Comunicação Organizacional: Teoria, Prática e Habilidades Essenciais

UC ESTRUTURAS E AMBIENTES DAS ORGANIZAÇÕES 7 Comunicação Organizacional Prof Rodrigo Hoffmann 20241 OBJETIVOS Unidade 7 Comunicação Organizacional Aliar as teorias jurídicas e de gestão com a prática necessária ao bom profissional e ao gestor moderno considerando os temas a seguir Comunicação organizacional COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES Comunicação nas Organizações Suas atividades na empresa em que voce trabalha envolvem e muito a comunicação afinal ela e uma parte essencial do dia a dia no ambiente de negocios As empresas querem e precisam de pessoas com boas habilidades de comunicação Sem exceção a comunicação especialmente a escrita aparece nos primeiros lugares como habilidade necessaria para o sucesso de sua empresa Comunicação nas Organizações Infelizmente a necessidade de funcionários com boas habilidades de comunicação muitas vezes não e atendida Muitos funcionários mesmo aqueles com diploma universitario não se comunicam bem Alguns recrutadores da área de contabilidade por exemplo reclamam da dificuldade que os recemformados tem para escrever e falar bem As pesquisas mostram que na opinião dos funcionários ate os gerentes e executivos que se julgam aptos na comunicação na verdade nao se comunicam tão bem assim E por isso que a demanda por comunicadores eficazes e tão alta Comunicação nas Organizações Toda empresa mesmo aquela com uma so pessoa e um sistema economico e social Para produzir e vender produtos e serviços ela necessita coordenar as atividades de muitos grupos de pessoas funcionários fornecedores clientes consultores jurídicos líderes de comunidades e agencias governamentais que possam estar envolvidos A ponte que faz essas conexoes A comunicação Comunicação nas Organizações Uma conscientização acerca das preferencias e dos valores dos outros e crucial não somente para a comunicação entre culturas mas tambem para a comunicação em um mesmo país e em uma mesma empresa A diversidade no ambiente de trabalho tende a aumentar com funcionários de ambos os sexos de várias culturas e de todas as idades trabalhando juntos Alem disso o modelo de organização vertical do seculo XX está dando lugar a uma gama de estruturas organizacionais Como precisam ser flexíveis o suficiente para reagir com rapidez as novas informaçoes as empresas estão menos hierarquicas Os funcionários da linha de frente tem certa autonomia e responsabilidade para resolver problemas antes uma atribuição exclusiva dos gerentes CATEGORIAS Categorias Principais categorias da comunicação nas organizações Comunicação operacional interna comunicação entre os funcionários para criar implementar e monitorar o sucesso do plano operacional da empresa Comunicação operacional externa comunicação da empresa com seu publico fornecedores empresas de serviços clientes agencias governamentais a sociedade em geral e outros Comunicação interpessoal troca de informaçoes e sentimentos entre seres humanos sempre que se encontram Redes de Comunicação Redes de comunicação da organização Rede formal São os canais formais as principais linhas de comunicação operacional Exemplos relatorios memorandos emails avisos Tambem externa pedidos recibos notas etc Rede informal A rede informal opera junto com a rede formal Ela e formada por milhares de comunicaçoes interpessoais sem seguir um padrão claro Pode sustentar ou prejudicar a comunicação formal Conhecida tambem como radio corredor ou radio peão Comunicações nas Organizações FLATLEY Comunicação nas Organizações Os gerentes habilidosos reconhecem a existencia da radiocorredor e sabem que as pessoas mais poderosas nesta rede quase nunca são aquelas no topo da hierarquia formal da organização Eles descobrem quem são os catalisadores dessas conversas e repassam a essas pessoas as informaçoes que trarão os maiores beneficios para a organização Esses gerentes tambem tomam decisoes administrativas que promovem comunicações verbais positivas entre os funcionários PROCESSO DE COMUNICAÇÃO Processo de Comunicação Embora a comunicação de uma empresa seja considerada uma rede de fluxo de informaçoes e preciso ter em mente que a organização empresarial e feita por pessoas e que a comunicação com quem esta dentro e fora da organização tambem ocorre entre individuos Nas organizaçoes a comunicação pode ser vista como uma atividade de solução de problemas Processo de Comunicação Figura 111 O processo de comunicação Mensagem a ser enviada Emissor Codificação da mensagem Canal Ruído Feedback Mensagem recebida Receptor Mensagem decodificada ROBBINS Processo de Comunicação As partes principais do processo de comunicação são Emissor Codificação Mensagem Canal Decodificação Receptor Ruído Feedback Processo de Comunicação Comunicador 1 1 Percebe uma necessidade de comunicação 2 Define o problema 3 Procura possíveis soluções 4 Seleciona um procedimento tipo de mensagem conteúdo estilo formato canal 5 Redige a mensagem 6 Transmite a mensagem Contexto mais amplo Econômicoempresarial sociocultural histórico O mundo do comunicador 1 Organizacional Profissional Pessoal Relação entre os comunicadores Mensagem inicial Canal escolhido Canal escolhido Resposta O mundo do comunicador 2 Organizacional Profissional Pessoal Comunicador 2 7 Recebe a mensagem 8 Interpreta a mensagem 9 Decide o tipo de resposta 10 Pode enviar uma mensagem de resposta FLATLEY Processo de Comunicação A figura exibe os elementos basicos do processo de comunicação nas organizaçoes emissor canal mensagem receptor