Comunicação Organizacional: Conceitos e Aplicações no Ambiente Empresarial

Introdução Certamente você reconhece a importância da comunicação oral e escrita para seu desenvolvimento pessoal profissional e acadêmico Contudo já ouviu falar em comunicação organizacional Sabe qual é o papel da comunicação nas organizações empresariais Conhece as estratégias desse tipo de comunicação e quais as dimensões de sua aplicação na esfera empresarial Assim como em todas as esferas da sociedade no âmbito organizacional seja em instituições públicas ou privadas a comunicação possui muita relevância pois perpassa muitos dos processos e rotinas empresariais como o envio e o recebimento de documentos oficiais memorandos apresentações orais de resultados ou novos produtos além de serviços a sócios ou clientes ofícios e inclusive o uso de ferramentas digitais de comunicação com o público interno e externo como email sites corporativos redes sociais entre outros Sendo assim neste último capítulo trataremos do conceito e da aplicação da comunicação empresarial para que possamos compreender sua perspectiva teórica e aplicar os conceitos apresentados na rotina profissional superando os desafios envolvidos na interação entre gestores funcionários clientes e sociedade em geral Bons estudos Tempo estimado de leitura 49 minutos 41 Comunicação organizacional A comunicação é um fator determinante para a vida humana As pessoas comumente encontram modos diferentes de se comunicar a fim de transmitir mensagens tanto em situações cotidianas quanto em situações formais como nos negócios por exemplo No contexto organizacional ou corporativo também chamado de empresarial a comunicação é necessária para que rumos e posicionamentos sejam estabelecidos Desde a interação oral entre funcionários até a comunicação escrita por meio de documentos como cartas ofícios memorandos avisos e formulários são essenciais para que os processos corporativos ocorram satisfatoriamente Por isso a partir de agora abordaremos questões gerais sobre a cultura organizacional e sobre os atores envolvidos colaboradores clientes gestores fornecedores parceiros e sociedade os quais são fundamentais para que as formas de comunicação utilizadas alcancem os objetivos pretendidos 411 A cultura organizacional Conforme o Dicionário de Português o termo cultura significa normas de comportamento saberes hábitos ou crenças que diferenciam um grupo de outro Assim a cultura organizacional se configura como os valores e as práticas próprios do ambiente corporativo ou seja a forma como os funcionários se relacionam entre si e como isso reflete no serviço que a empresa oferece para seus clientes Além disso a cultura das organizações diz respeito à forma como os gestores diretores gerentes supervisores entre outros atuam seja diante dos desafios vivenciados durante uma crise econômica seja quando pretendem expandir os negócios Dessa forma embora cada organização possua suas especificidades e portanto uma cultura própria algumas rotinas são compartilhadas por muitas organizações empresariais como é o caso da contratação de funcionários a partir de um processo seletivo que prevê a análise de currículo e a entrevista Assim os processos seletivos as reuniões administrativas as apresentações de resultados e os planos de metas são sempre permeados por atividades comunicativas próprias do mundo empresarial Figura 1 A entrevista de emprego faz parte da cultura organizacional de empresas públicas e privadas embora algumas utilizem concursos para contratação Fonte Adam Gregor Shutterstock 2021 PraCegoVer Na figura temos a fotografia de duas pessoas sendo que uma está conduzindo uma entrevista enquanto a outra é uma entrevistada A mulher à esquerda segura uma pasta azul e uma caneta Ela está sorrindo Ao fundo podese observar uma grande janela Outro ponto relevante de nossa discussão é a identidade organizacional Toda empresa possui uma identidade própria e deseja transmitila ao seu público geralmente com a questão visual marca cores e fonte de letra utilizada e a linguagem adotada em campanhas publicitárias que pode ser percebida com os slogans utilizados Figura 2 As organizações públicas e privadas criam sua identidade a fim de cativar o público Fonte BRASIL 2018 s p PraCegoVer Na figura temos o slogan das eleições de 2018 com a hashtag vempraurna Dessa forma é perceptível a presença de elementos da linguagem verbal e não verbal na composição da identidade das organizações o que ressalta ainda mais a importância da comunicação para a cultura corporativa Nesse sentido Marchiori 2017 p 140 aponta para ela como um fator determinante para a cultura organizacional inclusive para que se torne mais humanizada A comunicação é vista como um processo de sustentação da organização Portanto exige dos profissionais da área uma postura global de avaliação de cada realidade algo que os leve a