Gestão da Tecnologia da Informação em Logística: O Uso de ERP na Administração de Compras

GESTÃO DA TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO EM LOGÍSTICA Fernanda Rocha de Aguiar Gestão de compras ERP Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto você deve apresentar os seguintes aprendizados Reconhecer o uso do ERP na administração de patrimônio Demonstrar a aplicação do sistema de gerenciamento na gestão de fornecedores Analisar os indicadores de compras Introdução A gestão de compras é uma das funções mais importantes da cadeia logística pois se relaciona com toda a cadeia de suprimentos Ao longo dos anos a forma de fazer a gestão de compras evoluiu acom panhando as revoluções tecnológicas e destacando cada vez mais a necessidade de competitividade nas empresas do setor Atualmente há vários sistemas que podem ser implantados nas organizações para o gerenciamento das compras O mais utilizado se relaciona aos métodos de controle integrado e é chamado ERP do inglês enterprise resource planning Neste capítulo você vai estudar as funcionalidades desse sistema verificando de que forma ele se relaciona à administração do patri mônio Você vai identificar quais são os principais módulos do ERP especialmente no que se refere às compras à relação com fornecedores e às formas de pedido e vai analisar quais são as suas implicações para a gestão logística Além disso você vai identificar a forma de controle de desempenho das compras a partir dos principais indicadores que realizam essa medição Uso do ERP na administração de patrimônio No âmbito da busca por competitividade as empresas buscam redução de custos melhoria do produto maior valor agregado ao produto e diferencia ção para que se destaquem dos seus concorrentes Por isso os sistemas de informação estão em evolução contínua desde que os processos produtivos e a cadeia produtiva passaram a ser estratégias para a alta administração Na logística as perguntaschave sobre o quanto estocar e o quanto entregar se referem diretamente à tomada de decisão frente às demandas dos clientes Por isso em pouco tempo houve uma evolução dos sistemas de controle dos estoques e recursos que acarretou o surgimento do software MRP material requirements planning passando pelo MRP II manufacturing resources planning e chegando ao ERP Tais sistemas interferem na gestão patrimonial com métodos e processos mais ágeis para controlar e administrar o negócio A tendência atual da área de sistemas de informações gerenciais é exatamente esta proporcionar à em presa estar integrada com toda a cadeia de suprimento conseguindo realizar o planejamento com estratégia e rapidez na informação A sigla ERP na tradução livre significa planejamento dos recursos da empresa No Brasil o ERP também é chamado de sistema integrado de gestão empresarial que controla e fornece suporte a todos os processos operacionais produtivos administrativos e comerciais da empresa Todas as transações realizadas pela empresa devem ser registradas para que as consultas extraídas do sistema possam refletir o máximo possível a realidade conforme leciona Padilha 2005 A Software Applications and Products mais conhecida como SAP é uma das maiores empresas fornecedoras de sistemas ERP do mundo A organização foi criada em 1972 na Alemanha Ela desenvolveu o conceito original do ERP para que houvesse uma solução única que fosse totalmente integrada e pudesse automatizar todos os processos ligados a uma empresa Gestão de compras ERP 2 A denominação sistema integrado significa dizer que o ERP possibilita um fluxo de informações único por toda a empresa sob uma mesma base de dados Como a sua atuação abrange todas as áreas da organização ele também é uma ferramenta de melhoria de processos com informações em tempo real Ou seja o ERP permite visualizar por completo as transações efetuadas pela empresa desenhando um amplo cenário de seus negócios O ERP funciona a partir de um processamento de dados que executa controla e dá suporte aos processos gerenciais de uma empresa e é adquirido na forma de pacotes de software Resumidamente o objetivo desse sistema é facilitar e tornar mais rápido e preciso o fluxo de informações permitindo subsídios para a melhor tomada de decisão Dessa forma o ERP proporciona atuação diferenciada e incorpora vantagens competitivas com relação ao custo à velocidade à pontualidade à flexibilidade e à qualidade O sistema é composto por diferentes módulos que correspondem a cada uma das áreas da organização integrandoas com uma base de dados única e em