Organização Como Função Administrativa: Conceitos e Definições

MODELAGEM DE PROCESSOS ARA0036 20222 Professor Gilvan Duarte dos Santos OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM Conceituar a função de organizar a organização Explicar como as organizações se organizam Explicar as características do desenho organizacional Organização Como Função Administrativa Conceitos e Definições A organização como função administrativa pode ser conceituada como sendo o estabelecimento de uma estrutura formal de autoridade e atividades mediante a qual se apoiam as fases e métodos de trabalho para se atingir um objetivo Normalmente em nossas casas temos cada coisa no seu devido lugar seja na sala cozinha em cada quarto tudo é organizado de uma maneira lógica e racional Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa Organização Como Função Administrativa Conceitos e Definições A organização como função administrativa complementa a função de planejamento tendo em vista que para atingir os objetivos e metas as organizações devem preparar uma estrutura interna de modo a se tornarem eficientes no desempenho das tarefas necessárias para o cumprimento da sua missão Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa Organização Como Função Administrativa A organização é a função administrativa que se incumbe de identificar organizar e agrupar as atividades necessárias para se atingir os objetivos da empresa O agrupamento das atividades envolve a reunião de pessoas e recursos materiais e administrativos Assim a organização precisa lidar com pessoas e relações de autoridade e responsabilidade Para que os objetivos sejam alcançados o planejamento possa ser executado e as pessoas possam trabalhar eficientemente as atividades precisam ser adequadamente agrupadas e a autoridade convenientemente distribuída A organização tem como base a formação de equipes de trabalho e o trabalho em equipe Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa Objetivos da Organização Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa A organização como função administrativa serve para agrupar e estruturar todos os recursos disponíveis na organização agrupar as pessoas para que estas trabalhem melhor em conjunto permitir o alcance dos objetivos almejados da melhor forma possível A organização é necessária porque o trabalho empresarial a ser realizado é impossível para uma só pessoa Função Administrativa Organização Fonte httpsadmltdablogspotcom201511funcaoadministrativaorganizacaoaposhtml Princípios Básicos da Organização A organização administrativa deve basearse em cinco princípios de organização a Princípio da Especialização A organização deve fundamentarse na divisão do trabalho que provoca a especialização das pessoas em determinadas atividades A especialização produz um incremento da quantidade e qualidade de trabalho executado b Princípio da Definição Funcional O trabalho de cada pessoa a atividade de cada órgão e as relações de autoridade e responsabilidade são aspectos que devem ser claramente definidos por escrito As empresas geralmente utilizam o organograma a descrição do cargo ou o Manual de Organização para atender ao princípio da definição funcional Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa Princípios Básicos da Organização c Princípio da Paridade da Autoridade e Responsabilidade A autoridade é o poder de dar ordens e exigir obediência ao subordinado A responsabilidade é o dever de prestar contas ao superior O princípio da Paridade salienta que deve haver uma correspondência entre o volume de autoridade e de responsabilidade atribuído a cada pessoa ou departamento Essa equivalência é necessária para evitar que certas pessoas ou departamentos tenham excessiva responsabilidade sem a necessária autoridade ou demasiada autoridade para muito pouca responsabilidade A cada autoridade deve corresponder uma responsabilidade equivalente A autoridade deve se basear em princípios da liderança para que se perpetue o bom relacionamento nas equipes A cada responsabilidade deve corresponder uma autoridade que permita realizála Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa Princípios Básicos da Organização Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa d Princípio Escalar Cada pessoa deve saber exatamente a quem prestar contas e sobre quem possui autoridade Referese à cada cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização desde a base até a cúpula onde geralmente está o diretor principal como autoridade máxima Princípios Básicos da Organização Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa e Princípio da Funções de Linha e de Staff Devese definir da maneira mais clara possível não só a quantidade de autoridade atribuída a cada pessoa ou departamento mas também a natureza dessa autoridadeEste princípio leva a distinção entre as funções de linha e de staff dentro da empresa As funções de linha são aquelas diretamente ligadas aos objetivos principais da empresa As funções de staff são aquelas que não se encontram diretamente ligadas àqueles objetivos As funções de staff são aqueles comumentechamadas de equipes de apoio O critério da distinção é o relacionamento direto ou indireto com os objetivos empresariais e não o grau de importância de uma atividade sobre outra Exercícios de Fixação Fonte httpswwwqconcursoscomquestoesdeconcursosquestoes 1 A organização administrativa deve basearse em princípios de organização Referese a cada cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização desde a base até a cúpula onde geralmente está o chefe principal como autoridade máxima Qual princípio foi definido acima Alternativas a Função de linha e de Staff b Definição funcional c Escalar d Especialização e Autoritarismo Exercícios de Fixação Fonte httpswwwqconcursoscomquestoesdeconcursosquestoes 2 A organização administrativa deve basearse em princípios Um deles estabelece que a organização deve fundamentarse na divisão do trabalho que provoca a especialização das pessoas em determinadas atividades Tal princípio é conhecido como a Princípio da definição funcional b Princípio da responsabilidade c Princípio da especialização d Princípio da função de linha e de staff e Princípio escalar Exercícios de Fixação Fonte httpswwwqconcursoscomquestoesdeconcursosquestoes 3 Entender a Administração como um processo que se compõe de outros processos ou funções é a essência do chamado enfoque funcional ou abordagem funcional da Administração Assinale a alternativa que apresenta dentre as funções ou processos do processo administrativo aquele que é o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades pela realização além do processo de distribuir recursos disponíveis Assinale a alternativa que representa este processo ou função do processo administrativo a Coordenação b Planejamento c Organização d Execução e Controle Exercícios de Fixação Fonte httpswwwqconcursoscomquestoesdeconcursosquestoes 4 Em relação às funções administrativas julgue o item A função de organização é responsável pela divisão do trabalho e pela definição da autoridade e da responsabilidade de cada cargo Certo Errado 5 Em relação às funções administrativas julgue o item A designação de pessoas e a coordenação das atividades dos empregados em uma organização são características da função de organização Certo Errado Componentes da Organização Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa 1 Tarefas Divisão do trabalho provocando a especialização de atividades e de funções 2 Pessoas Considerase as habilidades aptidões interesses experiências e prática e o comportamentode cada pessoa 3 Órgãos O trabalho e as pessoas são agrupadas em órgãos Os órgãos são dispostos em níveis hierárquicos A departamentalização é determinada de acordo com os critérios de melhor atendimento aos objetivos empresariais 4 Relações Entre as pessoas e o trabalho relacionamento entre uma pessoa com outras situadas em setores diferentes