análises mais profundas do contexto organizacional e não ajam meramente baseados em técnicas Esse comportamento reafirma e contribui para a visão estratégica que o mundo vem exigindo dos profissionais de comunicação Na sequência vamos compreender melhor como ocorre o processo comunicativo nas organizações Além disso observaremos mais atentamente como ele pode ser conduzido de modo a contribuir para o sucesso de todos os atores envolvidos na efetivação da rotina profissional corporativa 412 A comunicação nas organizações De acordo com Chiavenato 2006 p 142 a comunicação é a troca de informações entre indivíduos Significa tornar comum uma mensagem ou informação Constitui um dos processos fundamentais da experiência humana e da organização social Em outras palavras é com a comunicação entre os indivíduos que a sociedade se organiza A comunicação constitui portanto um processo indispensável para as organizações uma vez que os indivíduos que dela participam precisam se relacionar uns com os outros e atribuir sentido ao que falam e escrevem Idalberto Chiavenato é doutor e mestre em Administração especialista em Administração de Empresas e graduado em Filosofia e Pedagogia Além de professor é um renomado palestrante e autor de diversas obras sobre Administração Recursos Humanos estratégia organizacional e comportamento organizacional Ele considera a comunicação inclusive um importante fator de sucesso das organizações A comunicação para Marchiori 2017 precisa estar adaptada ao contexto ou seja ao tempo ao lugar e aos interlocutores Isto é precisa estar relacionada às pessoas envolvidas no processo comunicativo De fato segundo a Teoria da Comunicação de Jakobson a transmissão de mensagens abrange sempre um emissor e um receptor envolvidos em um determinado contexto situacional os quais tratam de um assunto ou referente por meio de um canal e de um código Assim a comunicação envolve troca de ideias de opiniões e de emoções Sem comunicação sabemos que não podem existir relações humanas MARCHIORI 2017 p 147 Vânia Bueno no vídeo Comunicação e Desenvolvimento Organizacional apresenta um panorama da comunicação no âmbito empresarial e aponta as principais mudanças ocorridas no processo comunicativo dentro das empresas Você pode ver o vídeo completo clicando no botão baixo Acesse O processo comunicativo principalmente no âmbito empresarial envolve ainda o feedback uma resposta ou reação a uma determinada ação realizada ou mensagem transmitida O feedback pode ser positivo ou negativo mostrandose útil para que as ações realizadas sejam constantemente avaliadas e se necessário sejam corrigidas Agora é certo que todos os administradores devem reconhecer a importância da comunicação dentro da instituição mas será que todos a conduzem de forma adequada A comunicação está sendo utilizada apenas de forma superficial ou está sendo um elemento de interação e relacionamento entre os indivíduos que compõem a organização Para que a estratégia seja eficiente são necessárias a reflexão e a avaliação do que está sendo feito para que se possa rever caminhos e pensar em novas alternativas que melhorem o processo da comunicação institucional Previous Next A seguir discutiremos a atuação de profissionais especificamente na área de comunicação organizacional de modo a garantir a eficiência dos processos comunicativos das instituições 413 O profissional da comunicação organizacional A comunicação organizacional em algumas empresas ocorre de forma descentralizada com a contribuição de profissionais de diferentes áreas e setores Entretanto a competitividade do mercado e a consequente busca por melhores resultados levou muitas organizações a montar estratégias para a melhoria na qualidade dos processos comunicacionais Assim levando em consideração que essa qualidade é alcançada por meio de dedicação experiência e maturidade de ideias e técnicas acompanhando as mudanças sociais e culturais de dentro e de fora das instituições tornase importante traçar planos estratégicos de comunicação com equipes engajadas nessa tarefa Pimentel 2017 aponta que o comunicador corporativo deve unir as capacidades de gestão e comunicação Nesse sentido mais que formação educacional ele deve ter bom nível de comunicação interpessoal e empresarial visão estratégica experiência e noção do todo Conhecer o contexto da organização seus objetivos suas metas sua missão sua visão e seus valores é essencial para a realização de um trabalho satisfatório PIMENTEL 2017 p 32 Na sequência vamos analisar um caso prático para compreendermos melhor a atuação dos atores envolvidos na comunicação organizacional José é gestor de uma empresa de vestuário Preocupado com a reputação da empresa no mercado e também com a manutenção do bom relacionamento entre os funcionários contratou uma consultoria em comunicação corporativa Com essa consultoria aprendeu que é muito importante