resposta Embora as pessoas possam e de fato acabam por se comunicar sem planejamento previo este modelo de comunicação enfoca o que acontece quando alguem deliberadamente tenta se comunicar com outra pessoa para alcançar objetivos empresariais específicos Processo de Comunicação O relacionamento entre os comunicadores tambem estabelece um contexto importante para a comunicação Comunicar e mover informação do ponto A ate o ponto B mas tambem e a interação entre seres humanos Seu primeiro contato com outra pessoa inicia um relacionamento mutuo como indivíduos como funcionários em cargos específicos ou ambos Toda a comunicação futura entre voces levará em conta este relacionamento Figura 113 Riqueza de informação dos canais de comunicação Relatórios e boletins formais Discursos gravados Grupos de discussão online groupware Discursos ao vivo Videoconferências Canal pouco rico Canal muito rico Memorandos cartas Emails Voicemails Conversas telefônicas Conversas cara a cara Fontes Baseado em R L Daft e R H Lengel The Selection of Communication Media as an Executive Skill Academy of Management Executive ago 1988 p 225232 e R L Daft e R H Lengel Organizational Information Requirements Media Richness and Structural Design Managerial Science maio 1986 p 554572 Reproduzido de R L Daft e R A Noe Organizational Behavior Fort Worth TX Harcourt 2001 p 311 ROBBINS Processo de Comunicação Ninguem sabe ao certo o que passa pelas cabeças dos comunicadores quando criam uma mensagem mas os pesquisadores chegaram a um consenso sobre as atividades envolvidas que normalmente ocorrem nesta ordem 1 Percepção da necessidade de se comunicar 2 Definição da situação 3 Avaliação das possíveis estrategias de comunicação 4 Escolha da forma de ação 5 Redação da mensagem 6 Envio da mensagem Processo de Comunicação Se tudo sair conforme planejado e isso que acontece com o receptor 7 Recebimento da mensagem 8 Interpretação da mensagem 9 Decisão de como responder 10 Resposta a mensagem Processo de Comunicação O objetivo da comunicação organizacional e criar um entendimento comum de situaçoes do ambiente de negocios que permitira que as pessoas trabalhem juntas de forma bem sucedida FIGURA 18 Planejamento da sua estratégia de comunicação uma abordagem à solução de problemas Pensar cuidadosamente nos elementos de cada situação vai dar a você as melhores chances de obter uma comunicação de sucesso Qual é a situação O que fez você pensar na necessidade de se comunicar Quais são as circunstâncias e os antecedentes aplicáveis nessa situação Ela é parecida ou não com outras que você já encontrou O que você precisa descobrir para entender cada componente da situação Onde você pode obter esta informação Quais são algumas das possíveis estratégias de comunicação Para quem você vai dirigir sua comunicação Quem serão seus públicos primários e secundários Quais são seus contextos organizacionais profissionais e pessoais Qual é a preocupação de cada público e o que ele quer saber Se houve algum contato anterior qual é o seu relacionamento com esses públicos Qual é a sua finalidade com cada receptor Quais são seus contextos organizacionais profissionais e pessoais Quais são as estratégias de comunicação que podem ajudar a alcançar seus objetivos De que forma os contextos amplos econômicoempresarial sociocultural e histórico afetam o sucesso de diferentes estratégias Qual é a melhor forma de ação Quais estratégias são impraticáveis incompletas ou potencialmente perigosas Por quê Qual das estratégias restantes parece ser a ideal Por quê Quais serão os melhores modelos conteúdos estrutura estilo e formato para sua mensagem Que canal você vai usar para transmitila Qual é a melhor maneira para conceber a mensagem escolhida Sabendo dos seus objetivos com cada receptor quais informações sua mensagem deve incluir Que estrutura lógica ordenação e agrupamento de informações você deve usar Que estilo você deve usar Até que ponto você pode ser formal ou informal Que tipos de associações sua linguagem deve ter Que imagem de si mesmo e de seu público você deve transmitir Que tipo de relacionamento com cada receptor sua mensagem deve promover Como você pode usar formatação de texto gráficos eou mídias de apoio para deixar sua mensagem mais fácil de entender Quais são as expectativas de seus receptores com o canal que você escolheu Qual é a melhor maneira de transmitir sua mensagem Existe um momento ideal para transmitila Você deve combinar a mensagem principal com outras mensagens Como garantir que cada receptor receba e leia ou ouça sua mensagem FLATLEY CONTEÚDOS SUGERIDOS Vídeo Cometa e falhas de comunicação 3 min httpswwwyoutubecomwatchvyZgKEAz9BWo Vídeo Comunicação no trabalho 8 min httpswwwyoutubecomwatchvmgSGIgUjjYc Artigo Como ter uma Comunicação Empresarial eficaz httpssambatechcombloginsightscomunicacaoempresarial ATIVIDADES 1 Descreva a rede formal e a rede informal de comunicação 2 Quais são os principais elementos do processo de comunicação 3 Voce já vivenciou uma falha de comunicação importante no ambiente profissional Compartilhe com a turma REFERÊNCIAS BESSANT John TIDD Joe Inovação e empreendedorismo 3 ed Porto Alegre Bookman 2019 CAVALCANTI Carolina Costa FILATRO Andrea Cristina Design thinking na educação presencial a distância e corporativa São Paulo Saraiva 2016 FABRETE Teresa Cristina Lopes Empreendedorismo 2 ed São Paulo Pearson Education do Brasil 2019 JONES Gareth R Teoria das organizações São Paulo Pearson Education do Brasil 2010 MAMEDE Gladston 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