da empresa relacionamento informal entre os participantes em situações fora do trabalho etc Como as empresas se organizam Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa Uma empresa organizada consegue estruturar seu planejamento estratégico e atingir seus objetivos Um caminho para conseguir isso é dividir sua empresa em áreas e atribuir as atividades que deverão ser executadas e os responsáveis por cada uma delas As empresas se organizam em níveis hierárquicos vertical e no caso de empresas pequenas é usual encontramos apenas dois níveis nível operacional e o nível estratégico ou alta administração e de acordo com o porte das empresas um terceiro nível é agregado o nível gerencial tático Estrutura Organizacional É o sistema de organização ou hierarquia de uma empresa enquanto um organograma é a representação visual dessa estrutura organizacional Ou seja o organograma é a estrutura organizacional desenhada em forma de diagrama Fontehttpswwwlucidchartcompagesptestruturaorganizacional Estrutura Organizacional Designa as relações formais de subordinação incluindo o número de níveis na hierarquia e a amplitude de controle de gerentes e supervisores Identifica o agrupamento de indivíduos em departamentos e de departamentos na organização Fontehttpswwwlucidchartcompagesptestruturaorganizacional O que é a estrutura organizacional de uma empresa Ninguém faz tudo em uma empresa Cada funcionário é responsável por um conjunto de tarefas como finanças recepção diretoria contabilidades RH etc A estrutura organizacional de uma empresa é a forma como seus funcionários são organizados seja por departamento função ou cargo A estrutura organizacional mostra as relações e hierarquias que compõem uma empresa Essas estruturas ajudam uma empresa da seguinte forma Oferecem aos funcionários uma rápida visão geral da empresa como um todo e mostraos onde suas funções se encaixam na companhia Explica os relacionamentos hierárquicos Mostra as relações entre as diferentes áreas da empresa Melhora a comunicação Auxilia a gerência conforme dimensionam a empresa e administram seu crescimento Fontehttpswwwlucidchartcompagesptestruturaorganizacional Tipos de estrutura organizacional Existem várias maneiras de se organizar uma empresa Não existe uma única estrutura ideal para toda e qualquer empresa Para escolher o melhor tipo de estrutura organizacional para sua empresa você precisará analisar o objetivo que quer atingir com sua organização Veja os tipos abaixo Estrutura organizacional linear ou hierárquica ou vertical Estrutura organizacional funcional Estrutura organizacional matricial Estrutura organizacional horizontal Estrutura organizacional circular ou radial Fontehttpswwwlucidchartcompagesptestruturaorganizacional 22 Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal Estrutura organizacional de uma organização apresentando os diversos setores suas posições e respectivas interdependências via hierárquica itinerário de comunicações vinculação e subordinação ORGANOGRAMA Existem diversos tipos e modelos gráficos de organogramas pois não existe uma padronização formal O que se segue são regras e técnicas que auxiliam a construção mais correta de acordo com a organizaçãoestrutura analisada Os organogramas mais comuns são ESTRUTURAL CIRCULAROU SETORIAL RADIAL ou SOLAR LINEARDE RESPONSABILIDADE INFORMATIVO 23 Tipos de Organogramas Estrutural No organograma Estrutural a responsabilidade e a autoridade são claras É o tipo de organograma mais completo e usual o qual permite melhor entendimento dos componentesda estrutura principalmentea departamentalizaçãode uma Pode ser Verticalou Horizontal Vertical também chamado de clássico é mais usado para representar claramentea hierarquia na empresamais níveis horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa mas tem essa característica amenizada pelo fato do cargo mais baixo na hierarquia não estar numa posição abaixo dos outros associado a coordenação entre as unidades mas ao lado menos níveis 24 ORGANOGRAMA ORGANOGRAMA Circular ou Setorial São elaborados por meio de círculos concêntricos os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central onde se localiza a autoridade maior da empresa 26 ORGANOGRAMA Radial ou Solar O seu objetivo é mostrar o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial 27 ORGANOGRAMA Linear de Responsabilidade Possui um diferencial em relação aos demais organogramas pois sua preocupação não é representar o posicionamento hierárquico mas sim o interrelacionamento entre as diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas 28 ORGANOGRAMA Informativo Apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa e não necessariamente as funções 29 ORGANOGRAMA TIPOS DE ESTRUTURASORGANIZACIONAISREPRESENTADASNO ORGANOGRAMA ESTRUTURALINEAR 30 ORGANOGRAMA ESTRUTURA FUNCIONAL ESTRUTURA LINHA EQUIPE OU LINHA STAFF 31 ORGANOGRAMA ESTRUTURA DIVISIONAL ESTRUTURA MATRICIAL 32 ORGANOGRAMA ESTRUTURA POR PROJETOS ESTRUTURA DE REDE OU MALHA 33 ORGANOGRAMA Funcionograma O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma respeitando suas características estruturais tornando claras as atividades ou funções que o justificam possibilitando conhecer a interdependência das partes componentes do organismo Conhecido também como organograma funcional o funcionograma procura dar uma ideia geral da missão de cada órgão da empresa É por intermédio do funcionograma que se criam condições de iniciar o processo de análise funcional 34 ORGANOGRAMA Objetivos do Funcionograma Possibilitar um conhecimento mais íntimo da organização Fornecer detalhes do órgão em estudo Tornar evidentes as funções que justificam os órgãos missão 35 ORGANOGRAMA 36 Conceito Também chamado de FAP Fluxo de Análise de Processos é uma ferramenta gráfica que demonstra a sequência operacional do desenvolvimento de um trabalho processo informação ou comunicação É conhecido também com os nomes de Flowchart carta de fluxo do processo gráficode sequência gráficode processamento dentre outros Caracteriza o trabalho que está sendo realizado o tempo necessário para a sua realização a distância percorrida quem está realizandoo trabalho como ele flui entreos participantesdeste processo FLUXOGRAMA Principais objetivos Uma padronização na representação dos métodos e os procedimentos administrativos Podese descrever com maior rapidez os métodos administrativos Pode facilitar a leitura e o entendimento das rotinas administrativas Podese identificar os pontos mais importantes das atividades visualizadas Permite uma maior flexibilização e um melhor grau de análise 37 FLUXOGRAMA Simbologia FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA PRINCÍPIOS DE UM FLUXOGRAMA Princípio da Evidência não aceitar nada como verdadeiro enquanto não for convencido como tal de modo a procurar evitar a precipitação e a prevenção contra determinados fatos Princípio da Análise fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias de modo a facilitar a sua compreensão e seu entendimento 41 FLUXOGRAMA Princípio da Síntese pensar ordenadamente a partir dos fatos ou objetos mais simples até chegar aos mais complexos admitindo existir entre eles uma certa ordem de execução Princípio da Enumeração fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas de modo a certificarse de que nada foi omitido e esquecido 42 FLUXOGRAMA TIPOS DE FLUXOGRAMAS Diagrama de Blocos Conhecido como fluxograma linear é uma espécie de diagrama mais simples composto apenas por blocos e não envolve tomada de decisões permitindo uma rápida noção da sequência de funcionamento de um processo Muito utilizado em instruções de trabalhos simples e macro fluxo de processos 43 FLUXOGRAMA Diagrama de blocos para contratação de funcionários 45 FLUXOGRAMA Processo Simples Tem as mesmas características do diagrama de blocos com inclusão do operador de decisões VERTICAL Tem como vantagens a rapidez de preenchimento clareza na apresentação e