Negociação: Conceitos, Estratégias e Aplicações Práticas

Revisão conceitual e conexão com a prática De acordo com Carvalhal et al 2012 a integração do conhecimento produzido em diversas áreas do saber possibilita a ampliação do arcabouço conceitual com que os negociadores poderão contar para se posicionar estrategicamente e atuar nos diversos estágios da negociação Ao negociar o indivíduo interage com os outros para satisfazer interesses e necessidades da melhor maneira possível buscando um acordo que lhe dê um nível de satisfação melhor do que o obtido com a melhor de suas alternativas disponíveis caso o acordo não saia Negociamos para suprir nossas necessidades independentemente de sua natureza ou seja podemos negociar a compra de um automóvel a venda de um serviço a transferência de knowhow mais tempo para executar uma determinada tarefa enfim existe uma variedade de motivos pelos quais as negociações são realizadas Quando negociamos temos em mente algumas metas bem claras embora haja outros itens que valorizamos mas que não são tão evidentes assim As metas claramente identificáveis são chamadas de substância da negociação Na maior parte das negociações procuramos obter a chamada vantagem pecuniária Essa vantagem revelase na maioria das vezes por meio de duas formas Expressão monetária isto é comprar pelo mínimo ou vender pelo máximo Mais serviços pelo mesmo preço por exemplo um prazo de garantia estendido para um equipamento que se adquire Uma negociação também procura estabelecer relacionamentos duradouros Os bons negociadores sabem que preservar relacionamentos não é exatamente uma questão de ser bonzinho mas uma garantia de que nas próximas rodadas o interlocutor vai ter um comportamento mais receptivo Isso significa dizer que frequentemente compensa abrir mão de uma parcela do ganho pecuniário em nome de um relacionamento mais sólido pois esse processo pode ser encarado como investimento Sabemos que o processo de negociação envolve pelo menos dois indivíduos cada um com seus interesses estilos anseios objetivos medos e expectativas Qualquer texto básico sobre negociação dirá que se quiser ser bemsucedido o negociador deve atentar não só para seus interesses como também para o interesse do outro lado que está na mesa de negociação Porém isso pode ser um problema de um modelo conceitual Olhar apenas para os interesses das pessoas que se encontram visíveis no primeiro plano da negociação provavelmente não é suficiente pois existem muitas negociações que envolvem mais de duas partes As maiores implicações de uma negociação podem estar além da mesa de negociação ou seja grande parte do processo desenrolase em outros palcos e com outros atores Esses outros atores representam as pessoas ou até uma única pessoa a quem gostemos ou não devemos prestar contas sobre nossos atos e nossas decisões A partir do momento em que levamos em conta que devemos dar satisfação aos outros em relação a nossos atos o nosso processo decisório é afetado É muito comum que o marido antes de realizar a compra de um automóvel consulte a opinião de sua esposa Na reportagem Mulher influencia até 90 das compras de carro você encontrará uma matéria que mostra a influência da mulher nessa compra Assim nossa atitude à mesa de negociação é influenciada por pessoas que não estão presentes e às vezes nunca estarão e nem participarão diretamente das discussões Da mesma forma isso acontece com a outra parte ou seja quem está negociando conosco também pode ter essa necessidade de dar satisfação de seus atos a outras pessoas A outra parte pode pautar suas atitudes considerando a perspectiva de que talvez venha a dar explicações em relação às decisões tomadas e aos acordos fechados Ignorar ou subestimar esses fatos significa perder oportunidade de otimizar os resultados de uma negociação É muito comum não termos exatamente as mesmas preferências e a mesma forma de pensar dos outros atores que fazem parte do nosso grupo assim como acontece com o nosso interlocutor com o seu grupo Por maior que seja o nosso alinhamento com o nosso grupo e o do interlocutor com o grupo dele sempre existirão dissonâncias As dissonâncias originamse principalmente das seguintes situações Preferências pessoais referentes ao tempo alguns valorizam o imediato outros dão mais valor ao resultado analisado em uma perspectiva de longo prazo Tolerância ao risco alguns indivíduos são avessos ao risco enquanto outros preferem arriscar mais para ganhar mais Se por exemplo quem está à mesa de negociação for uma pessoa avessa ao risco poderá rejeitar uma ótima proposta apenas porque esta envolve um grau de incerteza que seria assimilado sem problema pelos seus pares Medos e anseios nosso interlocutor pode por exemplo ser uma pessoa mais tranquila enquanto seus pares podem ser mais ansiosos Julgamentos subjetivos cada um avalia os prós e os contras segundo seus próprios critérios de forma que algo visto como bom para uns talvez possa ser interpretado como inaceitável para outros Ambições quanto a resultado se nosso interlocutor for uma pessoa com elevada ambição em termos de resultado poderá rejeitar propostas que seriam aceitas por seus pares que já estariam contentes com o que já foi obtido Vale destacar que o processo de negociação pode ser analisado observandose dois momentos básicos 1º Quando se cria valor em que a cooperação entre as partes é possível Neste momento o modo mais eficaz de criar valor é focar as diferenças entre as partes Pensamos que as diferenças podem causar somente discórdias mas os ganhos em uma negociação só