manter um contato constante com seus clientes por meio de canais como telefone email e redes sociais bem como permitir que o cliente apresente sua opinião sobre os produtos e serviços oferecidos pela empresa a fim de buscar melhorias que atendam às necessidades do seu público Além disso mais do que se preocupar com o contato da empresa com seus clientes é preciso cuidar da comunicação interna da empresa ou seja dialogar com os funcionários no ambiente de trabalho e compreender suas necessidades e anseios justamente para que os resultados esperados sejam alcançados de forma eficiente Assim sabendo disso José partiu para a criação de canais de relacionamento com os colaboradores da empresa uma TV corporativa e um jornalmural em que começaram a ser expostas as principais notícias em relação à organização José ainda passou a prezar pelo contato face a face com os funcionários no cotidiano o que ampliou sua visão sobre todos os setores da organização permitindo analisar melhor suas estratégias administrativas O profissional de comunicação organizacional então deve sempre elaborar planos de comunicação interna entre funcionários e gestores realizar ações de marketing institucional atender bem os clientes e ter um bom relacionamento com gestores imprensa e membros da sociedade civil Nessa função convergem conhecimentos de administração marketing jornalismo publicidade relações públicas entre outros Figura 3 O profissional de comunicação é responsável por elaborar conteúdos que conectem gestores funcionários e sociedade civil Fonte Rawpixelcom Shutterstock 2021 PraCegoVer Na figura temos uma ilustração digital com um grupo de pessoas sentado ao redor de uma mesa redonda na parte inferior Uma das silhuetas está de pé apontando para um grande espaço em branco com a apresentação de exemplos de templates para web fazendo referência ao conteúdo produzido na internet Temos ainda que o trabalho de comunicação organizacional em algumas instituições é terceirizado partindo da contratação de empresas especializadas em gestão de comunicação responsáveis por elaborar materiais sites blogs jornais e revistas institucionais e campanhas publicitárias realizar consultorias com gestores e formular planos para gerenciamento de crises como no caso de surgimento de falsos boatos ou reclamações feitas em redes sociais Entre as profissões envolvidas nessa função estão jornalistas publicitários atores de relações públicas e designers No tópico a seguir você conhecerá as diferentes dimensões da comunicação organizacional as quais compõem o fluxo de comunicação interna e externa das instituições 42 Perspectivas da comunicação organizacional A comunicação organizacional perpassa todas as formas de comunicação de instituições públicas e privadas Para obter êxito nesse trabalho é preciso atuar de forma integrada tendo em mente categorias a saber comunicação institucional interna administrativa e mercadológica Nessa perspectiva certas decisões tomadas dentro das instituições sejam elas públicas ou privadas precisam ser comunicadas a todos os setores eou indivíduos que a compõem bem como ao público a quem se destina seu trabalho Dessa forma tornase possível que todos trabalhem com a mesma perspectiva e compreendam as mudanças de trajetória que possam por ventura ocorrer Por exemplo imagine uma instituição educacional que elabora desde o início do ano todo o calendário anual de atividades incluindo os períodos de matrícula avaliação férias recessos e feriados Suponha que por algum motivo seja necessário adiantar em uma semana o período de avaliações Não somente os gestores devem ser comunicados formalmente sobre a alteração de datas previstas no calendário acadêmico mas também todos os professores funcionários estudantes e seus responsáveis além da equipe gráfica que cuida da formatação e impressão das provas no intuito de realizar as tarefas envolvidas com êxito Os atores envolvidos na elaboração do plano de comunicação gestores funcionários ou colaboradores clientes acionistas parceiros fornecedores e sociedade são chamados de stakeholders Em outras palavras são o público interno e externo de uma instituição Na sequência vamos conhecer cada um desses tipos de comunicação organizacional 421 Comunicação institucional Segundo Pimentel 2017 p 58 a comunicação institucional tem como objetivo zelar pela imagem da instituição diante dos stakeholders É responsável pela construção e manutenção da identidade corporativa da organização Kunsch 2003 p 164 por sua vez afirma que a comunicação institucional está intrinsecamente ligada aos aspectos corporativos institucionais que explicitam o lado público das organizações constrói uma personalidade creditiva organizacional e tem como proposta básica a influência políticosocial na sociedade onde está inserida Assim fazem parte da comunicação institucional a construção da identidade visual da