a facilidade de leitura É utilizado para descrever simbolicamente um procedimento executado por vários funcionários cada qual desempenhando uma tarefa diferente ou para descrever uma rotina executada por uma única pessoa 46 FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA REGRAS BÁSICAS PARA CONSTRUIR UM FLUXOGRAMA Todos os símbolos utilizados devem estarunidos por linhas de fluxo A um símbolo de processo podem chegar várias linhas de fluxo porém só pode sair uma dele Todo fluxograma deve possuir um INICIO e um FIM Ao símbolo de início não pode chegar nenhuma linha de fluxo 48 FLUXOGRAMA REGRAS BÁSICAS PARA CONSTRUIR UM FLUXOGRAMA De um símbolo de fim não pode sair nenhuma linha de fluxo mas sim podem chegar várias a ele A linha de fluxo deve seguir um sentido único Blocos de decisão SE deverão possuir duas e somente duas saídas de fluxo sendo uma para VERDADEIROe outra para FALSO Todas as linhas de fluxo devem descer por um lado do algoritmo e retornar por outro sem que as mesmas se cruzem 49 FLUXOGRAMA DESEMPENHO ORGANIZACIONAL Imagem httpsblogpeexbrasilcombrgestaodedesempenhoorganizacionalxavaliacaodedesempenho Desempenho Organizacional Conceito e objetivos Fonte httpsgestaodesegurancaprivadacombrorganizacaocomofuncaoadministrativa O Desempenho organizacional é a medida do quanto a empresa evoluiu ou não em relação a uma meta estabelecida É como as empresas se referem ao que é executado num sentido de performance pelo conjunto de equipes e colaboradores Para medilo usase indicadores específicos como lucratividade produtividade e qualidade O objetivo do gerenciamento do Desempenho Organizacional é garantir que as partes da empresa processos departamentos colaboradores etc estão em SINERGIA para atingir as metas da empresa O que é gestão de desempenho organizacional Fonte httpsblogpeexbrasilcombrgestaodedesempenhoorganizacionalxavaliacaodedesempenho A gestão de desempenho organizacional é um processo para monitorar e avaliar a performance da empresa como um todo garantindo o alinhamento entre o capital humano e as estratégias definidas Utilizando as palavras de Herman Aguinis podemos dizer definir a gestão de desempenho organizacional como PROCESSO CONTÍNUO DE IDENTIFICAÇÃO MENSURAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DO DESEMPENHO DE INDIVÍDUOS E TIMES E DO ALINHAMENTO DESSE DESEMPENHO COM OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DA ORGANIZAÇÃO Nesse sentido esse processo engloba ações para definir expectativas com colaboradores métricas de mensuração avaliação das entregas e ações de aprimoramento Vale reforçar que na gestão de desempenho organizacional os colaboradores não são analisados apenas de forma individual mas também coletiva Função do desempenho organizacional Fonte httpsblogpeexbrasilcombrgestaodedesempenhoorganizacionalxavaliacaodedesempenho Os indicadores ou métricas são essenciais ao planejamento e controle dos processos das organizações possibilitando o estabelecimento de metas e o seu desdobramento já que os Resultado são fundamentais para a análise crítica dos desempenhos para a tomada de decisões e para o novo ciclo de planejamento A característica essencial para uma organização é a capacidade de aplicar com Sucesso seus indicadores para a medição de seu desempenho viabilizando um maior conhecimento de seus processos relacionados com os pontos críticos permitindo uma avaliação contínuada eficiência eficácia e efetividade de seus processos e pessoas Os indicadores de desempenho organizacional são utilizados pelos gestores da alta administração para trabalhar de maneira eficiente conquistando todos os objetivos almejados Desempenho organizacional Fonte httpsblogpeexbrasilcombrgestaodedesempenhoorganizacionalxavaliacaodedesempenho Exemplos de indicadores de mensuração da gestão de desempenho estão relacionados à Financeiro geração de caixa lucratividade receitas e crescimento Clientes nível de satisfação Processos internos efetividade inovação e operacional Aprendizado e crescimento satisfação dos colaboradores entregas desenvolvimento interno treinamentos e competências Desempenho organizacional Fonte RUMMLER Geary A Melhores desempenhos da empresa p212 Makron 1994 Os indicadores de desempenho podem ser usados em várias situações tais como Planejamento estratégico para ajudar a clarear os objetivos e a lógica intrínseca Processo orçamentário para auxiliar uma alocação mais eficiente dos recursos Na avaliação dos resultados para medir o que foi alcançado em relação aos objetivos Marketing e em relações públicas para comunicar valor para o meio externo à organização Na gestão da qualidade para medir a satisfação dos clientes e avaliar a capacidade de melhorála Benchmarking para identificar os melhores desempenhos de forma a aprender a partir das melhores práticas Qual é a importância da gestão de desempenho organizacional Fonte httpsblogpeexbrasilcombrgestaodedesempenhoorganizacionalxavaliacaodedesempenho Através da gestão de desempenho organizacional os diretores gestores e coordenadores conseguem tomar decisões preventivas corretivas ou estratégicas com mais precisão Como o processo permite a monitoração da performance empresarial através de indicadores qualitativos tornase possível realizar análises evolutivas e conclusões sobre a realidade do negócio Ou seja esse processo viabiliza a sustentabilidade do negócio bem como a identificação de meios que favoreçam o crescimento Além disso é preciso levar em consideração que a organização é um conjunto de pessoas que somam conhecimento energia e engajamento para viabilizar as entregas de produtos e serviços de um negócio Qual é a diferença entre gestão de desempenho organizacional e avaliação de desempenho Fonte httpsblogpeexbrasilcombrgestaodedesempenhoorganizacionalxavaliacaodedesempenho Os temos gestão de desempenho organizacional e avaliação de desempenho podem gerar certas confusões devido a sua semelhança Embora eles não representam a mesma coisa ambos são de extrema importância para o departamento de RH e os líderes Ou seja a avaliação de desempenho é uma das ferramentas utilizadas na gestão de desempenho organizacional Por isso os gestores de RH precisam se preocupar em implantar avaliações bem estruturadas assertivas e realistas Essa é uma das maneiras de fortalecer o crescimentoempresarial Qual é a diferença entre gestão de desempenho organizacional e avaliação de desempenho Fonte httpsblogpeexbrasilcombrgestaodedesempenhoorganizacionalxavaliacaodedesempenho Como dito anteriormente a gestão de desempenho é o processo de monitoração e avaliação da performance empresarial como um todo Já a avaliação de desempenho é uma análise que mensura as ações executada por cada colaborador A avaliação individual dos colaboradores possibilita a tomada de decisões a respeito de movimentações aprimoramento e crescimentodo capital humano disponível Fonte httpsblogpeexbrasilcombrgestaodedesempenhoorganizacionalxavaliacaodedesempenho 1Lucratividade 2Produtividade 3Qualidade 4Estratégia 5Eficiência 6Custos fixos 7Faturamento 8Recebimento 9Crescimento de vendas 10Turnover ou Índice de Rotatividade 11Absenteísmo 12Avaliação de aprendizagem 13Clima organizacional e satisfação Principais indicadores de desempenho organizacional Fonte httpswwwtreasycombrblogindicadoresdedesempenho O que são Indicadores de Desempenho Indicador é um valor quantitativo que possibilita a empresa medir o que está sendo executado e gerenciála de forma adequada para o atingimento das metas organizacionais ou departamentais planejadas Como o próprio nome induz um indicador é uma métrica que indica algo útil relevante e que ajuda na tomada de decisões Também é comum encontrarmos as definições Indicador Chave de Desempenho ou mesmo os termos em inglês Key Performance Indicator KPI ou ainda Key Success Indicator KSI Mas independente da nomenclatura adotada o que importa mesmo é que os Indicadores são ferramentas de gestão