Trabalho de Planejamento e Controle de Produção 25 1

Entrega Realização em duplas Relatório 7 pontos De 7 a 12 páginas A4 margens estreitas Times New Roman 11 espaçamento simples Apresentação 3 pontos Duração de 5 minutos Conteúdo do trabalho 1 Selecionar um caso Pode ser uma empresa de manufatura ou serviços real ou reconstruído a partir de descrições em referências bibliográficas na literatura científica Descrever brevemente o casoprocessosprodutos envolvidos 2 Caracterizar um problema no PCP a ser investigado no caso selecionado Dores indicadores fora da meta relatos dos funcionários envolvidos conclusões de observações realizadas etc 3 Estruturar o trabalho sob a lógica do DMAIC metodologia Levantar dados analisar e elaborar alternativas de solução se baseando nos conceitos de JIT ToC e MRPMRPIIERP e justificar o porquê tais soluções poderiam resolver o problema quais seriam as contribuições melhorias Especificar o que é necessário para implementar cada solução e argumentar quais seriam os impactos positivos e negativos esperados delas Não é necessário implementar a solução no escopo do trabalho 4 Discutir como as soluções poderiam se relacionar com os 9 pilares da Indústria 40 e como poderiam alavancar esse conceito Critérios de avaliação Respeitar os limites de tamanho do relatório e tempo de apresentação Atender aos itens 1 a 4 anteriores Originalidade Quantidade de informação nova do relatório e apresentação do caso Referências Citação ao longo do texto para embasar o trabalho com lista de referências completas ao final em formato à escolha por ex ABNT consistentemente aplicado em todo o texto Posicionamento da ideia Comparações com outras abordagens possíveis apontamento dos diferenciais da solução Aplicação correta dos conceitos nas soluções Capacidade de síntese No relatório e na apresentação Trabalho em equipe Coordenação e domínio equilibrado do trabalho pela dupla Clareza no discurso coerência e sequência lógica das ideias CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA CELSO SUCKOW DA FONSECA CEFETRJ Diana Coelho Fernandes Diego Loureiro APLICAÇÃO DA METODOLOGIA DEMAIC NA AGÊNCIA GURMÊ Rio de Janeiro 2023 INTRODUÇÃO As transformações socioeconômicas que continuam a acontecer no mundo nos últimos anos têm apresentado diversos impactos no mercado de maneira geral As consequências da rapidez do processo de globalização incluem a intensificação da concorrência e do grau de exigência por parte do consumidor Nesse sentido as organizações têm buscado maneiras de aperfeiçoar seus processos e produtos sejam bens ou serviços a fim de garantir maior qualidade com custos reduzidos e obter maiores receitas a partir do aumento da produtividade e do rendimento de seus colaboradores Este trabalho tem como objetivo aplicar ferramentas utilizadas na metodologia DEMAIC A metodologia será incorporada em uma empresa de marketing digital chamada Agência Gurmê Sede esperase encontrar as restrições existentes no processo de criação e entrega dos conteúdos a fim de desenvolver soluções que melhorem continuamente o serviço diminuindo a insatisfação dos clientes finais A metodologia DEMAIC é uma união entre os conceitos de melhoria nos processos de uma empresa redução da variabilidade e diminuição e eliminação de desperdícios A vantagem de usar a metodologia é que é feito um planejamento de ações integradas mais inteligente otimizando os fluxos de trabalho e de controle da produção METODOLOGIA A metodologia escolhida para fundamentar e estruturar o presente trabalho é a DMAIC uma das principais ferramentas do Lean Six Sigma Dentre as mais variadas metodologias esta trata a qualidade de forma sistêmica ao incluir as ações e setores de uma organização não apenas focando nas conformidades de processos específicos Além da redução de erros o Seis Sigma é uma iniciativa organizacional estratégica um modelo focado em atingir resultados concretos melhorando a qualidade dos processos ao tornálos mais eficientes e criar valor acrescentado A iniciativa Seis Sigma portanto é um método estruturado e possui a sua própria metodologia aplicada no presente estudo que consiste em uma sequência de cinco etapas sendo elas DefineMeasureAnalyzeImproveControl sendo representada pela sigla DMAIC DEFINIR A primeira etapa referese à fase de Definição O principal objetivo é conseguir identificar qual será o processo a ser estudado Para isso inicialmente foram propostas três ideias de problemas que foram aplicadas em uma matriz esforço x impacto a fim de apontar a ideia mais prioritária Problemas Processo de gerenciamento e aprovação de novas postagens O processo de gerenciamento e aprovação das postagens das redes sociais é muito burocrático e possui muito retrabalho na aprovação das artes criadas Problemas Gestão dos canais de prospecção de clientes e parceria Dificuldade em gerenciar a prospecção de cliente onde os mesmos funcionários recorrem aos mesmos clientes ou empresas procurando parcerias por não saber se já foram contactados Problemas Falta de parâmetros para