existem porque os negociadores se diferenciam uns dos outros no que tange ao valor atribuído às questões a serem negociadas Quando as diferenças são aceitas nas diversas dimensões de uma negociação abremse novas perspectivas de ganhos conjuntos 2º Quando as partes se preocupam em competir e reivindicam valor Já o momento seguinte à criação de valor é a competição quando as partes reivindicam valor tentando influenciar o outro em relação ao seu ponto de vista Segundo Lopes et al 2009 reivindicar valor é tão importante quanto criar valor em uma negociação seja esta distributiva ou integrativa As principais táticas para reivindicar valor buscam influenciar as percepções das partes sobre os vários aspectos do cenário da negociação tais como os pisos mínimos e as zonas de barganha relativas aos acordos e posteriormente obter a maior parte dos benefícios em um acordo final Essas táticas são claramente visíveis tanto na negociação distributiva quanto na integrativa Planejamento e preparação de negociação e administração de conflitos O planejamento de uma negociação e também a administração de conflitos é uma etapa fundamental na qual devemos estar concentrados em estabelecer os objetivos e os caminhos necessários para alcançálos Em qualquer negociação a falta de preparação e de planejamento adequados é o obstáculo mais grave com o qual nos defrontamos Quanto mais experientes somos maior é o risco de cairmos numa rotina de preparação na qual não analisamos com cuidado as pessoas com quem iremos negociar nem o problema com o qual nos deparamos Desta forma um planejamento sistemático e cuidadoso é a ferramenta mais importante que um negociador tem para lidar com as dificuldades presentes no processo de negociação De acordo com Lopes et al 2009 o planejamento de uma negociação requer tempo Porém o tempo gasto nessa fase não é perdido visto que o economizamos na fase de execução O tempo dedicado à preparação em média é o mesmo tempo gasto na negociação frente a frente Muitas vezes quando negociamos questões triviais não é necessário muito tempo de preparação No entanto quando os riscos são altos quando várias partes e questões estão envolvidas e quando ocorrem muitas rodadas de negociação e há um interesse em manter relacionamento duradouro é altamente recomendável que você se prepare cuidadosamente para evitar problemas no futuro É durante o planejamento que o negociador vai se preparar para enfrentar questões e problemas evitando assim surpresas desagradáveis durante o processo e especialmente durante a interação com seus interlocutores Assim destacamos a importância de se buscar identificar e conhecer três aspectos fundamentais Quais são as partes Qual é o objeto Em qual contexto a negociação se desenvolverá Para o primeiro aspecto é importante identificar os seguintes pontos As partes envolvidas diretamente na negociação aqueles que participarão ativamente do processo e efetivamente na mesa da negociação As partes que afetam ou são afetadas pela negociação aqueles stakeholders os fantasmas as entidades que não participam diretamente na mesa e no processo mas que influenciam ou são influenciadas pelo resultado pois seus interesses terão de ser atendidos e provavelmente serão afetados As características pessoais dos negociadores e o processo de interação visando à construção do relacionamento No segundo aspecto devemos identificar os seguintes pontos O que se pretende negociar o objeto o escopo e os elementos substantivos e relacionais Os interesses que estão por trás das posições de cada lado A MACNA aquela que está entre as questões mais importantes em qualquer negociação qual a melhor alternativa que resta para cada parte na negociação caso o acordo não seja alcançado Já para o terceiro aspecto devemos identificar apenas O ambiente no qual a negociação se desenvolve o contexto No ambiente corporativo o plano de ação da negociação isto é o planejamento do que será feito durante a negociação deve estar alinhado com o plano estratégico geral da organização que considera as forças as fraquezas as oportunidades e as ameaças do negócio em relação ao ambiente onde a empresa atua Isso é feito com base na Análise SWOT O planejamento deve ser definido após análise atenta e cuidadosa da situação da empresa no mercado Todo executivo tem como meta encontrar a estratégia mais adequada para sua organização considerando seus objetivos e tomar as melhores decisões sabendo que existem muitos fatores interdependentes e que nenhuma decisão pode ser tomada isolada do conjunto O negociador portanto deverá ter uma visão sistêmica da negociação ao conduzir seu processo decisório à mesa Cada oportunidade ou ameaça deve ser definida e tratada de forma específica O desempenho do negociador dependerá de sua habilidade em identificar e priorizar os fatores de sucesso em cada negociação De acordo com Carvalhal et al 2012 em negociações mais complexas é recomendável estruturar uma equipe de negociação A experiência tem mostrado que negociações conduzidas por uma equipe são levadas a cabo eficientemente quando os grupos são compostos por três a cinco participantes pois o espírito de equipe pode ser desenvolvido e gerenciado convenientemente No caso de negociações de contrato por exemplo quatro áreas deverão estar cobertas Comercial preço entrega política de risco Técnica especificações programas métodos de trabalho Jurídica documentos contratuais termos e condições seguro interpretação legal Financeira termos de pagamento seguros de crédito garantias É importante durante a fase de preparação que se estabeleça