Roteiro de Extensão - Gerenciamento de Projetos I - Diagnóstico e Teoria

ROTEIRO DE EXTENSÃO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS I DIAGNÓSTICO E TEORIZAÇÃO 1 Identificação das partes envolvidas e parceiros Descrever as partes envolvidas no projeto quem é o público da comunidade local envolvido na atividade incluindo perfil socioeconômico escolaridade gênero faixa etária dados sociais e quantidade estimada de participantes dentre outras informações importantes Nesta etapa é importante demonstrar quem são as pessoas envolvidas na sua atividade de extensão Exemplo Nesse campo escreva as informações sobre as partes interessadas nome endereço porte da empresa número de funcionários nicho de mercado principais produtosserviços esfera pública ou privada dentre outras informações ou seja sobre as pessoas e organizações tais como clientes patrocinadores a organização executora e o público que estão ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou pelo término do projeto Escreva também se existirem sobre os parceiros que possam participar da oficina ajudando você 2 Situaçãoproblema identificada Apresentar os problemas identificados na comunidade local que motiva a elaboração desta atividade de extensão Nesta etapa devese demonstrar de maneira clara a situaçãoproblema vivenciada no local escolhido para realizar a sua atividade Mas o que é uma situaçãoproblema É a principal dor ou queixa reconhecida na escuta desta comunidade Você deverá realizar encontrosconversastrocas com os indivíduos ou grupos da comunidade local para identificar quais são estas dores Exemplo Nesse campo você deve apresentar de maneira clara o problema eou situaçãoproblema que demanda a elaboração da oficina para o público escolhido Exemplos A organização não utiliza uma metodologia padronizada para o gerenciamento de riscos de seus projetos ensejando ausência ou má gestão de riscos ausência de definição clara dos objetivos no planejamento do projeto Estimativas incorretas de tempo e recursos comunicação inadequada no projeto ausência ou falha no acompanhamento e controle do projeto e outros 3 Demanda sociocomunitária e motivação acadêmica Citar a situaçãoproblema da comunidade e esclarecer de que maneira isto impacta a vida social educacional cultural eou econômica das pessoas envolvidas Nesta etapa você descreverá como os conteúdos estudados na disciplina permitem que ajude esta comunidade a solucionar ou reduzir as queixas identificadas Aqui você descobrirá a importância de estudar e como isto pode melhorar a vida das pessoas à sua volta Exemplo Gerenciar projetos ou área de conhecimento específica de projetos com eficiência constituise não apenas em um grande desafio na atualidade mas é inclusive um fator crítico para o sucesso desses projetos Obviamente o gerenciamento não deve ser praticado de maneira arbitrária mas preferencialmente conforme técnicas reconhecidamente eficientes valendose de ferramentas e tecnologias adequadas bem como de pessoal capacitado Aplicar os conceitos de projetos considerando variadas metodologias e ferramentas apropriadas para gerenciar as diferentes fases que integram um projeto são competências que os alunos precisam desenvolver nesta disciplina e importante para sua formação A realização de uma oficina que desenvolva competências em comunidade local promoverá o aperfeiçoamento profissional e organizacional desse públicoalvo com o propósito de alavancar os resultados das iniciativas e projetos em desenvolvimento 4 Objetivos a serem alcançados em relação à situaçãoproblema identificada Descrever entre um e três objetivos no máximo que devem ser alcançados com o desenvolvimento da atividade de extensão Os resultados esperados de uma atividade de extensão devem ser claros específicos possíveis de serem medidos e com prazo de realização para que a comunidade participe e avalie o alcance dos objetivos Lembrese os objetivos devem ser definidos com verbos de ação verbo no infinito de maneira clara em forma de tópicos quando for mais de um correspondentes aos resultados que a atividade de extensão realizada por você pretende alcançar Exemplo Você deve indicar entre um e três objetivos no máximo que devem ser alcançados ao realizar a oficina Exemplos Capacitar X profissionais em uma oficina prática sobre identificar a metodologia ferramenta software até o dia X especificar a data final que você pretende realizar a oficina Capacitar Y profissionais em uma oficina prática sobre a identificação dos fatores que podem impactar de alguma maneira os objetivos de escopo custo prazo e qualidade do seus projetos até o dia Z especificar a data final que você pretende realizar a oficina II PLANEJAMENTO PARA DESENVOLVIMENTO DO PROJETO 1 Plano de trabalho com cronograma das atividades Descrever o plano de trabalho o que fazer quando fazer como fazer para quem fazer onde fazer incluindo informações sobre cada uma das ações a serem executadas para alcançar os objetivos da atividade de extensão O que fazer indique a ação que precisa ser realizada Quando fazer quando será realizada a ação prazo de realização Como fazer como você realizará esta ação incluindo os recursos mínimos necessários Para quem fazer quem irá participar desta ação Onde fazer local em que realizará a ação Exemplo Nesse campo você deve apresentar o Plano de Trabalho Objetivo Capacitar X profissionais em uma oficina prática sobre Gerenciamento de Riscos de Projetos até o dia X Ação 1 Agendar a capacitação junto à comunidade O que fazer combinar previamente uma data com o ponto de contato da comunidade Quando fazer antecedência mínima de 20 dias da data estimada Como fazer enviar email ao ponto de contato da comunidade Para quem fazer ponto de contato da comunidade Onde fazer no seu local de estudo Ação 2 Preparar o Material da Capacitação O que fazer organizar os slides e material da capacitação Quando fazer até 7 dias antes da realização da oficina Como fazer ler os conteúdos digitais da SAVA os livros indicados nas referências na Biblioteca Virtual identificar quais deles você utilizará na oficina Para quem fazer profissionais