Sistema de Elaboracao e Controle de Documentos ISO 14001

Título Sistema para Elaboração e Controle de Documentos Responsável Coordenador do SGA Objetivo Definir a metodologia utilizada para elaboração numeração implantação e controle de documentos da Norma ISO 14001 O que Início Identificação da necessidade de elaboração ou revisão de um padrão Elaboração do esboço do documento Numeração do Documento Análise crítica Aprovada Registro Distribuição Arquivamento OndeQuem Funcionário designado supervisor ou gerente do depto executor Funcionário designado supervisor ou gerente do depto executor Depto Meio Ambiente Diretoria gerentes ou supervisores de depto executor Diretoria gerentes ou supervisores de depto executor Depto Meio Ambiente Depto Meio Ambiente Registro Formulário 01 Formulário 01 Formulário 02 Formulário 02 Formulário 02 Formulário 02 Formulário 02 QuandoComo Quando necessário dentro de escopo da ISO 14001 A elaboração deve ser feita em consenso com o máximo de pessoas envolvidas com o processo A redação do padrão deve seguir o formato do modelo definido no procedimento do Controle de Documentos tipo e uso do formulário e rotulagem do documento O procedimento Operacional relacionado ao tipo de documento deverá constar Todos os capítulos do padrão deverão ser preenchidos Os campos de seu cabeçalho este modelo é utilizado para todos os tipos de documentos Procedimento Operacional Campo 10 Manual do SGA Campo 7 registrados dotados como documento externo Campo 8 Deve ser aprovado pelo gerente do departamento responsável pelo documento com assinatura e carimbo Quando criar rascunho para revisão considerar para aprovação o gerente do departamento responsável Quando aprovado o padrão estará disponível para todos os colaboradores da empresa e organizado no arquivo de padrões Quando o padrão for desenvolvido por área técnica deve ser avisado prévia e formalmente ao sistema de Gestão Ambiental para acompanhamento Quando o padrão estiver pronto para aprovação será encaminhado para a análise crítica feita pela Direção que decidirá pela recusa requisição de alterações ou aprovação do padrão Na análise crítica deverá ser verificada a alocação dos recursos para a implantação do padrão o cumprimento das legislações ambientais e o atendimento das normas A aprovação do padrão é registrada em ata de reunião e assinada pela direção O padrão aprovado deve ser arquivado como padrão aprovado registrado e distribuído pela Secretaria do SGA A análise crítica é feita formalmente com ata de reunião Deve ser realizado um levantamento das necessidade de revisão os procedimentos são analizados em auditorias internas e externas e para adequação às legislações e normas Procedimentos devem ser revisados em no máximo de 1 ano caso não haja necessidade de revisão os procedimentos seguem validados até a data da próxima revisão Os documentos e registros são controlados através do método dos softwares Timetool Damven e Solver para controle dos arquivos e revisão documental do sistema ISO 14001 Elaborar o registro inicial Formulário 01 data da aprovação situação casos de revisão início e fim de validade cópias dos documentos lista de padronização arquivos dos documentos e formulários Revisão Adicionar os seguintes dados no controle versão controlada objetivo da revisão data da última revisão quem revisou e aprovou a revisão motivos das alterações documentos e registros usados na revisão Os documentos de uso dos setores são controlados por listas de distribuição cópias e identificações nos documentos preparados para uso e cópias Controles operacionais Métodos para controle e verificação dos documentos obsoletos identificados por um carimbo de Documento Controlado com direito de retirálos e inutilizálos para evitar mau uso Definir as áreas que deverão possuir uma cópia em que estas áreas colocadas ou no caso do controlo de documentos as cópias devem ser atualizadas e controladas estando a mais antiga em arquivo com direito de retirálas As cópias devem ser retiradas após a distribuição Identificálas através do carimbo de CÓPIA CONTROLADA em todas as suas páginas Cópias distribuídas para fora da empresa deverá ter autorização do coordenador do SGA e ser impedida cópia eou reprodução Para efeito de verificação as cópias devem ser controladas e verificadas periodicamente para que não se use documentos obsoletos Documentos externos Quando os documentos exteriores são de uso em áreas da empresa deverão ser registrados distribuídos e arquivados recebendo tratamento específico do SGA Estes documentos em alguns casos não poderão ser alterados revisados ou controlados pelo SGA Estes documentos são cópias de originais ou padrões em meio eletrônico em meio impresso ou controlado e devem ter seu termo de identificação chamado Documento Externo podendo ser descartados após controle e revisão Padrões e documentos oficiais Arquivar em original e cópia pasta padrão na pasta de padrões em ordem sequencial alfanumérica Em meio eletrônico por pessoa responsável ou pelo sistema e em mídia digital devidamente identificada