Trabalho de Evento

1 Assista ao vídeo GESTÃO DE EVENTOS POR ONDE COMEÇARAcesso em 10 jun 2024 httpsyoutubeVpJXjNAp6ncsiYnzVA2RsT2 Pts4ML 2 Agora é o momento de colocar a mão na massa Analise a situação a seguir e utilize seus conhecimentos para estruturar a resposta A empresa X é uma empresa de grande porte e é do segmento de calçados femininos Já é bastante conhecida e deseja lançar uma nova coleção e o fará por meio de um evento que deseja realizar Para isso contrataram você Sua primeira reunião será amanhã e para esse momento será necessário levantar a maior quantidade possível de informações 3 Sabendo disso responda às perguntas a seguir a Quais são as fases que estão envolvidas em todo esse processo b Quais aspectos merecem sua atenção em cada uma delas c Quais ferramentas tecnológicas você pode utilizar para te ajudar 4 Agora preencha o template com as informações que devem conter em cada fase do planejamento e execução desse evento E para complementar escolha pelo menos duas ferramentas tecnológicas que te ajudarão nesse processo Disciplina Gestão e organização de eventos Unidade O profissional de secretariado diante do planejamento de eventos Aluno ADRIANA FERREIRA DA SILVA Desafio A empresa X é uma empresa de grande porte e é do segmento de calçados femininos Já é bastante conhecida e deseja lançar uma nova coleção e o fará por meio de um evento que deseja realizar Para isso contrataram você Sua primeira reunião será amanhã e para esse momento será necessário levantar a maior quantidade possível de informações Em seguida será necessário realizar o planejamento para então executar o evento Quais são as fases que estão envolvidas em todo esse processo Quais aspectos merecem sua atenção em cada uma delas Quais ferramentas tecnológicas você pode utilizar para te ajudar Preencha o template abaixo com o que deve conter em cada etapa do evento FASE OBJETIVO O QUE DEVE CONTEMPLAR Apresente pelo menos duas ferramentas tecnológicas que contribuirão com seu trabalho FERRAMENTA FUNÇÃO Disciplina Gestão e organização de eventos Unidade O profissional de secretariado diante do planejamento de eventos Aluno ADRIANA FERREIRA DA SILVA Desafio A empresa X é uma empresa de grande porte e é do segmento de calçados femininos Já é bastante conhecida e deseja lançar uma nova coleção e o fará por meio de um evento que deseja realizar Para isso contrataram você Sua primeira reunião será amanhã e para esse momento será necessário levantar a maior quantidade possível de informações Em seguida será necessário realizar o planejamento para então executar o evento Quais são as fases que estão envolvidas em todo esse processo Quais aspectos merecem sua atenção em cada uma delas Quais ferramentas tecnológicas você pode utilizar para te ajudar Preencha o template abaixo com o que deve conter em cada etapa do evento FASE OBJETIVO O QUE DEVE CONTEMPLAR Préevento Definir os detalhes e o escopo do evento alinhando as expectativas da empresa X com o públicoalvo e os objetivos de marketing Essa fase é crucial para garantir que o evento seja bemsucedido Deve ser realizado a concepção planejamento e organização do evento Definição de objetivos Por que a empresa está lançando este evento Qual é o públicoalvo varejistas clientes VIP influenciadores Públicoalvo e persona Identificar o perfil dos participantes como clientes regulares imprensa influenciadores de moda ou compradores estratégicos Formato e tema do evento Será um desfile coquetel experiência imersiva ou outro tipo de apresentação Quais as tendências de moda e identidade da coleção a serem refletidas Data local e horário Escolher uma data estratégica para o público e a imprensa além de um local que reflita o valor da marca e suporte a experiência desejada Orçamento Definir os limites financeiros para cada aspecto do evento incluindo locação de espaço decoração equipe marketing e brindes Fornecedores e parcerias Selecionar fornecedores para catering audiovisual decoração marketing e outros Fechar parcerias com marcas ou influenciadores Comunicação e marketing Desenvolver uma campanha de divulgação préevento para criar expectativa com ações em redes sociais email marketing e convites exclusivos Cronograma detalhado Planejar todas as ações desde a montagem até a