um negociador para liderar o processo Esse negociador deve ter entre outras qualificações conhecimento sobre os aspectos importantes do escopo do tema e do assunto objeto da negociação bem como sobre técnicas de negociação além de dispor de modelos mentais de negociação para agir sob pressão e incerteza Dentre as responsabilidades do líder de uma negociação destacamos as seguintes Selecionar os membros da equipe Delegar funções táticas aos membros Garantir o entusiasmo e a moral da equipe Preparar um plano geral Fazer e aceitar contrapropostas Não precisa o líder de uma equipe de negociação necessariamente ser aquele que tem o poder delegado e o maior nível hierárquico mas sim o negociador que reúne a maior diversidade de boas características relacionais e substantivas o que tende a atuar de maneira eficaz tanto no plano racionaltécnico quanto no plano emocionalcomportamental das negociações Execução e controle das condições e avaliação de negociações e administração de conflitos Na execução de uma negociação a energia deve ser canalizada para a eficácia do processo visando ao alcance dos objetivos estabelecidos Criar um clima adequado respeitando as tradições as percepções individuais e a experiência e fazer as abordagens adequadas são ações fundamentais para fortalecer o relacionamento objetivando o intercâmbio da informação Lembrando que a informação é um elemento precioso em uma negociação pois permite a exploração das reais necessidades e interesses das partes proporcionando dessa maneira a composição dos ganhos mútuos Nos primeiros minutos de uma negociação ou seja nas preliminares cada uma das partes está atenta e fazendo uma análise minuciosa sobre cada movimento dos participantes É importante prepararse corretamente em termos de vestuário comportamento conhecimento e atuação Segundo Carvalhal et al 2012 durante a interação é importante levar em conta ensinamentos derivados das negociações baseadas em princípios nas quais o negociador separa as pessoas do problema concentrase nos interesses inventa opções para ganhos mútuos e utiliza critérios objetivos aliados a uma comunicação eficaz Nesse processo o negociador garante Objetividade pois focaliza os interesses Confiança e relacionamento por tratar pessoas de forma digna atacando o problema por meio da busca de opções legítimas que atendam aos interesses das partes Isso proporcionará a obtenção de uma proposta irrecusável Uma proposta será irrecusável ser for Suficiente resolver o problema levando em conta os interesses das partes incluindo os interesses dos stakeholders Realista poder ser executada sem que nenhuma objeção de caráter técnico ou legal a torne impossível Operacional puder ser implementada também em seus aspectos funcionais Ainda de acordo com os autores uma proposta irrecusável será aquela em que a única resposta para sua apresentação seja o sim Não há como refutála Ela se revestirá assim das características fundamentais para ser levada adiante dando a ambos os negociadores a ponte de ouro de argumentos necessários para levála internamente e obter autorização para que ao acordo seja fechado Um dos objetivos principais de qualquer negociador deve ser a proposta irrecusável pois ela levará à materialização da parceria e ao reforço do relacionamento Fortalecer o relacionamento com um comportamento ético resultante da aplicação dos pontos expostos possibilita escolher o posicionamento estratégico ou tático mais adequado a cada situação O negociador ganha credibilidade e pode Ser mais assertivo quando necessário pois a outra parte entenderá uma manifestação assertiva como uma demanda que deve ser respeitada e não como uma agressão ou armadilha tática Conciliar por meio de uma concessão não será visto como fraco mas como produtor de um elemento no processo de reciprocidade uma concessão ou acomodação da outra parte naturalmente Evitar algum ponto para posterior discussão isso sem ser visto como negligente O controle de uma negociação ocorre após a etapa de encerramento da fase de execução e tem por objetivo específico controlar as condições posteriores avaliar o processo e aprender com a experiência É importante que os registros efetuados durante a fase de execução sejam analisados visando a um adequado acompanhamento da implementação e à busca do comportamento ideal para futuras negociações A relação entre o que foi previsto e o que foi realizado deve ser avaliada Para isso algumas perguntas devem ser respondidas Foram alcançados durante a execução os objetivos traçados durante o planejamento O que funcionou e o que não deu certo Que surpresas ocorreram Poderiam ser previstas com uma melhor preparação Como evitálas nas próximas rodadas As concessões foram equilibradas As MACNAs foram bem avaliadas Os interesses específicos foram explorados E os interesses dos stakeholders foram considerados Ainda de acordo com os autores a operacionalização dos acordos deve ser estudada com a elaboração paralela de planos e implementação Devem ser envolvidos os colaboradores que estão diretamente ligados ao projeto e sujeitos aos acordos ou contratos que regerão suas diversas etapas Muitas vezes o acordo é negociado por um grupo de pessoas e a implementação é feita por outro É importante a interação dos grupos de negociação com os de implementação para que a implementação reflita por meio de medidas adequadas os compromissos assumidos É no controle que acompanhamos as condições negociadas corrigimos desvios e verificamos a necessidade de alterações contratuais e eventualmente de renegociações revisões e ajustes