empresa a divulgação de sua filosofia suas políticas e seus objetivos bem como as estratégias de identificação do público com a empresa possibilitando uma interação maior entre a instituição e o públicoalvo Com a comunicação institucional as organizações têm a possibilidade de se desenvolverem e se consolidarem no mercado além de engajarem o público No entanto ela precisa ser coerente com a missão visão e valores da organização a que se refere Figura 4 Diversas instituições divulgam informações institucionais como seu histórico sua missão visão e valores em seus sites como é caso da Receita Federal do Brasil Fonte BRASIL 2018 online PraCegoVer Na figura temos o print da página da Receita Federal em que pode ser encontrada sua missão sua visão e seus valores A comunicação institucional é portanto o conjunto de ações comunicativas por meio das quais as instituições buscam ganhar simpatia credibilidade e confiança de seu público Ações efetivas de comunicação institucional combatem o desconhecimento sobre a instituição e projetam sua boa imagem diante do público mostrando organização responsabilidade e qualidade Contudo vale destacar que a comunicação institucional não acontece de forma isolada mas sim integrada A seguir conheceremos melhor sobre a comunicação mercadológica 422 Comunicação mercadológica A comunicação mercadológica diz respeito à divulgação dos produtos ou serviços desenvolvidos por uma empresa com base em pesquisas de mercado que apontam as necessidades e os anseios do público consumidor São exemplos de comunicação mercadológica o Serviço de Atendimento ao Consumidor SAC a publicidade o marketing digital a promoção de vendas e a participação em feiras e exposições através das quais o público tem a chance de entrar em contato com a instituição Figura 5 A comunicação mercadológica está diretamente ligada ao marketing da empresa Fonte Rawpixelcom Shutterstock 2021 PraCegoVer Na figura temos a fotografia de um grupo de pessoas sentado ao redor de uma mesa Em cima desta encontramos ilustrações indicando xícaras tablets papéis pastas e uma grande cartolina com as particularidades do marketing como time produto conceito e venda Com o advento das novas tecnologias e a consequente modernização dos processos comunicativos na sociedade as instituições públicas e privadas vêm acompanhando essas constantes mudanças e mantendo contato com seu públicoalvo por meio de plataformas digitais como é o caso dos websites e das redes sociais Um exemplo dessa realidade ocorreu nas eleições brasileiras de 2016 em que muitos candidatos à prefeitura se comunicavam com seus potenciais eleitores por suas redes sociais respondendo questões e monitorando os interesses da população a fim de fazer uma campanha que agradasse a todos No plano estratégico de marketing é possível analisar os pontos fortes e fracos da concorrência e identificar problemas soluções e tendências além de definir metas e formas de comunicação com o público Mediante o conhecimento sobre o mercado a empresa poderá traçar o perfil do seu consumidor PIMENTEL 2017 p 76 grifo nosso Portanto a comunicação mercadológica das organizações se compõe de uma mensagem persuasiva elaborada com base nas necessidades do público ao qual se destina e por meio dos canais a que o público tem acesso É interessante notar ainda a existência de uma comunicação mercadológica voltada para as pessoas que compõem as organizações o endomarketing Nessa perspectiva o funcionário também chamado de colaborador é um indivíduo que precisa ser respeitado e valorizado em seus direitos profissionais sendo considerado público das ações mercadológicas visto que também é consumidor ou seja um cliente interno Nesse sentido segundo Brum 1998 p 16 o endomarketing é visto como um conjunto de ações utilizadas por uma empresa ou determinada gestão para vender a sua própria imagem a funcionários e familiares Na sequência vamos entender sobre a comunicação administrativa 423 Comunicação administrativa A comunicação administrativa tem como objetivo fazer circular mensagens no âmbito administrativo da empresa Esse processo é composto por planejamento administração e controle do fluxo comunicativo da organização com foco nos resultados Segundo Pimentel 2017 p 60 a comunicação administrativa envolve normas regulamentos e rotinas de uma empresa as quais devem guiar os funcionários no que diz respeito às suas funções e também aos processos Ela ocorre em geral por meio de documentos como formulários e planilhas que padronizam tarefas e coletam informações em tempo real para posterior apresentação de resultados É portanto um processo de comunicação formal da organização e pode ocorrer por meio de textos orais mas principalmente por documentos escritos Figura 6 A comunicação administrativa por sua formalidade ocorre principalmente por meio de documentos escritos como relatórios e formulários Fonte