Fluxograma - O que é, Tipos e Como Criar um Diagrama de Processos

Fluxograma Fluxograma É um tipo de diagrama caracterizando uma representação esquemática de um processo ou um algoritmo É um gráfico que ilustra de forma descomplicada a sequência operacional do desenvolvimento de um processo ou de uma sequência racional lógica Repetindo o termo fluxograma designa uma representação gráfica de um determinado processo fluxo de trabalho eou informações ou um algoritmo utilizando figuras geométricas normalizadas e setas e outros indicativos de fluxo Através desta representação gráfica é possível compreender de forma rápida e fácil a transição de informações documento raciocínios lógicos eou fluxos produtivos eou operacionais O fluxograma pode ser definido também como o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido por certo elemento por exemplo um determinado documento através dos vários departamentos da organização bem como o tratamento que cada um vai lhe dando 3 Fluxograma é um gráfico universal que representa o fluxo ou a sequência normal de qualquer trabalho produto ou documento Breve Histórico O primeiro método estruturado para o fluxo de um processo o fluxograma foi introduzido por Frank Bunker Gilbreth aos membros da American Society of Mechanical Engineers ASME em 1921 durante a apresentação intitulada Process Charts First Steps in Finding the One Best Way Após sua apresentação a ferramenta passou a fazer parte do currículo do curso de engenharia industrial No início dos anos 30 um engenheiro industrial chamado Allan H Mogensen começou a capacitar alguns homens de negócio a utilizarem esta ferramenta Em 1944 um aluno de Mogensen Art Spinager levou esta ferramenta para a Procter Gamble difundindo seu uso em um dos seus programas de melhoria Outro aluno Ben S Graham diretor de Formcraft Engenharia adaptou o fluxograma para que ele também informasse o fluxo de informação desenvolvendo um fluxograma multifluxo mostrando os vários documentos utilizados ao longo do processo e suas interações Em 1947 a ASME adotou um conjunto de símbolos derivados do trabalho do Gilbreth Já no universo dos programas de computadores onde ficaram tão famosos os fluxogramas chegaram em 1947 Goldstein e von Neumann utilizaram vários fluxogramas de programação em seu trabalho Planning and coding of problems for an electronic computing instrument Part II Volume 1 Foi no campo dos algoritmos de computadores que os fluxogramas atingiram seu apogeu Exemplos de fluxogramas A lâmpada não funciona A lâmpada estava plugada Não Plugar a lâmpada Sim O bulbo queimou Sim Trocar o bulbo Não Comprar nova lâmpada 7 Pedido de compra Venda arquivada Recebe o produto Checagem do pedido Procede Pedido negado Compra autorizada Seleção de fornecedor Compra sem recurso Efetua a compra Verificação de recursos Recurso disponível Compra autorizada Efetua o pagamento Estoques Compras Finanças Pagamento 9 DIAGRAMA DE FLUXO DE PROCESSO Nome do Processo Empacotamento armazenamento e distribuição Data 29032000 Departamento de Empacotamento e Distribuição Diagrama no 1 Pag no 11 Descrição do Processo Símbolos Distância metros Tempo minutos para o setor de empacotamento interno 3 005 empacotar 01 para o setor de embalagem a vácuo 3 005 embalar a vácuo 02 para o setor de congelamento 25 040 congelar 35 espera no freezer 60 para o setor de empacotamento externo 12 020 empacotar 07 para o setor de armazenamento 5 010 armazenamento 240 para o setor de distribuição 20 035 carregar o caminhão 25 Totals 5 6 0 1 1 68 33965 operação transporte inspeção espera estocagem Processo atual Processo proposto Gráfico de Fluxo de Processo Folha n Processo Fabricação de uma Bateria de 60 Ah Data SetorDpto Responsável Passo Distância m Tempo s Operação Transporte Inspeção Espera Estoque Descrição 1 49 m 1528 s Buscar placas e transportálas para envelopamento 2 15754 s Envelopar placas 3 723 s Estocar placas envelopadas 4 600 s Derreter chumbo 5 12 s Enformar chumbo fluido 6 120 s Estocar peças de chumbo 7 1364 s Soldar placas 8 2454 s Montar bateria 9 6 m 43 s Transportar bateria para a selagem 10 2155 s Selar a bateria 11 77 m 23 s Transportar bateria para completar eletrólito 12 1820 s Completar eletrólito 13 14400 s Carregar bateria 14 28 m 1006 s Transportar bateria para embalagem 15 49 s Embalar bateria 16 154 s Estocar bateria Cabeçalho Registro das Atividades