Organização e Estrutura Organizacional- Conceitos e Definições

O S M É uma atividade administrativa voltada para a obtenção da melhor produtividade possível dos Recursos Humanos RH Recursos Materiais RM e Recursos Tecnológicos RT através de técnicas científicas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais no ambiente interno ou externo da empresa Ainda sobre Organização Organização da Empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos Estrutura Organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades autoridades comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa O termo Organização pode ser empregado também como sinônimo de arrumação ordenação estruturação Neste caso o termo engloba títulos funcionais atribuições básicas dos cargos responsabilidades relações formais nível de autoridade e aspectos culturaiscomo se apresentam Nestes termos podemos definir como função básica da ORGANIZAÇÃO como ato de organizar o estudo cuidadoso da estrutura organizacional da empresa para que esta seja bem definida e possa atender às necessidades reais e os objetivos estabelecidos de forma integrada com a organização informal e as estratégias estabelecidas na empresa Estrutura formal e Estrutura Informalincluindo comunidades de práticas A Estrutura Formal É aquela oficialmente definida na empresa com todas as formalidades e padrões vigentes quanto à forma de preparação e divulgação de normas a seu respeito É criada a partir da perspectiva funcional planejada para a empresa Será encontrada em simples comunicados instruções manuais de Procedimentos ou Organização da empresa forma gráfica ORGANOGRAMA forma descritiva DESCRIÇÃO DE CARGOS Embora necessária desejada e adequada à empresa a Estrutura Formal terá que conviver com a Estrutura Informal Esta deve ser reconhecida e posta a serviço da empresa Estrutura Informal Os funcionários das empresas pertencem também e inevitavelmente à vida informal das empresas estabelecendo estruturas não oficiais informais que têm que ser percebidas e alinhadas Deste relacionamento do cotidiano surgem entendimentos extraestruturais e comunidades de práticas conceitos alheios às normas desentendimentos e eventuais conflitos lideranças naturais amizades e ações benéficas ou prejudiciais à empresa ORGANIZAÇÃO como Atividade de OSM Cabe à OSM Projetar a criação união ou eliminação de unidades departamentos ou seções bem como acompanhar a respectiva execução Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades empresariais Divulgar nos níveis competentes os trabalhos desenvolvidos em OSM Implantar e acompanhar in loco os trabalhos desenvolvidos por OSM Elaborar emitir e divulgar as normas regulamentos e manuais necessários Estudar os ciclos de operações organizacionais Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e nos ciclos Estruturar as formas e necessidades de treinamento de pessoal visando o desenvolvimento Voltando à Sistema Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que conjuntamente formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função Na discussão de problemas empresariais de nossa época a palavra SISTEMA vem sendo usada com muita freqüência de tal forma que pesquisadores estão estudando sistemas analistas vêem as organizações como sistemas e aumenta gradativamente a instituição de Órgãos e Cias sob enfoque sistêmico Uma definição de Sistema em termos de Administração de Empresas poderia ser Sistema é um conjunto de partes funcionais interligadas de forma que cada uma esteja em uma relação cooperativa e sinergética com as outras de maneira a possibilitar que determinados objetivos sejam alcançados Objetivos do estudo de Sistemas na Empresa Identificar todos os sistemas que ocorrem na empresa definindo de forma objetiva as entradas as operações e as saídas que devem estar sempre em sintonia com os objetivos preestabelecidos Canalizar todas as forças e energias que ocorrem no sistema para os objetivos preestabelecidos Estabelecer sistemas de controle e avaliação permanentes em todas as fases do sistema entradas processos saídas e retroalimentaçãovisando acompanhar e desempenho em relação aos objetivos Criar sistemas de retroalimentação que sejam verdadeiras reintroduções no processo para que este não perca o seu movimento dinâmico não haja estrangulamentos no sistema de comuni cações da empresa autorregulando os sistemas SISTEMAS nas atividades de OSM Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas Elaboração de cronogramas físicofinanceiropessoal para desenvolvimento Avaliação de equipamentos instrumentos e ferramentas à disposição Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais contemplados Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações transacionais Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerenciais Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio à tomada de decisão ainda sobre Método Método é o caminho ordenado e sistemático para se chegar a um fim Este caminho pode ser estudado como um sistema ou processo tanto em nível operacional tático estratégico como filosófico nos três últimos ocorrem os processos intelectuais Como processo intelectual entendemos a abordagem de qualquer problema mediante análise prévia e sistemática de todas as vias possíveis de acesso à solução Como processo operacional é a maneira lógica de organizar a sequência das diversas atividades para chegar ao fim almejado É a própria ordenação da ação Obs 1 Metodologia do Grego META ao largo ODOS caminho LOGOS discurso estudo Na prática consiste em avaliar analisar e estudar os vários métodos disponíveis identificando explicando e justificando as limitações e principalmente as implicações e possíveis resultados de suas utilizações É a aplicação do método através de processos e técnicas sendo que não procura soluções mas estuda a melhor maneira de abordar determinados problemas empresariais no estado atual dos conhecimentos 2Ciência é um conhecimento racional metódico e sistemático capaz de ser submetido à verificação Objetivos do uso de um Método integração de todas as atividades da empresa por suas unidades organizadas dinamicamente através um interrelacionamento constante e padronizado procurar a melhor qualidade na solução dos problemas evitando a aplicação pura e simples de modelos externos nacionais ou estrangeiros aclimatizandoos quando possível considerando as peculiaridades de cada cultura linguagem e produto e harmonizar recursos empresariais MÉTODOS Atividades do ds responsáveis pela O SM Racionalização do trabalho de forma geral buscando ao aumento da eficiência Definir otimizando a movimentação de documentos Definir otimizando o fluxo de decisões dos sistemas Modificação dos métodos de trabalho Municiamento da empresa com Ferramentas de análise e gestão de Processos Atualização de Técnicas de Administrativas e dos sistemas de trabalho Ao desenvolver as estruturas de recursos e de operações na empresa ao definir procedimentos rotinas métodos os profissionais estabelecem a Padronização na análise administrativa envolvendo os aspectos Organizacionais e de Planejamento A padronização procura a unificação e a simplificação das atividades administrativas segundo padrões parâmetros e modelos preestabelecidos aceitos pela empresa ou impostos pela criação de novos hábitos ou mudanças organizacionais Os objetivos da padronização e do método que a gerou são o aumento da produtividade e a redução de custos Os esquemas padronizados e sistemáticos possibilitam facilidade de consultas leitura atualizações e guarda formação de conjuntos compactos ou sistemas integrados de informações e dados