Feng Yu Shutterstock 2021 PraCegoVer Na figura temos a fotografia de diversas pastas algumas coloridas outras pretas Tratamse de arquivos Há uma mão mexendo nessas pastas Com esses documentos realizase o acompanhamento das tarefas a serem cumpridas daquelas que estão em andamento e das que foram finalizadas a fim de viabilizar o surgimento de novas demandas que necessitam de atenção A seguir você conhecerá a comunicação interna muito semelhante à comunicação administrativa 424 Comunicação interna A comunicação organizacional interna é o processo comunicativo que ocorre entre todas as áreas da empresa permitindo a interação entre gestores e funcionários Dessa forma propicia um engajamento de todas as pessoas que compõem a organização facilitando sua rotina e seus processos internos Deve ser mantida portanto a seriedade e a responsabilidade do ambiente corporativo evitando que surjam e se espalhem falsos boatos a partir de mensagens ambíguas ou sem interesse corporativo Jornais e revistas institucionais bem como murais de avisos e boletins são alguns exemplos de comunicação interna Figura 7 A produção de jornais e revistas institucionais são exemplos de comunicação interna Fonte qvist Shutterstock 2021 PraCegoVer Na figura temos a fotografia de cinco jornais físicos dobrados se sobrepondo Atualmente as empresas vêm utilizando ferramentas digitais que possibilitam a comunicação entre diferentes setores da empresa como o email e os aplicativos de troca instantânea de mensagens com os quais todos os funcionários têm a possibilidade de expressar sua opinião e apresentar suas demandas Os gestores por sua vez precisam estar devidamente capacitados tanto para lidar com essas demandas como para organizar o fluxo de comunicação evitando que críticas e sugestões sejam mal interpretadas Assim é possível dar um feedback rápido e direcionado às questões levantadas Além disso para que haja eficiência na comunicação interna é necessário que a comunicação seja direta organizada e de fácil compreensão dispensando o uso de palavras rebuscadas evitando ruídos na comunicação Sobre o cuidado com a linguagem na comunicação interna via email por exemplo Guimarães 2012 p 248 nos alerta que se você passar sempre uma imagem de profissional zeloso bemeducado que revisa com cuidado suas mensagens e não comete erros gramaticais terá mais chances de ser lembrado na hora que surgir uma boa oportunidade profissional É preciso ainda abrir canais de comunicação para que os colaboradores possam manifestar sua opinião e sugerir ideias soluções e melhorias para implantação no âmbito institucional O livro Em Pauta Manual Prático da Comunicação Organizacional de Marina de Oliveira Pimentel aborda de maneira simples e dinâmica as interfaces da comunicação organizacional apresentando os fluxos de comunicação internos e externos que são aspectos importantes para o planejamento das estratégias comunicativas das instituições Dessa forma os quatro fluxos comunicativos devem agir de forma integrada para que seja possível a visão do todo organizacional e a interação entre os processos comunicativos internos e externos No próximo tópico para entendermos mais a fundo sobre o assunto abordaremos as principais dimensões da comunicação organizacional e como se realizam na prática empresarial 43 As dimensões humana instrumental e estratégica da comunicação organizacional Além dos tipos de comunicação institucional mercadológica administrativa e interna é importante destacar as interfaces da comunicação organizacional Em outras palavras a forma como cada um dos tipos de comunicação pode ser utilizada humana instrumental e estratégica De fato ao longo dos anos a comunicação empresarial vem deixando de ser mecânica e unilateral dos setores de maior hierarquia para os setores de menor hierarquia para se tornar mais interativa possibilitando a participação de um maior número de colaboradores nos processos da empresa inclusive na tomada de algumas decisões No entanto Kunsch 2012 afirma que ainda falta maior abertura de canais de diálogo que favoreçam a real valorização das pessoas que formam as instituições 431 Dimensão humana da comunicação Considerando que as instituições são compostas por seres humanos e que estes são influenciados por fatores sociais culturais políticos e econômicos é fundamental pensar na comunicação interpessoal dentro das organizações Para Kunsch 2012 uma alterativa para potencializar a humanização da comunicação organizacional é a criação de canais de comunicação internos diretos conectando chefes e colaboradores de todos os níveis hierárquicos das instituições de forma que todos se percebam como parte importante da equipe para o desenvolvimento da organização Assim ainda de acordo com a autora temos que atentar para a humanização das organizações nunca foi tão necessário como no mundo globalizado e desigual de hoje no qual