Fluxograma: Conceito, Aspectos e Vantagens na Administração

22102023 PROF DIOGO MOURA Administração EPO diogo004934ceumacombr Fluxograma Unidade 2 Profº Diogo Moura Todo e qualquer processo tem um fluxo das operações de entrada processamento e saída Esse fluxo envolve operações as áreas da organização envolvidas os recursos humanos e materiais os custos relativos a esses recursos o volume de trabalho os tempos de execução a documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada Todas essas variáveis que devem ser detectadas por ocasião do levantamento constituem objetos da etapa de análise e redesenho do processo prevista na metodologia 2 1 2 22102023 Fluxograma Conceito Unidade 2 Profº Diogo Moura vem do inglês flowchart O termo fluxograma flowfluxochartgráfico Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados permitindo a descrição clara e precisa do fluxo ou seqüência de um processo bem como sua análise e redesenho 3 Fluxograma Aspectos Unidade 2 Profº Diogo Moura 4 Por intermédio do fluxograma podemos demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo de processo 1 Quais operações são realizadas 2 Onde são realizadas as operações 3 Quem as executa 4 Quais as entradas e saídas 5 Qual o fluxo das informações 6 Quais os recursos empregados no processo 7 Quais os custos parciais e totais 8 Qual o volume de trabalho e 9 Qual o tempo de execução tanto parcial quanto total 3 4 22102023 Fluxograma Vantagens Unidade 2 Profº Diogo Moura 5 Descreve qualquer tipo de processo mesmo os mais complexos Permite visão ampla de todo o processo que está sendo estudado Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo Possibilita a verificação de maneira clara e precisa das falhas de funcionamento dos gargalos da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo Não permite a dupla interpretação graças à padronização dos símbolos que são utilizados Possibilita a análise e a proposição de modificações visando à melhoria do processo Permite fácil atualização FluxogramaTipos 6 1 O Vertical 2 O Horizontal e suas variações Unidade 2 Profº Diogo Moura 5 6 22102023 Fluxograma Vertical Unidade 2 Profº Diogo Moura Fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos Podese dividir um grande processo em vários outros mais simples com poucas áreas envolvidas e com número restrito de operações que se encaixam nos símbolos previamente estabelecidos pelo fluxograma Utilizase em processos administrativos desde que feitas as devidas adequações 7 Fluxograma Vertical 8 Vantagens a rapidez de preenchimento a clareza na apresentação e a facilidade de leitura F L U X O G R A M A V E R T I C A L Cliente Totais Operação ou análise Símbolos Processo Execução ou conferência Atual ou Proposta Dem ora Estudado por Arquivo Provisório Arquivo Definitivo Data Transporte Descrição Unidade Organizacional Sím bolos Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Unidade 2 Profº Diogo Moura 7 8 22102023 9 Ideal para pequenas tarefas Fluxograma Vertical 10 Unidade 2 Profº Diogo Moura 9 10 22102023 Fluxograma Vertical 11 Unidade 2 Profº Diogo Moura Fluxograma Horizontal 12 Terminal indica o ponto de início ou fim de um fluxo pode indicar uma interrupção no local onde ocorre e sua eventual continuação em outro ponto seja área ou local ou rotina É também usado para indicar que um documento ou processo não permanece na área em estudo Unidade 2 Profº Diogo Moura 11 12 22102023 Fluxograma Horizontal 13 Documento identifica qualquer tipo de documento que entra no fluxo pode ser um relatório uma listagem um formulário Seu símbolo é Unidade 2 Profº Diogo Moura Fluxograma Horizontal 14 Unidade 2 Profº Diogo Moura 13 14 22102023 Fluxograma Horizontal 15 Unidade 2 Profº Diogo Moura Fluxograma Horizontal 16 Processamento Operação representa qualquer função operação definida causando troca de valor forma ou localização da informação A quantidade de operações que podem ser indicadas no símbolo pode ser variável é aconselhável que se escolha uma unidade qualquer por exemplo um funcionário tempo de execução O verbo deve estar sempre no infinitivo impessoal Unidade 2 Profº Diogo Moura 15 16 22102023 Fluxograma Horizontal 17 Unidade 2 Profº Diogo Moura Fluxograma Horizontal 18 Decisão símbolo usado para indicar possíveis desvios para outros pontos do fluxo de acordo com as condições estipuladas na decisão Sempre é apresentada uma condição As entradas para a decisão podem ser várias porém a saída será obrigatoriamente binária ou atende a condição ou não atende a condição Unidade 2 Profº Diogo Moura 17 18 22102023 Fluxograma Horizontal 19 Unidade 2 Profº Diogo Moura Fluxograma Horizontal 20 Arquivopossuiamesmautilizaçãodadanofluxogramaverticalanteriormente Costumase colocar dentro do símbolo a ordem que é obedecida pelo arquivo podemser Unidade 2 Profº Diogo Moura 19 20 22102023 Fluxograma Horizontal 21 Conectorde folha específicoparaindicarqueo fluxocontinuaemoutra página Conector de linha específico para indicar a continuidade da linha na mesma folha A entrada recebe a mesma identificação dasaída Unidade 2 Profº Diogo Moura Fluxograma Horizontal 22 Unidade 2 Profº Diogo Moura 21 22 22102023 Atividade Descrição Criem um fluxograma representando uma atividade comum do seu cotidiano Este exercício irá ajudálos a entender como a visualização de processos pode ser útil para melhorar a eficiência e a compreensão das tarefas diárias Exemplo Preparar café Passo 1 Pegar a xícara Use o símbolo de retângulo para representar ação O símbolo de ação indica uma etapa que deve ser executada Passo 2 Escolher o tipo de café Use o símbolo de retângulo para representar ação Este passo envolve a escolha do tipo de café que será preparado Passo 3 Pegar uma colher Use o símbolo de retângulo para representar ação Nesse passo você pega uma colher para mexer o café 23 24 22102023 Exemplo Preparar café Passo 4 Colocar o café na xícara Use o símbolo de retângulo para representar ação Este passo envolve adicionar o café à xícara Passo 5 Esquentar a água Use o símbolo de retângulo para representar ação Esse passo inclui o aquecimento da água Passo 6 Tem água quente Use o símbolo de losango para representar uma decisão Se a resposta for Sim siga para a etapa Despejar água quente na xícara se a resposta for Não aguarde até que a água esteja quente Passo 7 Despejar água quente na xícara Use o símbolo de retângulo para representar ação Aqui você derrama a água quente na xícara Exemplo Preparar café Passo 9 Adicionar açúcar Use o símbolo de losango para representar uma decisão Se a resposta for Sim siga para a etapa Adicionar açúcar se a resposta for Não siga para a etapa Saborear o café Passo 10 Adicionar açúcar Use o símbolo de retângulo para representar ação Neste passo você adiciona açúcar ao café se desejado Passo 11 Saborear o café Use o símbolo de retângulo para representar ação Neste passo você saboreia o café preparado Passo 12 Fim Use o símbolo de oval para representar o fim do processo 25 26