básicas e essenciais para a Gestão do Desempenho Empresarial e deveriam fazer parte do diaadia de qualquer empresa independente do porte ou ramo de atividade 6 DICAS DE GESTÃO DE KPIs para seu negócio decolar Fonte httpswwwtreasycombrblogindicadoresdedesempenho Características de um bom Key Performance Indicator KPI Na prática para tornar este exemplo aplicável ao cotidiano Vamos elencar sete características de um bom Key Performance Indicator KPI 1 Um KPI deve refletir objetivos da empresa como um todo 2 Os KPI devem ser utilizados pela direção para administrar e tomar decisões pois tem caráter estratégico 3 O KPI deve ter alto grau de aderência ao negócio da empresa 4 O KPI deve ter relevância em todos os níveis da empresa 5 Os KPI devem ser baseados em dados confiáveis e mensuráveis 6 Todo KPI deve ser fácil de entender ou pelo menos rápido de ser explicado 7 Todo Key Performance Indicator deve servir como insumo para uma ação ou um plano de ações Agora vamos fazer algumas questões HORA DE PRATICAR 1 Estrutura Organizacional é a forma pela qual as atividades desenvolvidas por uma organização são divididas organizadas e coordenadas Assinale a alternativa que apresenta a representação gráfica clássica de uma Estrutura Organizacional a Anograma b Cronograma c Organograma d Icnograma e Pantograma HORA DE PRATICAR 2 Indicadores são instrumentos de gestão utilizados nas atividades de monitoramento e avaliação das organizações Fazendo uso de um sistema de KPI Key Performance Indicator é possível realizar a medição e o consequente nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo Um indicador do tipo SMART SpecificMeasurableAttainableRelevantTimely deve conter a especificidade sobre o que se espera como resultado b métricas com diferentes variáveis não quantificáveis c prazos flexíveis sem definição precisa d definições de variáveis quantificáveis e não quantificáveis e todos os aspectos da empresa considerando aspectos internos e externos HORA DE PRATICAR 3 Sobre um efetivo sistema de desempenho organizacional é INCORRETO afirmar a O cliente externo é o ponto final da mensuração num sistema de desempenho organizacional b O nível de desempenho de uma pessoa é função entre outros aspectos da capacidade e da motivação c O alinhamento da modelagem à cultura empresarial é uma condição sine qua non para a eficácia do sistema de desempenho d As ferramentas vinculadas a um sistema de desempenho geralmente são aplicativos denominados sistemas de apoio à decisão SAD podendo ser adquiridos no mercado ou desenvolvidos pela organização e Dentre as vantagens com o uso do BSC na gestão do desempenho vinculação do sistemade recompensa às medidas do desempenho organizacional HORA DE PRATICAR 3 O fluxograma é uma ferramenta da gestão que é usada para representar a sequência e a interação das atividades do processo organizacional por meio de símbolos gráficos O uso de todos os símbolos não é obrigatório mas há um consenso acerca do uso de alguns símbolos mais usados como os de atividade e o de direção do fluxo Considerando a disposição do fluxograma o símbolo de atividade é o a Alternativas a círculo b seta c losângulo d linhas paralelas e retângulo 5 Qual é a ferramenta utilizada pela gestão da qualidade para identificar a sequência das atividades executadas e seus respectivos executores Alternativas a Fluxograma b Matriz SWOT c Mapa estratégico d Funcionograma e Organograma HORA DE PRATICAR 6 Os indicadores do tipo KPI podem ser utilizados em diferentes áreas e podem possuir diferentes configurações de acordo com a empresa De qualquer forma os dados coletados no decorrer da análise devem a gerar relatórios completos com a possibilidade de discussão sobre cada uma das variáveis identificadas b ser lançados em planilhas do tipo Excel e transformados em gráficos para diferentes análises c ser compilados em softwares especializados para geração de gráficos complexos de acordo com as normas do KPI d ser plotados em Power Point e gerados diferentes gráficos e estar em formato de lista no Microsoft Word ou em outro programa de edição de texto para que possam ser analisados em formato de tabela HORA DE PRATICAR 7 Julgue o item A função administrativa organização está relacionada com os processos de liderança motivação e gestão de pessoas na organização certo Errado 8 As atribuições típicas da função organização incluem a definição de recursos e atribuição de autoridade e responsabilidade para a realização de tarefas b preenchimentode cargos e motivação dos colaboradores c liderança de pessoas e comunicaçãoorganizacional d definição de objetivos e metas organizacionais e estabelecimentode padrões de desempenho e avaliação de resultados HORA DE PRATICAR OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM Explicar a configuração departamental a departamentalização Definir e caracterizar os diversos tipos de departamentalização Apresentar as opções departamentais e suas implicações para a empresa Explicar como avaliar o desenho departamental nas empresas Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental À medida que a organização se torna mais complexa em função de suas diferentes atividades internas e das exigências impostas pelo ambiente externo ela precisa se ajustar para atender a essas exigências O desenho departamental referese à estrutura organizacional dos departamentos ou divisões Tratase do esquema de diferenciação e de integração existente no nível intermediário da empresa O desenho organizacional é tratado no nível institucional e tem uma abordagem macro O desenho departamental se refere ao nível intermediário e tem uma abordagem limitada às relações entre os objetivos e decisões estratégicas da empresa nível institucional A realização das tarefas por meio da aplicação dos recursos disponíveis nível operacional Departamentalização Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Quando a empresa é pequena e constituída de poucos órgãos ou pessoas o arranjo formal para definir e agrupar suas atividades tornase simples e fácil Contudo à medida que as empresas se tornam maiores e envolvem atividades mais complexas e diversificadas elas são forçadas a dividir as principais tarefas organizacionais e transformálas em responsabilidades departamentais ou divisionais Aí ocorre a divisão do trabalho organizacional no sentido horizontal a diferenciação Departamentalização Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental À medida que ocorre a diferenciação surgem funções especializadas e a empresa passa a requerer coordenação dessas diferentes atividades As funções são atribuídas a unidades organizacionais na base da homogeneidade a fim de tornar as operações eficientes e econômicas São homogêneas na medida em que o seu conteúdo apresenta semelhanças entre si O desenho departamental mais conhecido como departamentalização ou divisionalização está relacionado com o tamanho da empresa e com a natureza de suas operações Departamentalização Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Quando a empresa cresce suas atividades não podem ser supervisionadas diretamente pelo proprietário ou diretor Essa tarefa de supervisão pode ser facilitada atribuindose a diferentes departamentos a responsabilidade pelas diferentes áreas ou aspectos dessa atividade Há uma variedade de tipos de departamentalização funcional por produtos e serviços por base territorial por clientela e por processo Departamentalização Funcional Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Departamentalização funcional Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental É a organização feita na base das funções que requerem atividades similares e que são agrupadas juntas e identificadas de acordo com alguma classificação funcional como finanças recursos humanos marketing produção etc O agrupamento por função habilidades competências e funções reflete a ênfase nas interdependências de processos e de escala ou nas