Implantação de Controles e Sistemas de Informação Financeira nas Empresas

Universidade Presbiteriana Mackenzie PÓSGRADUAÇÃO EM Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Universidade Presbiteriana Mackenzie TRILHA DE APRENDIZAGEM 5 Sistemas Contábeis de Informação Objetivo destacar a melhor maneira para a implantação dos controles compreendendo os sistemas de informações voltados à Contabilidade Financeira Gerencial e de Custos no processo de gestão estratégica e de controladoria das empresas Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 3 51 Sistemas de Informação As empresas são como um sistema aberto Interagem com o ambiente em que estão inseridas em um mercado competitivo e global Por isso devem se preocupar com os sistemas de informações Segundo Padoveze 2003 p 45 um sistema de informação pode ser de finido como um conjunto de recursos humanos materiais tecnológicos e fi nanceiros agregados segundo uma sequência lógica para o processa mento de dados e tradução em informações para com seu produto permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais O perfeito funcionamento de toda a organização dependerá desse conjunto de esforços de pessoas tecnologia de qualidade e um sistema financeiro bem estruturado para que os dados possam ser processados e trabalhados pelos gestores para a tomada de decisões em todo o processo organizacional Catelli 2001 p 308 define que um sistema é um conjunto de partes coordenadas para realizar um conjunto de finalidades Os sistemas estão diretamente relacionados às atividades das organizações Os sistemas de informação são subdivididos em dois Sistemas de Informa ções de Apoio às Operações e Sistemas de Apoio à Gestão As operações nas organizações muitas vezes são complexas com linhas de produção de um ou mais produtos ao mesmo tempo gerando a necessida de da utilização de um sistema que atenda a todas as etapas das operações Padoveze 2003 p 45 relata que Sistemas de Informações de Apoio às Operações são aqueles que nascem da necessidade de planejamento e con trole das diversas áreas operacionais da empresa Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 4 Esses sistemas estão ligados às pessoas e a toda a parte operacional da or ganização para desenvolver as atividades que a empresa se propôs a realizar em seu plano de negócios Os sistemas vão surgindo com a necessidade operacional de cada processo cada atividade desenvolvida dentro da orga nização Através das operações vai se desenhando toda uma estrutura de Sistemas de Informação para auxiliar as pessoas e os processos no desenvol vimento das atividades da organização Todo o sistema operacional exige um Sistema de Informação de Apoio às Operações bem delineado com objetivos e estrutura organizacional para que as atividades saiam dentro do planejado pela organização Já os Sistemas de Apoio à Gestão são tão importantes quanto o sistema estu dado anteriormente pois estão diretamente ligados à saúde financeira da or ganização e ao desempenho de todos os gestores que fazem parte da empresa Classificam como tal aqueles sistemas ligados à vida econômicofi nanceira da empresa e às necessidades de avaliação de desempenho dos administradores internos Eles são utilizados principalmente pelas áreas administrativa e financeira da empresa e pela alta admi nistração da companhia com intuito de planejamento e controle financeiro e avaliação de desempenho dos negócios PADOVEZE 2003 p 45 O Sistema de Apoio às Operações e o Sistema de Apoio à Gestão devem sempre caminhar juntos para que a empresa atinja os objetivos e metas propostas em seu plano inicial da operacionalização de seus negócios junto ao mercado Como um complemento de apoio à gestão existem sistemas específicos de lineados para auxiliar os gestores das organizações em suas decisões quanto ao bom gerenciamento e direcionamento de todas as atividades do sistema organizacional São os DSS Decision Suport System Sistema de Suporte à Decisão EIS Executive Information System Sistemas de Informação Executiva e BI Business Intelligence Inteligência nos Negócios As infor mações que alimentam esses sistemas de apoio estão nos dois primeiros Sis temas de Informação de Apoio às Operações e Sistemas de Apoio à Gestão Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 5 Sistemas de Informação de Apoio às Operações Sistemas de Informação de Apoio a Gestão Área Operacional Administrativa e Financeira Ligados ao Sistema Físicooperacional EconômicoFinanceiro Exemplos De Controle de EStoques Estrutura de Produtos Processo de Produção de Compra Controle Patrimonial Controle de Recursos Humanos etc Sistema de Informação Contábil Sistema de Custos de Orçamento de Planejamento de Caixa Planejamento de Resultados Centros de Lucros etc Quadro 6 Sistemas de Apoio Fonte Elaborado pela autora 2016 511 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Sige