Relatorio Final Projeto Extensao IV ADS - Diagnostico Tecnologico Kartom Distribuidora

CENTRO UNIVERSITÁRIO UNIÃO DAS AMÉRICAS DESCOMPLICA ANÁLISE E DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS PROJETO DE EXTENSÃO IZABELE GONÇALVES DE AMORIM RELATÓRIO FINAL PROJETO DE EXTENSÃO IV ADS DIAGNÓSTICO TECNOLÓGICO E PROPOSIÇÃO DE SOLUÇÕES DIGITAIS PARA A KARTOM DISTRIBUIDORA VILA VELHA ES 2025 Dedico este projeto de pesquisa a pessoas muito especiais que caminharam comigo ao longo desta jornada Ao meu namorado Bernardo pelo amor paciência e apoio incondicional em todos os momentos Obrigada por estar sempre ao meu lado e por acreditar em mim mesmo nas fases mais desafiadoras Às minhas amigas Larissa Joana Inês Andréa e Luzia por serem presença constante na minha vida Nossa amizade é leve forte e verdadeira e ter vocês comigo fez toda a diferença Obrigada por cada palavra de incentivo cada risada compartilhada e por estarem sempre por perto de um jeito único e essencial A todos vocês minha gratidão eterna Este projeto também carrega um pedacinho de cada um SUMÁRIO 1 Introdução 3 2 Conexão com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável ODS 3 3 Natureza e justificativa do projeto 3 4 Públicoalvo 4 5 Objetivo geral 4 6 Objetivos específicos 4 7 Metodologia 4 8 Questionário aplicado ao gestor Kartom Distribuidora 4 9 Análise dos resultados 9 10 Propostas de soluções digitais 9 11 Modelagem visual Processos da Kartom 9 12 Proposta de Banco de Dados Relacional 11 13 Cartilha de Boas Práticas 12 14 Habilidades desenvolvidas 13 15 Conclusão 14 REFERÊNCIAS 14 16 Anexo 15 1 Introdução O Projeto de Extensão IV do curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas ADS proporciona aos estudantes a oportunidade de aplicar seus conhecimentos técnicos em contextos reais promovendo impacto social e desenvolvimento local Esta iniciativa busca integrar teoria e prática conectando saberes acadêmicos às necessidades de organizações reais especialmente microempresas Neste contexto desenvolveuse um projeto voltado para a Kartom Distribuidora uma microempresa do setor de suprimentos situada em Vila Velha Espírito Santo e gerida por apenas uma pessoa A empresa enfrenta dificuldades relacionadas à organização controle de informações e ausência de ferramentas digitais apropriadas à sua rotina O projeto teve como foco realizar um diagnóstico tecnológico e propor soluções digitais acessíveis e funcionais 2 Conexão com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável ODS O projeto contribui com os seguintes ODS da Agenda 2030 da ONU ODS 8 Trabalho decente e crescimento econômico ODS 9 Indústria inovação e infraestrutura ODS 10 Redução das desigualdades ODS 4 Educação de qualidade ODS 11 Cidades e comunidades sustentáveis 3 Natureza e justificativa do projeto Este é um projeto de pesquisa aplicada focado na análise dos processos internos da Kartom e na proposição de melhorias digitais A justificativa fundamentase na sobrecarga enfrentada pelo gestor que sozinho realiza todas as funções da empresa A ausência de sistematização compromete a produtividade e a tomada de decisão A proposta é oferecer alternativas digitais simples economicamente viáveis e facilmente aplicáveis à realidade da empresa promovendo ganho de agilidade e controle 4 Público al vo O públicoalvo é o proprietário da Kartom Distribuidora um microempreendedor individual que lida diariamente com todas as demandas do negócio As soluções foram pensadas com foco em acessibilidade técnica e operacional 5 Objetivo g eral Diagnosticar o uso atual da tecnologia na Kartom Distribuidora e propor soluções digitais simples e funcionais para otimizar os processos internos 6 Objetivos es pecíficos Avaliar o nível de informatização dos processos Identificar os principais desafios enfrentados pelo gestor Mapear fluxos de trabalho com potencial de melhoria Propor soluções digitais viáveis e personalizadas 7 Metodologia O projeto foi desenvolvido em cinco etapas Planejamento da coleta de dados Coleta das informações via questionário e áudio Análise dos dados com uso de diagramas e planilhas Elaboração de relatório técnico com propostas Criação de cartilha educativa para o gestor 8 Questionário aplicado ao gestor Kartom Distribuidora 81 Sobre a empresa Como surgiu a empresa A Kartom Distribuidora surgiu da sociedade entre dois irmãos em 2012 Após o fim da parceria o atual gestor deu continuidade ao negócio sozinho em 2014 Qual a motivação Desejo de independência e insatisfação com empregos tradicionais Queria construir algo próprio que permitisse flexibilidade e autonomia Ramo de atuação Automação comercial equipamentos periféricos e suprimentos para empresas Tempo de funcionamento A empresa existe há mais de 10 anos desde 2012 Trabalha sozinho Sim Conta com o apoio de quatro vendedores autônomos mas toda a gestão é feita por ele 82 Rotina e o rganização Como é o dia a dia da empresa Segundafeira é focada em tarefas internas estoque pedidos financeiro De terça a sexta o foco são orçamentos entregas e atendimento aos clientes Tarefas mais demoradas Orçamentos e emissão de nota fiscal especialmente quando o cliente muda o CNPJ após o pedido estar pronto Há retrabalho Sim O principal é quando o cliente solicita alteração de dados como o CNPJ depois de o pedido estar processado Isso exige cancelamento e reemissão de nota fiscal e boletos Onde são