interdependências sociais em função do fluxo de trabalho Assim a empresa encoraja a especialização das funções e sua interação social Isso fortalece a especialização funcional das pessoas Elas passam a trabalhar no mesmo ambiente funcional Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Departamentalização funcional Departamentalização funcional Vantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A departamentalização funcional apresenta inúmeras vantagens 1 Agrupa todos os especialistas de uma área sob uma única chefia comum seguindo o princípio da especialização ocupacional 2 Garante o máximo de utilização das habilidades técnicas das pessoas Converge a ação conjunta dos especialistas em dada atividade 3 Promove economia de escala pela utilização integrada de habilidades conhecimentos e competências 4 Aglutina as pessoas para uma específica atividade ou especialidade concentrando sua competência de maneira eficaz 5 Diferenciao prestígio das funçõesprincipais da empresa 6 Focaliza a autoorientação da organização e introversão administrativa A empresa se compõe de acordo com suas funções principais para se concentrar naquilo que é capaz de fazer Ignora o que ocorre no seu ambiente externo e deixa de lado os seus produtos e serviços Departamentalização funcional Limitações e desvantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As limitações da estrutura funcional são inúmeras 1 Enfoque introvertido a empresa agrupa seus recursos de acordo com suas funções internas pois está preocupada com seu arranjo interno no lugar de mirar seu contexto ambiental 2 Subobjetivação cada área funcional focaliza somente seus objetivos funcionais deixando de lado os objetivos organizacionais mais amplos 3 Pressão sobre a cúpula que precisa coordenar e integrar as ações departamentais para que elas possam convergir para os objetivos globais da empresa como a responsabilidade pelos lucros da empresa 4 Bitolamento das pessoas a superespecialização bitola as pessoas que passam a ter uma ação paroquial e restrita à sua área e focada em interesses departamentais específicos e não de interesses globais Surgem feudos fechados e herméticos dentro da organização Departamentalização funcional Limitações e desvantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As limitações da estrutura funcional são inúmeras 5 Terra de especialistas o executivo de cada área ignora o que ocorre nas outras Isso impede uma abordagem sistêmica da organização O resultado passa a ser uma soma dos resultados departamentais quando deveria ser a combinação ou multiplicação desses resultados 6 Conflitos de interesses e de objetivos cada departamento focaliza seus objetivos departamentais e não os objetivos organizacionais Isso provoca conflitos de interesses E a coordenação vai para o espaço 7 Redução da coordenação interdepartamental as especialidades desviam a atenção para o resultado da empresa Não há mecanismos de coordenação e integração do fluxo de trabalho A cúpula se torna congestionada Departamentalização funcional Limitações e desvantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As limitações da estrutura funcional são inúmeras 8 Maior formalização tende a ser burocratizada e mais formalizada o que requer uma hierarquia de autoridade com muitos níveis As comunicações entre unidades passam por fronteiras internas e demoras 9 Inadequação a mudanças é uma estrutura introvertida e alheia ao que ocorre no contexto ambiental Falta adaptação e flexibilidade e é inadequada por não perceber o que ocorre no seu ambiente externo Falta criatividade e inovação tão necessárias nos tempos modernos Departamentalização por Produtos ou Serviços Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Departamentalização por produtos ou serviços Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A organização na base dos produtos ou serviços envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com as saídas ou resultados output da empresa Todos os deveres e tarefas mesmo dissimilares relacionados com o produto ou serviço são reunidos e atribuídos a um departamento que coordena essas atividades Isso proporciona unidades semiautônomas É encontrada em empresas com multilinhas de produtos ou serviços Nesta estrutura a empresa se diferencia em função dos resultados outputs o que facilita o emprego da tecnologia das máquinas e equipamentos e do conhecimento permitindo a intensificação de esforços e de coordenação Departamentalização por produtos ou serviços Vantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As vantagens da departamentalização por produtosserviços são 1 Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou serviço cada departamento cuida de um produto ou serviço O executivo fica orientado para todos os aspectos do produto produção comercialização desenvolvimento custo lucratividade desempenho programações etc Todo o esforço tático é concentrado no produtoserviço Com isso desloca a responsabilidade pelo lucro do produtoserviço para o nível intermediário 2 Facilita a coordenação interdepartamental ao redor do produto As demais áreas funcionais são secundárias e sujeitamse ao objetivo principal que é o produto 3 Facilita a inovação estimula a cooperação e comunicação de vários grupos que contribuem para a criação produção e comercialização do produto Isso melhora a inovação e diversificação de produtosserviços 4 Indicada para circunstâncias externas e mutáveis pois induz à cooperação entre especialistas e à coordenação para melhor desempenho do produto 5 Permite flexibilidade os departamentos podem crescer ou diminuir de acordo com as mudanças sem interferir na estrutura organizacional como um todo Focaliza os produtosserviços e não as funções internas Departamentalização por produtos ou serviços Limitações Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As desvantagens da departamentalização por produtosserviços são 1 Duplicação de recursos e de esforços enquanto a aglutinação funcional concentra especialistas em um grupo sob uma só chefia a aglutinação por produtos os dispersa em diferentes subgrupos orientados para diferentes produtos Isso provoca duplicação de recursos e de órgãos com aumento de custos operacionais pois cada produtoserviço precisa ter autossuficiência para ser um centro de lucro isolado dos demais 2 Risco de obsolescência técnica o isolamento dos especialistas fragmentados por diferentes produtos reduz seus contatose perda da interação entre eles 3 É contraindicada para circunstâncias externas estáveis em situações de estabilidade seria melhor optar pela departamentalização funcional mais próxima da rotina e continuidade É ideal para ambientes mutáveis e instáveis e que requerem mudanças constantesnos produtos e serviços 4 É contraindicada para empresas com poucos produtos ou com linhas reduzidas de produtos por trazer elevado custo operacional 5 Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização integra ao redor de cada produto mas prejudica a especialização 6 As pessoas tendem a ficar inseguras quanto à possibilidade de perder o emprego quando o produto encerra seu ciclo de vida e sai de produção O futuro do profissional depende do futuro do produto Departamentalização Geográfica Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Departamentalização Geográfica Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A organização com base na localização geográfica ou territorial diferencia e agrupa as atividades de acordo com a localização onde o trabalho é desempenhado ou com a área de mercado a ser servida pela empresa A presunção implícita é que onde os mercados estão dispersos a eficiência será melhorada se todas as atividades relacionadas com a tarefa forem agrupadas em uma área geográfica específica Assim funções e produtosserviços sejam similares ou dissimilares devem ser agrupados na base geográfica A departamentalização geográfica é utilizada por empresas que cobrem