tempo real Portanto todas as informações são veiculadas online sem documentos impressos ou planilhas que necessitem de atualização manual A estrutura dos módulos que incorporam os processos de negócio da organi zação é baseada nas melhores práticas mundiais de execução dos processos e desenvolvidas por fornecedores como SAP Oracle JD Edwards Peoplesoft Microsiga e Datasul conforme apontam Platt e Klaes 2010 O ERP não é propriamente estratégico pois representa uma tecnologia de suporte com módulos integrados que formam um núcleo responsável pelo processamento interno de transições Esses módulos podem ser assim didaticamente compreendidos financeiro de controladoria de materiais de vendas de produção de qualidade e de recursos humanos Figura 1 Cada módulo dos sistemas de gestão integrada contempla funcionalidades relacionadas à área de atuação específica Os módulos financeiros e de controlado ria abrangem por exemplo funcionalidades de contabilidade geral faturamento contas a receber contas a pagar contabilidade de centros de custos gestão de ativos etc Já o módulo de materiais contempla entre outras as funcionalidades de compra e controle de estoques No entanto ao considerar os processos verificase que estes atravessam vários módulos do ERP Por exemplo o processo de custos abrange os módulos de produção de materiais além dos módulos financeiro e de controladoria conforme lecionam Hypolito e Pamplona 1999 3 Gestão de compras ERP Figura 1 Estrutura típica de funcionamento de um ERP Fonte Davenport 1998 documento online Entretanto apesar de todas as garantias de sucesso e otimização da in formação que os sistemas ERP proporcionam é importante destacar alguns pontos e características que devem ser cuidadosamente analisados no momento da aquisição e implantação Segundo Padilha 2005 os ERP são pacotes comerciais desenvolvidos a partir de modelospadrão de processos que não são específicos para uma determinada necessidade e sim genéricos podendo a empresa compradora do sistema adequarse ou não a eles possuem custos elevados destacandose os custos de hardware e in fraestrutura computacional de aquisição da licença de uso do ERP e de treinamento e consultoria para a implantação apresentam muitas complexidades sendo que sua implantação deverá ser realizada por profissionais que conheçam não somente o negócio da empresa como também a solução escolhida Gestão de compras ERP 4 A seguir você pode observar que a implantação do sistema ERP apresenta vantagens e desvantagens em sua aplicação Observe o quadroresumo a seguir que enumera os pontos importantes para definir o uso do ERP e os pontos que podem colocar a solução em risco como o seu alto custo e a forma padronizada como a ferramenta é estabelecida Vantagens Integração dos processos As informações dispersas pelo fluxo do processo passam a ter mais visibilidade Velocidade da informação A informação é obtida em tempo real aumen tando a eficiência Eliminação de redundâncias As informações repetitivas deixam de ser digi tadas eliminando o retrabalho e consequente mente aumentando a eficiência Adaptação às mudanças Os sistemas ERP permitem que as empresas res pondam rapidamente às necessidades do mercado e reajam satisfatoriamente às suas mudanças Maior controle É possível rastrear os erros as deficiências e onde elas ocorrem Desvantagens Custos de implementação A implementação do sistema ERP apresenta custos elevados de consumo de tempo Imposição de padrões As empresas são forçadas a modificar suas formas de trabalho a fim de que os módulos projetados possam ser implementados Fornecedor único A adoção do sistema causa dependência ao fornecedor do pacote uma vez que a empresa não tem o domínio sobre a tecnologia Questões técnicas Pacotes incompletos problemas de integração e parametrização Fonte Adaptado de Salaberry 2009 5 Gestão de compras ERP A administração do patrimônio de uma empresa precisa de ações estratégicas para avaliar prioridades de aquisição a fim de realizar um planejamento adequado às suas demandas A gestão patrimonial eficiente fortalece a imagem da empresa gera lucros e é um fator crucial para qual quer negócio Para isso a gestão de patrimônio pode contar com o ERP como ferramenta de grande abrangência e flexibilidade pois o sistema é capaz de manter e controlar os bens atualizando os registros do inventário patrimonial Os ganhos do sistema representam agilidade no controle dos bens informa ções para a tomada de decisão e detalhamento das informações contábeis e fiscais Conforme lecionam Platt e Klaes 2010 as