Negociação no Plano Substantivo: Aspectos Tangíveis, Intangíveis e Gerenciamento de Projetos PMBOK

Negociação no plano substantivo Os aspectos substantivos podem ser classificados em dois grupos aspectos tangíveis e aspectos intangíveis Conheçaos a seguir O objeto a ser negociado pode ser um simples elemento ou até vários elementos em torno dos quais os interesses se manifestam Assim na pauta de negociação pode constar apenas o prazo como o elemento do objeto a ser negociado como também podem incluir outros elementos como garantias e preços Outros dois fatores também influenciam na quantificação e na qualificação dos resultados O conhecimento do setor no qual insere o objeto e o conhecimento das partes envolvidas Os objetos de negociação podem ser tratados basicamente através de três formas Independente Sequencial Agrupados O tipo de forma dependerá das posições e interesses além das partes envolvidas no processo de negociação Porém as negociações podem ocorrer em nove áreas interdependentes dentro de um contexto do gerenciamento de projetos segundo o guia do PMBOK As nove áreas são Integração escopo tempo prazos custos preço qualidade recursos humanos comunicações riscos e aquisições Em cada uma das nove áreas podem ocorrer intensos conflitos e negociações difíceis Mas se as negociações forem conduzidas e encerradas com êxito potencializará as oportunidades Independentemente do objeto final de uma negociação as noves áreas costumam estar intimamente ligadas e qualquer alteração de uma delas quase sempre afeta as demais Considerando a interdependência das áreas estudadas é importante planejar e definir o posicionamento estratégico que será utilizado levando em conta as metas que deverão ser atingidas durante as etapas que compõem o processo de negociação Ainda dentro do contexto do gerenciamento de projetos o escopo é o objeto substantivo principal pois é através dele que são definidos os processos e as atividades necessárias para viabilizar o que será entregue após o acordo e a contratação Segundo Carvalhal et al 2012 alguns cuidados devem ser levados em conta ao se planejar uma negociação de escopo pois nem sempre o negociador tem o conhecimento necessário para definir com clareza qual será ele Na relação com clientes por exemplo não é rara a situação em que o cliente ou fornecedor não sabe exatamente o que quer quando inicia o processo de negociação Em uma negociação um dos principais motivos de rejeição de propostas está no sentimento de que aquilo que está sendo proposto não é justo Essa rejeição se dá pelo fato de que o sentimento de autoestima pode falar mais alto do que qualquer dado objetivo tais como preço qualidade quantidade etc Às vezes os valores em si chegam a ser irrelevantes em uma negociação mas a sensação de estar sendo enganado provoca um forte processo de rejeição que pode acabar em atitudes irracionais Toda a vez que uma das partes tenta impor um padrão isso tende a ser rejeitado pelos demais independentemente de quão justo seja o critério proposto Sempre haverá uma sensação muitas das vezes não declarada de que o proponente está puxando a brasa para a sua sardinha ou seja só está dando aquela sugestão porque vai se beneficiar com o resultado Desta forma é importante evitarmos a utilização de critérios unilaterais a não ser que os mesmos tenham legitimidade O valor dos critérios dado em uma negociação costuma ser subestimado Estabelecer os termos da negociação é praticamente uma negociação dentro da negociação visto que os parâmetros definidos para o acordo são objetos de uma ampla discussão entre os envolvidos Existem pelo menos quatro importantes motivos pelos quais devemos buscar critérios objetivos e aceitos por todas as partes conforme apresentado a seguir Conheça cada motivo a seguir Facilitar o acordo Na medida em que cada um dos envolvidos se sinta bem com o que está sendo decidido aumentam as chances de chegar a um acordo produtivo sem que para isso sejam necessárias intermináveis discussões Essa situação é mais verdadeira no caso de negociações envolvendo múltiplas partes Por exemplo se dois dentre os seis participantes da negociação se sentirem lesados poderão formar uma coalizão que simplesmente impeça qualquer avanço rumo ao acordo Reduzir o estresse Na medida em que cada um dos envolvidos se sinta bem com o que está sendo decidido aumentam as chances de chegar a um acordo produtivo sem que para isso sejam necessárias intermináveis discussões Essa situação é mais verdadeira no caso de negociações envolvendo múltiplas partes Por exemplo se dois dentre os seis participantes da negociação se