grandes áreas geográficas e cujos mercados são extensos ou dispersos Departamentalização Geográfica Características Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental O agrupamento territorial apresentacaracterísticas interessantes 1 Cada departamento opera em um território como se fosse uma empresa independente e o gerente divisional toma decisões adaptadas às situações locais tendo a proximidade e o conhecimentodos problemas locais 2 A organização está voltada para o seu ambiente territorial focaliza o mercado em termos físicos e não nos aspectos internos da empresa estrutura funcional ou em seus produtosserviços estrutura por produtosserviços O foco é o domínio ou manutenção do mercado A estrutura é focada e ajustada ao mercado Departamentalização Geográfica Vantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A departamentalização geográfica apresenta as seguintes vantagens 1 Quando a organização depende do seu ajustamento às condições e necessidades locais ou regionais é a forma indicada quando existem setores geográficos de mercado com diferentes características 2 Encoraja os executivos a pensar em termos de sucesso na região mais do que em termos de um departamento especializado na departamentalização funcional ou em termos de um produto na departamentalização por produtos 3 Fixa a responsabilidade de lucro e desempenho na área regional ou local Cada departamento tem responsabilidade pelo desempenho e lucratividade como um centro de custo separado 4 Acompanha variações regionais e locais sem problemas cada divisão opera em um território como se fosse uma companhia independente e cada gerente divisional toma decisões adequadas às diferenças territoriais A empresa está mais focada no seu mercado do que em seus aspectos internos Departamentalização Geográfica Limitações Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As restrições ao agrupamento territorial são numerosas 1 Deixa para segundo plano a coordenação entre os departamentos prejudicando o comportamento global da empresa em face do grau de autonomia e liberdade oferecido às regiões ou filiais 2 Pode provocar desequilíbrio de poder dentro da organização as áreas da empresa geograficamente mais amplas marketing ou produção podem ter prioridade para discutir as decisões mais importantes 3 Significa maiores investimentos e duplicação em alguns tipos de recursos como pessoal instalações equipamento etc a serem distribuídos entre as diversas regiões cobertas pela empresa 4 Aumenta o problema do controle no nível institucional da empresa Departamentalização por Clientela Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Departamentalização por Clientela Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A organização na base da clientela consumidores ou usuários ou clientes envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com o tipo de pessoa ou agência para quem o trabalho é feito As características dos clientes como idade nível socioeconômico hábitos de compras etc constituema base para essa estratégia que é totalmente centrada no cliente Departamentalização por Clientela Características Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As principais características desse tipo de departamentalização são 1 Ênfase no cliente é uma estratégia que reflete a ênfase no consumidor do produtoserviço da empresa quando a empresa lida com diferentes clientes com diferentes perfis características e necessidades 2 Divisão do trabalho em função do cliente cada unidade da empresa serve a um diferente tipo de cliente que exige diferentes métodos e características de vendas diferentes serviços O cliente é o ativo mais importante da empresa 3 Extroversão administrativa representa o tipo de estrutura extrovertida e que se ajusta às demandas externas Tratase de ajustar a estrutura para satisfazer às necessidades específicas de cada tipo de clientela Departamentalização por Clientela Vantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A departamentalização por clientes apresenta as seguintes vantagens 1 Foco no cliente a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico da organização É a abordagem mais preocupada com o cliente do que consigo mesma 2 Adequação aos tipos de clientes quando os tamanhos ou características de produtos ou serviços variam conforme o tipo ou tamanho do cliente 3 O cliente é mais importante do que os produtos ou serviços que devem ser adaptados a ele seja ele um indivíduo organização ou o governo 4 Cultura de atendimento ao cliente predispõe os executivos e funcionários para a tarefa de satisfazer às necessidades e requisitos dos clientes 5 Conhecimento do cliente concentra as habilidades da empresa sobre as distintas necessidades e exigências dos diferentes canais mercadológicos Departamentalização por Clientela Limitações Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A departamentalização por clientela traz certas desvantagens 1 As demais atividades da empresa se tornam secundárias ou acessórias em face da preocupação compulsiva pelo cliente 2 Os demais objetivos da empresa lucratividade eficiência produtividade etc são sacrificados em função da satisfação do cliente 3 Todo o processo decisório da empresa fica dependente das decisões do cliente fica difícil reduzir a incerteza provinda de fora o que prejudica o planejamento do negócio ou a visão de futuro da empresa 4 Em geral é utilizada apenas no nível operacional da empresa Departamentalização por Processo Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Departamentalização por Processo Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental É focada nas fases do processo É sempre restrita ao nível operacional de empresas industriais e de serviços nas áreas produtivas ou de operações Processo é uma sequência de atividades estruturadas no sentido de resultar em um produto ou serviço específico para determinado cliente seja ele interno ou externo É uma ordenação de ponta a ponta das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo fim entradas e saídas identificadas O processo é uma sequência horizontal de atividades e ações que se repetem reiteradamente Ao contrário do que ocorre com as funções o processo não tem dono ou responsável por sua totalidade pois cada área participa apenas de uma parte de sua execução A departamentalização por processo dá cobertura ao processo em toda a sua extensão desde seu início até o seu final desde os insumos até os resultados finais Departamentalização por Processo Características Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A departamentalização por processo apresentaas seguintes características 1 Foco na sequência do processo seja o fluxo do processo produtivo ou operacional ou o arranjo físico e disposição do equipamento utilizado 2 Depende do arranjo físico dos equipamentos e da tecnologia o processo de produção dos produtosserviços determina a diferenciação e agrupamento O arranjo físico das máquinas e equipamentos define o agrupamento de pessoas e de materiais para processar as operações 3 Foco na tecnologia utilizada representa a influência pura da tecnologia na estrutura organizacional da empresa 4 O processo é o mais importante o fluxo do processo define a estrutura 5 Ênfase na ação integrada a estrutura é orientada para a ação não é hierárquica nem vertical como ocorre com a estrutura organizacional Departamentalização por Processo Vantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As vantagens principais são 1 Rendimento da tecnologia extrai vantagens econômicas oferecidas pela natureza do equipamento ou da tecnologia A ideia é obter o maior retorno possível do equipamento ou da tecnologia utilizada 2 Ênfase na tecnologia a tecnologia é o foco e o ponto de referência para o agrupamento das unidades Demonstra a influência da tecnologia na estrutura organizacional das empresas 3 Foco na tecnologia procura extrair vantagens econômicas oferecidas pelo