impulsionamento de conteúdo O conteúdo desenvolvido pode passar ou não por um impulsionamento para aumentar o alcance no entanto não existe um padrão para definir plataformas e tamanho do investimento Matriz esforço x impacto Para facilitar a escolha e poder escolher um projeto foi necessário realizar uma matriz esforço x impacto O objetivo dessa matriz é mostrar qual projeto seria possível obter o melhor resultado em relação aos outros sendo uma das suas principais vantagens a otimização de tempo quando se tem recursos limitados Ou seja ela busca analisar a atividade que necessita do menor esforço mas que também traga o maior impacto possível Depois de pronta ao analisar as notas finais da matriz foi observado que o projeto com a maior nota a Agência Gurmê seria o mais vantajoso de se aplicar a metodologia Figura 1 Matriz Esforço x Impacto A ideia representada pela cor roxa na matriz referese ao processo de gerenciamento e aprovação das postagens das redes sociais que é muito burocrático e possui muito retrabalho na aprovação das artes criadas o que gera atraso nas postagens finais ou alterações no cronograma em cima da hora Este projeto demandaria um esforço menor para um impacto de alta escala aos clientes e por isso foi o escolhido para ser analisado neste presente trabalho Matriz de Stakeholders Para otimizar a análise utilizase uma matriz para organizar a identificação dos Stakeholders na qual contém os nomes ou cargos de cada grupo de pessoas que faz parte do ciclo do produto nesse caso os posts do Instagram do cliente Nesta planilha foram colocados os três grupos de pessoas que passaram pelo processo os diretores funcionários e os clientes finais Depois de listados eles foram estudados e analisado o quanto eram influentes no processo Sendo assim as pessoas internas à empresa são as que mais sofrem influência e o cliente final se torna neutro por só ter contato com o produto finalizado Nome Totalmente contra Parcialmente contra Neutro Parcialmente a favor Totalmente a favor Diretores X Funcionários X Clientes X Figura 2 Matriz de Stakeholders Project Charter Já o Project Charter funciona como um documento que firma um acordo entre a equipe executora do projeto Nele é descrito todos os detalhes do processo a ser aplicado Ainda ele também possui descrito o objetivo específico ou a meta referente aos resultados previstos para o projeto e também o papel de cada pessoa dentro dele Título Otimização do processo de gerenciamento e aprovação de novas postagens Unid Neg Agência Gurmê Sede Área Marketing Gastronômico Processo Processo de gerenciamento e aprovação de novas postagens Patrocinador Não Existe Descrição do Problema O diretor de marketing e a diretora criativa são responsáveis pelo gerenciamento e aprovação de posts Atualmente o processo ocorre com problemas na comunicação entre os diretores em que algumas vezes não funciona da melhor maneira e ainda ocorrem algumas perdas de informação devido à má gestão e falta de uma ferramenta para esse processo Histórico do Problema O problema era reconhecido porém não era tomado como prioridade pois os clientes não tinham uma percepção direta do problema Requisitos do Cliente Um processo de aprovação de postagens mais fluido e com melhor comunicação entre diretores reduzindo o gargalo Contribuição para o negócio Reduzir para 15 o nível de estresse 5 dos colaboradores Menos estresse para os funcionários e reduzir em 25 o tempo médio de criação de post Redução do tempo do processo de aprovação Tipo de ganho produtividade padronização organização agilidade na entrega melhor desempenho dos funcionários Aprovação do gestor no projeto Diretor de Marketing Responsável pela aprovação Diretor de Marketing Aprovação da diretoria em Diretor de Marketing MEDIR Após as definições da etapa anterior seguindo o DMAIC devese passar à fase de medição do problema a fim de verificar o desempenho do processo atual mensurar e realizar a coleta de dados que serão importantes para para posterior análise na fase seguinte Para Lynch e Cloutier 2003 esta etapa abrange ações relacionadas à mensuração do desempenho dos processos e à determinação da variabilidade deles Para as análises foram elaborados o fluxograma do processo gráfico de espinha de peixe Diagrama de Ishikawa e um plano detalhado para coleta de dados Em primeiro plano foi necessário realizar um mapeamento atual do processo de modo a entender e facilitar as discussões tendo em vista o fluxo de transformação dessa operação Dessa forma foi elaborado o seguinte fluxograma de modo a entender a sequência de atividades da operação atual Figura 4 Fluxograma do processo de agendamento de posts da Agência Gourmet De modo a identificar as razões da demora no processo de agendamento de postagens foi utilizado o Diagrama de Ishikawa figura 5 cuja finalidade é organizar e entender as causasraízes de um problema analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo Assim utilizando o fluxograma elaborado acima foi possível realizar um brainstorming e apontar as possíveis