiacombr9198indexaspcodigo sophia599846 Acesso em 05 jan 2022 ARELLANO M A Preservação de documentos digitais Ciência da Informação v 33 p 1527 2004 Disponível em httpswwwscielobrjcia FLfgJvpH3PZKf3HbpKYchZrlangpt Acesso em 05 jan 2022 ARQUIVO NACIONAL BRASIL Dicionário brasileiro de terminologia arquivística Rio de janeiro Arquivo nacional 2005 BALDAM R L GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos São Paulo Érica 2002 240 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO CONARQ Conselho Nacional de Arquivos Diretrizes para a gestão arquivística do correio eletrônico corporativo Rio de Janeiro Câmara técnica de documentos eletrônicos 2012 Disponível em httpswwwgovbrconarqptbrcentrais deconteudopublicacoesCorreioeletronicocompleto2pdf Acesso em 05 jan 2022 CONARQ Conselho Nacional de Arquivos EARQ Brasil modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos Rio de janeiro Câmara técnica de documentos eletrônicos 2011 Disponível em httpwww sigaarquivonacionalgovbrimagespublicacoesearqpdf Acesso em 05 jan 2022 CONARQ Conselho Nacional de Arquivos Recomendações para digitalização de documentos arquivístico permanentes Rio de Janeiro Câmara técnica de documentos eletrônicos 2012 Disponível em httpswwwgovbrconarqptbrcentrais deconteudopublicacoesRecomendacoesdigitalizacao completapdf Acesso em 05 jan 2022 CUNHA J A LIMA M G Preservação digital o estado da arte Encontro nacional de pesquisa em ciência da informação ENANCIB VIII Salvador 28 a 31 de out 2007 Disponível em httpsedisciplinasuspbrpluginfile 241 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs php5506157modresourcecontent2CUNHA PreservaC3A7C3A3odigitaloestadodaartepdf Acesso em 05 jan 2022 DCMI Usage Board Dublin core Metadata Element Set Version 11 Reference Description 14 De jun 2012 Disponível em httpswwwdublincoreorgspecificationsdublincore dces Acesso em 05 jan 2022 ELIAS E Gerenciamento eletrônico de documentos GED aplicação da Universidade Federal de Santa Catarina ÁGORA Florianópolis v 22 n 45 2012 FERREIRA F N F ARAÚJO M T Política de segurança da informação guia prático para elaboração e implementação 2 ed Rio de Janeiro Ciência moderna 2008 MACEDO G M F Bases para implantação de um sistema de nascimento eletrônico de documentos GED estudo de caso Florianópolis UFSC 2003 MONTEZANO N S SOUZA R B BAETA O V A importância da gestão da informação para a atuação profissional do Secretário Executivouma revisão de literatura nacional integrativa Revista de Gestão e Secretariado v 6 n 242 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO 2 p 111133 2015 Disponível em httpsrevistagesecorgbr secretariadoarticleview356 Acesso em 05 jan 2022 MONTOYAMOGOLLÓN J B MADIO T C C Gestão do documento arquivístico digital no contexto organizacional uma necessária contribuição In EMANCIB Encontro Nacional de Pesquisa em ciência da informação XIX 2018 Londrina Anais Londrina 22 a 26 de outubro de 2018 Disponível em httphdlhandlenet2050011959brapci102457 Acesso em 05 jan 2022 MONTOYAMOGOLLON J B A emergência de uma adequada produção e organização de documentos arquivístico digitais em organizações Marilia UNESPFFC 2017 Dissertação Disponível em httpsrepositoriounesp brbitstreamhandle11449149809montoyamogollonjb memarpdfsequence3isAllowedy Acesso em 05 jan 2022 MORAES P E S OLIVEIRA V S Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial 1 Edição Editora Intersaberes 2015 Ebook Pearson 268 p ISBN 9788544302033 Disponível em httpsbibliotecasophiacom br9198indexaspcodigosophia598879 Acesso em 05 jan 2022 243 GERENCIAMENTO ELETRôNICO DE DOCUMENTOs PAES M L 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