Distância Tempo Tipo de atividade Breve descrição Início Coletar os documentos do funcionário Preencher ficha de dados Encaminhar exame médico admissional Registrar no livro de funcionários Avisar ao Ministério do Trabalho Assinar a carteira Solicitar ticket plano de saúde outros benefícios Solicitar valetransporte Não Sim Assinar documento abrindo mão do VT Fazer o cálculo do desconto no contracheque Avisar a área solicitante que o colaborador está disponível Fim Fuxograma de Processo Fluxograma de Processo Pedido Entrar com o Pedido no Sistema Verificar Crédito Cliente Possui Crédito Não Recusar Pedido Sim Verificar o Estoque Produto em Estoque Não Verificar Materiais Necessários Materiais em Estoque Não Comprar Materiais Sim Planejar a Produção Atraso Receber Materiais Inspecionar Materiais Materiais sem Avarias Sim Não Atraso Produzir Inspecionar Produto Produto Atende Qualidade Não Sim Preparar a Nota Fiscal Emitir a Nota Fiscal Enviar o Produto Planejar a Entrega Confirmar Prazo de Entrega com o Cliente Fornecedor Símbolos básicos Indica o inicio ou fim do processo Indica cada atividade que precisa ser executada Indica um ponto de tomada de decisão Indica a direção do fluxo Indica os documentos utilizados no processo Indica uma espera Indica que o fluxograma continua a partir desse ponto em outro círculo com a mesma letra ou número que aparece em seu interior TIPOS DE FLUXOGRAMA Fluxograma sintético Fluxograma de blocos Fluxograma esqueleto Fluxograma de procedimentos Fluxograma vertical e horizontal 16 Gestão de Processos O uso dos fluxogramas instrumentalizam um campo teórico das ciências administrativas denominado Gestão ou Administraçãode Processos A Gestão de Processos incorpora a chamada Visão Sistêmica ou Horizontal da organização que complementa a chamada Visão Tradicional ou vertical de uma organização A visão vertical atemse à estrutura departamental e funcional das empresas a visão horizontal examina os fluxos os processos de produção serviços e de materiais nas organizações 17 Esta visão ganha corpo teórico prático nos EUA a partir da década de 1970 tornandose centralidade na chamada Reengenharia escola administrativa da década de 1980 apoiada em trabalhos destacáveis de Davenport Smith Fingar Hammer Champy Rummler e Brache dentre outros Apóia se no conceito de Processo Conceituando Processo Processo é uma ordenação específica de atividades de trabalho no tempo e no espaço portanto devem ter começo fim insumos e resultados claramente identificadosDAVENPORT1984 Referese a uma sequência de atividades que segue um cronograma préestabelecido onde os recursos envolvidos e o ponto almejado se apresentam de forma simples e nítidas com a finalidade de atender e preferencialmente suplantar as necessidades e as expectativas dos clientes internos e externos da empresa 18 Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input entrada adiciona valor a ele e fornece um output saída a um cliente específico GONÇALVES2000 Almeida2002 define processo como um conjunto de recursoshumanos e materiais dedicados às atividades necessárias à produção de um resultado final específico independente de relacionamento hierárquico Cruz 2005 diz que processoé o conjunto de instruções conhecidas como procedimentos normas e regras mão de obra e tecnologia cujo objetivo é o de processar as entradas para produzir parte do produto de um processo a fim de atender aos objetivos de sua função dentro da organização Entradas Saídas Processos 19 Em decorrência Gestão de Processos consiste num conjunto de esforços que tem por objetivo planejar organizar dirigir ou liderar coordenar e controlar as atividades de um grupo de pessoas que se associam para atingir um resultado comum LACOMBE2004 Implica uma ênfase grande na melhoria da forma pela qual o trabalho é ralizado em contraste com o enfoque apenas no próprio produto ou serviçosic oferecidos aos clienteMARANHÃO e MACIEIRA2004 A administração de processos deve ser um procedimento contínuo e acumulativo de repensar e de redesenho do negócio e de todas as suas partes ou atividades integrantesOLIVEIRA2006 20 A gestão de processo é uma visão horizontal dos processos gerenciais em detrimento da visão vertical tradicional A visão horizontal permite verificar como a organização de fato agrega valor ao cliente como os produtos e serviços são gerados de que forma o trabalho é realmente