Organização Sistemas e Métodos OSM - Conceitos Ferramentas e Aplicações

Organização Sistemas e Métodos OSM Objetivos da Disciplina GeralEstabelecer uma ponte de acesso ao discente concluinte com sucesso ao estado da arte no campo da OSM Específicos Ao término do curso esperase que o discente que o cursou com sucesso avaliativo tenha se assenhorado de a conceitos fundamentais em OSM b domínios de ferramentas básicas utilizadas no campo em tela c conhecimentos e habilidades que o permitam analisar eou propor estruturas administrativas responsivas às necessidades propostas de forma eficiente Conteúdo Programáticosúmula 1Apresentação 2Conceitos básicos apresentação e revisão 3Principais ferramentas em OM 4Projetos Em função da especificidade da área de sistemas informatizados tratados em outras disciplinas da graduação em tela aqui não serão abordados 1CURY Antônio Organização e Métodos uma perspectiva comportamental São Paulo Atlas 1983 2CRUZ Tadeu Sistemas Organização Métodos São Paulo Atlas 2002 3ROCHA Luiz Oswaldo Leal da Organização e Métodos São Paulo Atlas 1998 4KANAANE Roberto Comportamento humano nas organizações o homem rumo ao século XXI São Paulo Atlas 1994 5OLIVEIRA Djalma de Pinho Rebouças de Sistemas organizações e métodos uma abordagem gerencial 13 ed São Paulo 2002 Referências Bibliográficas 1APRESENTAÇÃO A Organização Sistemas e Métodos OSM é uma área da administração que faz uso de técnicas e ferramentas como fluxograma organograma estudo do tempo estudo do layout formulário manual entre outras para melhor gerenciar uma organização De acordo com Cury 1983 OSM referese a uma especialidade da administração cujo objetivo maior é estabelecer de acordo com os propósitos da organização uma infraestrutura compatível e através disto a definição planejada de processos e métodos de trabalho e eficácia gerencial Segundo Chiavenato 2010 tratase da especialidade que trata do arranjo e definições dos detalhes que englobam os processos dentro das organizações De acordo com Cruz 2002 é o estudo das organizações executado através das análises de cada atividade individualmente com o objetivo de construir procedimentos de forma a que as atividades se conectem sistemicamente Segundo Rocha 1998 a definição tem como pilar a definição das rotinas métodos e procedimentos através da junção de organização e planejamento que se desenvolve através da construção da estrutura de recursos junto às operações e à determinação de planos O objetivo da OSM é o de criar ou aprimorar métodos de trabalho agilizar a execução das atividades eliminar atividades em duplicidade padronizar melhorar o controle fazer o gerenciamento de processos e solucionar problemas Tem como finalidade auxiliar na elaboração eou melhoria dos procedimentos Usa diversas ferramentas no processo de melhoria das empresas destacandose os organogramas formulários e fluxogramas A OSM proporciona às empresas as melhores práticas para otimizar os desempenhos moldar as organizações das equipes mapear os fluxos de operação distribuir corretamente os recursos e alinhar todos os procedimentos Organização Sistemas e Métodos como um departamento da empresa é responsável por realizar atividades de levantamento de dados bem como por analisar elaborar e implementar sistemas administrativos na empresa capazes de aperfeiçoar metodologias utilizadas no trabalho gerando maior agilidade eficiência e produtividade Para Oliveira et al 2011 a área de OSM tem várias finalidades onde se podem destacar padronização de procedimentos e ferramentas eliminação de atividades desnecessárias otimização de processos e recursos redução de custos racionalização na distribuição de tarefas elaboração de manuais e formulários otimização de processos Se preocupa em distribuir de forma eficiente e eficaz a carga de trabalho entre os empregados evitando desestímulos pelo excesso ou pela falta de atividades tarefas a serem desenvolvidas O que se espera da aplicação dos conceitos de OSM para a empresa Aumento e melhora da produtividade Diminuição dos erros e falhas aumento da eficiência Redução de custos Otimização dos processos Ampliação do diferencial competitivo no mercado Integração dos diversos bancos de dados Integração via compartilhamento de dados eletrônicos Integração por meio de APIApplication Programming Interface 2CONCEITOS BÁSICOS Uma Organização é a reunião de recursos materiais e humanos em um sistema produtivo com procedimentos e hierarquias funcionais prédefinidos em prol do atingimento de pré determinados objetivos Organização pode ser vista também como a forma como se estrutura um sistema para atingir resultados pretendidos