causas do atraso na entrega do serviço avaliando cada etapa desse processo Figura 5 Diagrama de Ishikawa A partir do diagrama elaborado foi possível observar que os principais fatores que provocam o atraso do processo são de três principais naturezas 1 Equipamento problemas como falha na conexão 2 Mãodeobra estresse dos funcionários pela falha na comunicação 3 Método necessidade de ajustes nos posts e tempo de aprovação muito longo ocasionado pela falta de um mecanismo que agilize esse procedimento Assim pôdese estabelecer uma relação entre os principais problemas passíveis de alterações Foi observado dessa forma que o estresse dos funcionários a necessidade de ajuste nos posts e o tempo de aprovação muito longo são acometidos por origem semelhante a falha na comunicação decorrente de um mecanismo ineficaz de diálogo entre os funcionários da organização Em seguida como a etapa de medição consiste na avaliação do estado atual a partir de informações quantificáveis foi elaborado um plano de coleta de dados Esse plano foi organizado em uma planilha a ser preenchida a cada postagem A partir dela tornase possível quantificar o tempo do processo desde a elaboração até o agendamento de cada post o nível de estresse do funcionário durante o trabalho a relação entre o número de posts aprovados com e sem alteração o tempo de alteração de cada post e número de falhas ocorridas na comunicação Nesta fase foram coletados dados entre durante 7 dias totalizando 40 postagens cujas variáveis serão avaliadas na etapa Analisar ANALISAR Esta etapa da análise DMAIC consiste em analisar os dados coletados na etapa anterior Nesta etapa é possível tratar os dados analisar cenários identificar problemas a serem atacados e possíveis melhorias Nesta fase do projeto foram utilizadas ferramentas como gráfico de linhas em barras pizza colunas FMEA e algumas combinações Através da planilha de coleta de dados foi possível identificar que 625 dos posts precisavam ser aprovados com alteração A partir deste dado é possível observar que existe uma falha muito grande relacionada ao planejamento e entendimento dos requisitos dos posts que desencadeia em um grande retrabalho e uma consequente insatisfação dos colaboradores Figura 8 Gráfico pizza com porcentagem de posts aprovados com e sem alteração Ainda analisando os posts que foram aprovados com alteração foi considerado que 72 deles tiveram falha na comunicação em alguma etapa do processo que desencadeou a não aprovação imediata do post Figura 9 Esta análise somada à análise do primeiro indicador reforça o quão ineficiente estão os fluxos de informações sobre os requisitos e conteúdo dos posts Figura 9 Gráfico pizza com porcentagem de posts aprovados com e sem falha na comunicação A Planilha de Coleta de Dados registra que o tempo médio para a elaboração de um post é de 11 minutos e 57 segundos Quando houve a necessidade de reelaboração do post o tempo de produção aumentou 582 Figura 10 Este dado evidencia que a Agência Gourmet tem um elevado custo de correção uma vez que o colaborador terá que dedicar mais de 50 do tempo dedicado para ajustes As falhas custam caro para as empresas e este retrabalho se dá por dois principais motivos primeiro falta de alinhamento para elaboração dos posts e segundo por desinteresse e desmotivação dos colaboradores A queda de produtividade está diretamente relacionada ao aumento dos custos Significa dizer que a Agência Gourmet está tendo os mesmos custos em troca de menos posts produzidos Tal análise mostra o quão crítico é ter um nível alto de retrabalhos associado à falha de comunicação e baixa produtividade Figura 10 Gráfico do tempo médio de elaboração de pos com e sem alteração Além das análises acima citadas foi possível observar os níveis de stress dos colaboradores associados a cada produção de post Foi identificado que 28 dos posts foram relacionados aos maiores índices de stress Figura 11 Este dado não revela um número muito alto porém ainda é considerado um indicador que precisa ser gerenciado com bastante atenção já que está diretamente relacionado à produtividade do colaborador e a qualidade das suas entregas Figura 11 Gráfico da quantificação do nível de estresse em porcentagem Para corroborar com uma análise clara dos efeitos do aumento do tempo de elaboração do post também foi utilizada a ferramenta FMEA Failure Mode Effect Analysis O objetivo era identificar potenciais modos de falhas e quantificação da severidade dos seus efeitos Além disso foi possível observar potenciais deficiências no processo as quais devem ser atacadas com maior prioridadeFigura 12 Figura 12 Tabela FMEA do processo de elaboração de post Foi concluído que as falhas com maiores riscos são a falta de entendimento das especificações falha na identificação de posts em análise e não aprovação do post Estas falhas foram identificadas nas etapas planejar post enviar post para aprovação e analisar post respectivamente As causas identificadas foram as falhas na comunicação e a falta de ferramentas de gestão