práticas da logística se bene ficiam do uso do ERP especialmente nas seguintes áreas gestão de estoques análise ABC elaboração de previsões e tendências de consumo lotes de compra estoque de segurança determinação dos custos de estoque gestão de compras elaboração de todo o processo como as requisições a verificação em estoque a elaboração de cotações a ordenação no sistema das alternativas cotadas e a elaboração de pedido atividades operacionais de armazenagem movimentação classifica ção transportes de materiais entre outras por meio da realização de atividades e processos no próprio módulo do sistema Um dos módulos mais comuns do ERP no que concerne ao patrimônio e às compras é o chamado MM do inglês material management ou gerenciamento de materiais em que estão as funções de planejamento e controle de supri mentos envolvendo compras e estoques Segundo a SAP que como vimos é a maior fornecedora do ERP no mundo há grande quantidade de departa mentos que são atendidos pelo módulo MM como suprimentos almoxarifado recebimento fiscal controle de estoques entre outros Os subcomponentes desse módulo compreendem consumo compras administração de serviços administração de estoques e revisão de faturas Gestão de compras ERP 6 Mais de um departamento pode estar envolvido no módulo de gerenciamento de materiais do ERP Por exemplo o setor de RH pode fazer uma requisição de compras de resmas de papel A4 Essa solicitação em seguida é transformada em um pedido de compras logo o setor de compras vai avaliar o pedido junto aos fornecedores para ter a melhor proposta Ao receber a mercadoria o setor de recebimento e estoque atualiza a informação deixando as folhas disponíveis para consumo Um processo desencadeia outro processo e os setores e departamentos aproveitam as informações sem precisar digitar ou imprimir várias vias do mesmo dado É isso que o módulo MM faz O mesmo input de informações abastece todos os setores incluindo fornecedores integração com o módulo FA financial account de finanças e contabilidade A seguir você pode verificar algumas telas do sistema MM para que fique mais claro o entendimento das funcionalidades do sistema A Figura 2 mostra a requisição de compras que é um dos componentes que inicia os processos de gestão de materiais Essa requisição se relaciona à solicitação de um determinado usuário ou departamentosetor Figura 2 Exemplo de um cadastro de materiais módulo MM ERP Fonte Silva 2018 documento online 7 Gestão de compras ERP Também é possível verificar a visão geral de estoques quanto à especificação do item às referências e à quantidade disponível Figura 3 Figura 3 Exemplo de controle de estoques módulo MM ERP Fonte Silva 2018 documento online ERP e a gestão de fornecedores A gestão de compras compreende um conjunto de ferramentas que permite a implementação de políticas de compras efi cientes para tratar diferentes processos de ressuprimento Segundo Ballou 2006 a função de compras é considerada uma atividade no processo de programação As suas atividades afetam diretamente o fl uxo de bens e serviços no canal logístico Cabe reforçar que há interrelação entre produção comercialização e compras Não reco nhecer essa dependência pode afetar negativamente o canal de suprimentos A possibilidade de certificar fornecedores produto a produto permite o desenvolvimento de parcerias com os melhores gerando redução de custos e melhorias nos níveis de serviços por eles prestados Nesse sentido o ERP trata diferentes unidades de medida e formas de fornecimento automatizando a conversão destas para os padrões adotados pela empresa O módulo de compras foi desenvolvido para realizar o registro o controle e o acompanhamento de todos os movimentos referentes ao recebimento de Gestão de compras ERP 8 materiais Além disso este possibilita que o estoque seja administrado para reposição em tempo hábil e que as negociações sejam realizadas com dados atualizados para a otimização de quantidades e valores de compra A ação de comprar pode ser iniciada de uma solicitação de compra ou dire tamente a partir da criação do pedido de compra Caso a empresa trabalhe com solicitações de compra e cotação de preços devem ser realizados os cadastros gerais os cadastros para realização da solicitação de compras e os cadastros para realização de cotação de preço Em seguida efetuamse os cadastros para a realização de pedidos Caso a empresa trabalhe com grade cor tamanho ma terial serão necessários também os cadastros para criação do pedido em grade Nesse módulo do ERP encontramse algumas