feito e como o fluxo de informações e materiais acontece no tempo A visão horizontal das organizações permite também a identificação dos principais processos interfuncionais e seu gerenciamento Afinal o cliente não quer saber como está organizada a diretoria técnica de seu fornecedor Ele quer saber como vai ser atendido qual a qualidade final do produto ou serviço qual o prazo de entregaALBUQUERQUE e ROCHA2007 21 Classificação dos Processos Rummler e Brache indicam três tipos de processos Processo de Clientes que confecciona um produto ou serviço para um cliente externo da organização Processos Administrativo fabricam produtos que são invisíveis para os clientes externos sendo porém essenciais ao gerenciamento efetivo dos negócios Processos de Gerenciamento incluem as decisões que os gerentes devem tomar para apoiar os processos de negócio Dentro deste corpo de conhecimento o fluxograma flowchart cuja utilização é bem mais antiga que as propostas de Gestão de Processos enquadrase de maneira geral como a apresentação gráfica de um processo passo a passo ação por ação Dos possíveis tipos de fluxograma dois serão abordados neste curso o Vertical de Processo e o Global de Blocos vertical 22 Fluxograma Vertical e administrativo É o mais utilizado para identificar as rotinas existentes num setor de trabalho qualquer Adota formulário padrão com um conjunto de símbolos prédefinidos Exemplos Universidade Candido Mendes Símbolos Análise ou operação Transporte Execução ou inspeção Arquivo provisório Arquivo definitivo Totais Rotina Atual X Tipo de Rotina Proposta Setor Efetuado por Data Ordem Símbolos Setor Descrição dos passos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Universidade Candido Mendes FLUXOGRAMA VERTICAL ATUAL X DE DETERMINAÇÃO DE ROTINA PROPOSTA MANUTENÇÃO Opção Avaliada por Em 12 de junho de 19 SÍMBOLOS FUNÇÕES OU CARGOS DESCRIÇÃO DOS PASSOS OU FASES Nº O D AS OT Escreturário Recebe a solicitação do serviço Preenche o formulário de determinação Officeboy Transporta para o conferente Conferente Verifica a viabilidade do programa Registra o respectivo número de ordem Officeboy Transporta para o chefe de serviço Secretária Aguarda despacho para apresentar Procede a numeração para a fila de espera da agenda Chefe Assina autorizando o processamento Secretária Aguarda o expediente para o assistente Officeboy Transporta para o assistente Assistenta Recebe e prepara a documentação necessária Calcula o tempo e material necessários Preenche o boletim de custo Officeboy Transporta para o encarregado de material Encarregada Recebe e prepara o material Solicita dos fornecedores os itens em falta Confere o material com a solicitação Officeboy Transporta para o contramestre Contramestre Recebe e estuda as instruções Aguarda os funcionários para o trabalho Dá a necessária orientação à equipe Programa o trabalho com a equipe Distribui o material para cada funcionário Inicia o trabalho com a equipe Controla o tempo e a qualidade do trabalho Registra os gastos efetuados Inspetorgeral Confere e aprova o trabalho Officeboy Encaminha ao chefe Chefe Examina o trabalho Secretária Arquiva a determinação aprovada Fonte MATTOS Alexandre M de Op cit Figura 28 Fluxograma vertical FLUXOGRAMA VERTICAL ATUAL X DE DETERMINAÇÃO DE ROTINA PROPOSTA MANUTENÇÃO Opção Avaliada por Em 12 de junho de 19 SÍMBOLOS FUNÇÕES OU CARGOS DESCRIÇÃO DOS PASSOS OU FASES Nº O D AS OT Escreturário Recebe a solicitação do serviço Preenche o formulário de determinação Officeboy Transporta para o conferente Conferente Verifica a viabilidade do programa Registra o respectivo número de ordem Officeboy Transporta para o chefe de serviço Secretária Aguarda despacho para apresentar Procede a numeração para a fila de espera da agenda Chefe Assina autorizando o processamento Secretaria Aguarda o expediente para o assistente Officeboy Transporta para o assistente Assistente Recebe e prepara a documentação necessária Calcula o tempo e material necessários Preenche o boletim de custo Officeboy Transporta para o encarregado de material Encarregada Recebe e prepara o material Solicita dos fornecedores os itens em falta Confere o material com a solicitação Officeboy Transporta para o contramestre Contramestre Recebe e estuda as instruções Aguarda os funcionários para o trabalho Dá a necessária orientação à equipe Programa o trabalho com a equipe Distribui o