o emprego é privilégio de poucos e esses poucos precisam muitas vezes trabalhar para muitos se quiserem continuar empregados KUNSCH 2012 p 272 Figura 8 A dimensão humana da comunicação aproxima a gestão e os funcionários das organizações que são ouvidos e valorizados Fonte Konstantin Chagin Shutterstock 2021 PraCegoVer Na figura temos a fotografia de um grupo de pessoas de pé formando um círculo Elas estão com as mãos estendidas no centro Muitas empresas já estão atentas a essa questão e constantemente abrem espaço para que todos os indivíduos opinem sobre assuntos diversos relacionados à instituição o que faz aumentar também o nível de engajamento dos colaboradores que não se sentem intimidados por seus chefes uma vez que são vistos a partir de suas características pessoais e profissionais como parte importante para o sucesso da organização 432 Dimensão instrumental da comunicação Além da interface humana existe a dimensão instrumental da comunicação organizacional Nessa perspectiva o foco está nos instrumentos utilizados para a transmissão de informações A comunicação é pois vista de forma linear técnica e funcional Dessa maneira entendese a comunicação como uma forma de viabilizar os processos empresariais e permitir que a instituição alcance seus objetivos ou seja suas metas Contudo essa dimensão da comunicação organizacional é criticada por ignorar os contextos em que estão inseridos os indivíduos envolvidos nos processos organizacionais Com efeito há alguns anos grande parte das empresas ainda entendia a comunicação da perspectiva estritamente instrumental como um meio para o alcance dos fins pretendidos Assim a interação que existia entre chefes e colaboradores era unilateral isto é uma transmissão de ordens e direcionamentos determinada de cima para baixo na esfera de poder Com as mudanças sociais ocorridas atualmente a dimensão instrumental foi abrindo espaço para a dimensão humana mais preocupada com o diálogo e com a interação entre os participantes dos processos empresariais e não somente entre os gestores 433 Dimensão estratégica da comunicação A dimensão estratégica da comunicação por sua vez é muito semelhante à dimensão instrumental visto que também tem foco na eficácia dos processos e resultados da empresa O que as diferencia é o fato de que a dimensão estratégica busca alinhar as ações comunicativas que existem na instituição de forma planejada e organizada em relação à missão à visão e aos valores da organização Essa dimensão da comunicação empresarial é importante por agregar valor à instituição destacandoa no mercado e potencializando o alcance de seu públicoalvo Em geral esse plano de gestão comunicacional da empresa é produzido por profissionais especialistas em comunicação que refletem sobre os processos de comunicação interna e procedimentos de comunicação externa Ou seja sobre a relação da organização com o públicoalvo e a sociedade A eficiência de um plano estratégico de comunicação portanto faz com que a empresa seja bem vista tanto por seus funcionários quanto pela comunidade externa a ela É relevante destacar também que as três dimensões da comunicação humana instrumental e estratégica podem ocorrer simultaneamente em uma mesma organização porém uma pode ocorrer com maior ou menor frequência do que outra Por isso é importante que os gestores das organizações conheçam e identifiquem cada uma delas em seu ambiente de trabalho e periodicamente avaliem os processos comunicacionais para que se possa verificar a necessidade de realizar novas estratégias de melhoria No próximo tópico abordaremos as estratégias de planejamento da comunicação organizacional das instituições abrangendo a comunicação escrita e a comunicação oral 44 Planejamento da comunicação organizacional A partir de agora vamos explorar a dimensão estratégica da comunicação organizacional abrangendo a comunicação oral e escrita Anteriormente vimos como é importante para uma organização possuir um plano estratégico de comunicação afinal muitas empresas sofrem com problemas de ruído na comunicação ambiguidades e até malentendidos justamente por não planejarem suas ações comunicativas e por não preparem seus gestores para as práticas de comunicação oral e escrita Dessa forma esse planejamento pode ser organizado por uma equipe de especialistas que se dedicam à comunicação organizacional mas também pode se configurar como um trabalho conjunto de gestores e colaboradores envolvendo vários setores empresariais a exemplo de recursos humanos área comercial logística produção e administração Considerando então que a comunicação estratégica visa à elaboração de planos para que a instituição atinja seus objetivos o primeiro passo para o plano estratégico de comunicação é o diagnóstico e a definição dos objetivos a serem alcançados Pimentel 2017 aponta alguns passos fundamentais conforme vemos na figura a seguir