O conceito de Sige Sistemas Integrados de Gestão Empresarial surge com o avanço da tecnologia e a necessidade de as organizações estarem cada vez mais amparadas por sistemas de informação que as direcionem a uma tomada de decisão consciente em todo o processo organizacional O Sige pode ser denominado de ERP Enterprise Resoucers Planning Plane jamento de Recursos Empresariais Esses sistemas unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e dos Sistemas de Apoio à Gestão por meio de recursos da tecnologia da informação de forma tal que to dos os processos de negócios da empresa possam ser visualzados em termos de um fluxo dinâmico de informações que perpassam todos departamentos e funções Com isso permitem uma visão horizon tal e de processo em oposição à visão tradicional verticalizada da hierarquia funcional das empresas O Sistema de Infomação Con tábil deverá estar completamente integrado ao Sistema de Gestão Empresarial PADOVEZE 2003 p 46 Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 6 Resumidamente os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial são im plantados para que as empresas possam estar com suas informações atua lizadas acompanhamento em tempo real para interação com o mundo global as estruturas das empresas devem estar ancoradas em processos e não apenas em estruturas funcionais e a integração entre os diversos sis temas de informação em um único sistema para que possa ser entendido em todo o planeta 5111 A Contabilidade dentro do Sige A Ciência Contábil em si pode ser caracterizada como um sistema pois ela concentra todas as atividades desenvolvidas pela empresa em seus registros e informações pertinentes às diversas áreas da organização Padoveze 2003 p 47 afirma que o papel da Contabilidade e por exten são do Sistema de Informação Contábil dentro de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial Sige é reforçado pelas próprias características da Ciência Contábil Através das informações inseridas no sistema contábil a empresa pode vi sualizar seus padrões de desempenho quando da geração de resultados e aumento de seu patrimônio A contabilidade é o espelho da vida finan ceiroeconômica dentro da organização Para que esse sistema funcione corretamente deve haver uma parametrização de forma a incluir todas as áreas e atividades funcionais da empresa Ainda Padoveze 2003 p 48 afirma que a Contabilidade por meio de sua metodologia de registro o lançamento mensura os eventos econô micos classificaos e incorporaos ao seu sistema de informação O registro de todos os fatos que ocorrem dentro da organização passa pelo sistema contábil através de lançamento em contas específicas e esses fatos podem ser visualizados e analisados pelos gestores no processo decisório Saiba mais O termo utilizado para parametrização quer dizer a adequação do sis tema sua correta colocação em funcionamento com todos os detalhes para um resultado positivo Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 7 Um Sistema de Informações Contábeis deve abranger aspectos externos e internos à organização desde o início de suas atividades levandose em consideração a visão de negócios contemplando a visão da organização como um todo orientando a alta administração e todos os colaboradores a desenvolver suas atividades de forma conjunta objetivando um único fim a maximização de resultados dentro da empresa A Contabilidade influencia diretamente as decisões tomadas por seus gestores Através de uma estrutura bem elaborada ela delimita os caminhos que a instituição poderá percorrer O Sistema Integrado de Gestão Empresarial Sige é um excelente modelo de integração da gestão com os sistemas de informações Visão de Negócios Visão da Organização Necessidades de Informações dos Diversos Níveis Hierárquicos Alta Administração Gerencias Último Nível Regulamentos Operacionais Estrutura da Conta Plano de Contas Parametrização dos Módulos do SIGE Lançamentos Contábeis Disponibilização de Informações Alta Administração e Controladoria com apoio dos demais níveis da organização para especialização Controladoria e Responsáveis pelos Módulos Automáticos Manuais Relatórios Gerenciais Figura 10 Sistema Integrado de Gestão Empresarial Sige Legenda Método conceitual de estruturação do sistema de informação Fonte Padoveze 2003 p 49 Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 8 52 A Contabilidade Financeira Quando se pensa em montar um empreendimento a primeira pergunta que vem à mente é será lucrativo E claro as finanças dentro da empresa são de extrema importância para alavancar as operações Dentro de uma organização não basta que o setor operacional seja excelen te que o setor de vendas consiga realizar seus trabalhos de forma exemplar que todos os setores funcionem bem se as finanças não estão em ordem na realidade é um processo cíclico um setor depende do outro para que as atividades