funcionalidades como manter listas de preços de fornecedores para facilitar o processo de compra e permi tir a programação e a reprogramação das entregas de cada item dos pedidos de compra sempre na moeda corrente que foi parametrizada Outra situação apresentada pelo ERP ao tratar dos fornecedores é manter o histórico detalhado de todas as alterações e os movimentos lançados em cada pedido de compra A seleção de fornecedores é considerada um fator crítico de sucesso para as compras em que não basta avaliar a característica do produto a ser adquirido Outras análises do fornecedor são importantes como seu balanço patrimonial e o resultado da cotação periódica para a avaliação da sua prática de preços Tendo a quantidade os custos e a possível data estimada para a entrega é possível dar início à negociação com fornecedores A cotação deve ocorrer com o maior número de fornecedores cadastrados Como há essa gestão no módulo ERP obtémse menores incidências de falta de insumo bem como maior agilidade nas etapas de aprovação dos pedidos de compra e maior fluidez para o controle dos estoques Nesse caso diminuise consideravelmente as compras emergenciais reduzindo desperdícios e gastos com demandas sem programação Estão destacadas a seguir outras funcionalidades que o módulo apresenta e que podem ser utilizadas conforme a necessidade de cada empresa análise de divergência limite de aprovação de pedido 9 Gestão de compras ERP compra baseada em projetos criação do pedido mapa de distribuição data limite das operações consulta baixa de pedido ou provisões com frete regras de validação de quantidade e unitário zerado Acesse o link a seguir e assista a um vídeo do site ERP Pronto com dicas sobre a operacionalização de lançamentos de pedidos de compras no ERP httpsgooglExmB82 Indicadores de compras Uma das maneiras mais efi cientes de acompanhar os resultados de uma empresa e saber mais sobre sua performance é com base em indicadores de gestão Mas o que são indicadores São informações que demonstram o desempenho de um processo em relação ao esperado estando acima ou abaixo dessa métrica Os indicadores são acompanhados ao longo do tempo e também servem para comparar a instituição ou o setor com outros Podem ser exemplos de indicadores lucratividade rentabilidade inadimplên cia absenteísmo produtividade entre outros Essas métricas são essenciais na hora de mensurar detalhadamente os rendimentos de cada setor para que haja avaliação dos resultados e planejamento adequado diante da situação apresentada Nesse âmbito é importante entender que o departamento de compras concentra grandes responsabilidades pois sua função principal é coordenar o fluxo de informações serviços e recursos financeiros da empresa para alcançar os objetivos esperados e atender o seu cliente Logo a eficácia de seus processos é crucial para que os objetivos da instituição sejam alcançados e para fazer o orçamento render mais Para entender se o setor de compras de uma empresa está indo bem alguns indicadores devem ser avaliados a fim de que as medidas necessárias possam ser tomadas Veja a seguir os indicadores mais relevantes para o departamento de compras conforme elenca Oliveira 2015 Gestão de compras ERP 10 Saving é um dos indicadores de gestão mais importantes pois seu objetivo é justamente medir o ganho financeiro que a empresa teve com uma aquisição O saving é quando há uma compra pela segunda vez de um item e o comprador consegue adquirir por um preço mais barato Por exemplo uma mesa foi comprada a R 100 e conseguese comprála por R 98 Já o cost avoidance outro indicador de compras é um custo que o comprador consegue evitar Lead time mede a eficiência do setor pois calcula o período desde que um material ou serviço foi requisitado até o atendimento da demanda Ele demonstra se houve sucesso no processo de compras auferindo o tempo decorrido para que um produto ou serviço atravesse todas as etapas internas da empresa até cumprir seu papel Se o lead time estiver muito alto cabe aos gestores alinharem e repensarem processos para que estes fiquem mais rápidos menos burocráticos e mais eficazes Além desses aspectos o lead time também avalia o trabalho dos for necedores para verificar se esses parceiros são capazes de cumprir os prazos acordados e não causar atrasos que prolongariam o lead time Evolução do preço esse indicador diz respeito a uma análise dos valores praticados por produtos ou serviços em determinado período de tempo Tratase de uma comparação entre um preço atual versus o preço anterior O objetivo é identificar