Processo Orçamentário em Contabilidade de Custos - Aula 9

Contabilidade de custos Aula 9 Processo orçamentário Profa Michele Nascimento Jucá michelejucamackenziebr Processo orçamentário Introdução Processo de planejamento orçamentário Finalidades de um orçamento Inputs e outputs orçamentários Tipos de orçamentos Estrutura do plano orçamentário Agenda 2 Introdução 3 O orçamento empresarial é uma das ferramentas mais utilizadas pelas grandes e médias empresas para apoiar os processos de planejamento e controle empresarial A sua importância se deve aos diversos papéis por ele assumidos os quais vão desde desdobrar a estratégia até alocar de maneira eficiente os recursos financeiros da empresa Apesar de existirem algumas críticas em relação a alguns de seus aspectos os benefícios trazidos para as organizações são inegavelmente superiores Processo de planejamento orçamentário 4 O planejamento estratégico é um passo anterior ao planejamento orçamentário Análise do cenário econômico Mapeamento da situação atual da empresa Definição dos objetivos estratégicos Definição das premissas orçamentárias Elaboração do orçamento empresarial Planejamento estratégico Planejamento orçamentário O planejamento estratégico qualifica as metas ex Expandir canais de venda Iniciar exportação Lançar novos produtos Ampliar a fábrica etc Já o planejamento orçamentário quantifica e detalha as metas Controle do orçado x realizado Processo de planejamento orçamentário 5 Processo de planejamento orçamentário 6 A contabilidade financeira trata de informações passadas Porém a contabilidade gerencial além de analisar o passado também se propõe a projetar o futuro por meio de técnicas de orçamento com seu controle posterior Assim um orçamento serve para ser um Meio de liberação de recursos Meio para projeções e planejamento Canal de comunicação e coordenação Instrumento de motivação Instrumento de avaliação e controle Fonte para tomada de decisão Finalidades de um orçamento 7 Inputs e outputs orçamentários Os vários tipos orçamentários utilizados pelas empresas podem se diferenciar tanto pela sua estrutura e organização quanto pelo processo que utilizam na elaboração de suas projeções Devese observar que diversos deles não são excludentes sendo comum serem observadas utilizações combinadas tais como o base zero em conjunto com o matricial ou mesmo o forecast com o rolling forecast 1 Orçamento estático 2 Orçamento flexível 3 Orçamento incremental 4 Orçamento base zero 5 Orçamento matricial 6 Orçamento baseado em atividades 7 Forecast 8 Rolling forecast 9 Beyond budgeting Tipos de orçamentos 9 Orçamento estático Elaborado para projetar o próximo período orçamentário este tipo de orçamento é a referência para controle das operações ao longo do ano sendo em geral a principal base para avaliação de desempenho dos gestores Ele pode ser construído tanto pelo método Bottomup quanto TopDown levando em consideração as premissas estratégicas do negócio Em razão de ser uma importante referência para a avaliação do andamento do negócio esse tipo de orçamento não é alterado durante todo o período de execução Isto ocorre para possibilitar a identificação de eventuais desvios de estratégia e a busca por alternativas de correções que sejam necessárias Outro motivo para não sofrer alterações durante o ano é a sua utilização como base para a definição de remuneração variável dos gestores Tipos de orçamentos 10 Orçamento flexível Uma das críticas feitas ao orçamento estático é que havendo grandes variações no volume de atividade da empresa em relação ao originalmente projetado podem ser criadas distorções no processo de acompanhamento real versus orçado Como forma de eliminar estas situações algumas empresas utilizam este orçamento no qual antes de realizar qualquer avaliação atualizamse as projeções orçamentárias para os reais volumes praticados Desta forma desvios decorrentes de modificações de volume tendem a desaparecer e aqueles gerados por ineficiências na operação se tornam evidentes A sua utilização permite que as áreas de controle evitem concentrar os seus esforços em problemas inexistentes e observam desvios verdadeiros na operação os quais devem ser justificados mesmo quando se referirem à reduções de gastos pois existem algumas decisões gerenciais a serem tomadas com base em sua análise Devese observar que a sua utilização não significa a flexibilização de metas Tipos de orçamentos 11 Orçamento incremental Algumas empresas utilizam este tipo de orçamento como ponto de partida para a implantação de seu modelo de planejamento e controle A sua construção consiste no uso de valores do exercício anterior para elaborar as projeções atuais Seu processo se baseia no levantamento dos dados históricos de cada uma das unidades de controle para posterior adição de um percentual de correção o qual pode ser tanto uma taxa fixa quanto um ajuste referente à inflação ou mesmo crescimento econômico esperado A sua utilização está associada a uma maior agilidade e rapidez na elaboração e consequentemente menor custo de elaboração Por outro lado pode gerar projeções superficiais e a perpetuação de gastos ineficientes Tipos de orçamentos 12 Orçamento base zero Uma grande crítica ao processo orçamentário praticado por diversas empresas é a utilização dos valores do período anterior como base de projeção acrescida de percentuais de ajuste conceito conhecido como orçamento incremental A primeira publicação do orçamento Base Zero ocorreu no ano de 1970 por Peter A Phyr na Harvard Business Review o qual foi o gestor responsável por sua implantação na Texas Instruments nesta mesma década O conceito central deste orçamento é elaborar as projeções como se estivesse construindo a empresa em seu início Para isso todos os gastos devem ser rigorosamente avaliados de maneira independente e com justificativas razoáveis em relação ao objetivo da organização Neste contexto é de fundamental importância que os objetivos e metas estejam claramente definidos para que