Figura 9 Passos fundamentais para a elaboração de um plano estratégico de comunicação organizacional Fonte Elaborada pela autora baseada em PIMENTEL 2017 PraCegoVer Na figura temos um esquema indicando os passos fundamentais para a elaboração de um plano estratégico de comunicação organizacional De cima para baixo encontramos a identificação do públicoalvo o mapeamento dos canais de marketing e comunicação com o público o cálculo dos recursos necessários para a realização das ações do plano a designação dos canais a serem utilizados para a comunicação e o estabelecimento de um processo constante de avaliação das ações A seguir detalharemos as fases de diagnóstico e definição de objetivos além da identificação do público do mapeamento e designação dos canais de comunicação e de recursos necessários 441 Diagnóstico e definição dos objetivos Primeiramente é necessário que o plano de comunicação esteja alinhado à visão à missão e os valores da instituição Nessa perspectiva devese pensar quais são os objetivos propostos de acordo com a situação da organização melhorar os resultados de vendas atingir um público maior e mais diversificado melhorar a imagem da empresa diante da sociedade civil aprimorar o fluxo de comunicação interna ou de comunicação mercadológica entre tantos outros Com isso o diagnóstico da situação da empresa pode ser realizado por meio da reflexão sobre o ponto em que ela está e onde pretende chegar ou seja quais são seus objetivos e metas Além disso é necessário analisar se a partir do estado em que a instituição está é possível alcançar aquilo que pretende ou se algo precisa ser retirado ou acrescentado na rotina comunicacional da organização Com base nesse panorama é possível traçar as estratégias para compor o plano de comunicação da organização É interessante notar que esse tipo de procedimento é comum em empresas de grande porte como as multinacionais que se dedicam fortemente ao plano de comunicação interna e externa a fim de manter o bom relacionamento entre seus gestores colaboradores clientes parceiros e fornecedores Contudo pequenas e médias empresas nem sempre se preocupam em planejar e executar ações de comunicação que fortaleçam os vínculos internos e externos da organização Você já deve ter percebido como é importante pensar na comunicação como um fator preponderante para o sucesso de uma instituição seja ela pública ou privada Portanto refletir produzir e colocar em prática um plano estratégico de comunicação faz toda a diferença para o sucesso empresarial independentemente do tamanho da organização Existem diversas formas de obter uma consultoria em gestão da comunicação organizacional Além das empresas especializadas em comunicação organizacional há instituições como o Sebrae a Câmara de Dirigentes Lojistas e até universidades que executam esse serviço com um baixo custo ou gratuitamente para pequenos e médios empreendedores que desejam progredir no mercado A seguir abordaremos os demais elementos que compõem o plano de comunicação organizacional o públicoalvo os canais de comunicação interna e externa e os recursos necessários para a execução das tarefas elencadas no plano 442 Plano de comunicação organizacional o público o canal e os recursos Para delimitar o públicoalvo das ações de comunicação para quem se deseja comunicar algo é preciso realizar um mapeamento para tentar compreendêlo sua média de idade renda escolaridade gênero localização e hábitos Suponhamos por exemplo que um salão de beleza esteja elaborando seu plano de comunicação Uma boa estratégia para essa empresa é reconhecer e analisar o seu entorno o bairro onde está localizado e o perfil das pessoas que residem ou frequentam esse bairro pois tratase de um público em potencial A organização deve portanto procurar atender às expectativas do seu público Por outro lado é importante também analisar a concorrência a fim de compreender o mercado e incorporar boas práticas que possam melhorar os resultados Por conseguinte é preciso levar em consideração o perfil do público para definir os canais de comunicação que podem ser utilizados para atingir os objetivos propostos Muitos são os canais de comunicação com o cliente como a televisão o rádio a internet o telefone entre muitos outros Dessa maneira a especificação dos canais que atingem o público de forma eficiente é um passo para que a empresa esteja sempre próxima dos clientes e para que eles saibam onde buscar informações sobre os serviços ou produtos oferecidos Por outro lado não podemos esquecer da comunicação interna É importante definir esses canais para além das reuniões periódicas com a equipe É preciso portanto definir um ou mais canais formais de comunicação como murais boletins internos e emails bem como outros mais acessíveis de comunicação dinâmica e ágil como os aplicativos de mensagens instantâneas principalmente para a resolução de