elevações e quedas ao longo do tempo para encontrar maneiras de economizar bem como para tratar melhor as questões de sazonalidade Prazo médio de pagamento mensura o prazo médio em que é feito o pagamento dos fornecedores Seu cálculo busca identificar a diferença entre a data exata de um pagamento menos o dia em que tal compra foi realmente faturada isto é que o dinheiro saiu do caixa da empresa Custo de suprimentos esse indicador de performance mede o percen tual que os custos dos suprimentos têm nas vendas da empresa Isto é mostra quantos de uma venda é investido na compra de insumos para isso compara o volume total de vendas com o de aquisições Seu objetivo é entender as despesas com requisições que uma instituição tem em relação às suas vendas Da mesma forma indica o quanto dos negócios fechados é aplicado nas compras Os resultados dessa apura ção revela a necessidade de melhoria nos processos de requisição ou adoção de medidas para redução de custos Esse é um dos indicadores de gestão mais relevantes para os processos de compras e o financeiro da instituição e monitorálo faz toda a diferença na manutenção do fluxo de caixa da empresa e do capital de giro 11 Gestão de compras ERP Nível de entrega outro indicador importante para o setor de compras é o nível de entrega Ele visa a compreender a atuação do fornecedor e até a logística do próprio empreendimento É interessante avaliar por exemplo a taxa de entregas que chegaram no prazo em relação às entregas já efetuadas Também é preciso analisar o número de devoluções e a con fiabilidade geral do fornecedor Ao aplicar essas medidas você identifica quais são os parceiros mais adequados para atender a certas demandas Para saber mais sobre os indicadores mais utilizados no setor de compras acesse os links listados a seguir e entenda melhor esse conceito Indicadores de desempenho na área de compras httpsgooglAX8Hz6 Indicadores de compras e a economia na empresa httpsgoogljgLt6v Afinal o que é saving em compras httpsgoogl1AEx59 BALLOU R H Gerenciamento da cadeia de suprimentos logística empresarial Porto Alegre Bookman 2006 DAVENPORT T H Putting the enterprise into the enterprise system Harvard Business Review Brighton USA p 121131 julaug 1998 Disponível em httpshbrorg199807 puttingtheenterpriseintotheenterprisesystem Acesso em 29 mar 2019 HYPOLITO C M PAMPLONA E O Sistemas de gestão integrada conceitos e considera ções em uma implantação In ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO 19 1999 Rio de Janeiro Anais Rio de Janeiro UFRJ 1999 Disponível em http wwwabeproorgbrbibliotecaENEGEP1999A0357PDF Acesso em 29 mar 2019 Gestão de compras ERP 12 OLIVEIRA M H F Análise dos indicadores de desempenho do processo de compras do Hospital Universitário Onofre Lopes na gestão da EBSERH 2015 Trabalho de Conclusão de Curso Graduação em Administração Centro de Ciências Sociais Aplicadas Universidade Federal do Rio Grande do Norte Natal RN 2015 Disponível em https monografiasufrnbrjspuibitstream12345678940361MariaHFOMonografiapdf Acesso em 29 mar 2019 PADILHA T C C MARINS F A S Sistemas ERP características custos e tendências Production s l v 15 n 1 p 102113 2005 PLATT A A KLAES L S Utilizando o sistema integrado de gestão ERP no apoio ao ensino de logística e gestão da cadeia de suprimentos Revista de Ciências da Adminis tração s l v 12 n 28 p 224241 2010 SALLABERRY C R Implementação de um sistema ERP em uma empresa construtora im pactos no processo de aquisição de materiais 2009 Trabalho de Conclusão de Curso Especialização em Engenharia Civil Escola de Engenharia Universidade Federal do Rio Grande do Sul Porto Alegre RS 2009 Disponível em httpswwwlumeufrgs brbitstreamhandle1018324088000741743pdfsequence1isAllowedy Acesso em 29 mar 2019 SILVA J O que é SAP MM Evoeducação Goiânia GO 2018 Disponível em https evoeducacaocombrartigosoqueesapmmIntroducaoaomoduloSAPMM Acesso em 29 mar 2019 Leituras recomendadas DORNIER P P et al Logística e operações globais texto e casos São Paulo Atlas 2000 FRANCISHINI P G GURGEL F A Administração de materiais e do patrimônio São Paulo Cengage 2009 GED A Mundo integrado ao ERP Mundo da Imagem s l n 36 p 26 novdez 1999 STAIR R M Princípios de sistemas de informação uma abordagem gerencial 2 ed São Paulo LTC 1998 TAYLOR D Logística na cadeia de suprimentos uma perspectiva gerencial São Paulo Pearson 2006 13 Gestão de compras ERP Encerra aqui o trecho do livro disponibilizado para esta Unidade de Aprendizagem Na Biblioteca Virtual da Instituição você encontra a obra na íntegra Conteúdo