as aplicações de recursos sejam avaliadas de acordo com a sua importância em relação ao que se espera alcançar Neste tipo de orçamento as atividades são classificadas em pacotes de decisão os quais representam um documento de identificação e avaliação com o objetivo de permitir que possam ser priorizadas e se decida sobre a sua aprovação ou recusa A sua utilização promove uma revisão de todos os processos da empresa com foco no seu objetivo assim tudo aquilo que seja ineficiente ou desnecessário deve ser excluído Um dos princípios deste orçamento é não permitir a simples continuidade do passado obrigando que tudo seja revisado além de exigir que qualquer ponto a ser inserido no orçamento deva ser devidamente justificado Tipos de orçamentos 13 Orçamento matricial Para a implantação deste tipo de orçamento devem ser definidas as entidades que compõem a organização as quais representam unidades de controle de gastos que participam do processo orçamentário centros de custos gerências unidades ou mesmo empresas pertencentes a um grupo Também devem ser identificados os pacotes de gastos que são agrupamentos de contas orçamentárias que tenham semelhança para facilitar o planejamento e controle marketing recursos humanos tecnologia etc Diferentemente de outros processos no orçamento matricial deve ser definido um responsável para cada pacote de gasto o qual responderá por toda a empresa ou grupo independentemente da quantidade de áreas ou filiais existentes Este responsável que normalmente recebe o nome de dono ou gestor de pacote tem a tarefa de coordenar e controlar os gastos em todos os níveis ou seja tem uma visão geral do tipo de dispêndio independentemente das suas subdivisões Cabe a ele a responsabilidade de planejar e controlar os valores do pacote para toda a organização e também de garantir o seu alinhamento estratégico com as diretrizes da empresa ou controladora do grupo Após a definição do pacote de gasto e de seu responsável geral para cada uma das áreas identificadas como entidades é atribuído um responsável local sendo a sua função elaborar a previsão de gastos da unidade e realizar o seu efetivo controle mas sempre em conjunto com o responsável pelo pacote geral Desta forma temse uma responsabilidade cruzada origem do nome matricial Para cada gasto objeto de controle podem ser observados dois responsáveis ou seja o primeiro tem a gestão dos gastos relativos ao pacote em toda a empresa ou grupo enquanto o segundo tem a visão limitada à sua entidade Tipos de orçamentos 14 Orçamento baseado em atividades Este método de elaboração do orçamento gera um planejamento tanto quantitativo quanto financeiro das atividades necessárias para que a empresa atinja os objetivos definidos em sua estratégia Após a estratégia ser desdobrada em objetivos e metas devese identificar as atividades necessárias para a sua realização e os direcionadores associados à cada uma A sua lógica se baseia em projetar o volume de negócio esperado e a partir dele definir as atividades necessárias para o seu atendimento Tipos de orçamentos 15 Forecast Este processo tem o objetivo de revisar as projeções da empresa diante de sua atuação e condições de mercado visando estimar o resultado mais provável para o encerramento do período orçamentário Nesta atividade podem ser revistos não somente a DRE mas também o fluxo de caixa balanço patrimonial e qualquer outro relatório gerencial da companhia Ao elaborar o Forecast a empresa utiliza os valores dos períodos realizados e acrescenta a nova projeção para aqueles que ainda restam para encerrar o ciclo orçamentário Tipos de orçamentos 16 Rolling forecast Este processo também conhecido como orçamento contínuo é a peça com maior foco no direcionamento de negócio Ele não se limita ao planejamento anual mas busca evidenciar a tendência futura da companhia em consequência de seu relacionamento com o mercado e de decisões tomadas sendo continuamente revisado Quando uma empresa utiliza o rolling forecast faz sempre a projeção de pelo menos os próximos 12 meses independentemente do encerramento do ano calendário ou período orçamentário que pratique Tipos de orçamentos 17 Beyond budgeting A proposta deste processo é gerar uma gestão descentralizada ou seja tanto o planejamento quanto o comprometimento passam a ser de responsabilidade dos gestores dos níveis de operação Desta forma o planejamento estratégico da empresa não seria mais elaborado pela alta gestão e teria como parâmetro referências de mercado Para isso as metas e objetivos não são derivadas de métricas financeiras de resultado mas sim negociadas com os gestores de operação com base em indicadores flexíveis comparativamente ao mercado Neste caso uma série de conceitos e ferramentas necessitam ser utilizados em conjunto tais como o Balanced Scorecard Economic Value Added EVA Benchmarking Activity Based Management sistemas de informações gerenciais e ferramentas de CRM Customer Relationship Management Tipos de orçamentos 18 O plano orçamentário contempla os seguintes itens Orçamento operacional Orçamento de investimentos e financiamentos Projeção das demonstrações financeiras Orçamento operacional Equivale à demonstração de resultado DRE da empresa compreendendo as seguintes peças orçamentarias Orçamento de vendas Orçamento de produção mão de obra matéria prima custos indiretos Orçamento de despesas departamentais administrativas comerciais Estrutura do plano orçamentário 19 Orçamento de investimentos e financiamentos Orçamento de investimentos aquisições de investimento imobilizados e intangíveis Orçamento de financiamentos e amortizações de dívidas Orçamento de despesas financeiras Projeção das demonstrações financeiras Projeção de outras receitas e despesas não operacionais Projeção de receitas financeiras Projeção da DRE do período do orçamento Projeção do balanço patrimonial Projeção do fluxo de caixa Análise das demonstrações financeiras projetadas Estrutura do plano orçamentário 20 Estrutura do plano orçamentário