equipamento ou tecnologia 4 Com a ênfase nos processos surgiu a reengenharia procura reinventar as organizações por meio do total redesenho dos processos empresariais Departamentalização por Processo Limitações Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Apresentaas seguintes desvantagens 1 Ideal para tecnologia permanente e fixa quando a tecnologia utilizada sofre mudanças a ponto de alterar o processo pois esse tipo de aglutinação peca pela falta de flexibilidade e adaptação ou pelo alto custo da mudança tecnológica 2 Ideal para produtos estáveis e permanentes quando a empresa não precisa mudar produtos ou serviços que dependam da tecnologia utilizada Departamentalização por Projeto Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Departamentalização por Projeto Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A organização por projetos envolve a diferenciação e agrupamento das atividades de acordo com as saídas e os resultados outputs relativos a um ou vários projetos da empresa É uma estratégia utilizada em empresas que produzem produtos caros únicos ou enormes que envolvam grande concentração de recursos e prolongado tempo para seu projeto e produção Projeto é um conjunto de atividades que ocorrem apenas uma vez com ponto de partida e ponto de chegada definidos no tempo Tem um início meio e fim previamente determinados Pode variar de tamanho duração e objetivo desde o lançamento do ônibus espacial da NASA até a produção de um filme ou novela de TV A administração de projetos é a atividade de fazer com que as operações sejam realizadas no prazo certo dentro do orçamentoe de acordo com as especificações Cada projeto reúne membros da equipe que são temporariamente alocados e se reportam ao gerente do projeto que coordena as atividades do projeto com outros departamentos e se reporta a um administrador de nível maior Cada projeto dura o tempo suficiente para completar seus objetivos quando os seus membros retornam às posições anteriores ou deixam a empresa Departamentalização por Projeto Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Cada projeto possui as seguintes características Definição do objetivo do projeto o que se pretende com o projeto Identificação das atividades e recursos necessários para realizálo Definição das relações sequenciais do fluxo dessas atividades Cálculo das estimativas de tempo para as atividades Definição do prazo de conclusão do projeto Comparação da conclusão com os objetivos programados do projeto Departamentalização por Projeto Características Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A departamentalização por projetos apresenta as seguintes características 1 Adequação aos projetos adapta a estrutura da empresa aos projetos que ela deve desenvolver e executar Grupos de pessoas são concentrados durante certo tempo em um projeto específico dotado de recursos nele alocados 2 Flexibilidade tratase de uma estrutura organizacional flexível e mutável capaz de adaptarse sem consequências imprevistas às necessidades de cada projeto a desenvolver e executar por dado período de tempo 3 Coordenabilidade permite elevada coordenação entre as partes envolvidas que deixam suas posições anteriores para se fixarem no projeto 4 Temporalidade cada projeto tem um início meio e fim e a estrutura organizacional deve se adequar com o final de projetos e o início de outros A estrutura da organização se modifica em função dos projetos em andamento 5 Conjunção de competências cada projeto requer convergência de vários recursos habilidades e competências A construção de um navio envolve competências de engenheiros mecânicos marceneiros eletricistas encanadores com diferentes programações de trabalho nas etapas do projeto 6 É uma departamentalização temporária por produto quando o projeto é de grandes proporções e requer investimentos e recursos elevados e períodos prolongados de tempo para seu planejamento e execução Departamentalização por Projeto Vantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental 1 Convergência de esforços constitui um modo integrado e intensivo de convergir diferentes habilidades conhecimentos e competências sobre um projeto de produto de grande porte 2 Alocação temporária de recursos é uma maneira econômica e eficiente de alocar vários recursos na produção de um produto de grande porte 3 Complexidade do produto quando o produto é complexo e cujo projeto depende de tempo para execução constitui uma solução inteligente Departamentalização por Projeto Desvantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A departamentalização por projeto apresenta algumas restrições 1 Foco operacional em geral está circunscrita ao nível operacional e raramente ao nível intermediário das empresas 2 Temporalidade é provisória e passageira Concluído o projeto a equipe se dissolve ou é transferida para um novo projeto 3 Angústia como o projeto tem um início meio e fim as pessoas ficam preocupadas com sua permanência em outros projetos após sua conclusão 4 Aproveitamento de recursos e competências todo projeto envolve recursos e competências que nem sempre serão úteis para outros projetos A vida útil de recursos e competências pode ser restrita a um específico projeto 5 Foco exclusivo no projeto limitado a partes ou componentes específicos do negócio e não ao negócio como uma totalidade A atenção é reduzida a cada projeto e se torna parcial e internalizada Quando o projeto é feito por encomenda de um cliente organização ou governo quem dita as normas é o cliente e não a empresa que o produz e constrói Isso provoca dependência 6 Requer outros tipos complementares de departamentalização a estrutura é limitada a projetos em andamento e a empresa requer outros tipos de departamentalização funcional por produtosserviços geográfica para dar impulso aos seus negócios Opções Departamentais Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A departamentalização constitui o tipo de diferenciação que predomina no nível intermediário das empresas Existem critérios de interdependências pelos quais as empresas escolhem as bases para agrupar suas unidades Opções Departamentais Critérios para avaliar a departamentalização Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Existem critérios de interdependência para avaliar a departamentalização Interdependência do fluxo de trabalho os agrupamentos são definidos com base na sequência ou fluxo do processo de operações Interdependência no processo os agrupamentos são definidos conforme a especialização com base nos contatos entre pessoas localizadas ao longo do fluxo de trabalho para favorecer as interações do processo Interdependência de escala os agrupamentos são definidos para proporcionar interdependências desde que alcancem um volume que produza um funcionamento eficiente Se todos os departamentos de uma fábrica requerem manutenção no lugar de anexar um especialista em manutenção a cada departamento agrupamse todos eles em um departamento de manutenção para a fábrica toda Interdependências sociais é um critério relacionado com as relações sociais e não com o trabalho em si As pessoas são agrupadas na base do fazer juntos Opções Departamentais Critérios para avaliar a departamentalização Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental As empresas utilizam e combinam vários tipos de departamentalização no sentido de buscar a melhor maneira possível É comum uma conjugação de diversos tipos de agrupamentos seja no mesmo nível hierárquico ou nos diferentes níveis das empresas Os tipos de departamentalização adotados definem o foco que predomina na empresa em si mesma e na sua estrutura no produtoserviço no cliente na distribuição geográfica nos seus processos internos nos projetos Uma das maneiras mais simples de conhecer as prioridades de uma empresa é analisar sua departamentalização A proliferação de novos formatos organizacionais mostra a disposição das empresas em enfrentar a mudança e a