sentirem lesados poderão formar uma coalizão que simplesmente impeça qualquer avanço rumo ao acordo Preservar o relacionamento Apresenta que na medida em que todos entendam e aceitem os critérios a negociação tende menos para o lado das acusações pessoais Na verdade muitos relacionamentos se destroem justamente no momento em que os critérios são definidos pois é comum um dos envolvidos achar que o outro esteja agindo de forma incorreta Com isso há a perda de confiança e fissuras difíceis de serem reparadas são abertas Estabelecer parâmetros para o futuro Menciona que um critério que seja aceito por todos pode transformarse em uma regra a ser evocada em situações similares no futuro Além da praticidade de já contar com um parâmetro conhecido e aceito ganhase tempo e evitase um novo desgaste A fórmula de sucesso em uma negociação Como já vimos anteriormente cada negociação possui suas peculiaridades assim podemos dizer que cada negociação é única Porém mesmo com as inúmeras variáveis presentes numa negociação alguns métodos podem ajudar a encontrar o caminho na busca de um acordo O negociador Herb Cohen propôs um conjunto de três elementos fundamentais para o êxito de uma negociação informação tempooportunidade e poder Esses elementos de sucesso podem ser estabelecidos dentro da seguinte fórmula Observe que o sinal é de multiplicação e não de soma por isso se um elemento for zero o resultado também será zero Através dessa fórmula a probabilidade de sucesso de uma negociação será maior Segundo Lopes et al 2009 as negociações podem ser vistas sob duas perspectivas básicas o que resulta na adoção de diferentes abordagens conforme o cenário da negociação o processo e suas fases os resultados desejados e as partes envolvidas a distributiva ou a integrativa Um negociador habilidoso precisa saber como usar estrategicamente ambas as abordagens ao reivindicar o maior valor possível para atender seus interesses e necessidades e ao assegurar seus objetivos na negociação Negociar envolve a distribuição de resultados na qual o ganho de uma parte significa a perda da outra parte A abordagem distributiva é a utilizada em barganhas ou negociações nas quais as partes dividem ou distribuem os recursos entre elas O foco dos envolvidos na negociação está no chamado corte do bolo onde cada parte tenta obter a maior fatia Assim o elemento distributivo tem como foco a quantidade de bolo que um negociador reivindica para si mesmo Neste tipo de abordagem os negociadores tendem a ter uma percepção do bolo como algo fixo Eles se baseiam no princípio de soma zero o que pode levar a resultados insatisfatórios impasses acordos perdeperde e desperdícios desnecessários de recursos O objetivo principal dessa abordagem não é assegurar que todas as partes saiam ganhando mas assegurar que o seu lado ganhe o máximo que puder resultando em um acordo ganhaperde ou perdeperde São acordos em que os negociadores falham na capitalização dos interesses mútuos Já a abordagem integrativa ocorre quando as partes tentam tirar algo a mais da negociação As partes neste caso trabalham em conjunto visando aumentar o bolo Assim haverá o suficiente para que todos tenham o que desejam Este tipo de abordagem está relacionada à maneira pela qual os negociadores expandem os recursos a serem divididos Ao expandirem os recursos haverá mais alternativas e escolhas a serem feitas Desta forma a negociação integrativa diz respeito tanto ao processo como ao resultado da negociação O acordo integrativo gera um resultado negociado que não desperdiça recursos e tem como objetivo um acordo ganhaganha O filme Coach Carter Treinamento para a vida traz um exemplo de negociação ganhaganha No longa o treinador Ken Carter convence jovens estudantes a colaborarem com ele e seguir suas regras a troco de tornaremse grandes jogadores e homens de honra Os jovens veem que nesta relação todos sairão ganhando De acordo com os autores a negociação baseada em interesses é integrativa O objetivo é fazer com que os interesses das partes sejam compatíveis para que elas possam ganhar ou seja chegar a um acordo que satisfaça suas necessidades Apesar das estratégias integrativas de negociação serem preferenciais nem sempre são viáveis Por vezes os interesses das partes são realmente opostos Por exemplo quando as partes querem a maior fatia de um recurso que é imutável que não pode ser ampliado Nesses casos as negociações distributivas que procuram distribuir os custos e benefícios são necessárias Os acordos integrativos tendem a ser mais cooperativos Eles se baseiam na troca de informações tomada de decisão compartilhada