Normalmente é formado por uma duas ou mais pessoas que executam funções de modo controlado e coordenado com a missão de atingir um objetivo em comum com eficácia eficiência Alguns Indicadores de desempenho Indicadores de desempenhos de sistemas correlacionando grandezas de entradain com grandezas de saída oout são comumente utilizados A seguir indicadores por alguns autores considerados figuras ou fatores de méritos utilizados sobremaneira no campo da física e das ciências econômicas e administrativas Ganho Rendimento Eficiência Eficácia e Produtividade serão a seguir cotejados Ganho A Ganho de Tensão Corrente ou Potência é a relação de valores de saída destas grandezas com seus valores de entrada Av vovin Ganho de Tensão Ai ioiin Ganho de Corrente Ap po pin Ganho de Potência Tais relações são utilizadas na eletrônica em análise de amplificadores e filtros Em algumas circunstâncias tais ganhos são expressos em decibéis AvdB 10 log Av logaritmo na base 10 AidB 10 log Ai logaritmo de base 10 Ap dB 20 log Ap logaritmo de base 10 Rendimento η É a relação entre a energia ou potência convertida no que se deseja e a energia ou potência total gasta para tal fim Sobejamente utilizado em máquinas elétricas e térmicas simples ou complexas η Energia ou Potência convertida Energia ou Potência Total EoutEin PoutPin EficiênciaEf Fator utilizado na avaliação do uso de recursos produtivos Compara o que se utilizou em uma dada circunstância recurso utilizadoRu com o que estava previsto de se utilizar recurso previstoRp em uma dada atividade produtiva Ef RpRuRp Ef x 100 informado de forma percentual Muitos autores escrevem Ef Eficácia Efz Este fator está ligado ao atingimento de determinado objetivo projetado Há autores que consideram a Eficácia em uma dimensão binária atingiu o objetivo plenamente foi eficaz não o atingiu ainda que o tenha feito parcialmente não foi eficaz Conceito Binário Outros consideram a fração do objetivo final que foi atingida Conceito Fracionário Efz quantidade parcial do objetivo total opobjetivo total otEfz x100 Ineficácia op ot otop ototx100 ProdutividadeP Relaciona a quantidade total produzida ou a receita total Qp obtida com fatores de produçãoinsumosentradas utilizados Qin Caso se utilize todos os fatores de produção ou o custo total de produção e comercialização será chamada de Produtividade Total Pt caso não utilize a totalidade dos fatores ou dos custos Produtividade Parcial Pp P QpQin ΔPP inicial P final P inicial P inicial variação relativa da produtividade entre dois momentos Exercícios 1Calcule a eficiência de um departamento de reprodução gráfica xerox sabendose que das 1000folhas até então utilizadas por mês foram reduzidas para 800 2Calcule a produtividade parcial mensal do bronze de uma fábrica de parafusos que utiliza 200kg da liga para produzir 2000 parafusos por mês 3Calcule a eficácia de uma atividade de terraplenagem que no dia marcado para a entrega da obra dos 12000 m² contratados só havia concluído 10000 m² Soluções 1 Ef10008001000 0202 x 10020 houve um ganho de eficiência de 20Note que eficiência sempre estará comparando dois momentos 2 Pparcial 2002000 01Kgparafuso 01 x 10010 de kg de bronze por parafuso 3 Efz 1000012000 08333 08333x 10083333 Lêsefoi eficaz em 83333 ou ineficaz em 16777 Arredondamento ABNT 58911977 Sempre que trabalhamos com valores possuímos muitas dúvidas quando precisamos arredondar A ABNTNBR 58911977 dispõe sobre as regras de arredondamento da numeração decimal e ensina como fazer isso Quando o algarismo imediatamente seguinte ao último algarismo a ser conservado for inferior a 5 o último algarismo a ser conservado permanecerá sem modificação Exemplo 1333 3 arredondado à primeira decimal temos 13 Quando o algarismo imediatamente seguinte ao último algarismo a ser conservado for superior a 5 ou sendo 5 for seguido de no mínimo um algarismo diferente de zero o último algarismo a ser conservado deverá ser aumentado de uma unidade Exemplo A 1666 6 arredondado à primeira decimal temos 17 Exemplo B 4850 5 arredondados à primeira decimal temos 49 Quando o algarismo imediatamente seguinte ao último algarismo a ser conservado for 5 seguido de zeros dever seá arredondar o algarismo a ser conservado para o algarismo par mais próximo Consequentemente o último a ser retirado se for ímpar aumentará uma unidade Exemplo 4550 0 arredondados à primeira decimal temos 46 Quando o algarismo imediatamente seguinte ao último a ser conservado for 5 seguido de zeros se for par ou zero o algarismo a ser conservado ele permanecerá sem modificação Exemplo 4850 0 arredondados à primeira decimal temos 48 Nos exemplos abaixo estamos