incerteza dela decorrente Com isso as empresas querem adquirir flexibilidade e adaptabilidade para se ajustar continuamente às novas e intermináveis demandas ambientais Cabe ao administrador a busca de novas soluções criativas e inovadoras Estrutura Matricial Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Estrutura Matricial Comparação entre estrutura matricial funcional e por produto Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Estrutura Matricial Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A organização matricial constitui uma das formas de organização mais bemsucedidas em situações em que a complexidade constitui o maior desafio É também denominada matriz ou organização em grade Sua essência é a combinação das formas de departamentalização funcional e de produto na mesma estrutura organizacional Tratase de uma estrutura mista em forma de dupla entrada a organização funcional é verticalizada enquanto a organização por produto ou projeto é horizontalizada e ambas se superpõem na estrutura matricial Estrutura Matricial Características Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A estrutura matricial evita escolher uma única base de agrupamento em detrimento de outra Em vez disso escolhe duas bases uma estrutura dual de autoridade Com isso a matriz sacrifica o princípio da unidade de comando e cria uma delicada balança de poder para lidar com as interdependências Na estrutura matricial o gerente de produto coordena os esforços do pessoal cedido pelas diversas áreas da empresa com pouca autoridade formal Seu papel é integrar e coordenar as tarefas e assegurar os serviços e recursos fornecidos pelo pessoal de suporte sobre os quais tem pouca ou nenhuma autoridade formal O pessoal de suporte lotado nos departamentos funcionais presta consultoria informações ou fornece recursos Estrutura Matricial Características Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental Estrutura Matricial Vantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A estrutura matricial tem as suas vantagens 1 Aglutina vantagens e neutraliza desvantagens a estrutura funcional não enfatiza os resultados do negócio e nem a coordenação enquanto a estrutura por produto não concentra competência técnica A matriz é uma conjunção entre a departamentalização funcional e por produto e inclui as vantagens de ambas essas estruturas 2 Dualidade funcional e produtoprojeto cada unidade tem um chefe funcional e um chefe de projeto Isso permite trazer ótimos resultados quanto ao desempenho embora viole o princípio da unidade de comando e possa levar a problemas de conflito disfuncional 3 Especialização e coordenação combina esforços de especialização com esforços de coordenação A unidade funcional garante a especialização enquanto a unidade de produto garante a coordenação e foco no produto Enfatiza a interdependência entre departamentos em vez de impor limites entre eles e permite delegação maior contribuição das pessoas e participação na tomada de decisões nos níveis mais baixos Estrutura Matricial Vantagens Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A estrutura matricial tem as suas vantagens 4 Foco no lucro e nos recursos sobrepõe um gerente de produto com responsabilidade pelo lucro do produto com os gerentes funcionais que administram os recursos da empresa por meio de seus departamentos 5 Resposta à complexidade dos negócios a matriz é a utilização de equipes cruzadas funcionais e por produtoprojeto como resposta à crescente complexidade interna associada com o aumento do tamanho das empresas Está relacionada com a crescente concorrênciae com as novas tecnologias disponíveis para lidar com a complexidade 6 Resposta à turbulência ambiental é uma resposta organizacional ao ambiente turbulento cujas relações são complexas e mutáveis É mais compatível com a abordagem contingencial apresenta a vantagem de unir o novo e o velho pela superposição de uma estrutura de projeto com uma estrutura funcional 7 Vantagens das organizações orgânicas constitui uma das maneiras mais participativas e flexíveis Pela sua natureza depende da colaboração entre as pessoas de diferentes especialidades e campos de atuação Nesse aspecto a convergência é um dos seus fortes Estrutura Matricial Limitações Organização da Ação Empresarial Desempenho Departamental A estrutura matricial também tem seus pecados 1 Viola a unidade de comando a matriz satisfaz duas necessidades das empresas especialização e coordenação Todavia ela não é uma panaceia pois rompe com a unidade de comando e introduz conflitos inevitáveis da duplicidade de supervisão 2 Altera a cadeia de comando e enfraquece a coordenação vertical enquanto melhora a coordenação lateral muda a cadeia de comando e prejudica a coordenação vertical É o preço para garantir coordenação entre os órgãos ou unidades envolvidos em um produto ou projeto 3 Depende da colaboração dos participantes requer pessoas com alto nível de qualificação e responsabilidade por resultados conjuntos Não é apropriada para empresas onde não há capacitação e educação das pessoas para trabalhar em conjunto Depende também de uma cultura organizacional adequada que privilegie a responsabilidade individual Vamos praticar um pouco 1 Em uma organização que atua num ambiente competitivo em constante mudança e que necessita se adaptar e inovar constantemente seus processos o tipo de departamentalização mais adequado é o a por processos b por área geográfica c por clientes d matricial e funcional 2 A respeito de estrutura organizacional julgue o itemA departamentalização por processos é encontrada com maior frequência em linhas de produção HORA DE PRATICAR CERTO ERRADO 3 A Departamentalização que leva em conta a especialização técnica dos ocupantes dos cargos e seus conhecimentos é chamada de a funcional b geográfica c por processo d por produto e por cliente 4 Na departamentalização são considerados diferentes critérios de organização O agrupamento por áreas do conhecimento ou disciplinas é um exemplo de critério utilizado no momento de se estruturar uma empresa sendo a concentração de pessoas com a mesma competência técnica uma característica predominante desse tipo de departamentalização HORA DE PRATICAR CERTO ERRADO 5 A estrutura organizacional e os critérios de departamentalização são definidos respectivamente nos níveis a intermediário e institucional b intermediário e operacional c institucional e intermediário d operacional e intermediário e institucional e operacional HORA DE PRATICAR CERTO ERRADO 6 A departamentalização funcional apresenta inúmeras vantagens entre elas a elevada flexibilidade e adaptabilidade às mudanças no ambiente externo à organização 7 A departamentalização ocorre no nível a estratégico e como tarefa da função administrativa direção b operacional e como tarefa da função administrativa planejamento c estratégico e como tarefa da função administrativa controle d intermediário e como tarefa da função administrativa organização e intermediário e como tarefa da função administrativa direção 8 Com relação aos tipos de estrutura organizacional julgue o item A departamentalização funcional é recomendada para instituições públicas cujas atividades sejam muito variadas que requeiram pouca especialização e que sejam bastante integradas HORA DE PRATICAR CERTO ERRADO 9 Um grupo de jovens preocupados com o aquecimento global decide criar uma ONG especializada em levar água potável às famílias que vivem em regiões de seca no Brasil Em razão de suas atividades a ONG precisa de uma estrutura que permita grande adaptabilidade alto grau de responsabilidade coletiva e convergência de esforços Assinale a opção que indica o modelo de departamentalização mais adequado para a ONG a Geográfico b Funcional c Por cliente d Por serviços e Por projetos 10A departamentalização por clientes ocorre quando a organização possui clientes com necessidades muito específicas HORA DE PRATICAR CERTO ERRADO