e criatividade Nesse contexto o foco em relacionamento interpessoal e em estratégias de resolução de problemas são habilidadeschave que um negociador precisa possuir para ser eficaz As melhores negociações são aquelas em que um grande número de opções foi levantado Muitas vezes parece não haver como dividir o bolo e deixar as partes satisfeitas A habilidade de inventar opções é um dos recursos mais úteis que um negociador pode desenvolver Quanto maior for o número de opções inventadas maiores serão as chances de que uma delas venha efetivamente compor os interesses divergentes entre as partes Portanto devemos aprender a expandir o bolo inicialmente para depois repartilo Melhor alternativa em caso de não acordo MACNA Sabemos que nem todas as negociações chegam a um acordo satisfatório Em muitos casos o resultado é melhor se um acordo não for efetivado Os interesses podem ser satisfeitos de duas maneiras Por meio de uma solução negociada Por meio da adoção de alternativas Para que o resultado de uma negociação tenha maior probabilidade de sucesso você deve apresentar uma alternativa que seja melhor para você do que o acordo que você está negociando As alternativas são essenciais pois ajudarão a decidir qual é o melhor momento de ficar ou de se retirar Além disso são uma ferramenta muito útil para ganhar poder em uma negociação Assim desenvolver alternativas para impasses ou estabelecer os limites para um acordo que por algum motivo não poderá ser cumprido é uma tarefa do negociador Segundo Carvalhal et al 2012 é no planejamento que se estabelece uma faixa de resultados também conhecida por zona de possível acordo Zopa compreendida entre o desejável e o limite aceitável mínimo e máximo para cada objeto específico que está em jogo Os pontos de recuo ou limites de desistência são aqueles a partir dos quais se caminha para uma posição na qual as necessidades não serão satisfeitas Nesse caso o melhor é recuar ou seja não vale mais a pena continuar no processo de negociação Para melhorar seus limites o negociador precisa dispor de alternativas fora da negociação em curso Do contrário em muitas circunstâncias ficará fragilizado obrigandose a aceitar o que a outra parte oferece por falta de opção A melhor alternativa em caso de não acordo MACNA é um elemento de grande importância pois determina quando o negociador deve retirarse da negociação e pode ser escolhida com base no princípio de que negociamos para sobreviver maximizando nossa satisfação A MACNA é dinâmica ou seja quando o negociador aumenta ou diminui suas possibilidades de satisfação fora da negociação a MACNA varia e seu ponto também é alterado no processo Por isso as alternativas podem e devem ser revisitadas durante o processo de negociação Desenvolvimento de alternativas é um processo que demanda esforço e tempo por vezes em altas doses Entretanto tudo que investimos no desenvolvimento de alternativas tem boas chances de ser compensado O processo de desenvolvimento de alternativas consiste basicamente em cinco etapas conforme demonstrado na figura abaixo Levantamento e organização de alternativas Esta etapa consiste na coleta de informações em que a palavrachave é a criatividade Qualquer coisa pode ser sugerida sem limites ou restrições assim como funciona em um brainstorming Uma ação seria anotar cada ideia mesmo que à primeira vista possa parecer inexata ou inexequível Avaliação das alternativas Nesta etapa é feito o detalhamento da possível operacionalização das alternativas É o caso de classificar as alternativas por preferência ótima boa e ruim ou primeira opção segunda opção e terceira opção Também é o caso de descartar as alternativas que se mostrarem absolutamente fora de propósito Estudo detalhado das melhores alternativas Esta é a etapa de avaliar os pontos fortes e as vulnerabilidades das alternativas ou seja é o momento de aperfeiçoar as alternativas e reposicionar a escala de preferência das alternativas Seleção da melhor alternativa Chegou o momento da escolha da alternativa a ser tomada como parâmetro de comparação para aceitar ou recusar as propostas recebidas Identificação de uma possível rota de fuga É a definição do que pode ser feito caso a melhor alternativa venha a ser recusada Normalmente por falta de tempo negligenciamos este importante passo que é o desenvolvimento de alternativas Porém a suposta economia de tempo é puramente ilusória A verdade é que ao investir tempo no desenvolvimento de alternativas antes da primeira rodada fará que evitemos um enorme desperdício de tempo e esforços no processo de negociação em si além de reduzir o estresse