responsáveis pela área de gestão de riscos do projeto Onde fazer no seu local de estudo Ação 3 Ação 4 2 Envolvimento do público participante Apresentar como a comunidade atuará no planejamento desenvolvimento e avaliação da atividade de extensão O diálogo constante com esses grupos ou indivíduos é fundamental para que ocorra a interação entre a instituição de ensino e a comunidade É preciso deixar claro como essa troca de informações dados e conhecimentos ocorre entre o estudante e os participantes da sua atividade Lembrese é imprescindível produzir registros ex fotos capturas de tela mensagens formulários etc das reuniões discussões interações para evidenciar os encontros garantindo a demonstração do envolvimento da comunidade na sua atividade Todos estes registros devem entrar na Seção Evidências das Atividades Realizadas Exemplo Roda da Conversa com Gerentes e membros da equipe de gerenciamento de projetos para identificar a situação problema que eles convivem no dia a dia de seus projetos Organização do material da oficina Lista de presença de realização da oficina Fotos e vídeos do dia de realização da atividade 3 Avaliação dos resultados alcançados Descrever os instrumentos que serão usados para avaliar como a atividade de extensão ajudou a comunidade na redução de suas queixas ou problemas identificados Além disto é importante também descrever o que você espera em termos de resultado com a realização da sua atividade Exemplo Nas rodas de conversa identificouse que alguns membros da equipe do projeto não tinham conhecimento sobre a importância e reais benefícios do gerenciamento de riscos de seus projetos bem como da aplicabilidade de muitas ferramentas disponíveis para tal A solução proposta foi realizar uma capacitação sobre Gerenciamento de Riscos de Projetos para Gerente e Membros de Equipe de Apoio Objetivo Capacitar X colaboradores sobre gerenciamento de riscos de projetos até o dia Y Para avaliar o resultado usouse os seguintes indicadores Número de participantes da capacitação Satisfação dos participantes com o conteúdo da capacitação Número de aprovados ao final da capacitação III ENCERRAMENTO DO PROJETO 1 Relato da experiência individual no desenvolvimento da atividade Seu relato precisará conter 1 CONTEXTUALIZAÇÃO Explicar a experiência de extensão vivenciada contextualizando a sua participação explicando ainda como teoria e os conteúdos dessa disciplina foram aplicados na prática a partir desta troca com a comunidade local 2 METODOLOGIA Descrever que métodos foram usados para realizar sua atividade de extensão isto é dinâmicas de grupo entrevistas questionários ou algum outro método de levantamento de dados e explicar o que foi efetivamente executado incluindo os detalhes de implementação 3 RESULTADOS E DISCUSSÃO Detalhar os resultados obtidos na atividade realizada como por exemplo os impactos que ela gerou na comunidade envolvida as facilidades e dificuldades que você enfrentou durante esta experiência e quais descobertas e aprendizagens teve neste processo Exemplo A relação entre a experiência vivida e o conteúdo estudado foi fundamental para meu desenvolvimento pessoal e profissional ao relacionar a prática com o conteúdo teórico tive uma compreensão mais profunda e consegui compreender como aplicar na vida real Tive oportunidade de contribuir positivamente para a organização objeto do projeto ao identificar os gaps metodológicos no tema gestão de riscos de projetos Realizei duas rodas de conversa com os Gerentes e Membros de Equipe de Apoio Na ocasião consegui perceber que muitas vezes eles atuavam como apagadores de incêndio pois não atuavam previamente na identificação de potenciais riscos de seus projetos bem como por óbvio na elaboração de respostas aos riscos Além disso focou claro que deixavam de aproveitar oportunidades que poderiam advir de potenciais riscos positivos Entendi então a importância deste tipo de competência técnica para que os projetos da comunidade pudessem tornarse mais bemsucedidos Realizamos uma agenda de capacitação com os Gerente e Membros de Equipes de Projetos no dia X com duração de Xh e tivemos a presença de ZZ participantes ZZ deles responderam um questionário que indicou a satisfação com o conteúdo e a atividade realizada MM realizaram uma atividade avaliativa que me permitiu verificar que eles de fato aprenderam a importância e reais benefícios do gerenciamento de riscos em projetos Quando terminamos a capacitação percebi que esta experiência despertou em mim e nos participantes a real noção dos benefícios de tal atividade em que destacamos em conjunto Minimizar o gerenciamento por crise preparandonos para lidar com as incertezas Minimizar a ocorrência de surpresas e problemas Ganhar vantagem competitiva pelo reconhecimento de oportunidades antes dos competidores Aumentar as chances de sucesso do projeto Identificar os fatores que poderão provavelmente impactar de alguma maneira os objetivos de escopo custo prazo e qualidade do projeto e outros 2 Evidências das atividades realizadas Incluir evidências do processo de desenvolvimento da atividade de extensão ex fotografias capturas de tela ou por vídeos carta de autorização assinada pelos participantes da comunidade local carta de apresentação etc Este conjunto de evidências comprovará a realização das atividades como também poderão ser usadas para exposição do projeto em mostras acadêmicocientíficas e seminários de extensão a serem realizados pela instituição de ensino Exemplo A Foto 1 ilustra a roda de conversa realizada com os Gerentes dos Projetos em andamento da Comunidade realizada no dia X A foto 2 representa o dia em que fizemos a capacitação para Gerentes e Membros das Equipes de Apoio num total de ZZ participantes O vídeo 1 nos leva ao momento da realização da avaliação sobre capacitação realizada A foto 3 mostra o evento de encerramento das atividades em que foram trazidas à baila as percepções dos envolvidos Foto 4 Lista de presença da realização da oficina de capacitação É IMPORTANTE relatar textualmente nesse item o que representa cada evidência foto vídeo documento