integrada Estas falhas geram efeitos como o conteúdo do post ser planejado sem atender aos requisitos perda de fluxo e consequentemente replanejamento e nova produção do posts As falhas identificadas foram a base para desdobrar as propostas de melhorias deste trabalho que serão apresentadas na fase seguinte MELHORAR A quarta fase do projeto tem como objetivo o estudo e a implementação das melhorias que solucionem os problemas levantados eliminando as causas raízes Portanto diante das análises gráficas e conclusões realizadas na etapa anterior podese entender que grande é a falha de comunicação e o tempo de criação do post Com o objetivo de diminuir essas atuais dores do processo apresentase as seguintes propostas de melhoria 1 Criar um briefing de cada posts onde o gerente superior vai detalhar o que ele espera do post nos seguintes pontos foco da mensagem cor principal palavraschaves para o texto e dimensões da arte Este ponto tem como objetivo garantir que a expectativa do Diretor de Marketing esteja alinhada com o que a Diretora Criativa irá realizar proporcionando uma diminuição nas falhas de comunicação 2 Utilizar um meio de comunicação profissional entre colaboradores Com a utilização de um meio de comunicação mais profissional entre colaboradores conseguimos com que as mensagens em relação ao trabalho não se misturem com as de assunto pessoal e lazer fazendo com que os colaboradores saibam segmentar suas mensagens e rapidamente as consiga identificar podendo priorizálas no período de trabalho 3 Fazer o controle de finalização e alteração dos posts através de uma planilha Uma forma que encontramos de agilizar esse processo e ficar de mais fácil visualização é substituir o gerenciamento de pasta por uma planilha onde ali ficam listados todos os posts com seus respectivos status 4 Utilizar de automações para integrar a planilha de controle com a de comunicação disparando um aviso quando finalizar a criação e a alteração Com a nova forma de controle dos status dos posts e com o novo canal de comunicação entre os colaboradores é possível realizar integrações entre as ferramentas que disparam avisos automaticamente CONTROLAR Esta fase é a última fase do projeto que tem como objetivo evitar que o sistema volte ao estado anterior para isso serão criados mecanismos de controle que garantam o novo nível de desempenho Os mecanismos de controle são essenciais pois qualquer sistema tende a ficar novamente fora de controle caso os mecanismos não existam ou não sejam adequados Nesta fase também é feita a passagem de bastão para o dono do processo uma vez que a aplicação desses mecanismos de controle só é efetiva se realizada periodicamente ao longo de toda existência do processo e ninguém melhor que o dono do processo para poder controlar este 1 Avaliação Periódica dos Indicadores Acompanhado de um Dashboard Para realizar essa avaliação foi criado um Formulário para ser respondido pelos funcionários semanalmente com objetivo de reunir as principais informações dos indicadores que resolvemos atacar melhorando neste processo Ao recolhermos respostas deste formulário iremos ter novos dados sobre o processo que poderão ser comparados com os dados recolhidos na fase medir antes da mudança 2 Manual do funcionário O manual consiste em um documento criado para comunicar as informações sobre as mudanças relacionadas ao processo que os funcionários devem saber Assim funciona como uma orientação sobre os procedimentos atualizados a fim de manter o novo padrão estabelecidoEle contempla as cinco principais etapas do planejamento de postagens que são a elaboração dos posts preenchimento da planilha alertas do Slack e o preenchimento da avaliação de indicadores CONCLUSÃO Este trabalho teve como proposta utilizar a metodologia DEMAIC para a melhoria de um processo da Agência Gurmê Foi realizada uma análise com três possíveis problemas para atuação e após a escolha realizar um ciclo de melhoria seguindo as etapas do DMAIC para melhorar e otimizar o processo de gerenciamento e aprovação de novas postagens da Agência Gurmê De modo a realizar uma análise mais aprofundada das causas do problema foi elaborado o fluxograma do processo diagrama de Ishikawa e um plano de coleta de dados para avaliação do estado atual a partir de informações quantificáveis A partir da análise dos dados coletados foram identificadas e escolhidas as principais causas de problemas no processo a serem solucionadas neste trabalho Para solução dos problemas identificados foram propostos briefing para cada post ferramenta de comunicação profissional entre os colaboradores controle de finalização e alteração dos posts através de uma planilha e automações com ferramentas a planilha de controle com o a plataforma de comunicação Essas propostas de solução quando bem aplicadas e controladas prometem reduzir o nível de estresse dos colaboradores reduzir o tempo médio do processo de aprovação de posts aumentando a produtividade padronizando o processo e maximizando os indicadores financeiros da Agência Gurmê