sejam realizadas com êxito Para Brigham 2007 p 31 o principal objetivo de um administrador é maximizar o valor das ações de sua empresa O valor se baseia em uma série de fluxo de caixa que a empresa vai gerar no futuro Para saber como serão esses fluxos de caixa a empresa necessita das de monstrações contábeis elaboradas de acordo com as normas e procedi mentos contábeis Através desses demonstrativos os investidores conse guem ter uma visão do passado da empresa para prospectar como será seu desenvolvimento no futuro A contabilidade deve ser elaborada para que o investidor possa compreen der seus números Por exemplo um estudante que faz suas provas e não é informado de suas notas como foi seu desempenho não poderá saber se precisa ou não melhorar A mesma coisa acontece com o empreendedor Ele tem que compreender todo o processo contábil para que possa investir seu capital sem nenhum receio Dos vários relatórios emitidos pelas empresas de capital aberto aos acionistas o relatório anual é provavelmente o mais importante O relatório anual apresenta quatro demonstrações financeiras básicas o balanço patrimonial a demonstração do resultado do exercício a demonstração de lucros ou prejuízos acumulados e a demonstração do fluxo de caixa Juntas estas demonstrações formam uma foto grafia contábil das operações da empresa e sua posição financeira BRIGHAM 2007 p 32 Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 9 Desse modo através das demonstrações contábeis o investidor consegue entender como caminha o seu capital investido os números apresentados nesses relatórios divulgam a saúde financeira da organização a situação econômicofinanceira do empreendimento Segundo Catelli 2001 p 150 a flexibilidade e a capacidade de adapta ção da empresa e seu ambiente refletemse diretamente em seu resultado econômico que espelha e determina suas condições de continuidade em um ambiente dinâmico A contabilidade financeira está ligada à contabilidade tradicional e por esse motivo é regulada por legislações específicas regulamentos princípios e postulados que a orientam Balanço Patrimonial pode ser entendido como uma fotografia da po sição financeira da empresa Demonstração do Resultado do Exercí cio apresenta o resultado das operações Demonstrações de Lucros ou Prejuízos Acumulados revela as mudanças nos lucros ou prejuí zos da empresa Demonstração de Fluxo de Caixa aponta os efeitos de atividades operacionais de investimento e de financiamento Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 10 53 Contabilidade Gerencial A Contabilidade Gerencial é essencial para as organizações no planejamen to e controle para a tomada de decisão Através dos dados lançados na con tabilidade financeira ou tradicional os gestores conseguem fazer projeções e avaliações para o processo decisório Segundo o Dicionário Priberam da Língua Portuguesa o termo gerenciar significa 1 Fazer gestão de administrar gerir 2 Desempenhar a função de gerente Padoveze 2003 p 52 afirma que Mesmo que a Ciência Contábil propugne uma sistematização única para a informação contábil as empresas têm de um modo geral par tilhado os Sistemas de Informação Contábil em duas grandes áreas a societária e fiscal a área legal que denominamos de escrituração a gerencial que denominamos de planejamento e controle Glossário Propugnar 1 defender combatendo 2 Lutar em defesa Assim mesmo que o Sistema de Informação Contábil seja dividido em duas áreas essas informações devem estar em perfeita consonância não sendo permitida qualquer diferenciação das áreas pois as duas devem ca minhar para o objetivo da empresa Desde o sistema de escrituração até as análises mais especializadas de custos ou projeções de resultados devem estar alinhados Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 11 Sistema d Informação Contábil Área LegalFiscal Área de Análise Área Gerencial Contabilidade Geral Correção Monetária Integral Contabilidade em Outras Moedas Consolidação de Balanços Valorização de Inventários Controle Patrimonial Análise de Balanço Análise de Fluxo de Caixa Gestão de Impostos Orçamentos e Projeções Custos e Preços de Venda Contabilidade por Responsabilidade Centros de Lucros e Unidades de Negócios Acompanhamento do Negócio Quadro 7 Sistema de Informação Contábil Legenda Áreas e Subsistemas de Informação Contábil Fonte Padoveze 2003 p 52 Na contabilidade cada área trabalha separadamente A contabilidade fis cal escritura os lançamentos dentro dos sistemas de informações contábeis para a geração das demonstrações financeiras e controle de toda a atividade patrimonial da entidade A área de Análise verifica os balanços fazendo cálculos de índices e análises das demonstrações contábeis para verificar a situação da empresa em curto médio e longo prazo Já a Contabilidade Gerencial utiliza as informações da área fiscal e de análise para realizar projeções trabalhar