material para cada funcionário Inicia o trabalho com a equipe Controla o tempo e a qualidade do trabalho Registra os gastos efetuados Inspetorgeral Confere e aprova o trabalho Officeboy Encaminha ao chefe Chefe Examina o trabalho Secretaria Arquiva a determinação aprovada Fonte MATTOS Alexandre M de Op cit Figura 28 Fluxograma vertical Processo atual Processo proposto Diagrama de Processo Folha nº Processo Fabricação de hambúrguer Data Setor Responsável Passo Distância m Tempo s Operação Transporte Inspeção Espera Estoque Descrição 1 Inspeção dos ingredientes 2 Preparoda carnes 3 Pesagem de condimentos e aditivos 4 Transporte das carnes até o local da moagem 5 Moagem das carnes 6 Mistura das matérias primas e ingredientes 7 Transporte da massa até o local da enformação 8 Massa é enformada em equipamento adequado 9 Transporte da massa até o local da refrigeração 10 Produto enformado é posto para congelar 11 Aguardando congelamento à 18C 12 Transporte da massa até o local de embalagem 13 Embalagem da massa 14 Transporte da massa até o local de estocagem 15 Armazenagem do produto final 27 Fluxograma Global ou de Blocos É de maior uso sendo chamado de universal por alguns autores Seu uso é amplo e para todos os tipos de processos Seguem os diversos blocos utilizados neste tipo de fluxograma InícioFim marca o início ou o fim de um programa Decisão indica desvios na seqüência lógica de execução do programa Processamento qualquer operação com alteração no conteúdo de uma variável Abertura ou fechamento de arquivos Subrotina execução de uma rotina prédefinida EntradaSaída entrada ou saída de dados Conector para ligar diferentes partes de um diagrama Linhas de fluxo indica a seqüência das etapas e a direção do fluxo Operação manual indica uma operação ou ajuste no processo que só pode ser feita manualmente Banco de dados informações armazenadas de maneira estruturada permitindo inserção edição e consulta Espera tempo de espera na execução de um programa Símbolo Nome Quando utilizar Início ou fim Todas as vezes que iniciar ou terminar o fluxograma de um determinado processo Decisão Todo processo existe um ponto de decisão que dependendo da situação ou decisão tomada poderão sinalizar dois ou mais caminhos Um exemplo prático poderia ser após a verificação de um produto antes da sua liberação Nesta situação poderíamos ter um símbolo de decisão com o questionamento O produto está conforme Caso positivo o produto poderia ser entregue ao cliente caso negativo o produto não pode ser liberado Processo Este é o símbolo mais utilizado pois ele serve para indicar as etapas no fluxo contínuo do processo Embalar o produto Atendimento ao cliente Avaliar os produtos encaminhados pelos provedores externos estes são apenas alguns exemplos de atividades que podem ser inseridos neste símbolo Este símbolo nomeia quais são as etapas fundamentais de cada processo Processo pré definido Em todos os momentos em que existir uma etapa que já foi utilizada em outro lugar ou seja foi pré definida em outro fluxograma este é o símbolo mais indicado Imagine que exista um fluxograma para o tratamento de não conformidades e para isto exista uma etapa de Brainstorming porém esta mesma etapa já está sendo utilizada em outro fluxograma de processo logo o símbolo de Processos pré definido seria o mais indicado para contemplar está tarefa Operação Manual Indicado para representar tarefas manuais existente no fluxo de um processo Existem outras situações que este símbolo pode sinalizar etapas não automatizadas as quais se repetirão até que sejam paradas manualmente Há tarefas produtivas em que determinada máquina só pode ser interrompida por um esforço manual de algum colaborador logo o símbolo de operação manual é o mais indicado Conector Sua finalidade é ligar um ponto ao outro no fluxo Alguns fluxogramas de processos são altamente complexos e enormes por isso além de utilizar um fluxo de linha para ligar uma etapa que esteja distante da outra o símbolo do conector pode ser uma saída para tornar o desenho do fluxograma mais agradável e de fácil compreensão Documento Mostra uma etapa do processo em que é gerado um documento Exemplificando algum cliente aceita determinada proposta logo podemos inserir este símbolo com a seguinte legenda O colaborador redige a proposta Fluxo de Linha Utilizado como conector entre os símbolos de um processo Serve para