registradas as informações São usados quatro sistemas diferentes para pedidos notas fiscais boletos bancários e cadastro de clientes além de planilhas 83 Tecnologia Usa planilhas sistemas ou agenda Sim todos Cada tipo de operação é feito em um sistema específico Além disso utiliza planilhas para controles diversos Abrese à adoção de novas ferramentas Sim desde que sejam simples e práticas Tem consciência de que precisa melhorar o controle Nomeação de arquivos Segue uma lógica própria mas sem padronização rígida Há backup Não realiza backups automáticos nem utiliza nuvem com regularidade 84 Segurança Já perdeu dados por falhas Sim Já enfrentou problemas com vírus e formatação de computador o que resultou em perda de arquivos importantes Usa senhas seguras As senhas são fracas e repetidas sem uso de ferramentas de proteção Figura 1 Tela de login do sistema Kartom Distribuidora destaque para a ausência de autenticação de dois fatores Figura 2 Interface do Sicoob banco cooperativo mostrando complexidade no acesso Figura 3 Sistema TagComércio gestão de lojas sem integração com outras plataformas Figura 4 Tela do ResultH sistema técnico com interface desatualizada 85 Funcionalidades d esejadas Como controla pedidos e estoque De forma manual e com apoio de planilhas Não há integração entre sistemas Usa notas fiscais Sim Utiliza um sistema específico para emitir notas e boletos Deseja automação Sim principalmente para eliminar retrabalho e facilitar o controle de pedidos entregas e clientes 9 Análise dos r esultados Com base nas respostas A empresa realiza tudo manualmente inclusive controle de pedidos e estoque Não há backup em nuvem As tarefas são repetitivas e geram retrabalho O gestor está aberto a melhorias mas precisa de soluções simples 10 Propostas de soluções digitais Planilhas inteligentes Google Sheets para pedidos e estoque Organização em nuvem com Google Drive Trello ou Google Agenda para controle de tarefas e entre gas Backups automáticos e uso de senhas seguras Prototipação de sistema simples com AppSheet ou Airtable 11 Modelagem v isual Processos da Kartom Figura 5 Fluxograma do processo operacional Fonte A autora 2025 Figura 6 Diagrama de Casos de Uso UML Fonte A autora 2025 12 Proposta de Banco de Dados Relacional Foi projetado um banco com 6 tabelas Figura 7 Cliente ID Nome CNPJ WhatsApp Email Produto ID NomeProduto Preço Tipo Foto Pedido ID ClienteID Data Valor Pagamento Item Pedido PedidoID ProdutoID Qtd Preço Subtotal Entrega PedidoID DataEntrega Status Backup Data Local Sistema Figura 7 Banco com as tabelas cliente produto pedido item pedido entrega e backup Fonte A autora 2025 13 Cartilha de Boas Práticas Foi produzid a uma cartilha com orientações práticas para o gestor incluindo Figura 8 Organização de arquivos e pastas Uso de nuvem para backup Criação de senhas seguras Cuidados com vírus e perda de dados Dicas de ferramentas gratuitas Figura 8 C artilha com orientações práticas para o gestor 14 H abilidades desenvolvidas O projeto de extensão na Kartom Distribuidora proporcionou o desenvolvimento de competências técnicas e comportamentais essenciais para minha formação em ADS como Habilidades Técnicas Hard Skills Diagnóstico de sistemas Capacidade de analisar infraestruturas tecnológicas obsoletas e identificar pontos de melhoria Modelagem de dados Criação de diagramas UML e proposta de banco de dados relacional para resolver problemas de fragmentação Protótipos de soluções Desenho de ferramentas acessíveis Google Sheets AppSheet adaptadas à realidade do microempreendedor Segurança da informação Conscientização sobre riscos digitais backup senhas fracas e proposição de boas práticas Habilidades Comportamentais Soft Skills Comunicação técnica Tradução de conceitos complexos para linguagem acessível ao gestor não especializado em TI Empatia Adaptação das soluções às limitações operacionais e financeiras da microempresa Proatividade Iniciativa para ir além do diagnóstico entregando cartilhas educativas e modelos prontos para uso Resolução de problemas Criatividade para sugerir alternativas gratuitas ou de baixo custo que atendessem às necessidades reais 1 5 Conclusão A experiência permitiu a aplicação prática de conteúdo do curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas ADS com impacto direto na realidade de um microempreendedor As soluções propostas como a cartilha de boas práticas o modelo de banco de dados relacional e os diagramas de processos foram desenvolvidas para serem Acessíveis adaptadas à rotina e recursos da Kartom Funcionais focadas em reduzir retrabalho e melhorar a organização Escaláveis base sólida para futuras automações Respeitouse a decisão do gestor de manter o sistema operacional sem alterações radicais no momento No entanto as ferramentas entregues garantem um caminho viável para otimizações futuras quando houver abertura para inovação REFERÊNCIAS ATLASSIAN Trello Disponível em httpstrellocom Acesso em 0 6 maio 2025 DBDIAGRAMIO Ferramenta para modelagem de dados Disponível em httpsdbdiagramio Acesso em 2 maio 2025 GOOGLE AppSheet Disponível em httpswwwappsheetcom Acesso em 0 2 maio 2025 GOOGLE Google Workspace Disponível em httpsworkspacegooglecom Acesso em 08 maio 2025 16 Anexo Entrevista completa com o gestor da Kartom Distribuidora abordando estratégias de gestão funcionamento da empresa e desafios do setor Link para o áudio Google Drive