os custos da empresa verificar resultados e geração de lucro das instituições Mas o fato de não trabalharem em conjunto não quer dizer que são isola das pois necessitam das informaçoes geradas nas diversas áreas de atuação do sistema contábil O enfoque principal da Contabilidade Gerencial dentro das organizações é o processo de tomada de decisão de seus gestores e de todos os colabo radores que necessitam de informações contábeis para a realização de seu trabalho Os usuários da Contabilidade Gerencial são os internos Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 12 Os dados fornecidos através da Contabilidade de Custos e da Contabi lidade Financeira são analisados pela Contabilidade Gerencial A partir dessa etapa o diagnóstico financeiro está feito e o gestor possui então condições de determinar quais são as ações corretas de acordo com as ne cessidades futuras da empresa e a realidade presente Com isso tornase nítida a função da Contabilidade Gerencial também como instrumento de planejamento e controle Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 13 54 Contabilidade de Custos A Contabilidade de Custos nasceu na Revolução Industrial objetivando analisar os custos nos processos produtivos das organizações A contabi lidade antes da Contabilidade de Custos avaliava apenas o custo de aqui sição das mercadorias As grandes empresas normalmente produzem mais de um produto e nesse caso entra a avaliação dos custos para verificar como andam as linhas de produção e se determinado produto deve conti nuar sendo produzido ou não Com o desenvolvimento de novas técnicas para o custeio as empresas comerciais passam a utilizar a contabilidade de custo para verificação de seus gastos com os produtos vendidos Para Padoveze 2003 p 329 as necessidades de gestão analítica dos cus tos e receitas da empresa levaram ao desenvolvimento do conceito de obje to de custo ou entidade de custo Gerenciar custos é uma atividade extremamente importante dentro da or ganização pois através desse gerenciamento podese verificar quais são as reais contribuições de um produto ou serviço na empresa Podemos definir objeto de custo como alguma coisa para a qual é necessária a identificação separada de seu custo tanto em termos unitários como totais Como exemplo de objeto de custo podemos citar custo de uma transação de uma atividade de um lote de produção de uma fase ou processo de produção de um depar tamento de um serviço de uma tarefa de um funcionário etc PADOVEZE 2003 p 329 Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 14 Custos podem ser mensurados em diversas áreas e atividades dentro da organização podendo ser verificados de forma unitária ou de forma total No quadro 8 vamos descrever algumas terminologias básicas para a Con tabilidade de Custos Termos Descrição Gastos Pagamentos e recebimento de ativos custos ou despesas Custos Gastos necessários para fabricar os produtos da empresa Despesas Gastos necessários para vender os produtos da empresa Custos Diretos Representam os custos que podem ser apropriados diretament aos produtos Custos Indiretos Custos que não possuem condição de serem apropriados de forma objetiva aos produtos Custos Fixos Aqueles que se mantêm constantes qualquer que seja o volume de produção Custos Variáveis Aqueles que se alteram conforme o volume de produção Quadro 8 Terminologias de Custos Fonte Elaborado pela autora 2016 A Contabilidade de Custos tem fundamental importância no processo de planejamento controle e avaliação de desempenho e para o processo de tomada de decisão por parte dos gestores da entidade Tanto a Contabilidade Financeira quanto a Contabilidade Gerencial e a Con tabilidade de Custos formam um elo dentro da organização para dar suporte à Controladoria e ao processo de gestão estratégica dentro das empresas Saiba mais No Brasil a estrutura contábil e os critérios de avaliação constam da Lei n 6404 76 a Legislação das Sociedades por Ações estendida para to das as sociedades alteradas pelas Leis n 1163807 e n 1194109 para abrigar as Normas Internacionais de Contabilidade Universidade Presbiteriana Mackenzie Gestão Financeira de Negócios Planejamento e Controle Financeiro das Empresas Trilha 5 Sistemas Contábeis de Informação 15 Assim finalizamos esta trilha de aprendizagem na qual pudemos anali sar a implantação dos controles e sistemas da Contabilidade Financeira Gerencial e de Custo para atingir os melhores resultados Na sequência vamos tratar da implantação de sistemas informatizados de gestão anali sando suas vantagens e desvantagens REFERÊNCIAS BRIGHAM E F GAPENSKI L C EHRHARDT M C Adminis tração financeira teoria e prática São Paulo Atlas 2007 CATELLI A Controladoria 2 ed São Paulo Atlas 2001 Dicionário Priberam Disponível em httpswwwpriberamptDLPO Acesso em 28 jul 2016 PADOVEZE C L Controladoria Estratégica e Operacional São Pau lo Pioneira Thomson 2003