pequenas questões A manutenção de uma comunicação interna eficiente e harmoniosa motiva e engaja as pessoas que compõem o time da organização O livro Redação Empresarial de Maria Alice da Silva Braga é um excelente subsídio para profissionais que trabalham direta ou indiretamente nos processos comunicativos das empresas contribuindo para a promoção de práticas comunicativas escritas e para a projeção da instituição Vale a pena ler a obra e se aprofundar no assunto Concomitantemente à especificação dos canais de comunicação externa e interna devese também calcular os recursos necessários para a execução das ações de comunicação visto que não devem fazer parte do plano ações estratégicas que não caibam no orçamento da empresa como campanhas publicitárias na televisão com a participação de grandes estrelas do cinema o que é bastante dispendioso Assim devem ser selecionadas para o plano de comunicação as ações que ofereçam melhor relação custobenefício A seguir discutiremos a influência das novas tecnologias na execução das ações de comunicação organizacional 443 As novas tecnologias e a comunicação organizacional O modo de vida da sociedade vem sendo constantemente alterado e influenciado pelo uso das tecnologias digitais Dessa forma as empresas precisam acompanhar essas mudanças para alcançarem com eficiência o público a quem se destinam seus produtos ou serviços O fácil acesso a computadores tablets e smartphones bem como a expansão das mídias digitais têm feito com que muitas empresas invistam na comunicação digital tanto interna quanto externa Por isso é necessário que as organizações saibam interagir e não apenas jogar conteúdo para os stakeholders Com tantas possibilidades de exposição é preciso se preocupar com a responsabilidade social Sobre esse assunto Pimentel 2017 p 120 afirma que as empresas estão inseridas em um contexto amplo de sociedade que exige das companhias resultados produtos e sobretudo atitudes cidadãs A responsabilidade social deve ter impactos positivos de curto médio e longo prazos de modo que cada empresa também seja influenciada pela sociedade em que está inserida De fato preocuparse com a responsabilidade social agrega valor à organização Com efeito é importante utilizar as mídias digitais para favorecer a boa imagem da organização seja com o marketing seja com o relacionamento com todos os stakeholders Além disso muitas empresas cometem desvios e gafes que afetam negativamente sua imagem diante do público assim é preciso por exemplo saber resolver conflitos com clientes que utilizam as redes sociais para demonstrar a sua insatisfação com algum produto ou serviço de forma que isso não afete os negócios futuros Uma estratégia interessante para um bom relacionamento com o cliente pelas mídias sociais é não sobrecarregar os conteúdos publicados com anúncios Pimentel 2017 orienta que menos da metade do conteúdo publicado em redes sociais deve conter anúncios de produtos e serviços da organização É importante gerar conteúdos que apresentem informações de qualidade e de interesse do público estimulando a manutenção de um relacionamento constante e positivo com a instituição Previous Next Sendo assim diante do exposto para manter a eficiência na comunicação organizacional interna e externa é preciso estar atento às tendências da sociedade em que a organização está inserida a fim de que conquiste de fato resultados positivos CONCLUSÃO Chegamos ao final deste capítulo no qual discutimos questões pertinentes em relação à comunicação organizacional como o conceito de cultura organizacional e a importância da comunicação para o âmbito empresarial os fluxos comunicativos e a elaboração do plano de comunicação organizacional Com isso também finalizamos nossos estudos sobre a disciplina Agora você é capaz de se comunicar de maneira eficiente e clara Nesta unidade você teve a oportunidade de compreender a importância da comunicação para a cultura de uma organização analisar os quatro tipos de fluxo comunicacional de uma instituição identificar as três dimensões da comunicação organizacional planejar estratégias de comunicação organizacional internas e externas Clique para baixar conteúdo deste tema Referências BRAGA M A da S Redação empresarial Curitiba InterSaberes 2013 BRASIL Ministério da Fazenda Receita Federal Institucional Brasília 2018 Disponível em httpidgreceitafazendagovbrsobreinstitucional Acesso em 25 jun 2021 BRASIL Tribunal Superior Eleitoral Informações sobre as Eleições 2018 Brasília 2018 Disponível em httpwwwtsejusbreleitoreeleicoeseleicoeseleicoes2018 Acesso em 25 jun 2021 BRUM A M Endomarketing como estratégia de gestão Porto Alegre LPM 1998 BUENO V Comunicação e desenvolvimento organizacional Aberje Associação Brasileira de Comunicação Empresarial 30 jun 2014 Disponível em httpswwwyoutubecomwatchvBU59BZKEvgc 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