indicar a direção em que os processos ocorrem CHEGADA DA SOJA CLASSIFICAÇÃO DA SOJA RECEBIMENTO SOJA ESTÁ LIMPA LIMPEZA SOJA ESTÁ SECA SECAGEM ENSILAGEM LEITURA DE TEMPERATURA TEMPERATURA DENTRO DOS LIMITES AERAÇÃO TEMPERATURA DENTRO DOS LIMITES TRANSILAGEM CARREGAMENTO FIM DO PROCESSO TERMINAL Indica o inicio ou o fim do fluxo de um programa SETA Indica o sentido do fluxo de dados serve exclusivamente para ligar os diagramas PROCESSAMENTO Indica cálculo atribuições ou manipulação de dados DECISÃO Indica tomada de decisão separação de fluxo de dados CONECTOR Indica conexão de fluxo na página CONECTOR Indica conexão de fluxo em outra página TECLADO Indica que a informação será digitada via teclado Diagrama que representa entrada de dados DISPLAY Indica que a informação será exibida no monitor Diagrama que representa saída de dados 32 Conectores aConector de Página No princípio do fluxo o primeiro número indica a página atual onde se estáo segundo de onde se veio Em qualquer parte do fluxo a exceção do início o primeiro número indica a folha em que se está o segundo para a página que se vai bConector de RotinaUtilizado para transportar a rotina para outra coluna dentro da mesma página Devese colocar um número de identificação no interior do símbolo Aquivo Definitivo Aquivo Temporário Exemplo de Diagrama de Blocos Início n10 n20 n1 n2 median1n22 sim media 7 não Aprovado Reprovado Fim 35 EXERCÍCIOSDados os conjuntos de atividades a seguir estruture os fluxogramas verticais de processo a eles correspondentes a 1recepção de matéria prima 2Inspeção da matéria prima 3transporte para a fila de espera para uso 4estoque provisório espera por 20 min 5transporte para o torno e o acabamento 6torneamento 7acabamento 8transporte para a inspeção de qualidade 9inspeção de qualidade 10transporte para a cromagem 11cromagem 12Inspeção final da peça 13estoque prédistribuição Solução do item a Fluxograma Vertical Símbolos Ordem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Análise ou operação Transporte Execução ou Inspeção Arquivo provisório Arquivo definitivo Totais 4 5 3 7 7 Rotina Atual X Proposta Setor Produção Efetuado por Data 9122016 Descrição dos passos RECEPÇÃO DA MATÉRIA PRIMA INSPEÇÃO DA MATÉRIA PRIMA TRANSPORTE PARA A FILA DE ESTOQUE ESTOQUE POR 20 MIN TRANSPORTE PARA O TORNO E ACABAMENTO TORNEAMENTO ACABAMENTO TRANSPORTE PARA INSPEÇÃO DE QUALIDADE INSPEÇÃO DE QUALIDADE TRANSPORTE PARA CROMAGEM CROMAGEM INSPEÇÃO DA PEÇA FINAL ESTOQUE 37 b1recebimento dos documentos 2inspeção de conformidade 3 separar os documentos necessários 4 conduzir os documentos supérfluos para o arquivo morto para eventual devolução 5 arquivar os documentos supérfluos 6 conduzir documentos utilizáveis para registro 7 registrar documentos 8 levar documentos para copiar 9 tirar cópias dos documentos 10 levar uma cópia pro arquivo morto 11 arquivar a cópia 12 conduzir o original para o balcão 13 devolver o original para o cliente Solução do item b Fluxograma Vertical Símbolos Ordem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Análise ou operação Transporte Execução ou Inspeção Arquivo provisório Arquivo definitivo Totais 5 5 5 8 8 Rotina Atual X Proposta Setor Registro Efetuado por Data 9122016 Descrição dos passos PROCEDIMENTO DE DOCUMENTOS INSPEÇÃO DE CONFORMIDADE SEPARAR DOCUMENTOS INSUFICIENTES COLOCAR DOCUMENTOS SUFICIENTES PARA AO MOTOR ARQUIVAR DOCUMENTOS SUFICIENTES COLOCAR DOCUMENTOS INSUFICIENTES PARA O REGISTRO REGISTRAR DOCUMENTOS LEVAR DOCUMENTOS PARA CODAR TIRAR CÓPIAS DOS DOCUMENTOS LEVAR UMA CÓPIA PARA ARQUIVO MOTOR ARQUIVAR A CÓPIA LEVAR O ORIGINAL PARA SALÁA DEVOLVER O ORIGINAL PARA O CLIENTE Exercício Um Coordenador Acadêmico deseja montar uma prova final única para a última série de matemática composta por questões colhidas dentre os professores de sua equipe Pretende colher suas propostas de provas finais analisálas selecionar questões montar uma prova validála junto aos professores Estruture um fluxograma de blocos que retrate o processo acima descrito INÍCIO SOLTAR PROVÁVEL ADO PRO FUGEDOÇA MONTAR A PROVA ÚNICA AJUSTEALINHAMENTO TEMPORÁRIO DA PROVA ENVIAR A PROVA AOS PROFISSIONAIS AVALIAR DAS CRITÉRIOS DA ESCOLA PROVA APROVADA NÃO REFAZER A PROVA SIM DESMONTAGEM AJUSTEUNID FIM TIPOS DE FLUXOGRAMA Desdobramentos dos fluxogramas de processo Exemplo de um fluxograma universal ou de blocos em um processo produtivo