desmontagem atribuindo responsabilidades a cada equipe Transevento Garantir que a execução do evento ocorra conforme o planejado criando uma experiência envolvente para os convidados e alinhada aos objetivos da empresa É a fase da realização e execução do evento Montagem e logística Organização do espaço físico posicionamento dos itens de decoração palco iluminação som e passarela se houver desfile Checkin dos convidados A equipe deve estar preparada para receber e acomodar os convidados de forma organizada utilizando listas de presença e identificação Execução de atividades planejadas Apresentação da nova coleção de forma impactante como desfiles palestras ou demonstrações incluindo explicações sobre os diferenciais dos produtos Interatividade e engajamento Criar formas de interação com o público como sessões de fotos sorteios ou brindes exclusivos Ter uma equipe pronta para tirar dúvidas e promover a coleção Cobertura de mídia e redes sociais Garanta que a equipe de comunicação esteja capturando os momentos mais importantes e compartilhandoos em tempo real nas redes sociais da marca Controle de tempo Gerir o tempo para que todas as atividades ocorram sem atrasos e de acordo com o cronograma Soluções de problemas Ter uma equipe preparada para lidar com imprevistos como questões técnicas ou logísticas Desprodução Avaliar os resultados desmontar a estrutura e garantir que todos os pontos relevantes sejam Desmontagem e logística reversa Retirada de equipamentos decoração e estrutura garantindo a devolução de itens alugados e a limpeza do local analisados e documentados para eventos futuros Feedback Coletar impressões dos participantes por meio de pesquisas ou entrevistas rápidas e dos parceiros para avaliar a experiência geral Relatório de performance Analisar o sucesso do evento em termos de participação engajamento cobertura de mídia e redes sociais Comparar os resultados com os objetivos estabelecidos na fase de planejamento Análise financeira Verificar se o evento ficou dentro do orçamento e identificar quaisquer áreas de excesso de gastos ou economias Documentação para próximos eventos Registrar aprendizados identificar pontos fortes e fracos e formalizar um manual de boas práticas para eventos futuros Followup com participantes Enviar agradecimentos aos convidados fornecedores e parceiros e compartilhar materiais como fotos ou vídeos do evento Apresente pelo menos duas ferramentas tecnológicas que contribuirão com seu trabalho FERRAMENTA FUNÇÃO Todoist O Todoist permite que você crie listas de tarefas organizadas por projeto e datas Na preparação do evento ele será útil para controlar as atividades de cada etapa préevento transevento desprodução garantir que os prazos sejam respeitados e que nada seja esquecido Você pode atribuir tarefas às diferentes equipes envolvidas como fornecedores equipe de marketing e montagem com prazos claros e notificações automáticas Trello O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em formato de quadro onde você pode dividir o processo do evento em colunas como Tarefas a fazer Em andamento e Concluídas No planejamento do evento você pode criar cartões para cada aspecto como contratação de fornecedores envio de convites e preparação da mídia social A equipe pode adicionar comentários anexos e listas de verificação para garantir que todos estejam acompanhando o progresso em tempo real Google Drive O Google Drive facilita o armazenamento e o compartilhamento de documentos em tempo real entre todos os membros da equipe Durante a organização do evento ele pode ser usado para armazenar materiais importantes como apresentações contratos de fornecedores listas de convidados e layouts de decoração Além disso o Google Docs e Google Sheets podem ser utilizados para colaborar na criação de documentos e planilhas de controle com a facilidade de edição simultânea Canva O Canva é uma ferramenta de design gráfico online que pode ser usada para criar convites digitais banners apresentações e até materiais decorativos que serão usados no evento Ela oferece templates prédesenhados que podem ser adaptados rapidamente ao branding da nova coleção de calçados da empresa X facilitando a criação de conteúdo visual para as campanhas de marketing e para o próprio evento