aplicando a regra da ABNT arredondando para 2 casas decimais Repare na tabela que 0 é considerado par apesar de não o ser VALOR ABNT 0342 034 0346 035 03452 035 03450 034 0332 033 0336 034 03352 034 03350 034 03050 030 03150 032 Voltando à Organização De acordo com Rocha 1998 organização é um sistema integrado de certa forma complexo que envolve recursos e pessoas de forma a servir a sociedade através do vínculo de responsabilidades onde o conjunto de valores expressos por parte do grupo que representa através da produção de ações gera a capacidade de impactar pessoas ou grupos a ela relacionadas em diferentes graus Este sistema explica Oliveira 2002 expresso através de conjuntos de valores permite que as organizações funcionem através de procedimentos que podem ser definidos como qualitativos ou quantitativos através de regras estabelecidas buscando bons resultados Sistema Segundo Oliveira 2002 sistema é o conjunto de partes interdependentes que interagem entre em si formando uma só métrica com objetivos e funções especificas Ainda segundo Oliveira 2002 diversos são os agentes que compõe um sistema dentre eles fatos pessoas eventos situações não obviamente similares o que gera a necessidade da busca por um ambiente que permita o equilíbrio das diferenças Tipos de Sistemas De acordo com Oliveira 2002 a natureza dos tipos de sistema podem ser fechados ou abertos no primeiro caso não há um intercâmbio direto com o meio ambiente não são influenciados e não influenciam ao tempo em que no segundo caso existe a troca de energia matéria e informação em um contínuo processo de organização auto suficiente e aprendizado Método Segundo Oliveira 2002 método do grego methodcaminho está relacionado a regras operações e procedimentos em conjunto com a finalidade de atingir uma meta em seu significado mais amplo entendese por um conjunto de ações realizados por uma pessoa de forma prédeterminada direcionada em relação ao exercício de uma tarefa na área científica esta relevância apresentase maior apesar do método estar presente em diversas formas relacionadas a atividades diretamente humanas O que é a estrutura organizacional de uma empresa Ninguém faz tudo em uma empresa Cada funcionário é responsável por um conjunto de tarefas como finanças recepção diretoria contabilidades RH etc A estrutura organizacional de uma empresa é a forma como seus funcionários são organizados seja por departamento função ou cargo A estrutura organizacional mostra as relações e hierarquias que compõem uma empresa Essas estruturas ajudam uma empresa da seguinte forma Oferecem aos funcionários uma rápida visão geral da empresa como um todo e mostraos onde suas funções se encaixam na companhia Explica os relacionamentos hierárquicos Mostra as relações entre as diferentes áreas da empresa Melhora a comunicação Auxilia a gerência conforme dimensionam a empresa e administram seu crescimento Estrutura organizacional é forma pela qual as atividades de uma organização são divididas organizadas e coordenadas Organizarestruturar arrumar uma organização uma empresa é a ordenação e agrupamento racional e eficiente de atividades e recursos visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos Para a adequada organização de uma empresa devese considerar o desenvolvimento dos seguintes aspectos estrutura organizacional rotinas e procedimentos administrativos Lembrando que além da organizar a empresa o administrador tem três outras funções básicas planejamento da empresa que representa o estabelecimento de objetivos e resultados estabelecidos e dos meios mais adequados para se alcançar estas metas a direção da empresa que representa a orientação eou coordenação eou motivação eou liderança das atividades e recursos visando alcançar os objetivos e resultados esperados e controle da empresa que representa o controle e a avaliação dos resultados obtidos em relação aos objetivos e resultados esperados Fayol Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada ela propicia identificação das tarefas necessárias organização das funções e responsabilidades informações recursos e feedback aos empregados medidas de desempenho compatíveis com os objetivos condições motivadoras Estrutura organizacional portanto é o conjunto ordenado de responsabilidades autoridades comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa A estrutura organizacional é dinâmica principalmente quando são considerados os seus aspectos informais provenientes da caracterização das pessoas que fazem parte de seu esquema Deve ser delineada considerando as funções de administração como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos